Troppo Coinvolto: Come Mantenere La Calma & Andare Avanti Quando Sei Sopraffatto Come Nuovo Manager
Quando hai fatto domanda per un lavoro da manager, sapevi che sarebbe stata una sfida. Ma ti sentivi sicuro di essere all'altezza.
Quando la commissione di selezione ti ha chiesto di descrivere una situazione in cui hai dovuto affrontare lo stress, la tua risposta li ha convinti che saresti stato un leader calmo. Così ti hanno affidato la posizione e messo a capo del tuo team.
Allora, come mai ti senti già sopraffatto?
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Il tuo primo giorno, hai detto al tuo team “La mia porta è sempre aperta”. Ora c’è una fila continua fuori dal tuo ufficio.
Passi da una riunione a una chiamata Zoom a un’altra riunione. La tua casella di posta e la tua lista di cose da fare stanno accumulandosi. Non riesci ancora a capire come funzionano le nuove dinamiche di squadra. Cominci a notare i primi segnali di un conflitto in arrivo.
Per non parlare di una scadenza importante che incombe.
Come puoi mantenere la calma e continuare quando ti sembra di essere immerso fino al collo?
In questo articolo vedremo perché ci sentiamo sopraffatti e come questa sensazione influisce su di noi, sul nostro lavoro e sui nostri team.
Vedremo quali sono le caratteristiche di un leader calmo e ti daremo 5 approcci pratici per il tuo nuovo ruolo che ti aiuteranno a mantenere la calma e proseguire (anche quando ti senti sopraffatto).
L'impatto della sopraffazione
Non ti mentiremo—essere un nuovo manager può essere incredibilmente stressante. Dovrai affrontare delle sfide. Ci saranno dei conflitti. Avverranno delle crisi. Questa è la natura del lavoro manageriale.
Lo stress non è sempre negativo. Anzi, può essere una motivazione positiva che ti spinge a raggiungere i tuoi obiettivi. Troppo stress, però, può portare alla sopraffazione e persino al burnout. Consuma la tua capacità di affrontare bene le sfide, così che più ti senti sopraffatto, più diventano difficili i problemi. È un circolo vizioso.
Uno studio della Harvard Business Review ha scoperto che, sotto pressione, il 53% dei leader diventa più chiuso e controllante. Il 45% dei leader stressati ignora o rifiuta il contributo dei dipendenti. In un altro studio, oltre la metà degli intervistati ha ritenuto che un manager che non sa gestire efficacemente lo stress danneggia le prestazioni dell'organizzazione.
Cosa significa tutto questo? Che hai il dovere di essere un leader calmo.
Se ora pensi che sia impossibile, non preoccuparti. In realtà è solo un'altra abilità manageriale da sviluppare.
Com'è un leader calmo?
I leader calmi sono semplicemente coloro che sanno come sfruttare la forza della loro intuizione, esperienza, maturità e saggezza per essere leader più efficaci.
Doug Dickerson, esperto di leadership
Il formatore per la leadership e arbitro Doug Dickerson individua le quattro caratteristiche principali dei leader calmi:
- Vedono il quadro generale
- Sanno quando agire e quando aspettare
- Mettono in discussione i modi convenzionali di fare le cose
- Forniscono la stabilità tanto necessaria nei momenti difficili.
Hanno inoltre sviluppato una serie di competenze chiave per trasmettere la loro calma al resto del team:
Hanno uno stile comunicativo calmo e assertivo
Non serve a nulla affrontare le sfide con calma se poi non comunichi il tuo piano in modo chiaro, sicuro ed efficace. I leader calmi utilizzano un approccio assertivo ma compassionevole nella comunicazione.
Ispirano resilienza e gestione dello stress negli altri
Se lo stress può essere contagioso, lo può essere anche la capacità di gestirlo bene. Infatti, il 79% dei dipendenti che hanno un manager abile nella gestione dello stress aspira a fare carriera all'interno dell’azienda, contro solo il 55% di quelli con leader meno resilienti.
