Ottimizzare l’Inserimento dei Nuovi Talenti in Azienda
Ora chiediti: qual è il primo passo per creare una relazione duratura tra una nuova assunzione e la tua azienda, così che abbiate presto qualche recensione entusiasta? Non è il bonus di ingresso né il pranzo gratis del primo giorno (anche se sono vantaggi piacevoli).
La risposta corretta è un processo di onboarding ben ottimizzato. L’onboarding dei nuovi assunti è come quel primo appuntamento in cui entrambe le parti sono entusiaste, fiduciose e un po’ nervose.
L’obiettivo principale, in qualità di datore di lavoro, è fare una buona prima impressione. Idealmente, il tuo programma di onboarding sarà memorabile per i giusti motivi, pur assicurando che il nuovo dipendente sia messo nelle migliori condizioni per svolgere efficacemente il proprio ruolo.
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Cos’è il processo di onboarding?
Il processo di onboarding è un approccio strutturato per integrare i nuovi assunti nella tua organizzazione, assicurando che si sentano supportati, informati e pronti per avere successo.
Comprende tutto: dalla presentazione della cultura aziendale e la chiarificazione delle responsabilità lavorative, fino alla predisposizione degli strumenti e all’incoraggiamento delle relazioni tra colleghi.
Un onboarding efficace costruisce fiducia, accelera la produttività e rafforza il coinvolgimento dei dipendenti, gettando le basi per il successo a lungo termine.
Perché l’onboarding è importante?
L’onboarding non è solo un passaggio di routine. È una complessa danza di integrazione di un nuovo membro nel team, nelle culture, nei processi e nei sistemi dell’azienda. Significa prepararlo per il successo, fornendogli gli strumenti necessari e facendolo sentire valorizzato fin dal primo giorno.
Fondamentalmente, è anche la chiave per instaurare una relazione lavorativa in cui i nuovi assunti sono in grado di avere successo nel proprio ruolo e di mantenere questi risultati nel tempo. Secondo una ricerca del Brandon Hall Group, le aziende con un processo di onboarding efficace possono migliorare la retention dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%!
Se vuoi vedere la tua organizzazione crescere con professionisti sicuri di sé e ben integrati, è il momento di dare all’onboarding l’importanza che merita.
Padroneggiare le 5 fasi dell’onboarding: dall’accoglienza all’effetto Wow
Ogni fase del processo di onboarding svolge un ruolo fondamentale nella costruzione dell’esperienza del dipendente.
Vediamo più da vicino quali sono e come riuscire a lasciare un’impressione duratura durante ciascuna fase.
Pre-boarding: il trailer prima della prima
Ricordi i brividi provati guardando un trailer che ti ha fatto contare i giorni per l’uscita del film? Ecco cos’è il preboarding.
Come farlo bene: Questa è la tua occasione per creare aspettativa. Una volta confermata l’assunzione, invia un pacchetto di benvenuto brandizzato con gadget aziendali, una mail intrigante di benvenuto e il tuo manuale del dipendente o una guida per i nuovi assunti più curata e informale. Magari includi anche un video di presentazione divertente con i futuri colleghi. Assicurati che sappiano dove andare e cosa aspettarsi il primo giorno.
Perché è fondamentale: Vuoi suscitare entusiasmo e aspettativa, per fare una buona prima impressione. Questo aiuterà il nuovo assunto a restare coinvolto e ad attendere con curiosità ciò che verrà durante l’onboarding. Alla fine, ricorderà questi piccoli dettagli come parte del motivo per cui si sente soddisfatto della scelta.
Primo giorno: il tappeto rosso
Immagina di arrivare sul tappeto rosso, pronto ad essere visto e a vedere, e nessuno si accorge di te. Imbarazzante, vero? Il primo giorno di un nuovo assunto non dovrebbe mai essere così.
