5 semplici passi per gestire un dipendente che non rende

Partendo da questa esperienza, questo articolo approfondisce le basi del perché sia importante affrontare i dipendenti che hanno performance insufficienti, come riconoscere quando un membro del team non sta raggiungendo gli standard desiderati e cinque semplici passaggi per gestire i dipendenti con prestazioni insufficienti.

Quali sono le tue opzioni quando ti trovi a gestire un dipendente con performance insufficienti?

Ci sono molti esempi di scarso rendimento, ovvero quando un dipendente non riesce a soddisfare gli standard o le aspettative prestazionali, come ad esempio:

• Bassa qualità del lavoro
• Incapacità di raggiungere obiettivi o scadenze
• Conflitti interpersonali continui
• Gestione del tempo inefficace
• Assenteismo o ritardi eccessivi
• Insubordinazione.

Affrontare efficacemente la sotto-performance richiede l’adozione di chiari metodi di miglioramento delle prestazioni per guidare i dipendenti verso il miglioramento e sfruttare al massimo i tuoi strumenti di gestione delle prestazioni. Quando un membro del team dimostra scarso rendimento in qualche area del proprio lavoro, puoi:

1. Ignorare il problema: fare finta di niente e sperare che la performance inadeguata si risolva da sola per miracolo.
2. Licenziare il dipendente: terminare il rapporto di lavoro con il membro del team e assumere una nuova persona.
3. Fare il lavoro del dipendente al posto suo: intervenire e occuparsi delle attività in cui non sta raggiungendo i risultati attesi.
4. Spostarlo in un altro ruolo: non sta rendendo nella posizione attuale, ma potrebbe andare meglio in un altro ruolo.
5. Correggere il problema di rendimento: applicare un processo strutturato di miglioramento delle prestazioni, che può includere formazione e sviluppo aggiuntivi.

Sebbene l’articolo si concentri sull’opzione ‘5’ sopra descritta, in generale perché è la migliore da esplorare per prima, non è sempre quella giusta.

Perché è importante affrontare la scarsa performance

Gestire questioni legate a membri difficili nel team è fondamentale quando si cerca di affrontare e migliorare la sotto-performance sul posto di lavoro. Quando si tratta di decidere tra le opzioni delineate sopra, valuta i seguenti aspetti:

• I costi del turnover: secondo Benefit News, una singola dimissione può costare a un’azienda fino a un terzo dello stipendio annuale del dipendente. Due terzi di questo costo derivano da elementi come la riduzione della produttività e la formazione di una nuova persona, mentre l’altro terzo da "costi fissi" come la selezione del personale.
• Impatto sul morale del team: a meno che il dipendente non lavori completamente isolato, è molto probabile che le sue scarse prestazioni influenzino negativamente i colleghi. Questo emergerà anche nelle valutazioni delle prestazioni del team. Ignorare il problema o svolgere i compiti al posto suo non veicola il messaggio giusto al resto della squadra né favorisce la creazione di una cultura dell’alta performance.
• Rispetto per i dipendenti: licenziare qualcuno può talvolta sembrare la via più semplice, ma se sei "troppo rapido ad agire", soprattutto se il problema può essere corretto con un po’ di impegno, la squadra potrebbe interpretare questa scelta come mancanza di rispetto verso le persone di cui sei responsabile e questo potrebbe minare la sensazione di sicurezza psicologica.
• I costi della correzione delle performance: a volte, far sì che un dipendente sotto-performante raggiunga i giusti standard può risultare troppo costoso, richiedere troppo tempo, o essere impossibile per altre ragioni. In questi casi, potresti dover prendere la difficile decisione di licenziare o ricollocare la persona in un nuovo ruolo.

I manager si affidano a una combinazione di strumenti di gestione dei casi HR e software specifici per la gestione delle prestazioni per monitorare i progressi rispetto ai piani di miglioramento delle prestazioni per i dipendenti in difficoltà.

Oggi, la gestione delle prestazioni in tempo reale che sfrutta al massimo gli strumenti di analisi basati sull'Intelligenza Artificiale ha il potenziale di ridurre gli errori decisionali dei leader e prevenire che i problemi di performance diventino un ostacolo fin dall'inizio.

