5 semplici passaggi per gestire un dipendente poco performante
Un dipendente che non raggiunge le aspettative è qualcuno che non soddisfa chiaramente le aspettative sul lavoro, sia che si tratti di mancare le scadenze, non raggiungere la qualità richiesta o presentarsi costantemente in ritardo.
In questo articolo ti mostrerò come individuare un calo di rendimento, perché è importante affrontarlo e ti guiderò attraverso cinque semplici passaggi per gestire e supportare i dipendenti che non stanno raggiungendo gli obiettivi.
Quali sono le tue opzioni quando hai a che fare con un dipendente che non raggiunge gli standard?
Esistono molti esempi di scarso rendimento, ovvero quando un dipendente non soddisfa gli standard di prestazione o le aspettative, come ad esempio:
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- Bassa qualità del lavoro
- Incapacità di raggiungere obiettivi o scadenze
- Continui conflitti interpersonali
- Pessima gestione del tempo
- Assenteismo o ritardi eccessivi
- Insubordinazione.
Affrontare efficacemente una situazione di scarso rendimento richiede l'adozione di metodi chiari per il miglioramento delle prestazioni per guidare i dipendenti verso il miglioramento e massimizzare l’uso dei tuoi strumenti di gestione delle prestazioni. Quando un membro del team dimostra carenze in qualche area del proprio lavoro, puoi:
- Ignorare il problema: fare finta di nulla e sperare che la scarsa prestazione si risolva miracolosamente da sola.
- Licenziare il dipendente: interrompere il rapporto di lavoro con il membro del team e assumere una nuova persona.
- Fare il lavoro del dipendente per lui: intervenire personalmente e portare avanti gli aspetti del suo lavoro in cui sta rendendo poco.
- Spostarlo in un altro ruolo: sta rendendo poco nel ruolo attuale, ma forse potrebbe fare meglio in un altro.
- Correggere il problema di performance: attuare un processo strutturato di miglioramento delle prestazioni, che può includere formazione e sviluppo supplementari.
Sebbene l’obiettivo di questo articolo sia soprattutto l’opzione “5” sopra elencata, perché generalmente è la prima da esplorare, non sempre è la scelta giusta.
Perché è importante affrontare le scarse prestazioni
Gestire i problemi con i membri difficili del team è cruciale quando si cerca di affrontare e migliorare le basse prestazioni sul lavoro. Quando si tratta di scegliere tra le opzioni sopra descritte, considera quanto segue:
- Costi legati al turnover dei dipendenti: secondo Benefit News, una sola dimissione può costare a un’azienda fino a un terzo dello stipendio annuale del dipendente. Due terzi di questo costo derivano da fattori come la riduzione della produttività e la formazione di una nuova persona, mentre l’altro terzo da costi "hard" come il recruiting.
- Impatto sul morale del team: a meno che il dipendente sotto la sufficienza non lavori in isolamento, è probabile che le prestazioni abbiano un impatto negativo in qualche modo sugli altri colleghi. Questo si rifletterà anche nelle valutazioni delle prestazioni di squadra . Ignorare il problema o fargli le cose al posto suo non trasmette il messaggio giusto al resto del team né contribuisce a instaurare una cultura della performance elevata.
- Rispetto per i dipendenti: licenziare qualcuno può sembrare talvolta la strada più facile, ma se si "agisce troppo in fretta", soprattutto se si tratta di un problema che potrebbe essere corretto con un piccolo sforzo, il team potrebbe interpretarlo come una mancanza di rispetto verso le persone di cui ti prendi cura e questo può minare la sicurezza psicologica.
- Costi della correzione delle prestazioni: a volte, portare un dipendente sottoperformante a un livello adeguato può essere semplicemente troppo costoso, richiedere troppo tempo o essere impossibile per altre ragioni. In questi casi, potresti dover prendere la difficile decisione di congedare qualcuno o di spostarlo su un altro ruolo.
I manager fanno affidamento su una combinazione di strumenti di HR case management e software focalizzati sulla gestione delle prestazioni per monitorare i progressi rispetto ai piani di miglioramento delle performance dei dipendenti in difficoltà.
