Qu’est-ce que la surveillance des employés ?

Qu'est-ce que la surveillance des employés ?

La surveillance des employés peut désigner tout processus lié à la collecte d'informations sur l'activité des employés.

L'activité peut inclure tout ce que l'employé effectue. Par exemple :

• Trafic Internet (sites web visités, activité sur les réseaux sociaux)
• Géolocalisation (données de position GPS)
• Données de santé (examens médicaux, appareils de suivi de l'activité physique)
• Utilisation des applications (applications utilisées par l'employé et durée d'utilisation)

Quels sont les types de surveillance des employés ?

Bien que la technologie ait ouvert la boîte de Pandore d'un vaste éventail d'options et de tarifs, toutes les méthodes comportent trois éléments fondamentaux :

1 - Surveiller (la plupart proposent une surveillance en temps réel et des intégrations avec des logiciels tiers)

2 - Établir des rapports (notamment des notifications push et par e-mail ou des rapports personnalisés)

3 - Ne pas permettre l'interruption des deux étapes précédentes.

Surveillance d'Internet (sites web, surveillance des e-mails et réseaux sociaux)

Internet est actuellement le principal centre d'intérêt de la surveillance des employés. Les rapports peuvent inclure tout ce qui va de l'historique de navigation aux feuilles de temps indiquant le temps consacré aux réseaux sociaux.

Les e-mails deviennent progressivement un outil de communication dépassé, car ils sont moins productifs et moins efficaces que les outils de communication plus récents. 

Ils sont toutefois toujours utilisés, et de nombreuses organisations s'appuient sur des logiciels de surveillance des e-mails des employés pour les surveiller. Les données collectées à partir des e-mails des employés comprennent généralement le corps, l'objet et les destinataires des messages.

Surveillance du système d'exploitation

La plupart des logiciels de surveillance des employés capturent l'activité informatique sur l'ordinateur de l'employé, notamment les programmes exécutés par l'utilisateur et leur durée d'utilisation. Le temps d'inactivité de l'ordinateur est également souvent enregistré.

Certains logiciels de suivi peuvent également créer un accéléré à partir d'images prises par une webcam ou effectuer automatiquement des captures d'écran.

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Surveillance informatique au moyen de logiciels d'enregistrement des frappes

L'enregistrement des frappes est une méthode qui consigne tout ce qu'un utilisateur saisit et peut également prendre des captures d'écran.

Cette méthode comporte des risques importants liés à la confidentialité des employés et aux violations de données. En effet, comme presque tous les logiciels de surveillance sont aujourd'hui hébergés en ligne, cette méthode entraînera la capture et la transmission sur un réseau de tout ce qui va des numéros de carte bancaire aux secrets commerciaux.

Les organisations qui doivent conserver les données de surveillance dans leur propre infrastructure peuvent plutôt utiliser des logiciels de surveillance des employés installés sur site.

Surveillance des appels téléphoniques et des discussions

Certains logiciels de surveillance permettent d'enregistrer les appels téléphoniques et de surveiller la messagerie instantanée pendant les heures de travail afin de récupérer ultérieurement les données pour les analyser.

Suivi de la localisation

Les entreprises peuvent utiliser le suivi GPS pour suivre les voitures et localiser les ordinateurs portables et les appareils mobiles pendant la journée de travail des employés.

Vidéosurveillance

De nombreuses entreprises intègrent des images provenant de caméras vidéo afin de surveiller la présence et les actions des employés pendant leurs heures de travail.

Avantages de la surveillance des employés dans un environnement fondé sur la confiance

Il existe plusieurs avantages clés des logiciels de surveillance des employés :

• Vous pouvez utiliser les données collectées pour aider les employés qui éprouvent des difficultés à effectuer leur travail et déterminer le type de formation nécessaire pour chaque équipe.
• C'est également une excellente occasion de donner des retours et de discuter de la manière dont chaque employé peut renforcer ses compétences et planifier sa carrière afin d'en tirer le meilleur parti.
• Vous pouvez également utiliser les rapports pour aider à définir des objectifs et des attentes plus réalistes pour les équipes, et les aider à s'améliorer en franchissant une étape à la fois.
• Créer des discussions ouvertes sur les données montre que vous vous souciez de l'équipe et augmente son engagement et son bien-être.

