Cos’è l’Hot Desking? Pro, Contro e Come Implementarlo
Il "hot desking" è una soluzione d'ufficio flessibile in cui i dipendenti non hanno postazioni assegnate: scelgono invece tra le postazioni disponibili al loro arrivo. Questo modello supporta il lavoro ibrido e da remoto consentendo alle aziende di massimizzare l’utilizzo degli spazi e ridurre i costi immobiliari.
In questo articolo analizzeremo esattamente come funziona il hot desking, da dove nasce questa idea, i suoi pro e contro, come si confronta con modelli simili come l'hoteling e il free addressing e come implementarlo con successo all’interno della vostra organizzazione.
Se state valutando come rendere il lavoro ibrido sostenibile ed efficiente dal punto di vista dei costi, questa guida vi aiuterà a capire se il hot desking è la soluzione giusta per il vostro team.
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Che cos'è il hot desking?
Il hot desking è un modello di spazio di lavoro flessibile in cui i dipendenti utilizzano le postazioni disponibili secondo il principio "chi prima arriva, meglio alloggia" invece di avere una postazione fissa. Conosciuto anche come desk sharing o lavoro flessibile, questo approccio supporta lo spazio di lavoro ibrido riducendo gli spazi ufficio inutilizzati e incentivando la collaborazione tra i team.
Il moderno hot desking spesso si basa su strumenti di prenotazione delle scrivanie o software di gestione degli spazi aziendali per monitorare la disponibilità, analizzare l’utilizzo delle postazioni di lavoro e offrire una user experience fluida ai dipendenti. Ottimizzando l’uso dello spazio, il hot desking aiuta le aziende a ridurre le spese immobiliari e ad adattarsi a orari di lavoro più flessibili.
Poiché sempre più organizzazioni adottano modelli di lavoro ibridi, molte stanno riducendo la dimensione degli uffici e abbandonando le postazioni fisse a favore del hot desking. Il hot desking e altri sistemi avanzati di gestione degli spazi possono semplificare notevolmente questo processo.
Esistono diversi modelli di hot desking?
Sì! Il hot desking può assumere diverse forme a seconda di quanta struttura o flessibilità vuole adottare un’organizzazione. Alcuni modelli prevedono una completa libertà di seduta, mentre altri integrano sistemi di prenotazione o zone dedicate per supportare team o modalità operative specifiche.
Per aiutarvi a trovare l'opzione più adatta alle vostre esigenze, vi spiego di seguito ogni tipologia di hot desking in maggior dettaglio.
Abbiate pazienza, perché la terminologia sta per diventare un po’ confusa...
Hot desking vs free addressing
Anche se hot desking e free addressing vengono talvolta usati come sinonimi, esiste una differenza sottile.
Hot desking di solito si riferisce a un sistema chi arriva per primo sceglie, in cui i dipendenti occupano una qualsiasi scrivania disponibile al loro arrivo. Molte aziende ora usano però software di prenotazione delle scrivanie per rendere il processo più strutturato, permettendo agli utenti di verificare e riservare le scrivanie in tempo reale.
Free addressing elimina anch’esso le postazioni assegnate, ma di solito integra dati di occupazione in tempo reale raccolti da sensori IoT sulle scrivanie e da piattaforme di gestione degli spazi. Questo approccio tecnologico dà ai dipendenti più visibilità e controllo sulla scelta del posto e aiuta i team di facility a monitorare le tendenze di utilizzo.
Entrambi i modelli puntano a superare le gerarchie, promuovere la collaborazione spontanea e rafforzare la cultura del lavoro ibrido incentivando comunicazione trasversale e condivisione degli spazi.
Hot desking vs hoteling
La principale differenza tra hot desking e office hoteling riguarda il modo in cui vengono assegnate le scrivanie.
- Con il hot desking, le scrivanie si occupano secondo l’ordine di arrivo.
- Con l'office hoteling, i dipendenti prenotano in anticipo la scrivania, proprio come si fa con una camera d’albergo.
Entrambi i modelli eliminano le postazioni fisse e si basano sulla disponibilità in tempo reale, ma l’hoteling offre più prevedibilità, soprattutto per i team che devono coordinare orari o assicurarsi l’accesso a determinate risorse.
Man mano che gli orari ibridi diventano più complessi, molte organizzazioni combinano elementi di entrambi i modelli utilizzando software di prenotazione delle scrivanie per sostenere l’autonomia dei dipendenti mantenendo però struttura e responsabilità.
La filosofia dietro il hot desking
Il hot desking non è solo una strategia di assegnazione delle postazioni: è anche un modo di pensare.
