Travailleur Indépendant vs. Salarié : Avantages, Inconvénients et Quel Profil Recruter
Bien qu'ils puissent être chargés de tâches similaires, il existe légalement une différence entre travailleurs indépendants et employés. De plus, vous aurez probablement une approche et une utilisation différentes de ces deux statuts au sein de votre organisation.
Cet article vous aidera à comprendre les principales différences entre l'embauche d'un travailleur indépendant et d'un employé, ainsi que les avantages et inconvénients de chaque option.
Si c'est votre première embauche, je vous suggère d'utiliser des solutions de recrutement pour petites entreprises afin de clarifier les rôles et de rationaliser le processus d'embauche.
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Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant ?
Les travailleurs indépendants sont généralement recrutés sur une courte période pour travailler sur des projets spécifiques et sont traités différemment au sein des organisations par rapport aux employés réguliers. Ces intervenants sont souvent des professionnels expérimentés engagés pour leur expertise spécialisée.
Selon différents cadres juridiques, tels que les directives de l’IRS, la Fair Labor Standards Act (FLSA) et les principes du droit commun, il existe des règles précises qui aident à déterminer si un travailleur doit être classé comme employé ou comme travailleur indépendant. Ces classifications sont importantes pour la paie, les avantages sociaux et d'autres responsabilités légales.
Directives de l’IRS
L’IRS fournit des critères clairs pour distinguer les employés des travailleurs indépendants. Elle se concentre principalement sur trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation.
Si un employeur exerce un contrôle important sur la manière dont un employé effectue ses tâches, y compris en donnant des instructions précises, en fournissant l’accès aux données et outils de l’entreprise, ou en imposant des horaires fixes, ce travailleur sera probablement considéré comme un employé.
Les travailleurs indépendants, en revanche, contrôlent généralement la manière et le moment où ils effectuent leur travail et assument leurs propres frais professionnels.
Loi sur les normes du travail équitables (FLSA)
La FLSA met l’accent sur des facteurs tels que le niveau d’autonomie d’un travailleur et la permanence de la relation.
Les employés sont généralement considérés comme plus dépendants de leur employeur pour obtenir un travail régulier, tandis que les travailleurs indépendants conservent leur autonomie et possèdent souvent plusieurs clients ou contrats.
Les employés ont également droit au salaire minimum, à la rémunération des heures supplémentaires et à d'autres protections prévues par la FLSA, ce qui n’est pas le cas des travailleurs indépendants.
Droit commun
De nombreuses juridictions s’appuient également sur les tests du droit commun pour classer les travailleurs. Ces tests examinent des critères tels que le fait que le travail effectué soit une partie intégrante de l’entreprise de l’employeur, la durée de la relation, et si le travailleur fournit ses propres outils et équipements.
Selon le droit commun, la question clé est de savoir si le travailleur dépend économiquement de l’employeur ou s'il exerce à son propre compte.
Comprendre et respecter ces cadres est essentiel pour déterminer la bonne classification des travailleurs. Classer à tort un travailleur comme indépendant alors qu’il devrait être considéré comme employé peut entraîner d’importantes conséquences juridiques et financières, telles que le paiement d’arriérés de salaire, d’avantages non versés et des sanctions pour non-prélèvement d’impôts.
Différence entre un travailleur indépendant et un employé
Les travailleurs indépendants et les employés sont, aux yeux des législations canadiennes et américaines sur le travail, de l'impôt sur le revenu et des réglementations sur l’indemnisation des travailleurs, des types de travailleurs fondamentalement différents.
Les agences fiscales du Canada et des États-Unis – l'Agence du revenu du Canada (ARC) et l'Service des impôts des États-Unis (IRS) respectivement – désignent les travailleurs indépendants comme des individus « autonomes ».
Le Canada comme les États-Unis distinguent clairement le statut professionnel entre un contractuel autonome et un employé, notamment en ce qui concerne les aspects suivants :
| Canada | États-Unis |
|---|---|
| Prestations d’assurance-emploi (AE) | Prestations d’assurance-chômage d’État (UI) |
| Prestations du Régime de pensions du Canada (RPC) | Prestations de la sécurité sociale américaine |
| Couverture d’indemnisation des travailleurs | Couverture d’indemnisation des travailleurs |
| Réglementations sur l’impôt sur le revenu des particuliers et l’impôt sur le travail indépendant pour le Canada | Réglementations sur l’impôt sur le revenu des particuliers et l’impôt sur le travail indépendant pour les États-Unis |
Les entreprises qui choisissent d’embaucher un employé sont responsables de tous les éléments énumérés ci-dessus.
