Padroneggia la Talent Review 9 Box: Guida per Professionisti HR
In superficie, la valutazione del talento con la griglia a 9 caselle potrebbe sembrare un po' un espediente. Ma in realtà, nel corso degli anni si è rivelata uno strumento utile per i team HR di diversi settori.
In questo articolo ti guiderò attraverso il processo della griglia a 9 caselle, ne spiegherò il valore e offrirò consigli pratici per i professionisti HR che vogliono sfruttare al meglio questo strumento. Che tu voglia individuare i futuri leader o migliorare le strategie di sviluppo del talento, la valutazione a 9 caselle può aiutarti a semplificare e ottimizzare l’approccio.
Cos'è una valutazione del talento con la griglia a 9 caselle?
La valutazione a 9 caselle è un framework strategico che aiuta i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali a valutare e sviluppare la forza lavoro. È uno strumento visivo che utilizza due assi—prestazioni e potenziale—per valutare i dipendenti, rendendo più semplice identificare i migliori talenti, fare un po’ di pianificazione della successione e allineare la gestione delle risorse con gli obiettivi organizzativi.
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Alla base, la griglia 9-box è una matrice 3x3 utilizzata per valutare i dipendenti in base ai due assi chiave che ho menzionato prima:
- Prestazioni: Quanto bene un dipendente sta attualmente svolgendo il proprio ruolo.
- Potenziale: La capacità di un dipendente di crescere, assumersi maggiori responsabilità o sviluppare qualità di leadership.
Questo framework colloca i dipendenti in una delle nove categorie, a seconda di dove si posizionano rispetto sia alle prestazioni che al potenziale. A seconda dello strumento di gestione delle prestazioni che utilizzi, potresti poter sfruttare funzionalità all’interno del software per replicare questo processo oppure, almeno, incorporare i suoi dati nella valutazione.
Finalità
La griglia a 9 caselle svolge diverse funzioni importanti nella gestione dei talenti:
- Individuazione dei top performer e degli alti potenziali: Aiuta a evidenziare i dipendenti che potrebbero essere i futuri leader della tua organizzazione.
- Orientamento dei piani di sviluppo: Per i dipendenti promettenti che necessitano di supporto per crescere, la griglia aiuta a dare priorità a iniziative di sviluppo mirate.
- Supporto alla pianificazione della successione: Identificando i dipendenti ad alto potenziale, i team HR possono pianificare la transizione delle posizioni di leadership e creare un solido bacino di talenti.
“La valutazione del talento con griglia a 9 caselle è uno strumento di strategia delle risorse umane utilizzato per valutare e calibrare i dipendenti in merito a decisioni su retribuzione, piani di successione, ecc.”, ha affermato Heather Doshay, Head of Talent presso SignalFire. “Serve a individuare i migliori talenti, i performer costanti e coloro che necessitano di sviluppo. Il suo punto di forza è la semplicità. Offre una rappresentazione visiva per valutare le persone e prendere decisioni rapide, ma presenta anche molte limitazioni.”
Perché è utile
La griglia 9 caselle è, almeno in teoria, uno strumento decisionale basato sui dati. Posizionando i dipendenti sulla base di prestazioni e potenziale, i responsabili HR possono prendere decisioni informate su promozioni, sviluppo di carriera e pianificazione della successione. Questo approccio strutturato riduce i bias, aumenta la trasparenza e garantisce che la gestione dei talenti sia allineata agli obiettivi aziendali.
Per fornire ulteriori approfondimenti sui vantaggi pratici di questo strumento, abbiamo parlato con Heather Doshay, esperta executive nel campo della gestione dei talenti. Secondo Doshay, "La griglia 9-box crea una struttura chiara e oggettiva per discutere lo sviluppo dei talenti, aiutando i leader a prendere decisioni migliori e, in definitiva, a rafforzare le performance dell’organizzazione."
Elementi di una valutazione a 9 caselle
La griglia 9-box è apprezzata per la sua semplicità. Vediamo quali sono i componenti principali che ne guidano il ragionamento.
