Come un processo HR divertente può mantenere il tuo team concentrato e coinvolto

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Tim Reitsma

Costruire un'azienda in Nuova Zelanda. Trasferirla a Los Angeles e infine stabilirsi a Victoria, nella Columbia Britannica, comporta molti cambiamenti. La mia ospite di oggi condivide il suo percorso da cofondatrice e offre spunti pratici su come concentrarsi sul team anche quando non si dispone di una persona HR dedicata.

Grazie per averci ascoltato. Sono Tim Reitsma, l’host di People Managing People. Benvenuto al podcast dove le persone gestiscono le persone. E vogliamo imparare a guidare e gestire meglio. Siamo proprietari, fondatori, imprenditori. Siamo middle manager. Siamo responsabili di team.

Gestiamo persone. E sì, ci occupiamo di risorse umane, ma non siamo HR, almeno non in senso tradizionale. Siamo in missione per aiutare le persone a guidare e gestire meglio i propri team e organizzazioni. Quindi se anche tu vuoi guidare e gestire meglio, se vuoi diventare un leader organizzativo migliore e un manager delle persone più efficace, unisciti a noi.

Gli ascoltatori trovano nel podcast suggerimenti, trucchi e strumenti necessari per reclutare, trattenere, gestire e guidare le persone in modo più efficace. Mentre ascolti lo show, ti invitiamo a iscriverti e unirti alla nostra newsletter su peoplemanagingpeople.com per restare aggiornato su tutto ciò che accade.

Benvenuta al podcast, Annabel, è un piacere averti qui. Allora, vuoi presentarti ai nostri ospiti e ascoltatori? Raccontaci chi sei, cosa fai e sarei lieto di sentire il tuo percorso da imprenditrice.

Annabel Youens

Certo, grazie per avermi invitata, Tim. Mi chiamo Annabel Youens, sono cofondatrice e Chief Marketing Officer di Appreciation Engine. Siamo una startup che aiuta le aziende a comprendere meglio i propri fan, con un focus particolare sull’industria musicale: aiutiamo le etichette discografiche a capire cosa piace davvero ai loro fan in un determinato periodo e cosa non ascoltano più.

Questo le aiuta molto nel marketing. Alla fine si tratta di fare in modo che i fan ricevano la musica che desiderano. Siamo basati a Victoria, adesso abbiamo membri del team anche all’estero in Nuova Zelanda e qui a Victoria. Gestisco l’azienda insieme a mio marito. Quindi, nella mia vita, succede di tutto: lavoro, affari personali e vita familiare si intrecciano. Sì.

Tim Reitsma

Voi due parlate mai di qualcos'altro oltre a Appreciation Engine?

Annabel Youens

Da quando è nata nostra figlia, sì, parliamo anche di lei! Può essere sicuramente una sfida riuscire a staccare dal lavoro. È anche piuttosto divertente. Jeff e io lavoriamo insieme da quasi 20 anni. Il nostro primo vero startup è stato la prima volta anche che lavoravamo davvero insieme e dovevamo capire come sarebbe stato.

All’inizio avevo una regola ferrea: alle cinque, niente più discorsi di lavoro. Ero molto severa su questo. Poi, però, Jeff trovava frustrante non riuscire a parlare di idee fuori dall’orario 9–17.

Col tempo ho lasciato andare questa cosa e accettato che c’è un mix tra tutto nella vita. Ora va bene così. Ma a volte siamo fuori a cena solo noi due e sento il bisogno di dire: “Possiamo non parlare di lavoro almeno per un po’?” È facile lasciarsi trascinare perché ci piace ciò che facciamo, ma è importante avere spazi mentali lontano dal lavoro.

Tim Reitsma

Ne parlavo con un collega: poveri nostri partner che ci sentono parlare sempre di lavoro! Io non lavoro con mia moglie, quindi posso solo immaginare come sia quando si miscela lavoro, vita quotidiana, crescere una figlia, ecc. Non è la norma avere molte startup in 20 anni sempre con la stessa persona. Siete arrivati a Appreciation Engine che esiste da dieci anni.

Annabel Youens

Sì, esatto.

Tim Reitsma

Dieci anni, quindi. Cosa vi ha spinti a fondare Appreciation Engine?

Annabel Youens

Era il 2009 e io e mio marito vivevamo in Nuova Zelanda. Avevamo lasciato Victoria per trasferirci qualche anno all’estero: Geoff aveva trovato lavoro laggiù e pensavamo di restare in Nuova Zelanda per due anni, lavorare, esplorare il Pacifico del Sud, vedere il mondo. Poi invece siamo rimasti per molto di più, quasi dieci anni. Nel 2009, però, l’industria musicale era in una situazione strana. Le case discografiche facevano causa ai fan per il download illegale della musica, e allo stesso tempo spuntavano piattaforme interessanti come Twitter, SoundCloud (popolarissima tra i musicisti indipendenti che pubblicavano lì le loro canzoni), Flickr per arte e foto.

Noi pensavamo che ci fosse molto passaparola fatto dai fan, che condividevano link SoundCloud, immagini delle band, parlavano su Twitter. Doveva esserci un modo migliore per consentire a etichette e gruppi di riconoscere questo comportamento fantastico dei fan.

È così che è nato Appreciation Engine: il concetto di base è che se non capisci davvero i tuoi fan, come puoi apprezzarli? Online c’è talmente tanto contenuto che è impossibile farlo manualmente. Prendi dati da Twitter: magari centomila parlano della tua band, ma chi sono davvero e come ringraziarli? Da qui tutto è partito. L’industria musicale è cambiata tantissimo, si è aperta al digitale mentre nel 2009 erano molto restii.

Tim Reitsma

Posso immaginare quanto sia complicato introdurre una nuova tecnologia in un settore così particolare. Avete dovuto affrontare diffidenza o resistenze da parte delle grandi etichette? Come siete “passati attraverso”?

Annabel Youens

Sì, è sempre questione di trovare la persona giusta, allineata alla tua visione. In Nuova Zelanda abbiamo iniziato con una band: i Mint Chicks, ora chiamati Unknown Mortal Orchestra. Rubin, uno dei fratelli e cuore della band, stava lasciando la loro etichetta (erano con Warner) per cercare servizi innovativi. Siamo stati messi in contatto e abbiamo lavorato sodo insieme. Penso sia uno dei motivi della nostra attuale riuscita: Rubin lavora duramente ma comprende anche tutti gli altri aspetti del business. La campagna con loro fu molto riuscita.

Facemmo tante cose: una diretta streaming, i fan potevano creare video, copertine degli album: una collaborazione tra band e fan. Pubblicarono un singolo su chiavetta USB, cosa all’epoca inaudita. Fu un successo e ci permise di avvicinare altre etichette neozelandesi e australiane. Abbiamo trovato persone che hanno capito e poi altre etichette volevano provarci anche loro.

Ciò ci permise anche di raccogliere seed capital e decidemmo di trasferirci a Los Angeles, perché pur andando bene lì occorreva stare “dove c’è la musica”: L.A. o New York. Avendo vissuto in Canada, non volevo la neve! Così andammo a L.A. Ci immersemo in quella realtà.

È stato uno shock passare dalla piccola Nuova Zelanda alla gigantesca L.A. e capire che migliaia di agenzie digitali già proponevano campagne creative per artisti e squadre. Ne realizzammo alcune, anche di successo, con Thievery Corporation, Kesha, OK Go. Ma la differenza l’ha fatta la nostra tecnologia, che nessun’altra agenzia offriva. Così abbiamo deciso di non fare più campagne su commissione, ma fornire direttamente la tecnologia agli altri. Questo ha comportato un enorme cambio di rotta: abbiamo dovuto lasciare andare il team neozelandese, tagliare i costi, io e Jeff per sei mesi niente salario, tutto per affermarci come fornitore di tecnologia.

Tim Reitsma

Capisco, quindi da agenzia siete diventati una tech company in tempi stretti, anche ridisegnando il team, cambiando paese… Un percorso impegnativo e decisioni difficili.

Annabel Youens

Sì. Prendere decisioni che dovrebbero essere razionali a volte è molto duro, soprattutto con un team valido. Penso che molte aziende ora lo vivano con il Covid: adattamenti e cambi di squadra sono inevitabili in certi momenti.

Dopo il nuovo modello di business a L.A., scoprimmo che, nonostante fossimo lì, spesso lavoravamo a distanza tramite Zoom—anche con etichette locali, per il traffico! Capimmo quindi che potevamo lavorare ovunque e passammo a valutare seriamente il ritorno a Victoria, dove avevamo studiato e famiglia.

La gestione di tutto in L.A. senza supporto familiare era difficile, soprattutto con una figlia. Quando presentammo questa decisione al board temevo obiezioni, invece furono molto di supporto. Ho capito che se sei felice e hai supporto, il business va meglio; dopo essere tornati a Victoria, firmano un contratto globale con una grande etichetta pochi mesi dopo. Victoria è molto accogliente, l’opposto di L.A., dove sembrava tutti pensassero solo a loro stessi e tu eri un semplice concorrente in più. Qui invece c’è apertura e aiuto reciproco.

Tim Reitsma

Che bel percorso! E questo supporto fa la differenza sia individualmente che come organizzazione. Parliamo della crescita dell’azienda: avete visto crescita, la tecnologia adottata anche in altri settori oltre quello musicale, e il team si è ampliato. State crescendo a Victoria o lavorate anche con team remoti?

Annabel Youens

Domanda interessante! Abbiamo ancora team in Nuova Zelanda, specialmente Mike, il nostro head developer, che lavora con noi da vent’anni: ormai è di famiglia, sempre in remoto. Ma stiamo ampliando il team qui a Victoria, anche perché c’è tanto talento in città rispetto a quando me ne sono andata nel 2001. La tecnologia qui è cresciuta tanto, e molte persone intelligenti cercano lavori stimolanti. Victoria è attrattiva anche per chi vuole trasferirsi: bello per il recruiting.

La sfida, ovviamente, c’è: all’inizio ti chiedi “Il mio prodotto funziona? Qualcuno lo comprerà?”, poi quando lo vendi ti serve qualcuno che aiuti nei servizi ai clienti, e subentra la domanda: “Come faccio inserire questa persona in azienda e trasmettergli i nostri valori?” Ogni cambio di scala il tempo sulle persone diventa sempre più predominante. Ho visto molti founder rimandare la questione “persone” per urgenze operative, ma sono convinta che non si possa spostare in avanti questo aspetto. Investire sulle persone paga sempre: persone soddisfatte, riconosciute, rendono il business di successo, molto più che chi lavora in automatico solo per svolgere il compito.

Tim Reitsma

Quello che dici è appoggiato anche dalla letteratura di management: non basta offrire stipendi adeguati se le persone non sono felici. Occorre creare senso e motivazione. Come si crea questo clima? Solo con una vision e valori chiari o altro ancora?

Annabel Youens

Cambia in base alle dimensioni del team. Noi da quando abbiamo iniziato a crescere, abbiamo introdotto per manager e team:

- 1-to-1 settimanali, fondamentali per capire come va ogni membro - check-in trimestrali che confluiscono nella valutazione annuale

A volte mi sembra di dover fare solo review! Sembra burocrazia inutile, ma da quando abbiamo introdotto le review trimestrali, funzionano bene. Ogni tre mesi identifico con ogni membro gli obiettivi chiave e vediamo come si legano alle strategie aziendali definite a settembre. È fondamentale mantenere costante questo ciclo nonostante sembri molta carta. Non abbiamo un HR interno, ma mi appoggio a un esperto (HR expert)—Matt, che mi aiuta a stendere documenti e verificarne la conformità legale.

Non abbiamo un manuale di policy, ma un documento “Cosa facciamo e come lo facciamo” in linguaggio chiaro, con esempi pratici: per esempio, la settimana tra Natale e Capodanno qui la diamo sempre libera perché nessuno ha voglia di lavorare. Le policy che creiamo devono essere coinvolgenti e non noiose. Gli HR esterni mi aiutano a restare allineata con le normative canadesi.

Chi non può ancora permettersi un HR interno può rivolgersi alla propria rete per trovare supporto.

Tim Reitsma

In effetti basta anche un consulente HR, giusto per impostare strategie e policy in modo personalizzato. Se copi da Google una policy generica risulterà poco coinvolgente, piena di legalese che nessuno legge o segue davvero. Ma bisogna anche stare attenti alla conformità normativa.

Annabel Youens

Assolutamente.

Tim Reitsma

L’ultima cosa che vorremmo è essere nei guai legalmente! Hai citato le review: sono state introdotte su richiesta di qualcuno del team o perché vi siete accorti che serviva proattivamente?

Annabel Youens

Proattivamente. Quando il team ha iniziato a superare le sei persone, ho capito che non potevo più parlare con tutti ogni giorno, quindi serviva qualcosa che permettesse a ogni membro di muoversi in autonomia conoscendo le priorità. Nelle startup si viene sempre distratti da urgenze varie ma poi bisogna riallinearsi agli obiettivi di business. Le review trimestrali aiutano in questo: usiamo Who?Me, una startup canadese, per gestire aspetti HR come le ferie e le review; ognuno può vedere i suoi indicatori di performance chiave e riallinearsi in autonomia senza dover chiedere a qualcuno ogni volta.

Così si stimola l’indipendenza e la visione d’insieme. Io stessa ne sento il bisogno: cosa devo consegnare al board a fine trimestre? Trovo tutto più efficiente così e anche il team ne apprezza il valore. È interessante notare che c’è chi preferisce le review settimanali e chi quelle trimestrali. Le review annuali da sole secondo me non servono: di solito si ricorda solo l’ultimo periodo, non l’anno intero.

