11 rekrutteringskostnader og hvordan du beregner dem

Hvilke faktorer brukes til å beregne rekrutteringskostnader?

Beregning av rekrutteringskostnader innebærer å ta hensyn til en rekke faktorer, som hver bidrar til de totale utgiftene knyttet til ansettelsesprosessen. Du kan få bedre oversikt over hvilke faktorer som driver kostnadene gjennom en revisjon av rekrutteringen.

Her er de viktigste faktorene som brukes ved beregning av rekrutteringskostnader:

1. Kostnader for annonsering og publisering av stillinger

• Jobbportaler og nettsteder: Gebyrer for å publisere ledige stillinger på plattformer som LinkedIn, Indeed, Glassdoor og lignende.
• Annonsering i sosiale medier: Kostnader for å markedsføre stillingsannonser på plattformer som Facebook, Twitter og Instagram.
• Trykte medier: Utgifter til annonsering i aviser, magasiner eller andre trykte publikasjoner.
• Vedlikehold av karrieresiden: Kostnader knyttet til vedlikehold og oppdatering av selskapets karrierenettsted.

2. Gebyrer til rekrutteringsbyråer

• Byråprovisjoner: Vanligvis en prosentandel av den nyansattes førsteårslønn dersom et rekrutteringsbyrå benyttes.
• Gebyrer for oppdragsbasert søk: For rekrutteringsfirmaer som krever betaling på forhånd for å finne kandidater til stillinger på seniornivå.

Ved å samarbeide med RPO-selskaper kan virksomheter imidlertid redusere rekrutteringskostnadene betydelig, samtidig som de opprettholder ansettelser av høy kvalitet.

3. Kostnader for medarbeiderhenvisningsprogrammer

• Henvisningsbonuser: Utbetalinger eller insentiver til eksisterende medarbeidere for vellykkede kandidat­henvisninger (plattformer for medarbeiderhenvisninger kan bidra til å spore disse).

4. Kostnader for interne rekrutteringsteam

• Lønn og ytelser: Godtgjørelse til HR- og rekrutteringsmedarbeidere som deltar i ansettelsesprosessen.
• Opplæring og utvikling: Kostnader for løpende opplæring og faglig utvikling for rekrutteringsteamet.
• Driftsutgifter: Kontorlokaler, strøm og andre indirekte kostnader knyttet til rekrutteringsavdelingen.

5. Kostnader for intervjuer og vurderinger

• Reise og overnatting: Utgifter til å fly inn kandidater til intervjuer, inkludert hotellopphold, måltider og transport.
• Intervjutid: Kostnaden for tiden ledere, HR-medarbeidere og teammedlemmer bruker på å gjennomføre intervjuer (ofte beregnet ut fra timelønnen deres).
• Vurderingsverktøy: Gebyrer for eventuelle tester før ansettelse, psykometriske vurderinger eller ferdighetstester som gjennomføres for kandidater.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Teknologi og rekrutteringsverktøy

• Søkersporingssystemer (ATS): Kostnader for rekrutteringsprogramvare, for eksempel søkersporingssystemer som bidrar til å administrere og effektivisere rekrutteringsprosessen.
• CV-databaser: Gebyrer for tilgang til nettbaserte databaser med kandidaters CV-er.
• Tjenester for bakgrunnssjekk: Kostnader knyttet til gjennomføring av bakgrunnssjekker, kredittsjekker og rusmiddeltesting.
• IT-infrastruktur: Gebyrer knyttet til utvikling og vedlikehold av bedriftens karriereside, inkludert programvare for stillingsannonser.

Psst. Mange små bedrifter benytter seg av gratis HR-verktøy eller gratis rekrutteringssystemer for å holde rekrutteringskostnadene under kontroll.

