Che cos’è un sistema HRMS? Funzionalità, vantaggi e contesto
Un HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) è un software che aiuta a semplificare attività delle risorse umane come l'elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefit, il reclutamento e il monitoraggio delle prestazioni. In questo articolo analizzerò cos'è un HRMS, come funziona e mostrerò esattamente come può rendere i processi delle risorse umane più semplici ed efficienti.
Cos'è un HRMS?
Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è un'applicazione software utilizzata dai professionisti delle risorse umane nella gestione delle risorse umane, ovvero delle persone. Questi sistemi funzionano integrando diverse funzioni correlate delle risorse umane in un'unica piattaforma.
I sistemi HRMS sono progettati per supportare diverse funzioni del dipartimento delle risorse umane, come la gestione delle buste paga, il reclutamento, l'amministrazione dei benefit, la gestione dei dati dei dipendenti, la gestione delle prestazioni dei dipendenti, la formazione e il monitoraggio delle competenze.
Continua a leggere—e continua a guidare con intelligenza
Crea un account gratuito per terminare la lettura e unirti a una community di leader lungimiranti che sbloccano strumenti, playbook e approfondimenti per prosperare nell'era dell'IA.
Have an account? Log In
Qual è la differenza tra un HRMS e un HRIS?
HRIS è l'acronimo di sistema informativo delle risorse umane e viene utilizzato come sinonimo di HRMS. Il suo utilizzo risale agli anni '80, quando le soluzioni IT venivano comunemente definite sistemi informativi gestionali (MIS). In seguito, quando i sistemi di gestione delle risorse umane furono aggiornati, MIS divenne HRIS.
Oggi, dopo un'ulteriore evoluzione tecnologica del sistema di gestione delle risorse umane, che è andata oltre la semplice archiviazione dei dati dei dipendenti, HRIS viene utilizzato per descrivere sistemi di gestione delle risorse umane più basilari, mentre il termine HRMS descrive sistemi dotati di funzionalità più avanzate. Per una figura come un analista HRMS, esistono conoscenze trasversali utili, ma per avere successo nel ruolo sono necessarie conoscenze specialistiche di ciascun sistema.
Nonostante le principali differenze tra HRIS e HRMS, i due termini vengono spesso utilizzati come sinonimi per descrivere il software per le risorse umane utilizzato da un'organizzazione per gestire i dati dei dipendenti.
Storia degli HRMS
La storia dei sistemi HRMS può essere fatta risalire agli anni '70, quando le aziende speravano di automatizzare l'elaborazione delle buste paga e introdurre una gestione migliore della forza lavoro. A quel tempo l'uso dei computer era limitato e le aziende si affidavano all'inserimento manuale dei dati per effettuare le valutazioni dei dipendenti.
Arrivarono i computer mainframe, utilizzati per calcolare le detrazioni e le retribuzioni dei lavoratori, tenere traccia delle passività relative alle buste paga e stampare assegni cartacei.
Tra le prime aziende a sviluppare un sistema completo per le risorse umane vi fu PeopleSoft nel 1987. Il loro sistema comprendeva la gestione dei dati dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, la gestione delle ore e delle presenze, il reclutamento dei dipendenti, la reportistica sulla conformità, l'elaborazione delle buste paga e i dettagli sulla retribuzione. I professionisti delle risorse umane potevano ora automatizzare meglio il ciclo di vita dei dipendenti e migliorare le decisioni relative alla forza lavoro.
La rapida evoluzione dell'uso di Internet verso la fine degli anni '90 migliorò i processi delle risorse umane. Gli annunci di lavoro cartacei furono rapidamente eliminati e sostituiti dalle bacheche elettroniche per le offerte di lavoro. La gestione delle buste paga divenne completamente elettronica entro il 2000, quando i servizi self-service per i dipendenti e gli strumenti per l'accredito diretto si diffusero ampiamente.
In questo periodo arrivarono i servizi per le risorse umane ospitati nel cloud e, entro gli anni 2010, questo servizio era diventato di uso comune e accessibile a organizzazioni di tutte le dimensioni a prezzi convenienti.
