Risorse Umane Agile: Come Gestire i Programmi di Talento come Team di Prodotto
Negli ultimi due decenni, le metodologie agili hanno trasformato radicalmente la comunità tecnologica, consentendo alle organizzazioni di aumentare la velocità di rilascio delle soluzioni sul mercato, la soddisfazione dei clienti e la redditività.
Queste stesse metodologie sono ora viste come abilitatrici non solo per le organizzazioni IT e Digital, ma anche per le operations, il marketing e, sì, persino le pratiche delle Risorse Umane. L’implementazione della strategia HR in un modello di HR Agile permette approcci flessibili e reattivi alle esigenze della forza lavoro e ai cambiamenti organizzativi.
In qualità di Direttore dello Sviluppo dei Talenti in una delle prime quattro aziende della classifica Fortune, il mio team ha sfruttato con successo questi principi per trasformare la nostra offerta di programmi di sviluppo del talento a dipendenti e leader.
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Quindi, come possono gli stessi principi agili che hanno rivoluzionato il mondo tecnologico essere applicati alla funzione risorse umane?
In questo articolo parlerò di:
Entriamo nel dettaglio.
Cosa Significa Esattamente HR Agile?
L’HR Agile è una metodologia di erogazione di soluzioni che utilizza principi di sviluppo iterativo per dare priorità alla velocità di consegna, alla sperimentazione e alla soddisfazione del cliente.
L’HR Agile è molto più di un insieme di processi. Parte da una mentalità e una cultura che si vogliono sviluppare.
Molte grandi organizzazioni consolidate sono afflitte da burocrazia, processi macchinosi e troppa burocrazia amministrativa. Tutto ciò porta a stagnazione, calo dell’engagement dei dipendenti e, in ultima analisi, a scarsa soddisfazione dei clienti.
Un approccio e una cultura HR Agile mirano ad abbattere queste barriere per abbracciare i valori agili come la soddisfazione del cliente (che sia interno o esterno), la semplicità, la velocità e l’innovazione.
Perché le HR dovrebbero essere agili
Per comprendere il futuro agile delle risorse umane, è utile guardare alle sue origini.
Nel 1901, come prodotto della Rivoluzione Industriale, dell’innovazione rapida e delle pressioni di un’ampia sindacalizzazione e dei conflitti lavorativi, la National Cash Register fondò quello che si ritiene essere stato il primo dipartimento HR chiamato ‘Personnel’.
Prevalentemente braccio amministrativo dell’azienda, ‘Personnel’ si occupava di attività legate a selezione, assunzione, gestione dei reclami dei dipendenti, gestione delle paghe e persino benessere dei dipendenti.
Nel secolo successivo, spinte dalla legislazione a tutela dei diritti dei dipendenti, le HR sono diventate sempre più amministrative e votate alla compliance. La rapida globalizzazione e migliorie tecnologiche come i sistemi informativi HR hanno portato poi le funzioni HR a essere esternalizzate, ridimensionate e ancora più focalizzate sull’aspetto amministrativo.
Tuttavia, in molti casi il pendolo è oscillato troppo lontano e l’attenzione verso il benessere dei dipendenti, centrale nel team ‘Personnel’ di National Cash Register, è stata abbandonata. Come descritto da Namely: “I dipartimenti HR di una volta venivano considerati antiquati, rigidi e semplicemente sportelli reclami. Non sorprende che oggi vengano organizzate intere conferenze sulla necessità di ‘ridefinire le HR’.”
Oggi, le responsabilità HR vanno oltre le relazioni con i dipendenti. Le persone chiedono di più ai loro datori di lavoro e il ruolo dei professionisti HR è evoluto verso partner strategici nel favorire i risultati aziendali.
Con l’aumento di responsabilità e il ruolo strategico, tuttavia, nasce la necessità per le risorse umane di adattarsi e affrontare le nuove sfide. Qui entra in gioco l’HR Agile.
