Travailleur indépendant vs. salarié : avantages, inconvénients et choix d’embauche
Bien qu'ils puissent être chargés de tâches similaires, il existe une différence juridique entre travailleurs indépendants et employés. De plus, vous les envisagerez et les utiliserez probablement différemment au sein de votre organisation.
Cet article vous aidera à comprendre les principales différences entre l'embauche d'un travailleur indépendant et d'un employé ainsi que les avantages et inconvénients de chaque option.
Si c'est votre première expérience d'embauche, je suggère d'utiliser des solutions de recrutement pour les petites entreprises afin de clarifier les rôles et d'optimiser le processus d'embauche.
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Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant ?
Les travailleurs indépendants sont généralement embauchés sur une base à court terme pour travailler sur des projets spécifiques et sont traités différemment au sein des organisations par rapport aux employés réguliers. Ces travailleurs sont souvent des professionnels expérimentés recrutés pour leur expertise spécialisée.
Dans le cadre de différents cadres juridiques, tels que les directives de l'IRS, la Fair Labor Standards Act (FLSA), et les principes de la common law, il existe des règles spécifiques qui permettent de déterminer si une personne doit être classée comme employé ou travailleur indépendant. Ces classifications sont importantes pour déterminer la paie, les avantages sociaux et d'autres responsabilités légales.
Directives de l'IRS
L'IRS propose des critères clairs pour distinguer les employés des travailleurs indépendants. L'accent est principalement mis sur trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation.
Si un employeur exerce un contrôle important sur la manière dont le travailleur exécute ses tâches, en fournissant notamment des instructions précises, un accès aux données et outils de l'entreprise, ou en imposant des horaires fixes, ce travailleur sera probablement considéré comme un employé.
En revanche, les travailleurs indépendants contrôlent généralement la façon dont ils réalisent leur travail et à quel moment ils l'effectuent, et ils sont responsables de leurs propres frais professionnels.
Loi sur les normes du travail équitables (FLSA)
La FLSA met l'accent sur des facteurs tels que le degré d'indépendance du travailleur et la permanence de la relation.
Les employés sont généralement considérés comme étant plus dépendants de leur employeur pour la continuité du travail, tandis que les travailleurs indépendants gardent leur autonomie et ont souvent plusieurs clients ou contrats.
Les employés ont également droit au salaire minimum, aux heures supplémentaires et à d'autres protections du travail prévues par la FLSA. Ce n'est pas le cas pour les travailleurs indépendants.
Common law
De nombreuses juridictions s'appuient également sur des tests issus de la common law pour classifier les travailleurs. Ces tests examinent des facteurs tels que le fait que le travail réalisé soit ou non une composante essentielle de l'activité de l'employeur, la durée de la relation, ou encore si le travailleur fournit ses propres outils et équipements.
En common law, la question clé est de savoir si le travailleur est économiquement dépendant de l'employeur ou s'il exerce son activité pour son propre compte.
Comprendre et respecter ces cadres est essentiel pour déterminer la bonne classification d'un travailleur. Une mauvaise classification d'un travailleur comme indépendant alors qu'il devrait être considéré comme employé peut entraîner d'importantes conséquences juridiques et financières, comme le paiement de salaires arriérés, d'avantages sociaux non versés, et des pénalités pour non-prélèvement des impôts.
Différence entre un travailleur indépendant et un employé
Les travailleurs indépendants et les employés sont fondamentalement différents aux yeux des lois du travail canadiennes et américaines, des législations fiscales et des règlements sur l'indemnisation des travailleurs.
Les agences fiscales du Canada et des États-Unis — l'Agence du revenu du Canada (ARC) et l'Internal Revenue Service (IRS), respectivement — désignent les travailleurs indépendants comme des personnes « autonomes ».
Le Canada et les États-Unis font tous deux une distinction claire entre le statut de travailleur autonome et celui d'employé, notamment en ce qui concerne les points suivants :
| Canada | États-Unis |
|---|---|
| Prestations d'assurance-emploi (AE) | Prestations de l'assurance-chômage de l'État (UI) |
| Prestations du Régime de pensions du Canada (RPC) | Prestations de la sécurité sociale américaine |
| Couverture d’indemnisation des travailleurs | Couverture d’indemnisation des travailleurs |
| Règlements concernant l'impôt sur le revenu des particuliers et l'impôt des travailleurs autonomes pour le Canada | Règlements concernant l'impôt sur le revenu des particuliers et l'impôt des travailleurs autonomes pour les États-Unis |
Les entreprises qui choisissent d'embaucher un employé sont responsables de tous les éléments énumérés ci-dessus.
