5 défis de la gestion des équipes à distance (et comment les surmonter)
Bien qu'il existe de nombreux avantages remarquables au travail à distance pour les entreprises et leurs employés, je sais par ma propre expérience qu'il existe également des défis pour les responsables qui dirigent des employés à distance.
J'ai dirigé des équipes réparties entre plusieurs bureaux, géré des personnes à travers différents fuseaux horaires, et j'ai vécu de première main les défis liés à la gestion de la diversité culturelle et démographique. À un moment donné, je supervisais des bureaux dans cinq pays différents ainsi que des individus disséminés autour du globe travaillant depuis leur domicile.
Durant cette période, j'ai beaucoup appris sur la gestion d'équipes à distance, la manière dont chaque individu réagit différemment au travail à distance, et comment créer un sentiment de communauté et d'appartenance au sein d'une équipe distribuée.
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Dans cet article, je vais vous aider à comprendre comment gérer les employés à distance de façon plus efficace en passant en revue cinq défis majeurs auxquels vous serez confronté·e et comment vous pouvez les surmonter.
5 défis de la gestion des équipes à distance
...et comment les surmonter
Défi n°1 : La confiance
La confiance est le fondement sur lequel repose le succès du travail à distance. Selon mon expérience, instaurer cette confiance est aussi l'un des plus grands défis de la gestion des employés à distance car la façon de penser classique voudrait que l'on ne puisse pas garantir la productivité si l’on ne travaille pas au même endroit et qu’on ne peut pas voir les gens travailler.
Je repense à un fondateur et PDG âgé que je connais, qui a installé des caméras de surveillance dans toute son usine afin de pouvoir surveiller ses employés à tout moment, où qu’il soit.
Si jamais il ne voyait pas une personne faire exactement ce qu’il pensait qu’elle devait faire à ce moment-là, il l’appelait immédiatement pour "donner un coup de fouet". Inutile de le préciser, le mot "confiance" ne serait pas celui que j’utiliserais pour décrire la culture d’entreprise chez lui !
Pour diriger efficacement des collaborateurs à distance, il faut avoir confiance dans leur capacité à être tout aussi performants depuis la maison ou un bureau délocalisé que s’ils étaient dans les locaux du siège, et qu’ils agissent dans l’intérêt de leur équipe et de l’organisation.
Lors d’une interview avec Victor Tam, le cofondateur de la marque de bagages D2C Monos, Tam évoque leur approche de la confiance envers leurs équipes :
« Il y a une confiance quant au fait qu’ils tiennent compte des intérêts de l’entreprise dans leurs décisions et il y a aussi une confiance mutuelle ; celle de croire que ses collègues vont eux aussi donner le meilleur d’eux-mêmes. »
Comment surmonter les problèmes de confiance et instaurer la confiance dans les équipes à distance
Bâtir la confiance n'est pas simple et demande du temps, de la patience et de la persévérance. Entrer dans le détail de toutes les méthodes pour instaurer la confiance serait un article à part entière, mais cela commence généralement par présumer de bonnes intentions.
L’Executive Coaching Network explique ainsi que « Présumer de bonnes intentions signifie agir en supposant que la personne que vous rencontrez est digne de confiance et esprit d’équipe – qu’elle partage votre volonté d’obtenir le meilleur résultat possible pour l’organisation. Vous "agissez comme si" elle allait se comporter de façon efficace et positive. »
Il s’agit d’un véritable changement d’état d’esprit nécessaire afin d’initier le cycle de confiance avec les membres d’une équipe à distance. Si vous pouvez partir de ce postulat de bonnes intentions, voici quelques activités efficaces pour instaurer la confiance :
- Élaborer un accord de confiance évolutif et formuler des normes d’équipe.
- Définir des objectifs SMART et des OKR (objectifs et résultats clés) que les employés peuvent adopter et suivre jusqu’au bout.
- Faire preuve d’ouverture et de transparence, montrer sa vulnérabilité et accepter de reconnaître ses propres erreurs.
- Communiquer dès le plus haut niveau de l’organisation que vous faites confiance à vos employés, comme l’a fait Brian Chesky, cofondateur et PDG d’Airbnb, dans son email adressé à ses collaborateurs.
Défi n°2 : La communication
Lorsque j’étais manager à distance, nous avons recruté des employés internationaux en Allemagne et au Japon, ce qui m’obligeait souvent à commencer ma journée très tôt pour communiquer avec l’équipe allemande, puis plus tard le soir pour échanger avec les collègues au Japon.
Les liaisons en visioconférence pouvaient être instables, la langue représentait fréquemment un défi et il n’était pas toujours simple pour chacun de maintenir ses plannings et calendriers à jour pour permettre des conversations spontanées.
