36 viktige HRMS-funksjoner du bør se etter, og hvorfor

Moderne HRMS-programvare inneholder funksjoner som sikrer at regler og forskrifter for rekruttering overholdes, noe som gjør det enklere for HR-team å etterleve kravene.

36 viktige HRMS-funksjoner

Den beste HRMS-programvaren og de beste verktøyene tilbyr mange løsninger, som generelle HR-funksjoner, tid og oppmøte, analyse, rekruttering, introduksjon av nyansatte, sosial HR, læring og utvikling, etterlevelse og lønnsløsninger. En HRMS-løsning hjelper HR-medarbeidere med å utvikle et effektivt HR-administrasjonssystem og forbedre den samlede medarbeideropplevelsen.

A. Generelle HR-funksjoner

Ideell HRMS-programvare tilbyr generelle personalfunksjoner som administrasjon av fordeler, mobilkompatibilitet og selvbetjeningsverktøy for medarbeidere og ledelse.

1. Sentralisert database

Hjertet i ethvert HRMS-system er den sentraliserte databasen, som fungerer som en sikker, samlet kilde til sannheten for alle medarbeiderrelaterte data. Her kan du lagre, organisere og få tilgang til medarbeideropplysninger, lønnsdetaljer og dokumentasjon på etterlevelse. Dette øker effektiviteten og sikrer nøyaktige data på tvers av ulike HR-funksjoner, legger til rette for beslutningstaking og forbedrer produktiviteten til HR-teamet.

2. Administrasjon av fordeler

Det kan være tidkrevende å administrere medarbeiderfordeler og ta dem med i lønnsberegningene. Et personaladministrasjonssystem gir enkel tilgang til moduler for administrasjon av fordeler, som kobler deg til fordeler som pensjonsordninger, helseforsikring, foreldrepermisjon, sykefravær og ferie.

3. Mobilkompatibilitet

Leverandører av HRMS-løsninger kan tilby skybasert HR-programvare eller lokale løsninger. De kan også ha mobilapplikasjoner for operativsystemene Android og iOS. For å maksimere effektiviteten bør HRMS-programvaren din tilby tilgjengelige løsninger på farten. En av fordelene med skybasert HR-programvare og mobilkompatibilitet (i det minste fra nettstedet) er at medarbeiderne dine får tilgang til informasjon uansett hvor de befinner seg.  

4. Selvbetjening (ledelse)

Selvbetjeningsfunksjoner for ledere hjelper deg med å fremskynde HR-prosessene og lar deg utføre ulike oppgaver, som å gjennomgå kandidatsøknader, legge inn data fra medarbeidersamtaler, godkjenne utgiftskrav og få tilgang til medarbeiderinformasjon.

5. Selvbetjening (medarbeidere)

Selvbetjeningsfunksjoner for medarbeidere gjør det mulig for medarbeiderne dine å legge inn personopplysninger, sjekke statusen for fordelene sine og be om fri. Dette kan spare HR-avdelingen din for mye tid, ettersom den ikke lenger trenger å fungere som mellomledd mellom de ansatte og denne informasjonen (dette er også en viktig fordel med HR-administrasjonsprogramvare). Noen avanserte verktøy kan til og med ha HR-chatboter som svarer på spørsmål.

B. Funksjoner for arbeidsstyring

HRMS-programvare med funksjoner for tid og oppmøte kan inneholde funksjoner som fraværshåndtering, medarbeiderplanlegging, inn- og utstempling, etterlevelse, kostnadsberegninger og lønnsintegrasjon.

6. Fraværshåndtering

HRMS-programvare kan hjelpe deg med å spore og administrere fraværet til de ansatte. Det gjør det enkelt for ledere å vite hvem som er på jobb og hvem som ikke er det, og av hvilke grunner – enten det gjelder ferie, sykefravær, fødselspermisjon eller annet betalt fravær.

7. Arbeidsplanlegging for ansatte

Programvare for arbeidsplanlegging for ansatte lar deg opprette fremmøtemoduler, administrere arbeidsplaner og konfigurere varsler som gjør det mulig å kontrollere ting som fremmøte eller overtid (det finnes også mange andre fordeler med programvare for arbeidsplanlegging for ansatte).

8. Inn- og utstempling

Tids- og fremmøtemoduler gjør det mulig for de ansatte å føre oversikt over arbeidstimene sine. Noen systemer tilbyr avanserte alternativer for innsjekking, som PIN-koder, biometriske skannere, magnetkortlesere samt verktøy for fingeravtrykks- og ansiktsgjenkjenning. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Regelverksetterlevelse

Uansett hvilket land eller hvilken region du driver virksomhet i, må du følge alle regler og lover som gjelder på arbeidsplassen. Arbeidslivsregler begrenser for eksempel hvor mange timer folk kan arbeide per dag eller uke. 

