Padroneggia la valutazione dei talenti a 9 caselle: una guida per i professionisti delle risorse umane

A prima vista, la valutazione dei talenti a 9 caselle potrebbe sembrare un espediente piuttosto artificioso. Ma la realtà è che, nel corso degli anni, si è dimostrata uno strumento utile per i team delle risorse umane di diversi settori.

In questo articolo ti guiderò attraverso il processo di valutazione dei talenti a 9 caselle, ne spiegherò il valore e offrirò consigli pratici ai professionisti delle risorse umane che desiderano sfruttare al meglio questo strumento. Che tu voglia individuare i futuri leader o migliorare le strategie di sviluppo dei talenti, la valutazione dei talenti a 9 caselle può aiutarti a semplificare e ottimizzare il tuo approccio.

Che cos'è una valutazione dei talenti a 9 caselle?

La valutazione dei talenti a 9 caselle è un quadro strategico che aiuta i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali a valutare e sviluppare il proprio personale. È uno strumento visivo che utilizza due assi—prestazioni e potenziale—per valutare i dipendenti, facilitando l'identificazione dei talenti migliori, una certa pianificazione della successione e l'allineamento della gestione del personale con gli obiettivi organizzativi.

In sostanza, la valutazione dei talenti a 9 caselle è una griglia 3x3 utilizzata per valutare i dipendenti sulla base dei due assi chiave che ho menzionato in precedenza:

• Prestazioni: quanto bene un dipendente svolge attualmente il proprio ruolo.
• Potenziale: la capacità di un dipendente di crescere, assumere maggiori responsabilità o sviluppare qualità di leadership.

Questo quadro colloca i dipendenti in una delle nove categorie, a seconda della posizione che occupano in relazione sia alle prestazioni sia al potenziale. A seconda dello strumento di gestione delle prestazioni che utilizzi, potresti essere in grado di sfruttare le funzionalità del software per riprodurre questo modello o, come minimo, integrarne i dati nel processo.

Scopo

La griglia a 9 caselle svolge diverse funzioni importanti nella gestione dei talenti:

• Individuare gli elementi dalle prestazioni elevate e con alto potenziale: aiuta a mettere in evidenza i dipendenti che potrebbero diventare i futuri leader della tua organizzazione.
• Guidare i piani di sviluppo: per i dipendenti che mostrano buone prospettive ma hanno bisogno di supporto per crescere, la griglia aiuta a dare priorità a iniziative di sviluppo mirate.
• Supportare la pianificazione della successione: individuando i dipendenti ad alto potenziale, i team delle risorse umane possono pianificare le transizioni alla leadership e creare un solido bacino di talenti.

“La valutazione dei talenti a 9 caselle è uno strumento di strategia dei talenti utilizzato per valutare e calibrare i dipendenti ai fini di decisioni relative a retribuzione, piani di successione e così via”, ha dichiarato Heather Doshay, responsabile dei talenti presso SignalFire. “Individua i talenti migliori, gli elementi dalle prestazioni costanti e coloro che necessitano di sviluppo. La sua forza sta nella semplicità. Fornisce una rappresentazione visiva per valutare le persone e prendere decisioni rapidamente, ma presenta anche numerose carenze.”

Perché è utile

La griglia a 9 caselle è, almeno in teoria, uno strumento decisionale basato sui dati. Tracciando i dipendenti in base alle prestazioni e al potenziale, i leader delle risorse umane possono prendere decisioni informate su promozioni, sviluppo professionale e pianificazione della successione. Questo approccio strutturato riduce i pregiudizi, aumenta la trasparenza e garantisce che la gestione dei talenti sia allineata agli obiettivi dell'azienda.

Per offrire ulteriori informazioni sui vantaggi pratici di questo strumento, abbiamo parlato con Heather Doshay, esperta di livello dirigenziale nella gestione dei talenti. Secondo Doshay, "La griglia a 9 caselle crea un quadro chiaro e obiettivo per discutere dello sviluppo dei talenti, aiutando i leader a prendere decisioni migliori e rafforzando, in ultima analisi, le prestazioni dell'organizzazione."

Elementi di una valutazione dei talenti a 9 caselle

La valutazione a 9 caselle è apprezzata per la sua semplicità. Esaminiamo i componenti principali alla base del suo funzionamento. 

