11 modi in cui un sistema informativo delle risorse umane può aiutare la tua azienda
I vantaggi di un HRIS includono l'automazione delle attività HR ripetitive, la possibilità per i dipendenti di accedere ai servizi self-service e il costante aggiornamento sulla conformità normativa.
Semplificando questi processi, un HRIS ti fa risparmiare tempo, riduce le attività amministrative manuali e aiuta l'intera organizzazione a operare in modo più efficiente. In questo articolo ti mostrerò esattamente come un HRIS può semplificare il flusso di lavoro delle risorse umane e offrire un valore significativo al tuo team e alla tua azienda.
Che cos'è un HRIS?
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un tipo di software per le risorse umane che archivia i dati dei dipendenti e dell'organizzazione e combina numerose funzionalità, come la gestione delle buste paga e dei benefit, per aiutare i professionisti HR di ogni livello a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace.
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In sostanza, si tratta di sfruttare la potenza della tecnologia per oliare gli ingranaggi della macchina organizzativa e creare una forza lavoro più felice e produttiva.
11 vantaggi di un HRIS
Dall'organizzazione delle informazioni sui dipendenti all'automazione delle attività amministrative e alla possibilità di ottenere informazioni utili attraverso i dati HR, la piattaforma HRIS giusta potrebbe trasformare la tua organizzazione.
Vantaggi per i dipartimenti HR
Gran parte dei vantaggi del software HRIS si percepirà nel dipartimento HR, liberando tempo e risorse da dedicare alla parte più gratificante del lavoro: lo sviluppo dei talenti.
Efficienza e risparmio di tempo
Un HRIS riduce il lavoro amministrativo ripetitivo automatizzando attività come l'aggiornamento dei dati dei dipendenti, l'elaborazione delle buste paga e la gestione dei congedi.
Ad esempio, i dipendenti possono inviare le richieste di assenza tramite un portale self-service, dove i manager esaminano le approvazioni e il team HR tiene traccia dei saldi dei congedi senza dover gestire e-mail o fogli di calcolo. Alcuni sistemi utilizzano anche chatbot HR per rispondere alle domande di routine.
Questo permette ai professionisti HR di concentrarsi sul reclutamento, sullo sviluppo dei dipendenti e su altre priorità strategiche.
Migliore conformità normativa
Una funzione fondamentale di un HRIS consiste nell'aiutare a garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro, fornendo informazioni aggiornate e promemoria automatici sulle principali scadenze e sui requisiti di conformità.
Report e analisi
Un sistema di reportistica e analisi HR consente ai team HR di generare report su diverse metriche HR, come il numero di dipendenti, i tassi di ricambio del personale e i dati demografici, supportando un processo decisionale basato sui dati.
Migliore comunicazione
Migliora la comunicazione all'interno dell'organizzazione fornendo una piattaforma per gli annunci rivolti a tutta l'azienda, gli aggiornamenti sulle politiche e altre informazioni importanti.
Vantaggi per i dipendenti
Un HRIS può anche semplificare la vita dei tuoi dipendenti e farli sentire più coinvolti e connessi.
Inserimento più semplice
Un processo di inserimento fluido aiuta a definire le aspettative per i nuovi assunti e contribuisce al successo e alla fidelizzazione dei dipendenti.
In quanto funzione di un HRIS, potrebbe essere un'estensione del sistema di tracciamento dei candidati che ha contribuito a portare a termine l'assunzione.
I nuovi assunti possono accedere al portale self-service per i dipendenti, occuparsi delle attività amministrative, iniziare la formazione e farsi un'idea del ruolo e del nuovo team.
Maggiore autonomia
Con un portale self-service, i lavoratori potranno accedere e gestire le proprie informazioni personali, gli orari di lavoro, le richieste di ferie, i benefit e i vantaggi.
Ci sono meno probabilità che errori amministrativi influiscano sulla retribuzione o sulle ferie, e i dipendenti possono anche usufruire dei promemoria automatici.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Un HRIS aumenta il coinvolgimento dei dipendenti semplificando la comunicazione, raccogliendo feedback e personalizzando le opportunità di sviluppo.
Tra queste funzionalità figurano il riconoscimento in tempo reale, i sondaggi sul clima aziendale e l'accesso self-service ai benefit e alle risorse per la crescita professionale.
Fornendo informazioni basate sui dati, il team HR può affrontare proattivamente le problematiche, migliorare la cultura del luogo di lavoro e aumentare la soddisfazione complessiva dei dipendenti.
Vantaggi organizzativi
Naturalmente, il beneficiario ultimo dell'HRIS è l'organizzazione nel suo complesso (come dovrebbe essere).
Risparmio sui costi
Semplificando i processi, riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori, un HRIS contribuisce a ridurre i costi amministrativi e ad aumentare la produttività complessiva.
