Team di Reclutamento: Dimensione, Struttura e Outsourcing

1. Il recruiter

Il recruiter gestisce l'intero processo di assunzione, dalla pubblicazione delle offerte di lavoro allo screening dei CV, dalla conduzione dei colloqui fino alla proposta di assunzione.

Agisce da collegamento tra i candidati e l'azienda, garantendo una ottima esperienza candidata e collaborando a stretto contatto con i manager assuntori per apportare miglioramenti.

Alcune organizzazioni dispongono di un recruiter dedicato mentre in altre le attività di recruitment vengono gestite dall’HR manager.

Costruire una posizione di recruiter solida parte dall’assicurarsi che il tuo team abbia completato i principali corsi di formazione sul recruitment.

2. Il manager assuntore

Il manager assuntore definisce i requisiti del ruolo e lavora con il recruiter per progettare il processo di selezione. Conduce i colloqui per valutare la preparazione tecnica e la compatibilità con il team ed è responsabile della decisione finale di assunzione. Inoltre, contribuisce al processo di onboarding dei nuovi assunti.

Nel recruiting per startup, il manager assuntore assume anche le responsabilità di recruitment.

3. Il coordinatore del recruitment

Il coordinatore del recruitment si occupa della logistica, come pianificare i colloqui e coordinare le comunicazioni tra i candidati e il team di selezione. Garantisce che il processo di selezione proceda senza intoppi, si occupa della manutenzione continua necessaria per mantenere il sistema di recruitment funzionante e supporta i recruiter in altri compiti amministrativi.

4. Il responsabile dell’employer branding

Il responsabile dell’employer branding crea e promuove contenuti che mettono in luce il brand e la cultura aziendale per attrarre talenti. Gestisce i canali di marketing per il recruitment come il sito career aziendale, i social media e le inserzioni, assicurando che l'employer brand sia allineato alle attività di ricerca del personale.

5. Talent sourcer

Un talent sourcer è responsabile dell’identificazione, del coinvolgimento e della creazione di un bacino di potenziali candidati, ovvero si occupa di sourcing di candidati.

Ricerca attivamente i candidati attraverso vari canali, come software di sourcing, LinkedIn, job board, social media ed eventi di networking.

I sourcer si concentrano su candidati passivi che potrebbero non essere alla ricerca attiva di lavoro, effettuano il primo contatto e pre-selezionano i candidati prima di passare i profili qualificati ai recruiter.

6. Collaboratori individuali

Nell’ambito di un processo di assunzione collaborativa, i membri del team possono partecipare ai colloqui per valutare la compatibilità culturale e le competenze tecniche dei candidati e offrire al candidato una panoramica del team a cui rivolgere domande.

Inoltre, i collaboratori individuali possono aiutare a trovare candidati tramite segnalazioni e prendere parte alle attività di employer branding rivolte al recruitment.

7. Fondatore o CEO

Nelle aziende più piccole, il fondatore o CEO spesso partecipa nella definizione delle strategie di assunzione, conduce i colloqui per i ruoli senior e garantisce l’allineamento con la mission e i valori dell’azienda. Può dare l’approvazione finale sulle assunzioni chiave e influenzare l’approccio generale al recruitment.

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Determinare la giusta dimensione per il tuo team di recruitment

La dimensione del tuo team di recruitment sarà determinata principalmente dai seguenti fattori:

1. Volume di assunzioni

• Considera i tuoi obiettivi di assunzione annuali. Più persone devi assumere, più grande dovrebbe essere il team di reclutamento. Un parametro comune è 1 recruiter ogni 25-40 assunzioni all'anno, ma questo può variare a seconda della complessità del ruolo.
• Stima il carico di lavoro per recruiter. I recruiter possono gestire volumi diversi di assunzioni a seconda che i ruoli siano entry-level, di medio livello o altamente specializzati.

2. Complessità dei ruoli

• Ruoli tecnici o specializzati. I ruoli difficili da coprire o di nicchia richiedono in genere più tempo per essere ricercati, il che significa che potrebbero essere necessari più recruiter o sourcer.
• Ruoli con alto turnover. Per le posizioni con un turnover più elevato, potresti aver bisogno di una maggiore capacità di reclutamento per seguire la domanda costante.

