4 typen loonadministratiesoftware voor gestroomlijnde betalingen

Soorten salarissoftware

Er zijn verschillende soorten salarissoftware op de markt, die elk inspelen op verschillende bedrijfsbehoeften. Als je begrijpt hoe elke optie werkt, kun je de beste oplossing voor jouw bedrijf vinden.

1. Traditionele cloudgebaseerde salarissoftware

Traditionele cloudgebaseerde salarissoftware verwijst naar online salarisplatforms die via het web toegankelijk zijn — verreweg de populairste configuratie voor salarisverwerking.

Deze systemen bieden een centrale opslagplaats voor alle salarisgerelateerde gegevens en stellen gebruikers in staat om salarisstructuren te configureren, inhoudingen te beheren en belastingaangiften rechtstreeks vanuit het platform in te dienen. Over het algemeen zijn ze zeer gebruiksvriendelijk, met eenvoudige interfaces die het uitvoeren van de salarisadministratie gemakkelijk en intuïtief maken.

Het belangrijkste voordeel van dit model is toegankelijkheid. Omdat de software in een digitale cloud wordt gehost, hebben gebruikers overal en op elk moment toegang tot salarisgegevens via een beveiligde internetverbinding. 

Een ander groot voordeel van cloudgebaseerde salarissoftware is dat software-updates en gegevensback-ups worden uitgevoerd door de aanbieder van de salarissoftware, waardoor je interne medewerkers veel minder verantwoordelijkheid dragen. 

Aanbieders van salarissoftware brengen ook regelmatig updates voor hun software uit om wijzigingen in belastingwetgeving of arbeidswetgeving te verwerken, waardoor het risico op nalevingsproblemen wordt beperkt. 

Binnen de categorie cloudgebaseerde software vind je ook systemen die zich verder specialiseren, waaronder salarissoftware voor kleine bedrijven of salarissoftware voor startups.

Salarissoftware die zich uitsluitend richt op de verwerking van salarissen wordt soms zelfstandige salarissoftware genoemd. Dit is anders dan salarissoftware als module, die ik hierna behandel.

2. Salarisadministratie als module

Een andere zeer gebruikelijke structuur voor salarissoftware is dat deze als module deel uitmaakt van een uitgebreider HR-managementsysteem, zoals een informatiesysteem voor personeelszaken (HRIS), een personeelsbeheersysteem (HRMS) of een systeem voor beheer van menselijk kapitaal (HCM). 

Het structureren van de salarisadministratie als module binnen een HR-systeem biedt vanuit het oogpunt van gegevensbeheer veel voordelen, omdat alle modules binnen het systeem geïntegreerd zijn.

Dat betekent dat je eenvoudig gegevens uit andere modules kunt overnemen, zoals tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie of het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit vereenvoudigt het salarisproces aanzienlijk, omdat je niet handmatig gegevens uit een ander systeem hoeft te exporteren om ze in de salarisadministratiemodule van je HR-software te importeren.

Ik moet er echter op wijzen dat deze systemen ook cloudgebaseerd zijn, wat betekent dat ze dezelfde voordelen bieden die ik hierboven al noemde. Software-updates en gegevensback-ups worden uitgevoerd door de aanbieder van de HR-software, waardoor je interne IT- en HR-medewerkers minder worden belast.

Deze gecombineerde HR-software- en salarisadministratiesystemen zijn vanuit het perspectief van werknemers ook gebruiksvriendelijker, omdat zij hun loonstroken kunnen bekijken en verlofaanvragen kunnen indienen vanuit dezelfde selfservicemodule voor werknemers, in plaats van voor elk onderdeel bij een afzonderlijk systeem te moeten inloggen.  

3. Loonadministratiesoftware voor specifieke sectoren

Er bestaat ook loonadministratiesoftware voor tal van sectoren, waaronder de bouw, restaurants, wervingsbureaus en andere. Deze systemen bieden extra functies die relevant zijn voor hun sectorspecifieke context en verder gaan dan alleen de basisfuncties voor de loonadministratie. Enkele voorbeelden zijn:

Loonadministratiesoftware voor de bouw

Loonadministratiesoftware voor de bouw bevat functies voor het verwerken van vakbondsbijdragen, gecertificeerde loonrapporten en het beheren van meerdere bouwlocaties, in tegenstelling tot standaard loonadministratiesoftware. De software ondersteunt ook kostentoewijzing aan projecten en het bijhouden van de naleving van geldende loonvoorschriften.