Oggi, la gestione delle performance in tempo reale che sfrutta al massimo gli strumenti di analisi potenziati dall’AI può ridurre gli errori decisionali dei leader e prevenire all’origine i problemi di performance.
Come capire quando un dipendente non raggiunge gli obiettivi
Nel caso del mio abituale ritardo, il problema è stato reso evidente al mio responsabile quando finalmente mi sono presentato in ritardo a una riunione importante. Tuttavia, non sempre è così ovvio.
Ricordo di aver lavorato con un membro del team, un manager, che pensavo stesse facendo bene. Raggiungeva i suoi obiettivi di performance, avevo ricevuto feedback positivi da altri manager e i clienti lo apprezzavano.
Tuttavia, parlando con le persone che dipendevano da lui, ho scoperto che c’erano dei problemi. Questo mi ha spinto ad avviare un processo di miglioramento delle performance.
L’implementazione degli OKR per le Risorse Umane aiuta a creare piani di performance strutturati per affrontare i casi di sotto-performance dei dipendenti.
Di seguito trovi alcuni dei numerosi sistemi di controlli e bilanciamenti che puoi mettere in atto per ricevere un allarme precoce relativamente a problemi reali o potenziali di performance.
- Stabilisci obiettivi SMART oppure OKR: questi costituiscono una solida base che tu e il tuo collaboratore potete usare per verificare i progressi. Ad esempio, se entrambi concordate un obiettivo come “raggiungere vendite settimanali di $10.000” e il tuo dipendente chiude solo a $5.000 a settimana, questo potrebbe essere un segnale di scarsa performance.
- Verifiche regolari e incontri individuali: che siano virtuali o di persona, i 1:1 sono una parte fondamentale per valutare come sta lavorando un dipendente. Puoi confrontarti con il tuo collaboratore, ascoltare cosa sta facendo, capire i suoi progressi verso gli obiettivi e comprendere eventuali problemi che possono influenzare le sue performance.
- Sistemi di feedback dei dipendenti: ho scoperto la scarsa performance del mio collaboratore durante dei colloqui salta-livello che ho avuto con membri del suo team. Sondaggi tra i dipendenti, valutazioni a 360 gradi e conversazioni informali con i colleghi del tuo dipendente sono anche metodi di feedback utili, che possono segnalarti eventuali problemi di performance.
- Feedback dagli stakeholder esterni: oltre al feedback dei dipendenti, è importante raccogliere opinioni da soggetti esterni all'organizzazione, come clienti, partner e fornitori. Dati provenienti da recensioni dei clienti, Net Promoter Score e sondaggi di soddisfazione possono spesso offrire spunti preziosi su come stimolare le performance individuali.
- Software di gestione delle performance: la maggior parte dei controlli che ho elencato sopra può essere implementata utilizzando un buon software di gestione delle performance. Questo ti consente di raccogliere dati sulle performance di individuo, team e organizzazione. Molti software offrono anche analisi dei dati, reportistica e automazione per semplificare tutto.
- Revisioni della produttività: Valuta l’efficienza e l’efficacia dei dipendenti nell’esecuzione delle attività e nel raggiungimento degli obiettivi nel tempo previsto. Monitorare e fornire feedback su questo aiuta a identificare punti di forza, aree di miglioramento e opportunità per aumentare le performance complessive.
Metodi avanzati di misurazione della performance
Migliorare l’oggettività delle valutazioni dei dipendenti garantirà valutazioni della performance più eque e accurate e una migliore accettazione del feedback da parte dei collaboratori. Due metodi ampiamente utilizzati che aumentano l’oggettività della valutazione sono la scala di valutazione ancorata ai comportamenti (BARS) e i centri di valutazione (Assessment Centers).
BARS
BARS combina valutazioni quantitative con descrizioni qualitative di comportamenti specifici, fornendo un quadro più oggettivo per valutare le performance.
Invece di basarsi su criteri vaghi o soggettivi, BARS definisce i comportamenti chiave associati ai diversi livelli di performance. Ad esempio, un ruolo di assistenza clienti può prevedere comportamenti come “risolve efficacemente i reclami dei clienti”, valutati su una scala da insoddisfacente a eccellente.