Creare un po’ di entusiasmo per i nuovi arrivati è importante anche se stai inserendo un nuovo manager. Dal momento che stai assumendo per un ruolo di leadership, una calda accoglienza lo aiuterà a sentirsi subito apprezzato.
Come farlo bene: Accoglilo di persona (oppure virtualmente) con un sorriso. Inizia con un tour dell’ufficio, mostrando posti piacevoli come l’angolo snack o la zona relax. Presentalo ai colleghi e organizza un pranzo o una pausa caffè di benvenuto. Rendilo protagonista anche con un post sulla piattaforma aziendale di messaggistica, informando i colleghi sul suo ruolo.
Perché è fondamentale: Le persone difficilmente dimenticano il primo giorno, che sia a scuola o a un nuovo lavoro. Assicurati che il loro ricordo sia positivo. Un inizio sereno costruisce sicurezza, senso di appartenenza e facilita l’integrazione del nuovo assunto in azienda.
Prima settimana: il laboratorio pratico
Daresti mai una videocamera a qualcuno aspettandoti un film da premio senza nessuna indicazione? Ovviamente no, sarebbe assurdo. Lo stesso vale per il nuovo assunto, che deve trovare il proprio passo all’interno dell’organizzazione.
Come eseguire: Questa settimana riguarda la formazione strutturata. Che si tratti di utilizzare un software di onboarding, comprendere i processi aziendali o padroneggiare l'arte della macchina del caffè, assicurati che ci sia un piano. Nomina una persona di riferimento per eventuali domande e inserisci attività reali per rendere la formazione pratica. Dovresti anche fornire loro una checklist per i nuovi assunti così potranno monitorare i propri progressi.
Ti servirà anche una checklist di onboarding per te stesso che includa:
- Presenta loro le policy e i processi aziendali
- Spiega quali benefici hanno a disposizione e cosa devono fare per sceglierli
- Fai loro vedere dove trovare ciò di cui hanno bisogno (intranet, hub centralizzati di documentazione, ecc.)
- Presenta loro gli obiettivi aziendali
- Spiega chi possono contattare per questioni chiave, come documenti HR, assistenza IT o forniture d'ufficio.
Per processi di onboarding con molta documentazione, valuta l’uso di soluzioni di gestione documentale per semplificare la revisione dei documenti ai tuoi nuovi dipendenti.
Perché fa la differenza: assicura che il nuovo assunto non si senta gettato nella mischia senza alcun supporto. Fornirgli ora gli strumenti previene difficoltà future. Secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti intervistati concorda fortemente che la propria azienda abbia fatto “un ottimo lavoro” nell’onboarding dei nuovi assunti. Non perdere questa finestra fondamentale per creare un legame emotivo e stimolare entusiasmo nel nuovo assunto.
Primo mese: controlli lungo il percorso
È importante raccogliere feedback, ma non sottoporli a un test a sorpresa per coglierli impreparati. Piuttosto, affronta la questione come una chiacchierata amichevole davanti a una bevanda adeguata all'ambiente di lavoro.
I primi 30 giorni per i nuovi assunti possono essere impegnativi, quindi non aspettarti livelli di produttività da veterani fin dall'inizio.
Infatti, secondo le stime Gallup, i nuovi dipendenti impiegano solitamente circa 12 mesi per raggiungere il pieno potenziale in un ruolo. In altre parole, non è questo il momento per perdere la pazienza.
Come eseguire: Programma un check-in per raccogliere feedback. Discuti delle loro esperienze, delle difficoltà incontrate e dei successi. Fornisci feedback costruttivo e chiedi le loro opinioni sul processo di onboarding, verificando anche se hanno aspettative e obiettivi chiari per il loro ruolo andando avanti.
Perché è prezioso: Aiuta a correggere la rotta fin da subito e rafforza la percezione che la loro crescita e il loro benessere siano una priorità. Se a questo punto il nuovo assunto non ha ancora obiettivi chiari, lavorate insieme per definirli, così avrà qualcosa di specifico verso cui tendere.
