Avantages du recrutement de collaborateurs à distance

Avant d’aborder les conseils opérationnels pour recruter des collaborateurs à distance, voici quelques mots sur les raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de vous lancer dans cette démarche.

• Accès à un vivier de talents plus vaste : un processus de recrutement à distance vous permet d’accéder à un vivier de talents mondial, sans être limité par les frontières géographiques. Vous avez ainsi davantage de chances de trouver la personne idéale pour des postes spécifiques, avec une grande variété de compétences et d’expériences.
• Réduction des coûts : vous pouvez économiser les coûts associés à l’entretien de locaux professionnels, notamment le loyer, les services publics et les fournitures de bureau. En outre, les collaborateurs à distance peuvent accepter des salaires moins élevés en échange de la flexibilité et des économies réalisées sur les trajets domicile-travail.
• Effectifs diversifiés : le recrutement à distance favorise une plus grande diversité des effectifs, car les employeurs ne sont pas limités au recrutement de candidats issus d’une région spécifique. Cette diversité peut apporter des perspectives et des idées différentes, stimulant ainsi l’innovation et la créativité.
• Amélioration du bien-être des collaborateurs : le travail à distance peut contribuer à une meilleure santé mentale et à un bien-être général accru pour les collaborateurs, qui disposent d’un meilleur contrôle sur leur environnement de travail et peuvent maintenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Continuité des activités : une équipe à distance peut être disponible 24 heures sur 24 et rendre votre entreprise plus résiliente en période de crise.

Je me souviens avoir un jour dû chercher un ingénieur iOS à Grimsby, au Royaume-Uni, parce que notre bureau s’y trouvait et, croyez-moi, personne n’y trouvait son compte. Ni nous, ni l’équipe, ni les candidats.

Après des mois de recherches infructueuses, nous avons décidé de recruter à distance et nous avons pourvu le poste en moins d’un mois.

Author's Tip

Le recrutement à distance offre également la possibilité de recentrer les efforts sur vos valeurs d’entreprise et sur ce qui rassemble les collaborateurs, quel que soit leur lieu de résidence. Lorsque je vois des organisations paniquer à l’idée de perdre leur « culture d’entreprise » en perdant un site de bureaux, je leur dis : “Je suis désolé que vous n’ayez pas eu une culture d’entreprise, mais une culture de bureau”.

Comment recruter des collaborateurs à distance

Entrons maintenant dans le vif du sujet. Recruter des travailleurs à distance signifie adapter votre processus de recrutement actuel pour tenir compte d’éléments tels que les différences linguistiques et les endroits où vous rechercherez les candidats. 

Voici les points à privilégier :

Adapter les descriptions de poste

L’une des premières étapes consiste à relire vos descriptions de poste afin de vous assurer qu’elles sont faciles à comprendre pour différents publics. Cela signifie qu’elles doivent être rédigées dans un langage accessible, sans expressions idiomatiques. 

Par exemple, essayez d’éviter les clichés comme « fonceur » ou de faire de l’« excellent sens de l’humour » une exigence.

On peut très bien parler anglais sans pour autant comprendre les expressions idiomatiques, et personne ne devrait devoir lire votre description de poste avec un dictionnaire. 

Assurez-vous que toutes les éventuelles contraintes, comme le salaire, le fuseau horaire ou les horaires de travail, sont clairement indiquées dans la description de poste.

Par ailleurs, j’aime toujours préciser le type d’état d’esprit que nous recherchons, c’est-à-dire une personne ayant l’esprit entrepreneurial et faisant preuve de proactivité.

Le travail à distance implique généralement moins de microgestion, mais cela signifie qu’une grande partie du travail doit être effectuée de manière autonome.

Les candidats potentiels doivent être prêts à cela et être capables de le démontrer lors d’un entretien, en donnant des exemples de situations où ils ont fait preuve de proactivité pour identifier des problèmes et les résoudre, ou de situations où ils ont communiqué efficacement avec plusieurs parties prenantes afin de mener à bien un projet complexe à distance.

