Hoe kiest u HR-software?
De juiste HR-software kiezen is cruciaal voor je team. Het bespaart tijd, zorgt voor nauwkeurigheid, helpt je aan de regelgeving te voldoen en verhoogt je rendement op investering. Kies je echter de verkeerde oplossing, dan loop je het risico op inefficiëntie, fouten en kostbare nalevingsproblemen.
Deze gids is bedoeld voor HR-professionals die weloverwogen beslissingen willen nemen. Of je nu eigenaar bent van een klein bedrijf of leiding geeft aan een grote HR-afdeling: inzicht in de nuances van je opties is essentieel. Laten we bekijken hoe je de juiste keuze voor je organisatie maakt.
6 dingen om op te letten bij het kiezen van HR-software
Beoordeel HR-softwareoplossingen door je te richten op belangrijke factoren die aansluiten bij de behoeften en doelen van je team. Als je weet wat je vereisten zijn, ben je beter voorbereid om de beste kandidaten te kiezen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Houd bij het selecteren van software rekening met de volgende elementen:
1. Flexibiliteit van abonnementen
De flexibiliteit van abonnementen heeft invloed op het vermogen van de software om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van je organisatie, bijvoorbeeld door abonnementen te upgraden of te downgraden of door uitbreidingen aan te schaffen. Dit is belangrijk omdat je team kan groeien of veranderen en je een schaalbare oplossing nodig hebt die met je meebeweegt.
Zoek naar abonnementen die eenvoudige upgrades zonder hoge kosten bieden, of naar oplossingen die verschillende modules van een HR-systeem stapsgewijs combineren. Vraag leveranciers tijdens demo's naar hun upgradebeleid en of ze zich voornamelijk richten op kleine bedrijven, middelgrote bedrijven of grote ondernemingen.
2. Gegevenstoegang en rapportage
Gegevenstoegang en rapportage stellen je in staat om inzichten uit je personeelsgegevens te halen en betere beslissingen te nemen. Dit is essentieel voor HR-management en voor het handhaven van naleving.
Zorg ervoor dat de software aanpasbare rapporten en eenvoudige opties biedt om personeelsinformatie te exporteren. Test de rapportagefuncties tijdens een proefperiode om het gebruiksgemak te beoordelen.
3. Integratie met je technologielandschap
Integratie met je HR-technologielandschap zorgt ervoor dat de HR-software naadloos samenwerkt met je bestaande tools. Dit is essentieel voor het behoud van productiviteit en gegevensconsistentie en helpt je HR-workflows te stroomlijnen.
Controleer of de software integreert met je salarissoftware (of zoek naar HR-software met salarisverwerking), CRM of sollicitantvolgsysteem (ATS) en andere cloudgebaseerde systemen. Vraag om integratiedemo's om te zien hoe dit in de praktijk werkt.
4. Introductie en ondersteuning
Goede introductie- en ondersteuningsdiensten kunnen de overstap naar nieuwe software vergemakkelijken. Dit leidt tot een betere implementatie van je nieuwe HR-platform en een betere acceptatie door zowel je HR-afdeling als je medewerkers.
Beoordeel de beschikbaarheid van trainingsmateriaal, live ondersteuning en communityforums. Vraag tijdens een demo naar de gemiddelde reactietijd op ondersteuningsvragen en naar de beschikbaarheid van speciale accountmanagers.
5. Aanpassingsmogelijkheden
Met aanpassingsopties kunt u het HR-platform afstemmen op uw specifieke behoeften. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tool aansluit op uw belangrijkste HR-werkstromen. Zoek naar HR-tools waarmee u velden, dashboards en processen kunt aanpassen, en naar aanbieders die u tijdens deze aanpassing ondersteunen.
6. Automatiseringsfuncties
Automatiseringsfuncties helpen repetitieve taken en werkstromen te stroomlijnen. Of het nu gaat om hoe u topkandidaten werft, nieuwe medewerkers inwerkt, hoe medewerkers verlofaanvragen indienen of andere veelvoorkomende HR-taken: automatisering kan een grote impact hebben.