I tradizionali modelli di erogazione HR possono essere privi della velocità, attenzione al cliente e innovazione richieste per soddisfare le esigenze e i desideri dei dipendenti.
L’agilità permette ai team HR di lanciare velocemente prodotti e team di prodotto e adottare un approccio centrato sulla persona nella progettazione delle nuove iniziative.
| HR Tradizionale | HR Agile |
|---|---|
| Centrato sul processo | Centrato sul cliente |
| Olistico | Iterativo |
| Prescrittivo | Sperimentale |
| Formale | Flessibile |
| Perfezione | Progresso |
Consiglio: utilizzare piattaforme HR open source può supportare gli approcci HR Agile offrendo strumenti flessibili che si adattano all'evoluzione dei team.
Come Diventare Agili
Quindi, come si diventa una funzione HR agile? Agile viene spesso considerata come un processo o una metodologia, ma, in realtà, è molto più di questo. Mi piace pensare all’HR agile come a un insieme di tre elementi principali:
- Mentalità e cultura agile
- Processi agili
- Progettazione organizzativa e delivery agile.
Prima di tutto, chiunque può diventare Agile, indipendentemente dalla dimensione dell’azienda o dalle risorse a disposizione. Le piattaforme HR per piccole imprese possono supportare un approccio HR agile offrendo strumenti flessibili per decisioni rapide e una gestione del cambiamento essenziale.
Mentalità e cultura agile
La soddisfazione dei dipendenti al primo posto
I processi agili mettono le persone al centro e garantiscono la soddisfazione del cliente. In questo caso, i tuoi clienti sono i dipendenti e i leader della tua organizzazione che usufruiranno dei prodotti (cioè, benefici, strumenti per lo sviluppo dei talenti, formazione e sviluppo, ecc.) che il tuo team HR offre loro.
Adottare un approccio human-centric, ad esempio co-creando le soluzioni in collaborazione tra team HR e business leader, è un ottimo modo per assicurarsi di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti/utilizzatori finali. Oltre alla co-creazione, puoi anche utilizzare sondaggi, focus group o interviste per raccogliere feedback. La chiave è che il tuo processo di raccolta feedback sia tempestivo, così da informare lo sviluppo iterativo delle soluzioni HR.
Crea semplicità, aumenta la velocità
Uno dei principi fondamentali di una cultura agile è la ricerca della semplicità per favorire la rapidità nella delivery. Sebbene sia comune nel gergo aziendale sentir dire di non “bollire il mare”, la realtà è che questo è un tranello in cui i team HR cadono spesso. Troppo spesso, infatti, i processi sono eccessivamente complessi o vengono progettati per favorire la semplicità dei membri del team HR piuttosto che dell’utente finale.
Processi semplici sia per l’HR che per l’utente finale aumentano non solo la velocità con cui puoi offrire nuovi servizi ai tuoi colleghi, ma anche la probabilità che i dipendenti adottino e sfruttino le tue nuove soluzioni HR.
Prodotti minimi vitali (MVP)
In qualche momento della tua carriera avrai sicuramente sentito dire “non lasciare che la perfezione ostacoli il progresso.” È naturale tendere al perfezionismo, specialmente quando ci si appassiona al proprio lavoro e si sente una certa responsabilità su di esso.
Il concetto di MVP mette da parte il perfezionismo. Qui l’obiettivo è creare soluzioni che soddisfino i requisiti minimi necessari per iniziare ad apportare valore alla tua organizzazione il più rapidamente possibile. Da lì, potrai raccogliere feedback continuo dai dipendenti e migliorare nel tempo.
Processi agili
Sfrutta il feedback per lo sviluppo iterativo
La bellezza di applicare l’approccio MVP di cui abbiamo parlato sopra nella delivery delle soluzioni HR è che ti consente di accelerare il rilascio di un prodotto utilizzabile ai leader, evitandoti di costruire soluzioni troppo complesse e di raccogliere feedback reali e concreti per migliorare il processo.
