Come aggiornare il tuo software HR: Guida completa
Ti capita spesso di svolgere compiti noiosi e ripetitivi soggetti a errori umani? Il tuo attuale software HR ti fa innervosire più spesso di quanto vorresti? Sogni una funzionalità che aiuterebbe il tuo team a lavorare in modo più efficiente?
Non tutti i software HR sono uguali e a volte semplicemente cresci più del sistema che hai. Aggiornare il tuo software HR può aiutarti a risparmiare tempo, denaro e salute mentale. Usa questa guida per capire se è arrivato il momento di aggiornare e come farlo.
10 segnali che è ora di aggiornare il tuo software HR
Oltre a strapparsi i capelli, ecco alcuni segnali chiave che indicano che potresti aver bisogno di cercare qualcosa di nuovo:
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1. Troppo lavoro manuale
Se il tuo team HR trascorre troppo tempo su attività ripetitive (ad esempio inserimento dati, reportistica, elaborazione stipendi), le funzioni di automazione possono far risparmiare tempo e ridurre gli errori.
2. Funzionalità limitate e mancanza di caratteristiche
Il tuo attuale software non risponde alle crescenti esigenze del tuo team HR, come la gestione di flussi di lavoro complessi, reportistica avanzata, o persino il numero di utenti.
3. Integrazioni limitate
Per essere efficiente, il tuo software HR richiede solitamente integrazioni tra sistemi come il tuo ATS, HRMS/HRIS, software di gestione delle performance, ecc.
Se il tuo attuale sistema non si integra bene con altri sistemi, un aggiornamento può migliorare il flusso dei dati e l'efficienza.
4. Scarsa esperienza utente (UX)
Il tuo software HR fa cose inspiegabili? Le persone segnalano spesso difficoltà a navigare nel sistema e a completare compiti semplici come registrare le ore o inviare richieste di permessi?
Una cattiva UX è fonte di stress!
Ovviamente le persone si lamenteranno, ma puoi anche capirlo dai dati di utilizzo: se nessuno usa il software, o lo usano ma ci sono molti errori, ciò potrebbe indicare una progettazione UX scadente.
5. Preoccupazioni sulla sicurezza dei dati
Il tuo attuale sistema non offre solide misure di sicurezza dei dati, aumentando il rischio di violazioni, perdita di dati o mancata conformità a regolamenti come GDPR o HIPAA.
Se il tuo software non fornisce crittografia, autenticazione a più fattori o audit trail, potrebbe mettere a rischio dati sensibili dei dipendenti.
6. Lacune nella conformità
Il software HR, in particolare il software di gestione stipendi, deve essere aggiornato con i cambiamenti normativi e delle leggi sul lavoro. Se il tuo software non offre aggiornamenti regolari per adeguarsi a queste variazioni, rischi problemi legali e di non conformità.
7. Personalizzazione limitata
Il sistema non ti consente di personalizzare flussi di lavoro, processi o report per adattarli alle esigenze uniche della tua azienda.
Invece, sei costretto a utilizzare processi rigidi e predefiniti e non puoi adattare facilmente il sistema ai cambiamenti di struttura, politiche o obiettivi della tua organizzazione.
8. Alti costi di assistenza e manutenzione
Il tuo attuale software richiede assistenza frequente, aggiornamenti costosi o correzioni manuali, aumentando i costi di manutenzione.
Paghi per aggiornamenti regolari del sistema o servizi di supporto esterno perché il sistema presenta spesso bug o problemi di compatibilità, sottraendo risorse alle funzioni HR fondamentali.
9. Interruzioni o instabilità del sistema
Interruzioni frequenti del sistema, performance lente o problemi tecnici stanno compromettendo le tue operazioni. Ad esempio, il software si blocca durante periodi di intenso utilizzo, come durante l'elaborazione delle buste paga o i cicli di valutazione delle performance dei dipendenti, causando ritardi e frustrazione sia allo staff HR che ai collaboratori.
10. Il fornitore non innova più o non offre aggiornamenti
Il fornitore del tuo software HR non rilascia più aggiornamenti regolari, il che significa che il software resta indietro per quanto riguarda funzionalità, sicurezza o prestazioni.
Cosa cercare in un software HR sostitutivo
Ciò di cui hai bisogno dipenderà dalle tue esigenze specifiche, ma ecco alcune caratteristiche generali da considerare:
Automazione
La possibilità di impostare processi specifici, come onboarding, gestione stipendi, benefit o cicli di valutazione delle performance, in modo che vengano eseguiti automaticamente.
