Papirer for nyansatte: Viktig veiledning 2026

Hvilke føderale og delstatlige skjemaer kreves for nyansatte?

Skjema I-9

I-9-skjemaet kreves for å bekrefte den nyansattes identitet og rett til å arbeide i USA. Både arbeidstakeren og arbeidsgiveren må fylle ut deler av dette skjemaet. 

Arbeidsgivere må fylle ut et I-9-skjema for hver arbeidstaker innen tre dager etter startdatoen​​​​.

Oversikt over I-9-skjemaet

I-9-skjemaet er delt inn i tre hoveddeler:

1. Del 1: Opplysninger om arbeidstakeren og egenerklæring
2. Del 2: Arbeidsgiverens eller den autoriserte representantens gjennomgang og bekreftelse
3. Del 3: Ny bekreftelse og gjenansettelse (for arbeidsgivere når det er nødvendig)

Del 1: Opplysninger om arbeidstakeren og egenerklæring

• Hvem fyller det ut: Arbeidstakeren.
• Dette inneholder det:
  • Fullt navn
  • Andre navn som er brukt (hvis relevant)
  • Adresse (gatenummer og gatenavn, leilighetsnummer, by eller tettsted, delstat, postnummer)
  • Fødselsdato
  • Amerikansk personnummer (valgfritt med mindre arbeidsgiveren deltar i E-Verify)
  • E-postadresse og telefonnummer (valgfritt)
  • Egenerklæring om statsborgerskap eller immigrasjonsstatus ved å velge ett av følgende:
    • Amerikansk statsborger
    • Person uten statsborgerskap, men med nasjonalitet fra USA
    • Lovlig fast bosatt
    • Utlending med arbeidstillatelse

Del 2: Arbeidsgiverens eller den autoriserte representantens gjennomgang og bekreftelse

• Hvem fyller det ut: Arbeidsgiveren eller en autorisert representant.
• Dette inneholder det:
  • Dokumenttittel
  • Utstedende myndighet
  • Dokumentnummer
  • Utløpsdato (hvis relevant)
  • Arbeidsgiveren må fysisk undersøke dokumentasjonen arbeidstakeren legger frem, og signere og datere delen.

Del 3: Ny bekreftelse og gjenansettelse

• Hvem fyller det ut: Arbeidsgiveren (når det er nødvendig).
• Dette inneholder det:
  • Ny bekreftelse av arbeidstillatelsen (for arbeidstakere hvis arbeidstillatelse har utløpt)
  • Oppdatering av opplysninger for gjenansatte

Godkjente dokumenter for identitet og arbeidstillatelse

Arbeidstakere må legge frem originaldokumenter som bekrefter både identitet og arbeidstillatelse. Dokumentene er delt inn i tre lister:

• Liste A: Dokumenter som bekrefter både identitet og arbeidstillatelse
• Liste B: Dokumenter som kun bekrefter identitet
• Liste C: Dokumenter som kun bekrefter arbeidstillatelse

Eksempler på godkjente dokumenter

Liste A (identitet og arbeidstillatelse)

• Amerikansk pass eller amerikansk passkort
• Permanent oppholdskort eller kvitteringskort for registrering av utlending (skjema I-551)
• Arbeidstillatelsesdokument (kort) som inneholder et fotografi (skjema I-766)
• Pass fra Mikronesias fødererte stater (FSM) eller Republikken Marshalløyene (RMI) med skjema I-94 eller skjema I-94A som viser innreise som ikke-immigrant i henhold til avtalen om fri assosiering mellom USA og FSM eller RMI

Liste B (kun identitet)

• Førerkort eller ID-kort utstedt av en delstat eller et tilhørende territorium i USA, forutsatt at det inneholder et fotografi eller opplysninger som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• ID-kort utstedt av føderale, delstatlige eller lokale myndigheter eller organer, forutsatt at det inneholder et fotografi eller opplysninger som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
• Skole-ID-kort med fotografi
• Velgerregistreringskort
• Amerikansk militærkort eller vernepliktsdokument

