Le 8 Migliori Pratiche per l’Inserimento dei Dipendenti
Creare una relazione di lavoro sana è un po' come costruire una relazione romantica sana (abbi pazienza con questa analogia per un attimo).
Le organizzazioni che adottano un onboarding efficace dei dipendenti capiscono che il processo di integrazione di un nuovo assunto in un'azienda e nella sua cultura richiede molto più di una semplice lettera di benvenuto, un'ottima prima giornata di lavoro, o un programma di orientamento nella prima settimana. Il software per l'onboarding è il tuo alleato per rendere questo processo senza intoppi.
Allo stesso modo, probabilmente non hai mai intrapreso, o mantenuto, una relazione romantica duratura basandoti solo sul primo appuntamento!
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Così come accogliere qualcuno di nuovo nella propria vita, anche nel portare nuovi dipendenti in azienda, un'ottima prima impressione non porta sempre a un'ottima impressione duratura.
Secondo Sapling HR, un popolare fornitore di piattaforme software per le risorse umane (HRIS), “I migliori programmi di onboarding dei dipendenti si estendono durante i primi 90 giorni di lavoro—e possono persino durare un intero anno—per garantire che i nuovi assunti siano pienamente supportati mentre raggiungono la piena produttività.”
Questo articolo si concentra su alcune delle migliori pratiche che ti aiuteranno a creare un programma di onboarding unico per la tua organizzazione e su misura per le esigenze dei tuoi collaboratori.
Nota importante: Come vedrai, sebbene il passaggio al lavoro a distanza e ibrido abbia cambiato molti processi di assunzione e onboarding, queste best practice si applicano indipendentemente dal fatto che tu stia inserendo qualcuno in ufficio o facendo l'onboarding di personale remoto che lavorerà da casa.
- Perché è importante l'onboarding dei dipendenti?
- Quali sono alcuni fattori chiave di successo per un efficace processo di onboarding?
- Quali sono le migliori pratiche per un onboarding efficace dei dipendenti?
Perché è importante l'onboarding dei dipendenti?
La ricerca dimostra che implementare un processo di onboarding per i nuovi assunti efficace (che spesso include un programma di orientamento strutturato) può avere un enorme impatto positivo sul successo aziendale, nonché su engagement, fidelizzazione e produttività a lungo termine dei dipendenti.
Alcuni dei benefici dell’onboarding dei dipendenti includono:
- Massimizza la fidelizzazione e la lealtà: secondo Click Boarding, un'azienda di software per l'onboarding dei dipendenti, il 69 percento dei dipendenti è più propenso a rimanere in azienda per tre anni se ha vissuto un onboarding eccellente.
- Rafforza la cultura aziendale: un processo di onboarding efficace aiuta i nuovi membri del team a comprendere la visione, la missione e i valori aziendali, e rafforza i comportamenti e gli atteggiamenti attesi che insieme costituiscono la cultura aziendale.
- Favorisce l'appartenenza e l'inclusione: il 93 percento degli intervistati al sondaggio Deloitte 2020 Global Human Capital Trends ha indicato che il senso di appartenenza migliora le performance organizzative. Un grande onboarding può ridurre notevolmente l’ansia e aumentare il senso di appartenenza di un nuovo assunto al suo team.
- Massimizza la produttività: secondo una ricerca di Glassdoor, un onboarding efficace può migliorare la produttività di oltre il 70%, chiarendo aspettative lavorative e organizzative; riducendo errori; e facendo risparmiare tempo e frustrazione.
- Minimizza i rischi aziendali: ci sono contratti da firmare, moduli per il payroll da compilare e policy aziendali da visionare. La maggior parte di queste attività è prevista sia per proteggere l’azienda che i dipendenti.
- Riduce i costi di turnover: secondo lo Human Capital Benchmarking Report di SHRM, il costo medio per assunzione negli Stati Uniti era di $4,129 e in media occorrevano 42 giorni per coprire un ruolo. Un ottimo onboarding può creare engagement a lungo termine.
- Attira i migliori talenti: il mondo è piccolo, e siti come Glassdoor e LinkedIn permettono ai dipendenti di condividere le proprie esperienze lavorative con altri potenziali candidati. Se crei un'ottima esperienza di onboarding che supporta i nuovi membri del team al loro ingresso, la notizia si diffonderà.
Quali sono alcuni fattori chiave di successo per un efficace processo di onboarding?
Le best practice descritte in questo articolo avranno successo solo se tieni in considerazione alcuni fattori chiave:
- Avere uno scopo chiaro: Bisogna avere una visione chiara del perché l'onboarding sia importante, dell’esperienza che si desidera offrire a un nuovo assunto e persino di cosa si vorrebbe che dicessero sui social media e su forum pubblici come Glassdoor.
- Riduci le sorprese: Può essere difficile per chiunque trovarsi in una situazione e un ambiente sconosciuti. Riduci al minimo le sorprese per il nuovo assunto, includendo tutto, dal comunicare il dress code al far sapere come saranno il primo giorno e la prima settimana di lavoro.