Oggi HRMS e HRIS hanno completamente conquistato il settore e continuano a integrare le tecnologie più recenti. Ad esempio, le piattaforme HRMS basate sull'intelligenza artificiale ora dispongono di analisi predittive e intelligenza artificiale integrate, aiutando le organizzazioni in attività come il rilevamento delle tendenze della forza lavoro e l'analisi dei candidati durante il reclutamento.
Funzionalità di un HRMS
Un HRMS aiuta la funzione delle risorse umane a lavorare in modo più efficiente e accurato, conservando i dati in modo sicuro e automatizzando i processi di base. Un HRMS ben sviluppato supporterà i team delle risorse umane nelle seguenti aree:
Gestione del ciclo di vita dei dipendenti
Il miglior sistema HRMS fornirà supporto ai dipendenti durante tutto il loro ciclo di vita lavorativo, dalla candidatura alla formazione continua, alle promozioni e persino all'amministrazione dei benefit. La gestione dei dipendenti può includere anche la raccolta, l'archiviazione e l'analisi dei documenti e dei dati del personale.
Un'altra funzionalità molto diffusa degli HRMS è il self-service per i dipendenti, che consente loro di accedere e aggiornare le proprie informazioni, richiedere permessi e così via.
Gestione della forza lavoro
Le funzionalità di gestione della forza lavoro in un HRMS aiutano le aziende a gestire in modo efficiente gli orari dei dipendenti, le presenze e la distribuzione del carico di lavoro. Grazie all'automazione e agli aggiornamenti in tempo reale, riducono al minimo i conflitti, garantiscono la conformità alle leggi sul lavoro e mantengono la produttività della forza lavoro. Le analisi avanzate consentono di prevedere meglio il fabbisogno di risorse, riducendo i costi e migliorando l'efficienza operativa.
Esistono anche sistemi autonomi di gestione della forza lavoro, se è tutto ciò di cui hai bisogno.
Coinvolgimento dei dipendenti
Un HRMS può aiutare a mantenere coinvolti i dipendenti supportandoli nell'acquisizione di nuove competenze, nello sviluppo di un percorso professionale e fornendo riconoscimenti (ovvero valutazioni o premi) al personale. L'assunzione, il licenziamento e il pensionamento non dovrebbero essere le uniche occasioni per entrare in contatto con i dipendenti. Un HRMS facilita cicli di feedback positivi, una crescita continua e la soddisfazione personale.
Gestione delle buste paga
Una delle funzioni principali dei software HRMS, fin dalla loro nascita, è stata la gestione delle buste paga. Attraverso le funzioni self-service del sistema HRMS, i dipendenti possono modificare le detrazioni volontarie, le ritenute fiscali e i conti per l'accredito diretto, oltre a recuperare i propri prospetti delle retribuzioni.
Gestione delle prestazioni
Le piattaforme HRMS spesso includono strumenti per definire obiettivi chiari per i dipendenti, allinearli agli obiettivi aziendali e condurre valutazioni periodiche delle prestazioni. Questi sistemi forniscono meccanismi strutturati di feedback, aiutando i manager a identificare in tempo reale i punti di forza e le aree di miglioramento. Promuovendo lo sviluppo continuo, sostengono la crescita professionale e garantiscono che i dipendenti rimangano coinvolti e motivati.
Pianificazione della forza lavoro
Per trattenere i migliori talenti e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, la maggior parte delle aziende si impegna a ottimizzare la propria forza lavoro per rimanere resiliente durante i cambiamenti (un'attività talvolta definita gestione del capitale umano o pianificazione della forza lavoro). I sistemi HRMS possono fornire i dati e le informazioni aziendali necessari per capire cosa funziona all'interno della forza lavoro e cosa deve essere migliorato.