Eliminando la proprietà permanente delle scrivanie, il hot desking incentiva responsabilità, pulizia e condivisione. I dipendenti sono più propensi a lasciare in ordine l’area di lavoro a fine giornata, sapendo che il giorno successivo verrà utilizzata da qualcun altro.
In un ambiente post-pandemico, questa cultura della responsabilità condivisa è fondamentale per mantenere igiene e fiducia. Gli uffici che prevedono il hot desking forniscono spesso postazioni per la sanificazione, regole di scrivania pulita e strumenti di prenotazione contactless per aiutare i dipendenti a sentirsi sicuri e responsabilizzati.
Pensalo come a un sistema di prenotazione delle sale riunioni, ma per tutto il tuo ufficio: risorse condivise, gestite in modo efficiente e usate da tutti.
I Vantaggi e gli Svantaggi dell'Hot Desking
Vantaggi dell'hot desking
Le organizzazioni scelgono di implementare l'hot desking per diversi motivi:
Ottimizzazione dell'utilizzo dello spazio
L'hot desking permette un uso più efficiente dello spazio ufficio condividendo le scrivanie tra i dipendenti. Questo è particolarmente vero per le forze lavoro ibride in cui i dipendenti sono in ufficio solo in base alle necessità.
Risparmio sui costi
Riducendo la necessità di postazioni individuali, l'hot desking può comportare una riduzione dei costi immobiliari per le aziende.
Un interessante modello di calcolo di quanto si potrebbe risparmiare utilizzando diverse tipologie di design degli uffici è illustrato nel rapporto Math Behind the Hybrid Workplace di CBRE, che stima che le aziende che adottano modelli ibridi e ripensano gli spazi possano risparmiare tra il 10% e il 50% sullo spazio.
Flessibilità e autonomia
I dipendenti hanno la libertà di scegliere il proprio spazio di lavoro in base alle esigenze e alle preferenze, favorendo flessibilità e autonomia. Non è necessario prenotare in anticipo, il che permette anche flessibilità nella pianificazione.
Collaborazione migliorata
A differenza di una disposizione a quartiere, dove i posti assegnati vengono eliminati ma i team specifici sono raggruppati affinché le persone con la stessa funzione aziendale condividano comunque uno spazio, l'hot desking incoraggia l'interazione tra dipendenti di diversi team e dipartimenti, favorendo la collaborazione e la condivisione delle conoscenze.
Maggior creatività e produttività
Variare l'ambiente di lavoro può stimolare la creatività e la produttività dei dipendenti. Tuttavia, l'hot desking posiziona comunque i dipendenti in aree specifiche, mentre il cosiddetto activity based working porta i dipendenti a trovare l'ambiente più adatto per l'attività che stanno svolgendo in quel momento.
"La cosa importante del design activity based è che riguarda tutto la scelta e la libertà," ha dichiarato Rebecca Swanner, Workplace Design Leader presso HED, in un recente episodio del podcast People Managing People. "Dare alle persone libertà, che si tratti di scegliere i giorni in cui venire, la frequenza, o quali spazi usare quando sono in ufficio, è davvero un vantaggio gratuito che puoi offrire e che le persone apprezzano molto.
"C'è molto potere quando permetti a qualcuno di decidere come può svolgere al meglio il proprio lavoro. Quindi il design activity based significa davvero assicurarsi che lo spazio non sia progettato per un solo tipo di area di lavoro."
Ascolta la puntata completa mentre leggi:
Promozione della sostenibilità
Condividere le scrivanie promuove un approccio più sostenibile al design dell'ufficio e all'allocazione delle risorse, riducendo così l'impronta di carbonio dell'organizzazione e avvicinandosi almeno a raggiungere alcuni di quegli obiettivi ESG che spesso vengono promessi e poi trascurati.
Capacità di combinare diverse filosofie di assegnazione dei posti
Poiché si basa su un principio di "primo arrivato, primo servito", l'hot desking può essere integrato con altre filosofie di gestione degli spazi in ufficio, come gli ambienti di lavoro agili, che offrono una varietà di spazi condivisi multifunzionali consentendo ai dipendenti di muoversi liberamente nell'ufficio.
Potenziali svantaggi dell’hot desking
Sebbene l’hot desking offra numerosi vantaggi, è sempre utile considerare i potenziali aspetti negativi di un approccio di questo tipo. Ecco alcuni spunti da tenere in considerazione.
- Difficoltà nel trovare uno spazio disponibile: Durante le ore di punta, può essere difficile per i lavoratori trovare una scrivania libera, causando frustrazione e una diminuzione della produttività.
