Come aggiornare il software HR: guida completa
Ti capita spesso di svolgere compiti noiosi e ripetitivi soggetti a errori umani? Il tuo attuale software HR ti fa innervosire più spesso di quanto vorresti? Sogni una funzionalità che possa aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente?
Non tutti i software HR sono uguali e, a volte, semplicemente si cresce oltre quello che si ha. Aggiornare il tuo software HR può aiutarti a risparmiare tempo, denaro e salute mentale. Usa questa guida per capire se è il momento di effettuare un upgrade e come farlo.
10 segnali che è ora di aggiornare il tuo software HR
Oltre a farti venire i capelli bianchi, ecco alcuni indicatori chiave che potrebbe essere il momento di cercare qualcosa di nuovo:
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1. Troppo lavoro manuale
Se il tuo team HR passa troppo tempo su compiti ripetitivi (ad esempio inserimento dati, reportistica, elaborazione paghe), le funzionalità di automazione possono far risparmiare tempo e ridurre gli errori.
2. Funzionalità limitate e lacune
Il software attuale non risponde ai bisogni crescenti del tuo team HR, come la gestione di flussi di lavoro complessi, reportistica avanzata o anche solo il numero di utenti.
3. Integrazioni limitate
Perché il tuo software HR sia davvero utile, normalmente servono integrazioni tra sistemi come il tuo ATS, HRMS/HRIS, software per la gestione delle performance, ecc.
Se il tuo sistema attuale non si integra bene con gli altri, un upgrade può migliorare il flusso dei dati e l'efficienza.
4. Scarsa esperienza utente (UX)
Il tuo software HR fa cose inspiegabili? Le persone segnalano spesso difficoltà a navigare nel sistema e a svolgere attività semplici come la registrazione delle ore o la richiesta di ferie?
Una cattiva UX è fonte di stress!
Le persone sicuramente si lamenteranno, ma puoi scoprirlo anche dai dati di utilizzo: se nessuno usa il software, oppure lo usa ma ci sono molti errori, potrebbe indicare una progettazione UX scadente.
5. Preoccupazioni per la sicurezza dei dati
Il tuo sistema attuale non offre misure solide di sicurezza dei dati, aumentando il rischio di violazioni, perdita di dati o inadempienza rispetto a normative come GDPR o HIPAA.
Se il tuo software non offre crittografia, autenticazione a più fattori o tracciabilità delle attività, potrebbe mettere a rischio i dati sensibili dei dipendenti.
6. Lacune di conformità
Il software HR, in particolare il software paghe, deve essere aggiornato alle normative sul lavoro in continuo cambiamento. Se il tuo software non offre aggiornamenti regolari per adeguarsi a questi cambiamenti, rischi di essere fuori norma e incorrere in problemi legali.
7. Personalizzazione limitata
Il sistema non ti permette di personalizzare flussi di lavoro, processi o report in base alle esigenze specifiche della tua azienda.
Al contrario, sei costretto a usare processi rigidi e preimpostati e non puoi adattare facilmente il sistema per riflettere cambiamenti nella struttura, nelle politiche o negli obiettivi della tua organizzazione.
8. Costi elevati di supporto e manutenzione
Il tuo software attuale richiede supporto frequente, aggiornamenti costosi o interventi manuali, aumentando i costi di manutenzione.
Paghi per aggiornamenti regolari del sistema o per servizi di supporto esterni perché il sistema incontra frequentemente bug o problemi di compatibilità, dirottando risorse dalle principali funzioni HR.
9. Interruzioni di sistema o instabilità
Interruzioni frequenti, prestazioni lente o problemi tecnici stanno compromettendo le tue operazioni. Ad esempio, il software va in crash nei periodi di massimo utilizzo, come durante l'elaborazione delle paghe o i cicli di valutazione delle performance dei dipendenti, causando ritardi e frustrazione sia per il personale HR che per i dipendenti.
10. Il fornitore non innova più o non rilascia aggiornamenti
Il fornitore del tuo software HR non rilascia più aggiornamenti regolari, quindi il software resta indietro in termini di funzionalità, sicurezza o prestazioni.
Cosa cercare in un nuovo software HR
Le specifiche di ciò che ti serve dipenderanno dai tuoi requisiti, ma ecco alcune funzionalità generali a cui fare attenzione:
Automazione
La possibilità di impostare processi specifici, come l'onboarding delle paghe, i benefit o le scadenze delle valutazioni delle performance, perché vengano eseguiti automaticamente.