Par exemple, elles doivent s’assurer que les bonnes retenues d’impôt et déductions (par exemple AE, RPC, FICA, taxe Medicare) sont effectuées au moment du versement du salaire à l’employé.
Une entreprise ne le fera pas pour un travailleur autonome. Il revient au contractant de payer les impôts appropriés et de s’assurer qu’il dispose d’une couverture médicale et d’indemnisation des accidents du travail adéquate.
De même, les lois sur le travail et l’emploi, comme les Normes fédérales du travail du Canada et le Fair Labor Standards Act des États-Unis, s’appliquent aux employés mais pas aux entrepreneurs indépendants. Ces lois régissent tout, des pratiques d’embauche et de licenciement aux horaires et aux congés.
Critères de classification
Les deux administrations fiscales désignent les entrepreneurs indépendants comme des personnes « travailleuses autonomes ».
Dans les deux pays, la distinction entre entrepreneur indépendant et employé repose sur trois critères clés, que nous exposerons comme définis par l’IRS : le contrôle comportemental, le contrôle financier et la nature de la relation.
Contrôle comportemental
Le contrôle comportemental fait référence au degré de supervision et de direction que l’employeur ou client exerce sur la manière dont le travailleur effectue son travail. Les employés reçoivent généralement des instructions détaillées sur le moment, l’endroit et la façon de travailler, sur la manière dont leurs tâches leur sont attribuées et sur les outils qu’ils doivent utiliser pour les accomplir.
Il est courant qu’un employé doive respecter l’horaire quotidien de l’entreprise et travailler sous supervision directe.
En revanche, les entrepreneurs indépendants bénéficient d’une plus grande autonomie. Ils contrôlent leurs propres méthodes de travail, choisissent comment accomplir les tâches et peuvent décider de leur horaire. Les contractants peuvent également choisir leur lieu de travail et utilisent souvent leur propre matériel ou équipement.
De plus, un entrepreneur indépendant peut avoir la possibilité d’embaucher son propre personnel ou de sous-traiter certaines tâches, ce qui démontre encore davantage leur indépendance vis-à-vis de l’entreprise qui les engage.
Contrôle financier
Le contrôle financier porte sur le niveau de risque financier et de responsabilité assumé par le travailleur. Les employés assument généralement peu de risques financiers. Ils touchent un salaire régulier, souvent à intervalles fixes, et leur employeur prend en charge les frais liés au travail, tels que les déplacements, les matériaux et l’équipement. Ils n’investissent pas leurs propres fonds dans leur travail et sont habituellement remboursés pour tout coût lié à leurs fonctions.
Les entrepreneurs indépendants, quant à eux, fonctionnent davantage comme des entreprises. Ils prennent en charge leurs propres investissements en outils, équipements et fournitures nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
Les contractants facturent souvent leurs clients pour leurs services, ce qui signifie qu’ils contrôlent leurs revenus mais s’exposent aussi à des risques comme des retards de paiement ou des impayés. Les entrepreneurs indépendants gèrent eux-mêmes leurs coûts d’exploitation et ne sont pas remboursés pour la plupart des frais associés à leur travail. Ce niveau de risque accru et la gestion des dépenses et des revenus soulignent qu’ils sont distincts de l’entreprise.
Nature de la relation
Le troisième critère de l’IRS examine l’interaction globale entre le travailleur et l’entreprise. Cela inclut des facteurs tels que la permanence de la relation et le fait que le travailleur reçoive ou non des avantages comme l’assurance maladie, les congés ou des cotisations à un régime de retraite.
- Les employés entretiennent généralement une relation à long terme et continue avec leur employeur. Ils peuvent bénéficier d'avantages tels que le congé payé, une assurance santé et des cotisations de retraite. Les contrats ou politiques de travail précisent souvent la sécurité de l'emploi, indiquant que la relation est censée durer indéfiniment, sauf en cas de rupture pour des raisons spécifiques. Les employés bénéficient également de protections légales en vertu des lois du travail comme la Fair Labor Standards Act (FLSA) aux États-Unis et les Normes fédérales du travail au Canada.
