Houd je salarisadministratie altijd op tijd bij
Er komt veel kijken bij het op tijd betalen van mensen en ik weet zeker dat het niet iets is wat jouw bedrijf, of welk bedrijf dan ook, zou durven riskeren!
Iedere keer mensen op tijd betalen is geen vaardigheid die je zomaar leert, en ook niet iets waar iedereen over beschikt. En als die vaardigheden bij slechts één persoon liggen, kun je in serieuze problemen komen.
Voorkom een salarisramp door jezelf deze vragen te stellen:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Hoeveel salarisadministrateurs heb je?
- Weet je of jouw bedrijf een verhoogd risico loopt door afhankelijkheid van een sleutelpersoon?
- Is jouw salarisproces afhankelijk van één persoon?
- Zijn andere medewerkers opgeleid om de salarisadministratie te verwerken, belangrijke salarisrapporten uit te voeren, belastingen te betalen en aan de ATO te rapporteren?
Tips om de salarisadministratie op tijd te verwerken
Hier zijn 6 eenvoudige tips om je salarisadministratie elke maand op tijd te verwerken:
- Stel een herinnering in - Gebruik je telefoon of agenda om je eraan te herinneren wanneer de salarisadministratie moet worden verwerkt.
- Houd medewerkersgegevens actueel - Zorg ervoor dat adressen, gewerkte uren en lonen correct zijn.
- Orden je papierwerk - Bewaar alle urenstaten, belastingformulieren en personeelsgegevens op één plek.
- Controleer berekeningen dubbel - Controleer altijd de uren, inhoudingen en totalen voordat je betaalt.
- Gebruik salarissoftware - Een salarisprogramma kan tijd besparen en fouten beperken.
- Houd je aan een planning - Verwerk de salarisadministratie elke maand op dezelfde dag om vertragingen te voorkomen.
Salarisintegraties voor tijdige verwerking
Professionele tip! Salarisintegraties helpen om salarisprocessen op tijd te laten verlopen door de gegevensstroom te automatiseren en handmatige taken te beperken. Zo werkt dat:
- Consistente planningen. Met minder vertragingen door handmatige knelpunten verloopt de salarisverwerking elke cyclus soepel en op tijd.
- Gestroomlijnde gegevensoverdracht. Integraties verbinden systemen zoals HR en tijdregistratie rechtstreeks met de salarisadministratie, zodat nauwkeurige gegevens altijd beschikbaar zijn.
- Minder fouten. Het automatisch synchroniseren van gegevens vermindert fouten door handmatige invoer, waardoor je tijd bespaart op correcties.
- Snellere verwerking. Met alle benodigde gegevens op één plek kan de salarisadministratie snel en efficiënt worden berekend.
- Geautomatiseerde naleving. Integraties zorgen ervoor dat belastingberekeningen en inhoudingen automatisch worden bijgewerkt, waardoor vertragingen door verouderde regels worden voorkomen.
- Realtime updates. Wijzigingen in medewerkersgegevens, uren of lonen worden direct gesynchroniseerd, zodat alles actueel en klaar voor verwerking blijft.
Dit is nog belangrijker wanneer de salarisadministratie afhankelijk is van gegevens uit branchespecifieke software. In tandartspraktijken kunnen bijvoorbeeld productie- en incassogegevens in praktijkbeheersoftware staan en moeten deze met de salarisadministratie worden afgestemd voordat medewerkers nauwkeurig en op tijd kunnen worden betaald.
