Come Condurre Un Colloquio Di Uscita: La Guida Esperta
In un ruolo precedente, ero responsabile per la conduzione dei colloqui di uscita per molti anni.
Anche se potrebbe sembrare un compito piuttosto imbarazzante, in realtà mi è piaciuto.
Perché?
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Perché ho sperimentato in prima persona il valore di questa pratica.
Come risultato diretto dei feedback che i miei colleghi hanno condiviso con me e che abbiamo raccolto utilizzando un software per i feedback dei dipendenti, la mia organizzazione è stata in grado di apportare cambiamenti a beneficio degli altri membri del team e dell’organizzazione in generale.
In questo articolo ti guiderò passo dopo passo attraverso il processo del colloquio di uscita e ti darò consigli per ottenere i feedback più preziosi.
Cos’è un colloquio di uscita?
Un colloquio di uscita è un incontro tra un membro del team in uscita e qualcuno delle risorse umane (o a volte un dirigente) per capire le ragioni dell’abbandono da parte del dipendente.
Sono una parte fondamentale del tuo generale processo di offboarding perché ciò che ti viene riferito ti fornirà preziose informazioni su eventuali problemi e ti aiuterà a migliorare l’esperienza dei dipendenti che rimangono.
Ad esempio, se qualcuno se ne va perché il suo ruolo non corrispondeva a quanto previsto dalla descrizione del lavoro, è evidente che c’è una discrepanza!
Allo stesso tempo, i colloqui di uscita aiutano anche il dipendente in uscita a raggiungere un senso di chiusura nella loro transizione. È un’opportunità per esprimere sentimenti e preoccupazioni spesso inespressi senza timore di conseguenze.
Alleviando questo peso emotivo, lasceranno la tua organizzazione in maniera più positiva rispetto a se non avessi mai chiesto il loro parere.
Chi dovrebbe condurre un colloquio di uscita?
Come puoi immaginare, condurre un colloquio di uscita è un’operazione delicata. Richiede tatto e intelligenza emotiva per entrare in connessione con il dipendente in uscita in modo significativo.
Avere una reale connessione ti aiuterà a ottenere il massimo valore dal processo.
Per questo motivo, la migliore pratica è che un responsabile HR designato o un altro membro del reparto HR conduca la sessione. Idealmente, qualcuno con cui il dipendente abbia già un rapporto neutrale.
Per aiutare a standardizzare il processo di raccolta dati dei colloqui di uscita, è meglio che sia lo stesso professionista HR a condurre gli incontri il più possibile.
Se la tua azienda non dispone di un team HR, un operations manager o un’altra persona di supporto potrebbe occuparsi dell’incontro. Oppure potresti chiedere al dipendente di compilare autonomamente il questionario del colloquio di uscita.
Il manager del dipendente in uscita non dovrebbe mai essere coinvolto o aspettarsi di partecipare al colloquio di uscita.
Questo renderebbe la situazione imbarazzante per entrambi i partecipanti e ridurrebbe l’efficacia del processo.
Chi dovrebbe partecipare a un colloquio di uscita?
Richiedere un colloquio di uscita è opportuno per la maggior parte dei dipendenti in uscita, ma non per tutti. Come best practice, non consiglio di programmare un colloquio di uscita con un dipendente licenziato.
Anche se potrebbero pensare di avere feedback preziosi da condividere, la loro esperienza sarà inevitabilmente influenzata dal fatto di essere stati allontanati dall’azienda. In quel caso, la probabilità di ricevere feedback costruttivi è molto più bassa.
Consiglio invece di intervistare tutti gli altri dipendenti in uscita. Anche se pensi di conoscere già la motivazione della loro partenza, non puoi sapere quali altri spunti interessanti potrebbero offrire se non glielo chiedi.
Alcuni HR manager ritengono non sia necessario coinvolgere il personale in pensionamento, ma non sono d’accordo.
Solo perché qualcuno va in pensione, non significa che la sua esperienza nella tua organizzazione sia irrilevante.
Come condurre un colloquio di uscita efficace
Come abbiamo già accennato, l’obiettivo di questa attività è ottenere quanta più sincerità possibile nei feedback per migliorare l’esperienza dei dipendenti che restano.
Tenendo presente questo, ecco il mio processo passo dopo passo con alcuni consigli per rendere queste conversazioni il più produttive possibile.
1. Prepara il colloquio
Una volta che il membro del team ha rassegnato ufficialmente le dimissioni, chiedi alla persona HR o al responsabile designato di contattarlo per fissare il colloquio di uscita.
