Esternalizzazione delle risorse umane: vantaggi, strategie e considerazioni
L'esternalizzazione delle risorse umane è popolare tra le aziende, soprattutto quelle più piccole, per una buona ragione.
Poiché la gestione delle funzioni relative alle risorse umane diventa più complessa e richiede più tempo, soprattutto quando gli organici crescono a livello internazionale, conviene affidarsi a professionisti in grado di offrire competenze e flessibilità che non si possiedono internamente.
Utilizza questa guida per comprendere i vantaggi e quali servizi di esternalizzazione delle risorse umane sono disponibili.
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Che cos'è l'esternalizzazione delle risorse umane?
L'esternalizzazione delle risorse umane è il processo di affidamento a una terza parte, in genere un professionista qualificato o un'agenzia per le risorse umane, di alcune o di tutte le funzioni relative alle risorse umane della propria azienda.
Molte aziende si rivolgono alle aziende RPO per integrare le proprie funzioni HR esternalizzate, in particolare per la gestione del reclutamento. Spesso rappresenta la soluzione intermedia ideale tra l'assenza di un reparto HR e un team HR interno.
Tipi di esternalizzazione delle risorse umane
Le organizzazioni possono scegliere di esternalizzare alcune o tutte le proprie funzioni HR:
Organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO)
Una PEO collabora con un'azienda per fornire servizi HR completi, come gestione delle buste paga, amministrazione dei benefit, conformità normativa e gestione dei dipendenti.
La PEO agisce in qualità di co-datore di lavoro, il che significa che l'azienda e la PEO condividono alcune responsabilità legali nei confronti dei dipendenti.
Per saperne di più, consulta la nostra selezione delle migliori PEO.
Datore di lavoro ufficiale (EOR)
Un EOR è un'organizzazione terza che assume la piena responsabilità legale dei dipendenti, inclusi buste paga, imposte e conformità alle leggi sul lavoro.
A differenza di una PEO, un EOR diventa il datore di lavoro ufficiale dal punto di vista legale, soluzione spesso utilizzata per assumere personale nei mercati esteri.
Per saperne di più, consulta la nostra selezione dei migliori EOR.
Agenzie per il personale
Specializzati in lavoratori temporanei o a contratto, i fornitori di potenziamento del personale gestiscono il reclutamento, l'inserimento e le buste paga per posizioni a breve termine. Possono essere utilizzati per colmare rapidamente le lacune senza assumere personale permanente.
Agenzie di reclutamento
Specializzate nella ricerca e nell'inserimento di talenti, queste società di reclutamento gestiscono il processo di assunzione per ruoli permanenti, inclusa la ricerca dei candidati, lo svolgimento dei colloqui e, talvolta, la gestione di parte del processo di inserimento.
Esistono diversi modi per collaborare al fine di esternalizzare il reclutamento, tra cui agenzie per il personale a chiamata, collaboratori che lavorano su commissione in base alle assunzioni e collaboratori che lavorano con un compenso fisso periodico basato sui ruoli aperti e sulle tempistiche delle esigenze di assunzione.
Per saperne di più, consulta il nostro articolo sulle migliori aziende di esternalizzazione dei processi di reclutamento.
Risorse umane frazionate
Assunzione di un professionista HR esperto, in genere part-time o secondo necessità, per gestire funzioni HR specifiche della propria organizzazione.
Invece di esternalizzare le risorse umane a un fornitore di servizi completi, si "affitta" essenzialmente una parte del tempo di un esperto HR, rendendo questa soluzione potenzialmente più flessibile e conveniente per le piccole e medie imprese che non necessitano di personale HR a tempo pieno.
Fornitori di servizi gestiti (MSP)
Utilizzati in genere per la gestione della forza lavoro contingente, gli MSP gestiscono il reclutamento, la gestione e la supervisione di lavoratori temporanei e collaboratori in diverse sedi o progetti. Sono particolarmente utili per il reclutamento ad alto volume.
Società di consulenza
Le società di consulenza HR offrono competenze in aree specializzate come conformità normativa, sviluppo della leadership, progettazione organizzativa e gestione del cambiamento.
Forniscono consulenza strategica o gestiscono progetti specifici anziché occuparsi delle funzioni HR quotidiane.
Per saperne di più, dai un'occhiata alla nostra selezione delle migliori società di consulenza HR o delle migliori società di consulenza HR nel Regno Unito.