Oltre: misurare e gestire la performance
La tua serie TV preferita non si è certo fermata alla prima stagione, vero? Si spera sia così anche per i tuoi dipendenti, mentre si va oltre i periodi di prova e ci si concentra su nuovi aspetti come obiettivi di sviluppo e KPI delle performance.
Come eseguire: I check-in regolari non servono solo a scambiare cortesie. Approfondisci il discorso sui loro obiettivi, sulle loro idee per raggiungerli, sulle strategie e tattiche utili a conseguire i KPI e che tipo di supporto ritengono di aver bisogno.
I check-in sono un ottimo momento per definire standard di lavoro, misurare i progressi e gestire le performance oltre la normale valutazione delle prestazioni. È anche l’occasione per introdurre il dipendente in un programma di mentoring a lungo termine o presentare altre opportunità di sviluppo.
Perché è fondamentale: Rafforza il coinvolgimento del dipendente, assicurandosi che il nuovo assunto non venga dimenticato dopo la fase iniziale. Si tratta di coltivare una relazione duratura, dimostrando che viene valorizzato non solo all’inizio ma durante tutto il suo percorso.
Chiavi per ottimizzare l’onboarding
Per snellire il tuo processo di onboarding e offrire la migliore esperienza possibile, dovrai concentrarti su alcune aree chiave che controlli direttamente.
Comunicazione chiara
A nessuno piace giocare a indovinare. Rendi aspettative, ruoli e processi cristallini fin dall’inizio e crea una strategia di comunicazione per le email durante i primi giorni.
Sviluppa template per le email nei momenti chiave, dalle email di benvenuto alle richieste per i nuovi assunti fino a quelle che descrivono i valori aziendali, i prodotti e la storia della società. Quando possibile, introduci automazione nei processi di onboarding, così che gli eventi siano innescati automaticamente, senza il coinvolgimento del responsabile delle assunzioni o di altri membri del team.
Personalizzazione: Ognuno è diverso. Un dipendente potrebbe preferire un approccio pratico, mentre un altro desidera immergersi in un manuale da seguire in autonomia. Entrambe le opzioni vanno bene, ma è necessario creare i contenuti per offrire entrambe le esperienze.
Collabora con i team di marketing e formazione e sviluppo per creare delle personas e affrontare qualsiasi tipo di contenuto tu pensi sia necessario per soddisfare quel pubblico.
Formazione Strutturata
Non è il momento di "improvvisare". Fornisci programmi di formazione strutturati e ben organizzati che eliminano le barriere verso la tecnologia, i processi e le fonti di dati.
Per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, è anche utile organizzare sessioni di formazione per i nuovi assunti in piccoli gruppi, oppure offrire formazione in diretta fornita da altri membri del team, così da facilitare l'avvio di legami personali tra i nuovi colleghi.
Coinvolgimento
Mantienili coinvolti. Sessioni interattive, attività di team building o anche una pausa pranzo a sorpresa possono rendere l'ambiente più vivace.
Feedback
Diciamo sempre nelle Risorse Umane che il feedback è essenziale. Ma deve sentirsi parte della cultura aziendale fin dall'inizio. Le strade a doppio senso non si creano dal nulla. Se gli altri dipendenti con cui si confronta il nuovo assunto possono aiutarti a diffondere e incarnare la tua cultura del feedback, sarà molto più probabile ottenere da loro qualcosa di significativo.
Allo stesso modo, devi essere intenzionale su come ricevi il feedback dai nuovi assunti. Dimostrare loro che sei disposto a prendere in considerazione le loro opinioni e ad agire dove necessario rafforzerà la loro fiducia nel fatto che ciò accadrà anche in altri momenti della loro esperienza in azienda.
Automazione
Vorrai assicurarti che i nuovi assunti abbiano un'esperienza di onboarding fluida automatizzando l'assegnazione delle attività, fornendo accesso alle risorse digitali e monitorando i progressi per mantenere tutto nei tempi previsti.
