Cos’è l’Hot Desking? Pro, Contro e Come Implementarlo
L'hot desking è una configurazione flessibile dell’ufficio in cui i dipendenti non hanno postazioni assegnate—scegliendo invece tra le postazioni disponibili una volta arrivati. Questo modello supporta il lavoro ibrido e da remoto, consentendo alle aziende di massimizzare l’utilizzo dello spazio e ridurre i costi immobiliari.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio come funziona l’hot desking, da dove nasce questa idea, i suoi pro e contro, come si confronta con modelli simili come hoteling e free addressing, e come implementarlo con successo nella tua organizzazione.
Se stai esplorando modi per rendere il lavoro ibrido sostenibile e conveniente, questa guida ti aiuterà a valutare se l’hot desking è la soluzione adatta al tuo team.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Che cos’è l’hot desking?
L’hot desking è un modello flessibile di spazio di lavoro in cui i dipendenti utilizzano le postazioni disponibili secondo l’ordine di arrivo, anziché avere posti assegnati in modo permanente. Conosciuto anche come condivisione della scrivania o lavoro flessibile, questo approccio facilita il lavoro ibrido riducendo lo spazio ufficio inutilizzato e promuovendo la collaborazione tra i team.
L’hot desking moderno spesso si basa su strumenti di prenotazione delle scrivanie o software di gestione degli spazi per monitorare la disponibilità, analizzare l’utilizzo delle postazioni e creare una migliore esperienza per i dipendenti. Ottimizzando l’uso degli spazi, l’hot desking aiuta le aziende a ridurre i costi immobiliari e ad adattarsi a orari di lavoro più flessibili.
Man mano che più aziende adottano programmi di lavoro ibrido, molte organizzazioni stanno riducendo le dimensioni degli uffici e passando dalle postazioni fisse all’hot desking. L’hot desking e altre soluzioni avanzate di gestione degli spazi possono semplificare notevolmente questo processo.
Esistono diversi tipi di hot desking?
Sì! L’hot desking può assumere varie forme a seconda del livello di struttura o flessibilità desiderato. Alcuni modelli prevedono postazioni completamente libere, mentre altri integrano sistemi di prenotazione delle scrivanie o aree dedicate a specifici team o stili di lavoro.
Per aiutarti a individuare la soluzione più adatta, ho spiegato in dettaglio qui sotto ogni stile di hot desking.
Ora, abbi pazienza, perché la terminologia sta per diventare un po’ confusa...
Hot desking vs free addressing
Anche se hot desking e free addressing vengono talvolta usati come sinonimi, c’è una sottile differenza.
L’hot desking si riferisce tipicamente a un sistema first-come, first-served, dove i dipendenti si accaparrano qualsiasi scrivania disponibile al loro arrivo. Tuttavia, molte aziende oggi utilizzano software di prenotazione delle scrivanie per rendere il processo più strutturato, permettendo agli utenti di visualizzare e prenotare le postazioni in tempo reale.
Free addressing elimina anch’esso i posti assegnati, ma di solito integra dati di occupazione in tempo reale raccolti da sensori smart sulle scrivanie e da piattaforme di gestione dello spazio. Questo approccio tecnologico offre ai dipendenti maggiore visibilità e controllo su dove sedersi e aiuta le strutture a monitorare i trend di utilizzo.
Entrambi i modelli puntano ad abbattere le gerarchie, favorire la collaborazione spontanea e rafforzare la cultura del lavoro ibrido promuovendo la comunicazione inter-funzionale e una responsabilità condivisa per gli spazi ufficio.
Hot desking vs hoteling
La principale differenza tra hot desking e office hoteling sta nel modo in cui vengono assegnate le postazioni.
- Con hot desking, le scrivanie vengono occupate con la logica first-come, first-served.
- Con office hoteling, i dipendenti prenotano la scrivania in anticipo, proprio come si prenota una camera d’albergo.
Entrambi i modelli eliminano le postazioni assegnate in modo permanente e si basano sulla disponibilità in tempo reale, ma l’hoteling offre maggiore prevedibilità, soprattutto per i team che devono coordinare gli orari o garantirsi l’accesso a risorse specifiche.
Con la crescente complessità degli orari ibridi, molte organizzazioni combinano elementi di entrambi i modelli usando software di prenotazione delle scrivanie per garantire autonomia ai dipendenti, mantenendo al contempo struttura e responsabilità.
La filosofia dell’hot desking
L’hot desking non è solo una strategia di assegnazione delle postazioni—ma anche una mentalità.