Questo metodo garantisce che le valutazioni si basino su comportamenti osservabili e pertinenti al lavoro, riducendo i bias e l’interpretazione personale.
Assessment Centers
Questo approccio valuta in modo completo i dipendenti collocandoli in situazioni simulate correlate al lavoro. Queste simulazioni possono includere:
- Role play
- Esercizi di problem-solving
- Attività di gruppo progettate per valutare competenze come leadership, comunicazione e processo decisionale.
Più valutatori osservano e valutano queste attività, contribuendo a ridurre il pregiudizio del singolo valutatore. L’utilizzo di esercizi diversi e di un team di valutatori consente una valutazione più obiettiva delle capacità di un dipendente, in particolare nei ruoli complessi in cui le valutazioni con un solo metodo potrebbero non essere sufficienti.
Sia BARS che Assessment Center offrono approcci strutturati e basati sui comportamenti, riducendo i pregiudizi soggettivi e fornendo ai dipendenti feedback più chiari e facilmente utilizzabili.
Conformità legale e HR nella gestione delle performance
Dal punto di vista della conformità, il tuo obiettivo è allineare le fasi della gestione delle performance con le politiche HR, coinvolgendo allo stesso tempo il tuo team legale. Questo ti aiuterà a creare processi trasparenti e costruire autorevolezza nel modo in cui gestisci queste situazioni.
Creazione del PIP e collaborazione con HR
Nessuno ama progettare o implementare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP). Troppo spesso non funziona o viene percepito dai dipendenti come un preludio al licenziamento.
Non deve essere sempre così se continui a migliorare il tuo approccio alla gestione delle performance.
Nel caso di un PIP, la sua creazione dovrebbe essere una collaborazione tra il responsabile, i rappresentanti HR e il team legale. Questa collaborazione garantisce che il PIP sia conforme alle leggi sul lavoro e alle politiche aziendali, mantenendo l’imparzialità.
HR può aiutare a strutturare il piano con obiettivi chiari e raggiungibili, mentre il team legale assicura che nessuna azione possa essere interpretata come discriminatoria o ingiusta, riducendo il rischio di controversie legali.
Documentazione dei feedback e della conformità
Una documentazione corretta è un elemento chiave della conformità. I manager devono documentare con attenzione tutte le discussioni sui feedback, le valutazioni delle prestazioni e le azioni intraprese per affrontare prestazioni insufficienti.
Questi documenti non solo aiutano i dipendenti a comprendere i loro progressi, ma servono anche come tutela legale nel caso sorgano controversie.
5 passi che puoi seguire per correggere le performance
Uno dei tuoi sistemi di allerta precoce ti ha aiutato a individuare un problema di performance con uno dei tuoi dipendenti, e hai deciso di provare a correggere la situazione. Ottimo, e ora?
I passi che adotterai varieranno leggermente a seconda della natura della problematica, ma quelli descritti di seguito si applicano alla maggior parte delle situazioni in cui è un solo aspetto della performance del dipendente a costituire un problema (ad es. ritardi).
Nel raro caso in cui il dipendente abbia difficoltà in tutte le aree, potrebbe essere opportuno considerare di spostarlo in un altro ruolo o fuori dall’organizzazione.
Passo n°1: Verifica i fatti e svolgi delle ricerche
Prima di parlare con il dipendente, effettua una ricerca approfondita per comprendere la causa principale del problema di performance. Esamina metriche oggettive come reclami dei clienti, feedback dei colleghi e deliverable individuali per individuare se il problema dipende dal lavoro del dipendente o da fattori esterni, come membri del team sotto-performanti o aspettative irrealistiche.
L’utilizzo dell’analisi delle cause profonde può aiutare a far emergere problematiche di base e assicurare di avere una visione completa prima di avviare qualsiasi discussione. Potresti scoprire che il dipendente sta vivendo difficoltà in un’altra area della vita e potrebbe aver bisogno del supporto dell’organizzazione invece di una critica.
Cose semplici come un controllo regolare e la fornitura di risorse possono fare molta strada per far sì che questi problemi non impattino sulle performance.
