Che cos’è il lavoro con postazioni non assegnate? Vantaggi, svantaggi e come implementarlo

Che cos’è la condivisione flessibile delle postazioni?

La condivisione flessibile delle postazioni è un modello di spazio di lavoro flessibile in cui i dipendenti utilizzano le scrivanie disponibili in base all’ordine di arrivo, invece di avere postazioni assegnate permanentemente. Conosciuto anche come condivisione delle scrivanie o lavoro flessibile, questo approccio supporta il luogo di lavoro ibrido riducendo gli spazi inutilizzati in ufficio e favorendo la collaborazione tra i team.

La moderna condivisione flessibile delle postazioni si basa spesso su strumenti di prenotazione delle scrivanie o su software per la gestione degli spazi dell’ufficio, che consentono di monitorare la disponibilità, analizzare l’utilizzo degli spazi di lavoro e creare un’esperienza fluida per i dipendenti. Ottimizzando l’utilizzo degli spazi dell’ufficio, la condivisione flessibile delle postazioni aiuta le aziende a ridurre i costi immobiliari e ad adattarsi a orari di lavoro più flessibili.

Poiché un numero sempre maggiore di organizzazioni adotta orari di lavoro ibridi, molte stanno riducendo le dimensioni degli uffici e abbandonando le scrivanie permanenti a favore della condivisione flessibile delle postazioni. La condivisione flessibile delle postazioni e altre piattaforme più avanzate per la gestione degli spazi dell’ufficio possono semplificare notevolmente questo processo.

Esistono diversi modelli di condivisione flessibile delle postazioni?

Sì! La condivisione flessibile delle postazioni può assumere forme diverse, a seconda del livello di struttura o flessibilità desiderato dalla tua organizzazione. Alcuni modelli consentono di scegliere liberamente qualsiasi postazione, mentre altri integrano sistemi di prenotazione delle scrivanie o zone designate per supportare team o modalità di lavoro specifici.

Per aiutarti a trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze, di seguito ho spiegato più dettagliatamente ogni tipo di condivisione flessibile delle postazioni.

Ora, abbi pazienza, perché la terminologia sta per diventare un po’ confusa...

Condivisione flessibile delle postazioni e assegnazione libera delle postazioni

Sebbene condivisione flessibile delle postazioni e assegnazione libera delle postazioni siano talvolta utilizzate come sinonimi, esiste una sottile differenza.

La condivisione flessibile delle postazioni si riferisce generalmente a un sistema basato sull’ordine di arrivo, in cui i dipendenti occupano qualsiasi scrivania disponibile al loro arrivo. Tuttavia, molte aziende utilizzano oggi software per la prenotazione delle postazioni condivise (sono disponibili opzioni a pagamento e opzioni gratuite) per rendere il processo più strutturato, consentendo agli utenti di visualizzare e prenotare le scrivanie in tempo reale.

L’assegnazione libera delle postazioni elimina anch’essa i posti assegnati, ma generalmente integra dati sull’occupazione in tempo reale raccolti da sensori per scrivanie abilitati all’Internet delle cose e da piattaforme per la gestione degli spazi di lavoro. Questo approccio basato sulla tecnologia offre ai dipendenti maggiore visibilità e controllo sulla scelta del posto e può aiutare i team responsabili delle strutture a monitorare le tendenze di utilizzo.

Entrambi i modelli mirano a ridurre le gerarchie, promuovere la collaborazione spontanea e migliorare la cultura del lavoro ibrido, incoraggiando la comunicazione interfunzionale e la responsabilità condivisa degli spazi dell’ufficio.

Condivisione flessibile delle postazioni e hoteling

La principale differenza tra la condivisione flessibile delle postazioni e l’hoteling degli uffici riguarda il modo in cui vengono assegnate le scrivanie.

• Con la condivisione flessibile delle postazioni, le scrivanie vengono occupate in base all’ordine di arrivo.
• Con l’hoteling degli uffici, i dipendenti prenotano una scrivania in anticipo, proprio come si prenota una camera d’albergo.