- Les travailleurs indépendants, en revanche, travaillent souvent sur une base ponctuelle ou temporaire. Ils peuvent être embauchés pour réaliser une tâche ou un projet précis ; une fois le travail finalisé, la relation se termine généralement. Les prestataires n'ont pas droit aux avantages de l'entreprise tels que l'assurance santé ou les congés payés, et collaborent souvent avec plusieurs clients simultanément. Les contrats de prestation définissent souvent les modalités de la relation et soulignent son caractère temporaire.
Avantages et inconvénients des travailleurs indépendants par rapport aux employés
Le tableau suivant récapitule les avantages et inconvénients d'un travailleur indépendant par rapport à un employé, un « X » indiquant un avantage pour l'une ou l'autre catégorie.
| Employé | Travailleur indépendant | |
| Engagement à long terme | Oui | Non |
| Facilité de rupture du contrat | Non | Oui |
| Changement rapide des responsabilités | Oui | Non |
| Taux de rémunération/compensation | Oui | Non |
| Coûts indirects (avantages sociaux, assurance, matériel, etc.) | Non | Oui |
| Temps de gestion requis | Non | Oui |
| Besoins en formation | Oui | Non |
| Niveau de contrôle sur le travail | Oui | Non |
Il existe un risque important à engager un prestataire que vous prévoyez de faire travailler étroitement avec vos employés. Mal classifier des travailleurs comme indépendants alors qu’ils devraient être considérés comme des employés expose l’employeur à d’importantes responsabilités et sanctions légales.
Par exemple, si un prestataire mal classifié est blessé sur son lieu de travail, il peut poursuivre l’entreprise pour obtenir des avantages tels que l’indemnisation des accidents du travail, auxquels il aurait eu droit en tant qu’employé.
Les employeurs qui ne classifient pas correctement leurs travailleurs s’exposent à des pénalités pour non-respect des lois du travail et fiscales, y compris des amendes, le versement de salaires rétroactifs, des heures supplémentaires impayées et le coût des avantages sociaux comme l’assurance santé ou les cotisations au chômage. L’IRS, l’Agence du revenu du Canada et d’autres organismes gouvernementaux peuvent également imposer des sanctions en cas de défaut de retenue des taxes appropriées.
Avantages des travailleurs indépendants et des employés (et inversement)
Vous avez normalement maintenant une idée générale des avantages et inconvénients d’un travailleur indépendant par rapport à un employé, et des situations pour lesquelles vous pourriez embaucher l’un ou l’autre.
Il y a toujours des exceptions à la règle, mais voici les avantages et inconvénients les plus courants de chaque catégorie.
Les employés sont plus impliqués
Du fait de leur statut, les employés permanents sont généralement plus investis dans la réussite à long terme de votre organisation.
Les travailleurs indépendants, quant à eux, travaillent fréquemment avec plusieurs clients en même temps et fixent leurs propres priorités concernant les missions et les clients.
En contrepartie, les prestataires supportent un risque financier, ce qui peut les motiver à fournir des résultats de haute qualité.
Les travailleurs indépendants sont concentrés
La tâche à effectuer peut ne demander qu’un engagement de courte durée avec un début et une fin définis.
Dans ce cas, il n’est pas judicieux de supporter la charge financière et temporelle de l’embauche puis du licenciement d’un employé, à moins d’anticiper plusieurs projets du même type et un volume de travail continu.
Les relations avec les indépendants sont parfois plus faciles à rompre
Il peut être plus simple de se séparer d’un travailleur indépendant que de résilier le contrat d’un salarié si les choses ne vont pas. Cela suppose tout de même d’avoir inséré dans l’accord des clauses spécifiant les modalités de rupture.
Les responsabilités des employés sont plus modulables
Il est plus facile de modifier rapidement le périmètre des missions, les objectifs ou le rôle d’un employé qu’avec un prestataire. Cela permet à l’employeur de s’adapter rapidement à l’évolution des projets ou à des imprévus comme la gestion de crise.
Salaire vs rémunération globale
En raison du caractère temporaire de leur travail, de leur spécialisation pointue et de leur expérience, vous paierez les travailleurs indépendants des taux horaires bien plus élevés que ceux versés aux salariés pour des fonctions similaires.
En revanche, en faisant appel à un indépendant, vous évitez les coûts associés à l’employé, comme l’assurance santé, les avantages sociaux, les congés payés, les plans de retraite, l’accès aux programmes de bien-être et les fournitures et équipements de bureau.
Les taux horaires et la durée du travail de la personne influencent le coût total global. Dans de nombreux cas, le coût global d’un employé peut être nettement supérieur à celui d’un contractuel.
