Gardez toujours votre paie à temps
Il faut beaucoup de choses pour payer les employés à temps et je suis certain que ce n'est pas quelque chose que votre entreprise, ni aucune entreprise d'ailleurs, oserait risquer !
Payer les employés à temps à chaque fois n'est pas une compétence qui s'apprend facilement, ni quelque chose que tout le monde possède. Et si ces compétences reposent sur une seule personne, vous pourriez avoir de sérieux problèmes.
Évitez une catastrophe de paie en vous posant les questions suivantes :
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- Combien de responsables de la paie avez-vous ?
- Savez-vous si votre entreprise est exposée au risque lié à une personne clé ?
- Votre processus de paie dépend-il d'une seule personne ?
- D'autres membres de votre personnel sont-ils formés pour traiter la paie, établir les rapports de paie essentiels, payer les impôts et faire les déclarations auprès de l'ATO ?
Conseils pour gérer la paie à temps
Voici 6 conseils simples pour gérer votre paie à temps chaque mois :
- Définissez un rappel - Utilisez votre téléphone ou votre calendrier pour vous rappeler la date à laquelle la paie doit être traitée.
- Maintenez les informations des employés à jour - Assurez-vous que les adresses, les heures travaillées et les taux de rémunération sont corrects.
- Organisez vos documents - Conservez toutes les feuilles de temps, les formulaires fiscaux et les dossiers des employés au même endroit.
- Vérifiez les calculs - Vérifiez toujours les heures, les retenues et les totaux avant d'effectuer les paiements.
- Utilisez un logiciel de paie - Un outil de paie peut vous faire gagner du temps et réduire les erreurs.
- Respectez un calendrier - Traitez la paie le même jour chaque mois afin d'éviter les retards.
Intégrations de paie pour un traitement dans les délais
Conseil de pro ! Les intégrations de paie contribuent à maintenir les processus de paie dans les délais en automatisant le flux de données et en réduisant les tâches manuelles. Voici comment :
- Calendriers cohérents. Avec moins de retards liés aux goulots d'étranglement manuels, la paie est traitée de manière fluide et à temps à chaque cycle.
- Transfert de données rationalisé. Les intégrations connectent directement les systèmes tels que les RH et le suivi du temps à la paie, garantissant que des données exactes sont toujours disponibles.
- Réduction des erreurs. La synchronisation automatisée des données réduit les erreurs causées par la saisie manuelle et fait gagner du temps lors des corrections.
- Traitement plus rapide. Toutes les données nécessaires étant réunies au même endroit, la paie peut être calculée rapidement et efficacement.
- Automatisation de la conformité. Les intégrations garantissent que les calculs d'impôts et les retenues sont automatiquement mis à jour, évitant ainsi les retards causés par des règles obsolètes.
- Mises à jour en temps réel. Les modifications apportées aux informations des employés, aux heures ou aux taux sont synchronisées instantanément, de sorte que tout reste à jour et prêt à être traité.
Cela est d'autant plus important lorsque la paie dépend de données provenant d'un logiciel spécifique à un secteur. Dans les cabinets dentaires, par exemple, les données relatives à la production et aux encaissements peuvent se trouver dans un logiciel de gestion de cabinet et doivent être rapprochées de la paie avant que les employés puissent être payés correctement et à temps.
Comment éviter le risque lié à une personne clé
En tant que responsable de la rémunération et des avantages sociaux, responsable des RH ou CHRO chargé de rémunérer et de récompenser les employés, voici quelques éléments que vous devez vous assurer d'avoir mis en place :
- Demandez à votre gestionnaire de paie de tout documenter. En documentant tout ce qu’il sait sur le traitement de la paie, l’ordre d’exécution des tâches de paie, les listes de contrôle de la paie, les exigences en matière de rapports et ses cartes des interactions avec les parties prenantes, vous vous rapprochez d’une étape supplémentaire pour éviter le risque lié à une personne clé dans votre service de paie. Cela vous semble excessif ? Eh bien, vous m’en remercierez lorsque le gestionnaire de paie tombera malade, partira de manière inattendue ou aura besoin de s’absenter pendant la paie !
- Comprenez les périodes et les échéances de paie, en prenant particulièrement note des périodes limites pour la soumission et la mise à jour des données, du traitement des congés, de la détermination des provisions pour congés, des indemnités, des périodes d’ouverture et de fermeture des systèmes en libre–service, des délais bancaires et des processus connexes de versement des fonds. Chaque personne qui connaît ces détails et, espérons-le, les maîtrise devient instantanément indispensable.
- Si ce n’est pas déjà fait, formez une personne en interne pour qu’elle puisse assurer le remplacement en paie. Maintenant que tout est documenté, apprendre à gérer soi-même la paie est aussi simple que d’organiser un programme de formation. Avec une autre personne du service qui connaît l’ensemble du processus, vous réduisez presque à zéro le risque lié à une personne clé.
- Adressez-vous à votre fournisseur de système ou de service de paie : il proposera très probablement un service de continuité des activités et de reprise après sinistre pour la paie, bien que cela puisse augmenter vos coûts de paie globaux. Effectuez une analyse coûts-avantages pour comparer l’abonnement à un tel service, la formation d’une personne en interne et les autres options. Ces services sont proposés selon un pourcentage des employés rémunérés ou sous forme de forfait fixe. Si vous externalisez déjà votre paie, demandez-leur quels sont leurs processus de continuité des activités et de reprise après sinistre.
- Enfin, rappelez-vous que la complexité de la solution de secours dépendra du nombre de personnes que vous rémunérez. Plus ce nombre est élevé, plus le niveau de risque est important et plus les exigences relatives à un processus de sauvegarde et de reprise après sinistre sont élevées. Vous devrez donc vous intéresser à des solutions qui vous permettront d’accomplir davantage de tâches pour un plus grand nombre de personnes, afin de respecter les délais.
À lire également : 10 meilleurs employeurs de référence (EOR) à envisager pour l’externalisation des RH
Logiciels de paie en ligne
Si l’exécution manuelle du travail est trop coûteuse, il existe des solutions logicielles de paie qui s’en chargeront. Nous proposons également deux listes utiles des 10 meilleurs logiciels de paie en ligne et des 10 meilleurs logiciels de paie évalués et comparés que vous pouvez consulter afin de trouver la solution la mieux adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise, ainsi qu’aux fonctionnalités spécifiques que vous recherchez peut-être.
Mais que faire si votre entreprise n’est pas aussi grande, tout en rencontrant les mêmes problèmes préoccupants ? Lisez notre guide sur la gestion de la paie pour les petites entreprises.
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Comme toujours, pour tout conseil sur la documentation des processus de paie, la cartographie des processus de paie ou la mise en place de processus de sauvegarde et de reprise après sinistre, n’hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous.
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