- Sii preparato: Il tuo nuovo collega arriverà il primo giorno pronto per iniziare, e anche tu dovresti esserlo. Inizia preparando una checklist per i nuovi assunti. Pianifica in anticipo riunioni e sessioni di formazione, prepara l’attrezzatura informatica e la postazione di lavoro, e coinvolgi gli altri membri del team affinché diano supporto. Ho anche creato un modello di checklist per i nuovi assunti per aiutarti.
- Abbiate pazienza: Il tuo nuovo collega commetterà quasi certamente degli errori, dimenticherà alcune parti del programma di orientamento e salterà uno o due passaggi durante l'inserimento. “La pazienza è una virtù”, soprattutto quando si tratta di inserire nuovi dipendenti.
- Stabilisci un ritmo ragionevole: Nessuno vuole essere sommerso da un eccesso di informazioni tutte insieme; evita quindi di sopraffarli, il che potrebbe portare a dimenticare o trascurare aspetti più importanti. Ricorda quanto tempo ti è servito per imparare tutto!
- Fornisci risorse: Presentali alle persone chiave e mostra loro dove trovare risorse come manuali per i dipendenti e regolamenti aziendali.
- Includi flessibilità: Dopo il COVID-19, molte aziende hanno adottato il lavoro da remoto e altre pratiche virtuali. Inserisci flessibilità nei tuoi processi di onboarding, in modo che possano essere adattati tra dipendenti in ufficio e a distanza.
- Apprendimento e sviluppo: Integrare l’L&D nel workflow di onboarding significa creare percorsi di crescita personalizzati allineati sia con gli obiettivi organizzativi sia con le aspirazioni individuali. Questo approccio non solo fornisce ai nuovi assunti le competenze necessarie, ma dimostra anche un impegno verso la loro crescita professionale facilitando un percorso strutturato verso la piena competenza.
- Gestione del sovraccarico informativo: Gestisci la distribuzione dei contenuti in modo strategico. Creare percorsi di apprendimento personalizzati permette ai dipendenti di assimilare le informazioni secondo il proprio ritmo, migliorando la retention e il coinvolgimento. L’uso di tecniche di microlearning, come moduli brevi e mirati, può rendere la formazione più facile da fruire e meno intimidatoria.
8 migliori pratiche per l’onboarding dei dipendenti
Possono volerci mesi per trasmettere a un nuovo dipendente le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari affinché possa cominciare a contribuire al successo dell’organizzazione.
A causa della lunga durata dell’onboarding, che può continuare anche nel primo anno di assunzione, è quasi impossibile creare una specifica agenda, pianificazione o modello per l’onboarding.
Invece, prova a seguire alcune di queste best practice mentre definisci obiettivi a lungo termine e metriche per determinare se l’onboarding ha avuto successo.
Best practice #1: Inizia l’onboarding prima del primo giorno di lavoro del nuovo assunto
Dopo quello che si spera sia stato un processo di selezione snello ed efficiente, molte organizzazioni erroneamente aspettano il primo giorno di lavoro per iniziare l’orientamento e l’onboarding del nuovo dipendente.
In molti casi, però, passeranno giorni, settimane o addirittura mesi dal momento in cui viene ricevuta un’offerta fino all’inizio effettivo del lavoro del nuovo assunto.
Questo periodo di attesa rappresenta un’ottima opportunità per creare entusiasmo, farli sentire ben accolti e cominciare a fornire costantemente informazioni utili per permettere loro di ambientarsi rapidamente.
La fase tra l’accettazione dell’offerta e la data di inizio si chiama preboarding. Alcune risorse utili per questa fase: Come gestire al meglio il preboarding dei nuovi dipendenti
Best practice #2: Crea procedure di assunzione e accoglienza efficaci
Creare un’esperienza di onboarding eccellente aiuta a lasciare un’ottima e duratura prima impressione. Tuttavia, quest’esperienza consiste in molti elementi diversi oltre all’invio ai nuovi colleghi di una tazza con il logo dell’azienda o di un elenco di regole aziendali.
Per aiutare il nuovo dipendente a inserirsi rapidamente e prepararlo non solo al primo giorno nel nuovo ruolo, ma anche al primo mese, valuta la possibilità di predisporre una checklist che includa alcune delle seguenti pratiche per i nuovi assunti:
- Dai il benvenuto al nuovo assunto con una chiamata e una email di benvenuto
- Spedisci al nuovo assunto un welcome package (può includere del merchandising aziendale)
- Prepara i tool e le risorse di lavoro per il nuovo assunto
- Prepara un programma di orientamento e la relativa agenda
- Offri occasioni per incontrare e conoscere i colleghi
Tracy McDonald di Thinkific, ha pubblicato su LinkedIn il welcome package ricevuto da loro.
Best Practice #3: Coinvolgi i leader senior per trasmettere la cultura aziendale
L’onboarding non è solo responsabilità del team delle risorse umane. Anche se spesso gli specialisti HR sono coinvolti nella creazione del programma di onboarding, è responsabilità di tutta l’organizzazione—membri del team, manager e leader senior—mettere in atto attività di onboarding.
