Assunzione Collaborativa: Come Costruire Insieme Team di Successo
Il processo di assunzione non dovrebbe mai svolgersi in isolamento. Sebbene recruiter e responsabili delle assunzioni guidino il processo, è vantaggioso aprire il processo a più persone.
Qui ti guiderò attraverso le basi dell’assunzione collaborativa, quali fondamenta sono necessarie per avere successo, cosa rende una strategia di assunzione collaborativa e le potenziali sfide e insidie.
Andiamo a vedere.
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Che cos’è l’assunzione collaborativa?
L’assunzione collaborativa è una strategia di selezione che coinvolge diversi stakeholder, talvolta provenienti da diverse aree aziendali, durante l’intero processo di assunzione.
Dal punto di vista del candidato, si incontra un maggior numero di potenziali membri del team e si ottiene una migliore percezione dell’organizzazione, della cultura aziendale e del gruppo di lavoro.
Per l’organizzazione, un metodo di assunzione collaborativo fornisce un quadro di riferimento standardizzato per l’assunzione che unisce il team e suddivide il grande compito di assumere in parti più gestibili per ciascuno.
Ogni persona può concentrarsi su un’area specifica e aiutare il responsabile delle assunzioni ad acquisire intuizioni più profonde sull’esperienza del candidato.
Anche persone esterne al team diretto possono essere coinvolte—ad esempio, i responsabili di prodotto sono spesso coinvolti quando si assume personale per l’ingegneria.
L’assunzione, come si suol dire, è uno sport di squadra e non tutti nel team sono calciatori—servono anche allenatori e personale medico.
Assunzione collaborativa vs assunzione tradizionale
Come probabilmente avrai capito, l’assunzione collaborativa rompe gli schemi del tradizionale processo di selezione guidato dal responsabile delle assunzioni.
Pur continuando a lavorare a stretto contatto con il recruiter e a mantenere l’ultima parola, il responsabile delle assunzioni può avvalersi delle conoscenze e delle competenze degli altri.
| Assunzione tradizionale | Assunzione collaborativa |
| Forte dipendenza dall’opinione del responsabile delle assunzioni | Integra le competenze di diversi membri del team |
| I candidati hanno una visione limitata dell’organizzazione | I candidati ricevono una panoramica più ampia dell’organizzazione e del team |
| Molto lavoro per recruiter e responsabile delle assunzioni | Possibilità di condividere il carico di lavoro |
Come vedremo ora, la collaborazione è vantaggiosa sia nella fase di pianificazione dell’assunzione sia durante i colloqui.
Pianificare chi è responsabile di ogni azione nelle varie fasi del processo di assunzione può essere fatto attraverso la creazione di un diagramma di flusso del processo di selezione.
Vantaggi dell’assunzione collaborativa
L’assunzione collaborativa può portare numerosi benefici al processo di acquisizione dei talenti, ad esempio:
Favorisce il dialogo sulla selezione
Innanzitutto, un processo di assunzione collaborativa riunisce le persone giuste per garantire che vengano prese decisioni corrette in merito alle posizioni aperte e alle priorità, ai requisiti di competenze, alle descrizioni delle mansioni e al processo di selezione stesso.
Stimola conversazioni sulle specifiche dei ruoli, sui bisogni aziendali, sulle strutture dei team, sulle caratteristiche dei candidati e sui requisiti di competenze.
Mi è capitato spesso che conversazioni di questo tipo portassero alla creazione di nuove strategie di team, piani di successione e anche iniziative di formazione e sviluppo.
Queste discussioni, se ben focalizzate su lacune di capacità e competenze richieste, assicurano che i team di selezione abbiano una visione condivisa di cosa significhi “buono” per ogni ruolo e possano applicare tale standard in modo più oggettivo.
Infine, più persone sono a conoscenza delle posizioni aperte e di ciò che serve nei vari team, più saranno in grado di individuare potenziali candidati 👀.
Beneficio della varietà di opinioni e suddivisione dei colloqui
Nella progettazione del processo di colloquio, puoi sfruttare il coinvolgimento di più persone facendo in modo che ciascuna si concentri su un’area specifica. Questo è particolarmente vero se stai valutando come assumere un nuovo manager.
Ad esempio, per una posizione di manager dell’ingegneria, un ingegnere senior può concentrarsi sulle competenze tecniche, un responsabile di prodotto può focalizzarsi sul lavoro trasversale e sulla collaborazione, mentre il capo ingegneria può valutare la gestione e la leadership del team.