3. Fase di crescita dell'azienda

• Startup vs. azienda consolidata. Le startup potrebbero avere un piccolo team di reclutamento flessibile che può crescere all'occorrenza, mentre le aziende più grandi o in rapida crescita hanno bisogno di una squadra più strutturata con ruoli dedicati (recruiter, sourcer, coordinatori).
• Espansione pianificata. Se ti stai preparando a una crescita aggressiva o all'ingresso in nuovi mercati, avrai bisogno di un team più grande per gestire l'aumento delle assunzioni.

4. Efficienza del processo di reclutamento

• Tecnologia e strumenti. Se la tua azienda utilizza un sistema di gestione delle candidature (ATS) o strumenti basati sull'IA, si possono automatizzare parti del processo, consentendo a un team più piccolo di gestire più candidati.
• Outsourcing e agenzie. Se esternalizzi alcuni ruoli ad agenzie o utilizzi servizi di reclutamento esterni, potresti mantenere un team di reclutamento interno più snello.

5. Parametri di riferimento del settore

• Analizza le norme del settore. Ricerca i rapporti tipici recruiter/dipendente nel tuo settore. Ad esempio, le aziende tecnologiche spesso presentano rapporti più bassi (1:15-1:25), mentre le aziende nel retail o nell’ospitalità possono avere rapporti più alti (1:50 o più).

6. Employer branding ed esperienza del candidato

• Focus sull'employer branding. Se la tua azienda dà una forte importanza all'employer branding, potresti aver bisogno di un team più ampio per creare contenuti, gestire i social media e coinvolgere i candidati, in particolare nei settori competitivi.
• Priorità sull’esperienza del candidato. Un team di reclutamento che punta a un’esperienza molto curata per il candidato potrebbe aver bisogno di più risorse, inclusi coordinatori per gestire pianificazione e comunicazione.

Configurazione del Team di Reclutamento

Anche se due organizzazioni non funzioneranno mai esattamente allo stesso modo, ecco come i team di reclutamento saranno probabilmente configurati tra organizzazioni piccole, medie e grandi.

1. Startup

• Configurazione: Team piccoli e altamente flessibili in cui spesso i ruoli sono combinati.
• Struttura del team: Di solito comprende 1-2 recruiter o anche una sola persona che gestisce HR e reclutamento. Nelle startup in fase molto iniziale, le assunzioni possono essere gestite dai fondatori o dai responsabili di reparto. I sourcer e i recruitment coordinator sono rari, con i recruiter che seguono l’intero processo. L'obiettivo è spesso assumere rapidamente i talenti chiave, con tutti i membri del team che aiutano dove necessario.
• Caratteristiche: Agili e adattabili, si concentrano sulla copertura dei ruoli critici per la crescita. I processi di reclutamento sono poco formalizzati e si basano su network personali, referenze e contatti diretti.

2. Organizzazioni di medie dimensioni

• Configurazione: Più strutturata, con la nascita di ruoli specializzati.
• Struttura del team: Comprende recruiter dedicati e, in alcune aziende, anche sourcer o recruitment coordinator per gestire le assunzioni ad alto volume. I team di reclutamento collaborano maggiormente con HR per inserimento e retention, e può esserci un lead o manager che supervisiona il processo.
• Caratteristiche: Equilibrio tra efficienza e specializzazione, con capacità di scalare all’occorrenza senza troppa complessità.

3. Organizzazioni in rapida crescita

• Configurazione: Team scalabili e altamente strutturati con ruoli definiti.
• Struttura del team: Una combinazione di recruiter, sourcer, coordinatori e specialisti nel marketing del brand aziendale. I responsabili della selezione o i manager possono supervisionare team o divisioni specifiche, assicurando che il processo di selezione tenga il passo con le esigenze di assunzione rapide. Talvolta vengono utilizzati anche recruiter freelance o agenzie di selezione per coprire ruoli urgenti.
• Caratteristiche: Assunzioni rapide e su larga scala richiedono team ben coordinati, pronti a crescere rapidamente con processi snelli.

4. Grandi organizzazioni

• Configurazione: Altamente strutturata, con ruoli e reparti distinti.
• Struttura del team: Include recruiter specializzati per diverse aree di business (ad esempio, tecnologia, vendite, operations), sourcer dedicati, coordinatori della selezione, team dedicati al brand aziendale e analisti di dati. Possono esserci responsabili della selezione a livello regionale o dipartimentale, con un team di operations incaricato di supervisionare processi, compliance e reporting. Employer branding e strategia di acquisizione talenti possono essere reparti separati.
• Caratteristiche: Elevata complessità, focalizzata su efficienza e scala, con processi ben definiti e strumenti come ATS e CRM per gestire il volume di candidati e posizioni aperte.