La communication peut représenter une difficulté majeure dans la gestion d’employés à distance, car de nombreux aspects du travail à distance peuvent en être affectés, tels que :
- Communication individuelle : Comment devez-vous entrer en contact avec les personnes en tête-à-tête ? Quel impact ont les fuseaux horaires et la langue sur la communication ? Comment permettre des conversations spontanées ?
- Communication d'équipe : Comment organiser et diriger les réunions d'équipe à distance ? Comment communiquer des informations organisationnelles (par exemple, de nouvelles politiques RH) ou d'équipe (par exemple, de nouveaux membres) de manière cohérente à tous ?
- Gestion de projet : Comment gérer les priorités de travail entre les membres de l'équipe ? Comment garantir une gestion de projet efficace et le respect des engagements pris ?
Comment surmonter les défis de la communication avec les employés à distance
La communication comporte de nombreux aspects, chacun avec ses propres défis et moyens pour les surmonter. Voici quelques idées à considérer :
- Demandez à vos collaborateurs en télétravail de s'assurer que leur agenda en ligne est à jour afin de faciliter la planification des réunions récurrentes, ponctuelles ou improvisées pour tout le monde.
- Utilisez le bon logiciel de visioconférence (par exemple, Google Meet) qui correspond à la manière de travailler de votre équipe.
- Définissez des règles de communication claires pour indiquer quand et comment les collaborateurs à distance doivent utiliser la messagerie instantanée, l'email, le téléphone ou la visioconférence.
- Utilisez une plateforme logicielle intranet appropriée (par exemple, Microsoft Teams) permettant un partage efficace des ressources et des informations de travail.
- Supprimez la bureaucratie et les lourdeurs administratives qui mènent à des communications inutiles (certaines applications RH peuvent aider en ce sens).
- Comme le souligne Zack McGill dans un article sur la gestion des équipes de vente à distance, « Alors que les réunions hebdomadaires pendant les heures de travail sont plus faciles à aligner, les évènements sociaux mensuels peuvent être un défi. Avoir une date “fixe” chaque mois, par exemple le troisième mercredi, aide. »
Un excellent podcast pour optimiser votre communication interne : Comment améliorer les opérations de l'entreprise grâce à la communication interne.
Défi n°3 : Communauté et sentiment d'appartenance
L'un des plus grands défis de la gestion des employés à distance est de recréer le même sentiment de communauté et d'appartenance que l'on retrouve dans les environnements de bureau physiques. Gérer des équipes réparties implique de s'attaquer aux problèmes potentiels d'isolement pouvant survenir chez les membres de l'équipe.
Avec une main-d'œuvre à distance, il est plus difficile d'échanger de manière informelle autour d'un déjeuner dans la salle de pause ou en s'arrêtant pour discuter dans le couloir. Ces types d'activités de création de liens sont importants pour créer et maintenir la culture de votre entreprise.
Certains des meilleurs retours d'employés que j'ai jamais reçus proviennent d'un échange détendu autour d'un café ou d'une promenade à l'extérieur.
Le télétravail rend également plus difficile l'organisation d'évènements et de célébrations qui peuvent améliorer la culture de votre entreprise, surtout si vous avez choisi d’externaliser vos fonctions RH.
Grâce à l'aide de plateformes d'évènements virtuels, ces évènements sont des éléments extrêmement importants pour favoriser un fort sentiment de communauté et d'appartenance au sein de votre organisation.
Comment surmonter les défis pour développer un sentiment de communauté et d'appartenance chez les travailleurs à distance ?
La meilleure façon de répondre à cette question est de regarder comment certaines grandes entreprises y font face, en particulier car créer un sentiment d'appartenance devient souvent plus difficile à mesure que l'organisation grandit.
Les musiciens de Spotify évoquent l'importance de l'appartenance dans leur programme « Work From Anywhere » :
« Nous voulons que toutes les personnes travaillant ici aient le sentiment d’appartenir à l'entreprise, qu'elles passent la majorité de leur temps à la maison ou au bureau. Nous avons adapté notre manière de travailler : nous sommes passés d'évènements en présentiel à des expériences virtuelles qui créent des occasions de communauté et d'appartenance tout en célébrant des moments culturels tout au long de l'année. »
Dans une annonce récente, l'entreprise de covoiturage Lyft explique comment elle soutient ses employés en télétravail grâce à un environnement de travail totalement flexible :
« Nos politiques de dépenses soutiendront les voyages à l'occasion des réunions d'équipe environ une fois par trimestre. Bien que la présence physique soit facultative, nous nous attendons à ce que de nombreux membres de l'équipe attendent avec impatience l'opportunité de collaborer, de réfléchir ensemble et de célébrer ces moments (et bien d'autres) en personne. »
Voici d'autres idées pour favoriser un sentiment d'appartenance et de communauté au sein de votre main-d'œuvre à distance :
- Diffuser en visioconférence les réunions plénières ou assemblées générales et solliciter activement des questions ainsi que des retours d'expérience de la part des employés à distance via des sessions de Q&A virtuelles
- Soutenir la participation en personne autant que possible lors des événements d'entreprise, célébrations, réunions générales, etc.