Liste C (kun arbeidstillatelse)

• Kort med personnummer for Social Security (med mindre det står at kortet ikke er gyldig for arbeid)
• Fødselsbekreftelse utstedt i utlandet av det amerikanske utenriksdepartementet (skjema FS-545)
• Bekreftelse på fødselsrapport utstedt av det amerikanske utenriksdepartementet (skjema DS-1350)
• Original eller bekreftet kopi av en fødselsattest utstedt av en delstat, et fylke, en kommune eller et tilhørende territorium i USA, med offisielt segl

Godkjente kvitteringer

Ansatte kan legge frem enkelte kvitteringer i stedet for et dokument fra liste A, B eller C. Godkjente kvitteringer omfatter:

• En kvittering for søknad om å erstatte et tapt, stjålet eller skadet dokument (må erstattes innen 90 dager)
• Ankomstdelen av skjema I-94/I-94A med et midlertidig I-551-stempel og et fotografi av personen
• Avreisedelen av skjema I-94/I-94A med et utløpt flyktninginnreisestempel

E-Verify

E-Verify er et internettbasert system som gjør det mulig for virksomheter å fastslå om de ansatte har rett til å arbeide i USA. Systemet sammenligner opplysninger fra en ansatts skjema I-9 med data fra registrene til det amerikanske innenriksdepartementet og Social Security-administrasjonen for å bekrefte arbeidstillatelsen.

• Arbeidsgivere som deltar i E-Verify: Må opprette en sak for hver nyansatt innen tre arbeidsdager etter at den ansatte begynner i arbeidet.
• Den ansattes ansvar: Ansatte kan måtte oppgi ytterligere opplysninger eller dokumenter hvis det oppdages et avvik (foreløpig manglende bekreftelse) under bekreftelsesprosessen.

Viktige merknader

• Ansatte må fylle ut og signere del 1 av skjema I-9 senest den første arbeidsdagen.
• Arbeidsgivere må fylle ut del 2 ved å kontrollere dokumentasjon på identitet og arbeidstillatelse innen tre arbeidsdager etter den ansattes første arbeidsdag.
• Ny bekreftelse (del 3) kreves bare hvis den ansattes arbeidstillatelse eller dokumentasjon har utløpt.

Skjema W-2

Skjema W-2, med den offisielle tittelen «Lønns- og skatteoppgave», er et skjema som brukes i USA til å rapportere lønn utbetalt til ansatte og skattene som er trukket fra dem. Det er et viktig dokument for både arbeidsgivere og ansatte, og brukes først og fremst til skatterapportering.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Viktige deler av skjema W-2

• Den ansattes personopplysninger: Navn, adresse og personnummer for Social Security.
• Opplysninger om arbeidsgiveren: Arbeidsgiverens navn, adresse og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN).
• Lønn, tips og annen godtgjørelse: Det totale beløpet av skattepliktig lønn, tips og annen godtgjørelse som er utbetalt til den ansatte.
• Tilbakeholdt føderal inntektsskatt: Det totale beløpet av føderal inntektsskatt som er trukket fra den ansattes lønn.
• Social Security-lønn og tilbakeholdt skatt: Lønnsbeløpet som er underlagt Social Security-skatt, og den tilsvarende skatten som er trukket.
• Medicare-lønn og tilbakeholdt skatt: Lønnsbeløpet som er underlagt Medicare-skatt, og den tilsvarende skatten som er trukket.
• Opplysninger om delstats- og lokale skatter: Lønn som er underlagt delstats- og lokale skatter, samt de tilsvarende skattene som er trukket.

