Zrozumienie roli HR w małych firmach i dużych przedsiębiorstwach jest niezbędne podczas oceny kosztów oprogramowania HR, aby upewnić się, że rozwiązanie odpowiada budżetowi i celom firmy.
Aby sprostać tym zmieniającym się wymaganiom, rozwija się również oprogramowanie HR. Nie służy już tylko do zarządzania płacami — choć nadal jest to ważna podstawowa funkcja HR.
Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, wdrożenie oprogramowania HR jest ważne, aby zapewnić firmie konkurencyjność jako pracodawcy w zmieniającym się środowisku pracy.
Kluczowe wymagania dotyczące oprogramowania HR
Każda firma ma własne potrzeby dotyczące funkcji i możliwości rozwiązania HR. Istnieją jednak pewne wspólne elementy, jeśli chodzi o zapewnienie, że wybrane oprogramowanie HR zwiększy produktywność i satysfakcję w całej firmie.
Pytania wstępne dotyczące wyboru oprogramowania HR
Niezależnie od tego, jakiego rodzaju oprogramowania do zarządzania HR potrzebujesz, zwróć uwagę na poniższe kwestie, aby uzyskać wszystkie korzyści wynikające z oprogramowania do zarządzania HR:
- Czy będzie łatwe w obsłudze zarówno dla specjalistów HR, jak i pracowników?
- Czy integruje się z innymi systemami oprogramowania HR?
- Czy jest skalowalne i elastyczne, jeśli potrzeby firmy się zmienią?
- Czy działa w chmurze, czy jest hostowane lokalnie?
- Czy dostępna jest aplikacja mobilna?
- Czy spełnia standardy bezpieczeństwa danych, takie jak zgodność z RODO?
- Czy poprawi efektywność operacji związanych z zasobami ludzkimi (np. wyeliminuje arkusze kalkulacyjne)?
- Czy oferuje automatyzację typowych, czasochłonnych zadań?
Po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania możesz przejść do kolejnego etapu procesu wyboru i zacząć analizować poszczególne funkcje oprogramowania.
Najważniejsze cechy skutecznego oprogramowania HR
Oprogramowanie HR można dostosowywać do potrzeb firmy, a na rynku dostępnych jest wiele opcji odpowiadających konkretnym wymaganiom biznesowym. Istnieją jednak funkcje, które naszym zdaniem są korzystne w niemal każdym przypadku:
- Portal samoobsługi pracowników: Zapewnienie pracownikom bezpośredniego dostępu do przeglądania ważnych dokumentów, sprawdzania grafiku, składania wniosków urlopowych i śledzenia szkoleń oznacza, że będą kontaktować się z zespołem HR tylko w poważnych sprawach.
- Procesy rekrutacji i wdrażania pracowników: Poszukaj wbudowanych narzędzi, które pomagają standaryzować i usprawniać proces rekrutacji oraz wdrażania pracowników, w tym publikowanie ofert pracy, pisma z ofertą zatrudnienia, podpisy elektroniczne i listy kontrolne dla nowych pracowników — wszystko w jednym miejscu.
- Funkcje sztucznej inteligencji (AI): Bardziej zaawansowane narzędzia HR obejmują obecnie AI, które pomaga w zadaniach takich jak selekcja CV, analiza predykcyjna rotacji pracowników i spersonalizowane rekomendacje dotyczące nauki — pomagając podejmować lepsze i szybsze decyzje.
- Zarządzanie czasem: Zautomatyzowane zarządzanie czasem może usprawnić przepływ pracy, zwłaszcza gdy pracownicy mają bezpośredni dostęp. Wiele systemów HR zawiera kalendarze zespołowe i alerty dotyczące obecności, które pomagają ograniczyć wpływ nieobecności.
- Zarządzanie zapisami do programów świadczeń: Samoobsługowe zapisy do programów świadczeń pozwalają pracownikom przeglądać, wybierać i aktualizować pakiety świadczeń bez konieczności kontaktowania się z działem HR, ograniczając wymianę wiadomości i zapewniając zgodność z terminami dotyczącymi świadczeń.
- Możliwości rozwoju: W badaniu przeprowadzonym przez Quantum Workplace pracownicy wymienili możliwości rozwoju jako jeden z głównych powodów zaangażowania pracowników. Rozważ rozwiązanie HR z wbudowanym systemem zarządzania nauką (LMS) lub modułem szkoleniowym, który pomoże pracownikom rozwijać umiejętności z czasem.
- Analiza i raportowanie: Oprogramowanie HR gromadzi wiele danych pracowników, ale nie chcesz eksportować ich do innego systemu, aby dowiedzieć się, co oznaczają. Najlepsze oprogramowanie HR obejmuje pulpity danych i wbudowane funkcje analityczne.