Loonadministratiesoftware voor restaurants

Loonadministratiesoftware voor restaurants speelt in op de unieke behoeften van de horeca door het verdelen van fooien, het plannen van diensten en de naleving van arbeidswetten die specifiek voor restaurants gelden te beheren. De software integreert ook met kassasystemen om loonberekeningen op basis van omzet en fooien te stroomlijnen.

Loonadministratiesoftware voor de productie

Loonadministratiesoftware voor de productie verwerkt complexe ploegentoeslagen, stukloon en arbeidskosten die specifiek zijn voor de productiesector. De software integreert ook met productiebeheersystemen om de loonadministratie af te stemmen op productiegegevens en prestatie-indicatoren.

Er zijn nog veel andere opties beschikbaar, dus neem de tijd om verschillende leveranciers te onderzoeken als je op zoek bent naar een aanbieder van loonadministratiesoftware voor een specifieke niche. Of ga naar ons zoekveld en controleer het nogmaals, want afhankelijk van je sector hebben wij het voorbereidende werk misschien al voor je gedaan!

Nogmaals: ik wil benadrukken dat deze sectorspecifieke loonadministratiesystemen ook binnen een cloudgebaseerd model werken. Dat betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over het zelf beheren van software- of nalevingsupdates. In plaats daarvan werkt je aanbieder van loonadministratiesoftware de software indien nodig rechtstreeks bij. 

4. Gecombineerde loonadministratiesoftware en loonadministratiediensten

Ik heb deze samengevoegd omdat het in wezen allebei diensten zijn. Er zijn echter verschillende soorten loonadministratiediensten beschikbaar en het is belangrijk om het onderscheid ertussen te begrijpen.

Hier volgt een kort overzicht van elk subtype loonadministratiedienst:

Volledige loonadministratiedienst

Dit is een dienst die loonadministratiebedrijven aanbieden, waarbij zij namens jou de loonverwerking beheren.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van je werknemersgegevens en het indien nodig aanpassen van salarissen, belastinglocaties en andere werknemersspecifieke gegevens.

Het bedrijf regelt echter alle andere aspecten van de loonverwerking, waaronder het berekenen van loonheffingen, federale belastingen, lokale belastingen enzovoort. 

Deze optie is nuttig voor veel eigenaren van kleine bedrijven die volledig van hun loonadministratieverantwoordelijkheden af willen, terwijl ze ervoor zorgen dat de loonadministratie correct wordt verwerkt. Met dit model besteedt u uw loonadministratie in feite uit aan een externe loonadministratiedienst die deze beheert. 

Als dit klinkt als uw situatie, raad ik aan samen te werken met een van de loonadministratiediensten voor kleine bedrijven, die ik uitgebreid heb onderzocht. Deze diensten zijn over het algemeen zeer kosteneffectief en bieden uitgebreide klantenondersteuning.

PEO-bedrijven

Een andere vorm van uitbesteding van de loonadministratie is samenwerken met een professionele werkgeversorganisatie (PEO). Het prettige aan het gebruik van een PEO-dienst is dat deze u met meer kan helpen dan alleen de verwerking van de loonadministratie. De meeste PEO-aanbieders bieden de volgende diensten:

• Beheer van de loonadministratie
• Naleving van regelgeving
• Beheer van werknemersvoordelen
• Talentbeheer (waaronder werving en personeelsbezetting)
• Gegevensbeheer
• Risicobeheer
• Arbeidsongevallenverzekering

PEO-bedrijven stellen u in met hun eigen software, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat hun loonadministratiesysteem kan worden geïntegreerd met de belangrijkste HR-softwareoplossingen die u al gebruikt. 

U kunt ook eersteklas klantenondersteuning verwachten van een PEO-bedrijf, omdat u hen in feite inhuurt om uw loonadministratieprocessen van begin tot eind te beheren.