Pour en savoir plus sur la rédaction des descriptions de poste, consultez mon article sur la rédaction d’une description de poste.

Diversifier la publication des offres d’emploi

Alors que certains sites d’emploi généralistes tentent de proposer davantage de postes à distance, vous pouvez aussi consulter des sites d’emploi spécialisés dans le travail à distance.

La plupart sont payants, mais certains sont gratuits. Voici mes suggestions :

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Un bon système de suivi des candidatures vous aidera à constituer votre vivier de candidats et à les accompagner tout au long du processus.

Il est également important de créer une page de recrutement solide afin de promouvoir les postes ouverts auprès des candidats potentiels qui pourraient suivre directement votre entreprise.

Un logiciel de page carrière peut grandement faciliter la gestion de ce processus tout en assurant la cohérence de vos offres d’emploi avec votre marque employeur.

Un peu plus de préparation aux entretiens

Les entretiens à distance peuvent nécessiter un peu plus de préparation de votre part et de la part des membres de votre équipe qui les mèneront.

Vous devez vous assurer d’être préparé, tant sur le plan de l’équipement que de l’état d’esprit :

Assurez-vous de disposer d’une bonne installation pour les entretiens à distance. Vous n’avez pas besoin d’une caméra 4K ni d’un équipement digne d’un streamer ou d’un youtubeur, mais veillez à être bien visible à l’écran et à limiter les distractions lorsque vous menez des entretiens. 

Dans l’idéal, vous êtes assis à un bureau — évitez de passer des entretiens dans une voiture ou en vous rendant quelque part, vous serez distrait et ce sera irrespectueux du temps de la personne. 

Efforcez-vous toujours d’être en vidéo afin de mieux établir le contact avec la personne et, dans la mesure du possible, demandez-lui d’activer sa caméra au moins une fois au cours du processus. 

Vous devrez tirer beaucoup d’informations d’un appel vidéo — ce qui peut être plus difficile — et cela signifie que vous devrez probablement consacrer plus de temps à chaque candidat. 

Et, tout comme vous pourriez avoir besoin de plus de temps pour vous faire une idée, les candidats pourraient en avoir besoin également pour mieux comprendre votre entreprise et vous-même. 

Concentrez-vous sur le fait de passer du temps avec chaque candidat afin de l’aider à comprendre votre culture ainsi que les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.

Il vient peut-être d’une culture différente. Vous devez donc vous assurer qu’il comprend les attentes et les normes, et qu’il les accepte.

Par exemple, si vous travaillez au sein d’une équipe très collaborative, mais que le candidat a peut-être été prestataire et recevait simplement un projet à livrer sans beaucoup de communication, veillez à lui expliquer la différence et à vous assurer que cela lui convient.

De plus, si vous interrogez des personnes à distance depuis un bureau, préparez-vous à répondre aux questions sur la manière dont votre entreprise équilibre les possibilités et la visibilité des employés travaillant au bureau et à distance. 

Une remarque sur les entretiens interculturels. Si vous ouvrez votre vivier de candidats au monde entier, vous devez être prêt à faire face à toutes sortes de styles de communication. 

Je recommande La carte des cultures d’Erin Meyer comme bonne introduction à la communication interculturelle.

Pour obtenir davantage de conseils sur les entretiens en général, consultez mon article la clé d’entretiens ciblés et stimulants, dans lequel je présente les entretiens structurés et standardisés (qui sont encore plus importants dans le recrutement à distance).

Par ailleurs, si vous avez besoin d’aide pour trouver un logiciel facilitant la réalisation d’entretiens à distance, consultez l’article de People Managing People sur les meilleurs logiciels d’entretien vidéo actuellement disponibles sur le marché.

Davantage de patience lors de la formulation d’une offre 

Comme toujours, assurez-vous d’être bien informé et correctement équipé pour faire une offre avant même d’atteindre cette étape.

Une offre peut nécessiter davantage d’échanges avec les candidats à distance, et peut-être un peu plus d’accompagnement pour les guider dans votre processus, car il peut s’agir de la première fois qu’un candidat échange avec une entreprise de votre pays. 

