Ottimizzare l’Inserimento dei Nuovi Talenti in Azienda
Ora chiediti: qual è il primo passo per creare una relazione duratura tra un nuovo assunto e la tua azienda, affinché arrivino recensioni entusiastiche? Non è il bonus di benvenuto né il pranzo gratuito del primo giorno (anche se sono piacevoli vantaggi).
La risposta corretta è un processo di onboarding ben ottimizzato. L'onboarding dei nuovi assunti è come quel primo appuntamento in cui entrambe le parti sono entusiaste, speranzose e un po' nervose.
L'obiettivo principale, come datore di lavoro, è fare una buona prima impressione. Idealmente, il tuo programma di onboarding sarà memorabile per i giusti motivi, oltre a preparare il nuovo dipendente in modo efficace affinché possa avere successo nel suo nuovo ruolo.
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Cos'è il Processo di Onboarding?
Il processo di onboarding è un approccio strutturato all’integrazione dei nuovi assunti nella tua organizzazione, assicurandosi che si sentano supportati, informati e pronti ad avere successo.
Comprende tutto, dalla presentazione della cultura aziendale e la chiarificazione delle responsabilità lavorative, all’installazione degli strumenti e alla promozione delle relazioni con i colleghi.
Un onboarding efficace costruisce fiducia, accelera la produttività e rafforza il coinvolgimento dei dipendenti, gettando le basi per un successo a lungo termine.
Perché l'Onboarding è Importante?
L’onboarding non è solo un passaggio di routine. È una danza complessa di integrazione di un nuovo membro nel team nella cultura, nei processi e nei sistemi aziendali. Si tratta di prepararli al successo, fornire loro gli strumenti necessari e farli sentire valorizzati fin dal primo giorno.
Fondamentalmente, è anche la chiave per instaurare un rapporto di lavoro in cui i tuoi nuovi assunti possano avere successo nei loro ruoli e mantenere questi risultati nel tempo. Secondo una ricerca del Brandon Hall Group, le aziende con un processo di onboarding solido possono migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%!
Se vuoi vedere la tua organizzazione crescere con professionisti sicuri e ben integrati, è il momento di dare all’onboarding l’importanza che merita.
Dominare le 5 Fasi dell'Onboarding: Dal Benvenuto all'Effetto Wow
Ogni fase del processo di onboarding svolge un ruolo fondamentale nel coltivare l’esperienza del dipendente.
Vediamo più da vicino quali sono e come lasciare un’impressione duratura durante ogni fase.
Pre-boarding: Il Trailer del Film Prima della Prima
Ricordi i brividi provati guardando un trailer che ti ha fatto contare i giorni fino alla prima? Questo è il preboarding.
Come eseguirlo: Questa è la tua occasione per costruire aspettative. Una volta confermata l'assunzione, invia un pacchetto di benvenuto brandizzato con gadget aziendali, un'email intrigante con una lettera di benvenuto e il tuo manuale aziendale o un handbook per i nuovi assunti più leggero e selezionato. Magari includi anche un video divertente di presentazione con i futuri colleghi. Assicurati che sappiano dove andare e cosa aspettarsi il primo giorno.
Perché è fondamentale: Vuoi creare un senso di entusiasmo e aspettativa per fare una buona prima impressione. Questo aiuterà a mantenere il nuovo assunto coinvolto e desideroso di ciò che arriverà durante il processo di onboarding. E alla fine ricorderanno quelle piccole attenzioni tra i motivi per cui si sentono felici di essere entrati nel team.
Primo Giorno: Il Red Carpet per il Nuovo Arrivo
Immagina di arrivare su un tappeto rosso, pronto per essere visto e accogliere, e nessuno ti nota. Imbarazzante, vero? Il primo giorno di un nuovo assunto non dovrebbe mai essere così.
Creare un po' di entusiasmo per i nuovi arrivati è importante anche se stai integrando un nuovo manager. Dal momento che lo assumi per una posizione di leadership, è utile dargli un caloroso benvenuto per farlo sentire subito apprezzato.
Come eseguirlo: Accoglilo personalmente (o virtualmente) con un sorriso caloroso. Inizia con un tour dell’ufficio, sottolineando i punti divertenti come l’angolo snack o l’area relax. Presentalo ai membri del team e organizza un pranzo di benvenuto o una pausa caffè. Mettilo sotto i riflettori con un post sulla piattaforma di messaggistica aziendale, facendo sapere ai colleghi di cosa si occuperà.