Personalizzazione
Probabilmente uno dei principali motivi di insoddisfazione con il tuo attuale software HR è la necessità di una maggiore personalizzazione. Anche se al momento non lo è, questa funzionalità sarà probabilmente utile in futuro man mano che i tuoi processi evolvono.
Self-service per i dipendenti
Un software HR può praticamente eliminare la necessità di fornire ai dipendenti documenti finanziari, sui benefit o fiscali in formato cartaceo, offrendo loro accesso a portali self-service online che consentono di consultare e aggiornare queste informazioni quando preferiscono.
Integrazioni
La capacità di integrare il tuo software HR con il tuo più ampio ecosistema tecnologico HR e altri strumenti comuni come il tuo software contabile o il software di pianificazione delle risorse aziendali.
Molti strumenti avranno integrazioni standard, ma se così non fosse è qualcosa da chiedere durante la call conoscitiva.
Scalabilità
Disporre di funzionalità scalabili consente alle aziende di continuare a utilizzare la piattaforma HR a cui sono abituate, aggiungendo o rimuovendo funzioni e funzionalità secondo l'evoluzione delle priorità aziendali.
Reportistica e analisi
Consolidando i dati dei dipendenti in un unico luogo, il software HR può fornirti dati e report per apportare cambiamenti nelle aree che necessitano di miglioramenti.
Interfaccia gradevole e UX intuitiva
Quanto è pulito e moderno l'aspetto del software? Ovviamente non si può giudicare solo dall’aspetto, quindi prova a richiedere una demo dal vivo per valutare l’esperienza utente e leggere le recensioni
Come migliorare il tuo software HR
Segui questo processo per aiutarti ad assicurare che la prossima selezione del software HR porti al miglior risultato possibile.
1. Valuta il tuo software HR attuale
- Identifica i punti critici: Determina i limiti dell’attuale sistema (ad esempio, problemi di prestazioni, mancanza di funzionalità, preoccupazioni riguardo la scalabilità).
- Raccogli feedback: Coinvolgi gli stakeholder chiave, come membri del team HR, manager e dipendenti, per raccogliere opinioni sul sistema attuale e sulle funzionalità desiderate.
- Valuta l’utilizzo: Rivedi come viene effettivamente usato il software attuale, inclusi i moduli o le funzionalità sottoutilizzate o ridondanti.
2. Definisci le esigenze e gli obiettivi aziendali
- Stabilisci obiettivi chiari: Identifica cosa vuoi ottenere con l’aggiornamento (ad esempio, analisi avanzate, interfaccia più user-friendly, processi automatizzati).
- Dai priorità alle funzionalità: Elenca le funzionalità e i requisiti del software HR che sono indispensabili rispetto a quelle opzionali. Questi possono includere:
- Paga
- Onboarding dei dipendenti
- Gestione delle prestazioni
- Rilevazione presenze
- Recruitment e ATS (Applicant Tracking System)
- Gestione benefit.
- Scalabilità e integrazione: valuta la crescita futura e se il nuovo sistema dovrà integrarsi con altri software come software di onboarding, CRM, finance o sistemi ERP.
3. Ricerca le soluzioni potenziali
- Valuta i fornitori: Ricerca e compila una lista di fornitori di software HR che corrispondano alle tue esigenze. La nostra selezione dei migliori software HR e dei migliori software HR per piccole imprese è un buon punto di partenza.
- Controlla le recensioni: Leggi le recensioni dei clienti, i casi studio e le opinioni degli esperti per verificare credibilità e prestazioni.
4. Crea una shortlist e contatta i fornitori
Ora che hai identificato alcuni potenziali fornitori, è il momento di approfondire e prenotare delle demo.
- Invia a ciascun fornitore una richiesta di informazioni (RFI) in modo da poter confrontare le tue opzioni punto per punto
- Se vuoi essere davvero scrupoloso, invia a ciascuno dei fornitori selezionati una richiesta di offerta (RFP). Questa includerà informazioni chiave sulla tua azienda, le tue esigenze specifiche, un questionario per il fornitore e qualsiasi regola specifica per la presentazione della proposta che dovrebbero seguire, come le scadenze per l'invio.
- Prenota un incontro con il loro rappresentante commerciale e passa in rassegna le tue domande.
Queste chiamate, che idealmente dovrebbero includere dimostrazioni dal vivo del prodotto in azione, ti aiuteranno anche a capire meglio il fornitore e se puoi instaurare una buona collaborazione.
