Wat is loonadministratie: je complete gids
De salarisadministratie is een fundamenteel aspect van de bedrijfsvoering en omvat het proces waarbij werknemers voor hun werk worden betaald. Als je het goed doet, verloopt het soepel en voorspelbaar.
Als je het verkeerd doet, kun je te maken krijgen met verkeerd geclassificeerde werknemers, belastingboetes en gefrustreerde werknemers die zich afvragen waarom hun nettoloon op de betaaldag niet klopt.
Effectief beheer van de salarisadministratie is cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers correct en op tijd worden betaald en dat tegelijkertijd aan wettelijke en regelgevende vereisten wordt voldaan.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Als je nog helemaal nieuw bent op het gebied van salarisadministratie, overweeg dan het gebruik van een gratis hulpmiddel voor salarisadministratie om het proces soepel af te handelen zonder kosten te maken totdat je klaar bent om een stap verder te gaan.
Wat is salarisadministratie?
Salarisadministratie verwijst naar het proces waarbij werkgevers hun werknemers betalen voor hun werk. Het omvat het berekenen van inkomsten van werknemers, het inhouden van belastingen en andere inhoudingen en het uitbetalen van de salarissen.
De salarisadministratie omvat ook het bijhouden van gewerkte uren, het waarborgen van naleving van belastingwetten en het indienen van de benodigde salarisrapportages bij overheidsinstanties.
Veel klanten maken zich zorgen over de complexiteit van de salarisadministratie. Het probleem zit vaak niet in de berekeningen zelf, maar in het naleven van de regelgeving van elk land.
Waarom is salarisadministratie belangrijk?
Een nauwkeurige en efficiënte salarisadministratie is om verschillende redenen essentieel. Ten eerste zorgt deze ervoor dat werknemers de juiste vergoeding voor hun werk ontvangen, waarvan ik zeker weet dat je het belang ervan zult onderschrijven!
Daarnaast helpt een goed beheer van de salarisadministratie bedrijven om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van loonheffingen en belasting, waardoor boetes en juridische problemen worden voorkomen. Het biedt ook waardevolle inzichten in arbeidskosten en de productiviteit van werknemers, zodat het management weloverwogen beslissingen kan nemen.
Regelgeving voor salarisadministratie
In de Verenigde Staten wordt de regelgeving voor salarisadministratie bepaald door verschillende federale wetten en wetten op staats- en lokaal niveau, die zijn bedoeld om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke beloningspraktijken te waarborgen.
Enkele belangrijke regels voor salarisadministratie in de VS zijn:
- Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA): De FLSA stelt normen vast voor het minimumloon, de aanspraak op overwerkvergoeding, de administratie en kinderarbeid voor werknemers in zowel de private als de publieke sector.
- Inhouding van federale inkomstenbelasting: Werkgevers zijn verplicht federale inkomstenbelasting in te houden op het loon van werknemers op basis van hun inhoudingsvrijstellingen, aangiftestatus en inkomensniveau.
- Belastingen voor sociale zekerheid en Medicare: Werkgevers moeten belastingen voor sociale zekerheid en Medicare inhouden op het loon van werknemers. Deze staan gezamenlijk bekend als belastingen in het kader van de Federale wet op verzekeringsbijdragen (FICA). De huidige tarieven bedragen 6,2% voor sociale zekerheid en 1,45% voor Medicare, met aanvullende Medicare-belastingen voor mensen met een hoog inkomen.
- Federale wet op werkloosheidsbelasting (FUTA): Werkgevers zijn onderworpen aan de FUTA-belasting, waarmee werkloosheidsuitkeringen worden gefinancierd voor werknemers die hun baan zijn verloren. Het huidige FUTA-belastingtarief bedraagt 6% over de eerste $7,000 aan loon die jaarlijks aan elke werknemer wordt betaald.
- Inhouding van staatsinkomstenbelasting: Veel staten heffen inkomstenbelasting over het loon van werknemers. Werkgevers zijn verplicht deze in te houden en af te dragen aan de bevoegde belastingautoriteiten van de staat. De tarieven en vereisten voor het inhouden van staatsinkomstenbelasting verschillen per staat.
