Bouw een inwerkproces voor medewerkers: handleiding + sjabloon
Onderzoek heeft uitgewezen dat ongeveer 30% van de werknemers binnen de eerste 90 dagen hun baan heeft opgezegd en dat organisaties gemiddeld 44 dagen hebben om invloed uit te oefenen op het langdurige behoud van een nieuwe medewerker.
Onboarding omvat meer dan papierwerk en kennismakingen; het vormt de basis voor het integreren van nieuwe medewerkers in je bedrijfscultuur, het stellen van verwachtingen en het in staat stellen van hen om succesvol te zijn in hun functie. Toch hebben veel organisaties ondanks het belang ervan moeite met onboardinguitdagingen, zoals een gebrek aan structuur, slechte communicatie of het overladen van nieuwe medewerkers met informatie.
In dit artikel onderzoeken we waarom het optimaliseren van je onboardingworkflow een gamechanger is voor zowel het succes van medewerkers als de groei van de organisatie, welke veelvoorkomende obstakels bedrijven tegenkomen en hoe je een workflow creëert die nieuwe medewerkers—en je team—klaarmaakt voor succes.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is de onboardingworkflow?
Een onboardingworkflow voor medewerkers is een gestructureerd proces dat nieuwe medewerkers door hun beginperiode bij een bedrijf begeleidt en zorgt voor een soepele en efficiënte overgang naar hun functie.
De workflow beschrijft de stappen, taken en doelstellingen die nieuwe medewerkers moeten voltooien om succesvol in de organisatie te integreren.
Zoals we zullen bespreken, begint de onboardingworkflow in organisaties van topniveau nadat de nieuwe medewerker het aanbod heeft geaccepteerd en kan deze in sommige gevallen tot een jaar duren.
Veelvoorkomende activiteiten lopen uiteen van eenvoudige administratieve taken, zoals het invullen van het benodigde papierwerk voor nieuwe medewerkers, tot afstudeerceremonies.
Belangrijke fasen van de onboardingworkflow
Om het overzichtelijker te maken, kun je de onboardingworkflow het beste opsplitsen in verschillende fasen, met aan het einde van elke fase een check-in of een enquête.
Voorbereiding vooraf
Weet je nog dat ik zei dat organisaties van topniveau al vóór de officiële start met onboarding beginnen? De fase van voorbereiding vooraf draait volledig om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich voorbereid voelt op de eerste dag en klaar is om meteen aan de slag te gaan—of op zijn minst rustig te beginnen.
Deze fase omvat administratieve taken zoals het ondertekenen van contracten, het invullen van papierwerk en het voorbereiden van IT-instellingen (bijvoorbeeld e-mailaccounts en toegang tot software).
Het gaat ook om de kleine dingen die zenuwen wegnemen en een goede eerste indruk maken, zoals het sturen van een welkomstbrief, een planning voor de eerste week of een bedrijfshandboek naar een nieuwe medewerker, zodat die zich goed geïnformeerd en enthousiast voelt.
Een goed voorbereide voorbereiding vooraf toont de professionaliteit van je organisatie en vermindert de zenuwen voor de eerste dag.
Introductie
De eerste week draait om het maken van een sterke eerste indruk en ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich welkom en gewaardeerd voelt.
Activiteiten kunnen bestaan uit een rondleiding door de faciliteiten, een introductie van de missie, waarden en beleidsregels van het bedrijf en kennismaking met het team en belangrijke belanghebbenden.
Het doel is om een positieve en boeiende ervaring te creëren en duidelijkheid te bieden over hun functie en de manier waarop die bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.
Onderzoek bevestigt dat medewerkers die zich op hun eerste dag welkom voelen, zich op de lange termijn waarschijnlijk meer betrokken en toegewijd voelen.
Door al vroeg een verbinding met de bedrijfscultuur tot stand te brengen, leg je de basis voor betekenisvolle betrokkenheid.
