Technologies de bureau : 9 outils essentiels & guide de configuration

L’utilisation d’outils de gestion de bureau permet aux entreprises d’adopter les dernières technologies tout en conservant un flux de travail structuré et organisé.

Principaux types de technologies de bureau

De nos jours, les technologies de bureau doivent souvent répondre aux besoins d’équipes composées de salariés travaillant au bureau et à distance, ce qui entraîne une hausse de l’utilisation d’outils tels que les logiciels de réservation de bureaux partagés.

J’ai regroupé ci-dessous les technologies de bureau, matérielles et logicielles, selon les types les plus courants :

Matériel

• Ordinateurs : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables et tablettes.
• Imprimantes, scanners et photocopieurs : appareils destinés à la gestion des documents, à l’impression et à la numérisation de documents papier.
• Équipements de télécommunication : téléphones, systèmes VoIP, outils de visioconférence, etc.
• Infrastructure réseau : serveurs, routeurs et systèmes sans fil pour l’accès à Internet et le partage de données.
• Technologies intelligentes et IoT : technologies de bureau intelligentes telles que l’éclairage adaptatif, le contrôle de la température et les capteurs permettant de surveiller les déplacements et l’utilisation des espaces.

Logiciels

• Outils de productivité bureautique : traitement de texte, feuilles de calcul et présentations (par ex. Microsoft Office, Google Workspace).
• Logiciels de communication : e-mails, messagerie instantanée et outils de collaboration (par ex. Slack, Miro). 
• Logiciels de gestion des espaces de bureau : systèmes tels que les logiciels de réservation de bureaux partagés, les systèmes de réservation de salles, les logiciels de suivi de l’occupation et les logiciels de gestion des visiteurs.
• Logiciels de gestion de projet : outils permettant d’organiser et de suivre les tâches (par ex. Trello, Asana).
• Systèmes d’entreprise : gestion de la relation client (CRM), planification des ressources de l’entreprise (ERP) et systèmes de gestion des ressources humaines.

9 technologies de bureau modernes indispensables

Bien que je considère une bonne machine à café comme l’outil de bureau indispensable numéro 1, voici d’autres technologies qui vous aideront à créer un espace de bureau intelligent, productif, collaboratif, efficace et sûr.

1. Salles de réunion intelligentes

Les salles de réunion intelligentes permettent une planification efficace, une communication de haute qualité et un brainstorming interactif, améliorant ainsi la collaboration des équipes présentes sur site comme à distance.

Voici quelques exemples :

• Équipement de salle de conférence : écran intelligent, grands moniteurs, systèmes de visioconférence, microphones et haut-parleurs de haute qualité pour les réunions virtuelles.
• Tableaux blancs interactifs : tableaux intelligents ou tableaux blancs numériques pour collaborer en temps réel pendant les réunions et les séances de brainstorming.
• Systèmes de planification des salles : écrans numériques de réservation des salles installés à l’extérieur des salles de réunion et intégration avec les calendriers en ligne (par ex. Google Calendar) pour réserver des espaces de travail.

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2. Systèmes de communication unifiée

Des outils de communication déconnectés peuvent entraîner des messages manqués et des inefficacités, tandis qu’un système unifié permet aux équipes de rester connectées, où qu’elles travaillent. 

En intégrant les appels, la vidéo et la collaboration dans un seul système, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail et améliorer leur productivité. Il s’agit de l’un des nombreux avantages des outils de communication interne.

Voici quelques exemples :

• Systèmes téléphoniques VoIP : les systèmes téléphoniques VoIP (protocole de voix sur Internet) remplacent les lignes fixes traditionnelles et intègrent les appels vocaux, la visioconférence et la messagerie.
• Outils de visioconférence : des systèmes comme Zoom, Microsoft Teams ou du matériel de visioconférence dédié contribuent à permettre des réunions virtuelles avec des employés ou des clients à distance.
• Plateformes de collaboration : des outils comme Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace simplifient la communication interne, le partage de fichiers et la gestion de projets.