Armez-vous de patience. 

Pour en savoir plus sur la formulation d’une offre, consultez mon article sur la manière de faire une offre d’emploi.

Bonnes pratiques pour recruter des employés à distance

Le recrutement d’employés à distance nécessite des processus et des pratiques différents. Voici quelques bonnes pratiques à suivre à mesure que vous développez votre personnel à distance.

Renseignez-vous sur le droit du travail local

Lors du recrutement de travailleurs à distance, il est important de commencer par vous familiariser avec le droit du travail des États ou des pays où résident les employés potentiels à distance. 

Cela implique de comprendre les réglementations concernant le temps de travail, le salaire minimum, les avantages sociaux et les procédures de licenciement.

Créer une stratégie de rémunération mondiale

En fin de compte, la rémunération est la principale raison pour laquelle la plupart d’entre nous vont travailler. Il vaut donc la peine de réfléchir à la manière dont vous allez aborder cette question lors du recrutement à distance.

Comme le conseille Liam Reese dans son excellent article sur la rémunération mondiale : « La plupart des organisations choisiront de localiser la rémunération de base. Vous devez donc prendre le temps d’étudier les taux du marché local, puis de les ajuster en fonction de votre stratégie pour chaque poste (en dessous, au niveau ou au-dessus du marché).

Bien entendu, vous devez également tenir compte des réglementations locales, notamment des lois sur le salaire minimum, des règles relatives aux heures supplémentaires, des implications fiscales et des obligations en matière d’avantages sociaux.

Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour effectuer ce type d’analyse pour chaque poste dans chaque pays, vous pouvez toujours procéder à des ajustements en fonction du coût de la vie. Cela peut également être pertinent pour les pays dans lesquels vous n’avez pas beaucoup de postes. »

Présenter rapidement votre culture du travail à distance

Lorsque vous recrutez à distance, les candidats ne peuvent pas se promener dans vos bureaux, voir comment les équipes collaborent ou découvrir votre culture au fil d’interactions informelles. 

C’est donc à vous de leur montrer activement ce que signifie travailler avec votre équipe.

Cela implique de leur présenter leurs futurs coéquipiers, et pas uniquement les responsables du recrutement, et de leur permettre d’entendre comment les collaborateurs communiquent et collaborent. 

Vous pouvez également partager des éléments tels que vos règles de courtoisie sur Slack, un extrait de votre manuel de l’entreprise, ou même une courte vidéo Loom présentant les rituels de votre équipe.

Vous pouvez aussi donner aux candidats un aperçu de vos valeurs en pratique. Si vous affirmez privilégier la collaboration asynchrone ou accorder une grande importance à l’autonomie, montrez comment cela se traduit concrètement : expliquez comment vous organisez vos réunions quotidiennes ou prenez des décisions sans multiplier les réunions interminables.

Il est également utile d’être transparent sur les difficultés (« Nous cherchons encore le rythme idéal pour nos réunions »). Cette honnêteté instaure la confiance et aide les candidats à avoir le sentiment de faire un choix éclairé, plutôt que d’adhérer simplement à un discours soigneusement travaillé.

Envisager l’aide d’experts

Se familiariser avec la multitude de lois du travail et de processus de paie inconnus dans une nouvelle juridiction peut être trop difficile pour certaines organisations.

C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de faire appel à un service d’employeur officiel. Cela vous permet d’embaucher rapidement des salariés à temps plein sans avoir à créer une entité étrangère ni à gérer la paie.

Vous pouvez également recruter des prestataires indépendants, ou éventuellement créer une entité étrangère et travailler avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) locale ou un cabinet de conseil en ressources humaines afin de vous assurer que tout est fait correctement.

Points à prendre en compte pour recruter des salariés à distance

Élargir le vivier de talents auquel vous avez accès semble formidable, mais cela peut entraîner certaines complications.