Het artikel van Mike Gibbon over de introductie van medewerkers is hierbij een uitstekende bron.
0-30 dagen
Laten we verder kijken naar wat je moet opnemen in de workflow voor de eerste 30 dagen van de functie van een nieuwe medewerker.
De eerste maand draait volledig om nieuwe medewerkers te helpen wennen aan hun functie, team en werkcultuur.
Managers bieden praktische begeleiding, zorgen voor kennismakingen tussen afdelingen en plannen regelmatige feedbacksessies om vroege vragen en uitdagingen te bespreken.
Er zal ook de meeste overlap zijn in wat er wordt behandeld, ongeacht functie of anciënniteit, waardoor dit gedeelte het eenvoudigst is als het gaat om het creëren van herbruikbare elementen.
Hier zijn enkele zaken die je wilt dat nieuwe medewerkers in die eerste 30 dagen behandelen:
- Krijg duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheden (superbelangrijk)
- Wees op de hoogte van het personeelsbeleid en het verwachte gedrag
- Krijg inzicht in de technologie, software en hulpmiddelen die je organisatie gebruikt en in de processen die ze zullen volgen
- Leer meer over de missie, visie, waarden, producten, het bedrijfsmodel en de klanten van je organisatie
- Krijg inzicht in de belanghebbenden van de organisatie
- Krijg inzicht in de huidige projecten waarop de organisatie zich richt en in waar zij zich in hun rol op zullen richten
- Houd wekelijks overleg met hun manager
- Ontwikkel inzicht in je bedrijfscultuur en teamnormen
- Leer hun teamgenoten kennen en weet bij wie ze voor welke zaken terechtkunnen
- Breng vaardigheidstekorten in kaart en stel enkele kortetermijn- en langetermijndoelen op voor de rest van het plan.
Aangezien de eerste 30 dagen de eerste dagen van de nieuwe medewerker op kantoor zijn (fysiek of virtueel), is het de moeite waard om enkele herbruikbare introductieactiviteiten voor medewerkers te ontwikkelen, zoals welkomstpresentaties, het lezen van het personeelshandboek en teamlunches.
De periode van 30 tot 60 dagen
Nu nieuwe medewerkers de grens van 30 dagen zijn gepasseerd, is het tijd om verder het water in te gaan en meer betrokken te raken.
De kennis die tijdens de eerste 30 dagen is opgedaan, wordt nu uitgebreid en in de praktijk gebracht. Ze kunnen meer betrokken raken bij projecten en hun gedachten en ideeën meer naar voren brengen.
De rollen en verantwoordelijkheden die nieuwe medewerkers bij hun start doornemen? Ze kunnen nu op dit vlak vooruitgang gaan boeken.
De KPI's, doelen en mijlpalen die je in de voorgaande 30 dagen hebt vastgesteld? Ze zullen hier nu voortgang op gaan boeken.
Dit is het gedeelte van het 30-60-90-dagenplan waarin elk plan uiteen begint te lopen, afhankelijk van de afdeling, het individu of het anciënniteitsniveau.
De periode van 60 tot 90 dagen
In deze fase blijft de nieuwe medewerker vooruitgang boeken met de KPI's, specifieke doelen en mijlpalen die tijdens de eerste 30 dagen zijn opgesteld.
Omdat er in deze periode veel meer nadruk ligt op zelfstandigheid, zal dit gedeelte van het plan veel meer ruimte bieden en worden afgestemd op het individu.
Nieuwe medewerkers werken aan projecten met minder toezicht, raken meer betrokken bij hun teams en de organisatie als geheel en overleggen met hun managers om ervoor te zorgen dat ze hun doelstellingen behalen.
Op dit punt kunnen teamleden voor hun expertise bij de nieuwe medewerker terecht. Misschien vormen ze een nieuw team voor een project waaraan ze werken.