Conseil de pro

“Allez au-delà des fonctionnalités d’accessibilité de base. Les plateformes de réunion doivent proposer le sous-titrage en temps réel, la compatibilité avec les lecteurs d’écran, des tailles de police et des contrastes de couleurs personnalisables, ainsi qu’une navigation au clavier. Surtout, assurez-vous que les plateformes de visioconférence prennent en charge l’interprétation en langue des signes et permettent aux utilisateurs d’épingler les interprètes pour une visibilité optimale. Pour les télétravailleurs, envisagez des outils qui réduisent les bruits de fond et les distractions, au bénéfice des personnes présentant une sensibilité sensorielle ou un TDAH.” — Serena Huang, auteure, conférencière et directrice des données

3. Postes de travail et équipements ergonomiques

Je suis certain que vous conviendrez qu’une mauvaise configuration du poste de travail entraîne inconfort, fatigue et baisse d’efficacité, mais le mobilier ergonomique et les écrans de haute qualité aident les employés à rester à l’aise et concentrés.

Investir dans l’équipement adéquat améliore non seulement la productivité, mais favorise également le bien-être à long terme.

Voici quelques exemples :

• Bureaux debout et postes de travail réglables : mobilier ergonomique, notamment des bureaux et des chaises réglables, pour favoriser une meilleure posture et une meilleure santé.
• Écrans doubles ou ultralarges : deux écrans ou de grands écrans ultralarges pour accroître la productivité et faciliter le multitâche.

4. Système de gestion des visiteurs

Présents dans les bureaux très fréquentés du monde entier, les systèmes numériques de gestion des visiteurs simplifient le processus d’enregistrement, renforcent la sécurité et limitent les perturbations sur le lieu de travail, ce qui les rend indispensables aux bureaux modernes.

Voici quelques exemples :

• Bornes en libre-service : stations d’enregistrement numériques permettant aux visiteurs de s’inscrire rapidement et d’avertir les hôtes de leur arrivée.
• Impression automatisée des badges : génération instantanée de badges visiteurs pour faciliter l’identification et le contrôle des accès.
• Gestion des livraisons : systèmes qui enregistrent les dépôts de colis et avertissent les destinataires, réduisant ainsi les interruptions à l’accueil.
• Registres et rapports des visiteurs : registres numériques des visiteurs du bureau à des fins de sécurité et de conformité.

5. Sécurité des bureaux et contrôle des accès

Dans un bureau moderne, il est essentiel de concilier sécurité et praticité. La vidéosurveillance avancée, le contrôle intelligent des accès et les mesures de cybersécurité robustes protègent les actifs physiques et numériques, tout en offrant aux employés une certaine tranquillité d’esprit et en sécurisant les données de l’entreprise.

Voici quelques exemples :

• Caméras de surveillance : systèmes de vidéosurveillance de haute qualité pour la surveillance de la sécurité.
• Systèmes de contrôle des accès : systèmes de contrôle des accès par carte, biométrie ou smartphone pour gérer l’entrée dans les espaces de bureaux.
• Solutions de cybersécurité : logiciels pare-feu, antivirus et de chiffrement pour protéger l’infrastructure numérique et les données sensibles.

6. Systèmes d’éclairage intelligent

Un éclairage obsolète peut gaspiller de l’énergie et nuire à la concentration, mais les solutions d’éclairage intelligent s’adaptent à l’occupation des lieux et aux niveaux de lumière naturelle afin de créer un espace de travail confortable et économe en énergie. 

Ces systèmes réduisent non seulement les coûts, mais améliorent également le bien-être des employés. Voici quelques exemples :

• Contrôle automatique de l’éclairage : les systèmes d’éclairage intelligent utilisent des capteurs de mouvement pour allumer ou éteindre les lumières en fonction de l’occupation des lieux. Cela contribue à réduire la consommation et les coûts énergétiques.
• Gestion de la lumière naturelle : les capteurs ajustent la luminosité de l’éclairage intérieur en fonction de la quantité de lumière naturelle, créant ainsi un environnement économe en énergie.

7. Contrôle climatique intelligent (systèmes HVAC)

Une température inconfortable au bureau peut réduire la productivité et augmenter les coûts énergétiques.