Vantaggi di un HRMS
Gli HRMS sono considerati un tipo di software HR di base. Oggi aiutano le aziende a funzionare senza intoppi. I vantaggi di un HRMS includono:
Risparmio di tempo
Gli specialisti delle risorse umane non devono più dedicare tanto tempo ad aggiornamenti di routine, come l'aggiornamento manuale delle informazioni sui dipendenti. I sistemi HRMS acquisiscono e integrano accuratamente tutte le informazioni nel sistema.
Precisione
La generazione di report finanziari privi di errori è tra i numerosi vantaggi di cui le organizzazioni hanno potuto usufruire grazie all'utilizzo dei moderni sistemi HRMS.
Self-service dei dipendenti
Le funzionalità self-service sicure integrate nei sistemi HRMS hanno portato a una maggiore produttività. Si perde meno tempo a consultare i professionisti delle risorse umane per informazioni già accessibili dai sistemi HRMS. Ad esempio, i dipendenti possono accedere facilmente da soli a moduli come i W-2 e generare anche i prospetti dei pagamenti.
Archiviazione centralizzata
Tutti i dati dei dipendenti sono integrati in un unico luogo, rendendo facile recuperarli e condividerli con pochi clic. Ciò migliora la sicurezza delle informazioni sensibili, poiché l'accesso a diversi file e informazioni può essere crittografato e protetto da autorizzazioni assegnate.
Report su richiesta
Condividere i report con altri reparti è facile quanto fare clic con il mouse del computer. Non è più necessario svolgere il noioso lavoro di ordinare diversi fogli Excel.
Promuove una cultura del self-service
I dipendenti fanno affidamento sulle proprie capacità per svolgere diverse attività, come generare prospetti dei pagamenti e moduli W-2.
Gestione dei dati migliorata
I professionisti delle risorse umane possono consultare e gestire grandi quantità di dati con l'aiuto di una soluzione HRMS. Anche la ricerca, il filtraggio e la creazione di report sui dati diventano molto più semplici.
Meno sistemi da gestire
Un buon HRMS è sufficiente per servire un'intera organizzazione per una varietà di scopi cruciali. I processi delle risorse umane sono unificati anziché utilizzare strumenti separati per le buste paga, le assunzioni, la gestione dei benefit e così via. Comprendere la struttura dei costi delle soluzioni HRMS aiuta le organizzazioni a prendere decisioni consapevoli riguardo a questo approccio unificato.
Processi rapidi di inserimento
I professionisti delle risorse umane possono affidarsi a soluzioni di automazione dell'inserimento che eliminano parte degli oneri amministrativi legati all'inserimento dei nuovi assunti senza compromettere il processo di reclutamento.
Sicurezza degli HRMS
La sicurezza è una delle funzionalità HRMS più importanti che le aziende non dovrebbero trascurare. Il vostro HRMS dovrebbe prevedere l'accesso al personale basato sui ruoli, la segmentazione del sistema per i vari reparti, l'autenticazione a due fattori, la crittografia dei dati e password solide con buone procedure di reimpostazione.
Scegliere un HRMS
Spero che ora abbiate una buona risposta alla domanda “Che cos'è un sistema HRMS?”, oltre a conoscere le sue funzionalità e i suoi vantaggi. Ora siete pronti per il passo successivo, ovvero capire come scegliere il sistema HRMS più adatto alle vostre esigenze.
Fortunatamente per voi, abbiamo già svolto il lavoro al posto vostro. Date quindi un'occhiata alla nostra lista dei migliori HRMS o dei migliori HRMS per le piccole imprese. Questi elenchi vi aiuteranno a confrontare facilmente i migliori sistemi disponibili, così da individuare l'opzione più adatta alle vostre esigenze.
Rimanete connessi
Il blog e il podcast di People Managing People esistono per aiutarvi a diventare leader migliori nella gestione delle persone e promotori di una sana cultura aziendale.
Potete anche iscrivervi alla newsletter per ricevere aggiornamenti quando pubblichiamo nuovi articoli e podcast con le idee più recenti sulle risorse umane, proposte da esperti di leadership e gestione provenienti da tutto il mondo.