Definire metriche e KPI

Ciò che viene misurato viene gestito. Ecco alcune metriche di recruiting e KPI comunemente utilizzati dai team di selezione del personale per individuare problemi e affinare i processi.

1. Time-to-hire/time-to-fill

• Definizione:
  • Time-to-hire si riferisce al numero di giorni che intercorrono tra l'ingresso di un candidato nel processo (per esempio, quando invia la candidatura) e l'accettazione dell'offerta di lavoro.
  • Time-to-fill è il numero totale di giorni tra la pubblicazione di una posizione e l'assunzione del candidato.
• Importanza: Queste metriche misurano l'efficienza del processo di selezione. Un time-to-hire/fill più breve indica assunzioni più veloci, che possono evitare cali di produttività e ridurre i costi di selezione del personale.

2. Qualità delle assunzioni

• Definizione: Una metrica che valuta il valore che una nuova risorsa apporta all'organizzazione, spesso in base a valutazioni delle prestazioni, tassi di ritenzione e rapidità nel raggiungere obiettivi chiave.
• Importanza: Questo è un indicatore chiave dell'efficacia della selezione del personale e misura quanto i nuovi assunti contribuiscono al successo aziendale.

3. Numero di candidati

• Definizione: Il numero totale di candidati che si candidano per un ruolo specifico o per tutte le posizioni aperte.
• Importanza: Questa metrica aiuta a valutare la diffusione e l'attrattività degli annunci di lavoro, oltre che l'efficacia dei canali di sourcing. Un alto numero di candidature può indicare una buona immagine aziendale e un marketing efficace, ma è importante bilanciare la quantità con la qualità.

4. Numero di colloqui

• Definizione: Il numero di colloqui effettuati per ogni posizione aperta, dalla prima selezione ai colloqui finali.
• Importanza: Monitorare questa metrica offre una panoramica sull'efficienza del processo di selezione. Se sono necessari troppi colloqui, potrebbe indicare un processo troppo complesso o difficoltà nell'identificare il candidato giusto. Può anche evidenziare eventuali colli di bottiglia.

5. Tasso di conversione

• Definizione: La percentuale di candidati che avanzano da una fase all'altra del processo di selezione, ad esempio dallo screening ai colloqui o dai colloqui alle offerte.
• Importanza: Questo aiuta i recruiter a individuare dove i candidati abbandonano il percorso di selezione. Tassi di abbandono elevati in una fase specifica possono indicare problemi di matching, poca chiarezza nella descrizione della posizione o criticità nei colloqui.

6. Qualità della fonte

• Definizione: Questa misura l’efficacia dei diversi canali di reclutamento (ad esempio, siti di lavoro, referenze, LinkedIn) nel produrre candidati di alta qualità. Valuta da dove provengono le assunzioni di successo e ne traccia le prestazioni o la permanenza all’interno dell’azienda.
• Importanza: Comprendere quali fonti producono i migliori candidati aiuta a ottimizzare gli sforzi di ricerca, permettendo ai recruiter di concentrarsi sui canali più efficaci, riducendo costi e tempi di inserimento.

7. Costo per assunzione

• Definizione: Il costo totale associato all’assunzione di un nuovo dipendente, inclusi pubblicità, commissioni di agenzie di reclutamento, stipendi dei recruiter, controlli sui precedenti e qualsiasi altra spesa legata all’assunzione, diviso per il numero di assunzioni effettuate.
• Importanza: Questa metrica aiuta le aziende a gestire e ottimizzare il proprio budget di reclutamento. Ridurre il costo per assunzione mantenendo o migliorando la qualità delle assunzioni è un obiettivo comune di reclutamento.

8. Soddisfazione del candidato

• Definizione: Una misura di quanto i candidati siano soddisfatti del processo di selezione, spesso raccolta tramite sondaggi dopo il colloquio o dopo che è stata presa una decisione di assunzione.
• Importanza: La soddisfazione del candidato riflette l’esperienza generale del candidato e influenza la reputazione del datore di lavoro. Alti livelli di soddisfazione possono attrarre nuovi talenti, anche nel caso in cui il candidato non venga assunto, poiché potrebbe consigliare la tua azienda o ripresentare candidatura in futuro.