Passo n°2: Rivaluta i tuoi standard di performance
Concediti un momento per rivalutare se i tuoi standard di performance sono ragionevoli e chiari. Se le tue aspettative sono irrealistiche o non comunicate correttamente, potrebbe trattarsi più di un problema di gestione che non del dipendente.
Prima di parlare con il dipendente sotto-performante, valuta a fondo le tue aspettative e chiediti:
- I miei standard di performance sono cambiati di recente, ad es. sono diventati più elevati?
- Il mio dipendente è mai riuscito a rispettare questi standard da quando sono stati introdotti?
- Altri membri del team sono riusciti a raggiungere gli stessi standard?
- Ho aggiunto nuove responsabilità che potrebbero interferire con le loro performance?
- Ho fornito a tutti i membri del mio team la formazione e le risorse necessarie per soddisfare le mie aspettative?
Passo n°3: Conduci un colloquio di gestione delle performance
Una volta che hai svolto le tue ricerche, rivisto le aspettative di performance e sei ragionevolmente certo che esista un reale divario di performance, è il momento di parlare con il tuo collaboratore.
Nella mia esperienza, le discussioni sulle performance sono una forma d’arte. Non c’è una ricetta su come condurle, poiché ogni problema è diverso e ogni persona riceve le critiche in modo diverso.
Ci sono però alcune best practice che possono aiutarti a condurre valutazioni delle performance più efficaci. Ad esempio, affronta la conversazione in presenza delle risorse umane, con il manager a guidarla. Questo aiuterà ad avere trasparenza, supervisione e garantire che il tuo PIP sia allineato alle policy HR.
Oltre a queste pratiche, prova anche le seguenti:
- Sii conciso: non girare intorno al problema; vai dritto al punto spiegando nel modo più conciso e oggettivo possibile qual è la situazione dal tuo punto di vista e che lo scopo dell’incontro è ascoltare le loro opinioni e definire insieme un piano d’azione.
- Sii chiaro: potrebbero non soddisfare gli standard di performance semplicemente perché non ne comprendono l’importanza o come questi impattino sulla squadra o sull’organizzazione.
- Sii onesto: è giusto dirgli se la loro scarsa performance ti lascia deluso, imbarazzato o addirittura arrabbiato. Allo stesso modo, se la situazione è così grave che rischiano il licenziamento, devono saperlo.
- Sii rispettoso: essere onesti non giustifica mai la maleducazione o atteggiamenti denigratori nei confronti del dipendente. È importante comunicare messaggi difficili con calma e rispetto.
- Sii empatico: cerca di immaginare come stiano vivendo la conversazione dal loro punto di vista. È una grande sorpresa per loro? Si sentono sopraffatti o ansiosi? Hanno problemi personali?
- Sii curioso: assicurati di chiedere il loro parere e molte domande aperte. Questo ti aiuterà a comprendere l’intero quadro della situazione, aiuterà loro a realizzare che c’è un problema (se sono sulla difensiva o contrariati) e li coinvolgerà nella soluzione. Ad esempio:
- Come ti senti rispetto ai progressi per i traguardi del progetto?
- Che tipo di supporto ricevi dall’ingegneria per lo sviluppo di quella nuova funzionalità?
- Perché pensi che abbiamo mancato la scadenza del cliente?
7. Sii di supporto: spiega loro come sei disposto a supportarli, che sia con formazione e sviluppo, cambiamenti nel ruolo o semplicemente supporto emotivo.
Valuta come è andata la conversazione sulle performance prima di decidere se passare subito al passo successivo di sviluppo del piano di miglioramento delle performance oppure rimandarlo a un prossimo incontro.
Con i giusti strumenti di valutazione delle performance, i manager possono offrire indicazioni basate sui dati per aiutare i collaboratori a migliorare.
In alcuni casi, il collaboratore potrebbe essere emotivo e non nello stato mentale adatto per discutere un piano d’azione, oppure il problema potrebbe essere più complesso e richiedere un approfondimento.
