Software voor personeelsbeheer: soorten & belangrijkste functies

Wat is personeelsbeheer?

Personeelsbeheer (WFM) verwijst naar de praktijk van het strategisch toewijzen, volgen en optimaliseren van de belangrijkste hulpbron van een organisatie: haar medewerkers. 

Succesvol personeelsbeheer zorgt ervoor dat de juiste medewerkers—met de juiste vaardigheden—op het juiste moment beschikbaar zijn om aan de vereisten van hun functies te voldoen.

Hoewel elke organisatie haar eigen prioriteiten heeft, is efficiënt gebruik van middelen een doel dat de meeste bedrijven gemeen hebben.  

Waarom is personeelsbeheer belangrijk?

Of je werkplek nu een gevestigde bedrijfsomgeving, een groeiende start-up of een bedrijf met ploegendienstmedewerkers is, personeelsbeheer is een onmisbaar onderdeel van je strategie voor bedrijfsbeheer.

Effectief personeelsbeheer helpt organisaties om hun personeelsbestand zo productief en kostenefficiënt mogelijk te houden.

Inconsistent personeelsbeleid en onvoldoende handhaving van dit beleid kunnen leiden tot uitdagingen, zoals:

• Personeelstekorten
• Overtollige medewerkers
• Medewerkers met onvoldoende vaardigheden
• Hogere projectkosten
• Vertraging bij de oplevering van projecten 
• Overtredingen van regelgeving
• Vermijdbare overuren
• Incidenten op het gebied van veiligheid op de werkplek 
• Medewerkers met een lage betrokkenheid
• Lage werknemersmoraal of burn-out
• Hoog personeelsverloop.

Daarom is personeelsplanning een cruciaal aspect van talentmanagement, waarmee HR-professionals:

• De productiviteit van medewerkers optimaliseren
• Ervoor zorgen dat projecten efficiënt van middelen worden voorzien 
• Prestatiebeheer stroomlijnen
• Medewerkers waar nodig bijscholen
• Personeelsproblemen vroegtijdig aanpakken
• Een nauwkeurig beeld krijgen van arbeidskosten 
• Organisatorische risico's verminderen 
• Veiligheid op de werkplek bevorderen
• Voldoen aan arbeidswetten en -voorschriften
• Initiatieven voor opvolgingsplanning implementeren
• Medewerkersbetrokkenheid verbeteren en personeelsverloop verminderen.

Het proces van personeelsbeheer

In essentie omvat het proces van personeelsbeheer het identificeren van de belangrijkste strategische prioriteiten van de organisatie en het dienovereenkomstig toewijzen van middelen. Dit vereist dat mogelijke uitdagingen op het gebied van personeelszaken worden voorzien en dat stappen worden gezet om efficiënt te blijven en aansprakelijkheden te voorkomen. 

Het proces van personeelsbeheer omvat taken zoals:

• Strategische afstemming
• Vraagvoorspelling 
• Werknemersplanning
• Tijdregistratie 
• Aanwezigheidsregistratie
• Gegevensanalyse
• Werknemerszelfstandigheid
• Vaardighedenbeheer
• Ticketbeheer voor HR-verzoeken
• Salarisadministratie
• Projectafbakening en budgettering 
• Taakbeheer.

Er valt veel te bespreken! 

Het goede nieuws is dat dit allemaal kan worden gestroomlijnd en geautomatiseerd met behulp van software voor personeelsbeheer. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wat is software voor personeelsbeheer?

Een softwareoplossing voor personeelsbeheer (WFM) is een hulpmiddel waarmee organisaties hun personeelsbeleid kunnen organiseren en veel van de taken en processen in hun personeelsbeheersysteem kunnen automatiseren. 

Hierdoor kunnen HR-professionals hun arbeidskrachten effectiever inzetten, de tijd van werknemers productiever beheren en uiteindelijk hun organisatiedoelstellingen met minder moeite bereiken.   

Wat zijn de voordelen van software voor personeelsbeheer?