Wereldwijde loonadministratiesoftware en -diensten

Wereldwijde softwareoplossingen voor de loonadministratie vormen een combinatie van geavanceerde loonadministratiesoftware die betalingen in meerdere valuta kan verwerken, aangevuld met klantenondersteuning en loonadministratiebeheer door de loonadministratieaanbieder. 

Bij dit model bent u verantwoordelijk voor het bijwerken van uw werknemersgegevens in het wereldwijde loonadministratiesysteem. Uw loonadministratieaanbieder is echter verantwoordelijk voor het namens u verwerken van de loonadministratie en zorgt voor naleving van de belastingregels in alle rechtsgebieden waarin u werknemers heeft.

Zoals de naam al suggereert, is deze dienst bedoeld voor bedrijven met personeel in verschillende landen. Daardoor is het een duurdere optie dan andere loonadministratiediensten (lees voor meer informatie onze diepgaande analyse van de kosten van wereldwijde loonadministratiediensten). Houd echter rekening met waarvoor u betaalt:

• Wereldwijde verwerking van de loonadministratie (betalingen verspreid over meerdere landen en meerdere valuta, rechtstreeks gestort op de bankrekeningen van uw werknemers)
• Juridische expertise in het betreffende land en toezicht op naleving
• Internationale inhouding en aangifte van belastingen
• Afstemming en controle van de loonadministratie
• Ondersteuning bij wereldwijde HR-vraagstukken met betrekking tot het personeelsbestand

Als uw organisatie van plan is om fulltime werknemers of zelfs opdrachtnemers in verschillende landen te betalen, is het gebruik van een wereldwijde loonadministratieaanbieder de juiste keuze. 

(Let op: Als u nog een stap verder wilt gaan en de juridische aspecten van het aannemen van internationale werknemers volledig van uw bord wilt halen, zou een dienst voor formeel werkgeverschap een betere keuze zijn.) 

Andere opties voor de loonadministratie

Er zijn nog andere configuraties voor de loonadministratie die het vermelden waard zijn. Ze zijn echter niet erg gebruiksvriendelijk. Andere opties zijn: 

• Lokaal geïnstalleerde salarissoftware: Dit verwijst naar salarissoftware die lokaal op bedrijfsservers wordt geïnstalleerd en onafhankelijk van andere HR-software werkt. Het belangrijkste voordeel van een lokaal geïnstalleerd salarissysteem is dat het meer controle biedt over gegevensbeveiliging en aanpassingen, in tegenstelling tot standaard cloudgebaseerde salarissoftware.
  
  Lokaal geïnstalleerde oplossingen vereisen echter een aanzienlijke investering vooraf in implementatie en IT-middelen, evenals voortdurend onderhoud om ervoor te zorgen dat de software up-to-date blijft met veranderende belastingregels en aansprakelijkheden worden voorkomen.
• Open-source salarissoftware: Open-source salarissoftware biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden en is over het algemeen kosteneffectiever, omdat er geen licentiekosten zijn. Je hebt echter aanzienlijk veel technische expertise nodig om een open-sourcesalarissysteem te implementeren en te onderhouden in vergelijking met standaard salarissoftware, waardoor dit voor de meeste organisaties een veel minder aantrekkelijke optie is.
• Boekhoudsoftware: Als je bedrijf erg klein is, kun je je mogelijk redden met boekhoudsoftware voor HR die salarisfuncties biedt. Met boekhoudsoftware kun je je werknemers met fysieke salarischeques betalen, maar hiervoor zijn handmatige gegevensinvoer en het afdrukken van cheques nodig. Werknemers moeten hierdoor bovendien extra stappen zetten om hun inkomsten op hun bankrekening te storten. Om deze redenen is dit voor de meeste bedrijven ook een minder aantrekkelijke optie. 

Deze alternatieve salarisopties zijn naar mijn mening verouderd en bieden een minder dan ideale ervaring voor iedereen die de software regelmatig moet beheren of gebruiken.