Entrambi i modelli eliminano le scrivanie assegnate permanentemente e si basano sulla disponibilità in tempo reale, ma l’hoteling offre maggiore prevedibilità, soprattutto per i team che devono coordinare gli orari o garantire l’accesso a risorse specifiche.

Con la crescente complessità degli orari ibridi, molte organizzazioni combinano elementi di entrambi i modelli utilizzando software per la prenotazione delle scrivanie, così da sostenere l’autonomia dei dipendenti mantenendo al contempo struttura e responsabilità.

La filosofia alla base della condivisione flessibile delle postazioni

La condivisione flessibile delle postazioni non è solo una strategia per l’assegnazione dei posti: è anche una mentalità.

Eliminando la proprietà permanente della scrivania, la condivisione flessibile delle postazioni incoraggia la responsabilità, l’ordine e la cura condivisa. I dipendenti sono più propensi a riordinare il proprio spazio di lavoro alla fine della giornata, sapendo che il giorno successivo verrà utilizzato da qualcun altro.

In un ambiente di lavoro post-pandemia, questa cultura della corresponsabilità è fondamentale per mantenere igiene e fiducia. Gli uffici che supportano la condivisione delle scrivanie spesso mettono a disposizione stazioni per la sanificazione, politiche della scrivania pulita e strumenti di prenotazione senza contatto per aiutare i dipendenti a sentirsi al sicuro e responsabilizzati.

Pensatelo come a un sistema di prenotazione delle sale riunioni, ma per l'intero ufficio: risorse condivise, gestite in modo efficiente e utilizzate da tutti.

La storia dietro il termine

Le origini del termine risalgono a un modo di dire della Marina. In qualsiasi momento, su una nave, qualcuno deve essere al lavoro. Per utilizzare lo spazio in modo più efficiente, le cuccette vengono condivise: i marinai si alternano nella stessa cuccetta, mentre uno entra in servizio e il turno dell’altro termina. Questa pratica veniva chiamata “condivisione a turni delle cuccette”, poiché le cuccette sarebbero rimaste sempre calde per via dell’ultima persona che le aveva utilizzate.

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I vantaggi e gli svantaggi della condivisione delle scrivanie

Vantaggi della condivisione delle scrivanie

Le organizzazioni scelgono di adottare la condivisione delle scrivanie per diversi motivi:

Utilizzo ottimizzato dello spazio

La condivisione delle scrivanie consente di utilizzare in modo più efficiente lo spazio dell'ufficio condividendo le scrivanie tra i dipendenti. Ciò è particolarmente utile per le forze lavoro ibride, in cui i dipendenti si recano in ufficio in modo saltuario.

Risparmio sui costi

Riducendo la necessità di postazioni di lavoro individuali, la condivisione delle scrivanie può portare a una riduzione dei costi immobiliari per le aziende.

Un interessante modello per calcolare quanto si potrebbe risparmiare utilizzando diversi tipi di configurazione degli uffici è offerto dal rapporto di CBRE dal titolo La matematica alla base del luogo di lavoro ibrido, secondo cui le aziende che adottano un modello ibrido e ripensano i propri spazi otterranno un risparmio di spazio compreso tra il 10% e il 50%.

Flessibilità e autonomia

I dipendenti sono liberi di scegliere la propria postazione in base alle loro esigenze e preferenze, promuovendo flessibilità e autonomia. Non è necessario prenotare in anticipo, il che significa che possono essere flessibili anche nella pianificazione.

Collaborazione rafforzata

A differenza di una disposizione delle scrivanie per vicinanza, in cui i posti assegnati vengono eliminati ma i team specifici vengono raggruppati in modo che le persone appartenenti alla stessa funzione aziendale condividano comunque uno spazio, la condivisione delle scrivanie incoraggia l'interazione tra dipendenti di team e reparti diversi, favorendo la collaborazione e la condivisione delle conoscenze.

Maggiore creatività e produttività

La varietà degli ambienti di lavoro può stimolare la creatività e la produttività dei dipendenti. La condivisione delle scrivanie, tuttavia, colloca ancora i dipendenti in determinate aree, mentre una soluzione come il lavoro basato sulle attività porta i dipendenti a trovare l'ambiente giusto per il lavoro che stanno svolgendo in un determinato momento.

