Krav til HR-programvare: Forstå behovene dine
Å forstå HRs rolle i små bedrifter og store virksomheter er avgjørende når man vurderer kostnadene for HR-programvare, slik at løsningen samsvarer med selskapets budsjett og mål.
For å håndtere disse endrede kravene utvikler også HR-programvare seg. Den brukes ikke lenger bare til lønnshåndtering – selv om dette fortsatt er en viktig kjernefunksjon innen HR.
I dag er det viktigere enn noen gang å implementere HR-programvare for å sikre at selskapet ditt forblir en konkurransedyktig arbeidsgiver i arbeidslivet i endring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Viktige krav til HR-programvare
Alle selskaper har unike behov når det gjelder funksjonene og egenskapene i en HR-løsning. Det finnes imidlertid noen fellestrekk når det gjelder å sikre at HR-programvaren du velger øker produktiviteten og tilfredsheten i hele selskapet.
Kontrollspørsmål ved valg av HR-programvare
Uansett hvilken type HR-administrasjonsprogramvare du trenger, bør du vurdere følgende overordnede spørsmål for å sikre at du får alle fordelene med HR-administrasjonsprogramvare:
- Vil den være enkel å bruke for både HR-medarbeiderne og de ansatte?
- Kan den integreres med de andre HR-programvaresystemene dine?
- Er den skalerbar og fleksibel dersom virksomhetens behov endres?
- Er den skybasert eller installert lokalt?
- Er det tilgjengelig en mobilapp?
- Oppfyller den standardene for datasikkerhet, for eksempel kravene i GDPR?
- Vil den effektivisere HR-driften (det vil si eliminere regneark)?
- Tilbyr den automatisering av typiske tidkrevende oppgaver?
Når disse spørsmålene er besvart, kan du gå videre til neste trinn i utvelgelsesprosessen og begynne å se på individuelle programvarefunksjoner.
Viktige egenskaper ved effektiv HR-programvare
HR-programvare kan tilpasses, og det finnes mange ulike alternativer som kan dekke selskapets spesifikke behov. Men det finnes noen funksjoner som vi mener er nyttige i nesten alle tilfeller:
- Selvbetjeningsportal for ansatte: Når ansatte får direkte tilgang til å gjennomgå viktige dokumenter, se arbeidsplanen sin, be om fri og følge opplæringen sin, vil de bare kontakte HR-teamet ditt om alvorlige saker.
- Arbeidsflyter for rekruttering og introduksjon: Se etter innebygde verktøy som bidrar til å standardisere og effektivisere rekrutterings- og introduksjonsprosessen, inkludert stillingsannonser, tilbudsbrev, digitale signaturer og sjekklister for nyansatte – alt på ett sted.
- Funksjoner basert på kunstig intelligens (AI): Mer avanserte HR-verktøy inkluderer nå AI for å hjelpe med oppgaver som gjennomgang av CV-er, prediktiv analyse av medarbeideravgang og personlige anbefalinger for læring – slik at du kan ta smartere og raskere beslutninger.
- Tidsstyring: Automatisert tidsstyring kan forbedre arbeidsflyten, særlig når de ansatte har direkte tilgang. Mange HR-systemer inkluderer teambaserte kalendere og fraværsvarsler som bidrar til å minimere effekten av fravær.
- Administrasjon av påmelding til personalgoder: Selvbetjent påmelding til personalgoder lar ansatte se, velge og oppdatere fordelspakkene sine uten å måtte gå via HR. Dette reduserer behovet for frem og tilbake-kommunikasjon og sikrer at fristene for personalgodene overholdes.
- Læringsmuligheter: I en studie utført av Quantum Workplace oppga ansatte utviklingsmuligheter som en av de viktigste årsakene til medarbeiderengasjement. Vurder en HR-løsning med et integrert læringsstyringssystem (LMS) eller en opplæringsmodul som hjelper de ansatte med å utvikle ferdighetene sine over tid.
- Analyse og rapportering: HR-programvare samler inn mye data om ansatte, men du bør ikke måtte eksportere dataene til et annet system for å finne ut hva de betyr. Den beste HR-programvaren inkluderer datadashbord og innebygde analysefunksjoner.