Un sistema di workflow HR può essere utilizzato per semplificare i processi di onboarding dei dipendenti per un inizio più agevole tramite l'automazione delle assegnazioni di compiti, il monitoraggio dell'invio dei documenti e offrendo ai nuovi assunti un portale centralizzato per formazione e risorse.
Best practice per l'ottimizzazione dell'onboarding
Non si può parlare di ottimizzazione dell'onboarding senza considerare alcune best practice per l'onboarding.
Senza queste, probabilmente finirai per avere un percorso di onboarding che non coglie l'essenza della cultura aziendale o non comunica la tua visione per il ruolo del nuovo assunto.
Il sistema di Buddy/Mentore
Navigare in una nuova azienda può sembrare come viaggiare in una città mai vista prima dei tempi del GPS. Un sistema di buddy o mentore fornisce al nuovo assunto una guida locale e una mappa per orientarsi nel nuovo ambiente.
Gli analisti dati di Microsoft che hanno scritto per l'Harvard Business Review hanno scoperto che più spesso il buddy di onboarding incontrava il nuovo assunto, maggiore era la percezione di quest'ultimo sulla rapidità con cui poteva diventare produttivo.
- Il 56% dei nuovi assunti che hanno incontrato il loro buddy almeno una volta nei primi 90 giorni ha dichiarato di essere stato aiutato a diventare più rapidamente produttivo nel proprio ruolo.
- Il 73% per chi si è incontrato due o tre volte.
- L'86% per chi si è visto da quattro a otto volte.
- Il 97% per chi si è incontrato più di otto volte.
Come implementarlo: Associa ogni nuovo arrivato a un veterano dell'azienda che conosca bene la struttura interna e abbia una solida rete di contatti. Questo mentore dovrebbe essere una persona disponibile e desiderosa di aiutare.
Organizza incontri regolari tra i due, soprattutto nelle prime settimane, così da assicurarti che il nuovo assunto abbia uno spazio dove porre anche le domande più 'ovvie' senza esitazione.
Perché è una svolta: Questa dinamica garantisce che il nuovo assunto abbia qualcuno a cui rivolgersi per risposte rapide, consigli o anche solo per una chiacchierata su dove trovare il miglior caffè. Favorisce un senso di appartenenza e accelera il processo di integrazione.
Sfruttare la tecnologia moderna per l'onboarding
Dai tour virtuali interattivi ai moduli di formazione gamificati, la tecnologia può elevare l'esperienza di onboarding ed è un modo relativamente semplice per aumentare rapidamente il ROI dell'onboarding.
Per cominciare, vorrai integrare qualcosa che stimoli la socializzazione. Se la tua azienda usa una piattaforma di comunicazione come Slack, ti consiglio una semplice integrazione come Donut.
Questo tipo di tecnologia per incontri e presentazioni guidate può incoraggiare la persona a creare connessioni con colleghi con cui normalmente non avrebbe occasioni di interagire nel lavoro quotidiano.
Comprendere il ruolo della propria controparte li aiuterà a capire un diverso aspetto del business e a vedere le possibilità di collaborare tra dipartimenti e discipline diverse.
Successivamente, è opportuno investire in strumenti di onboarding che completino e digitalizzino il processo di inserimento, offrendo la stessa esperienza sia ai nuovi assunti in ufficio che a quelli che lavorano da remoto.
Le piattaforme di apprendimento gamificato possono rendere i materiali più complessi più facilmente assimilabili, mentre gli strumenti di realtà virtuale (VR) possono offrire tour immersivi dell'ufficio o simulazioni di scenari lavorativi reali.
Le app di realtà aumentata (AR) potrebbero sovrapporre informazioni utili alle viste del mondo reale, ad esempio evidenziando i vari dipartimenti in un ufficio di grandi dimensioni.