Perché è fondamentale: Difficilmente si dimentica il primo giorno, che sia a scuola o in un nuovo lavoro. Fai in modo che il loro primo giorno sia indimenticabile per tutte le ragioni giuste. Un inizio positivo rafforza fiducia e senso di appartenenza, e aiuta il nuovo assunto a integrarsi nell'organizzazione.
Prima Settimana: Il Workshop Pratico
Daresti mai una videocamera a qualcuno aspettandoti un film premiato senza alcuna istruzione? Ovviamente no, sarebbe assurdo. Non è diverso per il nuovo assunto che deve ancora trovare la sua strada nella tua organizzazione.
Come eseguire: Questa settimana è dedicata alla formazione strutturata. Che si tratti di utilizzare un software di onboarding, comprendere i processi aziendali o padroneggiare l’arte della macchina del caffè, assicurati che ci sia un piano. Nomina una persona di riferimento per eventuali domande e inserisci compiti reali per rendere la formazione pratica. Dovresti anche fornire loro una checklist per i nuovi assunti affinché possano monitorare i loro progressi.
Ti servirà anche una checklist di onboarding per te stesso che includa:
- Presentagli le politiche aziendali e i processi
- Spiegagli i benefit e ciò che è richiesto per effettuarne la scelta
- Guida nella consultazione delle risorse utili (intranet, hub di documentazione centralizzati, ecc.)
- Illustra loro gli obiettivi aziendali
- Fai sapere a chi rivolgersi per domande chiave, come pratiche HR, assistenza IT o materiale d’ufficio.
Per processi di onboarding con molta documentazione, considera l’uso di soluzioni di gestione documentale per semplificare la revisione dei documenti ai nuovi assunti.
Perché fa la differenza: Garantisce che il nuovo assunto non si senta gettato allo sbaraglio senza aiuti. Fornire loro questi strumenti ora impedisce difficoltà future. Secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti intervistati ha dichiarato che la propria azienda ha svolto un “ottimo lavoro” nell’inserimento dei nuovi collaboratori. Non perdere questa finestra critica per costruire connessione emotiva ed entusiasmo con il nuovo assunto.
Primo mese: verifica lungo il percorso
È importante raccogliere feedback, ma non sottoporli a un quiz a sorpresa per coglierli impreparati. Meglio affrontarla come una chiacchierata amichevole davanti a una bevanda adeguata al contesto lavorativo.
I primi 30 giorni per i nuovi assunti possono essere travolgenti, quindi non aspettarti subito livelli di produttività da veterani.
Infatti, Gallup stima che, in genere, i nuovi dipendenti impiegano circa 12 mesi per raggiungere il pieno potenziale nelle nuove mansioni. In altre parole, non è il momento di perdere la pazienza.
Come eseguire: Pianifica un check-in per raccogliere un feedback. Parla delle loro esperienze, difficoltà e primi successi. Fornisci un riscontro costruttivo e chiedi le loro opinioni sul processo di onboarding e se hanno aspettative e obiettivi chiari per il ruolo nei mesi a venire.
Perché è così prezioso: Aiuta a correggere la rotta in questa fase iniziale e rafforza il messaggio che la loro crescita e serenità sono importanti. Se a questo punto emerge che il nuovo assunto non ha ancora obiettivi chiari, lavorate insieme per stabilirne alcuni, così da orientare il lavoro verso qualcosa di concreto.
Oltre: Misura e gestisci le performance
La tua serie TV preferita non si è fermata alla prima stagione, vero? Si spera che lo stesso valga per i tuoi dipendenti quando superano il periodo di prova e si affrontano nuove sfide come gli obiettivi di sviluppo e i KPI di performance.
Come eseguire: I check-in regolari non servono solo alle cortesia. Affronta conversazioni sui loro obiettivi, su come intendono raggiungerli, sulle strategie e tattiche utili al raggiungimento dei KPI e sul tipo di supporto di cui hanno bisogno.
I check-in sono il contesto ideale per fissare standard lavorativi, misurare i progressi e gestire la performance al di là della classica valutazione periodica. È anche l'occasione per proporre un programma di mentoring a lungo termine o comunicare altre opportunità di crescita.
Perché è il vero MVP: Rafforza l’engagement, assicurando che il nuovo assunto non si senta dimenticato dopo la fase iniziale dell’ingresso. Si tratta di coltivare una relazione duratura e dimostrare valore durante tutto il percorso di crescita.
Chiavi per ottimizzare l’onboarding
Per semplificare il tuo processo di onboarding e offrire la migliore esperienza possibile, dovrai concentrarti su alcune aree chiave che puoi effettivamente controllare.