«Il punto della progettazione basata sulle attività è che riguarda interamente la scelta e la libertà», ha dichiarato Rebecca Swanner, responsabile della progettazione degli ambienti di lavoro presso HED, in un recente episodio del podcast People Managing People. «Dare alle persone la libertà, che si tratti di scegliere in quali giorni venire in ufficio, con quale frequenza venire o quali spazi dell'ufficio utilizzare quando sono presenti, è davvero un vantaggio gratuito che si può offrire e che le persone apprezzano molto.»

«Dare a qualcuno la possibilità, o il potere, di decidere come svolgere al meglio il proprio lavoro ha un grande valore. La progettazione basata sulle attività consiste quindi nel garantire che lo spazio non sia progettato per un solo tipo di area di lavoro.»

Ascoltate l'episodio completo mentre leggete:

Promozione della sostenibilità

La condivisione delle scrivanie promuove un approccio più sostenibile alla progettazione degli uffici e all'allocazione delle risorse, riducendo così l'impronta di carbonio dell'organizzazione e avvicinandosi almeno al raggiungimento di alcuni di quegli obiettivi ESG che vengono spesso promessi e poi disattesi.

Possibilità di combinare diverse filosofie di assegnazione delle postazioni

Poiché avviene in base all'ordine di arrivo, la condivisione delle scrivanie può combinarsi con altre filosofie di gestione degli spazi dell'ufficio, come gli spazi di lavoro agili, che offrono una varietà di spazi condivisi multifunzionali e consentono ai dipendenti di muoversi liberamente all'interno dell'ufficio.

Potenziali svantaggi della condivisione delle scrivanie

Sebbene la condivisione delle scrivanie offra numerosi vantaggi, è sempre opportuno considerare i potenziali svantaggi di un approccio di questo tipo. Eccone alcuni da tenere a mente.

• Difficoltà nel trovare uno spazio disponibile: Durante le ore di punta, i lavoratori potrebbero avere difficoltà a trovare scrivanie disponibili, con conseguente frustrazione e diminuzione della produttività.
• Perdita di coesione del team: Il cambiamento continuo degli spazi di lavoro può ostacolare la coesione e la comunicazione del team, poiché i dipendenti potrebbero non trovarsi sempre vicino ai propri colleghi.
• Problemi di igiene: Le scrivanie condivise possono aumentare il rischio di diffusione di germi e malattie se i protocolli di pulizia adeguati non vengono seguiti con costanza.
• Rischi per la sicurezza: La condivisione delle scrivanie può comportare rischi per la sicurezza se informazioni riservate vengono lasciate esposte sulle scrivanie condivise o se persone non autorizzate accedono ad aree sensibili.
• Gestione degli effetti personali: Un tempo arrivavi al lavoro, chiudevi a chiave i tuoi oggetti personali nella scrivania e continuavi la tua giornata. Con la condivisione delle scrivanie, è improbabile che i dipendenti possano farlo, rendendo necessario fornire un qualche tipo di sistema di armadietti o deposito.
• Possibili distrazioni: Lavorare in un ambiente aperto e condiviso può portare a un maggior numero di distrazioni, influendo sulla concentrazione e sull'attenzione. Assicurati che siano disponibili zone silenziose prenotabili per attenuare questi problemi.

Come implementare la condivisione delle scrivanie nella propria organizzazione

Il passaggio a un modello di condivisione delle scrivanie richiede un'attenta pianificazione degli spazi dell'ufficio e una comunicazione efficace. Ecco alcuni passaggi da seguire:

1. Valuta e analizza l'utilizzo attuale degli spazi dell'ufficio per individuare le aree in cui è possibile implementare la condivisione delle scrivanie.
2. Offri ai dipendenti formazione e supporto su come orientarsi nella nuova organizzazione dello spazio di lavoro e utilizzare gli strumenti di tecnologia per l'ufficio disponibili.
3. Comunica le ragioni alla base del cambiamento e i vantaggi che i dipendenti possono aspettarsi dalla condivisione delle scrivanie.
4. Prendi in considerazione l'implementazione di nuove tecnologie per l'ufficio, come un sistema di prenotazione delle scrivanie condivise o un software per la gestione dell'ufficio, per consentire ai lavoratori di verificare la disponibilità e prenotare in anticipo gli spazi di lavoro. Questi sistemi possono includere un'app mobile che offre mappe delle postazioni in tempo reale, consentendo ai dipendenti di trovare uno spazio e mantenendo elevato l'utilizzo delle scrivanie.
5. Raccogli regolarmente il feedback dei dipendenti e apporta modifiche per affrontare eventuali dubbi o difficoltà che emergono.

Superare le difficoltà nell'implementazione della condivisione delle scrivanie

L'implementazione della condivisione delle scrivanie può comportare alcune difficoltà, ma con un'attenta pianificazione e soluzioni strategiche è possibile gestirle efficacemente. Ecco alcuni esempi:

Resistenza al cambiamento

Inizialmente i dipendenti potrebbero opporsi al cambiamento per il timore di perdere il proprio spazio personale. Una comunicazione regolare, la formazione e la disponibilità ad affrontare apertamente le loro preoccupazioni possono contribuire ad attenuare questa resistenza. Spiegare i vantaggi, come una maggiore flessibilità e collaborazione, può facilitare la transizione.

Inoltre, offrire opzioni per la personalizzazione, come armadietti per gli effetti personali, può aiutare i dipendenti a sentirsi più a proprio agio con la nuova organizzazione.

Garantire equità e disponibilità

Stabilire linee guida e politiche chiare garantirà un'assegnazione equa delle scrivanie e impedirà ai dipendenti di monopolizzare gli spazi di lavoro più desiderabili.

L'implementazione di un sistema di prenotazione delle scrivanie può aiutare a gestire la disponibilità, consentendo ai dipendenti di prenotare le scrivanie in anticipo e riducendo la frustrazione causata dalla competizione per gli spazi.

Questi sistemi spesso forniscono aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità delle postazioni, rendendo il processo più trasparente ed efficiente ed eliminando molte lamentele da parte delle risorse umane o richieste di assistenza.

Monitoraggio e gestione dei livelli di rumore

Gli ambienti di lavoro a pianta aperta possono comportare livelli di rumore più elevati, che possono distrarre i dipendenti e influire sulla produttività.

La creazione di zone silenziose designate, cabine insonorizzate o la fornitura di cuffie con cancellazione del rumore può aiutare i dipendenti a concentrarsi.

Inoltre, stabilire linee guida chiare sul comportamento corretto riguardo ai livelli di rumore nelle aree comuni può mantenere un equilibrio tra collaborazione e spazi di lavoro silenziosi.

Misurare il successo

Uno degli strumenti principali per superare le difficoltà legate alla condivisione delle postazioni è l'analisi dei dati, che può contribuire a ottimizzare la disposizione dell'ufficio e garantire un utilizzo efficiente delle postazioni. Metriche come i dati sulla presenza, l'utilizzo degli spazi e i tassi di occupazione forniscono informazioni preziose sulla frequenza di utilizzo delle postazioni, sulle aree più richieste e sull'efficacia con cui lo spazio soddisfa le esigenze della forza lavoro.

• Dati sulla presenza: tengono traccia dei momenti in cui i dipendenti si trovano fisicamente in ufficio, consentendo alle aziende di identificare i periodi di maggiore utilizzo e prendere decisioni basate sui dati riguardo alla disponibilità delle postazioni e alle esigenze di capacità.
• Utilizzo degli spazi: misurando la frequenza di utilizzo delle postazioni di lavoro, delle sale riunioni e delle aree comuni, le aziende possono ottimizzare la disposizione, riducendo potenzialmente gli spazi inutilizzati e riallocando le risorse nelle aree che registrano una domanda maggiore.
• Occupazione: il monitoraggio dei livelli di occupazione aiuta a mantenere l'equilibrio negli spazi condivisi, garantendo che nessuna area diventi troppo affollata mentre altre rimangono sottoutilizzate. Queste informazioni possono orientare le decisioni su dove collocare zone silenziose o spazi collaborativi, sulla base degli effettivi spostamenti dei dipendenti e dell'utilizzo delle postazioni.