- Staatsverzekering tegen werkloosheid (SUI): Werkgevers zijn verplicht staatsbelastingen voor werkloosheidsverzekeringen te betalen om werkloosheidsuitkeringen te financieren voor werknemers die buiten hun schuld werkloos zijn. De SUI-belastingtarieven en loonbasissen verschillen per staat.
- Werknemerscompensatieverzekering: Werkgevers zijn doorgaans verplicht een werknemerscompensatieverzekering af te sluiten om medische vergoedingen en loonvervanging te bieden aan werknemers die werkgerelateerd letsel oplopen of ziek worden.
- Rapportage van werkgelegenheidsbelastingen: Werkgevers moeten verschillende belastingformulieren indienen bij de IRS, zoals formulier 941 (kwartaalformulier voor de federale aangifte van werkgeversbelastingen), om ingehouden inkomstenbelasting, belastingen voor sociale zekerheid en Medicare op het loon van werknemers te rapporteren, evenals het werkgeversdeel van deze belastingen.
- Wetgeving over lonen en werktijden: Naast federale regelgeving hebben veel staten hun eigen wetgeving over lonen en werktijden, waarin minimumlonen, overwerkvergoeding, maaltijd- en rustpauzes en andere aspecten van arbeidsbeloning worden geregeld.
- Classificatie van werknemers: Werkgevers moeten werknemers correct classificeren als werknemers of onafhankelijke opdrachtnemers op basis van factoren zoals de mate van zeggenschap over het uitgevoerde werk en de aard van de arbeidsrelatie. Een verkeerde classificatie kan leiden tot boetes en juridische aansprakelijkheid.
Dit zijn slechts enkele van de loonadministratieregels waaraan werkgevers in de VS moeten voldoen om naleving van de wet- en regelgeving in hun loonadministratie te waarborgen.
Het is essentieel dat bedrijven op de hoogte blijven van wijzigingen in wet- en regelgeving op het gebied van loonadministratie om mogelijke boetes en juridische risico's te voorkomen.
De opkomst van werken op afstand heeft van wereldwijde loonadministratie en naleving van regelgeving ook een belangrijk vraagstuk gemaakt. Tools moeten zich aanpassen om de verschillende belastingregels in diverse regio’s te kunnen verwerken.
Gebruik bij internationale aanwerving tools en teams die al gespecialiseerd zijn in de belasting- en arbeidswetgeving van het betreffende land. Zo helpt een Canadese oplossing voor loonverwerking bedrijven om de essentiële loonadministratie nauwkeurig en efficiënt af te handelen bij het op afstand aannemen van Canadese kandidaten.
Directe storting versus loonkaarten: wat is het beste voor uw werknemers?
De manier waarop u werknemers betaalt, is niet alleen een technische beslissing: deze heeft gevolgen voor naleving, loonverwerking en werknemerstevredenheid. Voor veel HR-leidinggevenden komt de keuze tussen directe storting en loonkaarten neer op toegankelijkheid en naleving van regels voor loonadministratie.
- Directe storting is de standaardkeuze voor de meeste interne loonadministratieteams. Werknemers ontvangen hiermee hun nettoloon op de betaaldag rechtstreeks op hun bankrekening, waardoor het gedoe met papieren cheques verdwijnt. Niet iedere werknemer heeft echter een bankrekening, waardoor alternatieve opties noodzakelijk zijn.
- Loonkaarten bieden een oplossing voor werknemers zonder bankrekening door het loon op een prepaidbetaalkaart te storten. Het gebruik ervan wordt echter gereguleerd door de wetgeving van de afzonderlijke staten: in sommige staten moeten werkgevers alternatieve opties aanbieden, terwijl in andere staten wordt gewaarborgd dat werknemers het volledige bedrag van hun loon kunnen opnemen zonder kosten te maken.
Voor eigenaren van kleine bedrijven en HR-leidinggevenden draait de keuze niet alleen om gemak. Het gaat erom de regels na te leven, de loonadministratie efficiënt te houden en ervoor te zorgen dat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot hun inkomsten. Door de regelgeving voor loonadministratie op staatsniveau te controleren, voorkomt u nalevingsproblemen en verloopt de betaaldag soepel voor iedereen.
Loonheffingsinhoudingen
In de Verenigde Staten zijn er verschillende veelvoorkomende loonheffingsinhoudingen die werkgevers op grond van de wet of als onderdeel van vrijwillige arbeidsvoorwaardenprogramma's op het loon van werknemers inhouden.