Distribusjon og innlevering

1. Arbeidsgivers ansvar:
   • Gi kopier til ansatte: Arbeidsgivere må gi de ansatte en kopi av W-2-skjemaet innen 31. januar året etter. Dette gir de ansatte nok tid til å bruke opplysningene i sine personlige skattemeldinger.
   • Send inn til Social Security Administration (SSA): Arbeidsgivere må også sende inn skjema W-2 til SSA innen utgangen av januar. SSA bruker disse opplysningene til å beregne trygdeytelser.
   • Statlige og lokale myndigheter: Avhengig av statlige og lokale bestemmelser kan arbeidsgivere også måtte sende inn skjema W-2 til relevante statlige og lokale skattemyndigheter.
2. Arbeidstakers ansvar:
   • Brukes ved innlevering av skattemelding: Ansatte bruker opplysningene i skjema W-2 til å levere inn føderale, statlige og lokale skattemeldinger. Skjemaet inneholder nødvendige opplysninger om inntekten deres og skatten som er trukket.
   • Oppbevares til dokumentasjon: Ansatte bør oppbevare W-2-skjemaene i arkivet sitt, siden de kan trenge dem senere, særlig hvis det oppstår spørsmål om innleverte skattemeldinger.

Betydningen av skjema W-2

• Innlevering av skattemelding: Det er nødvendig for at ansatte skal kunne fylle ut skattemeldingene sine korrekt.
• Bekreftelse: IRS og andre skattemyndigheter bruker skjemaet til å bekrefte inntekten og skattetrekkene som de ansatte har rapportert.
• Beregning av ytelser: SSA bruker opplysningene fra skjema W-2 til å beregne trygdeytelser.

Frister

• For arbeidsgivere: 31. januar (til ansatte og SSA).
• For ansatte: Brukes innen 15. april (fristen for innlevering av skattemelding for de fleste personer).

Skjema W-4

Skjema W-4, med den offisielle tittelen "Arbeidstakers skattetrekkssertifikat", brukes av ansatte i USA til å informere arbeidsgiveren om skattesituasjonen sin. Dette skjemaet fastsetter hvor mye føderal inntektsskatt som skal trekkes fra den ansattes lønn.

Viktige deler av skjema W-4

1. Personopplysninger:
   • Fullt navn
   • Social Security-nummer
   • Adresse
   • Skattemessig status (enslig, gift og leverer felles skattemelding, hovedforsørger for husholdningen osv.)
2. Flere jobber eller ektefelle i arbeid:
   • Ansatte med flere jobber eller en ektefelle som arbeider, kan justere skattetrekkene tilsvarende. Denne delen bidrar til å sikre at riktig skattebeløp trekkes når det finnes flere inntektskilder.
3. Oppgi forsørgede:
   • Ansatte kan oppgi forsørgede, noe som kan redusere skattebeløpet som trekkes fra lønnen. Skjemaet inneholder instruksjoner om hvordan totalbeløpet for forsørgede skal beregnes.
4. Andre justeringer:
   • Andre inntekter (ikke fra arbeid): Ansatte kan ta med andre inntektskilder, som renter, utbytte eller pensjonsinntekt, for å øke skattetrekket.
   • Fradrag: Hvis ansatte forventer å kreve andre fradrag enn standardfradraget, kan de ta hensyn til disse for å redusere skattetrekket.
   • Ekstra skattetrekk: Ansatte kan angi et ekstra beløp som skal trekkes fra hver lønnsutbetaling dersom de forventer å måtte betale mer skatt.
5. Signer og dater:
   • Skjemaet må signeres og dateres av den ansatte for å være gyldig.

Formålet med skjema W-4

• Korrekt skattetrekk: Hjelper arbeidsgivere med å trekke riktig beløp i føderal inntektsskatt fra de ansattes lønn. Korrekt skattetrekk bidrar til å hindre at ansatte må betale et stort skattebeløp når de leverer den årlige skattemeldingen.
• Skatteplanlegging: Gjør det mulig for ansatte å justere skattetrekket slik at det i større grad samsvarer med den forventede skatteplikten, og bidrar dermed til økonomisk planlegging gjennom året.