Asse delle prestazioni
L’asse delle prestazioni valuta il rendimento attuale di un dipendente nel proprio ruolo, includendo fattori come:
- Raggiungimento dei KPI (Key Performance Indicators)
- Costanza nei risultati
- Qualità del lavoro e attenzione al dettaglio
- Feedback da colleghi, manager e clienti
Ad esempio, un top performer su quest’asse potrebbe essere un dipendente che supera regolarmente gli obiettivi di vendita, offre un servizio clienti eccellente ed è apprezzato per la sua affidabilità.
Asse del potenziale
L’asse del potenziale misura la capacità di un dipendente di crescere e assumere future responsabilità. Questo comprende fattori come:
- Capacità di leadership: Il dipendente mostra potenziale per guidare team o gestire progetti più grandi?
- Adattabilità: Sa affrontare nuove sfide o adattarsi alle esigenze aziendali che cambiano?
- Agilità nell'apprendere: È rapido nell’acquisire nuove competenze e si trova a proprio agio in situazioni nuove?
Ad esempio, un dipendente che è proattivo nel fare da mentore ad altri o ha manifestato interesse per la formazione alla leadership potrebbe ottenere un punteggio elevato sull'asse del potenziale.
Secondo Doshay, ridurre il contributo di una persona all’azienda alle due dimensioni coinvolte nel metodo dei 9 box è una semplificazione eccessiva e richiede alcuni aggiustamenti da parte tua.
“Queste due semplici variabili di performance e potenziale non sono input ottimali se vengono considerate le uniche due variabili per prendere decisioni così critiche, dalle promozioni all’assegnazione dei bonus,” ha scritto Doshay in un post per il blog di SignalFire. “Adattare le linee degli assi per allinearsi al meglio con il caso d’uso specifico è fondamentale per garantire che lo strumento lavori per te e non contro di te.”
Le 9 categorie
La griglia dei 9 box è suddivisa in nove riquadri distinti in base alla combinazione di performance e potenziale. Ecco una breve panoramica:
- Alte performance/Alto potenziale: Sono i dipendenti che ottengono costantemente buoni risultati e hanno un notevole potenziale di crescita, spesso visti come futuri leader.
- Alte performance/Potenziale moderato: Questi dipendenti lavorano bene nei loro attuali ruoli ma potrebbero avere meno propensione alla leadership. Sono ottimi collaboratori ma potrebbero richiedere piani di sviluppo specifici per crescere.
- Performance moderate/Alto potenziale: Questi dipendenti hanno margini di miglioramento nei ruoli attuali ma mostrano potenziale di crescita e leadership.
- Performance moderate/Potenziale moderato: Questi dipendenti sono affidabili nei ruoli attuali ma potrebbero aver bisogno di sostanziale supporto per svilupparsi ulteriormente.
- Bassa performance/Alto potenziale: Questi dipendenti hanno performance insufficienti ma possono migliorare e, con il giusto supporto, eccellere.
- Bassa performance/Potenziale moderato: Questi dipendenti necessitano di un miglioramento immediato della performance e potrebbero avere un potenziale limitato.
- Bassa performance/Basso potenziale: Questi dipendenti possono avere difficoltà sia in termini di performance sia di potenziale, rendendoli possibili candidati per una rivalutazione o per l’uscita dall’azienda.
- Performance moderate/Basso potenziale: I dipendenti in questa categoria possono mantenere il proprio ruolo attuale ma potrebbero non essere adatti per una crescita professionale a lungo termine.
- Alte performance/Basso potenziale: Questi dipendenti eccellono nelle posizioni attuali ma difficilmente saranno adatti per ruoli di leadership o posizioni più avanzate.
Diamo quindi un’occhiata a come questo viene visualizzato nella pratica.
Visualizzazione
Supponiamo di voler analizzare i diversi tipi di persone all’interno di un team e come l’organizzazione valuta il loro potenziale per il futuro. Questo può rientrare in una più ampia valutazione delle performance del team. Ecco come potrebbe essere.