Lo sviluppo iterativo dei prodotti significa semplicemente che continuerai a perfezionarli e rilasciarli nuovamente nel tempo, basandoti sui feedback di dipendenti e leader. Questo può essere più evidente all’inizio, quando i processi HR sono nuovi per la tua organizzazione, ma è fondamentale che nel tempo tu continui a raccogliere feedback e ad apportare miglioramenti per garantirne efficacia ed efficienza anche in futuro.
Design thinking
Come ho menzionato sopra, mettere l’utente finale al centro è uno dei principi cardine dell’HR agile. Uno dei modi più semplici per assicurarti di rispettare questo principio è formalizzare le pratiche di design thinking all’interno del tuo team HR.
Il design thinking è semplicemente “un processo per risolvere i problemi mettendo le esigenze del consumatore al di sopra di tutto il resto.” Nell’ambito HR, questo significa applicare questi stessi principi human-centric per risolvere problemi complessi e creare la migliore esperienza possibile per i dipendenti.
Tutte le nuove sfide, i problemi e le soluzioni che cerchi di implementare come funzione HR dovrebbero partire da una fase formale, human-centered, di progettazione.
Scomporre i processi complessi
Agile nel mondo tech scompone sapientemente le soluzioni complesse in parti più piccole e gestibili che possono essere sviluppate e implementate nel tempo. Questo consente ai team di prodotto agili di migliorare gradualmente i prodotti a un ritmo molto più veloce, invece di creare un’unica grande soluzione complessa tutta in una volta.
L'Agile HR non è diverso. Hai la possibilità di migliorare drasticamente la velocità con cui puoi arricchire l'esperienza dei tuoi dipendenti adottando un approccio simile. Durante la pianificazione dei tuoi progetti, suddividi le complesse sfide delle Risorse Umane in componenti più semplici e facili da implementare. Ogni componente deve ricollegarsi alla visione d’insieme/all’obiettivo finale che cerchi di raggiungere.
Un esempio semplice potrebbe essere l’implementazione di un nuovo programma ibrido di rientro al lavoro. Invece di tentare di costruire un approccio olistico per riportare tutti i tuoi dipendenti in ufficio, suddividi il tuo approccio in passi logici.
Ad esempio, potresti prima pensare di far rientrare in ufficio la popolazione dirigenziale per dare il buon esempio. Oppure, se hai più sedi, potresti considerare di far rientrare per primi i dipendenti in una sede chiave.
Questo ti offre il vantaggio aggiuntivo di poter correggere il tiro nel corso del processo, utilizzando un ciclo di feedback in tempo reale per continuare a iterare il tuo approccio mentre realizzi la tua visione finale.
Rituali di comunicazione
La comunicazione è un'arte in un mondo agile. La rapidità con cui i team lavorano richiede livelli crescenti di comunicazione, ma è anche essenziale assicurarsi che i team di delivery non siano sovraccaricati da riunioni che ne ostacolano l’operatività.
L’Agile ha risolto questo problema. Le riunioni vengono ridotte e si sfruttano ‘rituali’ chiave per abbattere le barriere e mantenere i team concentrati sulle attività più importanti. Alcuni rituali che consiglio di considerare sono i ‘daily stand-up’ e le ‘retrospective’.
I daily stand-up sono riunioni rapide di lavoro tra team in cui si affrontano aggiornamenti sullo stato di avanzamento, eventuali sfide e si rimuovono ostacoli.
L’approccio più semplice è far condividere a ciascun membro del team:
(1) Cosa hanno realizzato dall’ultimo incontro
(2) Su cosa stanno lavorando attualmente
(3) Quali ostacoli stanno affrontando.
Qualsiasi ostacolo identificato durante la riunione dovrebbe essere assegnato a qualcuno affinché lo risolva, così da garantire l’avanzamento. I daily stand-up in genere si svolgono ogni giorno, ma puoi adattare la frequenza alle tue necessità.