Fornitori di servizi per le buste paga
Società specializzate nell'elaborazione delle buste paga e negli adempimenti, comprese le dichiarazioni e le detrazioni relative alle imposte sulle buste paga.
Società di formazione e sviluppo
Queste società forniscono programmi di formazione, sviluppo della leadership e potenziamento delle competenze dei dipendenti. Esternalizzare il servizio a un fornitore dedicato può garantire ai team l'accesso a una formazione coerente e di alta qualità.
Società di amministrazione dei benefit
Queste società si concentrano sulla gestione dei benefit dei dipendenti, tra cui l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e le iniziative per il benessere, offrendo spesso un accesso migliore ai benefit grazie alle economie di scala.
Fornitori di servizi di verifica dei precedenti
Le società specializzate nei servizi di verifica dei precedenti possono occuparsi dei controlli pre-assunzione, come la ricerca di precedenti penali, la verifica dell'esperienza lavorativa e i controlli del credito.
Quali aziende hanno bisogno dell'esternalizzazione delle risorse umane?
Esternalizzare le risorse umane può essere una decisione strategica in diverse situazioni. Ecco alcuni scenari comuni in cui può essere vantaggioso:
- Risorse interne limitate: se la tua azienda è piccola o non dispone di un team HR interno, l'esternalizzazione può gestire funzioni HR essenziali come buste paga, amministrazione dei benefit e conformità.
- Crescita rapida: durante periodi di rapida crescita o di espansione in nuovi mercati, la gestione interna delle attività HR può diventare eccessiva. L'esternalizzazione aiuta a gestire in modo più efficiente il reclutamento, l'inserimento e la conformità (particolarmente utile nei nuovi mercati).
- Gestione di normative complesse: quando si opera in più Paesi o settori con normative rigorose, affidarsi a un partner HR che conosca le leggi locali può ridurre al minimo i rischi di non conformità. Le aziende che operano a Sydney, ad esempio, possono rivolgersi alle società di consulenza HR a Sydney per usufruire di questa competenza locale.
- Efficienza dei costi: per le organizzazioni più piccole, i costi della creazione di un dipartimento HR possono superare i vantaggi. L'esternalizzazione può essere più conveniente, garantendo l'accesso a professionisti esperti senza i relativi costi generali.
- Concentrarsi sulle attività principali dell'azienda: se le attività HR consumano troppo tempo e risorse, l'esternalizzazione consente al tuo team di concentrarsi sulle iniziative strategiche anziché sulle attività amministrative.
- Accesso a competenze specialistiche: l'esternalizzazione di funzioni HR come le relazioni con i dipendenti, la gestione delle prestazioni o dei benefit può fornire accesso a conoscenze specialistiche e migliori pratiche che potrebbero non essere disponibili internamente.
- Esigenze temporanee o stagionali: durante i periodi di punta o per progetti a breve termine, l'esternalizzazione delle risorse umane può aiutare a gestire in modo efficiente l'assunzione e l'amministrazione del personale temporaneo.
- Miglioramento dei processi HR: se i processi HR interni sono obsoleti o inefficienti, l'esternalizzazione può introdurre strumenti, tecnologie e processi moderni che migliorano la produttività.
Quali funzioni possono essere supportate dall'esternalizzazione delle risorse umane?
I fornitori di servizi di esternalizzazione HR offrono servizi per supportare diverse funzioni HR, tra cui:
- Reclutamento
- Amministrazione delle buste paga
- Amministrazione dei benefit
- Rilevazione delle presenze
- Assicurazioni
- Formazione
- Apprendimento e sviluppo
- Gestione delle prestazioni
- Relazioni con i dipendenti
- Servizi di transizione dei dipendenti
- Verifica dei precedenti e dei referenti
- Servizi di test antidroga per i dipendenti
- Consulenza per i dipendenti (programmi di assistenza ai dipendenti, supporto per la salute mentale).
Vantaggi e svantaggi dell'esternalizzazione delle risorse umane
Come per la maggior parte delle cose nel lavoro e nella vita, l'esternalizzazione delle risorse umane presenta vantaggi e svantaggi.
Vantaggi dell'esternalizzazione delle risorse umane
- Riduzione dei costi: l'esternalizzazione delle funzioni HR può ridurre i costi generali, come gli stipendi del personale HR interno, l'accesso a sistemi avanzati o l'eliminazione di sanzioni o multe.
- Accesso a competenze specialistiche: offre accesso a professionisti HR esperti con conoscenze specialistiche in aree come il reclutamento, l'apprendimento e lo sviluppo, la gestione delle retribuzioni e le relazioni con i dipendenti.