- Perdita di coesione del team: Cambiare costantemente postazione può ostacolare la coesione e la comunicazione tra i membri del team, che potrebbero non trovarsi sempre vicini.
- Preoccupazioni igieniche: Le scrivanie condivise possono aumentare il rischio di diffusione di germi e malattie se non vengono seguiti correttamente i protocolli di pulizia.
- Rischi per la sicurezza: L'hot desking può comportare rischi per la sicurezza se informazioni riservate vengono lasciate esposte sulle scrivanie condivise o se persone non autorizzate accedono ad aree sensibili.
- Gestione degli effetti personali: Un tempo si arrivava in ufficio, si chiudevano i propri oggetti personali in un cassetto e si iniziava la giornata. Con l’hot desking, questo non è più possibile per i dipendenti, rendendo necessario offrire sistemi di armadietti o spazi deposito.
- Possibili distrazioni: Lavorare in ambienti aperti e condivisi può portare a più distrazioni, influenzando negativamente concentrazione e attenzione. Assicurati di predisporre zone silenziose prenotabili per alleviare queste preoccupazioni.
Come implementare l’hot desking nella tua organizzazione
Passare a un modello di hot desking richiede un’attenta pianificazione degli spazi in ufficio e comunicazione. Ecco alcuni passaggi da seguire:
- Valuta e analizza l'utilizzo attuale dello spazio in ufficio per identificare le aree dove può essere implementato l’hot desking.
- Fornisci formazione e supporto ai dipendenti su come orientarsi nella nuova configurazione e utilizzare gli strumenti di tecnologia per uffici disponibili.
- Comunica le motivazioni del cambiamento e i benefici che i dipendenti possono aspettarsi dall’hot desking.
- Valuta l’implementazione di nuove tecnologie come un sistema di prenotazione delle scrivanie o software di gestione degli uffici per permettere ai lavoratori di verificare la disponibilità e prenotare le postazioni in anticipo. Questi sistemi possono includere un'app mobile che offre mappe in tempo reale della disposizione dei posti, aiutando i dipendenti a trovare uno spazio e mantenendo alta l’utilizzazione delle scrivanie.
- Raccogli regolarmente feedback dai dipendenti e apporta modifiche per risolvere eventuali problematiche o nuove esigenze.
Superare le sfide nell’implementazione dell’hot desking
Implementare l’hot desking può comportare alcune sfide, ma con una pianificazione accurata e soluzioni strategiche possono essere gestite efficacemente. Ecco alcuni esempi:
Resistenza al cambiamento
I dipendenti potrebbero inizialmente opporsi al cambio a causa della perdita del proprio spazio personale. Una comunicazione costante, formazione e la gestione trasparente delle loro preoccupazioni possono aiutare ad attenuare questa resistenza. Spiegare i vantaggi, come la maggiore flessibilità e collaborazione, facilita la transizione.
Inoltre, offrire opzioni di personalizzazione, come armadietti per effetti personali, può aiutare i dipendenti a sentirsi più a loro agio con la nuova organizzazione.
Garantire equità e disponibilità
Stabilire linee guida e politiche chiare assicura una distribuzione equa delle postazioni e previene che alcuni dipendenti monopolizzino le postazioni più desiderabili.
Implementare un sistema di prenotazione delle scrivanie aiuta a gestire la disponibilità, consentendo ai dipendenti di prenotare in anticipo e riducendo la frustrazione causata dalla concorrenza per le postazioni.
Questi sistemi solitamente forniscono aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità delle scrivanie, rendendo il processo più trasparente ed efficiente ed eliminando molte lamentele all’HR o richieste di assistenza.
Monitorare e gestire i livelli di rumore
Gli ambienti di ufficio open space possono portare ad un aumento del rumore, distraendo i dipendenti e compromettendo la produttività.
L’introduzione di zone silenziose dedicate, cabine insonorizzate o la fornitura di cuffie antirumore può aiutare i dipendenti a concentrarsi.
Inoltre, stabilire regole chiare di comportamento sul rumore nelle aree comuni mantiene l’equilibrio tra collaborazione e aree di lavoro silenziose.
Misurare il successo
Uno degli strumenti chiave per superare le sfide dell’hot desking è l’analisi dei dati, che può aiutare a ottimizzare la disposizione dell’ufficio e garantire un utilizzo efficiente delle scrivanie. Metriche come i dati di presenza, l’utilizzo degli spazi e i tassi di occupazione forniscono preziose informazioni su quanto spesso vengono utilizzate le postazioni, quali aree sono più popolari e quanto bene lo spazio risponde alle esigenze della forza lavoro.