Coinvolgere un leader senior, come ad esempio un fondatore, offre a quella persona l’opportunità di aiutare i nuovi dipendenti a comprendere la cultura dell’azienda, informarli sulla storia aziendale e spiegare i valori e i comportamenti attesi.
Ci sono molti modi in cui puoi coinvolgere i leader senior, ad esempio:
- Tenere una presentazione aziendale;
- Dare un tour dell’edificio o della struttura aziendale;
- Presentare un particolare argomento di formazione; e/o
- Portare il nuovo membro del team fuori per un caffè o pranzo.
Best Practice #4: Sfrutta il software per l’onboarding
Un processo di onboarding efficace si compone di molte attività e mansioni diverse, dalla compilazione dei documenti per i neoassunti all’organizzazione di orientamento e programmi di formazione.
Molti sistemi informativi per le risorse umane hanno soluzioni integrate di automazione dell’onboarding che eliminano la ridondanza nell’inserimento dati, riducono l’utilizzo di moduli cartacei e snelliscono l’intero processo.
Garantiscono inoltre che le attività non vengano dimenticate durante i primi giorni grazie a promemoria e workflow visivi.
Puoi anche sfruttare il software per i workflow HR per automatizzare attività ripetitive dell’onboarding come approvazioni, notifiche e condivisione di documenti.
Best Practice #5: Crea un accordo di fiducia "vivente" con il tuo dipendente
Un accordo di fiducia costituisce la base per un rapporto di lavoro positivo, sia tra i membri di un gruppo che tra un manager e i suoi collaboratori. Dovrebbe essere creato insieme, messo per iscritto e rivisto/aggiornato regolarmente in quanto documento dinamico.
Secondo Lorie Corcuera, Head of HR di DNEG: “Il processo di assunzione e onboarding sono momenti chiave per creare senso di appartenenza. Per integrare il tuo attuale programma di onboarding, lavora con il tuo dipendente alla creazione di un accordo di fiducia. Chiedi al nuovo assunto di definire e condividere ciò di cui ha bisogno per sentirsi parte integrante. Condividi anche la tua risposta. Questo dimostra che l’inclusione e il senso di appartenenza sono importanti per te.”
Best practice n.6: Conduci regolarmente incontri individuali
Lo scopo principale di avere regolari incontri individuali (1:1) (chiamati anche "check-in") con i membri del tuo team è quello di favorire relazioni positive e produttive tra te (il manager) e i singoli membri del team.
È importante integrare questi 1:1 nella routine lavorativa normale dei nuovi dipendenti e trasformarli in un'abitudine il prima possibile. Come parte del loro programma di onboarding e orientamento, considera di organizzare il primo incontro 1:1 già il primo giorno di lavoro. Questo farà da base per i futuri incontri.
Best practice n.7: Offri opportunità di connessione con i colleghi
Essere il nuovo arrivato non è facile. Ci sono molti modi in cui puoi aiutare il nuovo dipendente nei suoi sforzi per integrarsi con i nuovi colleghi e rafforzare il senso di appartenenza e inclusione, come ad esempio:
- Organizza brevi incontri introduttivi con i colleghi.
- Chiedi a un membro attuale del team di fare da mentore o compagno per la nuova risorsa.
- Organizza un pranzo di squadra o un evento di team building per creare un ambiente più rilassato e informale dove conoscersi.
- Condividi un video di benvenuto con la nuova risorsa, prima del suo primo giorno di lavoro, presentando i membri del nuovo team.
- Per onboarding globali o onboarding di lavoratori da remoto, se possibile, consiglierei di farli venire in ufficio per la prima settimana o due.
Best practice n.8: Raccogli feedback
L’onboarding consiste in una serie di attività, molte delle quali sono focalizzate a creare una grande esperienza per i dipendenti. Un modo per perfezionare questo obiettivo è raccogliere feedback tramite strumenti come interviste, sondaggi di onboarding e i sopracitati check-in.
I feedback raccolti da questa analisi ti aiuteranno a ottimizzare il processo di onboarding.
L'onboarding va oltre la prima settimana
Un processo di onboarding efficace dovrebbe assicurare che il dipendente si senta preparato e motivato nel suo nuovo ruolo e che abbia fatto la scelta giusta entrando in azienda.
Investire tempo in un processo di onboarding adeguato ripagherà in termini di produttività e fidelizzazione del personale e darà impulso al ROI dell’onboarding.
Inoltre, ti aiuterà ad adempiere agli obblighi di legge relativi alla compliance durante l’onboarding.
Anche se dovessi investire in qualche corso di onboarding per i tuoi recruiter e team HR, l’investimento darà risultati.
Come già menzionato, l’onboarding va oltre la prima settimana, e potrebbe servire anche un anno per sentirsi completamente a proprio agio nel nuovo ruolo.
Secondo il consenso generale, dovresti predisporre un piano di onboarding per circa i primi 90 giorni.
Per aiuto nella creazione di un piano di questo tipo, consulta Come scrivere un piano onboarding 30 60 90 giorni per la tua azienda + modello