Enkele belangrijke voordelen van software voor personeelsbeheer zijn dat het management gemakkelijker roosters kan stroomlijnen, aanwezigheid en tijd kan bijhouden, productiviteit kan volgen, prestatiebeheer kan optimaliseren, salarisverwerkingsactiviteiten kan uitvoeren, naleving van regelgeving kan waarborgen en de veiligheid van werknemers kan bevorderen. 

Wanneer de juiste oplossing voor personeelsbeheer effectief wordt geïmplementeerd en gebruikt, kan deze werkgevers helpen om:

• Handmatige taken te automatiseren om tijd te besparen, knelpunten weg te nemen en fouten te verminderen.
• Nauwkeurige, actuele personeelsdata te verzamelen en betere beslissingen te nemen op basis van realtime gegevensanalyse.
• Omnichannel-personeelsbeheer te implementeren om je hybride of mobiele personeelsbestand betere toegang te bieden. 
• Efficiëntie tussen teams te verbeteren om samenwerking en werknemersbetrokkenheid te bevorderen, terwijl silo's worden weggenomen en dubbel werk wordt verminderd.
• Operationele kosten te verlagen (als gevolg van overbezetting, overmatig overwerk en uitbesteding) door nauwkeurigere prognoses en een betere toewijzing van middelen. Geavanceerde WFM-oplossingen werken budgetten zelfs bij op basis van roosterwijzigingen.
• De klantervaring te optimaliseren door routering op basis van vaardigheden, waarbij klanten aan de juiste contactcenterexpert worden gekoppeld
• De administratieve last te spreiden via zelfbedieningsportalen voor managers en werknemers die gebruikers toegang geven tot geselecteerde functies

• De nauwkeurigheid van de salarisadministratie te verbeteren door tijdregistratie, betaald verlof, geregistreerd overwerk enzovoort automatisch met elkaar te vergelijken, waardoor gevallen van menselijke fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer en berekeningen worden verminderd. 
• Planningsproblemen proactief te signaleren en aan te pakken door realtimegegevens over personeelsplanning te raadplegen en aanpassingen te maken om problemen zoals onderbezetting te voorkomen. Met de beste software voor personeelsbeheer kunnen managers zelfs slimme roosters maken door te filteren op afdeling, project, functie of locatie.
• Nauwkeurige en gedetailleerde gegevens bij te houden die helpen om naleving van regelgeving aan te tonen in het geval van een audit. 

Welke soorten software voor personeelsbeheer zijn er?

Er bestaat een breed scala aan verschillende WFM-softwaretools. Sommige zijn zelfstandige producten die een of meer van de onderstaande functies bieden, terwijl andere een meer holistische, geïntegreerde oplossing bieden.

• Planningssoftware
• Aanwezigheidssoftware
• Projectbeheer (Kanban enzovoort) en communicatietools
• Tijdregistratiesoftware
• Oplossingen voor verzuimbeheer
• Salarissoftware
• Tools voor werknemersbetrokkenheid
• Tools voor klantrelatiebeheer
• Oplossingen voor ticketbeheer van klantenservice en ondersteuning
• Software voor het bijhouden van veiligheidsincidenten op de werkplek.

Grote organisaties hebben mogelijk software voor personeelsbeheer voor ondernemingen nodig die is ontworpen om deze functies binnen complexe of verspreid werkende personeelsbestanden te coördineren.

Wat zijn de belangrijkste functies van software voor personeelsbeheer?

De beste oplossingen voor personeelsbeheersoftware stellen moderne bedrijven in staat om alle activiteiten te organiseren en bij te houden die nodig zijn voor een efficiënt bemand, kosteneffectief en productief personeelsbestand. 

Er zijn verschillende prijsopties voor personeelsbeheersoftware die toegang geven tot meer gebruikers en/of verschillende functies.

Hieronder staan enkele belangrijke functies waarop je moet letten bij het kiezen van software voor personeelsbeheer.

Voorspellen van personeelsbehoeften

Een degelijke WFM-oplossing moet je helpen trends te signaleren en factoren te voorspellen die van invloed zijn op de personeelsbehoefte en -beschikbaarheid, zoals veranderende projectplanning, seizoensgebonden schommelingen in de beschikbaarheid van werknemers, fluctuaties in de vraag van consumenten/klanten en meer. Door op deze scenario's te anticiperen, kun je je personeelsbudgetten beter plannen en personeel efficiënter inzetten. 

