Le risorse umane gestiscono le buste paga o la finanza? Chi dovrebbe occuparsi degli stipendi?
La gestione delle paghe è normalmente la voce di spesa più importante di un'organizzazione e richiede una gestione attenta. Quindi, chi se ne occupa?
Da un lato, i professionisti delle risorse umane potrebbero sostenere che la gestione delle paghe sia un'estensione dell'esperienza dei dipendenti, strettamente collegata ad assunzioni, benefit e conformità.
Dall'altro, la finanza può sostenere con solide argomentazioni che la gestione delle paghe sia una funzione finanziaria fondamentale, essenziale per la definizione del budget, le previsioni e gli obblighi fiscali.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In questo articolo esaminiamo entrambe le prospettive, valutiamo i pro e i contro e ti aiutiamo a determinare dove sia meglio collocare le responsabilità relative alla gestione delle paghe nella tua azienda.
La gestione delle paghe è una funzione delle risorse umane o della finanza?
Le responsabilità relative alla gestione delle paghe coinvolgono i dipartimenti delle risorse umane, i dipartimenti finanziari e forse persino i benefit, l'IT o una terza parte.
Quindi, è l'HR a occuparsi della gestione delle paghe? Oppure dovrebbe essere sotto la supervisione del dipartimento finanziario?
La risposta breve è: dipende.
Dipende principalmente dalle dimensioni dell'organizzazione e dal modo in cui è strutturata.
Nelle organizzazioni più piccole, uno dei due dipartimenti potrebbe supervisionare tutto ciò che riguarda la gestione delle paghe
Nelle organizzazioni più grandi, con un team finanziario o un team paghe dedicato, è probabile che ci sia una divisione delle responsabilità, con l'HR che gestisce gli input (ad esempio, nuove assunzioni, aumenti, benefit), mentre la finanza o il team paghe si occupa dell'esecuzione (ad esempio, elaborazione dei pagamenti, comunicazioni fiscali).
Ciò consente a ciascun dipartimento di concentrarsi sui propri punti di forza e la separazione dei compiti si traduce anche in solidi controlli interni.
Il ruolo delle risorse umane nella gestione delle paghe
La gestione delle paghe è in parte una funzione rivolta ai dipendenti, il che inevitabilmente coinvolge l'HR. Molte responsabilità relative alla gestione delle paghe, come le modifiche alla retribuzione, richiedono il coinvolgimento dell'HR.
Ecco alcuni esempi delle responsabilità dell'HR relative alla gestione delle paghe:
- Allineamento al ciclo di vita dei dipendenti: l'HR supervisiona assunzioni, inserimento, benefit, rilevazione delle presenze e cessazione del rapporto di lavoro, tutti elementi che influiscono sulla gestione delle paghe.
- Riservatezza dei dati: l'HR gestisce già informazioni sensibili sui dipendenti, inclusa la retribuzione, che si integra naturalmente con la gestione delle paghe.
- Benefit e conformità: la gestione delle detrazioni per l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e la conformità alle leggi sul lavoro rientra spesso nelle competenze dell'HR.
Per le organizzazioni in cui l'HR svolge un ruolo centrale nella gestione delle paghe, il software HR per la gestione delle paghe può aiutare a gestire entrambe le funzioni in un unico sistema.
Il ruolo della contabilità nella gestione delle paghe
La contabilità è fondamentale per l'elaborazione delle paghe. Le riconciliazioni, l'inserimento delle registrazioni nel libro mastro e la conformità alle leggi fiscali sulle paghe sono essenziali per qualsiasi azienda. Spesso, non si tratta di responsabilità per le quali l'HR ha ricevuto una formazione.
Ecco alcuni esempi delle responsabilità della contabilità relative alla gestione delle paghe:
- Definizione del budget e rendicontazione finanziaria: poiché la gestione delle paghe rappresenta una spesa così significativa, è ideale che sia la finanza a gestirla e a rendicontarla.
- Conformità fiscale e verifiche: i team finanziari sono più direttamente coinvolti nella gestione delle ritenute fiscali, dei versamenti e delle verifiche finanziarie.
- Supervisione del flusso di cassa: la finanza garantisce che la gestione delle paghe rientri nella strategia complessiva del flusso di cassa dell'azienda.
Un'altra opzione: perché esternalizzare la gestione delle paghe
Per molte organizzazioni, soprattutto per le piccole e medie imprese, l'esternalizzazione della gestione delle paghe rappresenta una terza opzione interessante, specialmente se operano in territori esteri.
Perché le aziende scelgono di esternalizzare
- Competenza e conformità: i fornitori di servizi di gestione delle buste paga si mantengono aggiornati sulle leggi fiscali in costante cambiamento, sulle normative del lavoro e sulle scadenze per gli adempimenti. Ciò riduce il rischio di errori costosi o sanzioni per mancata conformità.
- Risparmio di tempo: affidando a terzi attività amministrative come il calcolo degli stipendi, la detrazione delle imposte e l'emissione dei pagamenti, i team interni possono concentrarsi sulle priorità strategiche, che si tratti della pianificazione della forza lavoro o dell'analisi finanziaria.
- Tecnologia e automazione: molti fornitori di servizi di gestione delle buste paga offrono solide piattaforme per la gestione delle buste paga che si integrano con i sistemi HR e contabili, semplificano la reportistica e consentono ai dipendenti di accedere ai propri cedolini, ai moduli fiscali e alle impostazioni per l'accredito diretto.