Spesifikke krav til ulike typer HR-programvare
Selv om du kanskje bare ser etter en løsning for medarbeideradministrasjon for utfordringer innen ett av disse områdene, deles kjerneprogramvare for HR vanligvis inn i fire grunnleggende kategorier:
- HR-datahåndtering (for eksempel informasjonssystemer for menneskelige ressurser, eller HRIS)
- Lønns-, økonomi- og regnskapsprogramvare
- Programvare for rekruttering, ansettelse og introduksjon av nyansatte
- Programvare for resultatstyring av ansatte
Hver programvaretype har ulike krav. Men hva er kravene til hver av dem, og hva bør du se etter når du velger din kjerneprogramvare for HR?
Krav til programvare for personaladministrasjon
Programvare for personaladministrasjon (HRMS) er en pakke med applikasjoner som håndterer ulike HR-prosesser, inkludert ansettelser, resultatvurderinger, vedlikehold av ansattinformasjon og mange andre oppgaver.
HRMS-programvare varierer mye, fra grunnleggende HRMS-programvare (også kjent som HRIS-programvare) til svært avanserte og komplekse løsninger.
Fordi HRMS-programvare varierer så mye, må du før du kan vurdere den, utarbeide en RFP for HR-programvare som definerer hva virksomheten din krever av den. Vanlige funksjoner i HRMS-programvare omfatter:
- Lønnsbehandling
- Administrasjon av ansattgoder
- Verktøy for rekruttering og ansettelse
- Verktøy for introduksjon og opplæring
- Et læringsstyringssystem (LMS)
- Lagring av ansattdata
- Registrering av oppmøte eller digitale timelister
- HR-måltall og analyse
Se først på virksomhetens prioriteringer og mål. Hvor er virksomheten mest effektiv? Og hvor har den problemer med å oppnå effektivitet? Fokuser på områdene der du trenger hjelp, og lag en kravliste for å fange opp funksjonene du trenger mest.
Se deretter på virksomhetens tekniske krav. Hvor mange ansattoppføringer må lagres? Og hvor mange brukere skal HR-programvaren ha?
Hvis du trenger at HRMS-programvaren støtter bestemte språk eller hjelper deg med spesifikke regulatoriske problemstillinger, bør dette stå på kravlisten og også inngå i forretningsgrunnlaget ditt.
Ikke alle HRMS-programvareløsninger inkluderer funksjoner som lønnsadministrasjon eller administrasjon av ansattgoder som en del av grunntjenesten, så hvis dette er nødvendig, bør du legge det til på listen.
Krav til lønns- og fordelsprogramvare
Programvare for lønn og ansattgoder hjelper deg med å følge månedlige kostnader til goder, behandle lønn, beregne og rapportere lønnsskatt samt håndtere relaterte økonomiske oppgaver.
Med denne typen programvare vil følgende spørsmål hjelpe deg med å fastslå virksomhetens krav:
- Hvor mange ansatte har dere?
- Har dere sesongarbeidere eller midlertidig ansatte?
- Tilbyr dere ansattgoder?
- Hvor erfaren er lønnsadministratoren deres?
- Hvilken lovgivning må dere overholde?
- Hva slags analyser trenger dere?
- Betaler dere salgsbelønninger eller bonuser?
For å hjelpe deg med å sammenligne disse detaljene fra flere leverandører anbefaler jeg å be om lønnsforslag fra minst de tre beste alternativene dine, slik at prosessen blir enklere.
Virksomheter krever vanligvis lønns- og fordelsprogramvare som tilbyr følgende funksjoner:
- Integrasjon med eksisterende HR-databaser
- Støtte for overholdelse av skatteregler
- Registrering av ferie- og sykefravær
- Selvbetjent tilgang for ansatte til lønnsslipper og skatteskjemaer
- Automatisk registrering av ansattes rett til ansattgoder
Når lønnssystemer skaleres, er det avgjørende å gjennomføre en risikoanalyse og utarbeide en kravspesifikasjon før du velger leverandør. Utvikle et robust vurderingsskjema for å velge riktig partner for dine behov.
Krav til rekrutteringsprogramvare
Funksjoner i rekrutteringsprogramvare omfatter ofte et søkerhåndteringssystem (ATS), kandidatrelasjonshåndtering og programvare for jobbintervjuer.
