Come Creare Una Cultura Aziendale Calda E Accogliente Nella Tua Organizzazione

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Maggie Smith: Credo che si tratti davvero anche di impostare le aspettative e comunicarle ai manager. Di recente, il mio CEO mi ha detto: “Non credo che Tizio stia facendo i one-to-one con i suoi dipendenti”. E io ho risposto: “Ma gliel’abbiamo mai detto che questa è l’aspettativa?”. Quindi è davvero importante fare un passo indietro e condividere: “Ecco quali sono le regole del management qui”.

Tim Reitsma: Benvenuti al podcast People Managing People. La nostra missione è costruire un mondo del lavoro migliore e aiutarti a creare ambienti di lavoro felici, sani e produttivi. Sono il vostro conduttore, Tim Reitsma!

È ormai ovvio che se creiamo ambienti caldi, accoglienti e inclusivi, le persone prospereranno. Oggi sono qui con Maggie Smith, professionista esperta delle Risorse Umane, che guida il team di Traliant, una piattaforma di formazione online che rende la formazione sulla conformità più brillante e interessante.

Se stai cercando consigli chiari e pratici su come sviluppare una cultura aziendale invitante e accogliente che entusiasmi i tuoi collaboratori, ascolta quello che Maggie e il suo team hanno realizzato. Da cose semplici come telefonate pre-boarding a chiacchierate virtuali tra colleghi, hanno costruito una splendida cultura del lavoro da remoto. Restate sintonizzati!

Maggie, è un piacere averti nel podcast. Come dicevamo nella pre-chiamata, prima di iniziare la registrazione, sono molto incuriosito dall’azienda di cui fai parte. Sei la prima responsabile delle Risorse Umane in questa azienda, totalmente remota, e oggi parliamo di culture aziendali accoglienti e calde.

Prima di entrare nel tema, perché non ti presenti e presenti anche la tua azienda e le tue priorità in questo periodo?

Maggie Smith: Certo. Sono Maggie. È un vero piacere essere qui con te, Tim, e piacere di conoscerti. Sono la vicepresidente delle Risorse Umane di Traliant. Sono entrata in azienda ad aprile 2021 e porto con me, anche se è triste da ammettere, più di 22 anni di esperienza nel settore, che posso applicare tutta qui a Traliant, ed è fantastico.

Tim Reitsma: Ottimo. Dicevi che l’azienda esiste dal 2016 e la prima professionista delle Risorse Umane è arrivata solo di recente, anni dopo.

Com’è stato entrare come prima responsabile HR in una realtà già avviata?

Maggie Smith: È stato bello. Una buona esperienza. Credo che i dipendenti fossero pronti a questa novità. E penso che i co-fondatori abbiano fatto un ottimo lavoro nel creare una bella cultura.

Quando sono arrivata, la cultura non era un problema da risolvere: il che è positivo, perché cambiare una cultura è molto più difficile che sistemare benefit poco validi, la mancanza di policy o la poca chiarezza su certe cose. Sapevo che era fattibile e non avrebbe richiesto troppo tempo, solo risorse.

Quindi sì, è stato divertente finora.

Tim Reitsma: Come descriveresti la cultura in Traliant?

Maggie Smith: Sai cosa? Non sembra nemmeno di lavorare in una realtà completamente remota. I dipendenti sono sparsi in 31 stati diversi e alcuni anche in Canada. È un gruppo molto collaborativo e disponibile.

Le persone sono davvero gentili, coinvolte. Quando sono arrivata, esisteva già un comitato per l’engagement dei dipendenti. Certamente si è evoluto da quando HR è entrato in gioco e si è ampliato. È fantastico vedere così tante persone appassionate nel rendere Traliant un posto migliore: lo fanno partecipando al nostro comitato per l’engagement e anche al comitato DEI.

Nonostante siamo circa 130, oggi anche 135, non sembra di essere così tanti perché conosco praticamente tutti.

Tim Reitsma: Wow, totalmente da remoto, conosci tutti e sembra che le persone siano coinvolte non solo negli obiettivi aziendali ma anche nella cultura.

Questo ci porta al nostro tema di oggi: come creare una cultura aziendale calda e accogliente. Quando accogli nuove persone in una realtà, vuoi che sentano calore ed accoglienza. Ma come si fa concretamente? Mi piacerebbe capire cosa significa per voi.