In questo modo ogni conversazione può essere più approfondita per scoprire le competenze specifiche ed evitare di ripetere sempre le stesse domande nei vari colloqui.
Migliore esperienza per i candidati
Interagendo con una varietà di potenziali colleghi, i candidati si sentono più connessi con i team che stanno per raggiungere, scoprendo la cultura aziendale, gli stili di gestione, le aspettative, i benefici e cosa significhi avere successo.
“I colloqui di gruppo risultano accoglienti e coinvolgenti per un candidato,” afferma Hollie Castro, Chief People Officer di Miro, “creare un’esperienza individuale per il candidato attraverso la costruzione di una relazione, per comprendere la loro situazione personale, è fondamentale.”
Inoltre, ai candidati piacerà aver avuto l’opportunità di mostrare le proprie capacità a più persone, senza essere alla mercé del giudizio e dei possibili pregiudizi di una sola persona.
Ridurre i pregiudizi
Parlando di pregiudizi—un grande vantaggio nell’avere più opinioni è la possibilità di mettersi reciprocamente in discussione e riconoscere eventuali bias.
Se qualcuno non riesce a supportare la propria opinione su un candidato con delle prove (cioè ciò che il candidato ha detto), probabilmente c’è del pregiudizio e questo dovrebbe essere esaminato.
I pregiudizi sono insiti in noi e sono estremamente difficili da superare. Tuttavia, un approccio efficace è illuminarli e costringersi a spiegare le proprie motivazioni agli altri—ed è qui che entra in gioco la selezione collaborativa.
Un panel di selezionatori diversificato può anche aiutare a eliminare i pregiudizi nei confronti dei candidati e individuare chi ha qualità indesiderabili—ad esempio, il sessismo.
Come menzionato nel mio articolo precedente su pregiudizi nel reclutamento, mi è capitato di smascherare candidati che si sono comportati in modo paternalistico e sessista nei miei confronti e in quelli di altre colleghe donne, ma che sono stati impeccabili con tutti i membri maschili della commissione.
Sfide della selezione collaborativa
Sebbene la selezione collaborativa sia un’ottima idea in teoria, come per molte attività che coinvolgono più persone, ci sono delle sfide da affrontare per farla funzionare al meglio.
Mancanza di efficienza
Coinvolgere più persone è un ottimo modo per distribuire il carico di lavoro e assicurarsi di assumere il candidato giusto, ma può altrettanto facilmente complicare il processo decisionale e mettere in difficoltà il candidato.
Per efficienza, la collaborazione dovrebbe essere limitata solo a chi è realmente necessario.
Il processo deve comunque restare snello, con ogni parte a conoscenza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità.
Anche se il numero esatto dipende dalle circostanze, se il candidato incontra più di 6-7 persone durante il processo di selezione, è il caso di chiedersi se siano tutti indispensabili.
Non otterrai più o migliori informazioni semplicemente aggiungendo altre persone. Meglio concentrare i colloqui e rendere ogni fase un approfondimento più dettagliato.
Inoltre, assicurati che non ci siano mai più di 1-2 membri della commissione presenti con il candidato in ogni colloquio.
Una volta sono stata intervistata da cinque persone di un’azienda contemporaneamente (dovevano essere sei, ma una non ha potuto partecipare).
Ognuno ha avuto appena il tempo di fare una domanda, senza possibilità di approfondire, e parlavano uno sopra l’altro perché non avevano stabilito un ordine e due addirittura non hanno detto nulla.
È stato comico, e la maggior parte dei candidati lo troverebbe fastidioso o opprimente.
Inoltre, è totalmente inutile per il 99% delle posizioni, a meno che non si stia cercando qualcuno che debba effettivamente affrontare delle giurie.
Formazione
Quando crei il team di selezione, potrebbe essere necessario organizzare una formazione per illustrare processi e ruoli.
Ad esempio, potrebbe essere utile formare le persone su come mantenere i colloqui focalizzati e coinvolgenti e raccogliere feedback adeguati.
Tutti i partecipanti dovranno inoltre essere allineati su ciò che stanno cercando. Così si assicura che tutte le persone siano "sullo stesso spartito" nel presentare il ruolo al candidato e nel valutarne le competenze rispetto agli stessi standard.
Ad esempio, non vuoi che una persona giudichi i candidati junior secondo gli standard dei senior solo perché non ha chiaro ciò di cui il team ha bisogno.
Agende in conflitto
Tutti i coinvolti nel processo hanno anche il proprio lavoro a tempo pieno, quindi allineare tutti può rallentare la procedura.