Eliminando la proprietà permanente della scrivania, l’hot desking incoraggia responsabilità, ordine e senso di condivisione. I dipendenti sono più portati a lasciare ordinata la propria postazione a fine giornata, sapendo che verrà utilizzata da un altro collega domani.
In un ambiente di lavoro post-pandemia, questa cultura della condivisione è fondamentale per mantenere igiene e fiducia. Gli uffici che adottano l’hot desking spesso forniscono postazioni per la sanificazione, politiche per la scrivania pulita e strumenti di prenotazione touchless per far sì che i dipendenti si sentano sicuri e responsabilizzati.
Pensalo come a un sistema di prenotazione delle sale riunioni, ma applicato a tutto il tuo ufficio: risorse condivise, gestite in modo efficiente e utilizzate da tutti.
Vantaggi e Svantaggi dell'Hot Desking
Vantaggi dell'hot desking
Le organizzazioni scelgono di adottare l'hot desking per diversi motivi:
Ottimizzazione dello spazio
L'hot desking consente un uso più efficiente degli spazi condividendo le scrivanie tra i dipendenti. Questo è particolarmente vero per le forze lavoro ibride in cui i dipendenti sono in ufficio in modo saltuario.
Risparmio sui costi
Riducendo la necessità di postazioni di lavoro individuali, l'hot desking può portare a una diminuzione dei costi immobiliari per le aziende.
Un interessante modello per calcolare quanto si possa risparmiare utilizzando diversi layout di ufficio si trova nel report Math Behind the Hybrid Workplace di CBRE, che stima che le aziende che adottano il modello ibrido e ripensano i propri spazi possano ottenere risparmi tra il 10% e il 50% sull'utilizzo degli spazi.
Flessibilità e autonomia
I dipendenti hanno la libertà di scegliere la postazione in base alle proprie esigenze e preferenze, favorendo così flessibilità e autonomia. Non è necessario prenotare in anticipo, il che permette flessibilità anche nella pianificazione.
Collaborazione potenziata
A differenza di un'organizzazione a quartieri, dove non esistono postazioni assegnate ma i team sono comunque raggruppati insieme nell'ambito della stessa funzione aziendale, l'hot desking stimola l'interazione tra dipendenti di team e dipartimenti diversi, favorendo collaborazione e condivisione delle conoscenze.
Aumento di creatività e produttività
Ambienti di lavoro variabili possono stimolare la creatività e la produttività dei dipendenti. L'hot desking, tuttavia, colloca comunque i dipendenti in certe aree, mentre il cosiddetto activity based working permette alle persone di scegliere l'ambiente più adatto in base all'attività da svolgere in quel momento.
"La cosa dell'activity based design è che si basa tutta sulla scelta e sulla libertà," ha detto Rebecca Swanner, Workplace Design Leader di HED, in un recente episodio del podcast People Managing People. "Dare alle persone libertà, che sia la libertà di decidere che giorni venire in ufficio, quanto spesso venire e quali spazi utilizzare quando si è presenti, è davvero un beneficio gratuito che la gente apprezza molto.
"C'è molto potere nell'offrire alle persone la possibilità di scegliere e di decidere come poter svolgere al meglio il proprio lavoro. Quindi l'activity based design si assicura che lo spazio non sia progettato tenendo conto di un solo tipo di area di lavoro."
Ascolta l'episodio completo mentre leggi:
Promozione della sostenibilità
Condividere le scrivanie promuove un approccio più sostenibile alla progettazione degli uffici e all'allocazione delle risorse, riducendo così l'impronta di carbonio dell'organizzazione e avvicinandosi al raggiungimento di alcuni di quegli obiettivi ESG che spesso vengono promessi ma raramente mantenuti.
Capacità di combinare filosofie di seduta
Poiché si basa sull’ordine di arrivo, l’hot desking può essere combinato con altre filosofie di gestione dello spazio ufficio, come gli spazi di lavoro agili, che offrono una varietà di aree condivise multifunzionali permettendo ai dipendenti di muoversi liberamente all’interno dell’ufficio.
Potenziali Svantaggi dell’Hot Desking
Sebbene l’hot desking presenti numerosi vantaggi, è sempre opportuno considerare anche i possibili svantaggi di questo approccio. Eccone alcuni da tenere a mente.
- Difficoltà nel trovare uno spazio disponibile: Durante le ore di punta, i lavoratori potrebbero trovare difficile individuare scrivanie libere, con conseguente frustrazione e diminuzione della produttività.
- Perdita di coesione del team: Cambiare postazione frequentemente può ostacolare la coesione e la comunicazione all’interno del team, poiché i dipendenti potrebbero non essere sempre vicini ai propri colleghi.