Gérer la paie

La paie peut être complexe, en particulier pour les petites entreprises. Traiter la paie dans différentes juridictions ajoute de la complexité et des risques si cela n’est pas fait correctement.

Calculer la rémunération

Déterminer une rémunération équitable pour les travailleurs à distance implique de tenir compte des taux de rémunération locaux, du coût de la vie et des avantages sociaux prévus.

Risque lié à l’établissement stable

Une présence commerciale dans un autre pays peut vous soumettre à l’impôt sur les sociétés et à des obligations supplémentaires en matière de conformité.

Un établissement stable désigne le seuil minimal qui, une fois dépassé, entraîne l’imposition d’une entreprise et son assujettissement aux réglementations d’un autre pays.

Qualifier à tort des salariés de prestataires indépendants

Une mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des amendes, des pénalités et des litiges juridiques. C’est pourquoi il est important de définir clairement les fonctions et d’envisager de transformer les prestataires indépendants en salariés afin de rester en conformité (pour vous guider dans ce sujet complexe, je vous recommande de lire ensuite notre explication sur la mauvaise classification des salariés et les moyens de l’éviter.)

Droits de propriété intellectuelle et droits sur les inventions

Les recrutements internationaux peuvent compliquer la protection de la propriété intellectuelle (IP) en raison de la diversité des lois relatives à la propriété intellectuelle et des environnements de travail à distance.

Fiscalité des employés à distance

Déterminer où les employés à distance paient leurs impôts est essentiel. Comprendre comment s’y retrouver peut être difficile et peut vous obliger à consulter un prestataire de services qui pourra vous aider à comprendre les obstacles liés à la conformité et les pratiques fiscales étrangères.

Donner toutes les chances de réussir aux employés à distance

Je gère des équipes à distance depuis quelques années maintenant. Pour finir, je me suis donc dit que je pourrais partager quelques enseignements pour vous aider à donner toutes les chances de réussir à vos employés à distance.

Une intégration approfondie 

Intégrer quelqu’un à distance est plus difficile que de l’accueillir dans un bureau, car cela se résume souvent à une réunion après l’autre et à des temps d’attente entre les réunions, pendant lesquels la personne doit soit lire mécaniquement, soit attendre la prochaine action.

Voici quelques éléments sur lesquels je me concentre pour rendre le processus d’intégration à distance aussi fluide que possible :

• Assurez-vous d’être prêt à envoyer toutes les informations et tout le matériel à l’avance.
• Commencez à les inviter aux réunions quotidiennes et aux appels avant même le premier jour, afin qu’ils puissent déjà reconnaître les noms et savoir vers qui se tourner une fois qu’ils auront commencé. 
• Si un voyage d’entreprise est prévu peu après la date de début, demandez si votre nouvelle recrue peut y participer (mais veillez à respecter son temps, car elle ne pourra peut-être pas participer à toutes les réunions et à tous les voyages si elle doit terminer son travail dans son précédent emploi).

Pour en savoir plus, consultez ces 11 conseils pour intégrer des employés à distance.

Adapter les retours

Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous comptez souvent sur la débrouillardise et l’esprit d’initiative de vos collaborateurs. 

Comme je l’ai mentionné plus haut, j’aime intégrer cela à mes descriptions de poste. Mais vous devez vous assurer de continuer à fournir à chacun des retours et des conseils en temps utile 

Vous n’avez peut-être pas eu l’occasion de développer une relation aussi étroite avec vos collaborateurs puisqu’ils travaillent à distance

C’est pourquoi il est essentiel d’essayer de comprendre au mieux la situation et le raisonnement de la personne avant de lui faire part de vos retours. 

Veillez à poser des questions comme « Où en sommes-nous avec ce projet ? Quels obstacles prévoyons-nous ou rencontrons-nous ? De quoi avez-vous besoin de ma part pour vous aider à mener ce projet à bien ? ». 

J’aime également discuter avec mon équipe des objectifs que je fixe pour le trimestre à venir, afin de vérifier ce qui se passe pour chacun d’entre eux individuellement, puis pour l’ensemble du groupe. Je vérifie et fixe les principaux objectifs une fois par trimestre, puis nous faisons le point chaque mois sur les progrès réalisés. 

