8 façons de mesurer le succès de votre programme d’intégration
Pour mesurer le succès de l’intégration, vous devez suivre des indicateurs spécifiques et des indicateurs clés de performance (KPI) qui témoignent de l’efficacité de votre programme d’intégration. Dans cet article, je vous montre exactement quelles données surveiller—en utilisant les informations issues de votre plateforme d’onboarding, de votre SIRH, ou de vos outils de formation—pour que vous puissiez rapidement voir ce qui fonctionne, repérer les manques et apporter de vraies améliorations à votre expérience d’intégration.
8 façons de mesurer le succès de l’intégration
Utilisez ces stratégies pour rationaliser votre expérience d’intégration, surveiller la satisfaction des nouveaux employés et vous assurer que votre processus d’intégration est optimisé pour la réussite.
1. Rotation du personnel récemment embauché (volontaire et involontaire)
Environ un tiers des nouvelles recrues ne passeront pas les 90 premiers jours. Pourtant, votre taux de rotation des employés n’est pas un indicateur unique, mais plutôt une série de points de données qui permettent de raconter une histoire sur la fidélisation des employés.
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Votre taux de rétention des employés se compose de deux indicateurs clés différents :
- La rotation volontaire du personnel récemment embauché se produit lorsqu’un employé nouvellement embauché choisit de quitter l’organisation de lui-même, généralement au cours des premiers mois d’emploi. Cela peut arriver pour des raisons telles que des attentes professionnelles non satisfaites, un manque d’adéquation à la culture d’entreprise, de meilleures opportunités ailleurs ou une insatisfaction face à l’expérience d’intégration.
- La rotation involontaire, quant à elle, fait référence à la rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur plutôt que de l’employé. Cela survient souvent pour des raisons telles que de mauvaises performances, des problèmes de comportement, une restructuration de l’organisation ou une compression des effectifs, plutôt que par choix personnel de l’employé.
Toute entreprise connaît le revers d’embaucher des personnes qui semblent idéales sur le papier mais, pour diverses raisons, ne restent pas longtemps.
Cependant, si vos chiffres de rotation volontaire sont élevés, le problème peut être bien plus profond et être amélioré par un processus d’intégration mieux conçu.
En suivant vos taux de rétention et de rotation des nouvelles recrues, surtout durant la première année d’emploi, vous serez en mesure d’évaluer si votre processus d’intégration est en cause ou non.
Si cela semble probable, essayez d’enquêter davantage pour découvrir les points de friction communs, notamment à l’aide d’un sondage anonyme.
2. Délai d’atteinte de la productivité pour les nouvelles recrues
Combien de temps faut-il à vos nouveaux employés pour être opérationnels ? Les nouveaux collaborateurs sont-ils rapidement engagés et prêts à résoudre des problèmes ou travaillent-ils trop lentement, mettent-ils beaucoup de temps à apprendre et commettent-ils trop d’erreurs par rapport à vos attentes ?
Pour mesurer le délai d’atteinte de la productivité de vos employés, vous devez d’abord définir ce que « productif » signifie pour chaque poste. Cela peut inclure des jalons spécifiques, comme l’achèvement de leur check-list d’intégration, ou être mesuré par l’atteinte d’objectifs précis ou la gestion autonome de tâches.
Vous pouvez mesurer le délai d’atteinte de la productivité de vos nouveaux employés avec la méthode suivante :
- Calculez le nombre de jours nécessaires aux nouvelles recrues pour devenir productives (vous devrez définir ce que signifie la productivité pour chaque poste)
- Divisez ce nombre par le total des nouvelles recrues sur une période donnée
Certains postes sont plus complexes que d’autres, mais un programme d’intégration global doit permettre aux employés de réussir rapidement. Pour la plupart, cela devrait se compter en semaines, et non en mois, avant qu’ils n’atteignent les KPI et remplissent leurs fonctions de façon satisfaisante, surtout s’ils disposent des compétences requises.
S’ils n’atteignent pas ces objectifs, il peut y avoir un problème plus important dans votre programme d’intégration. Peut-être que l’importance de ces KPI n’est pas suffisamment expliquée aux employés, ou que la formation présente des lacunes qui laissent les employés « sur la touche ».
Puisque l’intégration pour les managers est un peu différente, il sera préférable de les exclure de l’analyse du délai d’atteinte de la productivité et d’utiliser d’autres jalons pour déterminer à partir de quand un nouveau manager est considéré comme « productif ».
