Aby zatrudnić pracownika zagranicznego, firma musi przestrzegać przepisów dotyczących zatrudnienia obowiązujących w kraju pochodzenia pracownika, które mogą się znacznie różnić.

Zazwyczaj wiąże się to z uzyskaniem niezbędnych pozwoleń na pracę i wiz, zapewnieniem odpowiedniego wynagrodzenia, skonfigurowaniem listy płac w walucie obcej oraz podjęciem działań w celu przestrzegania lokalnych przepisów prawa pracy.

Jak zatrudniać pracowników zagranicznych: 3 główne sposoby

Firmy amerykańskie zazwyczaj zatrudniają pracowników zagranicznych na jeden z trzech sposobów: otwierając lokalny podmiot prawny, korzystając z usług pracodawcy formalnego (EOR) lub zatrudniając pracowników jako niezależnych wykonawców. Każda opcja wiąże się z innymi kosztami, obowiązkami dotyczącymi zgodności z przepisami oraz poziomem złożoności administracyjnej. Oto krótkie zestawienie:

Sposób zatrudnienia	Najlepszy dla	Ryzyko braku zgodności	Typowy przypadek użycia
Zagraniczny podmiot prawny	Stałej działalności międzynarodowej	Średnie	Ekspansji na dużą skalę
Pracodawca formalny (EOR)	Szybkiego i zgodnego z przepisami zatrudniania pracowników międzynarodowych	Niskie	Długoterminowych pracowników globalnych
Niezależny wykonawca	Pracy krótkoterminowej lub projektowej	Wyższe	Freelancerów i wykonawców

1. Utworzenie zagranicznego podmiotu prawnego

Jeśli Twoja organizacja planuje zatrudnić wiele osób zagranicznych mieszkających w tym samym kraju, utworzenie podmiotu prawnego w tym kraju ma sens. Wiąże się to z utworzeniem odrębnego podmiotu gospodarczego, takiego jak spółka zależna lub oddział, co może wymagać znacznych inwestycji i dużego nakładu pracy prawnej.

Będzie to również wymagać pełnego zrozumienia przepisów dotyczących zatrudniania pracowników zagranicznych obowiązujących w danym kraju, co może być czasochłonnym obciążeniem dla obecnych zasobów działu HR. 

Jeśli zdecydujesz się na tę drogę, po utworzeniu podmiotu prawnego możesz skorzystać z usług lokalnej organizacji zawodowego pracodawcy (PEO), aby pomogła Ci zarządzać nowymi pracownikami.

Które firmy powinny otworzyć zagraniczny podmiot prawny?

Otwarcie zagranicznego podmiotu prawnego jest zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem dla firm dokonujących długoterminowej inwestycji w konkretnym kraju.

Ta opcja najlepiej sprawdzi się w przypadku:

• Firm zatrudniających wielu pracowników w tym samym kraju
• Przedsiębiorstw planujących stałą działalność międzynarodową
• Organizacji potrzebujących pełnej kontroli operacyjnej
• Firm posiadających duże międzynarodowe zespoły
• Przedsiębiorstw rozszerzających działalność na strategiczne rynki globalne

2. Skorzystanie z usług pracodawcy formalnego

Usługa EOR może znacznie uprościć proces zatrudniania pracowników zagranicznych, całkowicie zdejmując z Ciebie odpowiedzialność za zarządzanie wszystkimi wymogami prawnymi i administracyjnymi. Dzieje się tak dlatego, że partner EOR pełni funkcję podmiotu prawnego dla pracownika zagranicznego, zajmując się wszystkimi kwestiami prawnymi i zgodnością listy płac z przepisami, procesami imigracyjnymi oraz rozliczeniami podatkowymi w kraju zamieszkania pracownika.

Obecność EOR na lokalnym rynku i jego wiedza mogą znacznie przyspieszyć proces rekrutacji oraz chronić organizację przed ryzykiem braku zgodności z przepisami, dzięki czemu rozwiązanie to jest szczególnie przydatne dla organizacji zatrudniających swoich pierwszych pracowników za granicą.

Które firmy powinny skorzystać z usług pracodawcy formalnego (EOR)?

Pracodawca formalny (EOR) jest zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem dla firm, które chcą szybko zatrudniać pracowników na arenie międzynarodowej bez otwierania lokalnych podmiotów.

To rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku:

• Firm zatrudniających pracowników z zagranicy po raz pierwszy
• Firm nieposiadających zagranicznych podmiotów prawnych
• Organizacji, które od początku stawiają na pracę zdalną i budują globalne zespoły
• Startupów szybko wchodzących na nowe rynki, na przykład startupów technologicznych zatrudniających pracowników na całym świecie
• Firm potrzebujących pomocy w zakresie płac, podatków i zgodności z przepisami

3. Zatrudnij niezależnego wykonawcę

Innym opłacalnym sposobem, w jaki amerykańskie firmy mogą zatrudniać najlepszych pracowników z zagranicy, jest zawarcie umowy z niezależnym wykonawcą. Eliminuje to komplikacje związane z uzyskiwaniem wiz i zezwoleń na pracę. Firma nie jest zobowiązana do oferowania świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i składki emerytalne, co znacząco obniża koszty zatrudnienia.

