Che cos’è un sistema HRMS? Caratteristiche, vantaggi e storia
Un HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) è un software che aiuta a semplificare attività delle risorse umane come l'elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefit, il reclutamento e il monitoraggio delle prestazioni. In questo articolo analizzerò cos'è un HRMS, come funziona e ti mostrerò esattamente come può rendere i tuoi processi HR più semplici ed efficienti.
Che cos'è un HRMS?
Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è un'applicazione software utilizzata dai professionisti delle risorse umane nella gestione delle risorse umane, ovvero delle persone. Questi sistemi integrano diverse funzioni HR correlate in un'unica piattaforma.
I sistemi HRMS sono progettati per supportare diverse funzioni del tuo dipartimento HR, come la gestione delle buste paga, il reclutamento, l'amministrazione dei benefit, la gestione dei dati dei dipendenti, la gestione delle prestazioni dei dipendenti, la formazione e il monitoraggio delle competenze.
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Qual è la differenza tra un HRMS e un HRIS?
HRIS è l'acronimo di sistema informativo delle risorse umane e viene utilizzato come sinonimo di HRMS. Il suo utilizzo risale agli anni '80, quando le soluzioni informatiche venivano comunemente definite sistemi informativi gestionali (MIS). Successivamente, con l'aggiornamento dei sistemi di gestione delle risorse umane, MIS è diventato HRIS.
Oggi, dopo un'ulteriore evoluzione tecnologica del sistema di gestione delle risorse umane, che è andato oltre la semplice archiviazione dei dati dei dipendenti, HRIS viene utilizzato per descrivere sistemi di gestione HR più basilari, mentre il termine HRMS descrive sistemi dotati di funzionalità più avanzate. Per una figura come un analista HRMS, esistono conoscenze trasversali utili, ma per avere successo nel ruolo sono necessarie conoscenze specialistiche per ciascun sistema.
Nonostante le principali differenze tra HRIS e HRMS, i due termini vengono spesso utilizzati come sinonimi per descrivere il software HR utilizzato da un'organizzazione per gestire i dati dei dipendenti.
Storia degli HRMS
La storia dei sistemi HRMS può essere fatta risalire agli anni '70, quando le aziende speravano di automatizzare le buste paga e introdurre una migliore gestione della forza lavoro. All'epoca l'uso dei computer era limitato e le aziende si affidavano all'inserimento manuale nello svolgimento delle valutazioni dei dipendenti.
Furono introdotti i computer mainframe, utilizzati per calcolare le detrazioni e i compensi dei lavoratori, monitorare le passività relative alle buste paga e stampare assegni cartacei.
Tra le prime aziende a sviluppare un sistema HR completo vi fu PeopleSoft nel 1987. Il loro sistema comprendeva la gestione dei dati dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, la gestione delle ore e delle presenze, il reclutamento dei dipendenti, la reportistica sulla conformità, le buste paga e i dettagli sulla retribuzione. I professionisti HR erano ora in grado di automatizzare meglio il ciclo di vita dei dipendenti e di migliorare le decisioni relative alla forza lavoro.
La rapida evoluzione dell'uso di Internet verso la fine degli anni '90 migliorò i processi HR. Gli annunci di lavoro cartacei furono rapidamente eliminati e sostituiti dalle bacheche elettroniche per gli annunci di lavoro. La gestione delle buste paga divenne completamente elettronica entro il 2000, quando l'autonomia dei dipendenti e gli strumenti per l'accredito diretto si diffusero ampiamente.
In questo periodo comparvero i servizi HR ospitati sul cloud e, entro gli anni 2010, questo servizio era diventato di uso comune e accessibile a organizzazioni di ogni dimensione a prezzi convenienti.
Oggi HRMS e HRIS hanno conquistato completamente il mercato e continuano a incorporare le tecnologie più recenti. Ad esempio, le piattaforme HRMS basate sull'intelligenza artificiale sono ora dotate di analisi predittive integrate e intelligenza artificiale, che aiutano le organizzazioni in attività come l'individuazione delle tendenze della forza lavoro e l'analisi dei candidati durante il reclutamento.
Funzionalità di un HRMS
Un HRMS aiuta la tua funzione HR a lavorare in modo più efficiente e accurato, conservando dati sicuri e automatizzando i processi di base. Un HRMS ben sviluppato supporta i team HR nelle seguenti aree:
Gestione del ciclo di vita dei dipendenti
Il miglior sistema HRMS fornirà supporto ai dipendenti durante tutto il loro ciclo di vita lavorativo, dalla candidatura alla formazione continua, alle promozioni e persino all'amministrazione dei benefit. La gestione dei dipendenti può includere anche la raccolta, l'archiviazione e l'analisi dei documenti e dei dati del personale.
Un'altra funzionalità molto diffusa degli HRMS è il servizio self-service per i dipendenti, che consente loro di accedere e aggiornare le proprie informazioni, prenotare periodi di assenza e così via.
Gestione della forza lavoro
Le funzionalità di gestione della forza lavoro in un HRMS aiutano le aziende a gestire in modo efficiente i turni dei dipendenti, le presenze e la distribuzione del carico di lavoro. Grazie all'automazione e agli aggiornamenti in tempo reale, riducono al minimo i conflitti, garantiscono la conformità alle leggi sul lavoro e mantengono la produttività della forza lavoro. Le analisi avanzate consentono di prevedere meglio il fabbisogno di risorse, riducendo i costi e migliorando l'efficienza operativa.
Esistono anche sistemi autonomi di gestione della forza lavoro, se è tutto ciò di cui hai bisogno.