HRMS-programvare kan inneholde funksjoner som kontrollerer og bruker data til rapportering og regelverksetterlevelse. Den kan også gi automatiske varsler og meldinger når lovpålagte krav ikke oppfylles.

10. Kostnadsberegninger

Avansert programvare for personaladministrasjon bruker historiske HR-data til å tilby funksjoner for tids- og kostnadsberegning for ulike prosjekter. Dette gjør det mulig å forutsi fremtidige ressursbehov bedre.

11. Lønnsintegrasjon 

Ved å bruke HRMS-programvare til å administrere lønn kan du integrere fremmøte- og tidsmodulene med lønnsfunksjonaliteten. På denne måten får du nøyaktige data for lønnskjøringen, som du kan bruke til å beregne de ansattes lønn og goder, alt i ett helhetlig system.

C. Analysefunksjoner

En viktig fordel med et HRMS (vel, noen av dem) er at det lar deg samle inn alle slags nyttige data om ansatte, slik at du kan administrere medarbeiderne og tenke strategisk.

Noen analysefunksjoner i HR-administrasjonsprogramvare og -systemer omfatter tilpassbare oversikter, rapportering i sanntid, prognosefunksjoner, automatisert datainnsamling, tilgangskontroller og økonomisk analyse. 

12. Tilpassbare oversikter

Det er viktig å ta i bruk et system som kan tilpasses behovene i HR-avdelingen. Dette omfatter alt fra å la brukere opprette personlige oversikter til å tilby ulike fargefunksjoner og andre alternativer for personlig tilpasning. Dette kan bidra til å øke de ansattes engasjement i HRMS-programvaren.

13. Rapportering i sanntid

HRMS-systemet bør tilby skreddersydde og tilpassbare analyser og rapporter basert på dataene i systemet. Informasjon og rapportering i sanntid gjør det mulig å ta beslutninger i tide, slik at resultatene mot KPI-er forbedres.

14. Prognosefunksjoner

Den ideelle HRMS-programvaren bør gjøre det mulig å se tilbake på data og tilby en veiledning for fremtidige resultater basert på ønskede KPI-er og mål. Prognoseløsninger kan hjelpe deg med å finne ut hvor mange timer en oppgave vil kreve, eller hvor mange medarbeidere som bør tildeles bestemte prosjekter. 

15. Automatisert datainnsamling

HRMS-programvare med HR-analysepakker gir deg tilgang til all informasjonen du trenger, når du trenger den, slik at du kan hente ut innsikten du trenger. Dette omfatter tilgang til informasjon og data utenfor den egne databasen, samt integrasjon med CRM, ERP og andre kilder for å produsere avansert rapportering.

16. AI-drevne analyser og innsikt

Ettersom kunstig intelligens spiller en stadig større rolle i HR-teknologi, kan organisasjoner bruke AI-drevet HRMS-programvare til å avdekke dypere innsikt i de ansattes resultater, trender innen medarbeideravgang og bemanningsplanlegging. Dette kan bidra til å forutsi fremtidige HR-behov, optimalisere bemanningen og identifisere ansatte i risikosonen for tidlig oppfølging.

17. Tilgangskontroller

Tilgang til informasjon, rapporter og data vil bli utpekt som enten privat eller offentlig. Den beste HRMS-programvaren har administrasjonsfunksjoner for å tildele tilgangsnivåer eller -trinn til ulike ressurser. Dette bidrar til å styrke datasikkerheten og forhindre deling av gradert informasjon med ikke-godkjente brukere.

18. Finansiell analyse

Ideell HRMS-programvare kan inkludere analysepakker som kan samle inn og vurdere ulike mengder økonomiske data for å hjelpe ledelsen med beslutningsprosesser. 

D. Funksjoner for ansettelse og introduksjon

Mange HRMS-systemer inkluderer funksjoner for ansettelse og introduksjon for å effektivisere rekrutteringsprosessen og skape en smidig opplevelse for kandidater som blir ansatt.

Dette omfatter viktige funksjoner som maler for stillingsannonser, et system for sporing av søkere, papirløse skjemaer og rapporter, spillifiseringsfunksjoner, automatiserte påminnelser og verktøy for prøvetidsstyring.