Spiega al dipendente cosa può aspettarsi durante il processo del colloquio di uscita. Fagli sapere quanto segue:
- Lo scopo del colloquio (cioè capire come evitare di perdere altri dipendenti preziosi come loro)
- Quanto durerà il colloquio (da 1 a 2 ore è comune)
- Chi avrà accesso ai loro feedback (in genere solo i membri principali del team HR e mai il responsabile diretto del dipendente)
- Quando saranno condivisi i feedback (una best practice è condividerli solo dopo l’ultimo giorno di lavoro del dipendente, per metterlo a proprio agio)
- Invia in anticipo l’elenco delle domande per il colloquio di uscita (questo li aiuta a prepararsi mentalmente all’incontro)
- Assicurali che tutti i feedback saranno trattati in modo strettamente confidenziale.
Una volta concordata la data e l’ora del colloquio, assicurati di prenotare uno spazio privato per l’incontro.
Se possibile, prenota una sala riunioni in una zona poco frequentata dell’ufficio, preferibilmente senza finestre che diano sull’interno. I colloqui di uscita possono essere emozionanti e non vuoi spettatori che guardino attraverso il vetro.
Domande per il colloquio di uscita: sviluppare il tuo template
Prima del tuo primo colloquio di uscita, ti consiglio di sviluppare una lista di domande che vuoi porre.
Assicurati di porre domande aperte, perché così otterrai naturalmente risposte più utili.
Ad esempio:
- Hai ricevuto valutazioni delle prestazioni? (domanda chiusa—ti aspetti una risposta sì o no)
- Com’è stata la tua esperienza con il processo di valutazione delle prestazioni? (aperta—in questo modo otterrai molte più informazioni)
Una volta definite le tue domande, trasforma questo documento in un modello che puoi inviare ai dipendenti prima del colloquio, per aiutarli a organizzare i loro pensieri.
Oppure, nei casi in cui non sia possibile avere un colloquio di persona, il modello potrà comunque essere compilato in autonomia.
Se sei nuovo al processo di colloquio di uscita, potresti aver bisogno di un po’ di aiuto per capire cosa chiedere.
Ecco una lista di domande potenti per il colloquio di uscita (e un modello) per aiutarti a integrare questo processo nella tua routine di separazione dipendenti.
2. Conduci il colloquio
Per aiutarti a condurre un colloquio di uscita più efficace, è importante impostare il tono giusto prima di entrare nel vivo delle domande. Ti consiglio di affrontare i seguenti punti:
- Ringraziali per aver accettato l’incontro.
- Ricorda loro che la tua azienda valorizza i feedback
- Ribadisci che lo scopo dell’incontro è comprendere la loro esperienza personale come dipendenti e i motivi per cui stanno lasciando l’azienda.
- Rassicura nuovamente che tutti i feedback saranno trattati come riservati e non condivisi con il loro responsabile (per mia esperienza, questa è la preoccupazione n.1).
Andare in profondità e la tecnica dei 5 perché
Una volta iniziato il colloquio di uscita, attieniti alle domande del tuo modello. Questo standardizza il processo e rende i dati più confrontabili rispetto a un approccio estemporaneo.
Tuttavia, non aver paura di chiedere più dettagli qualora emergano informazioni importanti.
Se un dipendente ti dice che sta lasciando perché si è sentito discriminato, non limitarti a prenderne nota e andare avanti.
Chiedi loro di aiutarti a capire perché si sono sentiti così. Questa è la tua ultima occasione per ricevere un feedback sincero, quindi va bene scavare un po’ più a fondo.
A volte i dipendenti in uscita sono restii a fornire feedback e potresti avere l’impressione di grattare solo la superficie dei loro problemi. In questi casi, una strategia utile può essere la tecnica dei 5 perché.
Ponigli una prima domanda aperta e ascolta la risposta. Una volta risposto, riformula ciò che hanno detto e procedi con un’altra domanda sul perché. Questo li porterà automaticamente a riflettere un po’ più a fondo.
Quando rispondono, ripeti il processo e chiedi ancora il perché, fino a concludere il ciclo 5 volte.
Per esempio:
D1: Perché hai deciso di lasciare l’azienda?
R1: Perché qui non ho opportunità di crescita.
D2: Perché pensi di non avere opportunità di crescita qui?
R2: Perché sono allo stesso livello da 3 anni.
D3: Perché pensi di essere rimasto allo stesso livello così a lungo?
R3: Perché il mio supervisore non pensa che io sia in grado di assumere responsabilità più avanzate.
D4: Perché pensi che il tuo supervisore la pensi così?