- Migliore conformità: le aziende che offrono servizi HR esternalizzati conoscono bene le leggi e i regolamenti sul lavoro, contribuendo a ridurre il rischio di non conformità e le relative sanzioni.
- Concentrazione sul core business: libera risorse interne, consentendo al team di concentrarsi su attività strategiche che contribuiscono direttamente alla crescita dell'azienda.
- Maggiore efficienza: le aziende che offrono servizi esternalizzati utilizzano tecnologie HR e processi avanzati, ottimizzando funzioni come l'elaborazione delle buste paga, i benefit e la gestione delle prestazioni.
- Scalabilità: consente di adeguare facilmente i servizi HR in base alle esigenze mutevoli dell'organizzazione, risultando particolarmente utile durante i periodi di rapida crescita o ridimensionamento.
- Benefit per i dipendenti: l'esternalizzazione può offrire accesso a benefit per i dipendenti migliori e più convenienti, grazie alla capacità dell'azienda fornitrice di negoziare con i fornitori di benefit.
Svantaggi dell'esternalizzazione delle risorse umane
- Perdita di controllo: l'esternalizzazione implica la rinuncia a una parte del controllo sui processi HR. Un possibile problema è che l'utilizzo di un fornitore esterno potrebbe non essere altrettanto agile nell'affrontare le questioni HR immediate quanto un team interno.
- Servizio meno personalizzato: i fornitori esterni potrebbero non comprendere appieno la cultura aziendale o le esigenze specifiche dei dipendenti, portando a soluzioni HR più generiche.
- Rischi per la sicurezza e la riservatezza: la condivisione di dati sensibili dei dipendenti con un fornitore terzo può comportare rischi per la sicurezza e la privacy dei dati se non viene gestita con attenzione.
- Possibili lacune nella comunicazione: lavorare con un fornitore esterno può introdurre ritardi nella comunicazione, soprattutto se il fornitore si trova in un fuso orario diverso o gestisce un numero elevato di clienti.
- Costi nascosti: sebbene l'esternalizzazione possa essere conveniente, alcuni servizi possono comportare costi aggiuntivi; è quindi essenziale esaminare attentamente i contratti per evitare spese impreviste.
- Dipendenza dal fornitore: l'organizzazione può diventare dipendente dal partner di outsourcing, rendendo difficile il ritorno a un team HR interno, se necessario.
Buone pratiche per l'esternalizzazione delle risorse umane
Tenendo conto di quanto sopra, ho pensato di condividere alcune buone pratiche per aiutarti ad affrontare efficacemente l'esternalizzazione delle risorse umane ed evitare problemi.
1. Definisci chiaramente obiettivi e ambito
Prima di esternalizzare, individua quali funzioni delle risorse umane desideri esternalizzare e perché. Chiarisci gli obiettivi specifici che intendi raggiungere (ad es., riduzione dei costi, maggiore conformità, accesso a competenze specialistiche).
Ad esempio: potresti renderti conto che i vantaggi dell'esternalizzazione delle buste paga valgono la pena, ma decidere di mantenere internamente le altre funzioni delle risorse umane.
2. Confronta le opzioni
Confronta le opzioni prima di firmare qualsiasi contratto. Parla con le referenze fornite dall'azienda e fai anche domande ad altri clienti per assicurarti di ricevere il livello di servizio e di impegno che ti aspetti da questa relazione e che il fornitore si adatti il più possibile alla tua cultura e al tuo team.
Raccomando inoltre di valutare le società di consulenza boutique per le risorse umane insieme ai fornitori più grandi, poiché tendono a offrire competenze più specializzate e un approccio più personalizzato.
3. Verifica la protezione dei dati
I datori di lavoro dovrebbero esaminare le misure di protezione dei dati di un fornitore prima di firmare un contratto. Verifica i suoi protocolli di sicurezza dei dati, le politiche sulla privacy, l'accesso ai dati e i relativi controlli, i piani di risposta alle violazioni dei dati e la formazione dei dipendenti sulla privacy dei dati.
3. Stabilisci accordi chiari sui livelli di servizio (SLAs)
Stabilisci SLA che definiscano le aspettative relative a prestazioni, tempi di risposta, sicurezza dei dati e qualità del servizio. Assicurati che siano chiaramente definite penali in caso di mancata conformità.