Come riconoscere quando un dipendente non raggiunge gli standard di performance

Nel mio caso di cronico ritardo, il problema è diventato evidente al mio responsabile quando finalmente mi sono presentato in ritardo a una riunione importante. Tuttavia, non è sempre così evidente. 

Ricordo di aver lavorato con un membro del team, un manager, che pensavo stesse andando bene. Raggiungeva i suoi obiettivi di performance, avevo ricevuto feedback positivi da altri manager e i clienti lo apprezzavano. 

Tuttavia, parlando con le persone che dipendevano da lui, ho scoperto che c'erano dei problemi. Questo mi ha spinto ad avviare un processo di miglioramento delle performance.

Implementare OKR per le Risorse Umane aiuta a creare piani di performance strutturati per affrontare situazioni di sotto-performance dei dipendenti.

Qui di seguito alcuni dei tanti sistemi di controllo e bilanciamento che puoi mettere in atto per ricevere segnali precoci su problemi di performance reali o potenziali.

1. Stabilisci obiettivi SMART o OKR: questi forniscono una solida base che tu e il tuo collaboratore potete usare per verificare i progressi. Ad esempio, se siete entrambi d’accordo su un obiettivo come "raggiungere vendite settimanali di $10.000" e il tuo dipendente conclude solo $5.000 a settimana, questo potrebbe indicare una performance insufficiente. 
2. Check-in regolari e colloqui individuali: che siano virtuali o in presenza, le 1:1 sono una parte fondamentale per valutare come si comporta un dipendente. Puoi confrontarti con il tuo dipendente, ascoltare a cosa sta lavorando, conoscere i suoi progressi rispetto agli obiettivi e comprendere eventuali problematiche che potrebbero influire sulle sue prestazioni.
3. Sistemi di feedback dei dipendenti: ho scoperto le scarse performance di un mio collaboratore dai colloqui skip-level che ho avuto con i membri del suo team. I sondaggi tra i dipendenti, le valutazioni a 360 gradi e le conversazioni informali con i colleghi del tuo dipendente sono anch'essi metodi di feedback utili che possono segnalarti possibili problemi di performance.
4. Feedback degli stakeholder esterni: oltre al feedback dei dipendenti, è importante raccogliere opinioni da persone esterne all'organizzazione, come clienti, partner e fornitori. I dati provenienti da recensioni clienti, Net Promoter Score e sondaggi di soddisfazione spesso offrono spunti preziosi su come incrementare la performance individuale.
5. Software per la gestione delle performance: la maggior parte dei controlli sopra elencati può essere implementata utilizzando un buon software per la gestione delle performance. Questo permette di raccogliere dati sulle performance individuali, di team e dell'organizzazione. Molti pacchetti software offrono anche analisi dei dati, reportistica e automazione per semplificare il tutto.
6. Revisioni della produttività: Valuta efficienza ed efficacia dei dipendenti nel portare a termine le attività e raggiungere gli obiettivi entro i tempi previsti. Monitorare e fornire feedback su questo aiuta a individuare punti di forza, aree di miglioramento e opportunità per potenziare le prestazioni complessive.

Metodi avanzati per la misurazione della performance

Migliorare l'obiettività delle valutazioni dei dipendenti garantirà valutazioni delle performance più eque e accurate, oltre a una migliore accettazione del feedback da parte dei collaboratori. Due metodi ampiamente utilizzati che aumentano l'obiettività delle valutazioni sono la Scala di valutazione ancorata al comportamento (BARS) e i Assessment Center.

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BARS

BARS combina valutazioni quantitative con descrizioni qualitative di comportamenti specifici, offrendo un quadro più oggettivo per la valutazione della performance.

Invece di affidarsi a criteri vaghi o soggettivi, BARS definisce i comportamenti chiave associati ai diversi livelli di performance. Ad esempio, un ruolo nel servizio clienti potrebbe prevedere comportamenti come "risolve efficacemente i reclami dei clienti" valutati su una scala che va da insoddisfacente a eccellente.

Questo metodo garantisce che le valutazioni siano basate su comportamenti osservabili e pertinenti per il lavoro, riducendo i pregiudizi personali e le interpretazioni soggettive.

