Slik gjennomfører du en vellykket lønnskjøring (sjekkliste)

Forskning fra Remote fant at 59 % av respondentene rapporterte økt stress, angst og press fra familien på grunn av feil i lønnsutbetalingene. Det er også svært viktig for å overholde skatteregler og unngå sanksjoner og bøter. Ifølge forskning utført av EY koster en gjennomsnittlig lønnsfeil organisasjoner ~$300.

Det skal bare ett feiltastet siffer i lønnsprogramvaren din til for å skape kaos. For å hjelpe deg har jeg satt sammen en sjekkliste for vellykkede lønnsutbetalinger. Tenk på den som bibelen din for å håndtere lønn effektivt, ta vare på medarbeiderne dine og forebygge juridiske problemer.

Selv om den ikke dekker alle behov i enhver virksomhet, vil den hjelpe deg i gang på riktig måte.

Sjekkliste for lønnsbehandling

Før du kan begynne å behandle lønn, trenger småbedriften din et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN).

EIN er nødvendig for at du skal kunne betale føderale lønnsskatter. Du kan søke om ditt via IRS-nettstedet.

Avhengig av hvor du befinner deg og de spesifikke kravene i delstaten og lokale jurisdiksjoner, kan du også trenge flere identifikasjonsnumre. For å være sikker bør du rådføre deg med erfarne HR-konsulenter i området ditt.

Følg trinn én til fem for å håndtere lønn på en smidig måte.

Trinn én: Samle inn all relevant skatte- og medarbeiderinformasjon

Det første trinnet er å samle inn data. Dette trenger du for hver medarbeider:

Medarbeiderinformasjon

• Fullt juridisk navn, adresse, personnummer (SSN) og kontaktopplysninger
• Startdato for ansettelsen
• Skjema W-4 for heltids- og deltidsansatte
• Skjema W-9 for selvstendige oppdragstakere 
• USCIS-skjema I-9 for bekreftelse av arbeidstillatelse i USA 
• Delstatlig konto for rapportering av nyansatte
• Delstatlig konto for yrkesskadeforsikring 
• Opplysninger om bankkonto for direkte innskudd
• Registrering av personalgoder 
• Gjeldende lønnsutlegg.

Kontroller medarbeiderdata

• Kontroller at all medarbeiderinformasjon er korrekt og oppdatert
• Sammenlign personnumre og navn med offentlige dokumenter 

Klassifisering av medarbeidere

• Avklar ansettelsesstatus – deltid eller heltid
• Klassifiser medarbeidere korrekt for skatteformål – oppdragstakere eller ansatte

Betalingsplan 

• Betalingshyppighet – ukentlig, lønn annenhver uke, to ganger i måneden eller månedlig
• Bekreft datoene for hver lønnsperiode

Skatteinformasjon 

• Hent de nyeste tabellene for skattetrekk på delstats-, føderalt og lokalt nivå
• Skjemaer og publikasjoner fra skattemyndighetene

Lønnstrekk

• Identifiser obligatoriske trekk (for eksempel føderal og delstatlig inntektsskatt, trygdeavgift og Medicare)
• Noter frivillige trekk (for eksempel helseforsikring og pensjonsinnbetalinger)

Kontroller regelverksetterlevelse

• Sørg for at lønnsprosessene dine overholder føderale, statlige og lokale arbeidslover
• Hold deg oppdatert på eventuelle juridiske endringer som kan påvirke lønnskjøringen

Når du har samlet inn all denne informasjonen, kan du gå videre til trinn to og beregne lønnen.

Eksperttips: Små bedrifter kan dra nytte av på­lite­lige lønnstjenester tilpasset behovene deres for å overholde regelverket.

Trinn to: Beregn lønnen

For å beregne lønnen riktig må du først finne de ansattes brutto lønn (før skatt). 

Gjør dette i tre trinn:

1. Samle inn nøyaktige timelister eller registreringer av tilstedeværelse for timelønnede ansatte
2. Sørg for at saldoene for betalt fri (PTO) er oppdaterte
3. Gå gjennom eventuelle nylige lønnsøkninger, etterbetalinger, forfremmelser eller oppsigelser

Det er også viktig å trekke fra alle aktuelle fradrag. Verktøy som programvare for utgiftsrapportering kan forenkle denne prosessen.