- Scalabilità: con la crescita delle aziende, le loro esigenze in materia di gestione delle buste paga diventano più complesse, in particolare quando si espandono in nuove giurisdizioni. I fornitori globali di servizi di gestione delle buste paga o i servizi EOR sono attrezzati per gestire senza difficoltà la gestione delle buste paga a livello multi-statale o persino internazionale.
- Efficienza dei costi: sebbene l'esternalizzazione comporti dei costi, molte aziende ritengono che questi siano compensati dai risparmi derivanti da un numero inferiore di errori nella gestione delle buste paga, da un minor numero di ore interne dedicate a queste attività e dalla riduzione dei rischi legali.
Quando l'esternalizzazione potrebbe non essere ideale
- Le aziende con modelli retributivi altamente personalizzati o requisiti rigorosi di controllo dei dati potrebbero preferire gestire internamente le buste paga.
- Alcune organizzazioni ritengono più efficiente gestire internamente le buste paga se dispongono di sistemi solidi e di personale dedicato a questa attività.
Nota: l'esternalizzazione non elimina la necessità di una supervisione interna. Le risorse umane e la Finanza continuano a svolgere ruoli fondamentali nella gestione degli input e nell'approvazione dei processi, ma ciò può trasferire l'onere dell'esecuzione a professionisti esperti. In definitiva, si tratta di una decisione strategica che dovrebbe basarsi sulle dimensioni, sulla complessità e sulla capacità dell'azienda.
La gestione delle buste paga: un modello collaborativo
Ecco alcuni esempi di come i diversi reparti possono collaborare nelle varie organizzazioni.
1. Start-up (team piccoli e snelli: gestione interna o parzialmente esternalizzata)
Le start-up spesso si affidano a soluzioni esternalizzate per la gestione delle buste paga, così da garantire accuratezza e conformità, mentre le risorse umane e la finanza forniscono gli input e la supervisione.
| Responsabilità | Risorse umane | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore lavorate | X | ||
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | ||
| Risposta alle domande dei dipendenti sulle buste paga | X | ||
| Garanzia della riservatezza delle informazioni | X | ||
| Elaborazione puntuale delle buste paga | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Verifica dei dati delle buste paga | X | ||
| Reportistica | X |
2. Aziende di medie dimensioni (team in crescita: modello ibrido)
Le aziende di medie dimensioni spesso suddividono le responsabilità: le risorse umane gestiscono i dati dei dipendenti, la finanza gestisce la reportistica e la supervisione fiscale, mentre i fornitori esterni si occupano dell'esecuzione.
| Responsabilità | Risorse umane | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore lavorate | X | X | |
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | ||
| Risposta alle domande dei dipendenti sulle buste paga | X | X | |
| Garanzia della riservatezza delle informazioni | X | X | X |
| Elaborazione puntuale delle buste paga | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Verifica dei dati delle buste paga | X | X | |
| Reportistica | X | X |
3. Grandi aziende (su larga scala: team interni per la gestione delle buste paga o esternalizzazione completa)
Le grandi aziende mantengono solidi team interni per la gestione delle buste paga nell'ambito delle risorse umane e della Finanza oppure esternalizzano completamente il servizio a fornitori globali, con livelli multipli di supervisione e controllo.
| Responsabilità | HR | Finanza | Fornitore esterno |
| Modifica dello stipendio o delle tariffe retributive | X | ||
| Monitoraggio delle cessazioni, delle date di inizio e delle ore | X | X | |
| Progettazione e modifica del programma di benefit | X | X | |
| Risposta alle domande dei dipendenti sulle buste paga | X | X | |
| Garantire la riservatezza delle informazioni | X | X | X |
| Elaborazione puntuale delle buste paga | X | X | |
| Conformità alla normativa fiscale | X | X | |
| Verifica dei dati relativi alle buste paga | X | X | |
| Rendicontazione | X | X | X |
Verdetto: chi dovrebbe occuparsi delle buste paga?
Quando possibile, è nel tuo interesse coinvolgere sia le risorse umane sia la contabilità o la finanza nella gestione delle buste paga.
Un approccio ibrido è spesso la soluzione migliore perché sfrutta la profonda conoscenza dei dati dei dipendenti e della conformità normativa da parte delle risorse umane, insieme all’esperienza della finanza in materia di budget, rendicontazione e responsabilità fiscale, garantendo che le buste paga siano accurate e strategicamente allineate.
Come sottolinea Kevin Marshall, CPA e professionista della finanza personale, Calcolatore dell’ammortamento:
“In determinati periodi, come a fine anno per l’elaborazione delle buste paga, la collaborazione tra i reparti è fondamentale. Le risorse umane, la finanza e il reparto paghe devono essere allineati, soprattutto per quanto riguarda elementi come la retribuzione differita, i contributi ai piani pensionistici o i benefit sanitari.”
Tuttavia, con il tempo, questa domanda non sarà più così importante. Uno dei vantaggi dell’automazione delle buste paga è che le attività di routine, come il calcolo delle imposte, richiedono meno lavoro manuale e meno persone.
Avrai comunque bisogno dell’aiuto delle risorse umane e della contabilità, ma per attività più strategiche.
Le risorse umane possono aiutare a determinare i benefit appropriati, mentre la contabilità può occuparsi delle verifiche. Presto queste attività non richiederanno così tanti membri del team, rendendo l’argomento meno importante dal punto di vista della gestione delle risorse umane.
Iscriviti alla newsletter di People Managing People
Per ulteriori approfondimenti, iscriviti alla newsletter di People Managing People Riceverai contenuti regolari per aiutarti a progredire nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.