R4: Perché non discutiamo mai dei miei obiettivi o delle mie ambizioni professionali.
D5: Perché non parli dei tuoi obiettivi e ambizioni con il tuo supervisore?
R5: Perché non trovano mai il tempo per me e non sembrano interessati. Inoltre, non ho avuto una valutazione delle prestazioni negli ultimi due anni.
Ponendo questi ulteriori perché, abbiamo scoperto molte più informazioni. In questo caso, il motivo per cui il dipendente lascia è triplice:
- C'era una generale mancanza di supporto e feedback da parte del loro manager.
- I loro obiettivi di sviluppo professionale non sono stati supportati o riconosciuti.
- Non hanno ricevuto una valutazione delle prestazioni negli ultimi due anni.
Se ti capita di sederti di fronte a un dipendente in uscita che ti dà pochissime informazioni,
usa questa tecnica per approfondire un po' di più le loro risposte.
Non esagerare però con ogni domanda. Il tuo ruolo è quello di raccogliere informazioni utili, non di mettere sotto torchio il dipendente su ogni dettaglio che riferisce.
3. Revisione post-colloquio
Una volta conclusa la sessione, ringrazia nuovamente il dipendente per aver fornito il suo feedback. Offrigli la possibilità di rivedere per iscritto ciò che ha comunicato, prima che diventi parte del suo fascicolo personale.
Questa è un'opportunità utile per i dipendenti di riflettere su quanto detto, soprattutto se durante l'incontro sono emersi molti aspetti negativi. Dopotutto, sei in un contesto professionale, quindi è importante che anche il feedback sia presentato in modo professionale.
Il colloquio di uscita è un'occasione per individuare eventuali problemi sul posto di lavoro dal punto di vista del dipendente. Tuttavia, come facilitatori, è importante assicurarsi che il feedback sia ben accolto anche dall'altra parte.
Solo perché un dipendente se ne va, non significa che voglia chiudere definitivamente ogni relazione con l'azienda.
Altri aspetti da considerare
Sebbene sia generalmente preferibile svolgere un colloquio di uscita di persona (oppure tramite videochiamata o telefonata), ci sono situazioni in cui non è possibile o non ha senso farlo.
In questi casi, puoi chiedere al dipendente che lascia l’azienda di compilare personalmente le domande e inviarti le risposte per la revisione.
Il feedback che riceverai potrebbe non entrare così a fondo nei temi sollevati, ma è comunque meglio chiedere le loro opinioni che non ricevere nulla.
Se il tempo lo permette, puoi anche usare la tecnica dei 5 perché sopra menzionata per chiedere qualche dettaglio in più su alcune risposte.
Analizza il feedback ricevuto e, se qualcosa richiede ulteriori spiegazioni, evidenzialo con un commento come “Puoi spiegare meglio?” oppure chiedi semplicemente “Perché?”
Best practice per i colloqui di uscita
Per riassumere quanto trattato sopra, ecco alcune best practice:
- Un colloquio di uscita non dovrebbe mai essere condotto dal diretto supervisore o manager del dipendente che lascia l’azienda.
- Fai domande aperte e approfondisci usando la tecnica dei 5 perché
- Prepara una lista di domande da condividere con il dipendente prima del colloquio
- Dai al dipendente che lascia l'opzione di rivedere per iscritto il proprio feedback dopo il colloquio
- Non intervistare i dipendenti licenziati.
- Se possibile, cerca sempre di condurre il colloquio di persona o, in alternativa, tramite videochiamata.
I colloqui di uscita come parte di una più ampia strategia di ascolto dei dipendenti
Seguire il processo descritto sopra ti aiuterà a raccogliere feedback preziosi che contribuiranno alle tue strategie di selezione, fidelizzazione, sviluppo e coinvolgimento dei dipendenti.
Dai un'occhiata alle nostre domande per il colloquio di uscita per aiutarti a mettere in pratica ciò che hai imparato. Puoi anche scaricare il nostro modello personalizzabile di questionario per il colloquio di uscita:
Ottieni il nostro modello di colloquio di uscita!
Tuttavia, mentre è importante ottenere questo tipo di feedback dal personale in uscita, è altrettanto importante mantenere aperte le linee di comunicazione anche con i dipendenti attuali.
Stay interview, sondaggi, incontri individuali regolari e gruppi di risorse per i dipendenti sono anche strumenti utili per raccogliere feedback dal personale.
Ecco alcune risorse utili:
- 8 modalità efficaci per ottenere feedback dai dipendenti (+ Pro e Contro)
- 5 strategie, metodi e best practice di ascolto dei dipendenti
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