Man mano che queste tecnologie diventano più sofisticate e radicate nella vita quotidiana delle persone, integrarle garantisce che il vostro processo sia non solo attuale ma anche versatile.
Soprattutto negli scenari di lavoro da remoto, gli strumenti tecnologici possono colmare le distanze e simulare interazioni come dal vivo.
L&D fin dall'inizio: Coltivare la crescita dal primo giorno
L’apprendimento e lo sviluppo sono una delle maggiori priorità per molte aziende grazie al loro impatto sulla fidelizzazione dei dipendenti e la capacità di aiutare le organizzazioni a colmare i gap di competenze.
Il Workforce Learning Report 2023 di LinkedIn Learning ha dimostrato che le attività di L&D contribuiscono a rendere le organizzazioni più resilienti ai cambiamenti del mercato del lavoro. Per questo motivo, sempre più professionisti L&D collaborano direttamente con i CHRO e i CEO.
Dal punto di vista dell'onboarding, aspettare che un dipendente si "ambienti" prima di introdurlo alle opportunità di L&D è come aspettare che una pianta cresca prima di annaffiarla.
Come seminare bene: Comincia con una chiara roadmap delle competenze e conoscenze che il nuovo assunto dovrà acquisire nel breve e nel lungo termine. Integra questa roadmap nel processo di onboarding, assicurandoti che sin da subito abbia accesso a corsi, workshop e sessioni di formazione rilevanti.
Investire nella crescita di un nuovo assunto dal primo giorno non solo accelera la sua competenza, ma dimostra anche che l'azienda tiene davvero al suo sviluppo. Unito a una retribuzione competitiva e a buoni benefit, questo approccio proattivo porta a una maggiore soddisfazione lavorativa, migliori performance e minore turnover.
Come misurare il successo dell'onboarding
Il successo non è solo una sensazione, ma si fonda sui dati. Come si misura il successo dell'onboarding?
Anche se hai arricchito il tuo processo di onboarding con un po’ di brio e competenza, rimane la domanda: come fai a capire davvero se sta funzionando?
Come dice il vecchio adagio, "ciò che viene misurato, può essere gestito". Metriche ben definite, che si tratti dei tassi di completamento delle attività, del tempo per raggiungere la produttività o della classica indagine sull’onboarding, ti diranno molto sull’effetto dei tuoi sforzi per migliorare l’inserimento. Più i nuovi assunti si comportano bene rispetto a queste metriche, più alto sarà il tasso di retention.
Una volta comprese queste metriche, dovrai osservare il livello di coinvolgimento dei nuovi assunti. Un dipendente coinvolto non timbra semplicemente il cartellino, ma partecipa attivamente, è entusiasta e si sente coinvolto.
Anche se ognuno ha uno stile di comunicazione e una personalità differenti, la partecipazione a riunioni, workshop e alle attività aziendali volontarie può essere un indicatore del livello di coinvolgimento di un dipendente.
Controlla l’interazione con i materiali e le piattaforme di L&D e la quantità di attività completate relative all’onboarding che vengono documentate. Un elevato coinvolgimento spesso significa che il nuovo assunto sente di appartenere e trova uno scopo: segni distintivi di un onboarding efficace.
Puoi anche raccogliere feedback dai mentor assegnati ai nuovi assunti. Questo ti aiuterà a comprendere meglio l’impatto del tuo programma di mentoring e ricevere intuizioni da qualcuno che ha una prospettiva diversa sulla persona e sulla sua esperienza.
Programma regolari sessioni di debrief con il mentor per assicurarti di ricevere un feedback tempestivo.
Nel lungo termine, puoi osservare la progressione e la promozione dei nuovi assunti. Analizza specifici intervalli di tempo e studia quanto bene determinati segmenti di dipendenti che hanno seguito una particolare iterazione del processo di onboarding stanno progredendo all’interno della gerarchia del loro dipartimento o nello sviluppo di nuove competenze. Questi comportamenti sono spesso indicatori di una buona base posta durante l’onboarding.