Når skjema W-4 skal fylles ut eller oppdateres

• Nyansettelse: Når ansatte begynner i en ny jobb, må de fylle ut skjema W-4 for arbeidsgiveren sin.
• Livsendringer: Ansatte bør oppdatere skjema W-4 hvis de opplever større livsendringer som kan påvirke skattesituasjonen deres, for eksempel ekteskap, skilsmisse, fødsel av et barn eller en betydelig inntektsendring.
• Skattejusteringer: Hvis ansatte oppdager at det trekkes for mye eller for lite skatt, kan de sende inn et nytt skjema W-4 til arbeidsgiveren sin for å justere skattetrekket.

Delstatlige skatteskjemaer for nyansatte

Selv om det ikke kreves i alle delstater, krever enkelte delstater at arbeidstakere fyller ut et delstatsspesifikt W-4-skjema. 

På tidspunktet dette skrives, krever 41 delstater et delstatlig W-4-skjema. Hvis du ansetter fjernarbeidere, er det viktig å forstå og overholde deres lokale skatteregler.

Delstatlig rapportering av nyansatte

Enkelte delstater har krav om rapportering av nyansatte som pålegger arbeidsgivere å rapportere opplysninger om nyansatte eller gjenansatte til et utpekt delstatsorgan. 

Selv om de spesifikke kravene kan variere fra delstat til delstat, er dette noen vanlige elementer og eksempler:

California

• Rapporteringsfrist: Innen 20 dager etter den ansattes første arbeidsdag.
• Påkrevd informasjon: Den ansattes navn, adresse, personnummer og startdato; arbeidsgiverens navn, adresse og FEIN.
• Rapporteringsmåter: På nettet via nettstedet til Employment Development Department (EDD), per post eller faks.
• Straff: Opptil $24 for hver manglende rapportering av en nyansatt, og opptil $490 for å ha konspirert med en ansatt om å unnlate å rapportere.

Texas

• Rapporteringsfrist: Innen 20 kalenderdager etter ansettelsesdatoen.
• Påkrevd informasjon: Den ansattes navn, adresse, personnummer og startdato; arbeidsgiverens navn, adresse og FEIN.
• Rapporteringsmåter: På nettet via Texas-justisministerens rapporteringsprogram for nyansatte, per post, faks eller EDI.
• Straff: Bøter på opptil $25 for hver nyansatt som ikke rapporteres, og opptil $500 for å ha konspirert med en ansatt om å unnlate å rapportere.

New York

• Rapporteringsfrist: Innen 20 dager etter den ansattes startdato.
• Påkrevd informasjon: Den ansattes navn, adresse, personnummer og startdato; arbeidsgiverens navn, adresse og FEIN.
• Rapporteringsmåter: På nettet via New Yorks delstatsdepartement for skatt og finans, per post eller faks.
• Straff: Bøter på opptil $20 for hver manglende rapportering av en nyansatt.

Florida

• Rapporteringsfrist: Innen 20 dager etter den ansattes første arbeidsdag.
• Påkrevd informasjon: Den ansattes navn, adresse, personnummer og startdato; arbeidsgiverens navn, adresse og FEIN.
• Rapporteringsmåter: På nettet via Floridas skatteetat, per post eller faks.
• Straff: Bøter for manglende overholdelse fastsettes av Floridas skatteetat.

Illinois

• Rapporteringsfrist: Innen 20 dager etter ansettelse eller gjenansettelse av en ansatt.
• Påkrevd informasjon: Den ansattes navn, adresse, personnummer og startdato; arbeidsgiverens navn, adresse og FEIN.
• Rapporteringsmåter: På nettet via Illinois' arbeidsledighetsetat, per post eller faks.
• Straff: $15 per ansatt ved manglende rapportering, og $500 hvis unnlatelsen skyldes en konspirasjon mellom arbeidsgiveren og den ansatte.

Standardiserte, men ikke lovpålagte skjemaer for nyansatte

I tillegg til obligatoriske føderale og delstatlige skjemaer vil du sannsynligvis at den nyansatte skal gjennomgå og signere.