Comunicazione chiara
Nessuno ama dover indovinare. Definisci aspettative, ruoli e processi in modo cristallino fin dall’inizio e pensa a una strategia di comunicazione per le email nei primi giorni.
Prepara modelli di email per le interazioni principali: dal messaggio di benvenuto e l’elenco dei requisiti per i nuovi assunti, alle comunicazioni sui valori, i prodotti e la storia aziendale. Ovunque possibile, integra automazione nel processo di onboarding così che le attività vengano avviate senza l’intervento manuale dei responsabili delle assunzioni o di altri colleghi.
Personalizzazione: Ognuno è diverso. Un dipendente potrebbe preferire un approccio pratico, mentre un altro potrebbe preferire immergersi in un manuale con apprendimento autonomo. Va bene in entrambi i casi, ma è necessario creare contenuti che permettano di offrire entrambe le esperienze.
Collabora con i tuoi team di marketing e learning & development per creare delle personas e sviluppare tutti i tipi di contenuti che pensi siano necessari per soddisfare quel pubblico.
Formazione strutturata
Questo non è il momento di "improvvisare". Fornisci programmi di formazione strutturati e ben organizzati che eliminino le barriere all'accesso alla tecnologia, ai processi e alle fonti di dati.
Per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, è utile anche organizzare corsi di formazione per i nuovi assunti in piccoli gruppi, oppure avere lezioni dal vivo tenute da altri membri del team, per aiutare i nuovi colleghi a creare più facilmente dei legami personali.
Coinvolgimento
Mantienili interessati. Sessioni interattive, attività di team building o anche una pausa pranzo a sorpresa possono rendere tutto più dinamico.
Feedback
In HR lo ripetiamo spesso: il feedback è fondamentale. Ma deve sembrare parte integrante della cultura aziendale fin dall’inizio. Le strade a doppio senso non si creano nel vuoto. Se gli altri colleghi che incontrano i nuovi assunti possono contribuire a diffondere ed esemplificare la cultura del feedback, sarà molto più probabile ottenere da loro qualcosa di significativo.
Tu, a tua volta, devi essere intenzionale nel modo in cui ricevi i feedback dai nuovi assunti. Mostrare loro che sei disposto a prendere in considerazione i loro pensieri e ad agire dove necessario instillerà fiducia nel fatto che sarà fatto anche in altre parti della loro esperienza all’interno dell’azienda.
Automazione
Vorrai assicurarti che i nuovi assunti abbiano un’esperienza di onboarding senza intoppi automatizzando l’assegnazione dei compiti, fornendo accesso a risorse digitali e monitorando i progressi per mantenere tutto nei tempi previsti.
Un sistema di workflow HR può essere utilizzato per semplificare i processi di onboarding dei dipendenti, rendendo l’inizio più agevole attraverso l’automazione delle assegnazioni, il monitoraggio dell’invio dei documenti e fornendo ai nuovi assunti un portale centralizzato per formazione e risorse.
Best practice per l’ottimizzazione dell’onboarding
Non si può parlare di ottimizzazione dell’onboarding senza considerare alcune best practice dell’onboarding.
Senza queste, probabilmente ti ritroverai con un percorso di onboarding che non trasmette l’essenza della cultura aziendale o la tua visione per il ruolo del nuovo assunto.
Il sistema Buddy/Mentor
Orientarsi in una nuova azienda può sembrare come viaggiare in una nuova città prima dell’era dei GPS. Un sistema buddy/mentor offre al nuovo assunto una guida locale e una mappa per aiutare a muoversi nella nuova realtà.
Gli analisti dati di Microsoft, scrivendo per Harvard Business Review, hanno scoperto che più spesso un buddy incontra il nuovo assunto, maggiore sarà la percezione di quest’ultimo sulla rapidità con cui riesce a diventare produttivo.
- Il 56% dei nuovi assunti che hanno incontrato il loro buddy almeno una volta nei primi 90 giorni ha dichiarato che il buddy li ha aiutati a diventare rapidamente produttivi nel proprio ruolo.
- 73% per chi si è incontrato due o tre volte.
- 86% per chi si è incontrato da quattro a otto volte.
- 97% per chi si è incontrato più di otto volte.
Come implementare: Abbina ogni nuovo arrivato a un dipendente esperto che conosca la struttura dell’azienda e abbia una solida rete interna. Questo mentor dovrebbe essere disponibile e desideroso di aiutare.
Organizza incontri regolari tra i due, soprattutto nelle prime settimane, così che il nuovo arrivato abbia l’opportunità di fare anche le domande più ‘ovvie’ senza esitazione.