Asse delle prestazioni

L'asse delle prestazioni valuta il rendimento attuale di un dipendente nel proprio ruolo, includendo fattori come:

• Raggiungimento dei KPI (indicatori chiave di prestazione)
• Costanza nel raggiungimento dei risultati
• Qualità del lavoro e attenzione ai dettagli
• Feedback da colleghi, responsabili e clienti

Ad esempio, un dipendente con prestazioni elevate su questo asse potrebbe essere una persona che supera costantemente i propri obiettivi di vendita, offre un eccellente servizio clienti ed è apprezzata per la sua affidabilità.

Asse del potenziale

L'asse del potenziale misura la capacità di un dipendente di crescere e assumere responsabilità future. Include fattori quali:

• Capacità di leadership: Il dipendente dimostra il potenziale per guidare team o gestire progetti più ampi?
• Adattabilità: È in grado di affrontare nuove sfide o di adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali?
• Agilità nell'apprendimento: Apprende rapidamente nuove competenze e riesce a prosperare in situazioni non familiari?

Ad esempio, un dipendente che si impegna attivamente nel fare da mentore agli altri o che ha espresso interesse per la formazione sulla leadership può ottenere un punteggio elevato sull'asse del potenziale.

Secondo Doshay, ridurre il contributo di una persona all'azienda ai due assi coinvolti nell'approccio a 9 caselle semplifica eccessivamente la situazione e richiede alcuni adeguamenti da parte vostra. 

“Queste due semplici variabili, prestazioni e potenziale, non costituiscono gli input ottimali se utilizzate come unici due fattori per determinare decisioni così importanti, dalle promozioni ai risultati dei bonus”, ha scritto Doshay in un post sul blog di SignalFire. “Adeguare le linee degli assi per allinearle al meglio al caso d'uso specifico è fondamentale per garantire che lo strumento lavori a vostro favore e non contro di voi.” 

Le 9 categorie

La griglia a 9 caselle è suddivisa in nove caselle distinte, basate sulla combinazione di prestazioni e potenziale. Ecco una breve panoramica:

1. Alte prestazioni/alto potenziale: Sono dipendenti che ottengono costantemente buoni risultati e hanno un significativo potenziale di crescita, spesso considerati futuri leader.
2. Alte prestazioni/potenziale moderato: Questi dipendenti svolgono bene il proprio ruolo attuale, ma potrebbero avere un potenziale di leadership più limitato. Sono eccellenti collaboratori, ma potrebbero richiedere piani di sviluppo specifici per crescere.
3. Prestazioni moderate/alto potenziale: Questi dipendenti hanno margini di miglioramento nei ruoli attuali, ma mostrano buone prospettive di crescita e leadership.
4. Prestazioni moderate/potenziale moderato: Questi dipendenti sono affidabili nei ruoli attuali, ma potrebbero aver bisogno di un sostegno significativo per un ulteriore sviluppo.
5. Basse prestazioni/alto potenziale: Questi dipendenti stanno ottenendo risultati inferiori alle aspettative, ma hanno la capacità di migliorare e potenzialmente eccellere con il giusto sviluppo e supporto.
6. Basse prestazioni/potenziale moderato: Questi dipendenti necessitano di un miglioramento immediato delle prestazioni e potrebbero avere un potenziale limitato.
7. Basse prestazioni/basso potenziale: Questi dipendenti potrebbero avere difficoltà sia in termini di prestazioni sia di potenziale, diventando potenzialmente candidati a una rivalutazione o all'uscita dall'azienda.
8. Prestazioni moderate/basso potenziale: I dipendenti di questa categoria possono mantenere i ruoli attuali, ma potrebbero non essere adatti a una crescita professionale a lungo termine.
9. Alte prestazioni/basso potenziale: Questi dipendenti eccellono nelle posizioni attuali, ma difficilmente saranno adatti a ricoprire in futuro ruoli di leadership o posizioni più avanzate.

Vediamo quindi per un momento come apparirebbe concretamente. 

Visualizzazione

Supponiamo di voler osservare i diversi tipi di profilo all'interno di un team e il modo in cui l'organizzazione considera il loro potenziale futuro. Questo può far parte di una più ampia valutazione delle prestazioni del team. Immaginiamo qualcosa di questo tipo. 