Points à prendre en compte lors de la mise en place de la surveillance des employés

Les risques liés à la surveillance des employés présentés ci-dessous doivent être atténués au moyen d'une politique de surveillance soigneusement élaborée.

Vie privée

La mise en place d'un système de surveillance des employés ouvre la porte à plusieurs problèmes de confidentialité. 

Il existe un risque élevé de divulgation de données de l'entreprise ou de données personnelles à la suite d'un incident de cybersécurité ou d'un logiciel malveillant, comme un cheval de Troie ou un virus informatique.

Malheureusement, aucune solution ne peut garantir que les données collectées seront sûres à 100 %.

Engagement des employés

Si vous ne faites pas confiance à vos employés, pourquoi vous feraient-ils confiance ?

Et pourquoi se soucieraient-ils de leur travail s'ils n'ont pas confiance dans l'entreprise pour laquelle ils travaillent ?

Il est donc essentiel de réfléchir à la manière dont vous abordez ce sujet avec les employés afin d'éviter de nuire à leur moral.

Augmentation du stress

Certaines personnes, lorsqu'elles se voient confier de l'autorité, ont naturellement tendance à exercer leur influence et leur contrôle sur les autres.

Lorsqu'elles disposent d'outils de surveillance des employés et d'autres applications RH, il leur est beaucoup plus facile de devenir abusives envers les employés.

De plus, lorsque les employés savent que l'entreprise pour laquelle ils travaillent les espionne, leur niveau de stress augmente et le risque d'épuisement professionnel est plus élevé.

Questions juridiques 

Selon la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM), qui vise à créer de meilleurs environnements de travail, vous devriez obtenir des conseils juridiques avant de mettre en place un programme de surveillance sur le lieu de travail. 

Aux États-Unis, par exemple, vous devrez respecter les lois fédérales et celles des États, et chaque cas est différent.

Vous devez également respecter la Loi sur la confidentialité des communications électroniques (ECPA) pour surveiller les appels téléphoniques.

Dans l'Union européenne, le droit à la vie privée au travail est garanti. Les employeurs doivent demander le consentement de l'employé pour collecter des données personnelles et doivent préciser comment et pourquoi ils les collectent.

Vous devez également vous conformer aux lois spécifiques sur la protection de la vie privée. Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) impose des exigences strictes concernant le stockage et le transfert d'informations sensibles.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Quelles méthodes suis-je autorisé à utiliser pour surveiller l'activité ?
• Quand est-il acceptable d'effectuer une surveillance et dans quels lieux ?
• Dois-je obtenir le consentement des employés ou dois-je simplement les informer ?

Comment aborder la surveillance des employés avec les membres de l'équipe en tant que responsable

Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir aux véritables raisons qui vous amènent à adopter cette approche en vous posant les questions suivantes.

• Quelles excuses est-ce que j'invoque pour justifier la microgestion de cet employé ? Par exemple, est-ce que je pense être la seule personne à pouvoir déléguer cette tâche ?

• Pourquoi n'arrive-je pas à voir la situation dans son ensemble ? En tant que responsable, il est essentiel de laisser à l'équipe le soin de s'occuper des détails et de se concentrer sur la vue d'ensemble. 

• Comment puis-je aider cet employé à progresser ? Quand a-t-il fait le point à ce sujet pour la dernière fois ? Certains événements passés pourraient-ils vous amener à remettre en question ses capacités ou à ne pas lui faire confiance ?

• Comment puis-je utiliser positivement un logiciel de suivi de l’activité ? Pensez-vous que la présence est plus importante que la performance ? Que ressentiriez-vous en tant qu’employé si votre entreprise décidait de surveiller vos actions ? Quelles méthodes envisagerais-je d’utiliser et lesquelles n’utiliserais-je pas ?

Des plateformes efficaces de gestion des dossiers RH veillent à ce que les préoccupations des employés concernant les pratiques de surveillance soient traitées de manière équitable et transparente.

L’état d’esprit d’entreprise idéal pour accompagner la surveillance des employés

Si vous voulez obtenir d’excellents résultats en utilisant la surveillance des employés, investissez vos ressources dans la création d’une culture d’entreprise fondée sur une grande confiance, dans laquelle les employés se sentent :

• Respectés en tant que professionnels
• Dirigés par des leaders, et non par des patrons
• Dans une culture d’entreprise fondamentalement équitable
• Dans un environnement où des politiques de surveillance intelligemment conçues sont en place.