3. Évaluations
Si vous avez déjà passé un examen à la fin d’une année de cours et eu du mal à vous souvenir de ce que vous aviez appris lors de la première semaine d’études, gardez en tête que les nouvelles recrues vivent une expérience très similaire.
Dès leur premier jour, elles sont submergées d’informations, et il est difficile de tout retenir à chaque instant. C’est pourquoi intégrer des tests dans votre processus d’intégration, qu’il s’agisse de tests d’évaluation de compétences ou de quiz, peut être instructif.
Les tests peuvent vous aider à déterminer si vos nouvelles recrues comprennent pleinement leurs rôles et la façon dont ils s’articulent avec les objectifs de l’entreprise. Vous pouvez également leur poser des questions sur l’histoire de l’entreprise (important pour les postes en contact avec la clientèle), ou sur les objectifs spécifiques que vous attendez d’eux.
Réussir un quiz est appréciable, mais l’échec à ceux-ci est aussi révélateur. Si de nombreux employés échouent à la même question, cela indique probablement que l’information n’a pas été transmise, ou du moins pas de façon mémorable. Ces données vous permettent d’apporter des ajustements subtils à vos supports de formation pour rendre le processus d’apprentissage plus efficace.
4. Enquête sur l’Intégration
Un moyen efficace de mesurer la réussite de l’intégration consiste à interroger directement la nouvelle recrue. Demandez-lui franchement si le processus d’intégration lui semble efficace et ce qui pourrait être amélioré.
Souvent, intégrer un logiciel de recrutement dans ce processus peut s’avérer bénéfique, car il permet de suivre et de gérer ces enquêtes, et d’utiliser des workflows automatisés pour s’assurer qu’elles ont lieu aux moments opportuns durant la phase d’intégration.
Une autre option pour automatiser et simplifier votre enquête d’intégration est un simple outil de sondage pour les employés. Ces outils incluent souvent des modèles qui facilitent grandement le processus.
Voici quelques questions de base à inclure dans votre sondage post-intégration :
- Quelle a été leur première impression de l’entreprise ?
- Comment celle-ci a-t-elle évolué depuis leur arrivée ?
- Le processus d’intégration des employés reflète-t-il fidèlement la culture de l’entreprise ?
- Ont-ils reçu tout ce dont ils avaient besoin pour débuter dans les meilleures conditions ?
Nous recommandons d’envoyer plusieurs mini-sondages répartis sur les différentes phases d’intégration, pendant que l’expérience est encore fraîche dans leur mémoire. Et ne vous limitez pas à ces seules questions. Il existe de nombreuses autres questions utiles pour l’enquête d’intégration à considérer !
Puisque votre expérience d’intégration sera différente pour les employés en interne et à distance, vous pouvez envisager d’envoyer une enquête spécifique pour recueillir des avis sur le processus d’intégration à distance.
Gardez en tête que les enquêtes n’ont pas toujours besoin d’être nominatives. Les réponses sincères se font parfois attendre par peur de représailles. Rendre vos enquêtes anonymes permet souvent d’obtenir des retours authentiques qui, même désagréables à entendre, peuvent constituer un véritable moteur pour vos améliorations.
5. Taux d’Achèvement de la Formation
Votre programme de formation peut être très complet, mais s’il n’engage pas vos employés, il ne vous apporte sans doute pas les résultats escomptés.
Même si vous pensez proposer une formation complète pour les nouvelles recrues, le taux d’achèvement de la formation peut révéler que celle-ci n’est pas aussi efficace que vous l’imaginez.
Examinez de près la part de formation réalisée sur une période donnée, et dans quelle mesure les employés réussissent cette formation. Rappelez-vous aussi qu’ils débutent tout juste leur poste et doivent assimiler beaucoup d’informations simultanément. Leur laissez-vous suffisamment de temps pour bien tout assimiler ?
Si un problème de formation incomplète apparaît, examinez si le programme d’intégration offre vraiment du temps consacré à la formation. Les participants disposent-ils de quelques heures sans interruption pour suivre les modules en ligne et consulter les manuels, ou attend-on d’eux qu'ils étudient le soir après une journée déjà fatigante ?
Pour suivre facilement votre taux d’achèvement de la formation et simplifier tout le processus, il peut être utile de miser sur un logiciel de formation, si vous n’en avez pas déjà un.
6. Taux d’Engagement
L’engagement des employés peut représenter un défi à tout moment pour les employeurs, mais il est particulièrement important avec les nouvelles recrues.