La griglia a 9 caselle viene generalmente presentata come una matrice 3x3. Per maggiore chiarezza, i professionisti delle risorse umane possono creare la griglia utilizzando strumenti come modelli Excel o software per le risorse umane.

Posizionando i dipendenti in questo modo, è possibile individuare le aree di miglioramento, le lacune nei talenti e i candidati alla leadership futura.

Sfide e soluzioni

Come qualsiasi strumento, la griglia a 9 caselle presenta alcune sfide. Un problema comune è il pregiudizio nelle valutazioni. È essenziale assicurarsi che le valutazioni si basino su dati oggettivi, come gli indicatori delle prestazioni e i feedback, anziché su impressioni soggettive.

Un'altra sfida è l'uso eccessivo della griglia, che può portare alla “stanchezza da caselle” o a fare affidamento sulla griglia per risolvere ogni problema delle risorse umane. Per evitarlo, i team HR dovrebbero utilizzare la griglia a 9 caselle come parte di un più ampio processo di valutazione dei talenti, invece di farvi affidamento isolatamente.

Cosa fare con l'analisi

La comunicazione rappresenta un ostacolo importante alla sua efficacia, ma non nel modo che si potrebbe pensare. La griglia a 9 caselle è uno strumento di valutazione dei talenti che non è pensato per essere condiviso con la persona valutata in questo modo. Non è strettamente uno strumento di gestione delle prestazioni, bensì uno strumento di valutazione dei talenti e pianificazione della successione. 

Reazioni come quella che si vede sopra da parte di un utente di Reddit non sono insolite quando i dipendenti vengono esposti all'analisi della griglia a 9 caselle. I commentatori della discussione sottolineano che, indipendentemente dalla posizione assegnata ai dipendenti nella griglia, è meglio che siano esclusivamente il loro manager e i team dirigenziali a venire a conoscenza di queste informazioni. 

Un approccio moderno

La griglia a 9 caselle non è una novità e, pertanto, molti dipendenti e professionisti che analizzano le tendenze della forza lavoro si affrettano a parlarne dei difetti. Per questo motivo, spesso non è molto apprezzata.

Doshay promuove un processo moderno di valutazione con la griglia a 9 caselle in cui i dirigenti possono rappresentare le prestazioni utilizzando tre diversi formati di griglia a 9 caselle. Sono:

• Incentrato sulle prestazioni, dove l'asse X = Prestazioni; l'asse Y = Comportamento (allineamento ai valori)
• Incentrato sulle promozioni, dove l'asse X = Preparazione individuale; l'asse Y = Esigenza aziendale
• Incentrato sulla successione, dove l'asse X = Valore/Criticità del ruolo; l'asse Y = Rischio di permanenza

La griglia a 9 caselle incentrata sulle prestazioni è abbastanza simile al modello tradizionale, mentre le altre due delineano i passaggi successivi per la dirigenza. In particolare, si concentrano sulla definizione degli obiettivi e sullo sviluppo. Doshay le ha viste utilizzare efficacemente per orientare le discussioni sulla retribuzione e le promozioni. 

“Offrono più valore se un'azienda sta cercando di capire come allineare una strategia retributiva basata sulle prestazioni, ma vuole anche tenere in primo piano i comportamenti culturali”, afferma. “Ho visto utilizzare la nostra moderna griglia a 9 caselle sostituendo il potenziale con l'"allineamento culturale" e riuscendo ad allineare gli importi delle ricompense in base alla casella calibrata.”

Come funziona?

Il processo di valutazione dei talenti con la griglia a 9 caselle prevede quattro passaggi principali che aiutano a valutare, posizionare e analizzare efficacemente le prestazioni e il potenziale dei dipendenti. Ogni passaggio è essenziale per garantire decisioni basate sui dati e dare priorità alle strategie di sviluppo più adatte alla propria forza lavoro.