Par exemple, elles doivent veiller à ce que les bonnes retenues à la source et déductions d’impôt (par exemple, AE, RPC, FICA, taxe Medicare) soient effectuées au moment du paiement de l’employé.
Une entreprise ne fera pas cela pour un travailleur autonome. C’est au contractuel de payer les impôts appropriés et de s’assurer qu’il dispose d’une couverture médicale et d’indemnisation des accidents du travail adéquate.
De même, les lois sur l’emploi et le travail, comme les normes fédérales du travail du Canada et la Fair Labor Standards Act des États-Unis, s’appliquent aux employés mais pas aux travailleurs indépendants. Ces lois régissent tout, des procédures d’embauche et de licenciement aux heures de travail et aux congés.
Critères de classification
Les deux agences fiscales considèrent les travailleurs indépendants comme des personnes « autonomes ».
Dans les deux pays, la distinction entre travailleurs indépendants et employés repose sur trois critères clés, que nous exposerons ici tels que définis par l’IRS : le contrôle comportemental, le contrôle financier et la nature de la relation.
Contrôle comportemental
Le contrôle comportemental fait référence au degré de supervision et de direction que l’employeur ou le client exerce sur la manière dont le travailleur exécute son travail. Les employés reçoivent généralement des instructions détaillées sur le moment, le lieu et la manière d’accomplir leurs tâches, la façon dont les tâches leur sont attribuées et les outils qu’ils doivent utiliser pour les réaliser.
Il est fréquent qu’un employé soit tenu de respecter l’horaire quotidien de l’entreprise et de travailler sous supervision directe.
À l’inverse, les travailleurs indépendants bénéficient d’une bien plus grande autonomie. Ils contrôlent leurs propres méthodes de travail, décident de la façon dont les tâches sont réalisées et peuvent déterminer leur emploi du temps. Les contractuels peuvent aussi choisir leur lieu de travail, utilisant souvent leurs propres outils ou équipements.
De plus, les travailleurs indépendants peuvent avoir la possibilité d’embaucher leur propre personnel ou de sous-traiter certaines tâches, ce qui démontre leur autonomie vis-à-vis de l’entreprise qui les engage.
Contrôle financier
Le contrôle financier porte sur le niveau de risque et de responsabilité financière assumé par le travailleur. Les employés connaissent généralement peu de risques financiers. Ils reçoivent un salaire régulier, souvent selon un calendrier fixe, et leur employeur prend en charge les dépenses liées au travail telles que les déplacements, les matériaux et les équipements. Les employés n’investissent pas leurs propres fonds dans leur travail et sont habituellement remboursés pour toute dépense liée à leur activité.
Les travailleurs indépendants, quant à eux, opèrent davantage comme des entreprises. Ils sont responsables de leurs propres investissements financiers dans les outils, équipements et fournitures nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
Les contractuels facturent souvent leurs clients pour leurs prestations, ce qui signifie qu’ils contrôlent leurs revenus, mais font aussi face à des risques comme des retards ou des défauts de paiement. Les travailleurs indépendants sont responsables de leurs propres dépenses professionnelles et ne sont généralement pas remboursés pour la majorité des coûts associés à leur activité. Ce niveau de risque financier accru et la nécessité de gérer leurs revenus et dépenses montrent qu’ils sont distincts de l’entreprise.
Nature de la relation
Le troisième critère de l’IRS s’intéresse à l’ensemble des rapports entre le travailleur et l’entreprise. Cela comprend des facteurs comme la permanence de la relation et le fait que le travailleur bénéficie ou non d’avantages tels qu’une assurance maladie, des congés payés ou des cotisations de retraite.
- Les employés entretiennent généralement une relation à long terme et continue avec leur employeur. Ils peuvent bénéficier d'avantages tels que des congés payés, une assurance santé et des cotisations à la retraite. Les contrats de travail ou politiques internes définissent souvent la sécurité de l'emploi, indiquant que la relation est censée se poursuivre indéfiniment, sauf en cas de rupture pour des raisons précises. Les employés disposent également de protections légales selon les lois du travail telles que le Fair Labor Standards Act (FLSA) des États-Unis et les Normes fédérales du travail au Canada.