Enkele van de meest voorkomende loonheffingsinhoudingen in de VS zijn:
- Federale inkomstenbelasting: Deze inhouding vertegenwoordigt het bedrag aan federale inkomstenbelasting dat werknemers verschuldigd zijn op basis van hun inkomsten en belastingaangiftestatus. Het inhoudingsbedrag wordt berekend aan de hand van de informatie die de werknemer heeft verstrekt op het Formulier W-4.
- Inkomstenbelasting van de staat: Veel staten heffen inkomstenbelasting op inwoners, en werkgevers zijn indien van toepassing verplicht om inkomstenbelasting van de staat op het loon van werknemers in te houden. Het inhoudingsbedrag is gebaseerd op de staat waarin de werknemer woont en diens belastingaangiftestatus.
- Socialezekerheidsbelasting: Werknemers dragen een deel van hun loon af ter financiering van het socialezekerheidsprogramma, dat voorziet in pensioen-, arbeidsongeschiktheids- en nabestaandenuitkeringen
- Medicare-belasting: Deze inhouding financiert het Medicare-programma, dat zorguitkeringen biedt aan personen van 65 jaar en ouder die daarvoor in aanmerking komen, evenals aan bepaalde jongere personen met een handicap.
- Bijdragen aan een 401(k) of pensioenregeling: Veel werkgevers bieden pensioenspaarregelingen aan, zoals 401(k)-regelingen, waaraan werknemers vóór belasting een deel van hun loon kunnen bijdragen. Deze bijdragen worden vóór de inhouding van belastingen op het loon van werknemers ingehouden, waardoor hun belastbaar inkomen wordt verlaagd.
- Premies voor ziektekostenverzekeringen: Werknemers kunnen ervoor kiezen deel te nemen aan door de werkgever aangeboden ziektekostenverzekeringen en hun premies van hun loon te laten inhouden. Deze premies dekken doorgaans medische, tandheelkundige en oogzorgverzekeringen.
- Bijdragen aan een flexibele uitgavenrekening (FSA): Met FSA's kunnen werknemers vóór belasting geld opzijzetten voor in aanmerking komende uitgaven voor gezondheidszorg of zorg voor afhankelijke personen. Bijdragen aan FSA's worden vóór belasting op het loon van werknemers ingehouden.
- Vakbondscontributie: Werknemers die lid zijn van een vakbond kunnen vakbondscontributie op hun loon laten inhouden ter ondersteuning van vakbondsactiviteiten en vertegenwoordiging.
- Loonbeslagen: Werkgevers kunnen verplicht zijn een deel van het loon van een werknemer in te houden om te voldoen aan verplichte loonbeslagen, zoals betalingen voor kinderalimentatie of belastingschulden.
- Vrijwillige arbeidsvoorwaarden: Werknemers kunnen ervoor kiezen deel te nemen aan vrijwillige arbeidsvoorwaardenprogramma's, zoals levensverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen of woon-werkvergoedingen, waarbij de premies op hun loon worden ingehouden.
Dit zijn enkele van de meest voorkomende loonheffingsinhoudingen in de VS, maar de specifieke inhoudingen kunnen variëren afhankelijk van factoren zoals het beleid van de werkgever, wetten van de staat en individuele keuzes van werknemers.
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het nauwkeurig berekenen en inhouden van de juiste bedragen op het loon van werknemers, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
De eerste stap is inzicht krijgen in het verschil tussen loonbelastingen en inkomstenbelastingen!
Loonadministratiedocumenten
Zelf de loonadministratie uitvoeren is een serieuze administratieve taak. Hier is een lijst met loonadministratiedocumenten die je nodig zult hebben.
Personeelsdocumenten
- Werknemersinformatieformulier: Een uitgebreid formulier voor werknemersinformatie verzamelt basisgegevens over elke werknemer, zoals de volledige naam, het adres, het burgerservicenummer (SSN), de geboortedatum, contactgegevens, contactpersonen voor noodgevallen en de arbeidsstatus (bijvoorbeeld voltijds, deeltijds of tijdelijk).
- Formulier W-4 (verklaring inhouding werknemer): Het IRS-formulier W-4 wordt door elke werknemer ingevuld om de fiscale aangiftestatus, inhoudingsvrijstellingen en eventuele aanvullende inhoudingsbedragen voor federale inkomstenbelasting aan te geven.
