5 Modi Per Snellire L’Inserimento Dei Dipendenti + Modello Gratuito
L'onboarding dei dipendenti è una fase cruciale nel ciclo di vita del collaboratore che definisce il tono del percorso di un nuovo assunto e mira a integrarlo e renderlo produttivo nel modo più efficiente possibile.
Tuttavia, il processo di onboarding spesso presenta difetti come procedure incomplete o incoerenti e una generale mancanza di organizzazione.
Questi problemi possono portare a frustrazione, aumento del turnover e a occasioni perse per coinvolgere i dipendenti fin dall’inizio.
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Questo articolo offre strategie pratiche dei massimi esperti per aiutarti a snellire il tuo processo di onboarding e creare un’esperienza efficiente e coinvolgente che aumenti la retention e la produttività.
Revisione del Processo Attuale
Rivedere il tuo attuale processo di onboarding è fondamentale per ottimizzare l'inserimento, in quanto ti aiuterà a individuare eventuali lacune, inefficienze e aree di miglioramento.
Ecco alcuni suggerimenti e buone pratiche per la revisione del processo di onboarding:
- Svolgi dei sondaggi tra i dipendenti: Conduci sondaggi di onboarding per raccogliere feedback dai neoassunti e ottimizzare l’esperienza di onboarding per i futuri colleghi.
- Mappa il processo: Documenta ogni fase dell'onboarding, dall'invio della lettera di assunzione fino al termine del periodo di prova. Questo ti aiuterà a identificare eventuali passaggi mancanti e a pensare a ottimizzazioni come l'automazione.
- Analizza i principali indicatori: Valuta il tasso di retention, il tempo necessario per raggiungere la produttività e i punteggi di soddisfazione dei dipendenti per ottenere informazioni sull’efficacia del processo.
- Effettua benchmarking rispetto agli standard di settore: Confronta il tuo processo con le buone pratiche o gli approcci dei concorrenti per individuare eventuali lacune o spunti di innovazione.
Sfide Comuni dell’Onboarding dei Dipendenti
Sebbene non esistano due processi di onboarding identici, ci sono alcune difficoltà comuni che le organizzazioni attente all’inserimento cercano di risolvere.
- Mancanza di standardizzazione: Anche se una certa personalizzazione è necessaria, in generale, processi incoerenti possono causare confusione e un’esperienza di inserimento disomogenea tra i diversi team o reparti.
- Vincoli di tempo: Soprattutto nelle realtà dove le risorse sono già ridotte, il lavoro aggiuntivo dovuto all’onboarding di una nuova persona può portare a trascurare la cura e l’attenzione necessarie.
- Quantità eccessiva di informazioni in poco tempo: Inondare i neoassunti di troppe informazioni subito può generare confusione e ridurre la memorizzazione degli elementi chiave.
- Accesso ritardato a strumenti e risorse: Problemi tecnici o logistici nel fornire strumenti, attrezzature o accessi ai sistemi possono ostacolare la produttività.
- Ruoli ed aspettative poco chiari: Quando responsabilità e aspettative di performance non sono ben definite e il ruolo del nuovo assunto non viene spiegato in relazione al successo organizzativo, è facile che il dipendente (come spesso capita a tanti colleghi) faccia fatica ad avere l’impatto desiderato.
- Poca attenzione alla cultura aziendale: Non presentare le basi, come i valori, la missione e la cultura dell’azienda, può portare a un ambiente lavorativo meno motivato o coinvolto.
- Comunicazione inefficace: Una scarsa coordinazione tra HR, manager e team può comportare mancate attività o ritardi nel processo di onboarding.
- Mancanza di personalizzazione: Trattare l’onboarding come un’esperienza «standard» ignora i bisogni e le esperienze uniche di ogni singolo assunto.
- Meccanismi di feedback insufficienti: Senza raccogliere feedback dai nuovi assunti, le organizzazioni perdono opportunità di affinare e migliorare il processo di onboarding.
5 Strategie per Snellire il Processo di Onboarding
Tenendo a mente le sfide descritte sopra, ecco alcune strategie efficaci che puoi mettere in pratica per ottimizzare il processo di onboarding, renderlo più efficiente ed efficace e massimizzare il tuo ritorno sull'investimento di onboarding.
1. Migliora l’Esperienza di Preboarding
Il processo di onboarding inizia subito dopo che una persona ha accettato l’offerta e già un preboarding efficace contribuisce a creare le basi per il successo futuro.
Senza sovraccaricare il nuovo assunto, puoi cominciare a coinvolgerlo ancora prima del primo giorno fornendo informazioni essenziali, accesso a risorse e materiali aziendali, e tutte le pratiche amministrative per i nuovi assunti (come Form W-4 e I-9).