Sviluppare queste competenze si riduce a 5 abitudini chiave:
- Praticare l’auto-compassione
- Prendere una pausa consapevole prima di agire
- Imparare a chiedere aiuto
- Dedicarsi a un’attività alla volta
- Delega efficace.
Come sviluppare le tue competenze come leader calmo (anche quando ti senti sopraffatto)
1. Sii gentile con te stesso
Questo primo passo è fondamentale: abbi cura di te stesso. Essere manager è una grande responsabilità, ma è anche un percorso. Diventare un grande manager è qualcosa su cui tutti devono lavorare—non è una competenza innata.
Per crescere come leader calmo, devi accettare che hai tanto da imparare—e va benissimo così. Parti da una mentalità auto-compassionevole.
Punti d’azione:
- Pratica la cura di te sul posto di lavoro. Impegnati a prenderti cura del tuo benessere fisico, mentale, emotivo e sociale. Ad esempio, se ti senti stressato, fai una breve pausa dalla scrivania ed esci per una passeggiata. Inserisci delle pause nella tua giornata lavorativa per allungarti, fare esercizio o anche meditare.
- Riconosci l’auto-giudizio e i pensieri negativi e blocca tutto sul nascere. Chiediti: “Darei questo tipo di feedback a un mio collaboratore?” Se la risposta è no, allora smetti di parlare a te stesso in quel modo.
- Tieni un file dei “Successi”. Crea un documento su Google Drive e inserisci ogni feedback positivo ricevuto da manager, team, mentor o clienti. Aprilo in una giornata difficile per ricordarti i tuoi passi avanti.
- Se hai bisogno di un incoraggiamento, leggi la lettera di Jo Small che inizia così: “Caro manager stressato, Stai facendo un lavoro straordinario…”
2. Non avere fretta; rifletti
È fondamentale non agire di impulso, soprattutto quando si fronteggia una crisi. La professoressa della Harvard Business School Nancy Koehn cita l’esempio di Abraham Lincoln, che di fronte a situazioni rischiose sceglieva appositamente di non fare… nulla.
Dandosi il tempo per riflettere e valutare la situazione, Lincoln riusciva a elaborare un piano più meditato e solido rispetto ad agire impulsivamente.
Koehn afferma: “La più piccola pausa prima di rispondere al telefono, twittare o dire qualcosa a qualcuno, aiuta un leader a raccogliere le idee e massimizza la probabilità di fare la scelta giusta.”
I ricercatori di McKinsey Jacqueline Brassey e Michiel Kruyt chiamano questa abilità consapevolezza integrata: ovvero il processo che collega la consapevolezza della situazione a quella di sé e delle proprie reazioni.
Prendersi una pausa consapevole prima di rispondere consente di gestire lo stress, coltivare una calma deliberata e creare lo spazio necessario per prendere decisioni lucide e risposte ponderate.
Punti d’azione:
- Programma del tempo per pensare. All’inizio e alla fine di ogni settimana, ritaglia uno spazio per rivedere la tua performance come manager e identificare i tuoi punti critici. Se hai provato sopraffazione, qual è stata la causa principale e come puoi evitare che ricapiti? Quali sono stati invece i momenti in cui tutto è andato bene?
- Valuta la possibilità di intraprendere una pratica di mindfulness. Anche pochi minuti di meditazione durante la giornata lavorativa possono aiutarti a fare una pausa prima di reagire.
3. Chiedi aiuto
Prima o poi tutti affrontiamo problemi che ci sovrastano. Ma è importante non lasciare che l’orgoglio impedisca di chiedere aiuto.
Sia dai colleghi che dal proprio capo, è giusto cercare supporto—specialmente se si è nuovi manager. Contrariamente a quanto si possa pensare, le persone sono molto più disposte ad aiutare di quanto non giudichino chi chiede.
"Quando sei proprio al limite della tua zona di comfort," dice Kane Carpenter, Practice Lead di Employer Branding & Growth Strategies presso Daggerfinn, "va bene provare a capire qualcosa da solo. Quando invece ti senti completamente fuori dalla tua portata, allora è il momento di chiedere aiuto."