Je fais également régulièrement le point sur les objectifs individuels lors de nos entretiens individuels toutes les deux semaines, et j’en profite aussi pour vérifier comment va la personne.

Vous ne voyez pas les gens dans la vie réelle, vous ne savez donc pas si leur enfant est malade ou s’ils rencontrent des problèmes susceptibles d’avoir temporairement un impact sur leur travail. Ne tirez donc pas de conclusions hâtives. 

Vous pouvez commencer les réunions par un indicateur rouge/jaune/vert ou une note sur 10, afin de savoir comment se sent votre équipe. Veillez à revenir vers les personnes qui envoient des signaux (notes faibles ou jaune/rouge).

Le contexte est essentiel, mais il se perd plus facilement à distance. Veillez donc à consacrer du temps à mieux comprendre votre équipe et à ne pas vous contenter de points de suivi superficiels.

Cohésion d’équipe 

Pour créer des liens, j’aime consacrer du temps à des interactions informelles et non professionnelles. Cela peut être un apéritif ou un moment consacré au thé avec l’équipe.

Il peut s’agir d’une session de jeu pendant le déjeuner ou de la création d’un serveur Discord où chacun peut rejoindre un salon audio uniquement (pour lutter contre la fatigue liée aux visioconférences) et interagir autant ou aussi peu qu’il le souhaite tout en travaillant. 

Les participants peuvent également partager plusieurs écrans simultanément pour faciliter la collaboration.

Au moment où j’écris ces lignes, je suis sur un serveur Discord avec mes amis après le travail. Ils jouent à quelques jeux, et je ne me sens pas du tout fatigué après une journée entière de visioconférences. 

Recruter à distance peut vous aider à atteindre vos objectifs

Recruter à distance est un excellent moyen de vous assurer d’obtenir la meilleure personne pour votre poste, plutôt que la meilleure personne dans un rayon donné.

Oui, cela peut demander beaucoup d’efforts pour bien faire les choses, mais les bénéfices sont considérables, car vous pouvez profiter d’une telle diversité de points de vue.

Dans mon entreprise, nous apprécions vraiment d’entendre les différents points de vue des collaborateurs, car nous cherchons à créer un produit mondial.

Le travail à distance n’est pas une mode, il n’est plus réservé aux quelques « nomades numériques », c’est un changement de paradigme du travail.

Pour obtenir une aide supplémentaire dans votre recherche des talents dont vous avez besoin, consultez peut-être ces conseils pour trouver des candidats, ces conseils pour recruter des employés internationaux en particulier, ou ces conseils pour créer une marque employeur forte afin d’attirer des candidats.

FAQ sur le recrutement d’employés à distance

Quels sont les postes couramment occupés par les travailleurs à distance ?

Les postes couramment exercés à distance comprennent :

• Développeurs de logiciels
• Spécialistes du marketing
• Agents du service client
• Designers
• Créateurs de contenu
• Chefs de projet.
  

Les postes qui reposent sur des outils numériques et un travail autonome s’adaptent généralement bien au travail à distance.

Quelle est la meilleure façon de rémunérer les employés à distance ?

Si vous gérez vous-même ces aspects, vous pouvez utiliser des plateformes de paie internationales comme Deel, Remote.com ou Papaya Global pour gérer la conformité, les impôts et les conversions de devises.

Vous pouvez également recruter par l’intermédiaire d’un employeur officiel (EOR) si vous ne disposez pas d’une entité locale dans le pays de l’employé.

Est-il moins coûteux d’employer des personnes à distance ?

Souvent, oui — les entreprises économisent sur les locaux, les charges, les déménagements et, dans certains cas, les salaires, selon le coût de la vie dans la région.

Toutefois, les coûts tels que les allocations pour l’équipement technologique des employés à distance, les services de paie internationaux et les frais de conformité locaux doivent également être pris en compte.

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