Funksjoner som er vanlige på tvers av mange undertyper av rekrutteringsprogramvare, omfatter automatisk publisering av stillingsannonser på nettsteder og sosiale medier, muligheten til å motta CV-er på nettet og verktøy for å filtrere bort ukvalifiserte kandidater og sammenligne kvalifiserte kandidater med hverandre.
Ifølge Business News Daily bør selskaper se etter rekrutteringsprogramvare som oppfyller følgende krav:
- Kan publisere på bestemte jobbportaler
- Har et mobilvennlig grensesnitt
- Har fleksibel prissetting
- Har en rask søknadsprosess
- Sikrer samsvar med ansettelseslovgivningen
Hvis prisen er en begrensende faktor for programvareinvesteringen din, er de rimeligste ansettelsesverktøyene vanligvis rekrutteringssystemer for små bedrifter.
Krav til programvare for prestasjonsstyring
Programvare for prestasjonsstyring hjelper virksomheter med å forstå de ansattes prestasjoner bedre. En av de viktigste fordelene med verktøy for prestasjonsstyring er at de gjør det mulig for virksomhetsledere å spore og analysere ansattdata og evaluere individuelle ansatte.
For denne typen programvare omfatter de viktigste kravene følgende:
- Brukervennlighet
- Mulighet til å sette mål
- Funksjoner for fremdriftssporing
- Mulighet til å gi kontinuerlige tilbakemeldinger
- Automatiske påminnelser om frister for prestasjonsvurderinger
- Enkel kommunikasjon mellom ansatte og ledere
Selvfølgelig ønsker du også at programvaren for prestasjonsstyring skal være fleksibel, tilpasningsdyktig og kompatibel med de andre systemene dine. Prisen på systemer for prestasjonsstyring er også avgjørende, siden du trenger noe som passer budsjettet ditt. Det samme gjelder all HR-programvare du velger ut!
Deretter skal vi se nærmere på disse kravene og hvordan du kan evaluere dem.
Slik evaluerer du HR-programvare
Hvordan kan du evaluere en HR-løsning med hensyn til fleksibilitet og tilpasningsevne? Og hva bør du vurdere når du fastsetter de totale kostnadene for en HR-løsning? La oss se nærmere på det.
Kompatibilitet med eksisterende HR-systemer
Implementering av en HR-styringsløsning vil sannsynligvis innebære integrering med andre systemer som allerede er i bruk, for eksempel ERP-, økonomistyrings- og CRM-programvare. Dette gjør det mulig å dele informasjon mer effektivt og få et langt mer komplett bilde av virksomhetens analyser.
En leverandør bør kunne fortelle deg om programvaren er kompatibel med de andre systemene du bruker, og la deg teste den før du forplikter deg til et kjøp. Du bør også bekrefte at leverandøren vil tilby løpende brukerstøtte og oppdateringer for å sikre kompatibilitet med systemer du kan komme til å implementere i fremtiden.
Fleksibilitet og tilpasningsevne
Virksomheter står ikke stille, så HR-programvaren din kan heller ikke stå stille. Den må vokse (eller krympe) i takt med behovene dine. Når du leter etter en HR-løsning, bør du vurdere hvilke nøkkelfunksjoner og hvilket omfang du forventer å trenge i fremtiden. Hvis programvaren har de ekstra funksjonene du ønsker, hvor mye vil det koste å implementere dem når tiden kommer?
Fleksibilitet er avgjørende. HR-prosessene dine kan utvikle seg over tid, og systemet bør gjøre det mulig å tilpasse seg uten at du trenger en fullstendig overhaling. Du bør kunne tilpasse arbeidsflyter og rapporter slik at de passer til behovene dine i endring.
Kostnadsfaktorer du bør vurdere
Kostnaden for HR-programvare kan beregnes på ulike måter, og det er viktig å ha dette i mente når du leter etter en løsning.
For mange typer programvare betaler virksomheter en månedlig avgift per bruker eller ansatt i tillegg til en grunnleggende månedsavgift. Noen systemer kan også kreve et implementeringsgebyr for å sette opp programvaren i henhold til systemkravene dine. Det å forstå prismodeller for HRIS kan hjelpe deg med å budsjettere effektivt for investeringen i HR-teknologi.