- Problemi igienici: Le scrivanie condivise possono aumentare il rischio di diffusione di germi e malattie se non vengono rispettati costantemente protocolli di pulizia adeguati.
- Rischi per la sicurezza: L’hot desking può comportare rischi per la sicurezza se informazioni riservate vengono lasciate in bella vista sulle scrivanie condivise o se persone non autorizzate accedono ad aree sensibili.
- Gestione degli effetti personali: Una volta era normale arrivare in ufficio, chiudere a chiave i propri effetti personali nella scrivania e iniziare la giornata. Con l’hot desking, è improbabile che i dipendenti possano farlo, quindi sarà necessario prevedere un sistema di armadietti o spazi per il deposito.
- Potenziale per distrazioni: Lavorare in un ambiente aperto e condiviso può portare a ulteriori distrazioni, con un impatto negativo sulla concentrazione e l’attenzione. Assicurati che siano disponibili aree silenziose prenotabili per attenuare queste criticità.
Come Implementare l’Hot Desking nella Tua Organizzazione
La transizione a un modello di hot desking richiede un’attenta pianificazione degli spazi ufficio e una comunicazione efficace. Ecco alcuni passaggi da seguire:
- Valuta e analizza l’attuale utilizzo degli spazi ufficio per identificare le aree in cui implementare l’hot desking.
- Fornisci formazione e supporto ai dipendenti su come orientarsi nel nuovo assetto degli spazi e utilizzare gli strumenti di tecnologia per l’ufficio a disposizione.
- Comunica le ragioni del cambiamento e i benefici che i dipendenti possono ottenere dall’hot desking.
- Considera l’introduzione di nuove tecnologie per l’ufficio come un sistema di prenotazione delle postazioni oppure un software per la gestione dell’ufficio per permettere ai lavoratori di verificare la disponibilità e prenotare un posto in anticipo. Questi sistemi possono includere un’app mobile che offre mappe dei posti in tempo reale in modo che i dipendenti possano trovare spazi e assicurare un’alta occupazione delle scrivanie.
- Raccogli regolarmente feedback dai dipendenti e apporta modifiche per risolvere eventuali problemi o difficoltà riscontrate.
Superare le sfide nell’implementazione dell’hot desking
Implementare l’hot desking può presentare alcune sfide, ma grazie a un’attenta pianificazione e a soluzioni strategiche è possibile gestirle in modo efficace. Ecco alcuni esempi:
Resistenza al cambiamento
I dipendenti potrebbero inizialmente opporsi al cambiamento a causa di timori legati alla perdita del proprio spazio personale. Una comunicazione regolare, la formazione e l’ascolto aperto delle loro preoccupazioni possono aiutare ad alleggerire questa resistenza. Spiegare i vantaggi come una maggiore flessibilità e collaborazione può rendere la transizione più semplice.
Inoltre, offrire opzioni di personalizzazione, come armadietti per gli oggetti personali, può aiutare i dipendenti a sentirsi più a loro agio con la nuova organizzazione degli spazi.
Garantire equità e disponibilità
Stabilire linee guida e politiche chiare garantirà un’allocazione equa delle scrivanie e impedirà che i dipendenti monopolizzino le postazioni più ambite.
Implementare un sistema di prenotazione delle scrivanie può aiutare a gestire la disponibilità, consentendo ai dipendenti di riservare la propria postazione in anticipo e riducendo le frustrazioni dovute alla competizione per gli spazi.
Questi sistemi spesso offrono aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità delle scrivanie, rendendo il processo più trasparente ed efficiente e riducendo molte segnalazioni o richieste di servizio all’HR.
Monitoraggio e gestione dei livelli di rumore
Gli ambienti di ufficio open space possono accrescere i livelli di rumore, con conseguenti distrazioni per i dipendenti e impatto negativo sulla produttività.
Introdurre aree silenziose dedicate, pod insonorizzati o fornire cuffie antirumore può aiutare i dipendenti a concentrarsi.
Inoltre, stabilire regole chiare di comportamento per il livello di rumore nelle aree comuni può mantenere l’equilibrio tra collaborazione e zone dedicate al lavoro silenzioso.
Misurare il successo
Uno degli strumenti chiave per superare le sfide dell'hot desking è l’analisi dei dati, che può aiutare a ottimizzare la disposizione dell’ufficio e garantire l’uso efficiente delle scrivanie. Metriche come dati di presenza, utilizzo degli spazi e tassi di occupazione forniscono preziosi spunti su quanto spesso vengono utilizzate le scrivanie, quali aree sono più popolari e quanto bene lo spazio serve la forza lavoro.