In plaats daarvan raad ik aan om dieper in te gaan op cloudgebaseerde salarissoftware, salarisadministratie als module of salarisdiensten om de beste salarissoftware met directe bankstorting voor je bedrijf te vinden.

Kostenoverwegingen voor salarissoftware

De kosten van nieuwe software zijn altijd een belangrijke factor, en dat geldt ook voor salarissoftware. De prijzen van salarissoftwareoplossingen variëren op basis van belangrijke factoren, zoals het aantal werknemers, de complexiteit van het salarisproces, de benodigde functies en de vraag of het om een zelfstandig product of onderdeel van een groter HR-softwarepakket gaat. 

Voor salarissoftware zijn verschillende prijsmodellen van toepassing, waaronder: 

• Software as a Service: Het traditionele cloudgebaseerde model met maandelijkse kosten plus kosten per werknemer. Sommige salarisaanbieders bieden ook een versie met korting van hun SaaS-abonnementen als je uitsluitend salarissoftware voor opdrachtnemers nodig hebt.
• Model met vaste prijzen: Een vast maandelijks bedrag, ongeacht het aantal werknemers dat je hebt.
• Gratis salarissoftware: Deze optie, waartoe ook freemium- of testabonnementen behoren, is zeldzaam, hoewel er enkele goede opties beschikbaar zijn als je budget zeer beperkt is. (Als dat het geval is, bekijk dan mijn lijst met de beste gratis salarissoftware om te beginnen.)

Het is belangrijk om niet alleen naar de kosten vooraf te kijken, maar ook rekening te houden met eventuele doorlopende maandelijkse of jaarlijkse kosten. Sommige aanbieders brengen mogelijk ook extra kosten in rekening voor diensten zoals directe bankstorting, belastingaangifte, gegevensintegratie of zelfs klantenondersteuning.

Je moet ook het potentiële rendement op investering (ROI) beoordelen dat je behaalt door in een nieuw salarissysteem te investeren. Salarissoftware kan een bedrijf aanzienlijk veel tijd en middelen besparen door repetitieve taken te automatiseren, foutpercentages te verlagen en naleving van belastingwetten voor salarisadministratie te waarborgen. De software biedt ook waardevolle rapportagemogelijkheden en integratie met andere HR-functies. 

In plaats van salarissoftware als een pure kostenpost te beschouwen, moet je het zien als een investering die op termijn aanzienlijke productiviteitswinst en kostenbesparingen kan opleveren.

Lees voor meer informatie over de kosten van salarissoftware mijn gedetailleerde overzicht van de kosten van salarissoftware, inclusief mogelijke verborgen kosten.

Belangrijkste functies van salarissoftware

Hier zijn de meest voorkomende salarisfunctionaliteiten die je in moderne salarissystemen kunt verwachten, met opmerkingen over waarom elke functie belangrijk is. Controleer deze functies om de uitgebreidheid ervan te beoordelen voordat je je aanmeldt bij een salarisaanbieder:

• Geautomatiseerde loonverwerking: Automatiseert de berekening van lonen, inhoudingen en nettoloon van werknemers. Dit vermindert handmatige fouten en bespaart tijd bij de loonadministratie.
• Belastingberekening en -aangifte: Berekent automatisch federale, regionale en lokale belastingen en verzorgt de aangifte. Nauwkeurige belastinginhoudingen en tijdige aangiften helpen om aan de regelgeving te voldoen en boetes te voorkomen.
• Directe storting: Maakt het mogelijk om salarissen rechtstreeks op de bankrekeningen van werknemers te storten. Dit versnelt de betaling en vermindert de behoefte aan fysieke cheques.
• Zelfbedieningsportaal voor werknemers: Biedt werknemers online toegang tot hun looninformatie, waaronder loonstroken en belastingformulieren. Dit geeft werknemers meer zelfstandigheid en vermindert administratieve vragen.
• Compliancebeheer: Zorgt ervoor dat arbeidswetgeving, belastingregels en industrienormen worden nageleefd. Compliancebeheer beperkt het risico op juridische problemen en boetes.
• Beheer van loonbeslagen: Verwerkt loonbeslagen van werknemers voor kinderalimentatie, belastingvorderingen en andere gerechtelijk opgelegde inhoudingen. Nauwkeurig beheer van loonbeslagen zorgt ervoor dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan en voorkomt fouten in de loonadministratie.
• Tijd- en aanwezigheidsregistratie: Integreert met tijdregistratiesystemen om de gewerkte uren en aanwezigheid van werknemers vast te leggen. Nauwkeurige registratie is cruciaal voor correcte loonberekeningen en het beheer van overuren.
• Rapportage en analyse: Genereert gedetailleerde loonrapporten en analyses voor financiële planning en audits. Deze inzichten helpen HR- en financiële teams om weloverwogen beslissingen te nemen.
• Beheer van arbeidsvoorwaarden: Beheert arbeidsvoorwaarden voor werknemers, waaronder ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen en andere voordelen. Een gestroomlijnd beheer van arbeidsvoorwaarden verhoogt de tevredenheid en het behoud van werknemers.
• Beheer van loonbeslagen: Verwerkt loonbeslagen voor kinderalimentatie, belastingvorderingen en andere gerechtelijk opgelegde inhoudingen. Correct beheer zorgt voor naleving van de wet en nauwkeurige inhoudingen op het loon van werknemers.
• Mobiele toegang: Stelt HR-professionals en werknemers in staat om via mobiele apparaten toegang te krijgen tot looninformatie, via speciale mobiele apps of mobielvriendelijke cloudgebaseerde gebruikersinterfaces. Mobiele toegang biedt flexibiliteit en gemak voor beheer onderweg.

Als je dieper op een van deze functies wilt ingaan, is dit artikel over functies van loonsoftware een goede volgende stap.

De complexiteit zit niet in de loonberekeningen zelf, maar in het blijven voldoen aan de regelgeving van elk land. Je moet ervoor zorgen dat je systeem de gegevens loskoppelt van de regels, vooral wanneer belasting- en socialezekerheidspercentages per land verschillen.

Voordelen van het gebruik van loonsoftware

Loonsoftware biedt verschillende voordelen voor organisaties als geheel en voor degenen die de software regelmatig gebruiken om loonprocessen te beheren. Hier zijn verschillende voordelen van loonsoftware (of nieuwe en verbeterde loonsoftware) voor je organisatie: 

• Tijd- en kostenefficiëntie: Omdat salarissoftware veel onderdelen van het salarisverwerkingsproces automatiseert, kan deze de hoeveelheid tijd en inspanning die nodig zijn om salarisverwerkingstaken uit te voeren aanzienlijk verminderen, vooral als je medewerkers momenteel voor bepaalde onderdelen afhankelijk zijn van handmatige berekeningen. Deze efficiëntie vertaalt zich vervolgens in kostenbesparingen, omdat er minder handmatig werk nodig is.
• Selfserviceportalen voor medewerkers: Door medewerkers toegang te geven tot hun loonstroken, belastingdocumenten en persoonlijke gegevens, verminder je de administratieve werklast van je HR-medewerkers, zodat zij tijd overhouden voor andere taken. Medewerkersportalen geven je personeel ook meer controle over hun persoonlijke gegevens, wat zorgt voor een soepelere ervaring bij eenvoudige taken zoals het wijzigen van adressen of het bijwerken van bankgegevens.
• Verbeterde nauwkeurigheid bij nalevingscontrole: Door automatisch te worden bijgewerkt met de nieuwste belastingtarieven en regelgeving, verkleint cloudgebaseerde salarissoftware het risico op nalevingsproblemen als gevolg van onjuiste salarisberekeningen.
• Verbeterde gegevensbeveiliging: Salarissoftware biedt veilige gegevensopslag, versleuteling en op rollen gebaseerde machtigingen om de toegang tot gevoelige personeelsgegevens te beperken tot degenen die deze nodig hebben. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van handmatige salarisverwerking of gegevensopslag op papier.
• Geïntegreerde rapportage & analyses: Zoals eerder opgemerkt, is salarissoftware vaak één module binnen een uitgebreider HR-managementsysteem. Hierdoor kunnen gebruikers rapporten genereren over meer dan alleen salarisgegevens. Je kunt bijvoorbeeld ook rapporten maken ter ondersteuning van financiële planning, budgettering en besluitvorming, of gegevens zoals het aantal gewerkte uren van medewerkers tijdens belangrijke periodes monitoren om de toekomstige vraag te voorspellen.