Passaggio 1: valutare le prestazioni

Il primo passaggio del processo di valutazione dei talenti con la griglia a 9 caselle consiste nel valutare le prestazioni attuali del dipendente. Le valutazioni delle prestazioni condotte da manager formati aiutano a identificare quanto efficacemente un dipendente svolga il proprio ruolo e raggiunga gli obiettivi legati alla mansione. Ecco come procedere:

• Definire metriche chiare: iniziare stabilendo indicatori di prestazione specifici, allineati alle responsabilità del ruolo e agli obiettivi organizzativi. Queste metriche possono includere i KPI (indicatori chiave di prestazione), i tassi di completamento dei progetti o i punteggi di soddisfazione dei clienti. 
• Raccogliere feedback: le valutazioni delle prestazioni non riguardano solo i numeri. Incorporare i feedback di manager, colleghi e persino collaboratori subordinati offre una visione completa del contributo di un dipendente. Gli strumenti di feedback a 360 gradi aiutano a ridurre i pregiudizi e forniscono una valutazione più equilibrata.
• Considerare la costanza: cercare prestazioni sostenute nel tempo. I successi o gli insuccessi isolati possono essere fuorvianti. Ad esempio, un dipendente che raggiunge costantemente gli obiettivi di vendita nel corso di diversi trimestri dovrebbe ricevere una valutazione più alta rispetto a qualcuno che ha ottenuto ottime prestazioni solo in un periodo, ma fatica a mantenerle.
• Utilizzare dati oggettivi: assicurarsi di utilizzare dati oggettivi e misurabili, come gli obiettivi di vendita mensili, i feedback dei clienti o i report sulla produttività dei dipendenti. Evitare giudizi soggettivi che possono distorcere la valutazione. Prendere in considerazione strumenti come le valutazioni delle prestazioni, i test psicometrici, le valutazioni della leadership, le valutazioni comportamentali e le analisi della produttività per supportare la valutazione.

"Una griglia a 9 caselle può fornire un'indicazione della profondità e dell'ampiezza dei talenti, ma senza contesto è priva di significato", ha dichiarato Tim Toterhi, CHRO e coach presso Ploterline Leadership. "Il processo di valutazione dei talenti dovrebbe iniziare con un'analisi dello stato dell'organizzazione/del dipartimento, che consideri le esigenze future. Si possono avere ottimi professionisti oggi, ma se il settore o il mercato cambiano, anche le migliori prestazioni potrebbero non essere sufficienti per le esigenze di domani."

"Le revisioni dei talenti e i piani di successione sono inutili senza azioni che portino avanti il piano. Se i tuoi piani hanno lo stesso aspetto anno dopo anno, hai fallito."

Passaggio 2: valutare il potenziale

Il passaggio successivo consiste nel valutare il potenziale di un dipendente, ovvero la sua capacità di crescere, assumersi maggiori responsabilità o ricoprire ruoli di leadership in futuro. La valutazione del potenziale può essere più soggettiva rispetto a quella delle prestazioni, ma esistono metodi e indicatori chiave che possono aiutare. 

Valuta il potenziale osservando indicatori come le capacità di leadership, l'agilità nell'apprendimento e l'adattabilità. Strumenti come i sondaggi sulle aspirazioni professionali, le valutazioni dei corsi di formazione sulla leadership e le valutazioni delle competenze dei dipendenti possono aiutarti a valutare con maggiore accuratezza il potenziale di crescita di un dipendente.

In definitiva, vuoi capire come si posiziona la persona nelle seguenti aree:

• Adattabilità: osserva come i dipendenti gestiscono i cambiamenti o affrontano nuove sfide. Riescono a prosperare in situazioni incerte? Un dipendente che si adatta rapidamente alle nuove tecnologie o ai nuovi processi probabilmente ha un potenziale elevato.
• Qualità di leadership: valuta le qualità di leadership di un dipendente osservando come motiva e sostiene gli altri. Ciò include la sua capacità di ispirare i colleghi, delegare i compiti e favorire la collaborazione.
• Agilità nell'apprendimento: valuta la volontà e la capacità di un dipendente di acquisire nuove competenze. I dipendenti che dimostrano curiosità, proattività nell'apprendimento di nuove tecnologie o desiderio di migliorarsi spesso hanno un potenziale elevato.
• Preparazione al futuro: esamina le aspirazioni professionali e la loro coerenza con i ruoli futuri. Utilizza le valutazioni dei talenti e i colloqui comportamentali per individuare le opportunità di crescita e la preparazione ad assumere maggiori responsabilità.

Coinvolgere i responsabili 

Le opinioni dei responsabili sulla capacità di un dipendente di assumersi maggiori responsabilità o gestire progetti complessi sono alcune delle informazioni più preziose a tua disposizione. Il loro contributo sul potenziale di crescita e sviluppo di un dipendente guiderà le decisioni su come collocarlo nella griglia.