Timelønnede ansatte 

Multipliser timelønnen med antallet timer som er arbeidet i lønnsperioden. Sørg for å ta hensyn til eventuelle overtidstimer og bruk riktig overtidsats i henhold til arbeidslovgivningen.

Fastlønnede ansatte

For fastlønnede ansatte deler du årslønnen på antallet lønnsperioder i året for å finne brutto lønn for lønnsperioden. 

Hvis ansatte mottar provisjoner eller bonuser, beregner du disse separat og legger dem til den vanlige brutto lønnen.

Dette blir mer komplisert når ulike roller følger forskjellige lønnsmodeller. I tannlegepraksiser kan lønnen for eksempel omfatte fastlønnede medarbeidere, timelønnede tannpleiere, produksjonsbasert lønn for assistenttannleger og bonuser, som alle må beregnes riktig i samme lønnssyklus.

Nå som du har all denne informasjonen, kan du gå videre og beregne nettolønnen. 

• Trekk alle aktuelle fradrag fra bruttolønnen for å komme frem til nettolønnen (lønnen som utbetales) for hver ansatt.
• Fradrag kan omfatte:

• Føderal og statlig inntektsskatt
• Trygdeavgift og Medicare-skatt
• Premier for helseforsikring
• Pensjonsinnbetalinger
• Andre frivillige fradrag
• Etter at alle fradrag, skatter og innbetalinger er tatt med i beregningen, beregner du den endelige nettolønnen som hver ansatt skal motta.
• Generer lønnsrapporter som oppsummerer de ansattes inntekter, fradrag, skatter og innbetalinger. Disse rapportene er viktige for dokumentasjon og etterlevelse av regelverket.

Trinn tre: Kontroller arbeidet

Dette er kanskje det viktigste trinnet: Kontroller arbeidet. Kontroller det deretter én gang til. 

Avvik i lønnsutbetalinger er vanlige, så det lønner seg (bokstavelig talt) å gjennomføre grundige lønnskontroller og bekrefte at informasjonen i lønnsregisteret er korrekt.

Vurder å kjøre en testlønnskjøring for en liten gruppe ansatte før du behandler hele lønnskjøringen. Dette gjør det enklere å identifisere og korrigere eventuelle problemer uten at det påvirker alle ansatte.

Det er også lurt å få et ekstra par øyne til å se over lønnsinformasjonen for å oppdage eventuelle feil. 

Hvis du oppdager noe som er feil, kan lønnsprogramvaren ha registrert en annen ansatts lønn enn den som står i dokumentasjonen din. Kontroller avvikene med de ansatte og ansvarlige teammedlemmer for å rette opp eventuelle uoverensstemmelser. 

Gå videre og kjør beregningene på nytt.  

Trinn fire: Avslutt lønnskjøringen

Å avslutte lønnskjøringen er det siste trinnet i lønnsbehandlingssyklusen. Det er et viktig trinn, enten det gjelder én ansatt i lønnssystemet eller 500.

Det innebærer oppgaver som sikrer at du har fullført alle nødvendige lønnsrelaterte aktiviteter for den aktuelle lønnsperioden. 

Her er en trinnvis veiledning for avslutning av lønnskjøringen:

1. Kontroller lønnsdataene: Dobbeltsjekk alle lønnsdata, beregninger og trekk for å sikre nøyaktighet og fullstendighet.
2. Foreta justeringer: Hvis du oppdager feil eller avvik under kontrollen, må du foreta nødvendige justeringer av lønnsdataene.
3. Avstem kontoene: For eksempel lønnsrelaterte gjeldskontoer og kostnadskontoer, for å sikre at de samsvarer med lønnsdataene.
4. Behandle betalinger av arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter: Beregn det totale beløpet for lønnsskatt som er trukket fra de ansattes lønnsutbetalinger i lønnsperioden. 
5. Forbered og send inn betalinger av lønnsskatt til de relevante skattemyndighetene. Sørg for at du overholder alle frister for innbetaling av skatt. 
6. Generer lønnsrapporter for lønnsperioden: Disse rapportene skal inneholde detaljer om den enkelte ansattes inntekt, trekk, skatter og arbeidsgiverbidrag.
7. Distribuer lønnsslipper eller behandle direkte innbetalinger: Forbered lønnsslipper for ansatte som mottar lønnsslipp på papir, eller iverksett direkte innbetalinger til de ansattes bankkontoer.
8. Sørg for at alle betalinger er korrekte og skjer i tide.
9. Gi lønnsoppstillinger: Send lønnsoppstillinger til de ansatte som viser inntekt, trukket skatt, trekk og nettolønn for lønnsperioden. 
10. Oppdater lønnsregistrene: Ta med data fra den siste lønnsperioden, inkludert arbeidede timer, lønnsjusteringer og eventuelle andre endringer. 
11. Send inn lønnsskatteoppgaver: Fyll ut og send inn alle nødvendige oppgaver for lønnsskatt, for eksempel skjema 941 (arbeidsgivers kvartalsvise føderale skattemelding), skjema WH-347 for sertifisert lønn samt statlige eller lokale skatteoppgaver.
12. Oppbevar lønnsregistrene sikkert: Oppbevar alle lønnsrelaterte dokumenter på en trygg måte – inkludert lønnsslipper, lønnsrapporter, skatteoppgaver og andre registre, slik loven krever.
13. Gjennomfør lønnsavstemming: Avstem lønnen og bedriftsutgiftene og forpliktelsene i regnskapssystemet ditt for å sikre at de samsvarer med lønnsregistrene.
14. Forbered neste lønnsperiode: Samle inn arbeidstidsregistreringer, oppdater eventuelle endringer i de ansattes status og gjennomgå kommende lønnskjøringer.

Trinn fem: Fordel bidrag og send inn trekk

Når lønnskjøringen er avsluttet, er det tid for å fordele arbeidsgiverbidrag og sende inn lønnsskatteoppgaver. 

Dette trinnet sikrer at de riktige beløpene innbetales til de respektive kontoene og skattemyndighetene. 

Her er en oversikt over oppgavene:

• Fordel arbeidsgiverbidrag som helseforsikring, pensjonsordninger (for eksempel 401(k)) eller andre frynsegoder, og fordel de riktige beløpene til hver enkelt ansattes individuelle konto.
• Betal inn lønnsskatt til skattemyndighetene basert på de beregnede lønnsskattebeløpene. Disse skattene omfatter vanligvis føderal inntektsskatt, trygdeavgift, Medicare-skatt, statlig inntektsskatt og eventuelle lokale skatter (se artikkelen vår om forskjellen mellom lønnsskatt og inntektsskatt for mer informasjon).
• Betal inn trekk og ansattes bidrag til relevante skattemyndigheter eller leverandører av fordelsordninger.  
• Utsted oppgaver til de ansatte med detaljer om samlet inntekt, trukket lønnsskatt og eventuelle arbeidsgiverbidrag som er innbetalt på deres vegne (for eksempel bidrag til pensjonsordning).
• Oppbevar dokumentasjon på lønnsskatteoppgaver, innbetalinger og bidrag til ansattes fordelsordninger slik loven krever.

Sjekkliste for lønn ved årets slutt

Å kjøre lønn ved årets slutt handler om mer enn bare å utstede de siste lønnsslippene – det handler om å avslutte lønnskjøringen for regnskapsåret på en nøyaktig, regelverksetterlevende og rettidig måte. Her er en detaljert sjekkliste som veileder deg gjennom prosessen:

1. Gå gjennom viktige datoer og frister

• Noter frister for siste lønnskjøringer, skatteinnrapportering og distribusjon av skjemaer (for eksempel W-2 og 1099).
• Finn ut når årets siste lønnskjøring skal behandles.
• Kontroller IRS-frister og statlige frister for innsending av W-2, 1099 og skatt (vanligvis 31. januar for W-2/1099).
  