Coinvolgimento dei dipendenti
Un HRMS può aiutare a mantenere coinvolti i dipendenti supportandoli nell'acquisizione di nuove competenze, nello sviluppo di un percorso professionale e nel fornire riconoscimenti (ovvero valutazioni o premi) al personale. L'assunzione, il licenziamento e il pensionamento non dovrebbero essere le uniche occasioni per mantenere i contatti con i dipendenti. Un HRMS facilita cicli di feedback positivi, la crescita continua e la soddisfazione personale.
Gestione delle buste paga
Una delle funzioni principali dei software HRMS fin dalla loro nascita è stata la gestione delle buste paga. Attraverso le funzioni self-service del sistema HRMS, i dipendenti possono modificare le detrazioni facoltative, le ritenute fiscali e i conti per l'accredito diretto, oltre a recuperare i propri prospetti delle retribuzioni.
Gestione delle prestazioni
Le piattaforme HRMS spesso includono strumenti per definire obiettivi chiari per i dipendenti, allinearli agli obiettivi aziendali e condurre valutazioni periodiche delle prestazioni. Questi sistemi forniscono meccanismi strutturati di feedback, aiutando i manager a individuare in tempo reale i punti di forza e le aree di miglioramento. Promuovendo lo sviluppo continuo, sostengono la crescita professionale e garantiscono che i dipendenti rimangano coinvolti e motivati.
Pianificazione della forza lavoro
Per trattenere i migliori talenti e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, la maggior parte delle aziende si impegna a ottimizzare la propria forza lavoro per rimanere resiliente durante i cambiamenti (talvolta indicato come gestione del capitale umano o pianificazione della forza lavoro). I sistemi HRMS possono fornire i dati aziendali necessari per capire cosa funziona all'interno della forza lavoro e cosa deve essere migliorato.
Vantaggi di un HRMS
Gli HRMS sono considerati un tipo di software HR di base. Aiutano a mantenere efficienti le aziende moderne. I vantaggi di un HRMS includono:
Risparmio di tempo
Gli specialisti delle risorse umane non devono più dedicare così tanto tempo agli aggiornamenti di routine, come l'inserimento manuale delle informazioni sui dipendenti. I sistemi HRMS acquisiscono e integrano accuratamente tutte le informazioni nel sistema.
Accuratezza
La reportistica finanziaria priva di errori è tra i numerosi vantaggi di cui le organizzazioni hanno potuto usufruire grazie all'utilizzo dei moderni sistemi HRMS.
Self-service dei dipendenti
Le funzionalità self-service sicure integrate nei sistemi HRMS hanno portato a una maggiore produttività. Si spreca meno tempo consultando i professionisti delle risorse umane per informazioni già accessibili dai sistemi HRMS. Ad esempio, i dipendenti possono accedere facilmente e autonomamente a moduli come i W-2 e generare anche i prospetti dei pagamenti.
Archiviazione centralizzata
Tutti i dati dei dipendenti sono integrati in un unico luogo, rendendo semplice recuperarli e condividerli con pochi clic. Ciò migliora la sicurezza delle informazioni sensibili, poiché l'accesso a file e informazioni diversi può essere crittografato e nascosto dietro autorizzazioni assegnate.
Reportistica su richiesta
Condividere i report con altri reparti è semplice quanto fare clic con il mouse del computer. Non è necessario svolgere il noioso lavoro di ordinare diversi fogli Excel.
Promuove una cultura del self-service
I dipendenti fanno affidamento su se stessi per diverse attività, come generare prospetti dei pagamenti e moduli W-2.
Gestione dei dati migliorata
I professionisti delle risorse umane possono consultare e gestire enormi quantità di dati con l'aiuto di una soluzione HRMS. Anche la ricerca, il filtraggio e la creazione di report sui dati diventano molto più semplici.
Meno sistemi da gestire
Un buon HRMS è sufficiente per servire un'intera organizzazione per una varietà di finalità cruciali. I processi HR sono unificati invece di utilizzare strumenti separati per la gestione delle buste paga, le assunzioni, l'amministrazione dei benefit e così via. Comprendere la struttura dei costi delle soluzioni HRMS aiuta le organizzazioni a prendere decisioni informate su questo approccio unificato.
Processi di inserimento rapidi
I professionisti HR possono affidarsi a soluzioni di automazione dell'inserimento che riducono alcuni degli oneri amministrativi legati all'inserimento dei nuovi assunti senza compromettere il processo di selezione.
Sicurezza degli HRMS
La sicurezza è una delle funzionalità HRMS più importanti che le aziende non dovrebbero trascurare. Il tuo HRMS dovrebbe prevedere un accesso basato sui ruoli alla forza lavoro, la segmentazione del sistema per i vari reparti, l'autenticazione a due fattori, la crittografia dei dati e una password complessa con buone procedure di reimpostazione.
Scegliere un HRMS
Spero che ora tu abbia una buona risposta alla domanda “Che cos'è un sistema HRMS?”, oltre a conoscere le sue funzionalità e i suoi vantaggi. Ora sei pronto per il passo successivo: capire come scegliere il sistema HRMS migliore per le tue esigenze.
Fortunatamente, abbiamo già svolto il lavoro preliminare per te. Dai quindi un'occhiata al nostro elenco dei migliori HRMS o dei migliori HRMS per le piccole imprese. Questi elenchi ti aiuteranno a confrontare facilmente i migliori sistemi disponibili, così da individuare l'opzione più adatta alle tue esigenze.
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