19. Rekrutteringsfunksjoner

Ved å sentralisere rekrutteringen i et HRMS-system kan team redusere tiden det tar å ansette og forbedre samarbeidet på tvers av avdelinger.

Viktige rekrutteringsverktøy som ofte finnes i et HRMS-system, omfatter et system for sporing av søkere, CV-tolking og integrasjoner for stillingsannonser med populære jobbportaler. Noen systemer tilbyr også kandidatvurdering og verktøy for planlegging av intervjuer for å forenkle utvelgelsesprosessen.

20. Papirløse funksjoner

Teknologidrevne introduksjonsfunksjoner i HRMS-programvare blir stadig mer papirløse, ettersom dette er mer kostnadseffektivt, miljøvennlig og sikkert. Det finnes nå papirløse arbeidsavtaler, skatteskjemaer, søknader om ytelser, forespørsler om fri og mer. 

21. Spillifiseringsfunksjoner

Spillifisering av funksjonene for introduksjon og/eller prestasjon kan skape et mer interaktivt og engasjerende arbeidsmiljø for de ansatte. Dette er ikke en nødvendig funksjon i de fleste HRMS-programmer, men det er definitivt en stor fordel hvis den er tilgjengelig. 

22. Automatiserte påminnelser

Den beste HRMS-programvaren inneholder funksjoner for planlegging av påminnelser som varsler ledere og ansatte om ventende oppgaver eller overskridelser av ressursbruk. Påminnelser kan konfigureres til å komme i e-postinnboksen eller på smarttelefonen din, slik at du aldri går glipp av noe. 

23. Funksjoner for prøvetidsstyring 

HR-avdelingen følger nyansatte gjennom en prøvetid, og det å bestå denne avhenger av riktig opptreden, tilstedeværelse og arbeidsprestasjon. Introduksjonsfunksjonen i HRMS-programvaren bør ha en funksjon for målsetting som du kan bruke til å bli enige om tiltak og mål i løpet av de første månedene av ansettelsesforholdet.

E. Funksjoner for regelverksetterlevelse

HRMS-systemer har ofte funksjoner for regelverksetterlevelse, som automatisert etterlevelse av rekrutteringsregler, automatisert EEOC-etterlevelse og automatisert etterlevelse av regler for helserelaterte ytelser.

24. Automatisert etterlevelse av rekrutteringsregler

En viktig vurdering under ansettelsesprosessen er å unngå diskriminerende praksis som gjør virksomheten utsatt for krav. Stillingsannonser, referansesjekker og intervjuspørsmål kan være påvirket av fordommer basert på rase, kjønn, etnisitet, kjønnsidentitet, religion, status og fysiske & psykiske funksjonsnedsettelser, blant annet.

HRMS-systemet kan hjelpe med funksjoner som sikrer at all kommunikasjon forblir saklig og ikke gir grunnlag for fordommer.

25. Automatisert EEOC-etterlevelse

De fleste virksomheter trenger at nye ansatte signerer et EEO-spørreskjema for egenerklæring for å beskytte seg mot diskriminerende praksis. HRMS-systemer kan inkludere spørreskjemaer som er fullt ut i samsvar med regelverket, og sikrer at informasjonen brukes på riktig måte.

26. Automatisert etterlevelse av regler for helserelaterte ytelser

Etterlevelse av helserelaterte regler er fortsatt avgjørende i mange land. I USA må selskaper for eksempel følge føderal lovgivning som loven om helseforsikringens overførbarhet og ansvarlighet (HIPAA), loven om forbud mot diskriminering basert på genetisk informasjon, loven om rimelig helsehjelp (ACA) og bestemmelser om likebehandling innen psykisk helse, blant annet.

Riktig programvare samler inn dataene som kreves for rapportering til IRS, og holder dem oppdatert i tilfelle lovendringer.

F. Funksjoner for læring & medarbeiderutvikling

Funksjoner for medarbeiderutvikling du bør se etter i ditt neste HRMS-system, omfatter resultatstyring, sertifiseringsadministrasjon, opplæringskataloger, funksjoner for medarbeiderengasjement, funksjoner for evalueringsdata samt virksomhetens retningslinjer og mål.

27. Prestasjonsstyring

Et robust HRMS-system bør tilby verktøy for prestasjonsstyring som gjør det mulig for HR-team å følge prestasjoner i sanntid, sette mål og overvåke fremdriften. Disse verktøyene standardiserer medarbeidersamtaler, gir kontinuerlige tilbakemeldinger og støtter medarbeiderutvikling. Ved å effektivisere målsettingen og tilby innsikt i produktivitet bidrar et HRMS-system til å lage personlige utviklingsplaner som gjør det mulig å beholde de beste talentene.