“Organizziamo incontri Zoom prima dell’inizio per presentare la nuova risorsa alle persone chiave e ridurre l’ansia del primo giorno", afferma Sasha Robinson, VP of People di Trainual, “E ogni candidato ha già completato i nostri contenuti formativi pre-assunzione sulla nostra app: hanno visto i video sulla nostra mission, la vision e su tutti i membri della leadership.”
Questo aiuta a liberare tempo durante l’orientamento per concentrarsi su elementi come la presentazione dell’organizzazione e il ruolo del nuovo arrivato al suo interno.
Consiglio professionale: Un questionario per i nuovi assunti raccoglie informazioni importanti dai nuovi dipendenti, come dati personali, precedenti esperienze lavorative e altri dati rilevanti necessari per i loro documenti di lavoro.
Tuttavia, puoi anche cogliere questa occasione per raccogliere qualche informazione simpatica, come le preferenze alimentari, che può aiutare a personalizzare il piano di onboarding del tuo nuovo assunto.
2. Automatizza la gestione delle attività
“L’automazione è il modo numero uno con cui le organizzazioni possono migliorare l’efficienza operativa,” afferma Reid Walsh, CHRO presso NEOGOV. “Una soluzione di onboarding può dare ai nuovi dipendenti accesso 24/7 a un portale online dove possono completare/inviare la documentazione digitalmente, seguire la loro checklist e accedere alle risorse di supporto mentre si ambientano.”
L’automazione dell’onboarding aiuta ad alleggerire il carico di lavoro di HR e manager, ridurre i ritardi e garantire che ogni fase venga completata in modo coerente.
Il tempo risparmiato può essere utilizzato per concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto come costruire relazioni significative invece di gestire compiti ripetitivi.
3. Crea un piano di onboarding strutturato
Sviluppare un quadro standardizzato di onboarding che delinei le attività chiave e le tappe fondamentali garantisce che tutti sappiano esattamente cosa è richiesto e quando, evitando che qualcosa venga trascurato.
Le cose da includere sono: obiettivi chiari e misurabili, programmi di formazione e tutte le risorse necessarie affinché i nuovi assunti diventino produttivi nei loro nuovi ruoli.
“Il primo passo è condurre un’analisi della posizione per determinare quali compiti il nuovo dipendente dovrà effettivamente svolgere, invece di basarsi su mansioni obsolete o sul “si è sempre fatto così”, afferma Lindsay Mastrogiovanni, CEO di ConsciousHR. “Se è la tua prima assunzione, inizia facendo un elenco delle attività per cui ti manca il tempo o le competenze per occupartele personalmente. Questo aiuta a chiarire il ruolo e ad assicurarsi che l’onboarding abbia uno scopo.”
Raccomandiamo di creare un piano di onboarding 30-60-90 giorni per ogni ruolo e individuo con una certa standardizzazione, ad esempio una presentazione di benvenuto sui valori e la missione che sarà rilevante per tutti i ruoli.
Infine, come evidenzia la consulente risorse umane Rita Wittek, “Snellire la comunicazione tra responsabili delle assunzioni, HR e IT centralizzando i processi in uno strumento o una checklist e assegnando responsabilità chiare per i compiti di onboarding aiuta ad evitare confusione e ritardi.”
4. Sfrutta analytics e reportistica dell’onboarding
Usa strumenti come software di onboarding, sistemi HRMS o un sistema di gestione dell’apprendimento per misurare il successo dell’onboarding usando metriche come il tempo per essere produttivi, i tassi di completamento delle attività e il feedback dei lavoratori.
Questi dati, combinati con quelli derivanti da check-in e sondaggi, aiuteranno a individuare colli di bottiglia e aree di miglioramento, permettendo decisioni basate sui dati per perfezionare il processo.
5. Concentrarsi su cultura e comunità
Mi sono soffermato a lungo su tecnologia e processi qui sopra, ma il successo dei nuovi assunti si costruisce anche sulle relazioni e queste iniziano a formarsi tramite attività di benvenuto, presentazioni ai team, sistemi di buddy e programmi di mentorship.
“È importante il ruolo di comunicare la ‘cultura’, le regole che non sono scritte da nessuna parte ma che rendono molto più semplice per un nuovo dipendente adattarsi”, afferma la consulente HR Maggie Michaels DeCan. “Affiancare i nuovi dipendenti a un pari per i primi 30 giorni può essere molto utile per aiutarli ad ambientarsi.”
Snellire l’onboarding è una vittoria facile
Semplici investimenti in preboarding, automazione, analytics e definizione di obiettivi chiari possono snellire il processo di onboarding e far sì che i dipendenti si sentano supportati e coinvolti fin dall’inizio.
Una strategia di onboarding ben pensata migliora la retention e l’engagement, che a loro volta guidano la crescita organizzativa a lungo termine.
Se hai bisogno di suggerimenti su come scegliere il miglior software per l’onboarding, possiamo aiutarti anche in questo.
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