Come i Principi del Design UX Possono Aiutare le Risorse Umane a Lanciare Nuovi Strumenti e Servizi
La UX è per Tutti, Non Solo per i Tecnici: Il design dell'Esperienza Utente non è limitato agli esperti di tecnologia; si tratta di comprendere il comportamento umano, rendendolo accessibile a chiunque voglia migliorare le esperienze.
Principi UX nella Vita Quotidiana: I principi UX vanno ben oltre il lancio di prodotti, trovando applicazione anche in webinar e social media, dimostrando la loro rilevanza in molteplici contesti per potenziare il coinvolgimento dell’utente.
Prima le Persone, poi le Macchine: Concentrarsi sulla psicologia piuttosto che sulla tecnologia evidenzia l'importanza di un design centrato sulle persone, sottolineando la necessità di comprendere più a fondo gli utenti in ogni ambito.
Se sei come me e ti interessano di più gli esseri umani che le macchine, avrai forse pensato che la progettazione dell’Esperienza Utente (UX) richieda una laurea in informatica e grandi abilità nel coding.
Parliamo sempre di UX quando lanciamo nuove funzionalità e prodotti, ma usiamo anche il linguaggio e i principi UX quando organizziamo un webinar, creiamo contenuti per i social media o pensiamo ad attività di team building interne.
I principi dell’UX permeano tutto ciò che facciamo, e sono rimasta completamente immersa e affascinata da come questi aspetti apparentemente tecnici abbiano spesso meno a che fare con la tecnologia e molto più con la psicologia umana.
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Quale ambito è migliore per applicare i principi UX se non quello funzionale, il cui unico scopo è quello di permettere alle persone di fare il loro miglior lavoro divertendosi?
Cos'è la UX?
L’Esperienza Utente (UX) “si riferisce alle sensazioni che gli utenti provano quando utilizzano un prodotto, un'applicazione, un sistema o un servizio”. Tradizionalmente, la UX si è concentrata sui prodotti software e su come gli utenti finali interagiscono con essi. Tuttavia, la mentalità di un designer UX — comprendere a fondo il cliente e creare prodotti che le persone vogliono usare, anziché ciò che pensiamo debbano usare — è molto utile anche per i leader in ambito people & culture.
Il più delle volte, la UX è fondamentale nella progettazione di prodotti software, quando l’utente è separato dal fornitore del prodotto e vive l’esperienza e l’utilizzo del prodotto in autonomia.
In quest’ambito, i designer UX si occupano di tutto: dalle interviste ai clienti alla comprensione dei punti dolenti, dalla progettazione di mockup del prodotto, alla loro codifica e alla misurazione delle prestazioni delle funzionalità.
Perché la UX è importante in People & Culture?
Chi si occupa di People & Culture è continuamente chiamato a sviluppare nuovi modi di svolgere attività già esistenti (gestire i cedolini, policy di benefit e vacanze) e modalità creative per cose nuove (lanciare programmi di riconoscimento, aiutare i team a connettersi, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, ecc).
Per questo motivo, i leader e i team People & Culture lanciano costantemente nuovi prodotti e servizi per i loro clienti interni – ovvero i dipendenti dell’azienda. Un approccio UX aiuta a progettare questi strumenti e processi in modo che siano accessibili, semplici e piacevoli da usare per i collaboratori.
Come applicare i principi UX agli strumenti e ai processi HR
Ci sono molti principi di progettazione UX ai quali i designer si riferiscono nel loro lavoro. Alcuni sono particolarmente rilevanti nella progettazione dei servizi e possono essere facilmente trasferiti alla progettazione di strumenti e processi HR.
Per chi è pensato?
La premessa di questo principio è che, prima di proporre qualsiasi soluzione, si debba conoscere a fondo l’utente, incluso:
- La sua storia
- Punti dolenti
- Emozioni e pensieri collegati
- In che modo trarrà beneficio dalla soluzione, e
- Come intende utilizzarla.
È impossibile creare uno strumento o un processo che gli utenti ameranno se prima non li si comprende a fondo.
Una volta che hai un quadro chiaro degli utenti e delle loro storie (attraverso interviste e osservazioni, ad esempio), puoi metterti al lavoro sulla progettazione e iniziare a pensare a delle soluzioni.
Applicato alle risorse umane
In HeyTaco, spesso le persone ci dicono di voler lanciare un programma di riconoscimento perché dai sondaggi di coinvolgimento emerge che non si sentono abbastanza apprezzate da colleghi e management.
Il team HR, nel tentativo di risolvere il problema, si lancia subito alla ricerca di diverse piattaforme di riconoscimento e premi senza nemmeno aver avuto una conversazione con i propri clienti interni, cioè i dipendenti, su che cosa li fa sentire apprezzati e cosa manca attualmente.