Tilbudsbrev

Et tilbudsbrev er et formelt dokument fra en arbeidsgiver til en potensiell ansatt som beskriver ansettelsesvilkårene, inkludert stillingstittel, lønn og startdato, og som bekrefter jobbtilbudet.

Arbeidsavtale

En arbeidsavtale er en juridisk bindende kontrakt mellom en arbeidsgiver og en arbeidstaker som angir ansettelsesforholdets vilkår og betingelser, inkludert arbeidsoppgaver, lønn og ansettelsesforholdets varighet.

Bekreftelse på mottak av personalhåndboken

Et skjema som ansatte signerer for å bekrefte at de har mottatt, lest og forstått selskapets personalhåndbok, og at de samtykker i å følge retningslinjene i den.

Relatert lesning: Beste programvare for personalhåndbøker (i tilfelle du trenger hjelp til å håndtere alle HR-retningslinjene dine på en mer skalerbar måte!)

Godkjenning av direkte innskudd

En godkjenning av direkte innskudd er et skjema som fylles ut av en ansatt for å samtykke til at arbeidsgiveren setter lønnen direkte inn på bankkontoen deres. Du må også innhente bankopplysningene deres.

Informasjon om nødkontakt

Opplysninger som gis av en ansatt, og som inkluderer navn og kontaktinformasjon til personer som skal kontaktes i tilfelle en nødsituasjon på arbeidsplassen.

Bekreftelser på retningslinjer

Bekreftelser på retningslinjer er skjemaer som ansatte signerer for å bekrefte at de har lest, forstått og samtykker i å overholde bestemte selskapsretningslinjer.

Skjemaer for personalgoder

Dokumenter som ansatte fyller ut for å melde seg på personalgoder som tilbys av selskapet, for eksempel helseforsikring, pensjonsordninger og andre programmer for personalgoder. Dette blir mye enklere med programvare for administrasjon av personalgoder.

Spørreskjema for nyansatte

Et spørreskjema for nyansatte er et skjema som samler inn viktig informasjon fra nye ansatte, for eksempel personopplysninger, tidligere arbeidserfaring og andre relevante opplysninger som trengs til ansettelsesregistrene. 

Du kan også benytte dette som en anledning til å samle inn noen morsomme detaljer, for eksempel matpreferanser, som kan bidra til å tilpasse introduksjonsplanen for den nyansatte.

Informasjon du trenger

For å oppsummere litt: Når du ansetter noen nye, er dette informasjonen IRS sier at du må innhente til arkivene dine, samt skjemaene du må fylle ut:

Den ansattes arbeidstillatelse i USA

I samsvar med IRS-retningslinjene må alle arbeidsgivere kontrollere at de ansatte har tillatelse til å arbeide i USA ved hjelp av skjema I-9, bekreftelse av arbeidstillatelse. Dette skjemaet krever at ansatte fremlegger godkjente dokumenter som bekrefter både identiteten deres og arbeidstillatelsen. 

Arbeidsgivere må gjennomgå og registrere disse dokumentene for å sikre overholdelse av føderale immigrasjonslover. Manglende overholdelse av disse kravene kan føre til bøter og juridiske konsekvenser for arbeidsgiveren.

Den ansattes personnummer i Social Security-ordningen (SSN)

IRS krever at arbeidsgivere innhenter et gyldig personnummer i Social Security-ordningen (SSN) fra hver ansatt for skatterapportering. 

SSN er avgjørende for nøyaktig rapportering av lønn, beregning av skatt til Social Security- og Medicare-ordningene og for å sikre at den ansattes inntekt blir korrekt godskrevet i Social Security-registeret deres. 

Arbeidsgivere er ansvarlige for å innhente, kontrollere og bruke SSN i lønnsregistre og skatteinnrapporteringer, samt ved utstedelse av W-2-skjemaer ved årets slutt.

Den ansattes skattetrekk

Ansatte må fylle ut skjema W-4, den ansattes skattetrekksattest, for å oppgi skattesituasjonen sin til arbeidsgiveren. Dette inkluderer informasjon som status for skatteinnlevering, antall forsørgede og eventuelle ytterligere skattejusteringer. 