- À l'inverse, les travailleurs indépendants interviennent souvent sur une base ponctuelle ou par projet. Ils peuvent être engagés pour accomplir une tâche ou un projet spécifique et, une fois le travail terminé, la relation prend généralement fin. Les prestataires n'ont pas droit aux avantages de l'entreprise comme l'assurance santé ou les congés payés et travaillent souvent pour plusieurs clients en même temps. Les contrats conclus avec eux précisent souvent les modalités de la relation, ainsi que sa nature temporaire.
Avantages et inconvénients du statut d’employé vs de contractuel
Le tableau suivant résume les avantages et inconvénients d’un contractuel indépendant par rapport à un employé, un « X » indiquant un avantage de l’un sur l’autre.
| Employé | Contractuel | |
| Engagement à long terme | Oui | Non |
| Facilité de rupture | Non | Oui |
| Changement rapide de responsabilités | Oui | Non |
| Rémunération/taux de paiement | Oui | Non |
| Coûts indirects (avantages sociaux, assurance, équipements, etc.) | Non | Oui |
| Temps de management requis | Non | Oui |
| Besoins en formation | Oui | Non |
| Niveau de contrôle sur le travail | Oui | Non |
Il existe un risque important à recruter un contractuel que vous souhaitez voir travailler étroitement avec des employés. Mal classer des travailleurs comme indépendants alors qu’ils devraient être employés expose l’entreprise à une importante responsabilité et à des sanctions légales.
Par exemple, si un contractuel mal classé se blesse sur le lieu de travail, il pourrait poursuivre l'entreprise pour obtenir des indemnités telles que l’indemnisation des accidents du travail, à laquelle il aurait eu droit en tant qu’employé.
Les employeurs qui ne classifient pas correctement leurs travailleurs s’exposent à des sanctions pour non-respect des lois du travail et fiscales : amendes, arriérés de salaires, heures supplémentaires impayées et coût des avantages sociaux (assurance santé, contributions pour le chômage, etc.). L’IRS, l’Agence du revenu du Canada et d'autres organismes gouvernementaux peuvent aussi infliger des pénalités pour défaut de prélèvement des impôts appropriés.
Avantages des contractuels vs employés (et vice versa)
Vous avez désormais une idée générale des avantages et inconvénients d’un contractuel indépendant par rapport à un employé, ainsi que des raisons qui pourraient vous amener à privilégier l’un ou l’autre.
Il existe toujours des exceptions à la règle, mais voici quelques avantages et inconvénients typiques de chaque statut.
Les employés sont plus engagés
En raison de leur statut, les employés permanents pourraient s’investir davantage dans la réussite à long terme de votre organisation.
Les contractuels indépendants, quant à eux, travaillent souvent pour plusieurs clients simultanément et fixent leurs propres priorités en fonction desquels ils décident de mettre l’accent.
D’autre part, les contractuels prennent également des risques financiers, ce qui peut les motiver à fournir des résultats de haute qualité.
Les contractuels sont concentrés
La tâche à accomplir peut ne nécessiter qu’un engagement de courte durée, avec un début et une fin bien définis.
Dans ce cas, il n’est pas judicieux d’assumer les charges financières et le temps d’embaucher puis de licencier un employé, sauf si vous prévoyez des projets similaires en continu avec un volume de travail durable.
La rupture d’un contrat de prestation est souvent plus simple
Il peut être plus simple de mettre fin au contrat d’un indépendant que de rompre le contrat d’un employé lorsque la collaboration ne fonctionne pas. Toutefois, cela dépend de la présence de clauses spécifiques facilitant la résiliation dans le contrat.
Les responsabilités d’un employé sont plus modulables
Il est plus facile de modifier rapidement le périmètre de poste, les objectifs ou les missions d’un employé que d’un contractuel. Cela permet à l’employeur de s’adapter rapidement à des priorités changeantes ou à des imprévus comme la gestion d'une crise.
Salaire par rapport à la rémunération globale
En raison du caractère temporaire de leur mission, d’un niveau de spécialisation plus élevé et de l’expérience qu’ils apportent, les contractuels sont payés à un taux horaire bien supérieur à celui des employés effectuant des tâches similaires.
À l’inverse, engager un contractuel évite à l’employeur de supporter des coûts liés au statut salarié tels que l’assurance santé, les avantages sociaux, les congés payés, les régimes de retraite, l’accès à des programmes de bien-être et aux fournitures et équipements de bureau.
Les tarifs horaires et la durée pendant laquelle la personne travaille auront un impact sur le coût total global. Dans de nombreux cas, le coût global d’un employé peut être nettement supérieur à celui d’un contractuel.