7. Karrieremesser og rekrutteringsarrangementer

• Deltakeravgifter: Kostnader for å sikre seg en stand eller tilstedeværelse på jobb- og karrieremesser, karrieredager ved universiteter og andre rekrutteringsarrangementer.
• Markedsføringsmateriell: Utgifter til brosjyrer, bannere og reklamemateriell som deles ut på arrangementer.
• Reisekostnader: Kostnader for at rekrutterere skal delta på arrangementer, inkludert transport, overnatting og måltider.

9. Diverse kostnader

• Juridiske gebyrer: Utgifter knyttet til utarbeidelse av arbeidsavtaler eller andre juridiske tjenester.
• Flytteutgifter: Kostnader som dekkes av bedriften for å flytte nyansatte til arbeidsstedet.
• Avslutningskostnader: Ved utskifting av en ansatt inkluderer dette kostnader til sluttvederlag, videreføring av ytelser og andre utgifter knyttet til avslutningen av arbeidsforholdet.

10. Tids- og effektivitetsmålinger

• Tid til ansettelse: Tiden det tar å besette en stilling, fra den første stillingsannonsen publiseres til ansettelsesdatoen, ofte uttrykt som en kostnad i form av tapt produktivitet.
• Kostnad per ansettelse: En spesifikk måling som deler de totale rekrutteringskostnadene på antallet gjennomførte ansettelser, og gir en gjennomsnittlig kostnad per nyansatt.

11. Eksterne økonomiske faktorer

• Markedsforhold: Økonomiske forhold, knapphet i arbeidsmarkedet og bransjespesifikke faktorer kan påvirke rekrutteringskostnadene.
• Konkurranse om talenter: I bransjer med høy etterspørsel kan bedrifter måtte bruke mer på rekrutteringsarbeid for å tiltrekke seg de beste talentene.

Slik beregner du rekrutteringskostnadene dine for budsjettplanlegging

Slik beregner du de totale rekrutteringskostnadene når du utarbeider rekrutteringsbudsjettet ditt.

1. Beregn det totale antallet ansettelser

Begynn med å fastslå hvor mange stillinger dere må besette i hver avdeling i løpet av en bestemt periode (for eksempel hvert kvartal).

Forhåpentligvis blir dette avklart gjennom en samarbeidsbasert prosess for ansettelsesplanlegging som også tar forventet turnover i betraktning.

2. Beregn de faste kostnadene

• Kostnader for det interne rekrutteringsteamet: Omfatter lønn, ytelser og annen godtgjørelse som utbetales til HR- og rekrutteringsteamet over en bestemt periode. Du kan også gå mer i dybden og beregne kostnaden for tiden som brukes av ansettende ledere og andre teammedlemmer.
• Operasjonelle faste kostnader: Ta med kostnadene for kontorlokaler, strøm, andre tjenester og materiell som brukes av rekrutteringsteamet.

3. Variable rekrutteringskostnader

• Annonseringskostnader: Beregn det totale beløpet du kommer til å bruke på stillingsannonser, nettannonser, promotering i sosiale medier og andre markedsføringstiltak. 
• Byråhonorarer: Beregn eventuelle gebyrer du må betale til eksterne rekrutteringsbyråer, for eksempel hvis du ansetter til stillinger som er vanskelige å fylle. Har du tidligere data som viser hvor mange som ble ansatt ved hjelp av rekrutteringsbyråer?
• Ta høyde for henvisningsbonuser: Bruk tidligere data hvis du har det, og beregn eventuelle belønninger du vil utbetale til ansatte for vellykkede kandidat- eller medarbeiderhenvisninger.
• LinkedIn og andre plattformer: Kostnader for lisenser eller abonnementer på LinkedIn-rekruttering og andre ansettelsesplattformer.

4. Beregn kostnader for rekrutteringsteknologi

• System for kandidatoppfølging: Ta med gebyrer for eventuelle ATS-er eller annen rekrutteringsprogramvare du bruker.
• Vurderingsverktøy: Legg til kostnader for eventuell programvare for kandidattesting eller verktøy for kandidatsiling.
• Andre kostnader for rekrutteringsteknologi: Ta hensyn til eventuelle ytterligere teknologirelaterte utgifter, for eksempel tilgang til CV-databaser eller programvare for bakgrunnssjekk.