Løsninger rettet mot større virksomheter krever oftere et engangskjøp til en fast pris, ofte basert på virksomhetens størrelse. Husk også at økt lagringskapasitet, implementering av ekstra funksjoner og tilgang til tilpasset kundestøtte fra programvareleverandøren sannsynligvis vil medføre ytterligere kostnader.
Mindre virksomheter kan oppleve at gratis programvare eller programvare med åpen kildekode passer bedre, men det vil være begrensninger. HR-programvare med åpen kildekode gir deg bare tilgang til programvarekoden, så du trenger noen med programmeringskunnskap for å gjøre den om til en brukbar løsning.
Noen leverandører kan tilby gratis eller rimelig HR-programvare som er overkommelig å komme i gang med, men som bare inneholder svært grunnleggende funksjoner. Med disse abonnementene vil det koste mer å legge til ekstra funksjoner.
Hvis du vil gå grundig gjennom kostnadene ved HR-teknologi, kan du lese artikkelen vår "Er organisasjonen din klar for HR-teknologi?"
Slik lanserer du ny HR-programvare
Det er vanskelig å introdusere ny programvare. En rapport fra McKinsey viste faktisk at bare 16 % av respondentene mente at virksomhetenes digitale transformasjoner var vellykkede. Men en vellykket programvarelansering gir store fordeler. HR-programvare kan øke effektiviteten, redusere kostnadene og forbedre medarbeidertilfredshet og -beholdning. For å oppnå disse fordelene med HCM-programvare eller HR-programvare er det avgjørende å ha en solid plan.
More Articles
Implementering av HR-programvaren
Når du har valgt HR-programvaren din, er det på tide å implementere den. PeopleGoal anbefaler en implementeringssyklus på seks uker.
Dette inkluderer tid til konfigurering av kontoer og pilottesting utført av HR-avdelingen før du lanserer programvaren for hele virksomheten.
Ved å følge en godt planlagt prosess og dokumentere hvert trinn kan du sørge for at du møter så få problemer som mulig.
Et pilotteam bestående av medlemmer fra alle nivåer i virksomheten, med ulik grad av teknisk kompetanse, vil hjelpe deg med å løse problemer under lanseringen.
Ulike typer ansatte vil ha ulike krav til HR-programvaren din og ulike utfordringer når det gjelder å bruke den.
Ved å ta hensyn til tilbakemeldingene deres øker du sjansene for at den digitale HR-transformasjonen blir vellykket.
Introdusere HR-programvaren for teamet ditt
Når du har konfigurert programvaren, testet den og håndtert eventuelle problemer som pilotteamet har tatt opp, er det på tide å introdusere den for resten av virksomheten.
I denne prosessen er god kommunikasjon avgjørende for å skape en positiv medarbeideropplevelse. Sørg for at medarbeiderne dine er kjent med detaljene rundt lanseringen, og vet hvor de skal henvende seg for å få støtte når de bruker den nye HR-løsningen.
Teamet ditt bør være begeistret for fordelene den nye HR-programvaren tilbyr. Vil den gjøre det enkelt for dem å be om ferie? Eller vil den bidra til å holde den sensitive medarbeiderinformasjonen deres trygg? Vil den sikre at de får regelmessig planlagt veiledning, og dermed forbedre karriereutviklingen deres?
Hvis medarbeiderne dine føler at de har noe å vinne på dette, vil du få høyere medarbeiderengasjement og bedre oppslutning fra selskapet som helhet.
Det er spesielt viktig for medarbeidertilfredsheten at medarbeiderne dine vet at du lytter til dem.
Hvis en medarbeider føler at han eller hun ikke har de nødvendige ferdighetene for den nye programvaren, må du sørge for at vedkommende får opplæringsmuligheter som er tilpasset dem.
Eller hvis en medarbeider har hatt en dårlig opplevelse med tidligere programvarelanseringer, bør du lytte til bekymringene deres og ta hånd om dem.
Hver medarbeider som er fornøyd med HR-løsningen din, vil påvirke andre og bidra til medarbeidertilfredshet som helhet.
Hva skjer videre?
Vil du holde deg oppdatert på alt som gjelder HR-programvare? Sørg for å melde deg på nyhetsbrevet fra People Managing People for å få de nyeste trendene og innsiktene innen HR-teknologi rett i innboksen din.