Le retrospective sono meno focalizzate sugli aggiornamenti di avanzamento e più sull’analisi delle lezioni apprese. Lo scopo di una retrospective è creare uno spazio sicuro in cui allinearsi su ciò che ha funzionato, su ciò che invece non è andato bene, e utilizzare questi input come ciclo di feedback per il miglioramento continuo.
Di solito questo avviene su base settimanale, ma, ancora una volta, puoi adattare il ritmo secondo le esigenze dei tuoi team di delivery.
Progettazione e delivery di un’organizzazione Agile
Progettazione organizzativa agile
Il tuo design organizzativo è un elemento fondamentale nel tuo percorso verso l’agilità. Tuttavia, la composizione del tuo team HR agile può variare notevolmente a seconda della dimensione dell’organizzazione, della maturità dei processi agili e dell’ampiezza di ciò che vuoi realizzare.
Indipendentemente dalle esigenze specifiche della tua organizzazione, ci sono alcuni principi insiti in ogni team HR agile: obiettivo chiaro, focus sul cliente, autonomia/possibilità di decisione portata ai livelli più bassi possibili e decisioni data-driven basate sui feedback.
A seconda della dimensione della tua organizzazione agile, potresti dover introdurre nuovi ruoli agili come Agile Coach, Scrum Master e Product Owner.
Team di prodotto agili e cross-funzionali
Indipendentemente dal design organizzativo che scegli, la delivery agile si basa sulla capacità della tua organizzazione di costituire team di prodotto agili, flessibili e cross-funzionali. Questo significa riunire un team eterogeneo di persone provenienti da diverse funzioni HR/business, ognuno con competenze specifiche e complementari necessarie a portare avanti il tuo prodotto HR.
I team di prodotto si aggregano intorno a prodotti o progetti specifici e si assumono la responsabilità del progetto dalla sua ideazione fino alla consegna/implementazione.
La cross-funzionalità è fondamentale in un team di prodotto HR agile. La diversità di pensiero, competenze ed esperienza, integrate direttamente all’interno del team, assicura che il team sia autosufficiente e possieda le conoscenze specialistiche interne necessarie per prendersi la piena responsabilità e guidare il prodotto.
Sprint
I team agili solitamente lavorano in sprint come meccanismo per generare rapidamente slancio nella progettazione, nello sviluppo e nella delivery di nuove soluzioni. Gli sprint sono periodi brevi, dedicati e con limiti di tempo in cui determinati deliverable verranno completati all’interno di un prodotto agile.
Qui il concetto di sviluppo iterativo incontra la realtà della delivery agile. Ogni sprint si concentra su un insieme specifico di deliverable, consentendo al team di offrire valore più rapidamente, raccogliere feedback e continuare ad avanzare verso gli obiettivi complessivi di delivery della soluzione HR.
Riunire Tutto Insieme—Un Caso di Studio Sullo Sviluppo Agile dei Talenti
Iniziare con le pratiche HR agili può essere molto più semplice di quanto si possa pensare. Voglio fornirti un caso di studio reale di come ho applicato i principi HR agili per offrire soluzioni di sviluppo dei talenti di alta qualità.
Il mio team supervisiona un programma di sviluppo della leadership ad alto potenziale che forniamo a una delle nostre business unit. Lo abbiamo sviluppato seguendo proprio i principi agili di cui ho parlato prima:
- Team agili cross-funzionali - Abbiamo iniziato il nostro percorso formando un team agile cross-funzionale composto da dipendenti con competenze e ruoli diversi. Il gruppo comprendeva membri del team di talent management, HR Business Partner, leader aziendali e designer centrati sulla persona. Questo team specializzato aveva la diversità di pensiero e di competenze necessaria per fornire la soluzione, ed è stato autorizzato dal nostro leadership team aziendale ad avere l'autonomia richiesta per far avanzare il prodotto senza burocrazia, ostacoli o ulteriori approvazioni.