5. Beregn kostnad per ansettelse

Totale rekrutteringskostnader: Legg sammen alle kostnadene fra de foregående trinnene for å få et estimat over de totale rekrutteringsutgiftene.

Kostnad per ansettelse: Del de totale rekrutteringskostnadene på det totale antallet ansettelser.

Eksempel på beregning

• Totalt antall ansettelser: 20
• Faste kostnader: $80,000
• Variable rekrutteringskostnader: $20,000
• Kostnader for rekrutteringsteknologi: $10,000

Totale rekrutteringskostnader:

10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00

Kostnad per ansettelse:

95,000/20 = 4,750

I dette tilfellet vil kostnaden per ansettelse være $4,750.

Denne metoden gir deg et tydelig bilde av hvor mye det koster organisasjonen å ansette hver nye medarbeider, og kan hjelpe deg med å identifisere områder der du kan redusere kostnader eller forbedre effektiviteten. For eksempel: Koster en bestemt stillingsportal mye uten å gi kandidater?

10 beste praksiser for å redusere og kontrollere rekrutteringskostnader

Selvfølgelig ønsker vi alle å få mer for mindre, så hvordan kan du redusere rekrutteringskostnadene samtidig som du forbedrer andre rekrutteringsmåltall, for eksempel kvaliteten på ansettelsene?

1. Effektiv planlegging

Å ansette de rette talentene begynner med grundig planlegging, og det at du leser denne artikkelen, er en god start!

En godt utformet plan bidrar til effektiv ressursfordeling, minimerer unødvendige utgifter til rekruttering og introduksjon av nyansatte, og gir en bedre kandidatopplevelse. Den bidrar også til å unngå feilansettelser og overbemanning.

En godt gjennomført ansettelsesplan tar dessuten ikke bare hensyn til rekrutteringen av nye medarbeidere, men også til deres langsiktige suksess og videre tilknytning til organisasjonen (noe som i utgangspunktet kan redusere behovet for å rekruttere).

Den bidrar for eksempel til å definere roller og ansvarsområder og åpner for samtaler om intern mobilitet og utvikling.

2. Bygg en sterk arbeidsgivermerkevare

Investering i arbeidsgivermerkevaren din vil hjelpe deg med å tiltrekke kandidater og redusere behovet for kostbar annonsering, noe som fører til flere kvalifiserte søknader.

Kjernen i arbeidsgivermerkevaren din er ditt arbeidsgiverløfte (EVP), altså det du tilbyr som arbeidsgiver i bytte mot noens arbeidsinnsats.

Et tydelig definert EVP vil hjelpe deg med å beholde nåværende medarbeidere og tiltrekke de rette kandidatene til stillingene dine.

3. Automatiser

Selv om mye av rekruttering innebærer å være kreativ og knytte kontakt med kandidater på et personlig nivå, finnes det en betydelig mengde repetitive oppgaver og ineffektivitet.

Automatisering av rekruttering automatiserer mange av disse oppgavene for å redusere administrasjon og frigjøre rekrutteringsteam, slik at de kan fokusere på viktigere ting som å snakke med kandidater og videre effektivisere rekrutteringsprosessen.

Oppgaver som egner seg godt for automatisering, omfatter:

• Publisering av stillingsbeskrivelser
• Kommunikasjon, for eksempel avslag, informasjon eller påminnelser
• Planlegging av intervjuer
• Generering av rapporter.

Les vår oversikt over den beste programvaren for automatisert rekruttering for å finne systemer som utmerker seg på dette området.

4. Utnytt eksisterende medarbeidere

Eksisterende medarbeidere er en god måte å finne kandidater på fordi de kjenner rollene og organisasjonen din.