Les contractuels (peuvent) faire gagner du temps
Un contractuel peut vous faire gagner du temps que vous auriez normalement passé à intégrer un employé sur la paie, à installer son espace de travail, etc. L’intégration des contractuels, bien que similaire à celle d’un employé, est un peu plus simple, tout comme la définition de leurs indicateurs de performance clés (KPI).
De plus, comme vous n’avez pas de contrôle comportemental sur leur manière de faire le travail, il faut moins de temps pour les gérer.
En revanche, si vous investissez du temps pour mettre un contractuel indépendant au niveau sur un projet, cet investissement est perdu si vous devez embaucher d’autres contractuels pour terminer ou corriger le travail précédent.
De plus, la gestion de la paie des contractuels peut devenir une fonction distincte de votre paie classique, ajoutant une couche de complexité aux tâches administratives. (Si c’est ce que vous recherchez, essayez cette liste des meilleurs logiciels de paie pour contractuels.)
Les contractuels nécessitent souvent moins de formation
Un contractuel indépendant nécessite moins de formation puisqu’il s’appuie sur sa propre expérience et expertise pour accomplir le travail et contrôle la manière dont il sera effectué.
Les employés peuvent être plus faciles à encadrer
Vous voudrez peut-être tout simplement avoir un contrôle plus important sur la façon dont le travail est réalisé, auquel cas il est plus logique d’embaucher un employé plutôt qu’un contractuel. En échange de cette perte de contrôle, les employés bénéficient de nombreux droits et protections dont les contractuels ne profitent pas.
Par exemple, les contractuels ne sont pas protégés par les lois anti-discrimination énoncées dans la Civil Rights Act ou la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui protègent les employés contre un traitement injuste fondé sur la race, le sexe, l’âge ou d’autres caractéristiques protégées.
Conseils de classification
La mauvaise classification d’un employé peut entraîner des conséquences graves, d’anciens employés sous contrat et le ministère du Travail ou l’IRS pouvant poursuivre votre service juridique devant les tribunaux.
Ils peuvent également procéder à un audit de vos pratiques de classification, dont les résultats seront rendus publics et affecteront votre réputation en tant qu’employeur.
Alors comment éviter cela ? La première étape est d’être proactif et de mettre en place des pratiques appropriées de classification.
Suivez les recommandations de l’IRS et du DOL concernant les facteurs déterminants liés au contrôle comportemental, au contrôle financier et à la nature de la relation afin d’assurer une classification correcte.
En cas de doute sur la manière de classer un travailleur, les employeurs peuvent remplir le formulaire SS-8 de l’IRS, qui permet à l’IRS de déterminer officiellement le statut du travailleur. Ceci peut apporter de la clarté et de la protection autant pour l’entreprise que pour le travailleur.
Prenez en compte la réglementation de votre secteur
Certains secteurs, comme la santé et l’éducation, sont soumis à des réglementations supplémentaires et à des exigences de conformité qui vont au-delà des lois du travail classiques.
Dans ces domaines, les employés doivent respecter des réglementations spécifiques à leur secteur, notamment en matière d’accréditation, de certifications et de protocoles de sécurité. Par exemple, les professionnels de la santé peuvent être tenus de maintenir des licences médicales spécifiques et de suivre régulièrement des formations pour se conformer aux réglementations gouvernementales de santé et sécurité.
De même, les éducateurs doivent souvent satisfaire aux normes de certification provinciales ou d’État et subir des vérifications d’antécédents pour respecter les politiques éducatives locales.
Les employeurs de ces industries doivent veiller à ce que leurs employés respectent à la fois les lois générales sur l’emploi et les obligations réglementaires supplémentaires propres à leur secteur. Ne pas se conformer à ces exigences sectorielles peut entraîner d’importantes sanctions juridiques, la perte d’accréditations, voire des fermetures d’établissements.
Respectez la loi
Certains employeurs acceptent, parfois de bonne foi, la demande du travailleur d’être indépendant, et inversement, l’employeur peut insister pour qu’une relation indépendante soit imposée au travailleur.
Qu’il s’agisse d’un consentement éclairé ou d’un « consentement » sous pression, les parties ignorent les critères de contrôle sur lesquels la loi va s’appuyer pour décider du statut de salarié versus contractuel indépendant.
Quelle que soit l’intention ou l’innocence de la démarche, il peut tout de même s’agir d’une classification incorrecte.
Une autre source de confusion est qu'il existe différents critères pour le statut de travailleur indépendant entre le gouvernement fédéral et les différents états.