Per ovviare a questo inconveniente, fai in modo di coinvolgere solo chi può effettivamente dedicare il tempo necessario per partecipare davvero al processo.
Se una persona è impegnata in molte attività, è in ritardo con i propri compiti o non riesce a trovare spazio in agenda per la formazione, eviterei di coinvolgerla nella selezione.
Assicurati che chi gestisce la selezione tenga presente questo aspetto quando sceglie le persone da coinvolgere. Se possibile, prevedi delle riserve quando opportuno.
Gestione delle opinioni
Pur includendo la prospettiva di molteplici stakeholder come parte fondamentale nella valutazione dei candidati e nell’accertarsi che siano adatti all’azienda, la decisione finale deve essere presa da una persona o un gruppo, il cui giudizio potrebbe non combaciare con quello di alcuni degli individui coinvolti.
Al termine di questo processo, la decisione deve essere rispettata e lasciata passare, con la consapevolezza che non può generare attriti all’interno dei team esistenti.
Il team di assunzione collaborativa dovrebbe redigere una rosa di candidati e fornire un feedback su ciascuno di essi, affinché il responsabile delle assunzioni o il panel di valutazione possa riflettervi sopra.
La persona incaricata della decisione dovrebbe quindi esprimere il proprio pensiero e fornire una giustificazione per qualunque scelta venga fatta.
Decisione di gruppo
Una trappola in cui non cadere consiste nell’attribuire eccessiva importanza alla saggezza della folla.
Alla fine, una decisione dovrà essere presa, e il tempo speso per assicurarsi che tutti coloro che potrebbero avere anche solo un lieve interesse o coinvolgimento con il ruolo abbiano avuto modo di incontrare il candidato darà rendimenti via via decrescenti.
Spesso vedo questo comportamento in responsabili delle assunzioni non troppo sicuri di sé, che si nascondono dietro il parere degli altri per evitare la responsabilità di una possibile cattiva assunzione.
È necessario trovare il giusto equilibrio, e talvolta ciò richiede qualche tentativo ed errore.
Gettare le basi per l’assunzione collaborativa
Al centro di una buona strategia di assunzione collaborativa sta un cambiamento di mentalità, sia per l’organizzazione, sia per il team di assunzione.
I processi tradizionali di selezione e le dinamiche di team possono portare gli stakeholder a dare più peso a certe opinioni o prospettive rispetto ad altre, o a lasciare la decisione esclusivamente all’opinione di una sola persona.
Non è per questo che hai riunito il gruppo.
La tua capacità di applicare con successo un approccio di assunzione collaborativa sarà, in ultima analisi, uno specchio della tua cultura aziendale.
Ad esempio, se come organizzazione non date valore alla diversità di prospettive, difficilmente riuscirete a convincere i membri del team di selezione che la vostra intenzione sia quella di valorizzare le loro opinioni.
Allo stesso modo, se la collaborazione non fa parte della cultura aziendale, i responsabili HR faticheranno di più a coinvolgere partecipanti motivati provenienti da altri dipartimenti.
Se l’organizzazione è fortemente suddivisa in compartimenti stagni, il team di selezione potrebbe avere difficoltà a comprendere le esigenze del team oppure il ruolo che questa persona ricoprirà per il successo dell’azienda.
L’assunzione collaborativa si fonda su trasparenza, cultura, e una mentalità ancorata a fiducia e comunicazione aperta.
Se queste caratteristiche non sono radicate nell’organizzazione così com’è, dovrai lavorare con i manager per promuovere la collaborazione in generale, poi concentrarti sulle pratiche di assunzione e mostrare ai team i vantaggi di questo approccio.
All’inizio, è probabile che solo manager o responsabili di dipartimento siano coinvolti nelle iniziative di assunzione collaborativa, ma man mano che il processo si evolve, la varietà di stakeholder potrà espandersi come ritieni più opportuno.
Elementi di una strategia di assunzione collaborativa
Una volta che hai la certezza che l’organizzazione possiede le fondamenta necessarie per avviare un programma di assunzione collaborativa, si tratta di implementare le diverse componenti che andranno a formare la tua pratica collaborativa.
Come accennato, potresti dover fornire formazione su vari aspetti dell’assunzione collaborativa; che sia come usare l’applicant tracking system (ATS) o come coordinare le aree di attenzione e valutazione di ciascun membro del team durante i colloqui.