Maggie Smith: Mi piace questa domanda. Per noi inizia tutto dal processo di selezione. Vogliamo che sia semplice, non dove uno deve inserire il curriculum più volte. Non vogliamo che la gente abbandoni la candidatura perché troppo complicata. Quindi abbiamo lavorato per migliorare il processo rendendolo più facile e facendo sapere alle persone quale sia lo stato della selezione.

Non è difficile oggi, puoi automatizzare molto. E poi, quando accogliamo i nuovi assunti in azienda, abbiamo iniziato qui a Traliant, visto che siamo remoti, un programma di “buddy”: ogni nuovo assunto viene affiancato a un collega di un altro reparto, così da conoscere qualcuno al di fuori del proprio gruppo di lavoro abituale. Definiamo noi cosa significa “buddy”, a volte può essere un caffè (magari con una gift card), oppure ordiniamo qualcosa su DoorDash, dipende da dove vive la persona: vogliamo che sia un’esperienza positiva. Questo aiuta le persone ad ambientarsi più velocemente.

Tim Reitsma: L’ultima cosa che si vuole, entrando in una nuova organizzazione, è doversi collegare online alle 9:00 senza neanche avere il link o il computer; oppure sentirsi spaesati già dal primo giorno.

Maggie Smith: Esatto, cerchiamo di pianificare tutto e facciamo check-in di routine con i nuovi arrivati.

Abbiamo un questionario e sfruttiamo la tecnologia a nostro favore, somministrando survey a intervalli diversi nel percorso del nuovo assunto per assicurarci di ricevere feedback e non lasciar passare troppo tempo.

Tim Reitsma: Ricevere feedback è fondamentale. Se non lo chiedi, spesso le persone non te lo dicono.

Non vogliamo perdere talenti per poi scoprire solo dopo cosa avrebbero voluto dirci.

Maggie Smith: Esattamente. Ottimo punto, Tim. Quando sono arrivata in Traliant, c’è stato subito un cambiamento e Andrew Rawson, un collega, aveva detto: “Settimana prossima avremo una riunione, ci faremo mandare le domande via mail in anticipo”. E io: “Andrew, non funzionerà. Sono arrivata da due minuti, la gente non mi conosce, la relazione non c’è ancora”.

Abbiamo quindi subito introdotto una cassetta dei suggerimenti online e anonima. Ce ne sono diverse, io ne uso una che si chiama Suggestion Ox. Ma ce ne sono tante altre. Se il dipendente inserisce la mail, io non la vedo, ma posso rispondere attraverso la piattaforma. Spesso riceviamo domande anonime e mandiamo una mail a tutta l’azienda: “Ecco questa domanda; rispondiamo a tutti perché non sappiamo chi l’ha posta”. Non basta raccogliere feedback, bisogna anche dare risposta. Anche un no è una risposta.

Tim Reitsma: Mi colpiscono alcune cose.

Primo, hai chiarito subito che il feedback deve essere gestito dall’intero team di leadership e hai creato cultura del feedback vero. Registrare feedback è importante ma senza azioni resta solo dato. In una realtà, un collega mi ha detto: “Registrate tutto ma poi non fate niente.”

Maggie Smith: Esatto, poi smettono di parlare con te.

Tim Reitsma: Sì, preferiscono rivolgersi agli amici, su Glassdoor o da altre parti online.

Parlando di cultura aziendale calda e accogliente, abbiamo toccato vari punti. Ma vorrei entrare nel tema dell’inclusione, perchè non può esserci calore e accoglienza senza inclusività.

Cos’è per te una cultura inclusiva?

Maggie Smith: Oddio, credo che ci siano tanti elementi giusti da considerare, bisogna tenere tutti i “piatti in equilibrio”. Il mio primo obiettivo qui era creare un ambiente psicologicamente sicuro: riunioni plenarie, domande aperte e risposte anche dopo le riunioni. L’inclusione per noi parte dalla ricerca del personale: cerchiamo di raggiungere gruppi diversi, allarghiamo il bacino e scriviamo negli annunci che anche se non soddisfi tutti i requisiti, candidati lo stesso: vogliamo sentirti. Inoltre coinvolgiamo le persone con gruppi di engagement e un comitato GEI. Ricordiamo sempre che queste opportunità esistono e vogliamo sentire il loro parere.

