Come Condurre Un Colloquio Di Uscita: La Guida Dell’Esperto
Per condurre un colloquio di uscita, poni domande mirate e crea un ambiente confortevole per un feedback onesto, così da poter capire perché qualcuno lascia l’azienda e individuare modi per migliorare l’ambiente di lavoro. Ho condotto innumerevoli colloqui di uscita e ho visto in prima persona come conversazioni sincere possano portare a cambiamenti reali. In questo articolo ti guiderò passo dopo passo attraverso il processo del colloquio di uscita e ti mostrerò come raccogliere e utilizzare i feedback che portano benefici concreti al tuo team e alla tua organizzazione.
Che cos’è un colloquio di uscita?
Un colloquio di uscita è un incontro tra un membro del team in uscita e una persona delle risorse umane (o a volte un responsabile) per comprendere i motivi dell’abbandono da parte del dipendente.
Sono una parte cruciale del tuo processo di offboarding complessivo perché ciò che apprendi ti fornirà preziosi spunti su eventuali problematiche e ti aiuterà a migliorare l’esperienza dei dipendenti che restano.
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Ad esempio, se qualcuno lascia perché il ruolo non corrispondeva a quanto indicato nella descrizione del lavoro, è chiaro che c’è una discrepanza da correggere!
Allo stesso tempo, i colloqui di uscita aiutano anche il dipendente in partenza a ottenere un senso di chiusura durante la transizione. È un’opportunità per esprimere sentimenti e preoccupazioni spesso non comunicati, senza timore di ritorsioni.
Sollevandoli da questo peso emotivo, lasceranno la tua organizzazione con un’impressione più positiva rispetto a non aver mai richiesto il loro feedback.
Chi dovrebbe condurre un colloquio di uscita?
Come puoi immaginare, condurre un colloquio di uscita è un’operazione delicata. Richiede tatto e intelligenza emotiva per entrare in sintonia con il dipendente in partenza in modo significativo.
Stabilire una vera connessione ti aiuterà a ottenere il massimo valore dal processo del colloquio di uscita.
Per questo motivo, la soluzione migliore è che un responsabile HR designato o altro membro dell’ufficio risorse umane conduca la sessione. Idealmente dovrebbe essere una persona con cui il dipendente ha già un rapporto neutrale.
Per facilitare la standardizzazione del processo di raccolta dati, è preferibile che la stessa persona delle risorse umane conduca i colloqui il più possibile.
Se la tua azienda non dispone di un reparto HR, può occuparsene un operations manager o un’altra figura di supporto. In alternativa, puoi chiedere al dipendente di compilare autonomamente il questionario del colloquio di uscita.
Non si dovrebbe mai chiedere né aspettarsi che il responsabile diretto del dipendente partecipi al colloquio di uscita.
Questo renderebbe la situazione imbarazzante per entrambi e ridurrebbe l’efficacia del colloquio.
Chi dovrebbe partecipare a un colloquio di uscita?
Richiedere un colloquio di uscita è opportuno per la maggior parte dei dipendenti in uscita, ma non per tutti. Come buona prassi, non consiglio di programmare un colloquio con un dipendente licenziato.
Anche se potrebbero ritenere di poter offrire feedback preziosi, la loro esperienza sarà inevitabilmente influenzata dal fatto di essere stati allontanati dall’azienda. In questi casi, la possibilità di ricevere feedback costruttivi è molto più bassa.
Raccomando invece di organizzare colloqui di uscita con tutti gli altri dipendenti che lasciano l’azienda. Anche se pensi di sapere già il motivo della loro decisione, non puoi immaginare quali altri spunti potrebbero offrirti, se non chiedi loro direttamente.
Alcuni responsabili HR ritengono che non sia necessario svolgere colloqui di uscita con il personale che va in pensione, ma non sono d’accordo.
Il fatto che una persona vada in pensione non significa che la sua esperienza nella tua organizzazione sia da considerare irrilevante.
Come condurre un efficace colloquio di uscita
Come abbiamo accennato, l’obiettivo di questo esercizio è raccogliere più feedback sinceri possibile per migliorare l’esperienza lavorativa dei membri del team che restano.
Tenendo presente questo, ecco il mio processo passo dopo passo con alcuni suggerimenti per rendere questi incontri il più possibile produttivi.
1. Prepara il colloquio
Dopo che un membro del team ha rassegnato ufficialmente le dimissioni, la persona designata delle risorse umane o un leader dovrebbe contattarlo per concordare il colloquio di uscita.