Have an account? Log In
Szczegółowe wymagania dotyczące różnych rodzajów oprogramowania HR
Choć możesz szukać jedynie rozwiązania do zarządzania pracownikami w odniesieniu do problemów w jednym z tych obszarów, podstawowe oprogramowanie HR zasadniczo dzieli się na cztery główne kategorie:
- Zarządzanie danymi HR (np. systemy informacji kadrowej, czyli HRIS)
- Oprogramowanie do obsługi płac, finansów i księgowości
- Oprogramowanie do rekrutacji, zatrudniania i wdrażania pracowników
- Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy pracowników
Każdy rodzaj oprogramowania ma inne wymagania. Jakie są jednak wymagania dotyczące każdego z nich i na co należy zwrócić uwagę przy wyborze podstawowego rozwiązania HR?
Wymagania dotyczące oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) to pakiet aplikacji do zarządzania różnymi procesami HR, w tym zatrudnianiem, ocenami wyników pracy, utrzymywaniem informacji o pracownikach i wieloma innymi zadaniami.
Rozwiązania HRMS znacznie się od siebie różnią — od podstawowego oprogramowania HRMS (znanego również jako oprogramowanie HRIS) po wysoce zaawansowane i złożone rozwiązania.
Ponieważ oprogramowanie HRMS jest tak różnorodne, przed przystąpieniem do jego oceny należy przygotować zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania HR, które określi, czego firma od niego wymaga. Typowe funkcje oprogramowania HRMS obejmują:
- Przetwarzanie listy płac
- Zarządzanie świadczeniami pracowniczymi
- Narzędzia do rekrutacji i zatrudniania
- Narzędzia do wdrażania i szkolenia pracowników
- System zarządzania nauczaniem (LMS)
- Przechowywanie danych pracowników
- Ewidencja obecności lub cyfrowe karty czasu pracy
- Wskaźniki i analityka HR
Najpierw przeanalizuj priorytety i cele swojej firmy. W jakich obszarach firma działa najefektywniej? A w jakich ma trudności z osiągnięciem efektywności? Skoncentruj się na obszarach, w których potrzebujesz wsparcia, i przygotuj listę kontrolną wymagań, aby uwzględnić najważniejsze potrzebne funkcje.
Następnie przeanalizuj wymagania techniczne swojej firmy. Ile rekordów pracowników będzie trzeba przechowywać? Ilu użytkowników będzie korzystać z oprogramowania HR?
Jeśli oprogramowanie HRMS ma obsługiwać określone języki lub pomagać w rozwiązywaniu konkretnych kwestii regulacyjnych, należy uwzględnić to zarówno na liście kontrolnej wymagań, jak i w uzasadnieniu biznesowym.
Nie wszystkie rozwiązania HRMS obejmują w ramach podstawowej usługi takie funkcje jak zarządzanie płacami czy administracja świadczeniami, więc jeśli są one niezbędne, dodaj je do swojej listy.
Wymagania dotyczące oprogramowania do obsługi płac i świadczeń
Oprogramowanie do obsługi płac i świadczeń pracowniczych pomaga śledzić miesięczne koszty świadczeń, przetwarzać listę płac, obliczać i składać deklaracje podatkowe dotyczące wynagrodzeń oraz zarządzać powiązanymi zadaniami finansowymi.
W przypadku tego rodzaju oprogramowania poniższe pytania pomogą określić wymagania firmy:
- Ilu pracowników zatrudniasz?
- Czy zatrudniasz pracowników sezonowych lub tymczasowych?
- Czy oferujesz świadczenia?
- Jakie doświadczenie ma administrator płac?
- Jakich przepisów musisz przestrzegać?
- Jakiego rodzaju analiz potrzebujesz?
- Czy wypłacasz nagrody lub premie za wyniki sprzedaży?
Aby ułatwić porównanie tych szczegółów w ofertach wielu dostawców, zalecam poprosić o oferty dotyczące obsługi płac co najmniej 3 najlepszych kandydatów, aby uprościć ten proces.
Firmy zazwyczaj wymagają od oprogramowania do obsługi płac i świadczeń następujących funkcji:
- Integracja z istniejącymi bazami danych HR
- Wsparcie w zakresie zgodności podatkowej
- Śledzenie urlopów i zwolnień chorobowych
- Samodzielny dostęp pracowników do pasków wynagrodzeń i formularzy podatkowych
- Automatyczne śledzenie uprawnień pracowników do świadczeń
Podczas skalowania systemów płacowych niezwykle ważne jest przeprowadzenie analizy ryzyka i sporządzenie specyfikacji wymagań przed wyborem dostawcy. Opracuj solidną kartę oceny, aby wybrać odpowiedniego partnera do swoich potrzeb.
Wymagania dotyczące oprogramowania rekrutacyjnego
Funkcje oprogramowania rekrutacyjnego często obejmują system śledzenia kandydatów (ATS), zarządzanie relacjami z kandydatami oraz oprogramowanie do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych.