Perché fa la differenza: Questa dinamica garantisce che il nuovo assunto abbia qualcuno a cui rivolgersi per risposte rapide, consigli o anche solo una chiacchierata su dove trovare il miglior caffè. Favorisce il senso di appartenenza e accelera il processo di integrazione.
Sfrutta le tecnologie moderne per l’onboarding
Dai tour virtuali interattivi ai moduli di formazione gamificata, la tecnologia può migliorare notevolmente l’esperienza di onboarding ed è anche un modo relativamente semplice per aumentare rapidamente il tuo ROI dell’onboarding.
Per cominciare, è utile integrare qualcosa che stimoli la socializzazione. Se la tua azienda utilizza una piattaforma di comunicazione come Slack, consiglio una semplice integrazione come Donut.
Questa tipologia di tecnologia che stimola incontri e presentazioni può ispirare le persone a creare connessioni anche con colleghi che normalmente non incontrerebbero nel lavoro quotidiano.
Comprendere il ruolo della propria controparte li aiuterà a vedere un aspetto diverso dell'azienda e a individuare possibilità di collaborazione tra reparti e discipline.
Successivamente, sarà utile investire in strumenti per l'onboarding che completino e digitalizzino il processo di inserimento, offrendo la stessa esperienza sia ai neoassunti in presenza che a quelli in lavoro da remoto.
Le piattaforme di apprendimento gamificate possono rendere più assimilabili materiali complessi, mentre strumenti di realtà virtuale (VR) permettono tour immersivi dell’ufficio o simulazioni di scenari lavorativi reali.
Le app di realtà aumentata (AR) potrebbero sovrapporre informazioni utili alla visuale reale, ad esempio indicando i diversi reparti in un grande ufficio.
Man mano che queste tecnologie diventano più sofisticate e radicate nella vita quotidiana, integrarle garantisce che il vostro processo sia non solo attuale ma anche versatile.
Soprattutto in scenari di lavoro da remoto, gli strumenti tecnologici possono colmare distanze e simulare le interazioni in presenza.
Formazione e Sviluppo sin dall’Inizio: Coltivare la Crescita dal Primo Giorno
La formazione e sviluppo è una delle principali priorità per molte aziende grazie al suo impatto sulla fidelizzazione dei dipendenti e alla capacità di colmare i gap di competenze organizzative.
Il Workforce Learning Report di LinkedIn Learning del 2023 ha evidenziato che le iniziative di formazione e sviluppo aiutano le organizzazioni a diventare più resilienti ai cambiamenti del mercato del talento. Per questo motivo, sempre più professionisti L&D collaborano direttamente con i CHRO e i CEO.
Dal punto di vista dell'onboarding, aspettare che un dipendente si “ambienti” prima di proporgli opportunità di formazione equivale ad attendere che una pianta cresca prima di annaffiarla.
Come Piantare i Semi: Comincia con una roadmap chiara delle competenze e conoscenze di cui il neoassunto avrà bisogno a breve e lungo termine. Integra questo percorso nel processo di onboarding, assicurandoti che abbiano accesso fin dall’inizio a corsi pertinenti, workshop e sessioni formative.
Investire nella crescita di un nuovo assunto fin dal primo giorno accelera non solo la sua competenza, ma segnala anche che l’azienda tiene al suo sviluppo. Insieme a una retribuzione e benefit competitivi, questo approccio proattivo porta a maggiore soddisfazione lavorativa, migliori performance e maggiore retention.
Misurare il Successo dell’Onboarding
Il successo non è solo una sensazione, è guidato dai dati. Quindi come si misura il successo dell’onboarding?
Anche se potresti aver arricchito il tuo processo di onboarding con un po’ di brio ed esperienza, la domanda rimane: come puoi davvero sapere se sta funzionando?
Come recita il vecchio adagio, “ciò che viene misurato viene gestito”. Metriche ben definite, che si tratti dei tassi di completamento delle attività, dei tempi per raggiungere la piena produttività o dei classici sondaggi sull'onboarding, ti forniranno molte informazioni sull’efficacia dei tuoi sforzi di miglioramento. Migliori sono le performance dei nuovi assunti su queste metriche, più alta sarà la retention.
Una volta acquisite queste misurazioni, dovrai valutare il livello di coinvolgimento dei nuovi assunti. Un dipendente coinvolto non timbra solo il cartellino; è partecipe, entusiasta e motivato.
Sebbene ognuno abbia uno stile e una personalità diversi, la partecipazione a riunioni, workshop e ad attività aziendali volontarie può indicare il livello di engagement di un dipendente.