- Formulier I-9 (verificatie van werkbevoegdheid): Het formulier I-9 verifieert de identiteit en werkbevoegdheid van werknemers die in de VS zijn aangenomen.
- Aanbiedingsbrieven of arbeidsovereenkomsten: Leg de arbeidsvoorwaarden voor elke werknemer vast in een aanbiedingsbrief of arbeidsovereenkomst, met inbegrip van gegevens zoals functietitel, beloning, arbeidsvoorwaarden, werktijden, arbeidsstatus en eventuele toepasselijke proeftijd of voorwaarden.
- Inschrijfformulieren voor arbeidsvoorwaarden: Als je arbeidsvoorwaarden voor werknemers aanbiedt, zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen of andere vrijwillige arbeidsvoorwaarden, verzamel dan ingevulde inschrijfformulieren voor arbeidsvoorwaarden van werknemers, waarop hun keuzes, dekkingsniveaus en eventuele vereiste bijdragen staan vermeld.
- Autorisatieformulier voor directe storting: Verkrijg toestemming van werknemers om hun loon rechtstreeks op hun bankrekening te storten door een autorisatieformulier voor een automatische loonstorting in te laten vullen. Werknemers verstrekken hun bankgegevens, waaronder de naam van de bank, het rekeningnummer en het routingnummer, om elektronische loonbetalingen mogelijk te maken.
- Autorisatieformulier voor de loonadministratie: Sommige werkgevers kunnen van werknemers verlangen dat zij een autorisatieformulier voor de loonadministratie invullen waarmee zij toestemming geven voor inhoudingen op hun loon voor zaken zoals uniformkosten, de aankoop van apparatuur of vrijwillige inhoudingen voor liefdadigheidsbijdragen.
- Prestatiebeoordelingen of functioneringsgesprekken: Houd gegevens bij van prestatiebeoordelingen of functioneringsgesprekken van werknemers, waarin feedback over prestaties, doelstellingen, verbeterpunten en eventuele op basis van prestaties toegekende salarisverhogingen of bonussen worden vastgelegd.
- Documentatie over beëindiging van het dienstverband: Leg de details van beëindigingen van dienstverbanden vast, waaronder de beëindigingsdatum, de reden voor beëindiging, het verschuldigde eindloon of de verschuldigde eindvergoeding, opties voor voortzetting van arbeidsvoorwaarden en eventuele vereiste kennisgevingen of overeenkomsten.
- Werknemershandboek of beleidsregels: Bied werknemers een werknemershandboek aan of geef hun toegang tot bedrijfsbeleidsregels waarin hun rechten, verantwoordelijkheden en verwachtingen met betrekking tot het dienstverband, de beloning, arbeidsvoorwaarden, verlofregelingen, gedrag op de werkplek en andere relevante zaken worden uiteengezet.
Belastingformulieren voor de loonadministratie
In de Verenigde Staten zijn werkgevers verplicht verschillende belastingformulieren voor de loonadministratie in te dienen om lonen, ingehouden belastingen en andere loonadministratiegerelateerde informatie te melden aan de Internal Revenue Service (IRS), belastingdiensten van de staten en andere overheidsinstanties. Veelvoorkomende belastingformulieren voor de loonadministratie in de VS zijn onder andere:
- Formulier W-2 (loon- en belastingverklaring): Werkgevers moeten Formulier W-2 aan elke werknemer verstrekken en jaarlijks kopieën indienen bij de Amerikaanse socialezekerheidsadministratie (SSA). Formulier W-2 vermeldt het brutoloon, fooien en andere vergoedingen van werknemers, evenals ingehouden belastingen, zoals federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting.
- Formulier W-3 (begeleidingsformulier voor loon- en belastingverklaringen): Formulier W-3 is een samenvattend begeleidingsformulier dat Formulier W-2 vergezelt wanneer dit bij de Amerikaanse socialezekerheidsadministratie wordt ingediend. Werkgevers gebruiken Formulier W-3 om het totale loon, de totale fooien en andere vergoedingen te rapporteren, evenals de totale ingehouden belastingen voor alle werknemers.