Linee guida per un corretto comportamento nella condivisione delle postazioni

Per garantire un ambiente armonioso e produttivo in cui le postazioni vengono condivise, spetta a te, in qualità di responsabile delle risorse umane, stabilire linee guida chiare sul comportamento corretto.

Queste linee guida contribuiscono a promuovere il rispetto e a mantenere uno spazio di lavoro efficiente e confortevole per tutti. I principali principi di comportamento includono:

• Rispettare lo spazio personale e gli oggetti altrui: anche se le postazioni sono condivise, è importante rispettare lo spazio personale dei colleghi. Evita di invadere le postazioni di lavoro altrui o di utilizzare i loro oggetti personali senza autorizzazione.
• Riordinare dopo l'utilizzo: lascia sempre lo spazio di lavoro in ordine e pronto per l'utente successivo. Pulisci le superfici, riponi le attrezzature condivise al loro posto e rimuovi qualsiasi oggetto personale o materiale di lavoro lasciato in disordine. Una scrivania pulita garantisce un'esperienza piacevole per la persona successiva e favorisce l'igiene generale sul luogo di lavoro.
• Mantenere un livello di rumore adeguato: presta attenzione al rumore, soprattutto negli uffici a pianta aperta. Mantieni le conversazioni a un volume ragionevole, usa le cuffie per l'audio e spostati nelle aree designate per le telefonate o le discussioni di gruppo. Questo contribuisce a mantenere un ambiente concentrato e tranquillo per tutti.
• Tenere conto delle preferenze e delle esigenze altrui: la condivisione delle postazioni richiede attenzione nei confronti dei colleghi con stili di lavoro diversi. Rispetta la preferenza per il silenzio e asseconda i membri della squadra che potrebbero aver bisogno di strumenti o configurazioni specifiche per le loro attività.
• Consigli per personalizzare lo spazio di lavoro: sebbene la condivisione delle postazioni possa limitare la personalizzazione permanente della scrivania, i dipendenti possono comunque aggiungere un tocco personale al proprio spazio di lavoro per la giornata. Incoraggia i lavoratori a portare piccoli oggetti, come la loro tazza preferita, un taccuino o persino una piantina, per creare un senso di familiarità.
• Sfruttare al meglio gli spazi comuni: le bacheche condivise possono essere un ottimo spazio in cui i membri della squadra possono pubblicare citazioni motivazionali, aggiornamenti o foto divertenti, contribuendo a creare un ambiente d'ufficio più coinvolgente e personalizzato.

Creare gli uffici del futuro

Il passaggio al lavoro da remoto e ibrido ha portato molte organizzazioni a ridurre gli spazi degli uffici e a riprogettare i propri ambienti di lavoro intelligenti per utilizzare meglio lo spazio e, auspicabilmente, favorire una maggiore collaborazione, accogliendo al contempo attività specifiche.

La condivisione delle postazioni continuerà a svolgere un ruolo importante ottimizzando l'utilizzo degli spazi dell'ufficio e promuovendo una cultura della fluidità e del lavoro di squadra.

Se non stai già valutando diverse soluzioni per la gestione degli spazi, questo è un buon momento per iniziare. Questi strumenti permetteranno al tuo personale di fare del lavoro ibrido il modello che il 71% dei datori di lavoro statunitensi sperava potesse diventare quando lo ha adottato.

Le funzionalità di pianificazione degli scenari consentono inoltre alle organizzazioni di sperimentare diverse disposizioni degli spazi di lavoro, garantendo che la progettazione degli uffici sia adattabile e possa evolversi in base ai cambiamenti nelle modalità di lavoro.

L'ufficio del futuro si basa su tecnologie di questo tipo per mantenere l'efficienza e soddisfare le esigenze di una forza lavoro dinamica.

Per saperne di più, ascolta il nostro podcast su Spazi ufficio dinamici per una forza lavoro moderna.

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