Tim Reitsma: Mi piace che sia tutto intenzionale. Qualcosa di simile succede spesso: ci sono gruppi di supporto per i dipendenti (ERG), ma mancano il sostegno dei manager o, peggio, il tempo impiegato va recuperato. Ti è mai capitato?

Maggie Smith: Fortunatamente qui a Traliant no. Ma in ambito sanitario o software, in passato sì. Capisco che in certi ruoli è difficile ma bisogna ingegnarsi: magari prevedere un’ora extra pagata per partecipare oppure fare la riunione alle 6 di mattina prima del turno. Insomma si tratta di pianificare e pensarci a monte.

Tim Reitsma: Concordo pienamente. Le persone vogliono sentirsi parte del progetto, anche al di là delle mansioni quotidiane. E questo si riflette sulla cultura aziendale, anche nel modo in cui nuovi assunti percepiscono l’organizzazione.

Maggie Smith: Esatto. Cerco sempre di spiegare che puoi partecipare anche senza un impegno fisso: qualcuno mi ha detto che non aveva tempo per una riunione mensile ma vorrebbe comunque dare una mano. Basta conoscere i talenti di ognuno. Se dicono “No” va bene, potranno partecipare in un altro momento.

Tim Reitsma: È importante lasciare la porta aperta, non serve obbligare nessuno. L’importante è che la possibilità esista, sempre.

Maggie Smith: Esatto. Il lavoro si sta spostando sempre più su orari flessibili e in modalità asincrona. C’è chi inizia presto, poi accompagna il figlio a scuola, poi torna online. L’importante è fare il proprio dovere, rispettare le scadenze, ma siamo molto flessibili con i tempi.

Tim Reitsma: Bisogna uscire dai vecchi schemi del 9-17 fisso, specie se si lavora da remoto.

Tornando al tema centrale: ci sono esperienze che sconsiglieresti o, al contrario, che consiglieresti, sulla base della tua esperienza?

Maggie Smith: Non mi vengono in mente esempi negativi, ma di certo ricordo chi ha fatto un piccolo gesto che ha fatto la differenza. Anni fa, prima di iniziare in una nuova azienda, il mio futuro capo mi chiamò per dirmi che non vedevano l’ora di accogliermi. Durò due minuti, ma mi colpì. Quando le cose non funzionano è perché manca attenzione o priorità. Un semplice gesto, una telefonata, può dare senso di appartenenza.

Una volta ho spedito un cesto “brunch in una scatola” a una nuova collega dalla costa opposta, visto che DoorDash non arrivava da lei. Ecco, ci vuole poco per far sentire accolta una persona, e tutto inizia dal primo giorno.

Tim Reitsma: Bellissimo il brunch in scatola! Prenderò nota. Anche una semplice telefonata o e-mail prima dell’inizio può fare la differenza. Ma come si mantiene questo slancio dopo il primo giorno?

Maggie Smith: Il nostro CEO, John, tiene molto a questi temi. Tra due settimane, investiremo risorse per formare i manager. Si tratta di adottare una mentalità di ospitalità verso i propri colleghi, durante tutta l’esperienza aziendale. HR qui racconta le regole aziendali agli assunti, presenta i programmi e li invita a partecipare. Organizziamo anche town hall meeting ogni 4-6 settimane, dove aggiorniamo le persone sull’andamento dell’azienda e raccogliamo idee. Anche condividere le migliori pratiche aiuta: ad esempio un manager organizza un club del libro con il proprio team, leggono insieme e discutono. Non si tratta di imporre, ma di offrire spunti.

Tim Reitsma: Bellissimo. Parteciperei anch’io a quel club del libro. Il confronto è importante, anche dissentire in sicurezza aiuta la crescita e la cultura della sicurezza psicologica.

Maggie Smith: Sì, in quel gruppo il manager ha comprato e spedito il libro a tutti. È una spesa minima rispetto ai costi di sostituire una persona demotivata. Sono piccoli investimenti che fanno la differenza.

Tim Reitsma: Basta davvero poco. Ma c’è anche il modo giusto e quello sbagliato, ad esempio pretendere che tutti finiscano un libro in tre giorni sarebbe poco inclusivo…

Maggie Smith: Esatto! Meglio coinvolgere il team anche nella scelta del libro tramite un sondaggio. Così la partecipazione è reale. Sul tema salute mentale, abbiamo chiesto ai dipendenti tramite una survey il servizio che avrebbero gradito per fare l’investimento giusto per loro.