2. Bekreft opplysninger om ansatte og oppdragstakere

• Bekreft at alle ansattes navn, personnumre og adresser er oppdaterte.
• Sørg for at opplysninger om oppdragstakere/leverandører er fullstendige for 1099-behandling (TIN, adresse osv.).
• Marker avsluttede arbeidsforhold og sørg for at siste lønnsutbetaling er inkludert.
• Se etter spesielle omstendigheter:
  • Nyansatte eller ansatte som ikke fylte ut et W-4-skjema da de ble ansatt
  • Ansatte med annullerte eller reverserte lønnsutbetalinger
  • Ansatte eller tidligere ansatte med aktive lønnstvister

3. Gå gjennom og avstem lønnsdata hittil i året (YTD)

• Avstem bruttolønn, nettolønn, fradrag og skattetrekk.
• Sørg for at manuelle sjekker og utbetalinger utenom ordinær lønnskjøring er registrert.
• Se etter manglende lønnskjøringer eller dupliserte oppføringer.

4. Bekreft fradrag og ytelser

• Kontroller totalsummene ved årsslutt for:
  • Helseforsikring
  • 401(k)-innbetalinger
  • HSA/FSA-fradrag
  • Pendler- eller frynsegoder
• Se etter beregnet inntekt (f.eks. gruppelivsforsikring over $50,000).
• Avstem fradrag før skatt mot fradrag etter skatt.

5. Kjør årets siste lønn

• Behandle de siste lønnsutbetalingene nøyaktig, inkludert alle bonuser eller justeringer ved årsslutt.
• Sørg for korrekt skattemessig behandling av bonuser (fast sats eller aggregert metode).
• Trekk eventuelle utsatte arbeidsgiveravgifter og skatter (hvis aktuelt).

6. Klargjør og distribuer skjemaer ved årsslutt

• Generer og distribuer W-2-skjemaer til ansatte innen 31. januar.
• Send 1099-NEC-skjemaer til oppdragstakere og lever dem til IRS (også innen 31. januar).
• Lever W-3 (sammendrag av W-2-skjemaer) til SSA.
• Lever ACA-skjemaer (1095-C) hvis det kreves for å overholde arbeidsgivermandatet.

7. Lever årlige skatteoppgaver

• Betal de siste føderale og delstatlige skattene.
• Lever kvartalsvis skjema 941 (Q4) og årlig skjema 940 for FUTA-skatt.
• Dobbeltsjekk lokale skatteforpliktelser hvis du driver virksomhet i flere jurisdiksjoner.
  

8. Sikkerhetskopier og arkiver lønnsopplysninger

• Lagre alle rapporter ved årsslutt: lønnssammendrag, skatteoppgaver, fradragsrapporter osv.
• Oppbevar opplysninger i samsvar med lovkravene (vanligvis 3–7 år).
• Begrens tilgangen til sensitive dokumenter og sørg for sikker lagring.
  

9. Kommuniser med de ansatte

• Informer de ansatte om når og hvordan de vil motta W-2-skjemaene (per post eller digitalt).
• Oppgi en kontaktperson for spørsmål knyttet til lønn.

10. Planlegg for det nye året

• Oppdater skattetabeller og satser for ytelser for det nye året.
• Kontroller endringer i minstelønn og lokale krav.
• Overfør eller tilbakestill saldoer for betalt fri og ytelser etter behov.
• Dette er et godt tidspunkt for å gjennomgå og fastsette lønnspolicyene dine for det nye året. Kanskje ønsker du å tilby større fleksibilitet.

Slik sikrer du en smidig lønnsprosess

Vil du gjøre lønnskjøringen litt smidigere? Det vil vi alle. Les videre.

Nøyaktig dokumentasjon

Dette er avgjørende, for hvis dokumentasjonen din er feil, blir også lønnskjøringen feil.

Enkelte beste praksiser for lønnskjøring for nøyaktig dokumentasjon omfatter:

• Vedlikehold av personalmapper: Opprett individuelle personalmapper som inneholder den viktigste lønnsinformasjonen. 
• Registrering av data uten forsinkelser: Kontroller at dokumentasjonen gjenspeiler den mest oppdaterte informasjonen for hver lønnsperiode. 
• Regelmessige revisjoner: Revisjoner hjelper deg med å identifisere og korrigere avvik eller feil samt opprettholde dataintegriteten. 
• Sikring av lønnsdata: Innfør prosesser for sensitiv informasjon, for eksempel passordbeskyttelse, sikker lagring og tilgangskontroller. 
• Dokumentasjon av endringer: Sørg for å gjøre endringer så snart de skjer – for eksempel lønnsjusteringer, oppdateringer av ytelser eller endringer i arbeidsstatus.  