Assessment Center

Questo approccio valuta in modo completo i dipendenti mettendoli in situazioni simulate legate al lavoro. Queste simulazioni possono includere:

• Simulazioni di ruolo
• Esercizi di problem solving
• Lavori di gruppo progettati per valutare competenze come leadership, comunicazione e capacità decisionale.

Più valutatori osservano e valutano queste attività, aiutando a ridurre il pregiudizio individuale nella valutazione. L’utilizzo di esercizi diversificati e di un team di valutatori consente una valutazione più obiettiva delle capacità del dipendente, soprattutto in ruoli complessi dove una valutazione tramite un solo metodo potrebbe essere insufficiente.

Sia i BARS che gli Assessment Center offrono approcci strutturati e basati sul comportamento per la valutazione, riducendo i pregiudizi soggettivi e fornendo ai dipendenti feedback più chiari e concretamente utilizzabili.

Conformità legale e HR nella gestione delle performance

Dal punto di vista della conformità, il tuo obiettivo è allineare i passaggi della gestione delle performance alle politiche HR coinvolgendo il team legale. Questo ti aiuterà a creare processi trasparenti e a dimostrare autorevolezza nella gestione di queste situazioni.

Creazione del PIP e collaborazione con l’HR

Nessuno ama progettare o implementare un Performance Improvement Plan (PIP). Troppo spesso non funzionano o sono percepiti dai dipendenti come un preludio al licenziamento.

Non deve essere necessariamente così se migliori continuamente il tuo approccio alla gestione delle performance.

Nel caso di un PIP, la sua creazione dovrebbe essere il risultato della collaborazione tra il responsabile, i rappresentanti HR e il team legale. Questa collaborazione garantisce che il PIP sia conforme alle normative sul lavoro e alle politiche aziendali, mantenendo l’equità.

L’HR può aiutare a strutturare il piano con obiettivi chiari e raggiungibili, mentre il team legale assicura che nessuna azione possa essere interpretata come discriminatoria o ingiusta, riducendo il rischio di controversie legali.

Documentare feedback e conformità

Una corretta documentazione è un elemento chiave per la conformità. I responsabili dovrebbero documentare meticolosamente tutte le discussioni sui feedback, le valutazioni delle performance e ogni passaggio intrapreso per affrontare la bassa performance.

Queste registrazioni non solo aiutano i dipendenti a comprendere i loro progressi, ma costituiscono anche una tutela legale qualora dovessero sorgere contenziosi.

5 passi che puoi seguire per correggere le performance

Uno dei tuoi sistemi di allerta precoce ti ha aiutato a individuare un problema di performance con uno dei tuoi dipendenti, e hai deciso di provare a risolverlo. Ottimo, ma cosa fare ora? 

I passi che prenderai varieranno leggermente a seconda della natura esatta del problema di performance, ma quelli descritti qui sotto si applicano alla maggior parte delle situazioni in cui è solo un aspetto della performance del dipendente a creare problemi (ad esempio, la puntualità). 

Se si tratta del raro caso in cui la persona è sotto le aspettative in tutte le aree, può essere opportuno considerare la possibilità di trasferire il dipendente a un altro ruolo o allontanarlo totalmente dall’organizzazione.

Passo #1: Verifica i fatti e fai alcune ricerche

Prima di parlare con il dipendente, effettua una ricerca approfondita per capire la causa alla base del problema di performance. Analizza metriche oggettive come reclami dei clienti, feedback dei colleghi e risultati individuali per determinare se il problema deriva dal lavoro del dipendente o da fattori esterni come colleghi poco produttivi o aspettative irrealistiche.

L’analisi delle cause profonde può aiutare a scoprire problemi nascosti e assicurarti di avere una visione completa prima di avviare qualsiasi discussione. Potresti scoprire che il dipendente sta vivendo difficoltà in un’altra area della vita e potrebbe avere bisogno del sostegno dell’organizzazione invece che di una critica.

Piccole cose come il controllo regolare e la fornitura di risorse possono avere un impatto positivo nel garantire che questi problemi non influiscano sulle performance.

Passo #2: Riesamina i tuoi standard di performance

Prenditi un momento per rivalutare se i tuoi standard di performance sono ragionevoli e chiari. Se le tue aspettative sono irrealistiche o non correttamente comunicate, potrebbe trattarsi di un problema di gestione più che di un problema del dipendente.