Esempio di cattivo onboarding
Mi è capitato di vivere esperienze di onboarding terribili. Il mio primo giorno, mi sono presentato all’ufficio risorse umane, ho compilato alcuni documenti e mi è stato consegnato un opuscolo intitolato "Manuale del dipendente: Procedure e Politiche Aziendali", e sono stato accompagnato alla mia nuova postazione.
C'era un post-it con le credenziali di accesso, ma nient'altro. Nessuna presentazione ai miei nuovi colleghi, nessun tour del campus, nessun programma per la giornata e certamente nessuna indicazione su cosa dovessi fare una volta effettuato l'accesso.
È arrivata l’ora di pranzo. Non sapevo dove fosse la sala relax dove si poteva mangiare, né quale fosse il protocollo per il pranzo. Devo aspettare qualcuno il primo giorno? Avevo portato il mio pranzo, ma dovevo forse provare a uscire con queste persone che non mi erano ancora state presentate? A fine giornata, mi sentivo isolato e sopraffatto, e cominciavo a mettere in discussione la mia decisione di unirmi all’azienda.
Nelle settimane successive, mi sono confrontato con aspettative di ruolo poco chiare, faticavo a comprendere il gergo aziendale e spesso scoprivo informazioni importanti troppo tardi o per caso.
Durante la seconda settimana, ho scoperto l’esistenza di una riunione settimanale cruciale solo perché un collega l’ha menzionata di sfuggita, rendendomi conto di essermela persa la settimana precedente.
Non c’era nessun piano 30/60/90 giorni per integrarmi gradualmente, nessun promemoria o pianificazione automatizzata di eventi chiave o sessioni formative. Semplicemente, sono stato buttato nella mischia e ho dovuto imparare a nuotare da solo.
Era semplicemente così che andavano le cose lì. L'effetto cumulativo era che mi sentivo poco sfruttato, poco valorizzato e con la costante sensazione di andare alla cieca, senza co-piloti né controllo del traffico aereo. Era stressante, a dir poco.
Quando alla fine me ne sono andato, ho accettato un lavoro completamente da remoto con un’altra azienda che mi ha riservato una versione digitale dello stesso trattamento.
Per certi aspetti, la fase di onboarding da remoto è stata ancora più complicata, visto che ci ho messo quasi sei mesi a capire davvero cosa facesse l’azienda oltre alla mia funzione e in che modo potessi contribuire ai suoi sforzi per generare ricavi.
Il risultato è stato lo stesso. Mi sono ritrovato ad arrancare tra FAQ e difficoltà, proprio come mi era già successo, solo che questa volta ero fisicamente solo, a casa mia, frustrato e ad annoiare il mio responsabile su Slack oppure a spulciare l’elenco aziendale nel tentativo di capire a chi potessi chiedere aiuto.
Da allora, ho vissuto e contribuito a organizzare percorsi di onboarding efficaci, completi di formazione personalizzata, sistemi di affiancamento tra colleghi e una roadmap per il successo, senza contare una buona definizione di cosa significhi ottenere buoni risultati nella mia posizione.
La differenza, dal punto di vista dell’esperienza del dipendente, è paragonabile a quella tra una pagnotta di pane a lievitazione naturale e una pila di farina rovesciata sul pavimento del supermercato. Quantomeno, il processo di onboarding positivo ha impedito alla mia barba di diventare ancora più grigia, almeno per un po’.
Conclusione
Nulla prepara il terreno per il percorso di un dipendente quanto un onboarding spettacolare. È l’atto di apertura per quella persona nella tua organizzazione.
Un cappuccino gratis può pure dargli una carica di caffeina e i benefit divertenti dell’ufficio possono intrattenerlo per un po’, ma è il mix armonioso di comprensione, coinvolgimento e supporto continuo che aiuta davvero le persone a dare il meglio.
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