Hvis arbeidsgivermerkevaren og EVP-en din er sterke, bør ikke dette være så vanskelig, men du kan alltid legge til insentiver og gjøre det enkelt for folk ved å holde dem oppdatert om ledige stillinger med stillingsbeskrivelser de kan dele.

Du kan også få nåværende medarbeidere til å delta i arbeidet med rekrutteringsmarkedsføring og dele historier og anbefalinger på nettstedet og i sosiale medier for å vise frem bedriftskulturen.

5. Sørg for god datahygiene

Å redusere rekrutteringskostnadene handler om å overvåke rekrutteringsprosessen og synliggjøre ineffektivitet. For å gjøre dette trenger du data av god kvalitet som gjenspeiler virkeligheten. 

Den beste måten å gjøre dette på er å følge opp regelmessig og sjekke inn med teamet og ansettelseslederne for å hjelpe dem med å etablere en vane for å registrere og oppdatere data.

For eksempel kan du sette en KPI knyttet til screeningsamtaler og følge opp regelmessig for å sikre at de registreres i systemet.

Hvis du vil sikre at ansettelseslederne registrerer tilbakemeldingene sine, bør du følge opp etter hvert intervju og kontrollere at tilbakemeldingen er av god kvalitet.

6. Optimaliser stillingsannonser

Du vil ønske å få stillingsannonsene dine foran så mange potensielle kandidater som mulig. En god SEO-strategi for rekruttering vil bidra langt på vei til at du får mest mulig ut av hver annonse.

Det å skrive tydelige og målrettede stillingsbeskrivelser vil også bidra til å tiltrekke de best egnede kandidatene og redusere mengden ukvalifiserte søknader.

For veiledning kan du lese Mariya Hristovas utmerkede guide om hvordan du skriver en stillingsbeskrivelse.

7. Opplæring

Invester i opplæring av interne team for å forbedre ferdighetene deres innen områder som kandidatsøk, intervjuer og forhandling. Dette bør forhåpentligvis gi resultater på lang sikt.

8. Ansett internt

Talentet du trenger, finnes kanskje allerede i organisasjonen, slik at du slipper å lete i det bredere markedet. 

En måte å dekke talentbehov internt på er å implementere effektive strategier for læring og utvikling og bli en ferdighetsbasert organisasjon. 

I stedet for å fokusere på stillingstitler og posisjoner blir hovedfokuset de unike ferdighetene og evnene til medarbeiderne dine, og hvordan de kan utvikles og tas i bruk mest mulig effektivt for å dekke virksomhetens behov.

9. Sett ut til andre

Utkontraktering av rekrutteringsprosessen kan bidra til å redusere kostnadene ved å spare tid og ressurser knyttet til kandidatsøk, og rekrutterere vil vanligvis også hjelpe til med intervjuprosessen, slik at begge parter kan finne ut om dette er et godt samsvar.

Alternativene her omfatter en profesjonell rekrutteringstjeneste, en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon eller en registrert arbeidsgiver.

10. Utnytt gratis eller rimelige verktøy

Bruk av gratis eller rimelige verktøy kan redusere rekrutteringskostnadene betydelig uten at det går på bekostning av effektiviteten. Du kan for eksempel redusere de samlede kostnadene med en gratis lønnsløsning som bidrar til å effektivisere lønnsarbeidet parallelt med rekrutteringsarbeidet.

Ved å ta i bruk nettbaserte plattformer og programvare med ingen eller lave gebyrer kan selskaper redusere kostnader til rekrutteringsbyråer, markedsføring og administrative oppgaver, noe som gjør det enklere å håndtere rekruttering med et stramt budsjett.

Vanlige spørsmål om rekrutteringskostnader

Hva er forskjellen mellom faste og variable rekrutteringskostnader?

Hvordan varierer rekrutteringskostnader mellom bransjer?

Hva er en akseptabel referanseverdi for kostnad per ansettelse?

Hvilke skjulte kostnader finnes i rekruttering?

Hvor ofte bør rekrutteringskostnadene gjennomgås?