Punti di azione:
- Quando chiedi aiuto, sii aperto, onesto e specifico su ciò che trovi difficile. Mostra cosa hai già provato, proponi una o due possibili soluzioni e chiedi un feedback.
- Prepara in anticipo ciò che vuoi dire e presentalo in modo positivo.
- Trova un mentore al di fuori della tua organizzazione, così potrai discutere questioni e sfide senza preoccuparti di sembrare che non riesci a gestire la situazione.
4. Fai una cosa alla volta
L’abilità di fare più cose contemporaneamente spesso viene sfoggiata come un vanto. Ma il multitasking non è produttivo come pensiamo. Ci rallenta, ci distrae e aumenta la probabilità di commettere errori. Inoltre, la ricerca dimostra che solitamente sopravvalutiamo la nostra capacità di gestire più attività.
Facendo una cosa alla volta, possiamo concentrarci per svolgere ogni attività al meglio ed evitare di sentirci sopraffatti. Nel suo libro, Full Catastrophe Living, l’esperto di mindfulness John Kabat-Zinn consiglia:
"Prova a fare una cosa alla volta e a dedicarle l’attenzione che merita per tutto il tempo necessario, senza distrarti né lasciarti distrarre, ad esempio da email o messaggi in arrivo."
Punti di azione:
- Dai priorità alle tue attività e poi affrontale una alla volta, seguendo l’ordine.
- Distingui tra ciò che è importante e ciò che è urgente, e decidi cosa devi fare subito, cosa puoi fare più tardi e cosa puoi delegare.
- Sperimenta uno strumento di priorità come la Eisenhower Matrix.
- Task manager digitali come Todoist o Trello possono aiutarti a organizzare efficacemente i compiti di progetto, sia per te che per il tuo team.
5. Delega
Non cercare di fare tutto da solo. Fai ancora parte di un team, ma non sei più solo un collaboratore individuale. Delegare ti permette di concentrarti sulle tue priorità manageriali. Ti dà il tempo di rilassarti e svilupparti come manager.
Come vantaggio aggiuntivo, aiuta anche il tuo staff a crescere e ad acquisire nuove competenze e capacità.
Punti di azione:
- Prenditi il tempo per elencare tutte le tue attività. Identifica quali azioni possono o devono essere svolte solo da te. Qualsiasi altra cosa che potrebbe essere svolta da un altro membro del team, delegala (anche se credi di poterla fare meglio tu!)
- Prima di delegare, prendi in considerazione i ruoli, le attitudini e il carico di lavoro già esistente dei membri del team. In questo modo non solo garantirai la qualità, ma eviterai anche di trasferire il tuo sovraccarico direttamente ai tuoi collaboratori.
Mantieni la calma e vai avanti
Essere un leader calmo non significa negare le sfide della gestione o fingere che non siano impegnative. Significa semplicemente scegliere il modo migliore di rispondere. Si tratta di accettazione e azione, non di reazione.
Non devi aspettare di "qualificarti" come "leader calmo". Proprio come Lincoln, puoi scegliere di agire con calma. La cosa bella di comportarsi da leader calmo è che ti aiuta davvero a diventarlo. Buona fortuna!
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Alcune risorse aggiuntive per aiutarti nel tuo percorso manageriale:
- Perché non dovresti aver paura di chiedere aiuto come nuovo manager (e come farlo)
- Come gestire conversazioni imbarazzanti e scomode: ciò che ogni nuovo manager dovrebbe sapere
- Da amico a capo: come stabilire autorità e fissare confini come nuovo manager
- Consigli di gestione delle persone per manager nuovi ed esperti
- 5 metodi per aiutarti a gestire membri difficili del team
- Come passare da manager a coach
- Chiarezza, responsabilità e responsabilizzazione (modello CRA) della leadership
- Disimparare la leadership: come guidare nel nuovo mondo del lavoro (con Bev Attfield di Within People)
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