- Formulier WH-347: Wordt gebruikt voor het indienen van gecertificeerde loonadministratie—een specifiek type wekelijks loonrapport dat in de Verenigde Staten vereist is voor aannemers en onderaannemers die werken aan federaal gefinancierde of ondersteunde bouwprojecten ter waarde van $2000 of meer.
- Formulier 941 (kwartaalopgave van de federale werkgeversbelasting): Werkgevers gebruiken Formulier 941 om de op het loon van werknemers ingehouden federale inkomstenbelasting te rapporteren, evenals de ingehouden socialezekerheids- en Medicare-belastingen (FICA-belastingen) en het werkgeversaandeel van de FICA-belastingen. De meeste werkgevers dienen Formulier 941 elk kwartaal in om de loonheffingen voor elk kwartaal te verrekenen.
- Formulier 940 (jaarlijkse opgave van de federale werkloosheids- (FUTA-) belasting): Werkgevers gebruiken Formulier 940 om de verschuldigde federale werkloosheidsbelasting (FUTA) over aan werknemers betaald loon te rapporteren en te betalen. Formulier 940 wordt jaarlijks ingediend om de FUTA-belastingschuld over het voorgaande kalenderjaar te rapporteren en eventuele gedurende het jaar betaalde FUTA-belastingen te verrekenen.
- Formulieren voor kwartaalrapportage van loon en belastingen per staat: Veel staten verplichten werkgevers om elk kwartaal loon- en belastingrapporten in te dienen waarin de op het loon van werknemers ingehouden inkomstenbelasting van de staat wordt gerapporteerd, evenals werkloosheidsbelastingen van de staat (SUTA) en andere loonbelastingen van de staat. Het specifieke formulier en de indieningsvereisten verschillen per staat.
- Rapporten over werkloosheidsverzekering van de staat (SUI): Werkgevers kunnen verplicht zijn om afzonderlijke rapporten in te dienen voor het rapporteren van werkloosheidsverzekeringsbelastingen van de staat (SUI) en het verstrekken van informatie over aan werknemers betaald loon, werkloosheidsclaims en andere relevante gegevens. Deze rapporten helpen bij het bepalen van het SUI-belastingtarief van de werkgever en de geschiktheid voor werkloosheidsuitkeringen.
- Formulieren uit de 1099-reeks: Hoewel ze niet strikt genomen formulieren voor loonheffingen zijn, omvat de 1099-reeks verschillende informatieaangifteformulieren die worden gebruikt om betalingen aan zelfstandige opdrachtnemers, freelancers en andere niet-werknemers te rapporteren. Omdat zij als zelfstandige werken, houdt u niets in op hun betalingen. Zij regelen hun eigen belastingen en zijn niet op dezelfde manier opgenomen in de loonadministratie van een bedrijf als werknemers. Voorbeelden zijn Formulier 1099-MISC voor diverse inkomsten en Formulier 1099-NEC voor vergoedingen aan niet-werknemers.
Loonadministratie verwerken
Het verwerken van de loonadministratie kan tijdrovend zijn en laat weinig tot geen ruimte voor fouten. Gelukkig zijn er verschillende opties voor het daadwerkelijk uitvoeren van de loonadministratie.
- Handmatige verwerking: Werkgevers kunnen de lonen, belastingen en inhoudingen van werknemers handmatig berekenen met behulp van spreadsheets, papieren administratie of boekhoudsoftware. Bij handmatige verwerking van de loonadministratie worden de gewerkte uren van werknemers ingevoerd, lonen berekend en papieren looncheques uitgegeven of wordt software voor rechtstreekse stortingen gebruikt om elektronische betalingen te versturen.
2. Loonadministratiesoftware: Het doel van loonadministratiesoftware is het automatiseren en stroomlijnen van taken voor het verwerken van de loonadministratie, zoals het berekenen van lonen, het inhouden van belastingen, het genereren van loonstroken en het uitvoeren van rechtstreekse stortingen. Zelfstandige loonadministratiesoftware integreert vaak met boekhoudsystemen en biedt functies zoals naleving van belastingregels, tijdregistratie en selfserviceportalen voor werknemers. De kosten van loonadministratiesoftware variëren afhankelijk van uw behoeften. Bekijk onze keuze van de beste loonadministratiesoftware.