- Dati di presenza: Questi monitorano quando i dipendenti sono fisicamente in ufficio, permettendo alle aziende di identificare i momenti di maggiore affluenza e prendere decisioni basate sui dati riguardo alla disponibilità delle scrivanie e alle esigenze di capienza.
- Utilizzo degli spazi: Misurando la frequenza d'uso di postazioni, sale riunioni e aree comuni, le aziende possono ottimizzare la disposizione dei locali, ridurre potenzialmente gli spazi inutilizzati e ridistribuire le risorse verso le aree con maggiore domanda.
- Occupazione: Monitorare i livelli di occupazione aiuta a mantenere l’equilibrio negli spazi condivisi, assicurando che nessuna zona divenga troppo affollata mentre altre rimangono sottoutilizzate. Questi dati possono indirizzare le decisioni su dove creare zone silenziose o aree collaborative in base agli effettivi spostamenti e all’utilizzo delle postazioni da parte dei dipendenti.
Linee guida per una buona etichetta nell’hot desking
Per garantire un ambiente di hot desking armonioso e produttivo, spetta a te come responsabile HR stabilire regole di comportamento chiare.
Queste linee guida aiutano a promuovere il rispetto e a mantenere uno spazio di lavoro efficiente e confortevole per tutti. I principi chiave dell’etichetta includono:
- Rispetto dello spazio personale e degli oggetti: Anche se le scrivanie sono condivise, è importante rispettare lo spazio personale dei colleghi. Evita di invadere la postazione altrui o di utilizzare oggetti personali senza permesso.
- Pulire dopo l’utilizzo: Lascia sempre la postazione ordinata e pronta per l’utente successivo. Pulisci le superfici, rimetti a posto le attrezzature condivise e rimuovi qualsiasi oggetto personale o materiale di lavoro. Una scrivania pulita garantisce una buona esperienza per chi verrà dopo e promuove l’igiene generale dell’ambiente di lavoro.
- Mantenere un livello di rumore adeguato: Presta attenzione ai rumori, soprattutto negli uffici open space. Tieni le conversazioni a un volume moderato, usa le cuffie per l’audio e spostati in aree designate per le telefonate o le discussioni di gruppo. Così si contribuisce a mantenere un ambiente di concentrazione e tranquillità per tutti.
- Essere attenti alle preferenze e alle esigenze altrui: L’hot desking richiede attenzione verso colleghi con diversi stili di lavoro. Rispetta le preferenze di chi cerca il silenzio e cerca di agevolare i membri del team che hanno bisogno di strumenti o configurazioni particolari per i loro compiti.
- Suggerimenti per personalizzare la postazione: Anche se con l’hot desking la personalizzazione della scrivania a lungo termine è limitata, i dipendenti possono comunque dare un tocco personale alla propria postazione per la giornata. Invitali a portare piccoli oggetti, come la loro tazza preferita, un quaderno o anche una piantina, per creare un senso di familiarità.
- Sfrutta al meglio gli spazi comuni: Le bacheche condivise possono essere un ottimo spazio per i membri del team per appendere citazioni ispiratrici, aggiornamenti o foto divertenti, contribuendo a creare un ambiente d’ufficio più coinvolgente e personalizzato.
Creare gli uffici del futuro
Il passaggio al lavoro da remoto e ibrido ha portato molte organizzazioni a ridurre gli spazi e a riprogettare i loro uffici smart per sfruttare meglio l’ambiente e, si spera, favorire una maggiore collaborazione rispettando le esigenze specifiche delle attività.
L’hot desking continuerà a svolgere un ruolo importante, ottimizzando l’utilizzo degli spazi e promuovendo una cultura di fluidità e lavoro di squadra.
Se non stai già valutando una soluzione di gestione degli spazi, questo è il momento giusto per iniziare. Questi strumenti permetteranno alle tue persone di fare del lavoro ibrido il modello che il 71% dei datori di lavoro negli Stati Uniti sperava potesse diventare quando l’hanno adottato.
Le funzionalità di pianificazione degli scenari consentono anche alle organizzazioni di sperimentare diversi layout degli spazi di lavoro, assicurando che la progettazione degli uffici sia adattabile e possa evolvere con i cambiamenti delle modalità lavorative.
L’ufficio del futuro si basa su queste tecnologie per mantenere l’efficienza e rispondere alle esigenze di una forza lavoro dinamica.
Per approfondire, ascolta il nostro podcast su Spazi d’ufficio dinamici per una forza lavoro moderna.
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