Per aiutarti ad avviare la tua strategia, ho evidenziato sette elementi fondamentali da inserire da subito e da migliorare nel tempo.
1. Un processo di selezione ben definito
Stabilire un processo di selezione ben strutturato è il primo passo per creare una strategia di assunzione collaborativa.
Il tutto inizia ancora prima che si evidenzi una necessità di assunzione, con attività di pianificazione strategica della forza lavoro che forniscono linee guida a manager e team per identificare i fabbisogni, definire i requisiti e redigere le job description.
Le azioni che il tuo team di selezione intraprenderà, così come quanto avverrà una volta che i candidati qualificati entreranno nell’ATS, dovrebbero essere definite in modo chiaro per tutto il team di assunzione.
Ecco un elenco di domande a cui ogni membro del team di selezione dovrebbe saper rispondere:
- Chi guida ogni fase del colloquio?
- Cosa viene affrontato in ogni fase – competenze, caratteristiche e domande?
- Cosa significa fare bene su ognuno degli argomenti trattati?
- Qual è la soglia minima per l’assunzione?
2. Pianificazione efficace della forza lavoro
Come abbiamo già stabilito, il processo collaborativo non inizia quando si comincia la ricerca di un candidato.
Un buon processo di pianificazione strategica della forza lavoro è una collaborazione tra i responsabili delle assunzioni e le risorse umane per mappare le esigenze del team, le priorità e le competenze che saranno necessarie per raggiungere gli obiettivi a lungo termine e apportare valore all’azienda.
“Collaborazione tra risorse umane e responsabili delle assunzioni per identificare i bisogni rispetto ai desideri”, afferma Christina Schelling, Senior Vice President e Chief Talent & Diversity Officer di Verizon. “Come responsabili, spesso all’inizio cerchiamo dei ‘unicorni’. È responsabilità sia delle risorse umane che del responsabile delle assunzioni concentrarsi sulle competenze chiave e valutare l’attitudine verso alcuni dei requisiti desiderati. Questo include una rivalutazione di come vengono formulate le nostre descrizioni di lavoro e di come ci connettiamo con i nostri candidati.”
In questa fase dovrebbero essere stabiliti anche come la cultura aziendale sarà riflessa nel processo di selezione e le aspettative rispetto a ciò che si richiede ai dipendenti attuali.
Risorsa aggiuntiva: Migliori software per la pianificazione della forza lavoro
3. Socializzare il bacino di talenti
L’assunzione collaborativa inizia con un reclutamento collaborativo. Chiunque può aiutare a trovare nuovi talenti!
Che si tratti di rafforzare il proprio programma di segnalazione dipendenti, o semplicemente di creare annunci di lavoro facilmente condivisibili anche su LinkedIn o altri social media, attingere alle reti delle persone che già fanno parte dell’azienda è un modo semplice per connettersi con talenti che altrimenti sarebbero rimasti fuori dal radar.
“I candidati segnalati dagli attuali membri del team Grainger spesso ottengono buoni risultati quando entrano in azienda. Chi già lavora in azienda conosce le esigenze e spesso è molto bravo a individuare il talento,” afferma Randy Tosch, VP of Talent and Grainger.
Questo farà anche parlare le persone all’interno e inevitabilmente stimolerà discussioni tra i dipendenti su chi, tra lo staff esistente, potrebbe essere adatto per la posizione, promuovendo così una cultura di mobilità interna.
Questo approccio garantisce che le persone sentano di avere opportunità di crescita e sviluppo, favorendo così la fidelizzazione e migliorando i livelli di soddisfazione dei dipendenti.
Inoltre, assicurati di chiedere alle persone “Quale voce non è rappresentata nel tuo team?” per stimolarle a pensare alla segnalazione di candidati provenienti da gruppi sottorappresentati.
Consiglio: Utilizza un software per le segnalazioni per automatizzare il processo di referral e rendere più facile per i dipendenti suggerire candidati qualificati per le posizioni vacanti all’interno dell’azienda.
4. Restare focalizzati sull’esperienza del candidato
Hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione. Questo consiglio viene spesso dato ai candidati, ma vale anche per l’azienda.
L’esperienza creata durante il processo di colloquio ne fa parte. Sebbene gli sforzi collaborativi di selezione offrano al candidato maggiori opportunità di conoscere persone e scoprire l’azienda, sovraccaricarlo con troppi colloqui può essere opprimente e troppo dispendioso in termini di tempo.
Trovare un equilibrio e dare significato a ogni fase del processo garantirà che l’esperienza del candidato resti positiva.