Au sein des états, il peut y avoir plusieurs critères permettant de déterminer si un travailleur a droit au chômage, à l’indemnisation des accidents du travail ou aux heures supplémentaires.
Les critères tendent à évoluer selon les lois votées, les diverses interprétations, ainsi que les règlements émis par les différentes administrations.
En d’autres termes, un travailleur peut être considéré comme indépendant selon la législation fédérale, mais comme employé pour l’indemnisation chômage au niveau de l’état. Les règles dans un état peuvent être complètement différentes de celles de l’état voisin.
Comment des professionnels comme les avocats et les comptables peuvent-ils aider ?
Dans un article récent sur l’embauche de votre premier salarié, j’ai suggéré que les fondateurs et propriétaires de petites entreprises s’assurent de pouvoir consulter un bon avocat et comptable.
À moins que vous n’adoriez lire les codes du travail et la réglementation en matière d’emploi pendant votre temps libre (qui le ferait, honnêtement ?), je vous suggère vivement de trouver des professionnels capables de vous aider à traiter les questions complexes.
Consulter des avocats ou des experts RH dès le début vous permettra de vous assurer que les travailleurs sont correctement classés. Ces professionnels maîtrisent les lois sur l'emploi et peuvent vous aider à interpréter les réglementations de l’ARC, de l’IRS et du DOL.
Alors que les avocats peuvent vous aider à naviguer les usages de la common law affectant la classification des travailleurs, les comptables peuvent vous accompagner pour les bonnes retenues fiscales ou fournir des conseils sur l’impôt des travailleurs indépendants.
Cela dit, beaucoup de tracas relatifs à la conformité en matière de classification peuvent être atténués simplement en posant de bonnes bases dans la relation, que ce soit avec des sous-traitants ou avec des salariés.
Le rôle des logiciels dans la classification des travailleurs
En complément des conseils de professionnels, le bon logiciel de gestion du personnel peut jouer un rôle clé dans la réduction des risques d’erreur de classification. En suivant des indicateurs-clés tels que les heures travaillées, les tâches accomplies et les schémas de paiement, le logiciel fournit des données qui aident à déterminer si un travailleur correspond aux critères d’un employé ou d’un sous-traitant.
Ces outils permettent aussi de gérer les contrats, déclarations fiscales et statuts des travailleurs, réduisant les lourdeurs administratives et assurant la conformité avec les réglementations sociales et fiscales.
Les employeurs peuvent utiliser des logiciels RH pour détecter très tôt d’éventuels cas de mauvaise classification, ce qui leur permet d’ajuster les contrats ou méthodes de travail si nécessaire. Il est recommandé de combiner cette technologie avec l’expertise de votre équipe juridique.
Ils peuvent vous aider à interpréter les lois sur l’emploi et les réglementations fiscales de l’ARC et de l’IRS, à comprendre leurs implications et leur application à votre situation ; et à vous fournir un éclairage sur les pratiques de common law susceptibles de vous concerner.
Utiliser des travailleurs indépendants ET des employés
De nombreuses organisations emploieront à un moment donné un mélange de travailleurs indépendants et de salariés.
Des outils comme les logiciels de gestion des sous-traitants facilitent l’embauche, le suivi et le paiement des prestataires ainsi que la conformité réglementaire. Ils simplifient la coordination, améliorent l’efficacité et permettent de gérer efficacement tâches et projets liés aux sous-traitants.
Si vous envisagez de recruter au-delà des frontières de votre état ou de votre pays, vous êtes sans doute en train d’examiner ce qu’est une société de portage salarial ou d’essayer de comprendre les relations d’employer of record.
Chacune de ces solutions peut vous aider si vous privilégiez l’idée d’un personnel permanent et souhaitez respecter la législation du travail dans différents pays tout en réduisant certains des problèmes courants en ressources humaines.
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Et si vous cherchez simplement à suivre toutes les nouveautés et à obtenir des conseils pour surmonter les défis en matière de recrutement, vous pourriez envisager de participer à l’une des nombreuses conférences sur le recrutement organisées tout au long de l’année et axées sur ces problématiques.
AVERTISSEMENT : Les informations fournies dans ce contenu sont à titre informatif général uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques ou RH. Chaque entreprise et chaque situation est unique, et les règles et réglementations entourant l’emploi et la classification des travailleurs peuvent varier selon le lieu et le secteur d’activité. Nous vous recommandons vivement de consulter des professionnels qualifiés en droit, ressources humaines ou fiscalité pour des conseils personnalisés adaptés à vos besoins et à vos circonstances particulières.