Le nombre d’employés engagés dans la culture d’entreprise, par rapport à ceux qui se désintéressent et attendent la fin de la journée, fait une réelle différence pour la réussite de l’organisation.
Un indicateur global pour l’évaluer est le score de promoteur net des employés (eNPS). Lors des sondages, demandez aux employés d’évaluer la probabilité qu’ils recommandent votre entreprise à un ami ou à un collègue.
Le calcul eNPS correspond au pourcentage d'employés qui vous attribuent une note élevée moins le pourcentage qui vous attribue une note basse sur l'échelle. Votre eNPS employé peut aider à mesurer la qualité de l'expérience des nouveaux embauchés que vous vous efforcez de créer, ainsi que la satisfaction globale des employés.
7. Entretiens de maintien
Nous considérons les entretiens de départ comme un outil permettant d'obtenir des informations avant le départ d'un collaborateur, mais les entretiens de maintien s'intéressent à la raison pour laquelle vos employés viennent chaque jour travailler.
Prenez le temps de rencontrer les nouvelles recrues après qu'elles aient eu l'occasion de s'installer, et demandez-leur leur ressenti sur le processus d'intégration et sur leur bien-être général. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui a été trop rapide ou trop lent ? Des activités d'orientation ont-elles été oubliées ? Estiment-ils avoir besoin de plus de formation dans certains domaines clés ?
Les entretiens de maintien peuvent faire des merveilles pour la fidélisation des employés, surtout lorsqu'ils sont faits régulièrement. Ils montrent aux employés que vous vous investissez et que vous vous souciez de leur développement futur. Plus important encore, ils démontrent que vous souhaitez résoudre rapidement les problèmes avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.
N'hésitez pas à poser des questions et à creuser les réponses des employés. Une fois qu'ils auront confiance qu'il s'agit vraiment d'un espace d'échange ouvert, ils seront prêts à vous donner les réponses dont vous avez besoin.
En savoir plus sur les entretiens de maintien et le type de questions à poser.
8. Coûts de l'intégration
Suivre les coûts de votre programme d'intégration peut également vous aider à surveiller son niveau de succès. En analysant vos coûts d'intégration (y compris les dépenses directes et indirectes), vous pouvez évaluer si votre processus d'accueil fournit un solide retour sur investissement (ROI) de l'intégration.
Voici les différents coûts d'intégration à prendre en compte :
- Matériel et supports de formation pour l'intégration, tels que les coûts de licence de logiciels d'onboarding et les kits d'orientation.
- Coûts de formation, y compris les sessions de formation formelles, les certifications, ou les formations externes.
- Heures passées en formation par les managers et autres membres de l'équipe. N'oubliez pas que le temps n'est pas gratuit, en particulier dans les environnements où les heures sont facturées aux clients.
- Coûts de perte de productivité. De la même façon que précédemment, il y aura une perte de productivité temporaire pendant que les nouveaux arrivants apprennent et demandent de l'aide afin d'atteindre leur pleine performance.
Après avoir analysé ces coûts, vous aurez une meilleure idée de la nécessité ou non d'optimiser votre stratégie d'intégration, par exemple en reportant certains éléments coûteux (comme des formations externes) à plus tard, une fois que les nouvelles recrues ne sont plus dépassées par leurs nouvelles tâches. Cette approche peut aider à limiter les coûts initiaux jusqu'à ce que vous puissiez déterminer si votre nouvel employé restera à long terme ou non.
Le plus important ? Restez impliqué
Il existe de nombreuses façons différentes de mesurer la réussite de l'intégration, mais la chose la plus importante est de prêter attention au succès de votre programme d'intégration à un certain niveau.
Ce qui fonctionne peut être transposé dans votre processus d'accueil pour les travailleurs indépendants et les employés à distance.
Même s'il existe des meilleures pratiques pour l'intégration qui resteront constantes, notre processus d'intégration ne doit jamais être une situation du type "mettre en place et oublier". Cette méthode équivaut à laisser votre entreprise stagner en pensant que votre chiffre d'affaires sera aussi élevé dans 5 ans sans aucune croissance ni développement.
Portez une attention particulière à l'efficacité de vos efforts d'intégration et observez l'impact sur la réussite de vos nouveaux embauchés ainsi que sur l'organisation en général.
Pour aller plus loin, consultez nos ressources sur comment automatiser votre intégration et personnaliser l'intégration des employés.