3. Accountant, CPA-diensten of loonadministratiedienst: Werkgevers kunnen ervoor kiezen de loonadministratie uit te besteden aan gecertificeerde openbare accountants (CPA's) of bedrijven die gespecialiseerd zijn in loonadministratiediensten. Deze professionals verzorgen namens de werkgever de verwerking van de loonadministratie, belastingaangiften en nalevingskwesties, en bieden deskundigheid en gemoedsrust. Lees onze gids over loonadministratiesoftware versus loonadministratiediensten om de nuances te leren kennen.
4. Professionele werkgeversorganisaties (PEO's): PEO's bieden uitgebreide oplossingen voor het uitbesteden van HR, waaronder loonadministratie, beheer van werknemersvoordelen, ondersteuning bij naleving en diensten voor risicobeheer. Bekijk onze keuze van de beste PEO-bedrijven.
5. Diensten van een geregistreerde werkgever (EOR): Het werk van een EOR, ook wel bekend als constructies voor gedeeld werkgeverschap, stelt je in staat om juridische en administratieve verantwoordelijkheden voor salarisadministratie en arbeidszaken uit te besteden, terwijl je de controle behoudt over de dagelijkse bedrijfsvoering en het personeelsbeheer. Ze zijn bijzonder nuttig voor internationale uitbreiding. Bekijk onze selectie van de beste EOR-diensten.
Wie is verantwoordelijk voor de salarisverwerking?
Verzorgt HR de salarisadministratie? Dat is een vraag die ons vaak wordt gesteld.
In werkelijkheid kan de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie variëren, afhankelijk van de omvang en structuur van de organisatie.
In een klein bedrijf is de bedrijfseigenaar mogelijk verantwoordelijk voor het verzorgen van de salarisadministratie. Als het bedrijf net begint, heeft het misschien een salarisadministratie voor één werknemer.
In een meer volwassen bedrijf kan dit onder de verantwoordelijkheid vallen van de boekhouding/financiën en/of personeelszaken. Zoals hierboven vermeld, bestaat er altijd de mogelijkheid om dit uit te besteden aan een professionele HR-dienst.
TLDR, salarisadministratie uitgelegd: een extern bedrijf dat namens jou de loonbetalingen aan werknemers en belastinginhoudingen beheert.
Hieronder vind je een overzicht van de rollen van de verschillende interne afdelingen bij het verwerken van de salarisadministratie.
- Afdeling personeelszaken (HR): HR is verantwoordelijk voor aspecten zoals het bijhouden van personeelsgegevens, het toezicht houden op tijdregistratie en aanwezigheid, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en inhoudingen, en het waarborgen van naleving van arbeidswetgeving.
- Afdeling boekhouding of financiën: De afdeling boekhouding of financiën houdt zich vaak bezig met de financiële aspecten van de salarisadministratie. Dit omvat het verwerken van betalingen, het beheren van HR-software met salarisadministratie, het berekenen van bruto- en nettoloon, het afhandelen van belastingen en inhoudingen, en ervoor zorgen dat alle financiële gegevens nauwkeurig en actueel zijn.
- Afdeling salarisadministratie: Grotere organisaties hebben mogelijk een speciale afdeling salarisadministratie. Deze afdeling is gespecialiseerd in alle aspecten van de salarisverwerking, waaronder het berekenen van lonen, het beheren van inhoudingen, het waarborgen van naleving van belastingregels en het beantwoorden van vragen van werknemers over de salarisadministratie.
- Extern bedrijf (salarisadministratie, EoR enz.): Er zijn voor- en nadelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie; je hebt minder controle over de details, maar je kunt je HR-team vrijmaken voor creatievere en productievere werkzaamheden.
In een klein bedrijf kan één interne medewerker verantwoordelijk zijn voor alle drie de bovenstaande rollen. Als je je in die situatie bevindt, kan het nuttig zijn om salarissoftware voor accountants te gebruiken, die de functies combineert die je voor beide rollen nodig hebt.
Salarisverwerking in 11 stappen
- Stap 1: Verkrijg uw EIN en staats-/lokale belastingnummers. Volg daarvoor deze handleiding van de IRS.
- Stap 2: Stel uw loonadministratiebeleid op
- Bepaal het loonbetalingsschema: Kies een regelmatige looncyclus (wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks). De frequentie van looncycli heeft rechtstreeks invloed op de loonkosten van het bedrijf en de tevredenheid van werknemers. Hoewel er geen universeel “beste” schema bestaat, vereist het kiezen van het juiste schema een balans tussen naleving, budgettering en de behoeften van werknemers.