Er zullen nog steeds fouten worden gemaakt en dat is prima. Ze zijn nog nieuw binnen de organisatie en hebben nog veel te leren.
Dat gezegd hebbende, moet er vergeleken met eerder in het 90-dagenplan sprake zijn van een hoger niveau van verantwoordelijkheid. Dit zal naarmate de tijd verstrijkt alleen maar verder toenemen.
Na 90 dagen
Onderzoeken tonen aan dat ongeveer 72% van de nieuwe medewerkers binnen 3 maanden gewend zal zijn aan hun nieuwe rol, 22% binnen 9 maanden en de rest rond 10-12 maanden.
Hoewel ze dus behoorlijk zelfstandig zullen zijn, hebben sommige mensen mogelijk nog wat extra geduld en begeleiding nodig.
Over het algemeen verschuiven managers hun focus nu naar het ondersteunen van langetermijnambities op het gebied van loopbaanontwikkeling, door geavanceerde trainingen, leiderschapskansen of mentorrollen aan te bieden.
Regelmatige 1:1-gesprekken, functioneringsgesprekken en loopbaangesprekken zorgen ervoor dat de afstemming met de doelstellingen van het bedrijf behouden blijft.
Onderzoek bevestigt dat aandacht voor voortdurende ontwikkeling niet alleen het behoud van medewerkers vergroot, maar ook hun algehele tevredenheid en bijdragen verbetert.
Een van de beste dingen die je organisatie na de periode van 90 dagen kan implementeren, is het blijfoverleg.
Een blijfoverleg houdt in dat je medewerkers vraagt wat goed werkt en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.
Het blijfoverleg is een uitstekende manier om je inwerkproces te verbeteren. Het is een goed moment om vragen te stellen over hoe goed het plan was uitgewerkt, hoe het is uitgevoerd en waar het kan worden verbeterd.
Feedback uit blijfoverleggen kan worden aangevuld met een andere feedbackmethode, zoals enquêtes over het inwerkproces.
Stappen voor het creëren van een effectief inwerkproces
Als je, net als ik, de werknemerservaring beschouwt als een product waarop mensen zich abonneren wanneer ze zich bij een organisatie aansluiten, dan lijkt het inwerkproces bijvoorbeeld op wat er gebeurt wanneer je een nieuw pakket HR-software aanschaft.
Productmanagers spreken met de eindgebruiker en pluizen de gegevens door om soepele inwerkervaringen voor hun klanten te creëren, dus het is tijd om die pet op te zetten!
1. Bepaal doelstellingen
Om een betekenisvol inwerkproces te creëren, begin je met duidelijk te definiëren wat je wilt bereiken.
Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn: nieuwe medewerkers vertrouwd maken met nalevingsregels, hen integreren in de bedrijfscultuur of ervoor zorgen dat alle vereiste trainingen over nieuwe hulpmiddelen en processen worden afgerond.
Beste werkwijzen:
- Identificeer belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om succes te meten, zoals het voltooiingspercentage van trainingen of een bepaalde eNPS.
- Stem de doelstellingen van het inwerkproces af op bredere bedrijfsdoelstellingen, zoals het verhogen van het behoud van medewerkers of het verbeteren van de samenwerking binnen teams.
- Gebruik input van managers, HR en recente medewerkers om ervoor te zorgen dat de doelstellingen inspelen op uitdagingen uit de praktijk.
2. Ontwerp het proces
Het ontwerpen van het inwerkproces moet een samenwerking zijn tussen HR, managers en het L&D-team, omdat zij allemaal deskundigheid in medewerkersontwikkeling en rolspecifieke behoeften inbrengen.
Door belanghebbenden uit verschillende afdelingen te betrekken, zorg je ervoor dat het proces volledig is en aansluit bij de organisatiedoelstellingen. Bovendien wordt het eenvoudig om duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen aan HR, managers en andere belanghebbenden, zodat knelpunten worden voorkomen.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat iemand met kennis van zaken toezicht houdt op de nalevingstraining en dat relevante documentatie direct beschikbaar is.