Personalizzazione
Probabilmente uno dei principali inconvenienti del tuo attuale software HR è la necessità di una maggiore possibilità di personalizzazione. Anche se ora non rappresenta un problema, sarà probabilmente utile in futuro man mano che i tuoi processi evolveranno.
Self-service dipendenti
Il software HR può praticamente eliminare la necessità di fornire documentazione finanziaria, sui benefit o fiscale ai lavoratori offrendo loro l’accesso a portali self-service online che consentono di visualizzare e aggiornare queste informazioni in qualsiasi momento desiderino.
Integrazioni
La capacità di integrare il tuo software HR con il più ampio ecosistema tecnologico HR e altri strumenti comuni come il tuo software di contabilità o il software di pianificazione delle risorse aziendali.
Molti strumenti dispongono di integrazioni di base, ma se non le hanno è un aspetto su cui informarsi durante la call conoscitiva.
Scalabilità
Avere funzioni scalabili permette alle aziende di continuare a utilizzare la piattaforma HR a cui sono abituate, aggiungendo o rimuovendo funzionalità e funzioni man mano che cambiano le priorità di business.
Reportistica e analisi
Consolidando i dati dei dipendenti in un unico posto, il software HR può fornirti dati e report necessari per attuare cambiamenti nelle aree che necessitano di miglioramenti.
Interfaccia gradevole e UX intuitiva
Quanto appare pulito e moderno il software? Naturalmente non si può giudicare un libro solo dalla copertina, quindi cerca di ottenere una demo dal vivo per farti un’idea dell’esperienza utente e consulta le recensioni
Come aggiornare il tuo software HR
Segui questo processo per aiutarti a garantire che la tua prossima selezione del software HR abbia il miglior risultato possibile.
1. Valuta il tuo attuale software HR
- Identifica i punti deboli: Determina i limiti del sistema attuale (ad esempio, problemi di prestazioni, mancanza di funzionalità, preoccupazioni sulla scalabilità).
- Raccogli feedback: Coinvolgi stakeholder chiave come membri del team HR, manager e dipendenti per raccogliere feedback sul sistema attuale e sulle funzionalità desiderate.
- Valuta l’utilizzo: Esamina quanto efficacemente viene utilizzato il software attuale, inclusi i moduli o le funzionalità sottoutilizzate o ridondanti.
2. Definisci le tue esigenze e obiettivi aziendali
- Stabilisci obiettivi chiari: Identifica cosa vuoi ottenere con l’aggiornamento (ad esempio, analisi migliorate, interfaccia utente migliore, processi automatizzati).
- Prioritizza le funzionalità: Elenca le funzionalità e i requisiti del software HR che sono fondamentali rispetto a quelli che sono solo auspicabili. Possono includere:
- Gestione delle paghe
- Onboarding dei dipendenti
- Gestione delle performance
- Monitoraggio del tempo
- Recruitment e ATS (Applicant Tracking System)
- Gestione dei benefit.
- Scalabilità e integrazione: Considera la crescita futura e se il nuovo sistema dovrà integrarsi con altri software come software per l’onboarding, CRM, finanza o sistemi ERP.
3. Ricerca soluzioni potenziali
- Esplora i fornitori: Fai una ricerca e compila una lista di fornitori di software HR che siano in linea con le tue esigenze. La nostra selezione dei migliori software HR e dei migliori software HR per piccole imprese può essere un buon punto di partenza.
- Controlla le recensioni: Guarda le recensioni dei clienti, i casi di studio e le opinioni degli esperti per garantire credibilità e prestazioni.
4. Crea una shortlist e contatta i fornitori
Ora che hai identificato alcuni potenziali fornitori, è il momento di approfondire e prenotare alcune demo call.
- Invia a ciascun fornitore una richiesta di informazioni (RFI) in modo da poter confrontare le tue opzioni punto per punto
- Se vuoi essere davvero scrupoloso, invia a ciascuno dei tuoi fornitori selezionati una richiesta di proposta (RFP). Questo documento includerà informazioni chiave sulla tua azienda, le tue esigenze specifiche, un questionario per i fornitori e tutte le regole specifiche per la presentazione delle proposte che dovranno seguire, come le scadenze per l'invio.
- Prenota una riunione con il loro rappresentante commerciale e passa in rassegna le tue domande.
Queste chiamate, che idealmente dovrebbero includere dimostrazioni dal vivo del prodotto in azione, ti aiuteranno anche a capire se il fornitore è adatto e se puoi instaurare una buona collaborazione.
Per aiutarti a confrontare i fornitori, utilizza questo utile modello di valutazione.