- Stel loonadministratiebeleid op: Leg duidelijk beleid vast voor overwerk, verlof, arbeidsvoorwaarden, inhoudingen en andere loonadministratiegerelateerde aspecten.
- Stap 3: Verzamel en controleer werknemersgegevens
- Controleer werknemersgegevens: Controleer of u over nauwkeurige werknemersinformatie beschikt, waaronder:
- Belastingformulieren (W-4, W-9, I-9)
- Identificatienummers (zoals burgerservicenummers)
- Inhoudingen: arbeidsvoorwaarden zoals zorgverzekering en pensioenregelingen
- Bankrekeninggegevens
- Arbeidsovereenkomsten met het juiste salaris of de juiste uurtarieven.
- Controleer werknemersgegevens: Controleer of u over nauwkeurige werknemersinformatie beschikt, waaronder:
- Stap 4: Houd werktijd en aanwezigheid bij
- Tel gewerkte uren: Houd voor werknemers die per uur worden betaald het aantal gewerkte uren bij, inclusief reguliere uren en overuren.
- Beheer verlof en afwezigheid: Noteer vakanties, ziekteverlof en andere afwezigheid voor zover deze van invloed zijn op de betaling van werknemers.
- Stap 5: Bereken het brutoloon
- Bepaal het brutoloon voor werknemers die per uur worden betaald: Vermenigvuldig het aantal gewerkte reguliere uren met het uurtarief en tel eventueel overwerkloon erbij op.
- Bereken het brutoloon voor werknemers met een vast salaris: Deel het jaarsalaris door het aantal loonperiodes om het brutoloon voor elke cyclus te berekenen.
- Stap 6: Bereken de inhoudingen
- Houd belastingen in: Bereken en houd federale, staats- en lokale belastingen in op basis van de belastinggegevens van de werknemer.
- Houd arbeidsvoorwaarden en andere bijdragen in: Houd bijdragen voor arbeidsvoorwaarden zoals zorgverzekering, pensioenregelingen enzovoort in.
- Verwerk andere inhoudingen: Neem alle andere loonbeslagen en wettelijk verplichte of overeengekomen inhoudingen op, zoals die voor direct opvraagbaar loon.
- Het integreren van tools voor onkostenrapportage kan de efficiëntie van loonberekeningen en rapportages verbeteren.
- Stap 7: Bepaal het nettoloon
- Trek de inhoudingen af van het brutoloon: Het bedrag dat overblijft na alle inhoudingen is het nettoloon dat elke werknemer ontvangt.
- Stap 8: Verwerk betalingen
- Voer betalingen uit: Betaal werknemers via de gekozen methode (automatische overschrijving, cheque, contant geld enzovoort).
- Verstrek loonstroken: Deel loonstroken uit aan werknemers met daarop het brutoloon, de inhoudingen en het nettoloon.
- Stap 9: Leg de loonadministratie vast en rapporteer erover
- Houd gegevens bij: Bewaar gedetailleerde gegevens van elke looncyclus voor interne en wettelijke doeleinden.
- Rapporteer aan overheidsinstanties: Dien de vereiste rapportages in bij belastingdiensten en andere overheidsinstanties.
- Stap 10: Bereid de verwerking aan het einde van het jaar voor
- Jaarrapportages: Stel belastingdocumenten aan het einde van het jaar op en verstrek deze aan werknemers (zoals W-2-formulieren in de VS).
- Stem jaarlijkse gegevens af: Zorg ervoor dat alle loonadministratiegegevens van het jaar nauwkeurig en volledig zijn.
- Stap 11: Controleer en werk de loonadministratiegegevens bij
- Regelmatige controles: Controleer periodiek het loonadministratieproces op nauwkeurigheid en naleving.
- Werk beleid en gegevens bij: Breng indien nodig wijzigingen aan naar aanleiding van veranderingen in belastingwetgeving, werknemersgegevens of bedrijfsbeleid.
Beste werkwijzen voor de loonadministratie
Volg deze beste praktijken voor salarisadministratie om ervoor te zorgen dat je een efficiënt en nauwkeurig proces uitvoert.