Opplæring

Vurder spesialisert opplæring i lønnskjøring for å oppdatere ferdighetene dine. Noen tilbydere inkluderer:

• Sertifisert lønnsekspert – dekker alle aspekter ved lønnskjøring, inkludert etterlevelse, dokumentasjon, rapportering, skatt og etterlevelse. 
• Grunnleggende lønnsertifisering – utviklet for lønnseksperter på nybegynnernivå.

Det finnes også mange tilbydere av nettbasert opplæring i lønnskjøring som tilbyr sertifiseringer innen lønnskjøring du kan ta i eget tempo.

Bruk programvare

Hvis du kjører lønn selv, kan riktig lønnssystem for små bedrifter forbedre nøyaktigheten og effektiviteten.

Når du velger riktig lønnssystem og følger en grundig prosess for implementering av programvaren, kan du betale ansatte i tide (og riktige beløp) uten å være avhengig av en omfattende sjekkliste for lønnskjøring.

Hva gjør et lønnssystem? Lønnssystemer er utviklet for å kjøre lønn uten problemer, noe som enkelt rettferdiggjør eventuelle tilknyttede kostnader for lønnsløsninger. 

Avhengig av lønnsleverandøren kan de tilby et bredt spekter av funksjoner for å forenkle lønnsbehandlingen for bedrifter av alle størrelser og gi mulighet til å innføre fleksibel lønn, for eksempel lønn på forespørsel.

I utgangspunktet automatiserer spesialisert programvare alt jeg har nevnt ovenfor. Enkelte kombinerte HR- og lønnssystemer integreres også med verktøy for registrering av arbeidstid og tilstedeværelse. I tillegg fungerer de godt sammen med regnskapsprogrammer, slik at overføring av lønnsdata blir svært enkelt. 

For team som ønsker nettbasert tilgang til prosessen, kan nettbasert lønnssystem gjøre det mulig å administrere lønn uansett hvor de jobber.

Og hvis du er helt ny innen lønnsbehandling, tilbyr enkelte programvareleverandører til og med spesialiserte lønnsløsninger for oppstartsbedrifter.

Sett ut arbeidet

Som oftest fører HR tilsyn med lønnsoperasjonene, eller så gjør en egen regnskaps- eller lønnsavdeling det. Noen bedrifter ønsker imidlertid ikke å ta på seg den byrden.

Et annet alternativ er å sette ut lønnskjøringen til en leverandør av lønnstjenester. Mange bedriftseiere gjør nettopp dette. Og de elsker det.

Leverandører av lønnstjenester er eksperter på sitt felt. Hva gjør en lønnstjeneste? Jo, det er deres jobb å holde seg oppdatert på de nyeste skattelovene og forskriftene. Dette sikrer at du får nøyaktige og regelverksetterlevende rapporter om lønnsbehandlingen, med langt lavere risiko for feil.

Å sette ut lønnskjøringen kan absolutt spare deg for verdifull tid, slik at du kan fokusere på kjerneaktivitetene i virksomheten. Og etter hvert som bedriften vokser, blir lønnskjøringen uunngåelig mer kompleks. 

Ved å sette ut denne oppgaven kan du enkelt skalere og håndtere endringer i antall ansatte og ytterligere lønnsbehov uten avbrudd.

For meg, se artikkelen vår om fordelene og ulempene ved å sette ut lønnsarbeidet.

Sett i gang og kjør lønnen 

Enten du er bedriftseier eller HR-medarbeider, har du nå kunnskapen du trenger for å kjøre lønn med trygghet. 

Hva nå? Vel, du kan gjøre en annen virksomhet en tjeneste og dele sjekklisten i sosiale medier. Å dele er tross alt å bry seg!

For å få det nyeste innholdet fra People Managing People kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alt vårt nyeste innhold, slik at du kan utvikle deg i karrieren og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.