Lees voor meer informatie over deze voordelen en verschillende andere onze uitgebreide uiteenzetting over de voordelen van een geautomatiseerd salarissysteem.

Toekomstige trends in salarisautomatisering

De belangstelling voor salarisautomatisering blijft groeien, omdat steeds meer bedrijven inzien dat deze processen kan stroomlijnen, fouten kan verminderen en de naleving kan verbeteren. 

Kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren zullen naar verwachting een leidende rol blijven spelen in de ontwikkeling van trends op het gebied van salarisautomatisering.

Deze technologieën kunnen gegevens gebruiken om trends te voorspellen, de gewerkte uren van medewerkers bij te houden en zelfs betalingen te berekenen op basis van verschillende factoren, zoals overuren, bonussen en belastingen.

Dit vereenvoudigt niet alleen het werk van HR-professionals, maar leidt ook tot een nauwkeurigere en tijdigere salarisverwerking.

Een andere opkomende trend is de toepassing van blockchaintechnologie in salarisautomatisering. Blockchain kan salarissystemen veiliger en transparanter maken, dankzij de mogelijkheid om een onveranderlijk overzicht van transacties te bieden.

De mogelijkheid om wereldwijde betalingen af te handelen kan ook het proces van internationale medewerkers betalen vereenvoudigen. 

Verschillende salarisverwerkingsbedrijven onderzoeken ook de mogelijkheden van realtimebetalingen om organisaties te helpen medewerkers onmiddellijk toegang te geven tot hun loon, ook wel bekend als loon op aanvraag. 

Naarmate deze trends algemener worden, kunnen we een toekomst verwachten waarin salarisverwerking niet alleen geautomatiseerd is, maar ook efficiënter en meer gericht op medewerkers.

De juiste salarisoplossing kiezen

De juiste salarisoplossing kiezen vereist een zorgvuldige analyse van de behoeften en mogelijkheden van je organisatie. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat de software of dienst die je kiest je werklast vermindert en menselijke fouten beperkt. 

Houd ook rekening met schaalbaarheid, aangezien je bedrijf waarschijnlijk zal groeien. Investeren in een flexibel systeem is belangrijk. 

Hoewel er verschillende soorten salarissoftware zijn om uit te kiezen, moet je uiteindelijke beslissing gebaseerd zijn op de omvang van je organisatie, je budgettaire beperkingen en het niveau van controle dat je nodig hebt. 

Vergeet nooit dat een goed gekozen salarissysteem je bedrijf tijd en geld kan besparen en juridische problemen kan voorkomen.

Om je selectieproces te structureren en het eenvoudig te maken om de ene leverancier met de andere te vergelijken, kun je bij ten minste je 3 beste keuzes gedetailleerde salarisvoorstellen opvragen.

Conclusie

Ik hoop dat dit artikel de verschillen tussen de verschillende soorten salarissoftware en salarisdiensten heeft verduidelijkt en je een stap dichter heeft gebracht bij het vinden van de beste oplossing voor jouw behoeften.

Met opties die variëren van traditionele cloudgebaseerde systemen tot gespecialiseerde brancheoplossingen en uitgebreide salarisdiensten, is er voor elke zakelijke behoefte een passende oplossing.

Houd rekening met de specifieke vereisten, schaalbaarheid en het budget van je organisatie om een weloverwogen beslissing te nemen.

Uiteindelijk zal investeren in de juiste salarissoftware je salarisverwerkingsprocessen stroomlijnen, tijd besparen en fouten verminderen, zodat je medewerkers soepel en op tijd worden betaald.

Schrijf je in voor meer HR-inzichten

Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van peoplemanagement en schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor leiders en managers. Je ontvangt inzichten en aanbiedingen die zijn afgestemd op leiders en HR-professionals rechtstreeks in je inbox.