Senza analizzare in profondità il feedback dei dipendenti e senza comprendere non solo un individuo, ma la varietà di persone/"tipi di clienti" nel team, il programma di riconoscimento, in questo caso, è destinato al fallimento e rischia di generare un’esperienza in cui nessuno si sente coinvolto.
Non farmi pensare
Più rendiamo difficile una scelta per i nostri utenti, meno è probabile che la scelgano e più è probabile che rinuncino. L'obiettivo di questo principio è semplificare le decisioni per gli utenti, al fine di aumentare la probabilità che portino a termine un'attività.
Secondo Marvel, tre cose aumentano il carico cognitivo: troppe scelte, troppa riflessione richiesta per prendere una decisione e mancanza di chiarezza.
Ad esempio, la prossima volta che scegli un posto dove cenare con gli amici, consiglia due opzioni davvero valide evidenziando la cosa migliore che offrono nel loro menù, invece di cinque opzioni troppo vaghe. Scommetto che il gruppo prenderà una decisione molto più velocemente.
Applicato alle Risorse Umane
Offrire 20 opzioni per i benefit sanitari può sembrare fantastico, ma può mandare in confusione un neoassunto. Aiuta le persone a decidere quale piano sia adatto a loro facendo alcune domande, e poi invia solo le 3 opzioni che consiglieresti in base alla loro situazione.
Usabilità: il ROI dello sforzo
L'usabilità misura quanto è facile utilizzare qualcosa. Puoi misurare l'usabilità in diversi modi:
- Le persone riescono a completare un'attività?
- Quanto tempo impiegano per completarla?
- Riescono a ricordare come completare l'attività anche dopo molto tempo?
- Hanno trovato piacevole l'esperienza di completare l'attività?
Prestare attenzione a questi criteri durante la progettazione di un nuovo servizio o il lancio di un nuovo prodotto interno (ad esempio un nuovo manuale per i dipendenti) può aiutarti a creare esperienze utente che i tuoi dipendenti ameranno, anche quando si tratta di un compito relativamente noioso come scaricare il loro W2.
Applicato alle Risorse Umane
Ad esempio, quando crei una formazione per nuovi manager, pensa a come aumentare l'usabilità della formazione secondo i criteri sopra indicati. Non scrivere lunghi manuali e guide che intendi consegnare ai manager, sperando che li leggano.
Invece, pensa al compito che vuoi che i nuovi manager svolgano, e a come renderlo facile e piacevole per loro. Potresti scoprire che creare contenuti divisi in piccole parti e inviarli ai manager una volta alla settimana per i primi mesi nel loro ruolo può aumentare l'usabilità della formazione e, di conseguenza, migliorare le prestazioni dei manager in quel ruolo.
Conosci il contesto
Questo principio riguarda la conoscenza di come, quando e perché i tuoi clienti utilizzeranno lo strumento/servizio che hai creato. Non basta risolvere un problema con uno strumento. Se riesci a comprendere le circostanze in cui il cliente utilizza quello strumento, avrai più probabilità che lo adotti.
Applicato alle Risorse Umane
Quando lanci un nuovo strumento di riconoscimento, considera perché le persone si riconoscono a vicenda, con quale frequenza e dove.
Se scopri che le persone vogliono dire grazie proprio nel momento in cui succede ciò per cui vogliono esprimere gratitudine, e desiderano farlo utilizzando gli strumenti che già conoscono, considera di integrare il riconoscimento nel loro flusso di lavoro quotidiano.
Rendi semplice per loro usare uno strumento di riconoscimento sia dal computer che dal portatile, così potranno dire grazie anche quando sono lontani dallo schermo grande.
Ricevi feedback – valuta e adatta.
Quando si tratta di servizi e strumenti per Persone & Cultura, impostare e dimenticare non è mai la scelta giusta. Poiché i nostri clienti interni e il contesto aziendale cambiano, dobbiamo modificare il modo con cui offriamo valore ai nostri clienti.
Valutare costantemente le tue iniziative e adattarle di conseguenza ti aiuterà a rimanere al passo con le preferenze, i gusti e gli ambienti che cambiano.
Applicato alle Risorse Umane
Oltre a chiedere feedback alle tue persone e inviare sondaggi per i dipendenti, un modo poco utilizzato per imparare è osservare come interagiscono con il prodotto/servizio. A volte le persone non sono consapevoli di una cosa, ma ti mostreranno molto di ciò che pensano semplicemente guardandole usare qualcosa.
Molte cose possono essere cambiate, anche se serve tempo. Più alta è la posta in gioco (più è difficile cambiare una cosa, come il tuo fornitore di servizi paghe), più è importante prendersi il tempo necessario all'inizio per conoscere i punti dolenti degli utenti, sfruttare i periodi di prova gratuiti, creare gruppi pilota e raccogliere feedback in modo tempestivo e frequente.
Più basse sono le poste in gioco, più possibilità hai di sperimentare e apprendere insieme ai tuoi clienti.
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