Les systèmes CVC intelligents s’ajustent automatiquement en fonction de l’occupation et des préférences, garantissant un environnement de travail confortable et économique. Voici quelques exemples :

• Thermostats connectés : des thermostats intelligents capables de surveiller la température des bureaux et d’ajuster les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation afin d’optimiser le confort et les économies d’énergie.
• Contrôle par zone : ces systèmes permettent de personnaliser les réglages de température dans les différentes zones du bureau en fonction de l’occupation ou des besoins spécifiques.

Un rêve !

8. Capteurs d’occupation et utilisation de l’espace

Les espaces de bureau sous-utilisés et les zones surpeuplées peuvent nuire à l’efficacité et à l’expérience des employés. 

Les capteurs d’occupation et les solutions de bureaux partagés fournissent des données en temps réel pour optimiser l’utilisation des espaces de travail, ce qui facilite la gestion des modalités de travail flexibles. Voici quelques exemples :

• Capteurs de salles et de bureaux : les capteurs peuvent surveiller l’occupation des salles de réunion, des postes de travail et des espaces partagés. Ces données contribuent à optimiser l’utilisation de l’espace, à réduire la surpopulation et à améliorer la planification des espaces de travail.
• Solutions de bureaux partagés : les systèmes connectés peuvent gérer et attribuer dynamiquement les bureaux ou les postes de travail en fonction des besoins des employés, ce qui facilite la gestion des entreprises ayant adopté des modalités de travail hybride et flexibles. Parmi les exemples de bons logiciels de gestion des espaces de bureau, on peut citer OfficeSpace et Deskfound.

9. Intégration des appareils mobiles

Avec des employés qui utilisent leurs appareils personnels pour travailler, la sécurité et la connectivité peuvent devenir problématiques.

La prise en charge du BYOD et la gestion des appareils mobiles garantissent un accès fluide et sécurisé aux systèmes du bureau, tout en maintenant une productivité élevée et en protégeant les informations sensibles.

• Prise en charge de l’utilisation de son propre appareil (BYOD) : systèmes permettant d’intégrer en toute sécurité les appareils personnels des employés aux systèmes du bureau (par exemple, accès mobile sécurisé aux e-mails et aux fichiers stockés dans le cloud).
• Gestion des appareils mobiles (MDM) : outils qui contribuent à gérer et à sécuriser les appareils mobiles des employés utilisés à des fins professionnelles.

8 étapes pour choisir et mettre en œuvre de nouvelles technologies de bureau

En fonctionnant de concert, les technologies de bureau peuvent créer des espaces dans lesquels les employés aiment travailler. Cependant, ajouter des solutions au hasard fonctionne rarement.

Il convient plutôt d’adopter une approche réfléchie pour choisir et mettre en œuvre de nouvelles technologies de bureau.

1. Évaluez vos besoins

• Identifiez les difficultés : comprenez les inefficacités ou les problèmes actuels de votre environnement de bureau (par exemple, problèmes de communication, processus lents ou outils obsolètes).
• Recueillez l’avis des employés : demandez aux employés de vous faire part des difficultés qu’ils rencontrent et des technologies qui pourraient, selon eux, les aider.
• Objectifs de l’entreprise : alignez les nouvelles technologies sur vos objectifs commerciaux, qu’il s’agisse d’améliorer la collaboration, de développer les activités, de mieux utiliser les espaces de bureau ou de mettre en place des modalités de travail flexibles.

2. Recherchez et comparez les solutions

• Déterminez les fonctionnalités essentielles : en fonction de vos besoins, identifiez les fonctionnalités indispensables (par exemple, stockage dans le cloud, automatisation ou sécurité).
• Comparez les fournisseurs : recherchez plusieurs fournisseurs et comparez leurs offres selon les critères suivants :
  • Prix et évolutivité
  • Facilité d’utilisation
  • Assistance client et accords de niveau de service (SLA)
  • Intégration avec vos systèmes existants.
• Lisez les avis : recherchez les commentaires des utilisateurs, les études de cas ou les avis de tiers afin de valider les performances et la fiabilité de la technologie.

3. Établissez un budget

• Tenez compte du coût total de possession : prenez en considération les coûts initiaux ainsi que les dépenses récurrentes telles que les abonnements, la formation, la maintenance et les mises à niveau.
• Retour sur investissement (ROI) : estimez dans quelle mesure la technologie permettra de gagner du temps, de réduire les coûts ou d’augmenter les revenus au fil du temps. L’article de Dan George sur la culture financière des RH peut vous aider à cet égard.