Spiega al dipendente cosa può aspettarsi dal processo di colloquio di uscita. Comunica loro quanto segue:
- Lo scopo del colloquio (cioè capire come possiamo evitare di perdere altri dipendenti preziosi come loro)
- Quanto durerà il colloquio (1 o 2 ore è comune)
- Chi avrà accesso al loro feedback (tipicamente solo i membri principali del team HR e mai il responsabile diretto del dipendente)
- Quando verrà condiviso il feedback (una buona prassi è condividere il feedback solo dopo l’ultimo giorno di lavoro del dipendente, per metterli a proprio agio)
- Invia loro la tua lista di domande per il colloquio di uscita in anticipo (li aiuterà a prepararsi mentalmente all’incontro)
- Assicurali che tutto il feedback sarà mantenuto rigorosamente confidenziale.
Una volta concordata la data e l’ora del colloquio, assicurati di riservare uno spazio privato per l’incontro.
Se possibile, prenota una sala riunioni in una zona poco trafficata dell’ufficio, idealmente senza finestre interne. I colloqui di uscita possono diventare emotivi e non vuoi che degli spettatori curiosi guardino attraverso il vetro.
Domande per il colloquio di uscita: sviluppare il tuo template
Prima del tuo primo colloquio di uscita, ti consiglio di sviluppare una lista di domande che vuoi porre.
Assicurati di fare domande aperte, poiché così otterrai risposte naturalmente più utili.
Ad esempio:
- Hai sostenuto delle valutazioni delle performance? (domanda chiusa—ti aspetti un sì o un no)
- Come valuti il processo di valutazione delle performance? (aperta—otterrai molte più informazioni in questo modo)
Una volta definite le domande, trasforma questo documento in un template che potrai inviare ai dipendenti in anticipo rispetto al colloquio, per aiutarli a preparare le proprie risposte.
Oppure, nei casi in cui non sia possibile effettuare il colloquio di persona, si può comunque compilare il template in modo autonomo.
Se sei nuovo nel processo dei colloqui di uscita, potresti aver bisogno di una mano a capire quali domande porre.
Ecco una lista di potenti domande per il colloquio di uscita (e un template) per aiutarti a integrare questo processo nella routine di separazione dei dipendenti.
2. Conduci il colloquio
Per aiutarti a condurre un colloquio di uscita più efficace, è importante creare il giusto clima prima di iniziare con le domande. Ti suggerisco di affrontare i seguenti punti:
- Ringraziali per aver accettato di incontrarti.
- Ricordagli che la tua azienda valorizza il feedback
- Ribadisci che lo scopo dell’incontro è comprendere la loro esperienza personale in azienda e le motivazioni che li portano a lasciare.
- Rassicura nuovamente che tutto il feedback resterà confidenziale e non verrà condiviso con il loro responsabile (dalla mia esperienza, questa è la preoccupazione numero uno).
Andare a fondo e la tecnica dei 5 perché
Una volta iniziato il colloquio di uscita, attieniti alle domande presenti nel template. Questo standardizza il processo e rende i dati più confrontabili rispetto a porre domande estemporanee.
Tuttavia, non aver paura di chiedere più dettagli se emergono fatti sorprendenti.
Se un dipendente ti dice che lascia perché si è sentito discriminato, non limitarti a scriverlo e passare oltre.
Chiedi di aiutarti a capire perché si è sentito in quel modo. Questa è la tua ultima possibilità di ricevere un feedback onesto, quindi è giusto andare un po’ più a fondo.
A volte i dipendenti in uscita sono molto riservati nel dare il loro feedback e potresti avere la sensazione di cogliere solo la superficie dei loro problemi. In questi casi, una strategia utile che puoi utilizzare è la tecnica dei 5 perché.
Ponigli una domanda iniziale aperta e ascolta cosa rispondono. Dopo la loro risposta, riformula ciò che hanno detto e poni una nuova domanda introdotta da perché. Questo li spingerà automaticamente a riflettere più a fondo.
Una volta che rispondono anche a quella, ripeti il processo e chiedi ancora perché, fino a completare il ciclo per 5 volte.
Ad esempio:
D1: Perché hai deciso di lasciare l’azienda?
R1: Perché non ho opportunità di crescita qui.
D2: Perché pensi di non avere opportunità di crescita qui?
R2: Perché sono allo stesso livello da 3 anni.
D3: Perché pensi di essere rimasto allo stesso livello così a lungo?
R3: Perché il mio supervisore non pensa che io sia in grado di affrontare responsabilità più avanzate.
D4: Perché pensi che il tuo supervisore la pensi così?
R4: Perché non parliamo mai dei miei obiettivi professionali o delle mie ambizioni.