Prima di parlare con il tuo dipendente sotto-performante, esamina attentamente le tue aspettative sulla sua performance e chiediti queste domande:

• I miei standard di performance sono cambiati di recente, ad esempio sono diventati più elevati?
• Il mio dipendente ha mai raggiunto questi standard da quando sono stati introdotti?
• Altri membri del team sono riusciti a raggiungere gli stessi standard?
• Ho aggiunto nuove responsabilità che potrebbero interferire con la loro performance?   
• Ho fornito ai membri del mio team tutta la formazione e le risorse di cui hanno bisogno per soddisfare le mie aspettative?

Fase #3: Conduci un colloquio di gestione delle prestazioni

Una volta che hai fatto le tue ricerche, rivisto le aspettative di rendimento e sei sufficientemente certo che esista una reale lacuna nelle prestazioni, è il momento di parlarne con il tuo dipendente. 

Nella mia esperienza, i colloqui sulle prestazioni sono una vera e propria arte. Non esiste una ricetta su come condurli perché ogni problema è diverso e ogni persona recepisce i feedback in modo diverso.

Esistono, tuttavia, alcune best practice che possono aiutarti a gestire meglio i colloqui di valutazione. Ad esempio, tieni il colloquio in presenza delle Risorse Umane, lasciando che sia il manager a guidarlo. Questo aiuterà a mantenere trasparenza e controllo, oltre ad offrire una guida affinché il tuo PIP sia allineato alle politiche HR.

Oltre a queste pratiche, prova anche a seguire i seguenti consigli:

1. Sii conciso: vai dritto al punto; spiega in modo il più possibile conciso e fattuale quale ritieni sia il problema e che l'obiettivo dell'incontro è raccogliere le loro opinioni e sviluppare insieme un piano d’azione.
2. Sii chiaro: potrebbe darsi che non raggiungano gli standard di rendimento semplicemente perché non comprendono il motivo per cui siano importanti o come influenzino il loro team o l'organizzazione.
3. Sii onesto: va bene dire loro se la loro scarsa performance ti lascia deluso, imbarazzato o addirittura arrabbiato. Allo stesso modo, se il problema è così grave che sono sul punto di essere licenziati, devono saperlo anche loro.
4. Sii rispettoso: l’onestà non giustifica mai comportamenti scortesi o denigratori verso un dipendente. È importante comunicare anche i messaggi difficili, purché lo si faccia con calma e rispetto.
5. Sii empatico: cerca di immaginare come la conversazione possa essere per loro. È una grande sorpresa? Si sentono sopraffatti o ansiosi? Stanno affrontando problemi personali?
6. Sii curioso: assicurati di raccogliere i loro pensieri e opinioni e fai molte domande aperte. Questo ti aiuterà a vedere il quadro completo, li aiuterà a capire che esiste davvero un problema (se sono sulla difensiva o negano) e a coinvolgerli nella soluzione. Per esempio:

• Come ti senti rispetto ai tuoi progressi verso le tappe del progetto?
• Che supporto ricevi dall’ingegneria per sviluppare quella nuova funzionalità?
• Perché pensi che abbiamo mancato la scadenza di quel cliente?

7. Sii di supporto: spiega loro come sei disposto ad aiutarli, che si tratti di formazione e sviluppo aggiuntivi, modifiche al ruolo lavorativo o anche semplicemente supporto emotivo.

Valuta come si è svolto il colloquio sulle prestazioni prima di decidere se passare subito alla fase successiva, cioè sviluppare un piano di miglioramento delle prestazioni, oppure se rimandare tutto a un incontro successivo. 

Con i giusti strumenti di valutazione delle prestazioni, i manager possono offrire indicazioni basate sui dati per aiutare i dipendenti a migliorare.

In certi casi, il tuo collaboratore potrebbe essere emotivamente scosso e non nello stato mentale giusto per discutere subito di un piano d’azione, oppure il problema potrebbe essere più complesso e richiedere un’indagine più approfondita.