Esempio: uno specialista IT che risolve proattivamente i problemi, fa da mentore ai colleghi junior ed esprime interesse per la formazione sulla leadership potrebbe essere considerato una persona con un potenziale elevato. La sua capacità di insegnare agli altri e innovare lo rende un ottimo candidato per futuri ruoli di leadership.

Passaggio 3: collocare i dipendenti nella griglia

Una volta valutate le prestazioni e il potenziale, il passaggio successivo consiste nel collocare accuratamente i dipendenti nella griglia a 9 caselle. Questo richiede di:

• Utilizzare un sistema di valutazione coerente: assicurati che sia le prestazioni sia il potenziale siano valutati secondo una scala coerente per tutti i dipendenti. Ad esempio, potresti valutare sia le prestazioni sia il potenziale su una scala da 1 a 5, dove 1 indica il livello più basso e 5 quello più alto.
• Essere obiettivi e coerenti: quando collochi i dipendenti nella griglia, sii il più obiettivo possibile. Mantieni le valutazioni coerenti con gli standard di valutazione dell'azienda.
• Documentare le motivazioni: fornisci esempi o prove specifiche a sostegno del motivo per cui un dipendente è stato collocato in una determinata casella. Se un dipendente viene collocato nella casella "Prestazioni moderate/Potenziale elevato", annota i progetti o i comportamenti specifici che dimostrano il suo potenziale di crescita, nonostante le attuali difficoltà nelle prestazioni.
• Utilizzare software o modelli per le risorse umane: strumenti come le piattaforme software per le risorse umane o persino i modelli di Excel possono semplificare questo processo, consentendo di monitorare e visualizzare la collocazione dei dipendenti nella griglia. Questi strumenti possono inoltre aiutare ad analizzare le tendenze e fornire informazioni sui punti di forza e di debolezza dell'organizzazione.

Passaggio 4: analizzare e interpretare i risultati

Una volta collocati i dipendenti nella griglia, è il momento di analizzare e interpretare i risultati. È qui che inizi a individuare le tendenze e a determinare le azioni strategiche da intraprendere.

• Identifica le lacune di talento: Cerca schemi come la mancanza di dipendenti nel quadrante "Alto potenziale/Alte prestazioni". Se la maggior parte dei dipendenti è concentrata nella categoria “Basse prestazioni/Basso potenziale”, ciò indica la necessità di migliorare i processi di selezione, formazione o gestione delle prestazioni.
• Affronta le esigenze di sviluppo: L'analisi dovrebbe evidenziare i dipendenti che necessitano di attenzione immediata. Ad esempio, quelli nella categoria "Basse prestazioni/Alto potenziale" potrebbero aver bisogno di piani mirati di miglioramento delle prestazioni, mentre quelli nella categoria "Prestazioni moderate/Basso potenziale" potrebbero trarre vantaggio dall'affiancamento professionale o da una rivalutazione.
• Definisci le priorità per le risorse: Utilizza la griglia per allocare le risorse in modo strategico. I dipendenti con alte prestazioni e alto potenziale dovrebbero essere avviati rapidamente ai percorsi di sviluppo, mentre quelli con basse prestazioni potrebbero richiedere una formazione più intensiva o, in alcuni casi, una rivalutazione della loro compatibilità con l'organizzazione.

"Una volta ho collaborato con un HRBP per condurre una sessione con una squadra commerciale di circa 15 persone. Prima dell'esercizio, i responsabili della squadra valutavano tutti con punteggi elevati sia per le prestazioni sia per il potenziale. Dopo aver introdotto lo strumento e averlo riportato su una lavagna, mentre la squadra discuteva e posizionava ogni membro, è diventato più chiaro per loro in che modo i due aspetti differissero e come i dipendenti si differenziassero in base ai criteri", ha dichiarato Catherine Rymsha, autrice di La decisione sulla leadership e docente di leadership manageriale presso l'Università del Massachusetts Lowell.

"Lo strumento, insieme al posizionamento da parte del team dirigente e alla discussione, conferisce complessivamente maggiore valore all'esercizio. Educare i leader sull'importanza di questo processo e segmentare correttamente i talenti è fondamentale."

Qual è il prossimo passo?

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