- Blijf op de hoogte van regelgeving: Werk je kennis van lokale, regionale en federale belastingwetgeving en arbeidsvoorschriften regelmatig bij. Dit omvat inzicht in wijzigingen in belastingtarieven, minimumloonwetten, regels voor overwerk en regelgeving rond arbeidsvoorwaarden. Bronnen zoals de compliance-ondersteuning van de Amerikaanse overheid kunnen hierbij helpen.
- Houd nauwkeurige personeelsgegevens bij: Houd nauwkeurige en actuele gegevens bij van alle werknemers, waaronder hun persoonsgegevens, belastinggegevens, arbeidsvoorwaarden en eventuele wijzigingen in hun arbeidsstatus of salaris.
- Voer regelmatig controles en afstemmingen uit: Controleer je salarisadministratie periodiek op nauwkeurigheid en stem de salarisgegevens regelmatig af met bankafschriften en grootboekrekeningen.
- Open communicatie met managers. Communiceer je salarisadministratieproces met managers en benadruk wat er van hen wordt verwacht en wanneer.
- Duidelijke communicatie met werknemers: Zorg voor open communicatie over salarisbeleid en wijzigingen, verstrek duidelijke en gedetailleerde loonstroken en wees beschikbaar om vragen van werknemers over hun salaris te beantwoorden.
- Dien belastingaangiften tijdig en nauwkeurig in: Zorg ervoor dat alle belastingaangiften met betrekking tot de salarisadministratie nauwkeurig zijn en op tijd worden ingediend. Dit omvat het inhouden van de juiste belastingbedragen en het tijdig afdragen daarvan aan de belastingautoriteiten.
- Gegevensbeveiliging en privacy: Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen om gevoelige salarisgegevens te beschermen. Dit omvat het beveiligen van digitale gegevens en het waarborgen van privacy bij het verwerken van werknemersinformatie.
- Maak efficiënt gebruik van technologie:
- Investeer in salarissoftware die berekeningen kan automatiseren, gegevens kan beheren en actueel kan blijven met de nieuwste belastingtarieven en wijzigingen in regelgeving. Om je hierbij te helpen, zijn hier enkele belangrijke functies van salarissoftware.
- Gebruik een betrouwbaar systeem om de uren van werknemers bij te houden, vooral voor werknemers die per uur worden betaald. Zorg ervoor dat het systeem reguliere uren, overuren en verlof nauwkeurig registreert.
- Bereid je vroegtijdig voor op de verwerking aan het einde van het jaar: Begin ruim van tevoren met het salarisadministratieproces aan het einde van het jaar. Dit omvat het controleren van werknemersinformatie, het bijwerken van salarisgegevens en het voorbereiden van de verspreiding van belastingdocumenten.
- Stimuleer voortdurend leren: Training en bijscholing moeten structureel worden ingebouwd. Overweeg conferenties over salarisadministratie om de kennis van je team uit te breiden en contact te leggen met toonaangevende deskundigen in de sector.
- Win professioneel advies in: Raadpleeg bij twijfel experts op het gebied van salarisadministratie of juridisch adviseurs, vooral bij complexe kwesties of belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving rond salarisadministratie.
- Documenteer procedures voor de salarisadministratie: Houd een schriftelijk overzicht bij van alle procedures voor de salarisadministratie. Dit helpt de consistentie te behouden en dient als trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers.
- Plan voor onvoorziene omstandigheden: Zorg voor een back-upplan voor de verwerking van de salarisadministratie in geval van noodsituaties of onverwachte verstoringen, zoals technische problemen of natuurrampen.
- Vraag om input van werknemers. Zoals Malcolm Ferrante, senior accountant bij CBS Group, benadrukt: “Input van werknemers kan ook pijnpunten aan het licht brengen en kansen voor verbetering benadrukken.”
- Controleer alles twee- en driemaal ALLES voordat je het indient.
Naar tijdige en nauwkeurige salarisadministratie
Hoewel salarisadministratie ontmoedigend kan lijken, hebben moderne technologieën zoals salarissystemen het veel eenvoudiger gemaakt om dit proces te beheren.
Als je moeite hebt om aan je verplichtingen rond de salarisadministratie te voldoen, kan financiering van de salarisadministratie een goede optie voor je zijn.
Voor meer advies kun je je abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People om onze nieuwste artikelen over alle aspecten van talentmanagement te ontvangen.