4. Impliquer les parties prenantes

• Obtenir l’adhésion : Présentez vos conclusions aux principales parties prenantes (p. ex. l’équipe dirigeante, les responsables de service) et expliquez les avantages, les coûts et les risques.
• Prise de décision collaborative : Veillez à ce que tous les services concernés par la nouvelle technologie puissent donner leur avis, en particulier l’informatique, les ressources humaines ou les finances.

5. Tests pilotes (si possible)

• Effectuer un essai : Si possible, choisissez un petit groupe d’employés pour tester la technologie dans des conditions réelles. Cela vous aidera à évaluer :
  • La facilité d’adoption
  • La compatibilité avec les flux de travail existants
  • Les avantages réels par rapport aux avantages attendus
• Recueillir les retours : Recueillez les avis des utilisateurs sur les fonctionnalités et la facilité d’utilisation pendant la phase pilote.

6. Planification de la mise en œuvre

• Élaborer un plan de déploiement : Décomposez le processus de mise en œuvre en étapes gérables, telles que :
  1. Installer et configurer la technologie
  2. Migrer les données, si nécessaire
  3. Intégrer la technologie aux systèmes existants.
• Accompagnement et intégration : Fournissez des conseils complets afin que les employés se sentent à l’aise avec la nouvelle technologie. Envisagez de créer des guides d’utilisation ou d’organiser régulièrement des séances de questions-réponses.
• Communication : Communiquez clairement le calendrier de déploiement, les attentes et toute modification des flux de travail ou des processus.

7. Suivre l’adoption et les performances

• Suivre l’utilisation : Surveillez les performances des nouvelles technologies et identifiez les éventuelles difficultés.
• Recueillir les retours : Demandez régulièrement des retours sur la nouvelle technologie afin de comprendre les éventuels problèmes ou les points à améliorer.
• Mesurer la réussite : Comparez les indicateurs de performance avec vos objectifs initiaux (p. ex. le temps gagné, la réduction des erreurs, l’amélioration de la collaboration).

Conseil de pro

La meilleure façon de mesurer la réussite est d’observer la manière dont les utilisateurs se servent réellement de la technologie. Si un système ralentit les opérations, crée du travail manuel supplémentaire ou si les employés cherchent constamment des solutions de contournement, il ne remplit probablement pas bien sa fonction. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Évaluer et optimiser

• Points de contrôle réguliers : Évaluez périodiquement l’impact de la technologie sur votre entreprise. Observez-vous les améliorations attendues ? Une optimisation supplémentaire est-elle nécessaire ?
• Mettre à niveau et faire évoluer : À mesure que votre entreprise se développe ou que la technologie évolue, soyez prêt à augmenter les capacités ou à effectuer une mise à niveau pour répondre aux nouvelles exigences.

Technologies à venir

J’ai pensé terminer sur une note amusante en présentant certaines des dernières technologies de bureau proposées par des organisations comme Google.

Projet Starline

Le projet Starline de Google propose des plateformes de communication vidéo en 3D qui créent une sensation réaliste de présence sans nécessiter de lunettes ni de casque. Cette innovation rend les réunions virtuelles plus attrayantes et réduit la fatigue liée aux réunions vidéo.

Spot de Logitech

Des appareils comme le Spot de Logitech utilisent la technologie radar à ondes millimétriques pour surveiller l’occupation des bureaux et des facteurs environnementaux tels que la température et la qualité de l’air.

Ces petits capteurs contribuent à optimiser l’utilisation des espaces de travail et à maintenir un environnement de bureau sain en fournissant des données en temps réel sur l’utilisation des salles et leurs conditions. ​

Robots de bureau

Les robots arrivent ! Des robots comme « OfficeMate » sont introduits pour contribuer à l’accomplissement de tâches pratiques, favoriser les interactions sociales et promouvoir la santé et le bien-être dans les espaces de bureau.

Une évaluation pilote a montré que les utilisateurs voient dans ces robots un potentiel pour réduire le stress et favoriser de saines habitudes.

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