La griglia dei 9 box è solitamente presentata come una matrice 3x3. Per maggiore chiarezza, i professionisti HR possono creare la griglia usando modelli Excel o software specifici per le risorse umane.
Tracciando i dipendenti in questo modo, puoi identificare aree di miglioramento, carenze di talento e potenziali futuri leader.
Sfide e soluzioni
Come ogni strumento, anche la griglia dei 9 box presenta delle sfide. Un problema comune è la parzialità nelle valutazioni. È fondamentale che le valutazioni si basino su dati oggettivi—come metriche di performance e feedback—e non su impressioni soggettive.
Un’altra difficoltà è l’uso eccessivo della griglia, che può portare a una sorta di “affaticamento da box” o alla dipendenza dallo strumento per risolvere qualsiasi questione HR. Per evitarlo, i team HR dovrebbero utilizzare la griglia 9 box assieme ad altre strategie di gestione dei talenti.
Cosa fare con l’analisi
La comunicazione è una barriera importante alla sua efficacia, ma non nel modo che ci si potrebbe aspettare. Il 9 box è uno strumento di valutazione dei talenti che non andrebbe condiviso direttamente con la persona valutata. Non è propriamente uno strumento di gestione delle performance, ma piuttosto uno strumento di valutazione dei talenti e di pianificazione della successione.
Reazioni come quella che vedi sopra, da parte di un utente Reddit, non sono rare quando i dipendenti vengono esposti all’analisi 9 box. I commentatori sul thread notano che, ovunque siano posizionati i dipendenti nella griglia, è meglio che solo il loro manager e i team di leadership abbiano accesso a queste informazioni.
Un approccio moderno
Il modello 9 box non è una novità e, di conseguenza, molti dipendenti e analisti delle tendenze della forza lavoro sono rapidi nel sottolinearne i difetti. Per questo motivo, spesso non è particolarmente apprezzato.
Doshay promuove un processo di valutazione 9 box modernizzato in cui i leader possono tracciare la performance su tre diversi formati 9 box. Essi sono:
- Focus sulla performance: asse X = Performance; asse Y = Comportamento (allineamento ai valori)
- Focus sulle promozioni: asse X = Prontezza individuale; asse Y = Necessità aziendale
- Focus sulla successione: asse X = Valore/Criticità del ruolo; asse Y = Rischio di retention
Il modello 9 box incentrato sulla performance è abbastanza simile a quello tradizionale, mentre gli altri due delineano i prossimi passi per il management. In particolare, si concentrano sulla definizione degli obiettivi e sullo sviluppo. Doshay li ha visti essere utilizzati con successo per orientare discussioni su compensi e promozioni.
“Forniscono maggiore valore se un'azienda sta cercando di capire come allineare una strategia di retribuzione basata sulla performance ma desidera anche mantenere il comportamento culturale al centro dell’attenzione,” afferma. “Ho visto il nostro 9 box moderno usato sostituendo il potenziale con l'"allineamento culturale" e sono riusciti ad allineare gli importi dei riconoscimenti in base al box calibrato.”
Come funziona?
Il processo di valutazione del talento con il modello 9 box prevede quattro passaggi principali che aiutano a valutare, posizionare e analizzare efficacemente la performance e il potenziale dei dipendenti. Ogni fase è essenziale per garantire decisioni basate sui dati e per dare priorità alle strategie di sviluppo più adatte alla propria forza lavoro.
Passaggio 1: Valutare la performance
Il primo passo nel processo di valutazione 9 box è valutare la performance attuale del dipendente. Le valutazioni delle performance effettuate da manager formati aiutano a capire quanto un dipendente svolge efficacemente il proprio ruolo e raggiunge gli obiettivi lavorativi. Ecco come procedere:
- Definire metriche chiare: Inizia stabilendo indicatori di performance specifici che siano in linea con le responsabilità del ruolo e gli obiettivi aziendali. Queste metriche possono includere KPI (Key Performance Indicators), tassi di completamento dei progetti o indici di soddisfazione dei clienti.