- Rituali di comunicazione - Il team incaricato della delivery del prodotto ha sfruttato i tradizionali rituali di comunicazione agili. Ci incontravamo due volte a settimana per i meeting standup per garantire l'allineamento, e una volta a settimana per una retrospettiva che ci permetteva di rallentare e analizzare ciò che stava funzionando o meno, così da apportare gli aggiustamenti necessari. Ad esempio, siamo riusciti ad identificare rapidamente delle barriere con un fornitore specifico che stavamo utilizzando per i contenuti formativi. Ciò ci ha permesso di modificare il nostro approccio e rinegoziare le aspettative con il fornitore per collaborazioni future.
- Soddisfazione dei dipendenti al primo posto e design thinking - Abbiamo iniziato sfruttando una coppia di designer centrati sull'uomo (un ruolo che fa parte della nostra organizzazione tecnologica e solitamente supporta la progettazione di prodotti digitali) per condurre una significativa attività di ricerca sugli utenti (interviste con leader aziendali, ex partecipanti di altri programmi di sviluppo della leadership, clienti interni della business unit supportata dal programma, e potenziali candidati ad alto potenziale) al fine di informare la progettazione del programma e garantire che rispondesse a tutte le esigenze dei clienti.
- Semplicità e sviluppo iterativo - Invece di progettare/sviluppare l'intero programma dalla A alla Z prima di presentarlo agli utenti finali, abbiamo scelto di scomporre la visione in componenti più piccoli. Questo ha semplificato il lavoro e ci ha permesso di adottare un approccio di sviluppo iterativo. Significa che, anche se avevamo ideato una visione complessiva del programma, abbiamo sviluppato e fornito il programma in fasi/iterazioni nel tempo. Ciò ha aumentato il nostro "time to market" e ci ha permesso di raccogliere un feedback continuo dai partecipanti che ha contribuito a guidare la progettazione e lo sviluppo delle fasi successive.
Come puoi vedere, non è stato necessario trasformare tutta la nostra organizzazione HR. È bastato unirsi attorno ai principi descritti sopra, mettere insieme un team di prodotto autonomo e organizzare la gestione del progetto in modo da favorire semplicità, rapidità e miglioramento continuo.
I risultati hanno parlato da soli: abbiamo creato il programma di sviluppo valutato più positivamente in assoluto secondo le indagini sulla soddisfazione dei dipendenti a cui abbia mai partecipato.
Dare Slancio alla Tua Trasformazione Agile in HR
Non temere di adottare un approccio agile per la tua implementazione HR agile. Avanza a piccoli passi verso la realizzazione della tua più ampia visione agile, raccogli feedback, itera ed esperimenta.
Lascia che i tuoi colleghi collaborino nello sviluppo dell'approccio agile che funzionerà meglio per la tua organizzazione e assicurati di suddividere la strategia in parti facili da implementare, che puoi rilasciare nel tempo mentre porti la funzione HR verso il mondo agile. Una volta capito cosa funziona per il tuo team, potrai scalare quei processi e realizzare una vera trasformazione agile.
Il mio consiglio è di partire dalla cultura e dal mindset che vuoi introdurre prima di passare ai processi agili formali.
Come afferma Agile HR Community, l’HR agile “consiste veramente nell’andare oltre le pratiche standard dell’HR, abbracciando un approccio di sperimentazione e apprendimento per portare valore, un valore che viene validato dalle nostre persone e dalla loro esperienza lavorativa. Solo quando l’HR abbraccia questo metodo la professione può adottare con successo strumenti e pratiche Agile all’interno dei nostri team e progetti.”
Alcune risorse aggiuntive:
- La trasformazione agile dell’HR: un’evoluzione graduale
- Le Persone come un Prodotto
- La necessaria ascesa delle People Ops
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