Un HRIS è anche più conveniente rispetto ad altri tipi di sistemi per la gestione delle risorse umane, inclusi i sistemi HCM e HRMS, ma è anche il più basilare (se pensi di aver bisogno di un sistema con funzionalità più avanzate, leggi la nostra analisi dei sistemi HRIS, HRMS e HCM per suggerimenti su come fare la scelta giusta).
Decisioni migliori sulla gestione dei talenti
L'HRIS migliora le decisioni sulla gestione dei talenti fornendo informazioni in tempo reale sulle prestazioni, sulle competenze e sulle tendenze relative al coinvolgimento dei dipendenti.
Con dati centralizzati, le risorse umane possono identificare i dipendenti ad alto potenziale, monitorare le esigenze di sviluppo e ottimizzare la pianificazione della forza lavoro.
Inoltre, l'analisi predittiva contribuisce alla pianificazione della successione e alle strategie di fidelizzazione, garantendo un migliore allineamento tra i talenti e gli obiettivi aziendali.
Dati centralizzati dei dipendenti e maggiore accuratezza
Un HRIS riunisce i dati dei dipendenti, i dettagli relativi ai ruoli, le informazioni sulla retribuzione e sulle ferie in un unico sistema centralizzato, riducendo le immissioni duplicate e i fogli di calcolo sparsi.
Mantenendo registri coerenti e aggiornati, i team delle risorse umane possono ridurre al minimo gli errori amministrativi, accedere a informazioni affidabili e prendere decisioni più consapevoli.
Maggiore sicurezza dei dati
Un HRIS migliora la sicurezza dei dati centralizzando le informazioni sensibili dei dipendenti in un sistema sicuro e con accesso controllato, dotato di protocolli di crittografia e autenticazione.
L'accesso basato sui ruoli garantisce che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare dati specifici, riducendo il rischio di violazioni.
Inoltre, i registri di controllo e le funzionalità di conformità aiutano a monitorare le modifiche, rilevare anomalie e soddisfare i requisiti legali in materia di protezione dei dati.
Funzionalità di un sistema informativo delle risorse umane
I sistemi HRIS sono disponibili in molte forme e dimensioni diverse, per adattarsi a tutte le organizzazioni. Ecco alcune delle principali funzionalità HRIS da ricercare:
- Gestione del database dei dipendenti: Repository centralizzato per archiviare tutte le informazioni relative ai dipendenti, inclusi dati personali, informazioni sull'impiego e sul ruolo, nonché informazioni su retribuzioni e paghe.
- Monitoraggio delle ore e delle presenze: Strumenti per monitorare le ore lavorate, le presenze, le richieste di congedo e le assenze dei dipendenti, spesso integrati con rilevatori delle presenze o sistemi biometrici.
- Gestione delle paghe: Elaborazione automatizzata delle paghe, inclusi calcoli degli stipendi, detrazioni fiscali, detrazioni per i benefit e gestione dei depositi diretti.
- Amministrazione dei benefit: Gestione dei programmi di benefit per i dipendenti, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e altri vantaggi, inclusi iscrizione, monitoraggio e reportistica.
- Reclutamento e monitoraggio dei candidati: Funzionalità del software di reclutamento che aiutano a gestire la pubblicazione delle posizioni aperte, esaminare le candidature, monitorare i candidati durante il processo di assunzione e accogliere i nuovi assunti.
- Gestione delle prestazioni: Strumenti per definire gli obiettivi di prestazione, condurre valutazioni delle prestazioni, fornire feedback e monitorare le metriche delle prestazioni dei dipendenti.
- Gestione della conformità: Garantisce la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro, inclusi avvisi automatici sulle scadenze imminenti e sui requisiti di reportistica.
- Portale self-service per i dipendenti: Consente ai dipendenti di accedere e aggiornare le proprie informazioni personali, visualizzare i cedolini, richiedere congedi e gestire i benefit tramite un'interfaccia self-service.
- Formazione e sviluppo: Strumenti per gestire i programmi di formazione dei dipendenti, monitorare i progressi, pianificare i corsi e mantenere i dati relativi alle certificazioni e allo sviluppo delle competenze.
Come iniziare a utilizzare un HRIS
Ora stai pensando che un HRIS potrebbe essere piuttosto utile, oppure stai valutando come aggiornare il sistema attuale.
Con così tante opzioni disponibili, è importante trovare il miglior software HRIS per le esigenze della tua azienda.
Quando si sceglie un HRIS, i professionisti delle risorse umane dovrebbero valutare la facilità d'uso, quali funzioni fondamentali sono incluse, quanto è personalizzabile il servizio, se la soluzione può integrarsi con eventuali sistemi esistenti, la scalabilità e, naturalmente, il rapporto qualità-prezzo. Un buon punto di partenza è la nostra guida ai migliori sistemi HRIS.
Consiglio principale: se i tuoi requisiti sono complessi o li stai ancora definendo, potresti valutare la creazione di una RFP per un HRIS per aiutarti a definire i requisiti e ottenere offerte migliori dai fornitori.