Fase #4: Sviluppa un piano di miglioramento delle prestazioni

Quando tu e il dipendente siete d’accordo che esiste un problema di prestazioni e siete entrambi impegnati a risolverlo, è il momento di elaborare un piano di miglioramento delle prestazioni. Questo in genere include:

• Descrizione dello standard di prestazione: descrivi gli aspetti delle prestazioni del dipendente su cui sta lavorando, ad esempio il raggiungimento degli obiettivi di vendita, la comunicazione con i colleghi, ecc., e lo standard specifico da raggiungere, ad es. vendite settimanali di $XX.
• Piano d’azione con obiettivi SMART: dettaglia i "piccoli passi" che il dipendente può intraprendere per raggiungere lo standard di rendimento stabilito; ad esempio, seguire un corso di vendita strategica entro XX data, contattare YY potenziali clienti su LinkedIn entro ZZ data, ecc.
• Periodo di valutazione: definisci quanto tempo ha il dipendente per correggere le sue prestazioni e con quale frequenza farai dei check. I piani tipici vanno da 1 a 6 mesi a seconda del problema di prestazione.

Infine, indica tutte le risorse disponibili, come programmi di formazione o mentoring, che possono supportare il loro sviluppo. Definire il periodo di valutazione è fondamentale, così come spiegare l’importanza dello standard di prestazione e le possibili conseguenze se non ci saranno miglioramenti.

Fase #5: Controlla i progressi e riconosci i risultati

Con tutto chiaro e il piano di miglioramento delle prestazioni in atto, è il momento di sostenere il tuo dipendente nell’attuarlo.

Una parte fondamentale dell’esecuzione è fornire un feedback regolare sui loro progressi (positivi o negativi). Gli strumenti di monitoraggio delle prestazioni possono essere molto utili per offrire un feedback tempestivo e concreto.

Effettua regolari incontri individuali (1:1) per monitorare i loro progressi e, ove possibile, riconosci e premia i risultati positivi. Puoi anche utilizzare questi incontri per correggere il percorso, aiutarli a superare eventuali ostacoli e adattare il piano se necessario.

Pratiche di comunicazione per costruire fiducia

Potrà sembrare una considerazione ovvia, ma vale la pena ripeterlo. Una comunicazione aperta ed efficace è una parte fondamentale nella gestione di un dipendente che non raggiunge i risultati attesi. Favorisce la fiducia, assicura sicurezza psicologica e aiuta a mantenere la trasparenza affrontando il feedback con empatia.

Alcune cose da tenere a mente includono:

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Frequenza della comunicazione

Le verifiche regolari offrono punti di contatto che consentono ai manager di fornire feedback tempestivi, affrontare le preoccupazioni e offrire indicazioni.

Una comunicazione costante previene fraintendimenti e rassicura il dipendente che i suoi progressi vengono monitorati con equità e attenzione.

Impostare il feedback come crescita

Presentare il feedback come un'opportunità di sviluppo professionale, piuttosto che una semplice critica, può dare una notevole spinta al morale del dipendente e al suo impegno nel migliorarsi.

Quando i manager impostano il feedback come uno strumento di crescita, si sposta l'attenzione dagli errori passati al potenziale futuro. Questo approccio orientato alla crescita aiuta i dipendenti a vedere il processo come un percorso per migliorare le loro competenze e la loro carriera, non solo come una risposta alle prestazioni insufficienti.

Sottolineando che l'obiettivo è il miglioramento a lungo termine, i manager possono incoraggiare un atteggiamento più positivo e proattivo nell'affrontare i problemi di rendimento.

Un ultimo consiglio

Se sei arrivato fino a qui, complimenti! Come piccolo segno di riconoscenza, lasciami condividere un ultimo consiglio che ho fatto mio nella gestione dei dipendenti con prestazioni insufficienti: presumi sempre la buona fede. 

Nella mia esperienza, la maggior parte delle persone desidera svolgere bene il proprio lavoro e si sente orgogliosa di un compito ben fatto.

Nessuno ama sentirsi o sapere di non fare bene il proprio lavoro, quindi, finché non hai motivo di pensare il contrario, presumi che il tuo collaboratore vorrà migliorare le proprie prestazioni quanto te. Questo può aiutare a favorire una grande collaborazione e a rimettere le cose in carreggiata.

Come sempre, ti auguro buona fortuna e iscriviti alla newsletter People Managing People per ricevere altri articoli e risorse scritti da esperti che possono aiutarti nel tuo percorso di leadership.