Verifica la loro interazione con i materiali e le piattaforme L&D e quanto diligentemente documentano il completamento delle attività di onboarding. Un alto livello di coinvolgimento spesso significa che il neoassunto prova senso di appartenenza e scopo, elementi chiave di un onboarding di successo.
Puoi anche raccogliere feedback dai mentor assegnati ai neoassunti. Questo aiuta a capire meglio l’impatto del programma di mentoring e ottenere intuizioni da qualcuno che offre una prospettiva diversa sulla persona e sulla sua esperienza.
Pianifica regolarmente delle sessioni di debriefing con il mentor, così da ricevere feedback nel momento opportuno.
Nel lungo termine, puoi valutare la progressione e la promozione dei nuovi assunti. Osserva intervalli temporali specifici e valuta come particolari gruppi di dipendenti che hanno condiviso una stessa esperienza di onboarding stiano avanzando all’interno della gerarchia del proprio reparto o nello sviluppo di nuove competenze. Questi comportamenti sono spesso segnali di una solida base posta durante l’onboarding.
Esempio di Onboarding Negativo
Mi è capitato di vivere un onboarding terribile. Il primo giorno sono arrivato all’ufficio risorse umane, ho compilato della modulistica e mi è stato consegnato un opuscolo intitolato “Manuale del dipendente: procedure e politiche aziendali”, per poi essere accompagnato alla mia nuova postazione.
C’era un post-it con le credenziali di accesso, ma nient’altro. Nessuna presentazione ai nuovi colleghi, nessun tour del campus, nessun programma per la giornata e certamente nessuna indicazione su cosa avrei dovuto fare una volta effettuato l’accesso.
Arrivata l’ora di pranzo. Non sapevo dove fosse la sala relax in cui si poteva mangiare né quali fossero le regole per la pausa pranzo. Devo aspettare qualcuno il primo giorno? Mi sono portato il pranzo da casa, ma dovrei provare a uscire con queste persone che non mi sono nemmeno state presentate? Alla fine della giornata, mi sentivo isolato e sopraffatto, e mettevo già in dubbio la mia scelta di entrare in azienda.
Nelle settimane successive, ho lottato con aspettative di ruolo poco chiare, ho fatto fatica a comprendere il linguaggio aziendale e spesso ho scoperto informazioni importanti troppo tardi o per puro caso.
Alla seconda settimana, ho scoperto di una riunione settimanale cruciale quando un collega l’ha menzionata per caso, rendendomi conto che me l’ero persa la settimana precedente.
Non c’era nessun piano 30/60/90 giorni per integrarmi gradualmente, nessun promemoria automatico o pianificazione di eventi chiave o sessioni di formazione. Sono semplicemente stato buttato dentro e ho dovuto imparare da solo.
Questa era semplicemente la normalità lì. L’effetto cumulativo era quello di sentirmi inutilizzato, poco valorizzato e con la costante sensazione di volare alla cieca, senza copiloti né torre di controllo. Stressante, per dire poco.
Quando finalmente ho lasciato, ho accettato una posizione completamente da remoto in un’altra azienda che mi ha riservato una versione digitale dello stesso trattamento.
Sotto certi aspetti, l’onboarding da remoto era ancora più complicato: mi ci sono voluti quasi sei mesi per capire davvero in cosa consistesse l’azienda al di fuori della mia funzione e come potessi contribuire agli obiettivi di generazione di ricavi.
Il risultato è stato lo stesso. Mi sono ritrovato a districarmi tra FAQ e difficoltà, proprio come già vissuto, solo che questa volta ero fisicamente da solo, a casa, frustrato e infastidivo il mio manager su Slack o spulciavo l’elenco del personale cercando di capire da chi avrei potuto ricevere aiuto.
Da allora, ho vissuto e contribuito a pianificare esperienze di onboarding efficaci, con formazione personalizzata, sistemi di affiancamento e una chiara roadmap verso il successo, senza dimenticare una buona definizione di cosa significhi avere successo nel mio ruolo.
La differenza, dal punto di vista dell’esperienza del dipendente, è come la differenza tra una pagnotta di pane appena sfornato e una pila di farina rovesciata sul pavimento di un supermercato. Nella peggiore delle ipotesi, un buon onboarding ha almeno evitato che la mia barba diventasse ancora più grigia, almeno per un po’.
Conclusione
Niente crea le basi per il percorso di un dipendente come un onboarding eccezionale. È il vero atto di apertura per quella persona nella tua organizzazione.
Anche se cappuccini gratis possono dare una carica di caffeina e i benefit in ufficio possono divertire per un po’, è la giusta combinazione di comprensione, coinvolgimento e supporto continuo che permette davvero alle persone di performare.
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