Les contractuels (peuvent) faire gagner du temps
Un contractuel peut vous faire gagner du temps que vous passeriez normalement à intégrer un employé à la paie, à aménager son espace de travail, etc. L’intégration des contractuels, bien que similaire à celle d’un salarié, est un peu plus simple, tout comme la définition de leurs KPIs.
De plus, comme vous n’avez pas de contrôle comportemental sur leur manière de travailler, moins de temps est requis pour les gérer.
En revanche, lorsque vous investissez du temps pour mettre un contractuel indépendant au courant d’un projet, cet investissement est perdu si vous devez en embaucher d’autres par la suite pour compléter ou corriger le travail précédent.
De plus, la gestion de la paie des contractuels peut devenir une tâche distincte de votre paie habituelle, ajoutant une couche de complexité au travail administratif. (Si c’est ce que vous recherchez, essayez cette sélection des meilleurs logiciels de paie pour contractuels adaptés à vos besoins.)
Les contractuels nécessitent souvent moins de formation
Un contractuel indépendant nécessite moins de formation puisqu’il s’appuie sur sa propre expérience et son expertise pour exécuter les tâches et contrôle la manière dont celles-ci seront réalisées.
Les employés sont plus faciles à encadrer
Vous pouvez simplement vouloir un degré plus élevé de contrôle sur la manière dont le travail est effectué ; dans ce cas, il est plus logique d’embaucher un salarié plutôt qu’un contractuel. En échange d’une perte de contrôle, les salariés bénéficient de bon nombre de droits et de protections auxquels les contractuels n’ont pas accès.
Par exemple, les contractuels ne sont pas protégés par les lois anti-discrimination énoncées dans le Civil Rights Act ou la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui garantissent aux salariés une protection contre tout traitement injuste fondé sur la race, le genre, l’âge ou toute autre caractéristique protégée.
Conseils pour la classification
Une mauvaise classification d’un employé peut avoir de graves conséquences, l’ancienne personne contractuelle et le ministère du Travail ou l’IRS pouvant entraîner votre équipe juridique devant les tribunaux.
Ils peuvent également procéder à un audit de vos pratiques de classification, dont les résultats, rendus publics, pourraient nuire à votre réputation d’employeur.
Alors, comment éviter cela ? La première étape est d’être proactif dans la mise en place de pratiques de classification.
Suivez les recommandations de l’IRS et du DOL sur les facteurs déterminants : contrôle comportemental, contrôle financier et nature de la relation, afin d’assurer une classification appropriée.
En cas d’incertitude sur la façon de classifier un travailleur, les employeurs peuvent déposer le formulaire SS-8 de l’IRS, qui permet à l’IRS de déterminer officiellement le statut du travailleur. Cela peut apporter une clarté et une protection à la fois pour l’entreprise et le travailleur.
Tenez compte de la réglementation sectorielle
Certains secteurs, comme la santé et l’éducation, sont soumis à des réglementations et à des exigences de conformité supplémentaires qui vont au-delà des lois du travail standard.
Dans ces domaines, les salariés doivent respecter des réglementations spécifiques concernant les licences, les certifications et les protocoles de sécurité. Par exemple, les professionnels de santé peuvent être tenus de conserver des licences médicales particulières et de suivre des formations régulières pour se conformer aux réglementations gouvernementales en matière de santé et de sécurité.
De même, les enseignants doivent souvent satisfaire aux normes de certification provinciales ou étatiques et passer des vérifications d’antécédents pour respecter les politiques éducatives locales.
Les employeurs de ces secteurs doivent veiller à ce que leurs employés respectent non seulement les lois générales sur l’emploi, mais aussi toutes les exigences réglementaires spécifiques à leur domaine. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner de lourdes sanctions juridiques, une perte d’accréditation, voire la fermeture de l’établissement.
Respectez la loi
Certains employeurs acceptent innocemment la demande d’un travailleur à être contractuel indépendant et, inversement, l’employeur peut insister sur une relation de contractuel et l’imposer au travailleur.
Qu’il y ait consentement éclairé ou consentement « contraint », les parties ignorent les facteurs de contrôle que la loi examinera pour déterminer le statut de salarié ou de contractuel indépendant.
Quelle que soit l’intention ou la bonne foi, il peut toujours y avoir une mauvaise classification.
Une autre source de confusion vient du fait qu’il existe différents tests pour le statut de travailleur indépendant entre le gouvernement fédéral et les états.
Au sein des états, il peut également y avoir différents tests afin de déterminer si un travailleur a droit à l’assurance chômage, à l’indemnisation des accidents de travail ou aux heures supplémentaires.