Automatisering helpt uw HR-medewerkers tijd te besparen en fouten te verminderen. Zorg ervoor dat de software belangrijke HR-functies automatiseert die relevant zijn voor uw team, en test de automatiseringsmogelijkheden tijdens een demonstratie of gratis proefperiode om de impact ervan te beoordelen.
HR-software kiezen: een stappenplan in 5 stappen
Om de juiste HR-software te selecteren, begint u met het vaststellen van uw bedrijfsbehoeften en uitdagingen. Zo kunt u het type HR-software bepalen dat het beste bij uw bedrijf past, of het nu gaat om een HCM- of HRIS-systeem of een ander type HR SaaS.
Vervolgens kunt u functies beoordelen die aansluiten op deze vereisten en ze testen via demonstraties of proefversies. Met deze stapsgewijze handleiding kunt u een weloverwogen beslissing nemen over HR-technologie:
Stap 1: Bepaal uw behoeften
Breng eerst de behoeften van uw team in kaart om de basis te leggen voor het selecteren van de beste HR-software:
Verzamel input van belanghebbenden
Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals HR, salarisadministratie en IT, om een volledig beeld van uw behoeften te krijgen. Organiseer vergaderingen of verstuur enquêtes om hun inzichten te verzamelen. Vraag welke functies volgens hen in het huidige systeem ontbreken. Geef prioriteit aan feedback van degenen die de software dagelijks zullen gebruiken.
Breng knelpunten in kaart en stel prioriteiten
Breng de knelpunten in uw huidige systeem in kaart. Wat vertraagt uw HR-team? Maak een lijst en rangschik de knelpunten op basis van hun impact op de werkstroom. Veelvoorkomende problemen zijn bijvoorbeeld:
- Handmatige gegevensinvoer: Kost het beheren van uw HR-database uw HR-professionals te veel tijd?
- Gebrek aan integratie: Vinden het beheer en de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden, het beheer van de levenscyclus van medewerkers en personeelsplanning plaats in versnipperde, uiteenlopende HR-technologie?
- Beperkte rapportagemogelijkheden: Is het voor uw HR-leiders lastig om rapporten op te stellen en zaken zoals medewerkersbetrokkenheid, personeelsbehoud en de prestaties van medewerkers te monitoren?
Stem af op beleid en doelstellingen
Zorg ervoor dat uw vereisten aansluiten op intern beleid en interne doelstellingen. Controleer of er protocollen voor gegevensbeveiliging of wettelijke vereisten zijn waaraan u moet voldoen. Stem uw voorkeuren voor leveranciers af op het budget en de strategische richting van uw organisatie.
Maak onderscheid tussen noodzakelijke en aanvullende functies
Maak onderscheid tussen noodzakelijke en aanvullende functies. Noodzakelijke functies zijn essentieel voor uw bedrijfsvoering, zoals salarisadministratie en personeelsbeheer, het beheer van arbeidsvoorwaarden of het beheer van HR-gegevens.
Aanvullende functies kunnen de gebruiksvriendelijkheid verbeteren of de ervaring van uw medewerkers versterken. Dit kunnen bijvoorbeeld mobiele apps, hulpmiddelen voor prestatiebeheer, een leermanagementsysteem (LMS) of een zelfbedieningsportaal voor medewerkers zijn.
Stel deze vragen:
- Welke klachten of obstakels komen het vaakst voor?
- In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
- Welke functies zouden je 3 grootste pijnpunten oplossen?
- Welke ROI verwacht je van deze investering?
Stap 2: Leveranciers onderzoeken
Verdiep je in het onderzoek naar en de vergelijking van leveranciers van HR-software om de beste keuze voor je team te vinden:
Leveranciers verkennen
Begin met verkenningen op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's. Zoek naar feedback over de gebruikerservaring en klantenondersteuning. Let op terugkerende lof of klachten. Zo krijg je een breed beeld van de reputatie van elke leverancier.