Hoe je het risico van afhankelijkheid van een sleutelpersoon voorkomt
Als manager beloning en arbeidsvoorwaarden, HR-manager of CHRO die verantwoordelijk is voor het belonen en waarderen van mensen, zijn hier enkele zaken waarvan je zeker wilt weten dat je ze hebt geregeld:
- Laat je salarisadministrateur/-manager alles wat hij of zij weet documenteren. Door alles te documenteren wat hij of zij weet over het verwerken van de salarisadministratie, de volgorde waarin taken binnen de salarisadministratie worden uitgevoerd, checklists voor de salarisadministratie, rapportagevereisten en kaarten van hun interacties met belanghebbenden, ben je een stap dichter bij het vermijden van risico's rond sleutelpersonen op je salarisafdeling. Lijkt dat overdreven? Nou, je zult me dankbaar zijn wanneer de salarisadministrateur ziek wordt, onverwacht vertrekt of tijdens de salarisverwerking tijd vrij moet nemen!
- Begrijp de loonperioden en tijdlijnen, waarbij je vooral let op deadlines voor het indienen en bijwerken van gegevens, het verwerken van verlof, het bepalen van verlofverplichtingen, toeslagen, perioden voor het openen en sluiten van zelfbedieningssystemen, bankverwerkingstijden en gerelateerde processen voor het vrijgeven van gelden. Iedereen die deze details kent en hopelijk beheerst, wordt onmiddellijk onmisbaar.
- Als je dat nog niet hebt gedaan, leid dan intern iemand op als back-up voor de salarisadministratie. Nu je alles hebt gedocumenteerd, is leren hoe je zelf de salarisadministratie uitvoert zo eenvoudig als het organiseren van een trainingsprogramma. Met iemand anders op de afdeling die het volledige proces kent, verlaag je het risico rond sleutelpersonen vrijwel tot nul.
- Praat met je leverancier van het salarissysteem of de salarisdienst; de kans is groot dat deze een bedrijfscontinuïteits- en calamiteitenhersteldienst voor de salarisadministratie aanbiedt, hoewel dit je totale salariskosten kan verhogen. Voer een kosten-batenanalyse uit om te bepalen of je je op zo'n dienst abonneert, iemand intern opleidt of voor andere opties kiest. Deze diensten worden aangeboden als zowel een percentage van de werknemers voor wie de salarisadministratie wordt uitgevoerd als in de vorm van vaste kostenmodellen. Als je je salarisadministratie al uitbesteedt, vraag hen dan naar hun processen voor bedrijfscontinuïteit en calamiteitenherstel.
- Tot slot, onthoud dat de complexiteit van de back-upoplossing afhankelijk is van het aantal mensen aan wie je betaalt. Hoe groter het aantal, hoe hoger het risiconiveau en dus hoe hoger de vereisten voor een back-up- en calamiteitenherstelproces. Je zult dus op zoek willen gaan naar oplossingen waarmee je meer kunt doen voor meer mensen, zodat je op tijd kunt blijven werken.
Gerelateerd artikel: 10 beste diensten voor formele werkgevers (EOR) om te overwegen voor HR-uitbesteding
Online salarissoftware
Als het te duur is om het werk handmatig te laten uitvoeren, zijn er salarissoftwareoplossingen die de klus voor je klaren. We hebben ook twee handige lijsten: de 10 beste online salarissoftwareoplossingen en de 10 beste salarissoftwareoplossingen: beoordeeld en vergeleken. Daarmee kun je de beste match vinden voor de omvang en behoeften van je bedrijf en voor eventuele specifieke functies waarnaar je op zoek bent.
Maar wat als je bedrijf niet zo groot is, maar nog steeds met dezelfde zorgwekkende problemen te maken heeft? Lees onze gids over hoe je de salarisadministratie voor een klein bedrijf beheert.
Meer hulp nodig?
Zoals altijd kun je hieronder gerust een reactie achterlaten voor advies over het documenteren van processen voor de salarisadministratie, het in kaart brengen van processen voor de salarisadministratie of het bespreken van manieren om back-up- en calamiteitenherstelprocessen op te zetten.
Schrijf je in voor de People Managing People-nieuwsbrief voor nog meer informatie, updates en nieuwe kennis.
Zorg ervoor dat je team goed is uitgerust met de juiste tools. Hier zijn enkele aanvullende bronnen die je kunnen helpen:
