Assunzione Collaborativa: Come Costruire Squadre Vincenti Insieme
Assumere non dovrebbe mai avvenire in isolamento. Anche se i recruiter e i responsabili delle assunzioni guideranno il processo, conviene coinvolgere più persone.
Qui ti guiderò attraverso le basi dell’assunzione collaborativa, le fondamenta necessarie per il successo, cosa costituisce una strategia collaborativa e le potenziali sfide e insidie.
Immergiamoci.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Che cos’è l’assunzione collaborativa?
L’assunzione collaborativa è una strategia di reclutamento che prevede il coinvolgimento di vari decisori, a volte anche di aree aziendali diverse, durante tutto il processo di assunzione.
Dal punto di vista del candidato, incontra più potenziali membri del team e acquisisce una visione più chiara dell’organizzazione, della cultura aziendale e delle persone con cui lavorerà.
Per l’organizzazione, una modalità di assunzione collaborativa fornisce un quadro standard di selezione che unisce il team e suddivide il grande compito di assumere una nuova persona in parti più gestibili per ciascuno.
Ogni persona può concentrarsi su un’area specifica e aiutare il responsabile delle assunzioni ad avere una visione più approfondita sull’esperienza del candidato
Anche persone esterne al team diretto possono essere coinvolte—ad esempio, i product manager sono spesso coinvolti quando si assumono profili tecnici.
L’assunzione, come si dice, è uno sport di squadra e non tutti i componenti della squadra sono calciatori—servono anche allenatori e personale medico.
Differenze tra assunzione collaborativa e tradizionale
Come avrai intuito, l’assunzione collaborativa rompe lo schema del processo di selezione tradizionale guidato esclusivamente dal responsabile delle assunzioni.
Anche se il responsabile delle assunzioni collaborerà ancora strettamente con il recruiter e avrà l’ultima parola, può comunque beneficiare delle competenze e conoscenze degli altri membri del team.
| Assunzione tradizionale | Assunzione collaborativa |
| Si basa molto sull’opinione del responsabile delle assunzioni | Incorpora le competenze di più membri del team |
| I candidati hanno una visione ristretta dell’organizzazione | I candidati ricevono una visione più ampia dell’organizzazione e del team |
| Molto lavoro per recruiter e responsabile delle assunzioni | Possibilità di suddividere il carico di lavoro |
Come vedremo ora, la collaborazione è utile sia nella pianificazione del reclutamento che nelle fasi di colloquio.
Mappare chi è responsabile di ogni passaggio del processo d’assunzione può essere fatto attraverso la creazione di un diagramma di flusso del processo di recruiting.
Vantaggi dell’assunzione collaborativa
L’assunzione collaborativa può portare benefici al processo di acquisizione dei talenti in diversi modi, ad esempio:
Stimola conversazioni sul recruiting
Prima di tutto, un processo di assunzione collaborativa riunisce le persone giuste per assicurare che si prendano decisioni corrette su ruoli aperti e priorità, competenze richieste, job description e sul processo di selezione stesso.
Avvia conversazioni su ridefinizione dei ruoli, esigenze aziendali, struttura dei team, caratteristiche dei candidati e competenze richieste.
Mi è capitato spesso che confronti di questo tipo abbiano portato alla creazione di nuove strategie di team, piani di successione e anche iniziative di formazione e sviluppo.
Queste discussioni, se ben focalizzate sulle lacune in organico e sulle competenze richieste, fanno sì che i team siano più uniti su cosa sia il "buono" per ogni ruolo e possano applicare questo standard in modo più oggettivo.
Infine, più persone sono a conoscenza dei ruoli aperti e di ciò che serve nei team, più persone hai che tengono d’occhio potenziali candidati 👀.
Benefici di opinioni diverse e divisione dei colloqui
Nella progettazione del processo di colloquio, puoi sfruttare la presenza di più persone coinvolte assegnando a ciascuno un focus su un’area specifica. Questo vale soprattutto se devi assumere un nuovo manager.
Ad esempio, per un ruolo di engineering manager, un senior engineer può concentrarsi sulle competenze tecniche, un product manager su lavoro cross-funzionale e collaborazione, mentre il head of engineering su gestione e leadership del team.
In questo modo ogni conversazione può essere più approfondita, per indagare meglio le competenze ed evitare di ripetere sempre le stesse domande.
Migliore esperienza per i candidati
Interagendo con una varietà di potenziali colleghi, i candidati si sentono più connessi con i team che stanno per raggiungere, compresi cultura aziendale, stili manageriali, aspettative, benefit e cosa significa avere successo.
“I colloqui di gruppo risultano accoglienti e coinvolgenti per un candidato,” afferma Hollie Castro, Chief People Officer presso Miro, “Creare un'esperienza singolare per il candidato costruendo un rapporto che consenta di comprendere la sua situazione personale è fondamentale.”
Inoltre, ai candidati piacerà aver avuto la possibilità di mostrare le proprie competenze a più persone e di non dipendere esclusivamente dal giudizio e potenziale pregiudizio di una sola persona.
Ridurre i pregiudizi
Parlando di pregiudizi—un importante vantaggio nell’avere più di un’opinione è la possibilità di mettersi reciprocamente in discussione e di evidenziare i bias.
Se qualcuno non è in grado di sostenere la propria opinione su un candidato con delle prove (ovvero ciò che il candidato ha detto), è probabile che sia presente un pregiudizio che dovrebbe essere analizzato.
I pregiudizi sono insiti in noi e sono estremamente difficili da superare. Tuttavia, un approccio efficace è metterli in luce e obbligarsi a spiegare le proprie ragioni agli altri—ed è qui che entra in gioco la selezione collaborativa.
Un team di selezione diversificato aiuta anche a eliminare pregiudizi dal lato del candidato e a individuare candidati con qualità indesiderate—ad esempio sessismo.
Come menzionato nel mio precedente articolo su pregiudizi nella selezione del personale, mi è capitato di individuare candidati che erano paternalistici e sessisti con me e altre colleghe donne ma che si comportavano adeguatamente con tutti gli uomini presenti nella commissione di colloquio.
Sfide dell'assunzione collaborativa
Sebbene l'assunzione collaborativa sia ottima in teoria, come per la maggior parte delle attività che coinvolgono più persone, ci sono delle sfide per eseguirla correttamente.
Mancanza di efficienza
Sebbene coinvolgere più persone sia un ottimo modo per distribuire il carico di lavoro e assicurarsi di assumere il candidato giusto, allo stesso tempo può facilmente complicare il processo decisionale e mettere in difficoltà il candidato.
Per efficienza, dovrebbe trattarsi di una collaborazione tra coloro che davvero devono essere coinvolti.
Il processo dovrebbe comunque essere snello, con ogni persona consapevole del proprio ruolo e delle responsabilità specifiche.
Il numero esatto dipende dalle circostanze, ma se il candidato incontra più di 6-7 persone durante l’iter di selezione, si può cominciare a domandarsi se tutti siano necessari.
Non otterrai più e migliori spunti semplicemente aggiungendo più persone. Piuttosto, cerca di indirizzare i colloqui e rendere ogni fase un approfondimento mirato.
Inoltre, assicurati che non ci siano più di 1-2 persone della commissione di selezione in ogni singolo colloquio con il candidato.
Una volta sono stato intervistato da cinque persone della stessa azienda contemporaneamente (avrebbero dovuto essere sei ma una non è potuta venire).
Ognuno a malapena ha avuto il tempo di fare una sola domanda, figurarsi approfondire, e parlavano uno sopra l'altro perché non avevano stabilito un ordine e due persone non hanno parlato affatto.
La situazione era comica, e credo che la maggior parte dei candidati la troverebbe fastidiosa o sopraffacente.
Inoltre, per il 99% dei ruoli non è affatto necessario, a meno che non si stia cercando qualcuno che debba presentarsi davanti a una giuria.
Formazione
Quando si crea il team di selezione, potrebbe essere necessario fornire una formazione per istruire sulle procedure e sui ruoli.
Ad esempio, può essere utile istruire le persone su come mantenere i colloqui focalizzati e coinvolgenti e su come raccogliere feedback adeguati.
Tutti i partecipanti devono inoltre essere allineati su cosa si sta cercando. Questo garantisce che tutti raccontino lo stesso ruolo al candidato e valutino secondo gli stessi standard.
Ad esempio, non è auspicabile che qualcuno giudichi i candidati junior con parametri da senior a causa di una mancata comprensione delle esigenze del team.
Impegni sovrapposti
Tutti coloro che partecipano al processo hanno anche il proprio lavoro a tempo pieno, quindi allineare tutti può rallentare il processo.
Per ovviare a ciò, assicurati di coinvolgere solo persone che possono realmente dedicare tempo e impegno al processo.
Se qualcuno è impegnato su molteplici progetti, è in ritardo sul proprio lavoro o non riesce a ritagliarsi del tempo per la formazione, eviterei di invitarlo a partecipare al processo.
Assicurati che il responsabile delle assunzioni tenga conto di ciò quando sceglie le persone da coinvolgere. Dove possibile, predisponi dei sostituti, se opportuno.
Gestire le opinioni
Sebbene includere il punto di vista di più stakeholder sia una parte importante nella valutazione dei candidati e nell'accertare se siano adatti all'azienda, la decisione deve essere presa da una persona o da un gruppo che potrebbe non rispecchiare i sentimenti di alcuni individui coinvolti.
Alla fine di questo processo, la decisione deve essere rispettata e lasciata passare con la consapevolezza che non può creare attriti all'interno dei team esistenti.
Il team dedicato all'assunzione collaborativa dovrebbe creare una short list di candidati e fornire un feedback su ciascuno di essi affinché il responsabile delle assunzioni o una commissione possano rifletterci sopra.
La persona che prende la decisione nel processo dovrebbe quindi fornire le proprie considerazioni e una giustificazione per qualunque scelta sia stata fatta.
Decisione di comitato
Un errore da non commettere è dare eccessiva importanza alla saggezza della folla.
Alla fine, una decisione dovrà essere presa e il tempo sacrificato per assicurarsi che tutti coloro che potrebbero avere anche solo un minimo interesse o coinvolgimento nel ruolo abbiano avuto la possibilità di incontrare il candidato porterà a rendimenti decrescenti.
Spesso vedo questa tendenza in responsabili delle assunzioni che non sono sicuri di sé e si nascondono dietro le opinioni altrui per evitare la responsabilità di un potenziale errore di assunzione.
È necessario trovare un equilibrio e a volte può richiedere tentativi ed errori.
Gettare le basi per un’assunzione collaborativa
Al centro di una buona strategia di assunzione collaborativa c’è un cambio di mentalità sia per l'organizzazione che per il team di assunzione.
I processi di selezione tradizionali e le dinamiche di team possono portare i partecipanti a dare maggior valore ad alcune opinioni o prospettive rispetto ad altre, o persino a lasciare la decisione finale a una sola persona.
Non è per questo che hai riunito il gruppo.
La tua capacità di portare avanti un’assunzione collaborativa sarà in definitiva uno specchio della cultura aziendale.
Ad esempio, se il tuo valore organizzativo non include la valorizzazione delle prospettive diverse, difficilmente riuscirai a convincere i membri del team di selezione che le loro opinioni saranno valorizzate.
Altrettanto, se la collaborazione non è la norma, i leader HR troveranno più difficile coinvolgere partecipanti motivati da altri reparti.
Se l’organizzazione è fortemente suddivisa in compartimenti stagni, il team di assunzione potrebbe avere difficoltà a comprendere le esigenze del team o il ruolo che questa persona avrà nel successo dell’azienda.
Gli sforzi di assunzione collaborativa sono guidati da trasparenza, cultura e una mentalità radicata nella fiducia e nella comunicazione aperta.
Se queste caratteristiche non sono già integrate nell'organizzazione, dovrai lavorare con i manager per sensibilizzarli sulla collaborazione e poi concentrarti sulle pratiche di selezione, illustrando i benefici per i team.
All’inizio, probabilmente coinvolgerai solo i direttori o i responsabili di reparto nei tuoi sforzi di assunzione collaborativa, ma con l’evoluzione del processo potrai estendere la partecipazione ad altri stakeholder man mano che lo ritieni opportuno.
Elementi di una strategia di assunzione collaborativa
Quando ci sarà la certezza che l’organizzazione abbia le basi necessarie per lavorare in modalità collaborativa sulle assunzioni, resta la questione di implementare i vari elementi che costituiranno la tua pratica di assunzione collaborativa.
Come accennato, potrebbe essere necessaria una formazione su diversi aspetti dell’assunzione collaborativa: ad esempio, come utilizzare il sistema di gestione dei candidati (ATS) o come coordinare ciò su cui si concentrano e valutano i singoli membri del team di selezione durante il processo di colloquio.
Per aiutarti a partire con la tua strategia, ho descritto sette elementi che vorrai predisporre fin dall’inizio e migliorare man mano che procedi.
1. Un processo di selezione ben definito
Stabilire un processo di selezione ben definito è il primo passo per creare una strategia di assunzione collaborativa.
Il processo inizia prima ancora che emerga la necessità di assumere, tramite gli sforzi di pianificazione strategica della forza lavoro che creano linee guida affinché manager e team individuino i bisogni di assunzione, determinino i requisiti del ruolo e redigano le descrizioni delle posizioni aperte.
Le azioni che il tuo team recruiting intraprende successivamente, e ciò che accade quando i candidati qualificati entrano nell’ATS, dovrebbero essere chiaramente mappati per l'intero team di selezione.
Ecco una checklist di domande a cui ogni membro del team di assunzione dovrebbe saper rispondere:
- Chi guida ogni fase del colloquio?
- Cosa viene trattato in ogni fase - competenze, attitudini e domande?
- Come appare l’eccellenza per ciascun argomento trattato?
- Qual è la soglia minima per l’assunzione?
2. Pianificazione efficace della forza lavoro
Come abbiamo stabilito, il processo collaborativo non inizia quando si avvia la ricerca di un candidato.
Un buon processo di pianificazione strategica della forza lavoro è una collaborazione tra manager delle assunzioni e HR per mappare le necessità del team, le priorità e le competenze necessarie per raggiungere obiettivi e valore a lungo termine per l’azienda.
“Collaborazione tra HR e responsabili delle assunzioni per identificare bisogni contro desideri”, ha detto Christina Schelling, Senior Vice President e Chief Talent & Diversity Officer di Verizon. “Come manager, spesso iniziamo cercando dei ‘unicorni’. È responsabilità sia dell’HR che del responsabile delle assunzioni concentrarsi sulle competenze fondamentali e osservare l’attitudine verso alcune delle caratteristiche ‘nice-to-have’. Questo include rivalutare come appaiono le nostre descrizioni lavorative e come ci connettiamo con i nostri candidati.”
In questa fase bisogna anche stabilire come la cultura aziendale dovrà essere riflessa nel processo di selezione e fissare le aspettative su ciò che il processo richiede agli attuali dipendenti.
Risorsa aggiuntiva: I migliori software di pianificazione della forza lavoro
3. Socializzare il bacino di talenti
L’assunzione collaborativa inizia con una selezione collaborativa. Chiunque può aiutare a trovare nuovi talenti!
Che si tratti di potenziare il proprio programma di segnalazione dipendenti, o semplicemente creare annunci di lavoro facili da condividere su LinkedIn o altri social, sfruttare le reti delle persone già presenti in azienda è un modo semplice per entrare in contatto con talenti che potrebbero essere sfuggiti in precedenza.
“I candidati che vengono segnalati dai membri attuali del team Grainger spesso si rivelano ottimi dipendenti una volta entrati in azienda. I membri attuali comprendono cosa serve e sono spesso molto bravi nello scovare talenti”, afferma Randy Tosch, VP of Talent di Grainger.
Questo stimolerà anche discussioni interne e inevitabilmente porterà i dipendenti a confrontarsi su chi, tra i colleghi già presenti, possa essere un buon candidato per la nuova posizione, promuovendo così una cultura della mobilità interna.
Questo approccio garantisce che le persone sentano di avere opportunità di crescita e avanzamento, favorendo quindi la retention e migliorando gli indicatori dell’esperienza dei dipendenti.
Inoltre, assicurati di chiedere alle persone “Quale voce non è rappresentata nel tuo team?” per invitarle a segnalare candidati appartenenti a gruppi sottorappresentati.
Consiglio: Utilizza un software di segnalazione per automatizzare il processo e semplificare la segnalazione di candidati qualificati da parte dei lavoratori per posizioni aperte in azienda.
4. Mantenere il focus sull’esperienza del candidato
Hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione. Questo consiglio viene spesso dato ai candidati, ma vale anche per le aziende.
L’esperienza che crei durante il processo di colloquio ne fa parte. Se da un lato l’assunzione collaborativa offre ai candidati maggiori occasioni di conoscere persone e approfondire la conoscenza dell’azienda, sovraccaricarli con troppi colloqui può risultare opprimente e eccessivamente dispendioso in termini di tempo.
Trovare il giusto equilibrio e rendere ogni step del processo significativo garantirà che l’esperienza del candidato sia positiva.
5. Comprendere i ruoli degli stakeholder
Tipicamente, in un processo di selezione collaborativa sono coinvolti tre gruppi, ciascuno con compiti distinti che supportano il processo.
- Responsabili delle assunzioni contribuiscono a creare le job description e comunicano la visione del ruolo e del candidato ideale. Alla fine, la decisione spesso ricade proprio sul responsabile delle assunzioni.
- Selezionatori fungono da intermediari tra i candidati e gli altri stakeholder. Sono responsabili della creazione ed esecuzione dell’intero processo di selezione e dell’esperienza del candidato.
- Intervistatori aiutano a valutare il candidato e a fornire ai candidati diversi punti di vista sull’organizzazione.
Altri soggetti coinvolti possono essere dirigenti o leader particolarmente interessati al candidato e a ciò che può apportare all’azienda. Come puoi immaginare, questo avviene soprattutto per posizioni di alto livello nell’organizzazione.
"Nel nostro processo di selezione adottiamo una visione a 360 gradi”, afferma Castro. “Questo significa che otteniamo input da dipendenti, colleghi e responsabili delle assunzioni all’interno dei nostri panel di colloquio.”
6. Favorire la collaborazione del team in fase di selezione
Se da un lato le prospettive dei membri del team vanno valorizzate, queste devono essere indirizzate attraverso una prospettiva che chiarisca la direzione che dovrà prendere il colloquio e l’ampiezza di ciò che si sta cercando.
Se, ad esempio, a un intervistatore viene chiesto di porre domande alle quali magari non conosce egli stesso la risposta, allora la sua opinione sulla risposta del candidato probabilmente non sarà di grande aiuto al responsabile delle assunzioni.
Per questo motivo, cerca di evitare di far porre domande a persone che non ne conoscono la risposta. Se ciò non è possibile, cerca almeno di fornire una formazione su cosa comporti una buona risposta, ossia alcune variazioni di possibili risposte adeguate.
Saranno necessari obiettivi chiaramente definiti per le domande poste e parametri di valutazione che gli intervistatori potranno utilizzare in ciascuna fase del processo di selezione.
Ciò aiuterà a orientare la prospettiva dell'intervistatore e a tradurre le sue percezioni in un feedback coerente, riducendo i pregiudizi inconsci.
“Abbiamo creato un ‘gruppo’ di selezione”, afferma Weronika Niemczyk, Chief People Officer presso la società tecnologica ABBYY. “Come candidato, incontri diversi manager: uno ti intervisterà sulle competenze tecniche, un altro sulle soft skill, forse un altro ancora sulle capacità di leadership o sullo stile di lavoro e sul fatto che tu sia adatto alla nostra cultura aziendale.
Come responsabile delle assunzioni, hai bisogno di più dei soli punti dati ricavati da un colloquio di 60 minuti per farti un'idea delle capacità e della personalità di una persona per quel ruolo. Ora la decisione e la responsabilità di assumere una nuova persona è condivisa tra il gruppo”.
7. Raccogliere il feedback degli stakeholder
Dopo aver preso una decisione e aver avviato l'onboarding per il neoassunto, è importante raccogliere feedback dai portatori di interesse su come hanno percepito il processo e cosa potrebbe essere migliorato.
Allo stesso modo, il partner di selezione che ha costruito il processo collaborativo dovrebbe fornire il proprio feedback agli stakeholder e suggerire ulteriori miglioramenti.
Come ogni altro approccio innovativo a un processo, perfezionare la strategia per la selezione collaborativa sarà un percorso iterativo.
Col tempo, avrai un flusso di lavoro distribuito che riduce i bias e aiuta i team a individuare il candidato migliore per soddisfare le loro esigenze.
Rimanere aggiornati sulle tendenze nel recruiting
Se vuoi restare aggiornato su tutte le ultime novità nel campo delle assunzioni, incluse tendenze come la selezione collaborativa, puoi fare alcune cose.
Una opzione è seguire un corso di formazione sul recruiting che ti aiuterà a tenere in considerazione tutte le ultime tecnologie e le esigenze del mercato in relazione alla tua attività.
L'altra è iscriversi alla newsletter di People Managing People. Lavoriamo costantemente per rimanere aggiornati su ciò che accade nel settore delle assunzioni e condividiamo costantemente approfondimenti che raccogliamo da panel di discussione e interviste con esperti—puoi riceverli direttamente nella tua casella di posta!