5. Comprendere i ruoli degli stakeholder
Di solito, un processo di selezione collaborativo coinvolge tre gruppi con compiti ben distinti a supporto del processo.
- Responsabili delle assunzioni: aiutano a creare le descrizioni del lavoro e a comunicare la visione per la posizione e il candidato ideale. Alla fine, la decisione finale sull’assunzione spetta spesso al responsabile delle assunzioni.
- Recruiter: fungono da intermediari tra i candidati e gli altri stakeholder. Sono responsabili della creazione e dell’esecuzione dell’intero processo di selezione e dell’esperienza del candidato.
- Intervistatori: aiutano a valutare il candidato e offrono diversi punti di vista sull’organizzazione al candidato.
Altri che possono essere coinvolti includono dirigenti o leader particolarmente interessati al candidato e a ciò che può portare. Come si può immaginare, questo accade soprattutto per le posizioni più elevate all’interno dell’organizzazione.
"Abbiamo un approccio a 360 gradi nel nostro processo di selezione,” dice Castro. “Questo significa che raccogliamo input da dipendenti, colleghi e responsabili delle assunzioni nei nostri panel di colloquio.”
6. Favorire la collaborazione del team nella selezione
Sebbene le opinioni dei membri del team debbano essere valorizzate, queste devono anche essere guidate attraverso una prospettiva che chiarisca la direzione in cui condurre il colloquio e l’ambito di ciò che si sta cercando.
Se, ad esempio, un intervistatore ha il compito di porre domande alle quali egli stesso potrebbe non conoscere la risposta, la sua opinione sulla risposta del candidato probabilmente non sarà d’aiuto al responsabile delle assunzioni.
Per questo motivo, cerca di evitare che persone pongano domande di cui non conoscono già la risposta. Se ciò non può essere evitato, cerca allora di fornire una formazione su cosa si intenda per una buona risposta, ossia mostrare alcune possibili varianti di risposte accettabili.
Avrai bisogno di obiettivi chiaramente definiti per le domande poste e di parametri di valutazione per gli intervistatori da utilizzare in ciascuna fase del processo di assunzione.
Questo aiuterà a plasmare la prospettiva dell’intervistatore e a tradurre le sue percezioni in feedback coerenti, riducendo così i pregiudizi inconsci.
“Abbiamo creato un ‘gruppo’ di selezione”, dice Weronika Niemczyk, Chief People Officer presso l’azienda tecnologica ABBYY. “Come candidato, incontri diversi manager: uno ti intervista sulle competenze tecniche, un altro sulle competenze trasversali, forse un altro sulle capacità di leadership o sullo stile di lavoro, e se sei una persona adatta alla nostra cultura aziendale.
Come responsabile delle assunzioni, hai bisogno di più che semplici dati raccolti in un colloquio di 60 minuti per farti una buona impressione sulle capacità e la personalità di una persona rispetto al ruolo. Ora la responsabilità e la decisione di assumere una nuova risorsa sono condivise dal gruppo.”
7. Raccolta del feedback dei portatori di interesse
Dopo che è stata presa una decisione e il nuovo assunto ha iniziato il percorso di onboarding, è importante raccogliere il feedback dei portatori di interesse su come è andato il processo e su cosa può essere migliorato.
A sua volta, il partner della selezione che ha costruito il processo di assunzione collaborativa dovrebbe fornire ai portatori di interesse un feedback dal proprio punto di vista e consigliare ulteriori miglioramenti.
Come ogni altro approccio innovativo a un processo, perfezionare il tuo metodo di assunzione collaborativa sarà un percorso iterativo.
Col tempo, avrai un flusso di lavoro distribuito che riduce i pregiudizi e aiuta i team a identificare il candidato migliore per soddisfare le proprie esigenze.
Rimanere aggiornati sulle tendenze nel recruiting
Se vuoi rimanere al passo con tutti gli ultimi sviluppi nel settore delle assunzioni, incluse tendenze come l’assunzione collaborativa, ci sono alcune cose che puoi fare.
Una possibilità è seguire un corso di selezione del personale che ti aiuti a mantenere una visione aggiornata sulle ultime tecnologie e le richieste del mercato in relazione alla tua azienda.
L’altra opzione è iscriverti alla newsletter di People Managing People. Siamo sempre impegnati a tenere il polso di ciò che succede nel settore delle assunzioni e a condividere approfondimenti che raccogliamo da tavole rotonde e interviste con esperti, e puoi riceverli direttamente nella tua casella di posta!