Les critères évoluent en fonction des modifications législatives et des différentes interprétations, ainsi que des règles émises par différentes administrations.
En d’autres termes, un travailleur peut être considéré comme indépendant d’un point de vue fédéral, mais salarié aux yeux des indemnisations chômage d’un état. Les règles en vigueur dans un état peuvent différer complètement de celles de l’état voisin.
Comment des professionnels comme les avocats et les comptables peuvent-ils aider ?
Dans un article récent sur l’embauche de votre premier employé, j’ai suggéré que les fondateurs et dirigeants de petites entreprises veillent à avoir accès à un bon avocat et un bon comptable.
Sauf si vous aimez lire les codes du travail et les réglementations sur l’emploi pendant votre temps libre (qui cela passionne-t-il vraiment ?), je vous recommande vivement de faire appel à des professionnels qui peuvent vous accompagner sur les questions les plus complexes.
Consulter des avocats ou des professionnels RH dès le départ vous aidera à garantir la bonne classification des travailleurs. Ces professionnels connaissent parfaitement les lois du travail et peuvent vous aider à interpréter les règlementations CRA, IRS et DOL.
Alors que les avocats vous guideront à travers les pratiques de jurisprudence influant sur la classification des travailleurs, les comptables peuvent vous assister pour la gestion correcte des retenues fiscales ou pour le conseil en matière d’imposition des travailleurs indépendants.
Cela dit, de nombreux tracas de conformité liés à la classification sont atténués si l’on pose de bonnes bases dans la relation tant avec les sous-traitants qu’avec les salariés.
Le rôle des logiciels dans la classification des travailleurs
En complément des conseils professionnels, le bon logiciel de gestion des effectifs peut jouer un rôle clé pour limiter les risques de mauvaise classification. En suivant des indicateurs clés tels que les heures travaillées, les tâches accomplies ou les modes de rémunération, le logiciel fournit des données aidant à déterminer si un travailleur répond aux critères d’un employé ou d’un sous-traitant.
Ces outils peuvent également aider à gérer les contrats, les déclarations fiscales et le statut des travailleurs, allégeant la charge administrative et assurant la conformité avec les réglementations fiscales et sociales.
Les employeurs peuvent utiliser des logiciels RH pour détecter en amont d’éventuels problèmes de classification, leur permettant d’ajuster, si besoin, les contrats ou l’organisation du travail. Il est conseillé de combiner cette technologie avec l’expertise de votre équipe juridique.
Ils peuvent vous aider à interpréter les lois sur l’emploi et les réglementations fiscales CRA et IRS ; vous aider à comprendre leurs implications pour votre activité ; et vous apporter des éclairages sur des pratiques courantes pouvant vous impacter.
Utiliser à la fois des sous-traitants et des employés
De nombreuses organisations feront appel à la fois à des sous-traitants indépendants et à des salariés, à un moment ou à un autre de leur développement.
Des outils comme les logiciels de gestion des sous-traitants facilitent l’embauche, le suivi, la rémunération des prestataires et permettent de respecter les obligations réglementaires. Ils simplifient la coordination, améliorent l’efficacité et aident à piloter les missions et projets des prestataires.
Si vous envisagez de recruter hors des frontières de votre état ou pays, vous serez peut-être amené à vous demander ce qu’est une organisation professionnelle d’employeurs ou à chercher à comprendre la notion d’employer of record.
Chacune de ces options peut vous aider si vous privilégiez l’idée d’employés permanents et souhaitez respecter la législation du travail dans différents pays, tout en réduisant certains problèmes fréquents en ressources humaines.
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Et si vous essayez simplement de rester informé des dernières évolutions et d’obtenir des conseils pour surmonter les défis liés au personnel, il peut être intéressant d’assister à l’une des nombreuses conférences sur le recrutement axées précisément sur ces problématiques tout au long de l’année.
AVERTISSEMENT : Les informations fournies dans ce contenu sont à titre purement informatif et ne constituent pas des conseils juridiques ou RH. Chaque entreprise et chaque situation sont uniques, et les règles ainsi que les réglementations entourant l’emploi et la classification des travailleurs peuvent varier selon le lieu et le secteur d’activité. Nous vous recommandons vivement de consulter des professionnels qualifiés du droit, des ressources humaines ou de la fiscalité pour obtenir des conseils personnalisés adaptés à vos besoins et à votre contexte spécifiques.