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Outsourcing del processo di selezione 

A volte le organizzazioni scelgono di esternalizzare alcune parti del processo di selezione, soprattutto la ricerca dei candidati. Quando si tratta di esternalizzazione del reclutamento, ci sono diverse opzioni adatte alla maggior parte delle esigenze:

RPO su richiesta (Recruitment Process Outsourcing)

• Definizione: L’RPO su richiesta fornisce supporto flessibile e a breve termine nel reclutamento, attivabile secondo le necessità. È ideale per gestire picchi di assunzioni specifici, ad esempio un temporaneo bisogno di più recruiter durante assunzioni stagionali o per un progetto speciale.
• Come funziona: Un’azienda si affida a un provider RPO per integrare i propri sforzi interni quando serve un supporto aggiuntivo. Il provider può fornire recruiter, esperti di sourcing, oppure utilizzare la propria tecnologia e strumenti per sostenere il reclutamento dell’azienda per un periodo limitato.
• Vantaggi:
  • Scalabilità e flessibilità per gestire picchi di assunzioni senza impegni a lungo termine.
  • Conveniente, poiché i servizi vengono attivati solo quando necessario.
  • Assunzioni più rapide senza la necessità di aumentare in modo permanente il team interno di selezione.
• Ideale per: Aziende che affrontano aumenti occasionali delle assunzioni, esigenze legate a progetti specifici o risorse di selezione interne limitate.

RPO per gruppo funzionale

• Definizione: L’RPO per gruppo funzionale prevede l’esternalizzazione del reclutamento per un dipartimento, una funzione lavorativa o un’unità aziendale specifica (es. IT, vendite, marketing, ecc.). È un approccio mirato all’esternalizzazione per particolari ruoli o gruppi.
• Come funziona: Il provider RPO assume la gestione della selezione per una funzione o un team specifico dell'organizzazione. Si occupa di tutto: dalla ricerca e selezione all’onboarding e alla promozione del datore di lavoro per quella funzione. Il team interno HR gestisce le altre aree, mentre il provider RPO diventa un’estensione del team di acquisizione talenti dell’azienda per quel gruppo specifico.
• Vantaggi:
  • Competenza specializzata nella selezione per determinate funzioni, garantendo candidati di qualità superiore.
  • Permette ai recruiter interni di concentrarsi su altre aree dell’azienda.
  • Scalabile e adattabile alle esigenze di uno specifico dipartimento o divisione.
• Ideale per: Organizzazioni che necessitano di supporto specializzato nella selezione per aree che richiedono competenze di nicchia o che presentano una domanda maggiore, come ruoli tecnici o commerciali.

3. RPO completo

• Definizione: L’RPO completo si verifica quando un fornitore esterno di servizi HR assume il controllo dell’intero processo di reclutamento per un'organizzazione. Questo include tutto, dalla ricerca di talenti, screening, colloqui, gestione delle offerte e onboarding, oltre a strategia dei talenti e employer branding.
• Come funziona: Il fornitore RPO si integra completamente con l’organizzazione, spesso utilizzando il marchio e gli strumenti della società per gestire tutte le operazioni di reclutamento. Diventa un partner strategico a lungo termine, gestendo tutte le attività di talent acquisition in tutta l'azienda. Questo spesso include l’utilizzo di tecnologie avanzate, analisi del reclutamento e strategie di employer branding.
• Vantaggi:
  • Supporto completo nel reclutamento, che consente ai team HR interni di concentrarsi su altre aree.
  • Competenza nella gestione del reclutamento su larga scala e della strategia di talent acquisition.
  • Accesso a strumenti avanzati, tecnologia e insights di mercato.
  • Può portare a migliori assunzioni, riduzione del tempo di assunzione e processi di reclutamento complessivamente migliorati.
• Ideale per: Grandi organizzazioni con elevate esigenze di assunzione, aziende in rapida crescita o chi desidera ottimizzare e esternalizzare completamente il processo di reclutamento.

Le opzioni per l’RPO includono aziende RPO dedicate, organizzazioni professionali per datori di lavoro oppure, soprattutto per le assunzioni internazionali, un datore di lavoro ufficiale.

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FAQ del Team di Reclutamento

Cosa fa un team di reclutamento?

Qual è la dimensione ideale di un team di reclutamento?

Cosa significa Recruitment Process Outsourcing?