Intelligente planning

Elke waardevolle tool voor personeelsbeheer moet intelligente planningsmogelijkheden bevatten waarmee managers personeel kunnen selecteren voor diensten of projecten op basis van criteria zoals beschikbaarheid, vaardigheden, kosten, ervaring, voorkeur, locatie en meer. Tools voor dienstplanning moeten werknemers ook zelf toegang bieden, zodat zij onderling diensten kunnen ruilen en een volledige bezetting van alle diensten kunnen garanderen. Sommige tools bevatten mogelijk ook functies voor AI voor personeelsbeheer en planning.

Tijdregistratie

Een tool voor personeelsbeheer moet functies bieden voor, of kunnen integreren met, apparaten en tools voor tijdregistratie, zoals toegangslezers, cloudgebaseerde tijdregistratiesoftware, kiosken, verkooppuntapparaten (POS), mobiele apps of online urenstaten, om tijdregistratiegegevens vast te leggen en automatisch te verwerken voor een nauwkeurige salarisadministratie. Een ander voordeel van tijdregistratiesoftware zijn meldingen over overuren. Dit is een andere nuttige functie die werkgevers meer controle geeft over de goedkeuring en toewijzing van overuren.

Beheer van aanwezigheid en afwezigheid

Software voor personeelsbeheer moet de aanwezigheid van werknemers bijhouden, de goedkeuring van aanvragen voor vrije tijd automatiseren en het ziekteverzuim van werknemers afzetten tegen het bedrijfsbeleid voor verlof (zoals betaald verlof (PTO)) en overheidsvoorschriften.   

Gegevensanalyse en rapportage

De meeste tools voor personeelsbeheer bieden gebruikers via aanpasbare dashboards in realtime inzicht in personeelsgegevens. Hierdoor is het eenvoudig om mogelijke problemen met planning of personeelsbezetting te signaleren en op te lossen voordat ze echte problemen worden.

De beste tools voor personeelsbeheer en personeelsanalyse stellen gebruikers ook in staat om rapporten te genereren met specifieke parameters. Dit verbetert bedrijfsinformatie en personeelsplanning door historische gegevens te analyseren. 

Mobiel personeelsbeheer

WFM-tools die toegang via een mobiel apparaat bieden maken het eenvoudiger om onderweg planningen te beheren en diensten in te vullen, zodat ook in noodsituaties een optimale personeelsbezetting kan worden gegarandeerd. Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van mobiele personeelsbeheersoftware.

Zelfbediening voor werknemers 

Je personeelsbeheersuite of -tool moet idealiter een zelfbedieningsportaal voor werknemers bieden waarmee werknemers waar mogelijk snel hun eigen gegevens kunnen invoeren. Zo komt er tijd vrij voor HR en worden fouten verminderd. 

Krachtige integraties met bedrijfstools

Welke WFM-oplossing je ook kiest, deze moet goed kunnen samenwerken met de HR-software en bedrijfstools die je organisatie al gebruikt. Dit is vooral belangrijk als je geen allesomvattende personeelsbeheersuite hebt en verschillende gespecialiseerde tools gebruikt.

De juiste software maakt het implementeren, volgen en verbeteren van je personeelsbeheersysteem veel efficiënter en lonender. 

Een tevreden personeelsbestand is de sleutel tot een succesvol bedrijf

Effectief personeelsbeheer is erop gericht medewerkers tevreden te houden en tegelijkertijd te voldoen aan de strategische behoeften van je bedrijf.

Bedrijven die dit aspect van hun bedrijfsvoering goed aanpakken, zijn efficiënter, innovatiever en veerkrachtiger.

Technologie wordt aanbevolen voor alle bedrijven, behalve de kleinste. Bekijk om je op weg te helpen onze selectie van de beste software voor personeelsbeheer en onze aanbevelingen voor software voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie om de tijd en aanwezigheid van je personeel effectief te beheren en optimaliseren.

Gerelateerd artikel: De beste software voor verlofbeheer om PTO bij te houden