Funkcje wspólne dla wielu podtypów oprogramowania rekrutacyjnego obejmują automatyczne publikowanie ofert pracy na stronach internetowych i w mediach społecznościowych, możliwość przyjmowania CV online oraz narzędzia do odrzucania niewykwalifikowanych kandydatów i porównywania ze sobą wykwalifikowanych kandydatów.
Według Business News Daily firmy powinny szukać oprogramowania rekrutacyjnego, które spełnia następujące wymagania:
- Możliwość publikowania ofert na określonych portalach z ofertami pracy
- Interfejs dostosowany do urządzeń mobilnych
- Elastyczne ceny
- Szybki proces aplikowania
- Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi zatrudniania
Jeśli cena ogranicza Twoją inwestycję w oprogramowanie, najbardziej przystępne cenowo narzędzia do zatrudniania to zazwyczaj systemy rekrutacyjne dla małych firm.
Wymagania dotyczące oprogramowania do zarządzania wydajnością
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością pomaga firmom lepiej rozumieć wydajność pracowników. Jedną z głównych zalet narzędzi do zarządzania wydajnością jest możliwość śledzenia i analizowania danych pracowników oraz oceny poszczególnych osób przez liderów firmy.
W przypadku tego rodzaju oprogramowania najważniejsze wymagania obejmują:
- Łatwość obsługi
- Możliwość wyznaczania celów
- Możliwość śledzenia postępów
- Możliwość przekazywania ciągłej informacji zwrotnej
- Automatyczne przypomnienia o terminach ocen pracowniczych
- Łatwa komunikacja między pracownikami a menedżerami
Oczywiście warto również zadbać o to, aby oprogramowanie do zarządzania wydajnością było elastyczne, łatwe do dostosowania i kompatybilne z pozostałymi systemami. Cena systemów do zarządzania wydajnością ma także kluczowe znaczenie, ponieważ potrzebujesz rozwiązania dopasowanego do swojego budżetu. To samo dotyczy każdego oprogramowania HR znajdującego się na Twojej krótkiej liście!
W dalszej części omówimy te wymagania oraz sposoby ich oceny.
Jak oceniać oprogramowanie HR
Jak ocenić elastyczność i możliwość dostosowania rozwiązania HR? Co należy wziąć pod uwagę przy określaniu całkowitego kosztu rozwiązania HR? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Kompatybilność z istniejącymi systemami HR
Wdrożenie rozwiązania do zarządzania zasobami ludzkimi prawdopodobnie będzie oznaczać integrację z innymi używanymi obecnie systemami, takimi jak oprogramowanie ERP, systemy zarządzania finansami i oprogramowanie CRM. Pozwoli to efektywniej udostępniać informacje i uzyskać znacznie pełniejszy obraz analityki firmy.
Dostawca powinien być w stanie poinformować Cię, czy jego oprogramowanie jest kompatybilne z innymi używanymi przez Ciebie systemami, a także umożliwić przetestowanie go przed podjęciem decyzji o zakupie. Warto również potwierdzić, że dostawca zapewni bieżące wsparcie i aktualizacje gwarantujące kompatybilność z systemami, które możesz wdrożyć w przyszłości.
Elastyczność i możliwość dostosowania
Firmy nie stoją w miejscu, więc Twoje oprogramowanie HR również nie może stać w miejscu. Musi rozwijać się (lub ograniczać) wraz z Twoimi potrzebami. Szukając rozwiązania HR, zastanów się, jakich kluczowych funkcji i zakresu będziesz potrzebować w przyszłości. Jeśli oprogramowanie oferuje dodatkowe funkcje, których potrzebujesz, ile będzie kosztować ich wdrożenie, gdy nadejdzie odpowiedni moment?
Elastyczność ma kluczowe znaczenie. Twoje procesy HR mogą z czasem ewoluować, a system powinien umożliwiać dostosowanie się do zmian bez konieczności przeprowadzania całkowitej przebudowy. Potrzebujesz możliwości dostosowywania obiegów pracy i raportów do zmieniających się potrzeb.
Czynniki wpływające na koszty
Koszt oprogramowania HR można obliczać na różne sposoby i należy o tym pamiętać podczas poszukiwań.
W przypadku wielu rodzajów oprogramowania firmy płacą miesięczną opłatę za użytkownika lub pracownika, oprócz podstawowej opłaty miesięcznej. Niektóre systemy mogą również pobierać opłatę wdrożeniową za skonfigurowanie oprogramowania zgodnie z wymaganiami systemu. Zrozumienie modeli cenowych HRIS może pomóc w skutecznym zaplanowaniu budżetu na inwestycję w technologię HR.