Tim Reitsma

Sono d’accordo: review regolari e strutturate aiutano molto. In una piccola startup qui a Vancouver discutono proprio del fatto che la rapidità dei cambiamenti aziendali rende spesso obsolete le vecchie mete. Così bisogna interrogarsi se si stanno fissando i giusti obiettivi e se sono davvero collegati alla vision. Poi ci sono strumenti e template utili per gestire tutto questo, anche senza un HR interno.

Annabel Youens

Sì, per noi tutto è basato su template: abbiamo un modello settimanale per i one-on-one. Anche il piano strategico lo possiamo sintetizzare in quattro slide, meglio che fare piani lunghissimi che nessuno leggerà mai. Meglio qualcosa di snello che consenta di agire, altrimenti si rischia di pianificare per sempre senza mai fare davvero le cose.

Tim Reitsma

Concordo, anche io rischio di pianificare troppo e poi non realizzare. Ma in azienda è importante chiedersi dove stiamo andando e quanto sto contribuendo a questo. Dopo tanti cambiamenti e successo, qual è la cosa che hai imparato nella gestione delle persone?

Annabel Youens

Ho capito che il concetto di work-life balance così com’era per me non esiste: ogni persona arriva al lavoro come “persona” prima che come dipendente, con tutto il suo bagaglio personale, piccoli fastidi o grandi problemi inclusi. E questo è un valore, perché è ciò che genera ricchezza di soluzioni e diversità culturale nel gruppo. Ho imparato che non serve separare vita e carriera, siamo persone e basta. E questo cambio di prospettiva ha reso il mio lavoro (e la mia azienda) di successo.

Vedo il mio ruolo come quello di aiutarli a sviluppare le competenze che vogliono perfezionare, così una volta andati avanti nella carriera sapranno cos’hanno imparato con noi. Aiutare le persone in questo percorso aiuta direttamente anche il successo dell’azienda e contribuisce a creare un ambiente di lavoro positivo e coinvolgente.

Tim Reitsma

Apprezzo molto questa visione: spesso ci concentriamo sugli aspetti tattici (template, piani di retribuzione) ma siamo prima di tutto esseri umani. Il nostro ruolo di leader è connetterci e ispirare, aiutare la crescita. Un template, se manca ispirazione, conta poco.

Annabel Youens

Esatto! I template da soli sono noiosi.

Tim Reitsma

Sto creando molti template per un contratto attuale e mi accorgo che bisogna lavorare tantissimo sull’intento e la motivazione dietro lo strumento, non solo introdurre un modello e usarlo. Bisogna lavorare alla cultura che ci sta dietro.

Annabel Youens

Per me la lingua usata è importantissima. Maggiore è la ricerca che faccio sulla cultura, più vedo che il linguaggio la determina: anche nei nostri template si riflette il modo in cui parliamo tutti i giorni. Per esempio, per anni non ricordavo mai cosa fosse una rubrica, così l’abbiamo chiamata “Kubrick” (gioco di parole con Stanley Kubrick) e ora tutti parliamo di Kubrick! Questo tipo di linguaggio crea più cultura di quanto immaginiamo; è come i tormentoni estivi ai campi scuola che alla fine diventano il modo di esprimersi. In azienda è simile: si crea un linguaggio e un senso di fare qualcosa insieme che fa la differenza.

Ho capito solo quest’anno perché continuo ad amare le startup: adoro lavorare con le persone, vedere il successo, le battute d’arresto, e ripartire. Questo mi stimola enormemente.

Quando siamo rimasti solo io e Jeff nella fase più dura, mi sono davvero resa conto di quanto sia importante avere una squadra al proprio fianco: come persona e come proprietaria d’azienda sono migliore grazie al team che ho oggi. Sono le persone che vedi di più nella tua vita!

Tim Reitsma

È sicuramente vero. Se non ci piace lavorare con chi ci circonda, serve una riflessione e magari un cambiamento.

Annabel Youens

Sicuramente.

Tim Reitsma

Grazie mille per essere stata con noi e aver condiviso il tuo percorso e l’ispirazione su come guidare le persone. Mi sento ispirato e sono sicuro lo saranno anche i nostri ascoltatori. Ricordo a tutti che il sito è get.theappreciationengine.com, giusto?

Annabel Youens

Sì, proprio quello. Grazie infinite, è stato molto divertente. Amo parlare di persone e delle meravigliose e folli cose che ci rendono umani.

Tim Reitsma

Anche per me, potremmo continuare per ore! Anzi, ora ho tonnellate di nuove domande. Ma riserviamole per i prossimi podcast!

Annabel Youens

Assolutamente. Grazie, Tim.

Tim Reitsma

Grazie a te e a presto.

Annabel Youens

Ok, ciao.