- Raccogliere feedback: Le valutazioni della performance non riguardano solo i numeri. L'inclusione del feedback di manager, colleghi e persino subordinati offre una visione olistica del contributo di un dipendente. Gli strumenti di feedback a 360 gradi aiutano a ridurre i bias e fornire una valutazione più equilibrata.
- Considerare la coerenza: Cerca prestazioni mantenute nel tempo. Successi o insuccessi occasionali possono essere fuorvianti. Ad esempio, un dipendente che raggiunge con costanza i target di vendita per diversi trimestri dovrebbe essere valutato più positivamente di chi raggiunge un risultato eccellente solo in un periodo e fatica a mantenerlo.
- Usare dati oggettivi: Assicurati di utilizzare dati oggettivi e misurabili, come target di vendita mensili, feedback dei clienti o rapporti di produttività dei dipendenti. Evita giudizi soggettivi che possono distorcere la valutazione. Considera l'integrazione di strumenti come le review delle performance, test psicometrici, valutazioni di leadership, assessment comportamentali e analytics di produttività per supportare la tua valutazione.
"Un 9-box può indicarti la profondità e l’ampiezza del talento, ma è privo di significato senza contesto," ha dichiarato Tim Toterhi, CHRO e Coach presso Ploterline Leadership. "Il processo di talent review dovrebbe iniziare con una State of The Union a livello di organizzazione o dipartimento, che guarda alle esigenze future. Potresti avere ottimi performer oggi, ma se il settore o il mercato cambia, anche il miglior performance di oggi potrebbe non essere sufficiente per le esigenze di domani.
"I talent review e i piani di successione sono inutili senza azioni che diano seguito al piano. Se i tuoi piani sono sempre uguali anno dopo anno, hai fallito."
Passaggio 2: Valutare il potenziale
Il passo successivo è la valutazione del potenziale di un dipendente—la sua capacità di crescere, assumere maggiori responsabilità o ricoprire ruoli di leadership in futuro. La valutazione del potenziale può essere più soggettiva rispetto alla performance, ma esistono metodi e indicatori chiave che possono aiutare.
Valuta il potenziale osservando indicatori come le capacità di leadership, l'agilità nell'apprendimento e l'adattabilità. Strumenti come sondaggi sulle aspirazioni di carriera, valutazioni sulla formazione alla leadership e valutazioni dei talenti dei dipendenti possono aiutarti a valutare in modo più accurato il potenziale di crescita di un dipendente.
In definitiva, il tuo obiettivo è capire come la persona si posiziona nelle seguenti aree:
- Adattabilità: Osserva come i dipendenti gestiscono i cambiamenti o affrontano nuove sfide. Riuscono a prosperare in situazioni incerte? Un dipendente che si adatta rapidamente a nuove tecnologie o processi probabilmente ha un alto potenziale.
- Qualità di Leadership: Valuta le qualità di leadership di un dipendente osservando come motiva e supporta gli altri. Questo include la capacità di ispirare i colleghi, delegare i compiti e promuovere la collaborazione.
- Agilità nell’apprendimento: Valuta la disponibilità e la capacità di un dipendente di apprendere nuove competenze. I dipendenti che mostrano curiosità, proattività nell'apprendere nuove tecnologie o entusiasmo per l'auto-miglioramento spesso hanno un alto potenziale.
- Preparazione al futuro: Analizza le aspirazioni di carriera e l’allineamento con ruoli futuri. Usa le valutazioni del talento e i colloqui comportamentali per individuare opportunità di crescita e la preparazione per responsabilità maggiori.
Coinvolgi i manager
Le intuizioni dei manager sulla capacità di un dipendente di assumersi maggiori responsabilità o gestire progetti complessi sono tra le informazioni più preziose a tua disposizione. Il loro contributo sul potenziale di crescita e sviluppo di un dipendente guiderà le decisioni su come collocarlo nella griglia.