Per aiutarti a confrontare i fornitori, utilizza questo pratico modello di valutazione.
5. Prepara il business case
Con tutti i dati raccolti sopra, è il momento di preparare il tuo business case per un software HR.
Non deve essere per forza un documento di 10 pagine, può essere anche solo un promemoria di una pagina (chi ha tempo di leggere 10 pagine, dopotutto?).
Chi prende le decisioni cerca risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa il software HR?
- Quali problemi risolverà il software?
- Se non investissimo nel software, cosa accadrebbe?
- Quanto tempo ci vorrà per implementarlo?
- Perché dobbiamo investire ora?
- Qual è il ROI dell’implementazione del software HR? L’articolo di Dan George su alfabetizzazione finanziaria delle risorse umane è una risorsa utile.
Potresti non conoscere già la risposta alla domanda sui costi; tuttavia, cercare l'approvazione in questa fase ti predisporrà al successo.
Ecco un modello di business case che puoi utilizzare per il software HR:
- Sintesi esecutiva: Breve panoramica della proposta, dei vantaggi chiave e delle conclusioni.
- Situazione attuale e dichiarazione del problema: Descrizione dello stato attuale e delle problematiche/challenge specifiche da affrontare.
- Soluzione proposta e benefici: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, inclusa un'analisi costi-benefici.
- Piano di implementazione e valutazione dei rischi: Strategia di implementazione passo passo, tempistiche e sintesi dei potenziali rischi con i piani di mitigazione.
- Conclusioni e raccomandazioni: Riepilogo conciso del business case con le raccomandazioni finali per chi decide.
6. Implementazione e onboarding
Assicurati che gli stakeholder siano informati della tua nuova soluzione e si sentano sicuri nell'utilizzarla.
Il motivo principale per cui le aziende non ottengono un ROI dall'acquisto di software è la mancata implementazione corretta e l’inadeguata integrazione del nuovo strumento nelle attività quotidiane.
Una gestione del cambiamento efficace è fondamentale. Affinché i dipendenti utilizzino il nuovo software, devono capire come può essere utile (ad es. risparmiano tempo/vengono approvate prima le richieste di ferie) e sapere come usarlo.
Ecco alcuni suggerimenti utili a riguardo.
- Comunica chiaramente che stai adottando un nuovo software HR e cosa significherà per i dipendenti. Invita i dipendenti a fare domande.
- Sfrutta ogni opportunità di onboarding e formazione offerta dal fornitore e rendi obbligatorio per i dipendenti completare questa formazione entro un tempo realistico.
- Delega a una persona la responsabilità di seguire l'implementazione e di essere il punto di riferimento per domande (e feedback) dei dipendenti.
- Fai sapere ai dipendenti quali risorse self-service sono disponibili e assicurati che sappiano come aprire una richiesta di supporto se incontrano difficoltà.
Best practice per aggiornare il software HR
Segui queste best practice quando aggiorni il tuo software HR core per evitare errori comuni che possono portare a inefficienze, spreco di risorse o frustrazione.
- Definisci obiettivi chiari: Definisci i tuoi obiettivi aziendali e le specifiche esigenze HR prima di iniziare il processo. Questo ti aiuterà a guidare la scelta del software e ad assicurarti che sia allineato ai tuoi obiettivi.
- Raccogli feedback dagli utenti: Analizza i dati di utilizzo e conduci sondaggi, focus group o interviste per comprendere i punti deboli del sistema attuale e le funzionalità desiderate in uno nuovo.
- Considera la crescita futura: Cambiare fornitore continuamente può essere problematico, quindi cerca una soluzione che possa crescere con la tua azienda, sia aggiungendo utenti, espandendo le funzionalità o integrandosi con altri sistemi.
- Valuta il ROI complessivo: I costi sono importanti, quindi considera sia i costi a breve che a lungo termine (implementazione, manutenzione, aggiornamenti) e concentrati sul valore per il denaro. Assicurati che il software risponda alle tue esigenze e offra un buon ritorno sull'investimento (ROI).
- Non sottovalutare la complessità della migrazione dei dati: Pianifica la migrazione dei dati con anticipo e coinvolgi sia il team HR che IT per definire cosa verrà migrato, come e quando.
Evviva i Nuovi Inizi
Si spera che quanto sopra sia stato una guida oggettiva per aiutarti ad aggiornare il software HR. Sebbene sia facile lasciarsi tentare dalle novità, a volte un nuovo strumento vale lo sforzo.
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