Tim Reitsma: In questo periodo si parla molto di licenziamenti, di aziende che li gestiscono con empatia e altre che non ci provano nemmeno. Nel vostro team, avete definito insieme cosa significa cultura aziendale?

Maggie Smith: Sì, spesso ne discutiamo e cerchiamo di trasmettere i principi ovunque. Il nostro CEO ci tiene davvero ai dipendenti. Non in tutte le organizzazioni è così, e se il vertice non ci crede è difficile cambiare. Serve essere chiari coi manager sulle aspettative. Recentemente, ad esempio, se è importante fare i one-to-one con i collaboratori dobbiamo dirlo esplicitamente e ricordare spesso queste regole di gestione.

Tim Reitsma: La parola chiave è intenzionalità. Dovete possedere e vivere la cultura d’azienda, non fingere che sia qualcos’altro. Se il vostro gruppo vuole solo lo stipendio, almeno siate onesti su questo. Ma se volete una cultura accogliente, inclusiva, allora sceglietelo ogni giorno e siate intenzionali.

Maggie Smith: Esatto. Lavoriamo tanto su questo. Il nostro CEO ha anche ricordato a tutti che si rispettano orari, ferie e festività. Ha scritto a tutti spiegando come programmare le email per evitare di inviarle fuori orario e disturbare chi è a casa. Non stiamo salvando vite: niente è così urgente.

Tim Reitsma: Bellissimo.

Maggie, mentre pensiamo di chiudere la conversazione, che consiglio daresti a qualcuno che ci ascolta e vuole contribuire alla creazione di una cultura calda e accogliente?

Maggie Smith: Ci sono tanti spunti, ma se proprio devo sceglierne uno: conoscete davvero le vostre persone. Domandatevi cosa conta davvero per loro fuori dal lavoro. Cerco sempre di incontrare ogni nuovo assunto, ricordando un dettaglio che li caratterizza. Ad esempio, con una collega ci siamo scritti spesso per via dei nostri gatti arancioni! Piccole cose che mostrano interesse reale.

Di recente, abbiamo creato una sala relax virtuale su Teams. Dopo un evento di Halloween online è rimasto tanto entusiasmo nella chat e ci siamo chiesti come replicare quella atmosfera: ora nella break room virtuale ognuno può condividere una foto di un’opera d’arte che ha a casa. Domani, in occasione della Veterans Day negli Stati Uniti, faremo un quiz: il primo che risponde vince un buono. Sono piccoli gesti che creano relazione fra colleghi anche di reparti diversi.

Tim Reitsma: Ottime idee! Non basta delegare a HR la conoscenza dei dipendenti: dedicate tempo a parlare di ciò che davvero conta per loro, non solo di lavoro. Persino condividere storie sui propri animali aiuta a creare legami. Le sale relax virtuali sono strumenti economici ma potenti per favorire connessione e senso di appartenenza.

Maggie Smith: Abbiamo anche lanciato un servizio di supporto ai dipendenti con webinar sul benessere (ad esempio, come gestire lo stress delle feste). Non costringiamo nessuno a partecipare, ma offriamo opportunità concrete e intenzionali.

Tim Reitsma: Fantastico.

Maggie, è stato un piacere parlare con te. Hai anche scritto un articolo sul nostro sito e partecipato alla serie “Build A Better World of Work”. Grazie mille.

Per chi volesse contattarti per saperne di più sulla vostra cultura aziendale?

Maggie Smith: Potete trovarmi su LinkedIn (sono a Richmond, Virginia). Oppure scrivermi a maggie.smith@traliant.com.

Tim Reitsma: Perfetto. Metteremo tutti i contatti nelle note dell’episodio. Se avete domande sulle iniziative di cui abbiamo parlato per costruire una cultura aziendale calda, accogliente, inclusiva e basata su connessione e intenzionalità, visitate peoplemanagingpeople.com.

Grazie ancora Maggie per essere stata con noi.

E per chi ascolta, attendo sempre un vostro riscontro! Scrivetemi a Tim@peoplemanagingpeople.com. Se avete suggerimenti per i prossimi episodi, li ascoltiamo volentieri. E come sempre, iscrivetevi e mettete like al nostro podcast.

Maggie, buona giornata, e buona giornata anche a tutti gli ascoltatori.