Esempio: Uno specialista IT che risolve proattivamente i problemi, fa da mentore ai colleghi junior ed esprime interesse per la formazione alla leadership può essere considerato ad alto potenziale. La sua capacità di insegnare agli altri e innovare lo rende un ottimo candidato per ruoli di leadership futuri.
Fase 3: Posiziona i dipendenti nella griglia
Dopo aver valutato le prestazioni e il potenziale, il passo successivo è collocare accuratamente i dipendenti nella griglia 9-box. Questo richiede di:
- Usare un sistema di valutazione coerente: Assicurati che sia le prestazioni sia il potenziale vengano valutati su una scala coerente per tutti i dipendenti. Ad esempio, puoi utilizzare una scala da 1 a 5, dove 1 è basso e 5 è alto.
- Essere oggettivi e coerenti: Durante il posizionamento dei dipendenti sulla griglia, sii il più obiettivo possibile. Mantieni i punteggi in linea con gli standard di valutazione dell’azienda.
- Documentare la motivazione: Fornisci esempi specifici o prove che spiegano perché un dipendente è stato inserito in una determinata casella. Se un dipendente è posizionato nel riquadro "Prestazione Moderata/Alto Potenziale", annota i progetti o i comportamenti specifici che dimostrano il suo potenziale di crescita, nonostante le attuali difficoltà nelle prestazioni.
- Utilizzare software HR o modelli: Strumenti come le piattaforme software HR o anche modelli in Excel possono semplificare questo processo permettendo di tracciare e visualizzare dove si trovano i dipendenti nella griglia. Questi strumenti possono anche aiutare ad analizzare i trend e fornire spunti sui punti di forza e di debolezza dell'organizzazione.
Fase 4: Analizza e interpreta i risultati
Dopo aver collocato i dipendenti nella griglia, è il momento di analizzare e interpretare i risultati. È qui che inizi a individuare i trend e determinare le azioni strategiche da intraprendere.
- Identifica i gap di talento: Cerca schemi come la mancanza di dipendenti nel quadrante "Alto Potenziale/Alta Prestazione". Se la maggior parte dei dipendenti è concentrata nella categoria "Bassa Prestazione/Basso Potenziale", ciò indica la necessità di migliorare i processi di selezione, formazione o gestione delle performance.
- Affronta i bisogni di sviluppo: L’analisi dovrebbe evidenziare i dipendenti che richiedono attenzione immediata. Ad esempio, coloro che si trovano nella categoria "Bassa Prestazione/Alto Potenziale" possono necessitare di piani di miglioramento delle performance mirati, mentre quelli nella categoria "Prestazione Moderata/Basso Potenziale" possono trarre beneficio da coaching di carriera o un riesame del ruolo.
- Dai priorità alle risorse: Usa la griglia per allocare strategicamente le risorse. I dipendenti con alte prestazioni e alto potenziale dovrebbero essere accelerati nel loro percorso di sviluppo, mentre quelli con basse prestazioni potrebbero richiedere formazione più intensiva o, in alcuni casi, una rivalutazione della loro compatibilità con l'organizzazione.
"Ho collaborato una volta con un HRBP per condurre una sessione con un team di vendita di circa 15 persone. Prima dell'esercizio, i manager del team valutavano tutti molto alti sia in performance che in potenziale. Quando abbiamo introdotto lo strumento e lo abbiamo proiettato su una lavagna, e il team ha iniziato a discutere e posizionare ogni membro, è diventato più chiaro per loro come le due dimensioni siano diverse e come i dipendenti differiscano in base ai criteri", ha detto Catherine Rymsha, autrice di The Leadership Decision e docente di Leadership Manageriale presso la University of Massachusetts Lowell.
"Lo strumento, insieme alla pianificazione come team di leadership e alla discussione, conferisce all'esercizio nel complesso un valore maggiore. Educare i leader sul perché ciò sia importante e segmentare correttamente i talenti è fondamentale."
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