- Créer des mécanismes de feedback spécialement conçus pour les employés à distance pour leur permettre de partager leurs idées à tout moment et de n'importe où.
Défi n°4 : Productivité
L'objection classique au travail à distance—une objection que j'ai déjà entendue moi-même de la part de personnes pour qui j’ai travaillé auparavant—est : « Comment savoir si mes employés font réellement leur travail si je ne peux pas les voir ? ».
Les préoccupations autour de la productivité et la perception que les gens ne travaillent pas vraiment en télétravail, préférant se prélasser dans leur piscine à débordement (encore un exemple réel), peuvent constituer un défi lorsque vous envisagez un programme de travail à distance ou que vous gérez des employés à distance.
Comment surmonter le défi de la gestion de la productivité des employés à distance ?
Dans son courriel aux employés au sujet du travail à distance, le cofondateur et PDG d’AirBnB, Brian Chesky, a déclaré :
« Pour permettre ce niveau de flexibilité, nous avons besoin de suffisamment de structure et de coordination. Sans cela, tout deviendrait vite anarchique. L'épine dorsale de notre fonctionnement restera notre calendrier d'entreprise unique, accompagné de notre feuille de route pluriannuelle. Nous centrons tout autour de deux lancements de produits majeurs chaque année—un en mai et un en novembre. Même si tout le monde ne travaille pas directement sur ces lancements, nous organisons l'ensemble de notre calendrier autour de ces dates pour garantir un alignement à l’échelle de l’entreprise. Nos sessions de collaboration, séminaires hors-site, événements sociaux et périodes de repos seront planifiés à l’avance en fonction de ce calendrier. »
Ces commentaires renferment d’excellentes idées pour garantir la productivité, une coordination efficace et une collaboration positive avec les salariés à distance, notamment :
- Mettre en œuvre le modèle CRA de leadership afin d’aider les travailleurs à distance à s’unir autour d’une vision claire et d’objectifs concrets à atteindre.
- Utiliser un calendrier partagé unique, des outils virtuels de collaboration ou un logiciel de gestion mobile des effectifs pour maintenir l’alignement entre les équipes à distance (c’est l’un des nombreux avantages de la gestion mobile des effectifs).
- Réaliser des bilans réguliers en tête-à-tête avec vos collaborateurs pour avoir une visibilité sur les activités de chacun, mais sans sombrer dans la microgestion. Pour aller plus loin, consultez mon guide des entretiens individuels avec modèle.
- Adopter le cadre de cascade des objectifs de Liz Lockhart Lance pour vous aider à fixer des objectifs réalisables et mesurables.
Il est également important de clarifier vos attentes en matière de productivité à l'égard de vos employés à distance dès leur arrivée, notamment lors de votre processus d'intégration à distance. Cela permet de donner le ton, en leur fournissant des objectifs clairs et mesurables vers lesquels tendre.
Défi n°5 : Diversité culturelle
Enfin, mais non des moindres, parmi les défis liés à la gestion des employés à distance, figure la diversité culturelle.
Les entreprises d’employeurs de référence ont facilité l'intégration d'employés internationaux dans les organisations, mais il reste encore beaucoup à faire pour qu’ils se sentent véritablement intégrés à la culture d’entreprise.
Comment surmonter la gestion des différences culturelles au sein d’équipes à distance diversifiées ?
J’ai moi-même été confronté aux défis de la gestion d’employés issus de cultures différentes, qu’il s’agisse d’une équipe au Japon ou d’un baby-boomer de 62 ans travaillant de chez lui en Oregon.
Comme leurs cultures, chaque défi est unique et différent, mais il est possible de les surmonter grâce à certains principes généraux de leadership :
- Soyez curieux, réceptif et ouvert à l'apprentissage lorsqu'il s'agit de nouvelles cultures et de différentes manières de faire les choses.
- Adaptez votre style de communication pour tenir compte des différentes cultures, en particulier lorsqu'il s'agit de donner des retours aux employés ou de donner des instructions.
- Organisez des formations interculturelles pour aider les membres d'équipes à distance à mieux se comprendre.
- Évitez les stéréotypes et suppositions, comme supposer que tous les baby-boomers ont peur de la technologie ou que tous les Asiatiques sont doués avec les chiffres.
- Profitez de partenariats, comme un employeur de référence, pour obtenir un aperçu des différences culturelles.
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