Probeer voor elke fase zo veel mogelijk de benodigde taken, doelstellingen en materialen te specificeren.
Beste werkwijzen:
- Maak een checklist voor het inwerkproces om het proces te helpen standaardiseren en ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
- Bereid hulpmiddelen zoals een personeelshandboek, trainingsmateriaal en handleidingen voor het instellen van IT vooraf voor. Maak deze gemakkelijk toegankelijk in bijvoorbeeld een intranet voor medewerkers.
- Houd rekening met flexibiliteit om het inwerkproces aan te passen aan verschillende functies, zoals technische functies versus leiderschapsfuncties.
3. Implementeer het proces
Een soepele implementatie vereist coördinatie tussen verschillende afdelingen om nieuwe medewerkers alles te bieden wat ze nodig hebben.
Gebruik technologie zoals platforms voor IT-servicemanagement (ITSM) (bijv. Jira) om de toegang tot hardware, software en netwerken efficiënt te beheren, en software voor het inwerkproces, HRMS of LMS om de voortgang bij te houden en het proces te helpen beheren.
Deze hulpmiddelen kunnen helpen bij het automatiseren van het inwerkproces, bijvoorbeeld door formulieren te versturen of belanghebbenden op de hoogte te stellen van openstaande taken, zodat de inwerkervaring consistent blijft.
Ze zijn een relatief eenvoudige manier om de ROI van het inwerkproces te verhogen.
Beste werkwijzen:
- Plan en communiceer onboardingtaken ruim van tevoren om problemen op het laatste moment te voorkomen.
- Zorg voor een vast aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers om vragen of zorgen snel te behandelen.
4. Monitor en verzamel feedback
Verzamel regelmatig feedback van nieuwe medewerkers en hun managers om de effectiviteit van het onboardingproces te beoordelen.
Combineer gegevens uit onboarding-enquêtes, één-op-ééninterviews en prestatie-indicatoren om verbeterpunten te identificeren.
Let er vooral op of nieuwe medewerkers zich toegerust voelen om succesvol te zijn en zich op hun gemak voelen om hulp te vragen.
Beste praktijken:
- Gebruik prestatie-indicatoren, zoals de tijd tot productiviteit of retentiepercentages gedurende de eerste 90 dagen, om succes te meten.
- Plan regelmatig overleg met managers om de voortgang van nieuwe medewerkers te bespreken en inzicht te krijgen in wat goed werkt.
5. Evalueer en verfijn
Gebruik de feedback en prestatiegegevens om te meten hoe goed het onboardingproces de oorspronkelijke doelstellingen bereikt.
Identificeer zwakke punten, zoals hiaten in de training of onduidelijke verwachtingen, en verfijn de workflow dienovereenkomstig.
Feedback van medewerkers die uit dienst gaan kan ook waardevolle inzichten voor verbetering opleveren.
Beste praktijken:
- Plan elk kwartaal een evaluatie van het onboardingproces om ervoor te zorgen dat het relevant en effectief blijft.
- Betrek alle belanghebbenden—HR, managers en zelfs recent aangenomen medewerkers—in het bedenken van oplossingen voor geïdentificeerde problemen.
- Werk trainingsmateriaal en workflows voortdurend bij om veranderingen in bedrijfsbeleid of hulpmiddelen weer te geven.
Beste praktijken voor onboardingworkflows
Onboarding is een stortvloed aan activiteiten waarbij meerdere betrokkenen een rol spelen, waardoor het gemakkelijk is iets over het hoofd te zien of inefficiënties te creëren.
Door echter enkele beste praktijken te volgen, kun je het proces soepeler en effectiever maken:
- Begin vroeg: Begin vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker met onboarding door welkomstmateriaal te verstrekken, accounts in te stellen en een planning te delen om stress op de eerste dag te verminderen.
- Wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe: Zorg ervoor dat HR, managers en teamleiders hun verantwoordelijkheden in elke fase kennen om vertragingen of verwarring te voorkomen.
- Personaliseer de ervaring: Stem het proces zoveel mogelijk af op individuele functies en voorkeuren. Een leuke aanvulling hierbij is om bijvoorbeeld een vragenlijst te gebruiken om het favoriete eten of tussendoortje van een nieuwe medewerker te ontdekken en vervolgens een welkomstlunch of welkomstgeschenk daarop af te stemmen.
- Benut technologie: Gebruik hulpmiddelen zoals onboardingsoftware, leerbeheersystemen (LMS), platforms voor IT-servicemanagement (ITSM) en HRIS om taken te automatiseren en de voortgang bij te houden.
- Geef prioriteit aan culturele integratie: Verwaarloos activiteiten die de bedrijfswaarden tonen niet, zoals teambuildingevenementen, mentorprogramma's en open gesprekken over organisatiedoelstellingen.
- Geef regelmatig feedback: Plan vaste overlegmomenten om de voortgang te beoordelen, vragen te beantwoorden en onboardingplannen waar nodig aan te passen.
- Ga verder dan 90 dagen: Beschouw onboarding als een doorlopend proces door mogelijkheden voor langetermijnontwikkeling, geavanceerde training en gesprekken over loopbaangroei aan te bieden om medewerkers betrokken te houden.
Hulpmiddelen en bronnen:
Tot slot volgt hier een overzicht van nuttige hulpmiddelen en bronnen waarmee je een geweldige onboardingworkflow kunt opstellen:
- Onboardingsoftware: De voordelen van onboardingplatforms zoals Sapling, Enboarder of Rippling zijn dat ze onboardingoplossingen van begin tot eind bieden en HR-taken, werknemersbetrokkenheid en geautomatiseerde workflows integreren.
- Leermanagementsystemen (LMS): Tools zoals Leapsome, Docebo of TalentLMS helpen bij het aanbieden van trainingsmateriaal, het bijhouden van voortgang en ervoor zorgen dat werknemers verplichte cursussen voltooien.
- HRIS/HRMS: Platforms zoals BambooHR, Workday of UKG stroomlijnen administratieve taken zoals documentbeheer, inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden en het instellen van de salarisadministratie.
- Taakbeheersoftware: Tools zoals Asana, Trello of Monday organiseren onboardingchecklists en houden de voltooiing van taken op verschillende afdelingen bij.
- Platforms voor IT-servicemanagement (ITSM): Oplossingen zoals Jira Service Management zorgen voor een soepele installatie van hardware, software en netwerktoegang voor nieuwe medewerkers.
- Feedback en enquêtes voor werknemers: Enquêtetools voor werknemers zoals SurveyMonkey, Qualtrics of Culture Amp verzamelen inzichten over de onboardingervaring om processen te verbeteren.
- Platforms voor digitale ondertekening: Diensten zoals DocuSign of Adobe Sign vereenvoudigen het op afstand ondertekenen van contracten, geheimhoudingsovereenkomsten en ander onboardingpapierwerk.
- Tools voor kennisdeling: Wiki's of intranetplatforms zoals Confluence of Notion centraliseren onboardingmateriaal en maken dit toegankelijk voor nieuwe medewerkers.
- Tools voor mentorschap en samenwerking: Apps zoals Together Platform of MentorcliQ ondersteunen het koppelen van mentoren en mentees en stimuleren samenwerking tijdens de onboarding.
Als je wordt overweldigd door de mogelijkheden, kunnen we je ook advies geven over hoe je onboardingsoftware kiest . Je kunt ook ons handige sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan downloaden om je op weg te helpen bij het opstellen van je onboardingworkflow:
Ontvang ons onboarding-sjabloon!
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer inzichten in onboarding kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken in je organisatie.