Comment instaurer un environnement fondé sur une grande confiance

Depuis plus de 30 ans, Great Place to Work étudie la relation entre une culture fondée sur la confiance et la réussite globale d’une entreprise. 

En 2016, l’organisation a publié « Les arguments en faveur d’une culture fondée sur une grande confiance », avec notamment une conclusion essentielle :

Les entreprises dont la culture repose sur la confiance obtiennent de meilleurs résultats sur les marchés boursiers, affichent un taux de rotation nettement plus faible et sont plus créatives, avec des employés plus engagés et plus productifs. Elles affichent également des niveaux plus élevés de satisfaction client.

Par ailleurs, selon GPW, aucune entreprise dépourvue d’une culture fondée sur une grande confiance n’est jamais parvenue à figurer dans la liste « Les 100 meilleures entreprises où travailler selon Fortune ».

En 2020, une étude de la London School of Economics (LSE) a conclu que « les dirigeants et les managers devront de plus en plus comprendre que la confiance est au cœur de la performance, de l’engagement, de l’implication et de la fidélisation des employés productifs ».

Doist, une entreprise de logiciels de productivité qui redéfinit l’avenir du travail, adopte une approche intéressante pour relever ce défi.

L’entreprise commence par recruter les bonnes personnes en recherchant des traits faciles à repérer qui indiquent qu’une personne est probablement digne de confiance.

Vous ne verrez aucune offre d’emploi comportant des exigences irréalistes, comme le multitâche et la disponibilité pour travailler 24 h/24 et 7 j/7. 

Le processus de sélection est aussi transparent que possible, avec des retours fréquents de la part du candidat comme de l’entreprise.

Une fois la décision d’embaucher le candidat prise, l’entreprise instaure la confiance dès le premier jour grâce à un processus d’intégration dédié comprenant les éléments suivants :

• Inviter un membre de l’équipe à devenir le mentor de la nouvelle recrue. L’entreprise veille également à ce que cette personne réserve du temps dans son agenda afin d’être disponible au cours du premier mois pour répondre à toutes ses questions.

• Communiquer fréquemment et toujours faire preuve d’honnêteté lors des retours.

• Donner aux nouveaux employés de véritables occasions de contribuer à l’entreprise dès le premier jour.

• Définir clairement les attentes concernant les résultats de leur travail ainsi que les indicateurs de performance qui seront utilisés pour l’évaluer.

• Créer des moments d’échange informels permettant aux nouvelles recrues de sociabiliser avec leurs collègues, afin qu’elles puissent mieux se connaître.

Après quelques semaines, l’entreprise continue de renforcer la confiance qu’elle leur accorde en donnant aux nouveaux membres de l’équipe l’autonomie nécessaire pour accomplir leur travail.

Une leçon à retenir ici est que les dirigeants doivent maîtriser l’art de déléguer des tâches afin d’instaurer la confiance ; ils doivent remplacer leur tendance à la microgestion par des compétences de leadership. 

Ce n’est pas une tâche facile, mais elle porte ses fruits de manière surprenante :

Les employés réagiront automatiquement à cet état d’esprit par une productivité accrue, en se sentant responsables et motivés.

Réflexions finales

Vous devriez utiliser la surveillance des employés dans un environnement fondé sur une grande confiance afin d’accroître son impact positif sur la performance, l’efficacité et l’engagement des employés.

N’oubliez pas que l’objectif central est de bâtir une culture d’entreprise fondée sur une grande confiance.

Recrutez les bonnes personnes, mettez en place un processus d’intégration soigneusement conçu et donnez aux employés l’autonomie dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.

Il est essentiel que les dirigeants s’attachent à supprimer ce qui entrave le flux de travail tout en renforçant l’engagement et la motivation des employés. La surveillance des employés peut être un excellent outil pour les aider à atteindre cet objectif.

Une fois que vous aurez établi une culture fondée sur la confiance avec les bons outils, la réussite organisationnelle suivra.

Pour vous aider, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de surveillance des employés actuellement disponibles sur le marché.

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