- Dati di presenza: Tracciano quando i dipendenti sono fisicamente in ufficio, permettendo alle aziende di identificare i momenti di maggior affluenza e prendere decisioni basate sui dati riguardo la disponibilità delle scrivanie e le esigenze di capacità.
- Utilizzo degli spazi: Misurando quanto spesso vengono utilizzate postazioni, sale riunioni e aree comuni, le aziende possono ottimizzare la disposizione degli ambienti, riducendo potenzialmente spazi inutilizzati e riallocando risorse dove la domanda è maggiore.
- Occupazione: Monitorare i livelli di occupazione aiuta a mantenere l’equilibrio negli spazi condivisi, assicurando che nessuna area sia troppo affollata mentre altre restano sottoutilizzate. Questa informazione può guidare le scelte su dove collocare zone silenziose o spazi collaborativi, in base ai reali spostamenti dei dipendenti e all’uso delle scrivanie.
Linee guida per una buona etichetta nell’hot desking
Per garantire un ambiente di hot desking armonioso e produttivo, sta a te come responsabile HR stabilire regole chiare di comportamento.
Queste linee guida favoriscono il rispetto reciproco e mantengono uno spazio di lavoro efficiente e confortevole per tutti. I principi chiave di etichetta comprendono:
- Rispetto degli spazi e degli oggetti personali: Anche se le scrivanie sono condivise, è importante rispettare lo spazio personale dei colleghi. Evita di invadere la postazione altrui o di utilizzare oggetti personali senza permesso.
- Pulizia dopo l’uso: Lascia sempre la postazione ordinata e pronta per l’utente successivo. Pulisci le superfici, riponi le attrezzature condivise al loro posto e sgombra da oggetti personali o materiali di lavoro. Una scrivania pulita garantisce una buona esperienza a chi verrà dopo e promuove l’igiene generale in ufficio.
- Mantenere un livello di rumore adeguato: Presta attenzione ai rumori, soprattutto negli open space. Mantieni le conversazioni a un volume ragionevole, usa le cuffie per l’audio e spostati nelle aree designate per telefonate o discussioni di gruppo. Così si contribuisce a un ambiente concentrato e tranquillo per tutti.
- Rispetto delle preferenze e delle esigenze altrui: L’hot desking richiede attenzione verso colleghi con modalità di lavoro diverse. Rispetta le esigenze di silenzio e cerca di andare incontro a chi ha bisogno di strumenti o configurazioni particolari per svolgere i propri compiti.
- Consigli per la personalizzazione dello spazio: Pur se l’hot desking limita la personalizzazione a lungo termine della scrivania, i dipendenti possono comunque aggiungere un tocco personale allo spazio per la giornata. Suggerisci ai colleghi di portare piccoli oggetti, come una tazza preferita, un quaderno o anche una piantina, per creare un senso di familiarità.
- Valorizzare gli spazi comuni: Le bacheche condivise possono essere ottimi spazi dove il team può appendere citazioni motivazionali, aggiornamenti o foto divertenti, contribuendo a creare un ambiente d’ufficio più coinvolgente e personalizzato.
Creare gli uffici del futuro
Il passaggio al lavoro da remoto e ibrido ha portato molte organizzazioni a ridurre gli spazi e riprogettare i propri ambienti di lavoro intelligenti per utilizzare meglio ogni metro quadrato e, possibilmente, favorire una maggiore collaborazione rispettando attività specifiche.
L’hot desking continuerà a svolgere un ruolo importante ottimizzando l’uso degli spazi e promuovendo un approccio lavorativo più fluido e collaborativo.
Se non hai ancora iniziato a cercare una soluzione di gestione degli spazi, questo è il momento giusto per farlo. Questi strumenti permettono ai collaboratori di rendere effettivo il lavoro ibrido, proprio come sperava il 71% dei datori di lavoro statunitensi quando hanno adottato questo modello.
Le funzionalità di pianificazione degli scenari consentono anche alle organizzazioni di sperimentare nuove disposizioni degli spazi di lavoro, assicurando che l’ufficio possa adattarsi ed evolvere con i cambiamenti delle abitudini lavorative.
L’ufficio del futuro si basa su queste tecnologie per mantenere efficienza e rispondere ai bisogni di una forza lavoro dinamica.
Per approfondire, dai un’occhiata al nostro podcast Spazi di lavoro dinamici per la forza lavoro moderna.
Iscriviti alla nostra newsletter
Ti è piaciuto ciò che hai letto? Iscriviti alla newsletter di People Managing People e ricevi ogni settimana i nostri ultimi articoli, podcast, risorse e ispirazioni sul mondo del talent management.