28. Sertifiseringsadministrasjon

Kursadministrasjon, nominering til opplæring, sikring av etterlevelse og oppdatering av materiell kan være tidkrevende dersom det ikke håndteres godt. HRMS-programvare med en modul for læringsadministrasjon gjør det enklere å håndtere løpende opplæring og utvikling.

29. Opplæringskataloger

Det ideelle HRMS-systemet tilbyr et komplett utvalg av læringsalternativer som kan administreres fra ett grensesnitt. Dette omfatter å kartlegge aktiviteter opp mot kompetanserammeverk for kompetansebasert prestasjonsstyring og knytte læringsresultater til ønsket kompetanseutvikling. 

30. Funksjoner for medarbeiderengasjement

Verktøy for medarbeiderengasjement i et HRMS-system kan omfatte pulsmålinger, mekanismer for tilbakemeldinger og anerkjennelsesprogrammer som gir medarbeiderne en stemme og hjelper HR-team med å måle engasjementsnivået. Et HRMS-system som fokuserer på engasjement, bidrar til å bygge en mer sammensveiset arbeidsstyrke, fremmer en positiv virksomhetskultur og styrker medarbeiderbevaringen ved å ta opp bekymringer før de eskalerer.

31. Virksomhetens retningslinjer & mål

Penger brukt på opplæringsprogrammer, utvikling og sertifiseringer er en investering i å nå virksomhetens mål. HRMS-systemet ditt bør kunne analysere utviklingsstrategiene dine og sammenligne dem med de forhåndsfastsatte retningslinjene og målene dine.

G. Lønnsløsninger

De fleste HRMS-systemer har lønnsløsninger med funksjoner som fleksible lønnsperioder, massebehandling og ny behandling, lønnsslipper på nett, global etterlevelse av lønnsbestemmelser, lønnsjusteringer og registrering av overtid.

32. Fleksible lønnsperioder

Medarbeidere og oppdragstakere kan motta lønn i ulike perioder – ukentlig, annenhver uke eller månedlig. Et HRMS-system med lønnsfunksjoner som støtter ulike betalingsperioder, gjør lønnskjøringen raskere og reduserer feil i datainntastingen under utbetalingen.

33. Massebehandling & ny behandling

HRMS-programvaren din bør ha funksjoner som gjør det mulig for HR-team å automatisere mange medarbeiderutbetalinger over en lengre periode. Avanserte verktøy har en «tilbakeføringsfunksjon» som gjør det mulig å angre og korrigere betalingsfeil.

34. Lønnsslipper på nett

De fleste HRMS-systemer gjør hverdagen enklere for medarbeiderne ved å sørge for at nylige og tidligere lønnsslipper er tilgjengelige for visning eller nedlasting når som helst.

35. Global etterlevelse av lønnsbestemmelser

Kravene til etterlevelse av lønnsbestemmelser varierer fra delstat til delstat. Hvis virksomheten din opererer på mange steder, kan det derfor bli forvirrende å overholde og administrere kravene. Den riktige HRMS-programvaren automatiserer lønnskjøringen slik at den følger regelverket som gjelder på stedet der virksomheten opererer.

36. Lønnsjusteringer og overtidsfunksjoner

Mange HRMS-systemer har lønnsløsninger som gjør det mulig for HR- og regnskapsmedarbeidere å endre og justere medarbeidernes lønn, ta hensyn til reduksjoner eller bonuser, registrere ulønnet permisjon, pensjonsinnbetalinger og godtgjørelser samt foreta andre nødvendige justeringer.

H. Valuta for pengene

Selvfølgelig har budsjettet betydning når du skal velge det ideelle HRMS-systemet, så det er nyttig å forstå typiske HRMS-priser. Hvordan står systemets pris i forhold til funksjonene, egenskapene og brukervennligheten? Trenger du virkelig alle ekstrafunksjonene?

Vurder HRM-verktøy og -programvare med tydelige, fleksible og transparente priser.

Mindre team kan oppleve at HR-programvare utviklet for små bedrifter tilbyr funksjonaliteten de trenger, uten kompleksiteten til et HRMS-system med alle funksjoner.

Finnes det ulike typer HRMS?

Det finnes mange lister over HR-programvare, men de mest populære verktøyene fokuserer på bemanning, medarbeiderutvikling og engasjement, introduksjon av nyansatte, kompensasjon og arbeidsstyring for å bidra til effektiviteten til selskapets sentrale HR-team.