D5: Perché non parli mai degli obiettivi e delle ambizioni con il tuo supervisore?
R5: Perché non trova mai il tempo per me e non sembra interessato. Inoltre non ho una valutazione delle performance da due anni.
Ponendo quelle domande aggiuntive sul perché, abbiamo scoperto molte più informazioni. In questo caso, possiamo vedere che i motivi per cui il dipendente sta lasciando sono tre:
- C'era una generale mancanza di supporto e feedback da parte del loro responsabile.
- I loro obiettivi di sviluppo professionale non sono stati supportati né riconosciuti.
- Non hanno avuto una valutazione delle prestazioni da due anni.
Se ti ritrovi seduto davanti a un dipendente in uscita che ti dà pochissime informazioni,
usa questa tecnica per andare un po' più a fondo nelle loro risposte.
Non abusarne su ogni domanda però. Il tuo ruolo è quello di scoprire informazioni utili, non di sottoporre il dipendente in partenza a un interrogatorio su ogni piccola cosa che dice.
3. Revisione post-colloquio
Dopo aver concluso la sessione, ringrazia nuovamente il dipendente per aver fornito il suo feedback. Offrigli la possibilità di rivedere per iscritto il suo feedback prima che diventi parte del suo fascicolo personale.
Questa è un'opportunità utile per i dipendenti di riflettere su ciò che hanno detto, soprattutto se durante l'incontro sono emersi molti aspetti negativi. Dopotutto, sei in un contesto professionale, quindi è importante che il feedback venga inquadrato anch'esso in maniera professionale.
Il colloquio di uscita è un'occasione per far emergere eventuali problemi sul posto di lavoro dal punto di vista del lavoratore. Tuttavia, come facilitatori, è importante garantire che il feedback venga ben accolto anche dall'altra parte.
Solo perché un dipendente sta lasciando non significa che voglia chiudere per sempre ogni rapporto con l'azienda.
Altre cose da considerare
Sebbene sia generalmente meglio condurre un colloquio di uscita di persona (oppure tramite video o telefonata), ci sono situazioni in cui non sarà possibile o non avrebbe senso farlo.
In questi casi, puoi chiedere al dipendente in partenza di compilare lui stesso le domande e di inviarti le risposte per la revisione.
Il feedback che riceverai potrebbe non approfondire così tanto le loro problematiche, ma è comunque meglio chiedere la loro opinione che non riceverla affatto.
Se il tempo lo consente, puoi anche utilizzare la tecnica dei 5 perché sopra descritta per chiedere un po' più di dettagli in alcune delle loro risposte.
Scorri il loro feedback e se qualcosa sembra richiedere maggiori dettagli, segnala il punto in un commento e chiedi “Puoi spiegare un po' meglio questo punto?” oppure semplicemente “Perché?”
Best practice per i colloqui di uscita
Per aiutarti a riassumere quanto ho spiegato sopra, ecco alcune best practice riassunte:
- Un colloquio di uscita non dovrebbe mai essere condotto dal diretto supervisore o responsabile del membro del team in partenza.
- Fai domande aperte ed esplora più a fondo utilizzando la tecnica dei 5 perché
- Crea un elenco di domande da condividere con l'intervistato prima del colloquio
- Dai al dipendente in partenza la possibilità di rivedere per iscritto il suo feedback dopo il colloquio
- Non intervistare i dipendenti licenziati.
- Se possibile, cerca sempre di condurre il colloquio di persona o, se non fosse possibile, tramite videochiamata.
Colloquio di uscita come parte di una più ampia strategia di ascolto dei dipendenti
Seguire il processo sopra descritto ti aiuterà a raccogliere feedback preziosi che confluiranno nelle tue strategie di selezione, retention, sviluppo e coinvolgimento dei dipendenti.
Dai un'occhiata alle nostre domande per il colloquio di uscita per aiutarti a mettere in pratica ciò che hai imparato. Puoi anche scaricare il nostro modello di questionario per il colloquio di uscita personalizzabile:
Scarica il nostro modello di colloquio di uscita!
Ma, se da un lato è importante ricevere questo tipo di feedback da chi sta lasciando, dall'altro è fondamentale mantenere aperto il dialogo anche con chi resta in azienda.
Colloquio di permanenza, sondaggi, colloqui individuali periodici e gruppi di risorse per i dipendenti sono anche strumenti utili per raccogliere opinioni e feedback dei dipendenti.
Alcune risorse utili qui:
- 8 modi efficaci per ottenere feedback dai dipendenti (+ vantaggi e svantaggi)
- 5 strategie di ascolto dei dipendenti, metodi e migliori pratiche
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