4. Effettua una verifica tecnologica
Analizza gli strumenti e la tecnologia di qualsiasi potenziale partner per assicurarti che siano compatibili con i tuoi. Quale software per la gestione del personale utilizza? E per quanto riguarda l'HRMS? Le buste paga? L'amministrazione dei benefit?
Questo è particolarmente importante quando si esternalizza l'elaborazione delle buste paga, soprattutto se si include il rilevamento delle ore lavorate.
Le integrazioni sono fondamentali per mantenere la coerenza dei dati, migliorare i flussi di lavoro e garantire, ad esempio, una gestione efficiente delle buste paga e puntuale.
Collabora con il potenziale partner per comprendere in quali ambiti può e non può supportare il team.
Ad esempio, i calcoli di bonus e commissioni spesso devono ancora essere effettuati internamente, mentre il fornitore delle buste paga si limita a inserire l'importo finale da elaborare.
5. Verifica l'affinità culturale
La tua preoccupazione principale quando esternalizzi funzioni come la gestione delle prestazioni dovrebbe essere assicurarti che il partner sia in linea con la tua cultura e i tuoi obiettivi.
Cerca un fornitore fortemente orientato all'esperienza degli utenti, in modo che le tue persone rimangano al centro degli sforzi del partner.
Chiedi al partner come collaborerà con te quando avrai domande o dubbi relativi, ad esempio, alle prestazioni.
6. Verifica l'assicurazione
Se stipuli un contratto con un PEO e avvii un rapporto di co-impiego, assicurati che la tua azienda disponga della giusta assicurazione di responsabilità civile e verifica che anche il PEO disponga di una copertura assicurativa adeguata.
Puoi anche valutare l'aggiunta di un'assicurazione di responsabilità civile per le pratiche di lavoro (EPLI) per proteggerti da richieste di risarcimento relative, ad esempio, a licenziamento illegittimo, discriminazione o molestie.
Sebbene la maggior parte dei PEO disponga in genere di una copertura sufficiente, è importante verificarlo, non solo per l'assicurazione di responsabilità civile, ma anche per l'assicurazione sanitaria.
Quanto costa l'esternalizzazione delle risorse umane?
I fornitori di servizi di esternalizzazione delle risorse umane offrono diversi modelli tariffari per soddisfare esigenze e budget aziendali differenti. I modelli più comuni includono:
- Tariffe fisse: una tariffa mensile o annuale fissa per un insieme predefinito di servizi. Questo modello offre costi prevedibili e viene spesso utilizzato per soluzioni complete per le risorse umane.
- Tariffe per dipendente: gli addebiti si basano sul numero di dipendenti dell'azienda. Questo modello cresce in proporzione alle dimensioni dell'azienda, risultando adatto alle imprese in crescita.
- Percentuale del libro paga: le tariffe sono calcolate come percentuale del totale delle buste paga. Questo modello allinea i costi alle spese per il libro paga dell'azienda, garantendo che i costi dell'esternalizzazione delle risorse umane siano proporzionati alle dimensioni della forza lavoro.
Fattori di costo
Il costo dell'esternalizzazione delle risorse umane è influenzato da diversi fattori, tra cui:
- Dimensioni dell'azienda: le aziende più grandi generalmente sostengono costi più elevati a causa della maggiore complessità e del volume delle attività HR.
- Servizi richiesti: l'ampiezza e il livello di approfondimento dei servizi necessari, come l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione dei benefit, la gestione della conformità e il reclutamento, influiscono sul costo complessivo.
- Settore: alcuni settori hanno requisiti o normative HR specifici che possono aumentare la complessità e il costo dei servizi di esternalizzazione.
- Competenza del fornitore di servizi: i fornitori con una vasta esperienza e conoscenze specialistiche possono applicare tariffe più elevate per i loro servizi premium.
Costi medi
Il costo dell'esternalizzazione delle attività HR può variare notevolmente in base ai fattori menzionati sopra. Tuttavia, ecco alcune fasce di costo medie per diversi tipi di servizi di esternalizzazione delle attività HR:
- Servizi HR di base: da $50 a $150 per dipendente al mese. In genere, ciò include l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione di base dei benefit e il supporto per la conformità.
- Servizi HR completi: da $150 a $500 per dipendente al mese. Ciò include una gamma completa di funzioni HR, come il reclutamento, la gestione delle prestazioni, la formazione dei dipendenti e il supporto strategico HR.
- Percentuale del monte salari: dal 2% all'8% del monte salari totale. Questo modello copre un'ampia gamma di servizi HR e allinea i costi alle spese per il personale.
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