Bemanningsstyring

Bemanningsfunksjoner omfatter arbeidsstyrkeplanlegging, som planlegging av medarbeidernes arbeidstider og administrasjonsprogramvare, medarbeiderens livssyklus, programvare for tidsregistrering, permisjonsadministrasjon og innhenting av kandidater, enten gjennom et kandidatsporingssystem eller mer avansert teknologi for talentanskaffelse.

Introduksjon og avslutning av arbeidsforhold

Systemer for introduksjon av nyansatte omfatter programvare for introduksjon og avslutning av arbeidsforhold. Verktøy for introduksjon kan hjelpe nyansatte med krav til dokumentasjon, opprettelse av programvarepålogging, I-9-verifisering, sosiale introduksjoner og andre ansvarsområder. 

Medarbeiderutvikling

Utvikling handler om å hjelpe medarbeiderne dine med å vokse og sørge for at de trives. HRMS kan omfatte programvare for medarbeidertilfredshet, programvare for resultatstyring, 360-graders programvare og programvare for talentstyring. Dette er en av de viktigste fordelene med programvare for talentstyring.

Kompensasjonsstyring

Kompensasjonssystemer omfatter administrasjonsprogramvare, programvare for fordelsadministrasjon og lønnsprogramvare. Selvbetjening for kompensasjon gjør det enklere for medarbeiderne å sjekke egne helsefordeler eller statistikk over betalt fri. 

Arbeidsstyring

Systemer for arbeidsstyring omfatter programvare for personaladministrasjon, informasjonssystemer for personaladministrasjon (HRIS), verktøy for medarbeiderregistre, programvare for humankapitalstyring og programvare for registrering og overvåking av medarbeidere.

Relatert lesning: Anmeldelser av de beste systemene for sentral HR-programvare

Ofte stilte spørsmål om HRMS-programvare

Klar for de neste stegene, men ikke helt sikker på hva du skal gjøre videre? Disse svarene på vanlige spørsmål kan kanskje hjelpe.

Hva er forskjellen mellom et HRMS-, HRIS- eller HCM-system?

Et HRMS (system for personaladministrasjon) og et HRIS (informasjonssystem for personal) ligner på hverandre, men et HRMS omfatter vanligvis et bredere spekter av funksjoner. Et HRIS fokuserer på sentrale HR-funksjoner som administrasjon av medarbeiderdata, lønn og administrasjon av personalgoder. Et HRMS bygger videre på dette ved å inkludere tilleggsfunksjoner som resultatstyring, registrering av arbeidstid og fravær samt verktøy for medarbeiderengasjement.

På den annen side har HCM-systemer (forvaltning av menneskelig kapital) en mer strategisk tilnærming til HR. De fokuserer ikke bare på administrasjon av medarbeiderdata og administrative oppgaver, men også på å optimalisere den samlede arbeidsstyrken. HCM-systemer omfatter vanligvis talentstyring, læring og utvikling samt etterfølgerplanlegging, noe som gjør dem mer omfattende for organisasjoner som ønsker å knytte HR-funksjonene til virksomhetens mål.

Kort sagt:

• HRIS fokuserer på sentrale HR-data og administrative oppgaver.
• HRMS tilbyr bredere funksjoner, inkludert medarbeiderengasjement og resultatstyring.
• HCM integrerer HR-funksjoner med strategisk styring og utvikling av arbeidsstyrken.

For en grundigere gjennomgang kan du lese vår sammenligning av HRIS-, HRMS- og HCM-systemer.

Hvordan velger jeg riktig HRMS for virksomheten min?

Valget av riktig HRMS avhenger av virksomhetens størrelse, behov og budsjett. Viktige faktorer du bør vurdere, er brukervennlighet, skalerbarhet, integrasjoner med eksisterende programvare og om plattformen støtter de spesifikke funksjonene organisasjonen trenger, for eksempel resultatstyring eller sporing av etterlevelse.

Hvis budsjettet er begrenset eller teamet ditt er lite, bør du vurdere et HRMS-system utviklet for små virksomheter. Det kan passe bedre til behovene dine og være et rimeligere alternativ.

Hva koster det å implementere et HRMS?

Kostnaden for et HRMS kan variere ut fra plattformens funksjoner, virksomhetens størrelse og hvor omfattende tilpasning som kreves. Mange HRMS-leverandører tilbyr prismodeller med ulike nivåer, slik at du kan velge en plan som passer budsjettet ditt. Det er også viktig å ta hensyn til langsiktige kostnader som oppdateringer, kundestøtte og tilleggsfunksjoner.