Passo #4: Sviluppa un piano di miglioramento delle performance
Una volta che tu e il collaboratore concordate che esiste un problema di performance e che entrambi siete impegnati a risolverlo, è il momento di preparare un piano di miglioramento delle performance. Questo di solito comprende:
- Descrizione dello standard di performance: descrivi gli aspetti della performance su cui il collaboratore deve lavorare, ad esempio raggiungere obiettivi di vendita, comunicazione con i colleghi ecc., e lo standard specifico che si vuole raggiungere, per esempio vendite settimanali di $XX.
- Piano d’azione con obiettivi SMART: dettaglia i “piccoli passi” specifici che la persona può fare per raggiungere lo standard, ad esempio frequentare un corso di vendita strategica entro la data XX, contattare YY prospect su LinkedIn entro la data ZZ, ecc.
- Periodo di valutazione: definisci quanto tempo ha il collaboratore per correggere la performance e con quale frequenza ci saranno i check-in. I piani tipicamente si estendono da 1 a 6 mesi, a seconda del problema riscontrato.
Infine, illustra tutte le risorse disponibili, come programmi di formazione o mentoring, che possono supportare la loro crescita. Definire il periodo di valutazione è cruciale, così come spiegare l’importanza dello standard e le conseguenze in caso di mancato miglioramento.
Passo #5: Controlla i progressi e riconosci i risultati
Con tutto chiaro e il piano di miglioramento delle performance pronto, è il momento di supportare il collaboratore nell’attuarlo.
Una parte fondamentale di questa attuazione è ricevere feedback regolare da parte tua che confermi (o meno) che la persona è sulla strada giusta. Gli strumenti di monitoraggio delle performance possono essere utilissimi per offrire feedback in tempo reale.
Effettua regolari check-in individuali per monitorare i loro progressi e, ove possibile, riconosci e premia i risultati positivi. Puoi anche utilizzare questi incontri per eventuali correzioni di rotta, aiutarli a superare eventuali ostacoli al progresso e modificare il piano se necessario.
Pratiche di comunicazione per costruire la fiducia
Può sembrare una banalità, ma vale la pena ripeterlo. Una comunicazione aperta ed efficace è una parte importante della gestione di un dipendente con prestazioni insufficienti. Favorisce la fiducia e garantisce sicurezza psicologica, e aiuta a mantenere la trasparenza e ad affrontare il feedback con empatia.
Alcune cose da tenere a mente includono:
Frequenza della comunicazione
Check-in regolari offrono punti di contatto che permettono ai manager di fornire feedback tempestivi, affrontare preoccupazioni e offrire indicazioni.
Una comunicazione costante previene malintesi e rassicura il dipendente che i suoi progressi vengono monitorati con equità e attenzione.
Inquadrare il feedback per la crescita
Presentare il feedback come un’opportunità di sviluppo professionale, piuttosto che come una semplice critica, può incrementare notevolmente il morale del dipendente e il suo impegno a migliorare.
Quando i manager inquadrano il feedback come uno strumento di crescita, spostano l’attenzione dagli errori passati alle potenzialità future. Questo approccio orientato alla crescita aiuta i dipendenti a vedere il processo come un percorso per migliorare le loro competenze e la loro carriera, invece che una semplice risposta alle prestazioni insufficienti.
Sottolineando che l’obiettivo è il miglioramento a lungo termine, i manager possono incoraggiare un atteggiamento più positivo e proattivo nell’affrontare i problemi di performance.
Un ultimo consiglio
Se sei arrivato fino a qui, congratulazioni! Come piccolo segno di apprezzamento, lascia che ti dia un ultimo consiglio che ho fatto mio quando si tratta di gestire dipendenti con prestazioni insufficienti: presumi sempre la buona fede.
Per mia esperienza, la maggior parte delle persone vuole svolgere bene il proprio lavoro e prova orgoglio per un lavoro ben fatto.
Nessuno ama sentire o sapere di non lavorare bene, quindi, finché non hai prove del contrario, assumi che il membro del tuo team vorrà correggere le sue prestazioni tanto quanto te. Questo può facilitare una grande collaborazione e riportare le cose sulla giusta strada.
Come sempre, buona fortuna e iscriviti alla newsletter di People Managing People per altri articoli e risorse scritti da esperti che ti aiuteranno nel tuo percorso di leadership.