5. Prepara il business case
Con tutti i dati raccolti, è il momento di mettere insieme il tuo business case per il software HR.
Non deve essere necessariamente un documento di 10 pagine, può bastare anche un semplice memo di una pagina (perché chi ha tempo di leggere 10 pagine ormai).
I decisori cercano risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa il software HR?
- Quali problemi risolverà il software?
- Cosa succede se non investiamo nel software?
- Quanto tempo ci vorrà per implementarlo?
- Perché dobbiamo investire ora?
- Qual è il ROI dell'implementazione del software HR? L'articolo di Dan George su alfabetizzazione finanziaria dell'HR è una risorsa utile a questo proposito.
Potresti non conoscere la risposta alla domanda sui costi; tuttavia, richiedere l'approvazione in questa fase ti metterà sulla strada giusta per il successo.
Ecco un modello di business case che puoi utilizzare per il software HR:
- Sintesi esecutiva: Breve panoramica della proposta, dei vantaggi principali e delle conclusioni.
- Situazione attuale e descrizione del problema: Descrizione dello stato attuale e delle sfide o problemi specifici che si intendono risolvere.
- Soluzione proposta e benefici: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, inclusa un'analisi costi-benefici.
- Piano di implementazione e valutazione dei rischi: Strategia di implementazione passo passo, tempistiche e sintesi dei potenziali rischi con relativi piani di mitigazione.
- Conclusione e raccomandazioni: Riassunto conciso del business case con raccomandazioni finali per i decisori.
6. Implementa e coinvolgi
Assicurati che tutti gli stakeholder siano informati sulla nuova soluzione e si sentano sicuri nell'utilizzarla.
La principale ragione per cui le aziende non raccolgono il ROI dagli acquisti software è il mancato completamento del processo di implementazione e l'incapacità di integrare realmente il nuovo strumento nelle operazioni quotidiane.
Una gestione efficace del cambiamento è fondamentale. Affinché i dipendenti utilizzino il nuovo software, devono capire come questo li avvantaggia (ad esempio fa risparmiare tempo, le loro richieste di ferie vengono approvate più rapidamente) e sapere come usarlo.
Ecco alcuni suggerimenti utili.
- Comunica chiaramente che state adottando un nuovo software HR e cosa questo comporterà per i dipendenti. Invita i dipendenti a porre domande.
- Sfrutta qualsiasi formazione e onboarding offerti dal fornitore e rendi obbligatorio per i dipendenti completare la formazione entro un termine realistico.
- Nomina una persona responsabile che guidi l'implementazione e faccia da punto di riferimento per qualsiasi domanda (e feedback) da parte dei dipendenti.
- Assicura ai dipendenti la conoscenza di eventuali risorse self-service disponibili e fai in modo che sappiano come aprire un ticket di assistenza in caso di difficoltà.
Best practice per aggiornare il software HR
Segui queste best practice quando aggiorni il tuo software HR principale per evitare errori comuni che possono portare a inefficienze, spreco di risorse o frustrazione.
- Definisci obiettivi chiari: Definisci gli obiettivi aziendali e le esigenze specifiche delle Risorse Umane prima di iniziare il processo. Questo ti aiuterà a guidare la selezione del software e ad assicurarti che sia in linea con i tuoi obiettivi.
- Raccogli feedback dagli utenti: Analizza i dati di utilizzo e conduci sondaggi, focus group o interviste per comprendere i punti dolenti del tuo sistema attuale e le funzionalità desiderate in uno nuovo.
- Considera la crescita futura: Cambiare costantemente fornitore può essere un problema, quindi cerca una soluzione che possa scalare con la tua azienda, sia attraverso l'aggiunta di utenti, l'espansione delle funzionalità o l'integrazione con altri sistemi.
- Valuta il ROI complessivo: I costi sono importanti, quindi considera sia i costi a breve che a lungo termine (implementazione, manutenzione, aggiornamenti) e focalizzati sul valore per il denaro. Assicurati che il software soddisfi le tue esigenze e offra un buon ritorno sull'investimento (ROI).
- Non sottovalutare la complessità della migrazione dei dati: Pianifica la migrazione dei dati in anticipo, e coinvolgi sia i team HR che IT per mappare quali dati saranno migrati, come e quando.
Evviva i nuovi inizi
Speriamo che quanto sopra sia stato una guida obiettiva per aiutarti ad aggiornare il tuo software HR. Anche se è facile lasciarsi attirare dalle novità, a volte uno strumento nuovo vale davvero lo sforzo.
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