Vergelijken op basis van behoeften
Stem tools af op de omvang en behoeften van je bedrijf. Bedenk of je integraties met huidige systemen nodig hebt of een alles-in-éénoplossing, zoals een informatiesysteem voor personeelszaken (HRIS) of een systeem voor personeelsbeheer (HRMS).
Bepaal of uitbesteden beter is dan een intern model opzetten. En als je huidige systeem niet meer toereikend is en je je HR-software moet upgraden, bedenk dan hoe het migratie- of offboardingproces vanuit je bestaande HR-tool eruit zal zien.
Hoe kleiner de HR-afdeling, hoe beter het is om minder systemen te gebruiken. Daarom wil je misschien in het begin een alles-in-één HR-systeem aanschaffen en dit vervolgens uitbreiden met meer gespecialiseerde tools naarmate je behoeften zich ontwikkelen. Daarom is de mogelijkheid om goed te integreren, idealiter met open API’s of native connectors, van cruciaal belang.
Belangrijke onderscheidende factoren bepalen
Let op onderscheidende factoren zoals ondersteuning bij de implementatie en de gebruikerservaring. Houd rekening met flexibiliteit voor gespecialiseerde gebruikssituaties als je team unieke behoeften heeft. Controleer of leveranciers oplossingen op maat of standaardpakketten voor iedereen aanbieden.
Je bevindingen documenteren
Houd je onderzoek bij door je bevindingen te documenteren. Maak een spreadsheet om functies, prijzen en ondersteuning te vergelijken. Zo kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen en blijft je team op één lijn.
Stel deze vragen:
- Waar is elke tool het beste in?
- Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
- Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
- Hoe flexibel is de tool voor gespecialiseerde vereisten?
- Wat zijn de belangrijkste onderscheidende factoren?
De beste HR-software om te overwegen
Hier is mijn lijst met de 10 beste HR-softwareopties die beschikbaar zijn, om je op weg te helpen bij je zoektocht:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Stap 3: Maak een shortlist en neem contact op
Nadat je je onderzoek hebt gedaan, is het tijd om je leveranciersopties te beperken en gesprekken met potentiële partners te beginnen:
Maak een shortlist van leveranciers
Selecteer op basis van je eerdere onderzoek 2-4 leveranciers en richt je daarbij op de leveranciers die het beste aansluiten bij de behoeften en het budget van je team. Zo wordt het eenvoudiger om de opties te beheren en te vergelijken. Zorg ervoor dat elke leverancier aan de meeste van je prioriteiten voldoet.
Stuur een RFI of RFP
Overweeg om een RFP of RFI voor HR-software te sturen om gedetailleerde informatie van je geselecteerde leveranciers te verzamelen. Zo krijg je inzicht in het aanbod en de mogelijkheden van elke leverancier en geef je hen de kans om hun aanbod af te stemmen op je specifieke behoeften. Gebruik deze stap om eventuele onzekerheden te verduidelijken en specifieke informatie over prijzen en functies te krijgen.
Plan demo's en stel vragen
Plan demo's met de geselecteerde leveranciers en bereid gerichte vragen voor. Gebruik deze tijd om de software in actie te zien en de gebruikerservaring te beoordelen. Vraag naar specifieke functies en hoe deze je pijnpunten aanpakken.
Gebruik consistente evaluatiecriteria
Pas bij alle leveranciers dezelfde evaluatiecriteria toe. Dit zorgt voor een eerlijke vergelijking en helpt je de beste oplossing te vinden. Maak een checklist of scorekaart om de sterke en zwakke punten van elke leverancier bij te houden.
Stel deze vragen:
- Kun je me een echt klantverhaal vertellen dat vergelijkbaar is met onze situatie?
- Welke ondersteunings- of onboardingmiddelen bieden jullie aan?
- Voor welke functies is een upgrade nodig?
- Hoe gaat jullie software om met specifieke pijnpunten die wij ervaren?
- Zijn er verborgen kosten waarvan we op de hoogte moeten zijn?