Dette skjemaet er avgjørende for å fastsette riktig beløp av føderal inntektsskatt som skal trekkes fra den ansattes lønn.

Beste praksis for papirarbeid ved nyansettelser 

Det er altså en del detaljer som må på plass! Det er imidlertid fullt håndterbart med litt forberedelse og ved å følge disse anbefalte fremgangsmåtene:

Legg det til i introduksjonssjekklisten

Utvikle en standardisert sjekkliste for introduksjon for å bidra til at alle nødvendige dokumenter blir fylt ut og samlet inn. Dette bidrar til å opprettholde ensartethet og sikrer at ingenting blir oversett. 

Bruk digitale verktøy

Bruk elektroniske skjemaer og digitale signaturer der det er mulig, for å effektivisere prosessen, redusere feil og gjøre det enklere for nyansatte å fylle ut dokumenter eksternt. De fleste programvareløsninger for introduksjon inkluderer dette.

Få jevnlige oppdateringer og råd om etterlevelse

Som en del av arbeidet med grundig etterlevelse bør du holde deg oppdatert på føderale og statlige forskrifter ved å bli med i nettverk for menneskelige ressurser, som SHRM. Dine juridiske rådgivere kan også hjelpe.

For eksempel: Globalization Partners' tjenester gjør introduksjonen av global arbeidskraft til en smidig og regelverksetterlevende prosess for alle.

Ligg i forkant

Ta sikte på å få alle dokumenter ferdig utfylt den første dagen eller, så langt det er mulig, i løpet av fasen før introduksjon (perioden mellom det tidspunktet noen takker ja til tilbudet og den første arbeidsdagen). Dette vil bidra til å effektivisere introduksjonen når den nyansatte faktisk begynner.

Hold introduksjonsmøter

Gjennomfør et introduksjonsmøte for å gå gjennom viktige retningslinjer, fordeler og prosedyrer. Dette gir nyansatte mulighet til å stille spørsmål og avklarer eventuelle uklarheter knyttet til dokumentene.

Lag en velkomstpakke

Sett sammen en velkomstpakke som inneholder personalhåndboken, virksomhetens retningslinjer, en liste over viktige kontaktpersoner og annen relevant informasjon som kan hjelpe nyansatte med å finne seg til rette i sin nye rolle.

Gå gjennom medarbeiderdata med jevne mellomrom

Sett av tid én eller to ganger i året til å gjennomgå medarbeiderdata og se etter avvik, for eksempel personer som ikke lenger arbeider i virksomheten, eller navn du ikke kjenner igjen.

De fleste moderne HRMS-løsninger har selvbetjeningsportaler der arbeidstakere kan få tilgang til og oppdatere opplysningene sine.

Hvordan en arbeidsgiver på papiret hjelper med dokumenter for nyansatte

En EOR fungerer som arbeidstakerens juridiske arbeidsgiver, selv om arbeidstakeren jobber i et annet selskap. EOR-en overtar ansvar som lønnsutbetaling, skatteetterlevelse, administrasjon av ytelser og juridisk etterlevelse for arbeidstakere (du finner mer informasjon i artikkelen vår hva er en EOR?).

Denne ordningen er særlig vanlig i situasjoner der et selskap ønsker å ansette internasjonale medarbeidere på et sted der selskapet ikke har en juridisk enhet.

Her er noen viktige aspekter ved hvordan en EOR håndterer dokumenter for nyansatte:

• Arbeidskontrakter og avtaler: EOR-en er ansvarlig for å utarbeide og administrere arbeidskontrakter og sørge for at de er i samsvar med lokale arbeidslover og forskrifter for å unngå problemer med feilklassifisering av ansatte.
• Skattedokumentasjon: De håndterer nødvendige skatteskjemaer og dokumentasjon og sørger for at den ansatte blir korrekt registrert for skatteformål i sin jurisdiksjon.
• Påmelding til ytelser: EOR-en håndterer registreringen av ansatte i ulike ytelsesprogrammer, der det er aktuelt, for eksempel helseforsikring, pensjonsordninger og andre fordeler.
• Overholdelse av lokale lover: En EOR sørger for at all ansettelsespraksis, inkludert dokumentasjon for nyansatte, er i samsvar med lokale arbeidslover. Dette er spesielt viktig for selskaper som ansetter medarbeidere i ulike land eller regioner.
• Introduksjonsprosess: De legger ofte til rette for introduksjonsprosessen, som ikke bare omfatter papirarbeid, men også en innføring i selskapets retningslinjer, prosedyrer og kultur.
• Lønnsoppsett: EOR-leverandøren setter opp lønn for nyansatte og sørger for at all relevant informasjon behandles korrekt, slik at utbetalingene skjer punktlig og blir korrekte.
• Personvern og datasikkerhet: Håndtering av sensitive personopplysninger om ansatte krever at regelverket for databeskyttelse overholdes, noe EOR-en håndterer som en del av sitt ansvar.
• Behandling av visum og arbeidstillatelser: Hvis den nyansatte trenger arbeidsvisum eller arbeidstillatelse, kan EOR-en bistå med å skaffe og administrere disse dokumentene.

Hvordan en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon hjelper med papirarbeid for nyansatte

En profesjonell arbeidsgiverorganisasjon håndterer vanligvis papirarbeidet for nyansatte som en del av tjenestene sine. En PEO inngår en ordning med felles ansettelsesansvar med et selskap, der den påtar seg mange av arbeidsgiverens relaterte ansvarsområder og risikoer (du finner mer informasjon i artikkelen vår hva er en PEO?).

Slik håndterer en PEO vanligvis papirarbeidet for nyansatte:

• Arbeidskontrakter og avtaler: PEO-selskaper bistår med å opprette og administrere arbeidskontrakter som er i samsvar med lokale arbeidslover, og sørger for at alle juridiske krav blir oppfylt.
• Håndtering av skatteskjemaer: De håndterer viktige skatterelaterte dokumenter, for eksempel W-4-skjemaer for skattetrekk i USA, og sørger for at føderale, statlige og lokale skatteregler overholdes.
• Administrasjon av ytelser: PEO-er håndterer ofte påmelding til helseforsikring, pensjonsordninger og andre ansattfordeler, inkludert alt tilhørende papirarbeid.
• Overholdelse av arbeidslover: Å sørge for at arbeidslover og forskrifter overholdes, er en viktig del av en PEOs rolle, og dette omfatter også håndteringen av dokumentasjon for nyansatte.
• Introduksjonsprosess: PEO-er legger vanligvis til rette for introduksjonsprosessen, som omfatter utfylling av nødvendig papirarbeid og en innføring i selskapets retningslinjer og kultur.
• Registrering i lønnssystemet: De registrerer nye ansatte i lønnssystemet, håndterer alle aspekter ved lønnsadministrasjonen og sørger for korrekte og punktlige utbetalinger.
• Personvern og datasikkerhet: PEO-er håndterer sensitive personopplysninger om ansatte, overholder databeskyttelseslovgivningen og sørger for sikkerheten og konfidensialiteten til personopplysningene.
• Opplærings- og utviklingsprogrammer: Noen PEO-er kan også bistå med å opprette opplærings- og utviklingsprogrammer for nyansatte, inkludert nødvendig dokumentasjon og oppfølging.

Hvis du fortsatt er usikker på forskjellene, kan du lese artikkelen vår for å lære mer om forskjellen mellom en PEO og en EOR.

Vanlige spørsmål

Hva er fristen for å sende inn dokumentasjon for nyansatte?

Hvordan bekrefter vi dokumentene som legges frem for I-9-skjemaet?

Hva skal vi gjøre hvis en ansatt gjør en feil i dokumentasjonen?

Må en uavhengig oppdragstaker fylle ut et skjema W-2?