Rozwiązania przeznaczone dla większych firm częściej wymagają jednorazowego zakupu za ustaloną cenę, często zależną od wielkości przedsiębiorstwa. Pamiętaj również, że zwiększenie pojemności pamięci, wdrożenie dodatkowych funkcji i uzyskanie niestandardowego wsparcia od dostawcy oprogramowania prawdopodobnie wiązać się będą z dodatkowymi kosztami.
Mniejsze firmy mogą uznać, że lepiej odpowiada im bezpłatne oprogramowanie lub oprogramowanie typu open source, ale będą z nim związane pewne ograniczenia. Oprogramowanie HR typu open source zapewnia dostęp wyłącznie do kodu oprogramowania, dlatego potrzebna będzie osoba posiadająca wiedzę programistyczną, która przekształci je w użyteczne rozwiązanie.
Niektórzy dostawcy mogą oferować bezpłatne lub niedrogie oprogramowanie HR, które jest przystępne cenowo na początku, ale obejmuje tylko bardzo podstawowe funkcje. W przypadku tych planów dodanie dodatkowych funkcji będzie kosztować więcej.
Aby dokładnie przeanalizować koszty technologii HR, zapoznaj się z naszym artykułem „Czy Twoja organizacja jest gotowa na technologię HR?”
Jak wdrożyć nowe oprogramowanie HR
Wprowadzenie nowego oprogramowania jest trudne. W rzeczywistości raport firmy McKinsey wykazał, że tylko 16% respondentów uznało transformację cyfrową swoich firm za udaną. Udane wdrożenie oprogramowania przynosi jednak ogromne korzyści. Oprogramowanie HR może zwiększyć wydajność, obniżyć koszty oraz poprawić satysfakcję i retencję pracowników. Aby uzyskać te korzyści z oprogramowania HCM lub oprogramowania HR, kluczowe jest posiadanie solidnego planu.
More Articles
Wdrażanie oprogramowania HR
Po wybraniu oprogramowania HR nadszedł czas na jego wdrożenie. PeopleGoal zaleca sześciotygodniowy cykl wdrożeniowy.
Obejmuje on czas na konfigurację kont i testy pilotażowe przeprowadzane przez dział HR przed uruchomieniem oprogramowania w całej firmie.
Postępując zgodnie z dobrze zaplanowanym procesem i dokumentując każdy krok, możesz mieć pewność, że napotkasz jak najmniej problemów.
Zespół pilotażowy składający się z pracowników wszystkich szczebli firmy, o różnym poziomie wiedzy technicznej, pomoże Ci rozwiązać problemy pojawiające się podczas wdrożenia.
Różne grupy pracowników będą miały różne wymagania wobec oprogramowania HR i będą napotykać różne problemy podczas korzystania z niego.
Uwzględnienie ich opinii pomoże sprawić, że Twoja cyfrowa transformacja HR zakończy się sukcesem.
Wprowadzanie oprogramowania HR do zespołu
Po skonfigurowaniu oprogramowania, przetestowaniu go i rozwiązaniu wszelkich problemów zgłoszonych przez zespół pilotażowy nadszedł czas, aby przedstawić je pozostałym pracownikom firmy.
W tym procesie dobra komunikacja ma kluczowe znaczenie dla stworzenia pozytywnych doświadczeń pracowników. Upewnij się, że Twoi pracownicy znają szczegóły wdrożenia i wiedzą, gdzie szukać wsparcia podczas korzystania z nowego rozwiązania HR.
Twój zespół powinien czuć entuzjazm związany z korzyściami, jakie oferuje nowe oprogramowanie HR. Czy pomoże mu łatwo składać wnioski urlopowe? A może pomoże chronić poufne informacje o pracownikach? Czy zapewni regularnie zaplanowany coaching, przyczyniając się tym samym do rozwoju ich kariery?
Jeśli Twoi pracownicy poczują, że mogą na tym skorzystać, osiągniesz wyższy poziom zaangażowania pracowników i większe poparcie całej firmy.
W szczególności dla satysfakcji pracowników ważne jest, aby wiedzieli, że ich słuchasz.
Jeśli pracownik uważa, że nie ma umiejętności niezbędnych do korzystania z nowego oprogramowania, zapewnij mu odpowiednie możliwości szkoleniowe.
Jeśli natomiast pracownik miał złe doświadczenia z wcześniejszymi wdrożeniami oprogramowania, wysłuchaj jego obaw i zajmij się nimi.
Każdy pracownik zadowolony z Twojego rozwiązania HR będzie wpływać na innych, przyczyniając się do ogólnego wzrostu satysfakcji pracowników.
Co dalej?
Chcesz być na bieżąco ze wszystkim, co dotyczy oprogramowania HR? Koniecznie zapisz się do biuletynu People Managing People, aby otrzymywać prosto do swojej skrzynki najnowsze trendy i spostrzeżenia dotyczące technologii HR.