Stap 4: Stel de zakelijke onderbouwing op
Verwerk je leveranciersonderzoek in een solide zakelijke onderbouwing die je managementteam begrijpt en ondersteunt:
Vat pijnpunten en resultaten samen
Begin met een samenvatting van de pijnpunten waarmee je team te maken heeft en de impact daarvan op productiviteit, prestaties of de efficiëntie van je HR-activiteiten. Benadruk welke resultaten je van de nieuwe software verwacht en hoe deze de genoemde problemen zullen aanpakken. Gebruik specifieke voorbeelden om de verwachte voordelen en verbeteringen te laten zien.
Presenteer kostenramingen en tijdlijnen
Verzamel op basis van je leveranciersonderzoek basisramingen van de kosten en implementatietijdlijnen. Presenteer deze details duidelijk aan je managementteam. Gebruik prijsgidsen voor HR-software om een kostenbereik te geven. Voeg tijdlijnen toe om te laten zien wanneer de voordelen zullen beginnen.
Beschrijf ROI en risico's
Leg uit welke ROI en efficiëntiewinsten de software zal opleveren. Benadruk de financiële en operationele risico's van het niet doorvoeren van een verandering en laat zien hoe de software tijd bespaart en fouten vermindert, waardoor de algehele productiviteit verbetert.
Stel deze vragen:
- Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
- Wat zijn de risico's van niets doen?
- Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
- Hoe snel zullen we rendement op onze investering zien?
- Welke statistieken zullen succes aangeven?
Stap 5: Implementeren en inwerken
Zodra je een leverancier van HR-software hebt geselecteerd, plan je een soepel inwerkproces voor je team:
Communiceer het implementatieplan
Communiceer het implementatieplan duidelijk aan alle gebruikers, niet alleen aan de HR-afdeling. Deel tijdlijnen en wat elke fase inhoudt, vooral als de migratie wijzigingen van personeelsdocumenten of gegevens vereist.
Zorg ervoor dat iedereen zijn rol in de overgang begrijpt. Gebruik e-mails of teamvergaderingen om iedereen op de hoogte te houden, organiseer vraag-en-antwoordsessies en optimaliseer de overstap naar je nieuwe systeem.
Wijs interne verantwoordelijken aan
Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen voor de software aan. Dit kunnen HR-leiders, leidinggevenden en middenmanagers zijn. Bij je selectieproces voor deze verantwoordelijken moet je rekening houden met hun mate van invloed en brede bereik, zodat alle medewerkers iemand hebben bij wie ze terechtkunnen.
Deze personen beheren de implementatie en beantwoorden vragen. Zorg er daarom voor dat ze zijn opgeleid en klaar zijn om hun teams te begeleiden. Dit helpt om een soepele overgang te behouden.
Zorg voor training en gebruik
Zorg ervoor dat teams de training voltooien en het hulpmiddel consequent gebruiken. Maak waar mogelijk gebruik van de hulpmiddelen die de leverancier aanbiedt en stel deadlines vast voor het voltooien van de training. Houd het gebruik in de gaten en pak weerstand of uitdagingen aan zodra die zich voordoen.
Creëer feedbacklussen
Stel tijdens de implementatie feedbacklussen in om input van gebruikers te verzamelen en processen in realtime te verbeteren. Regelmatige evaluatiemomenten met je team helpen het implementatieproces te verfijnen en brede acceptatie te stimuleren.
Stel deze vragen:
- Wat is het verandermanagementplan?
- Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
- Hoe houd je vroeg succes bij?
- Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
- Hoe ga je om met feedback van gebruikers?
Wat nu?
Als je wat meer hulp nodig hebt bij het kiezen van de juiste HR-software voor je bedrijf, is het de moeite waard om je lijst met vereisten voor HR-software nog eens te bekijken om te zien waar je je opties kunt beperken. Je kunt ook een RFP voor HR-software opstellen om meer informatie te krijgen van potentiële leveranciers over wat zij aanbieden.