Pracodawca musi jednak dopilnować, aby przed rozpoczęciem pracy zawarto odpowiednią umowę. Warunki dotyczące płatności, poufności i ukończenia projektu powinny być jasno określone. Warto również skorzystać z pomocy eksperta prawnego specjalizującego się w amerykańskim prawie pracy, aby uniknąć ryzyka błędnej klasyfikacji pracownika, która może prowadzić do późniejszych komplikacji prawnych.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Które firmy powinny zatrudniać niezależnych wykonawców?

Zatrudnianie niezależnych wykonawców jest zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują krótkoterminowej elastyczności lub wsparcia przy konkretnych projektach.

To rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku:

• Firm zatrudniających freelancerów lub konsultantów
• Firm potrzebujących krótkoterminowo specjalistów lub osób o określonych umiejętnościach
• Organizacji dysponujących ograniczonym budżetem na zatrudnianie
• Firm testujących nowe rynki przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu pracowników na stałe
• Firm potrzebujących elastycznego wsparcia przy realizacji projektów

Który model międzynarodowego zatrudniania wybrać?

Najlepszy model międzynarodowego zatrudniania zależy od celów rekrutacyjnych, planów ekspansji, budżetu i wymogów dotyczących zgodności z przepisami.

Jeśli chcesz…	Najlepszy model zatrudniania
Szybko zatrudniać pracowników z zagranicy	Pracodawca formalny (EOR)
Uniknąć otwierania zagranicznych podmiotów	Pracodawca formalny (EOR)
Zatrudniać freelancerów lub konsultantów	Niezależni wykonawcy
Obniżyć krótkoterminowe koszty zatrudnienia	Niezależni wykonawcy
Zbudować stałą obecność w innym kraju	Zagraniczny podmiot prawny
Długoterminowo zatrudniać wielu pracowników w jednym kraju	Zagraniczny podmiot prawny
Uprościć obsługę globalnych płac i zgodność z przepisami	Pracodawca formalny (EOR)
Przetestować nowe rynki międzynarodowe	Pracodawca formalny (EOR) lub wykonawcy
Uzyskać pełną kontrolę operacyjną za granicą	Zagraniczny podmiot prawny
Zatrudniać pracowników krótkoterminowo lub do realizacji projektów	Niezależni wykonawcy

W wielu przypadkach firmy korzystają jednocześnie z kilku modeli zatrudniania, w zależności od kraju, rodzaju stanowiska i etapu międzynarodowej ekspansji.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika z zagranicy?

Koszt zatrudnienia pracownika z zagranicy zależy od kraju, w którym jest on zatrudniany, jego wynagrodzenia oraz wybranego modelu zatrudnienia. Ogólnie można oczekiwać następujących kosztów:

• 15%–40%+ powyżej wynagrodzenia podstawowego na podatki, obowiązkowe składki i świadczenia pracownicze
• $199–$650+ na pracownika/miesiąc w przypadku korzystania z usług pracodawcy formalnego (EOR)
• $5,000–$50,000+ na utworzenie zagranicznego podmiotu prawnego
• Dodatkowe koszty wiz, obsługi płac i zapewnienia zgodności z przepisami prawa, jeśli mają zastosowanie

Ostateczny koszt pracownika w przeliczeniu na godzinę będzie zależeć od wielu czynników. Poniżej omawiam te czynniki, aby dokładniej wyjaśnić, czego można się spodziewać. 

1. Oczekiwania płacowe i lokalne stawki rynkowe

Wynagrodzenie pracowników znacznie się różni w zależności od kraju, rodzaju stanowiska i poziomu doświadczenia zatrudnianego pracownika. Aby poznać podstawowy poziom wynagrodzeń w swojej branży w dowolnym kraju, w którym rozważasz zatrudnienie, musisz polegać na ekspertach ds. rekrutacji międzynarodowej, takich jak EOR lub globalna agencja zatrudnienia.

Na przykład zatrudnienie inżyniera oprogramowania w Indiach lub na Filipinach zazwyczaj kosztuje mniej niż zatrudnienie pracownika o porównywalnych kwalifikacjach w Niemczech, Kanadzie lub Wielkiej Brytanii. Na poziom wynagrodzeń wpływają również lokalny popyt na rynku, konkurencja w branży oraz oczekiwania związane z kosztami życia.

2. Podatki pracodawcy i obowiązkowe składki

W wielu krajach pracodawcy muszą, oprócz wypłacania wynagrodzeń pracownikom, odprowadzać lokalne podatki od wynagrodzeń, składki na ubezpieczenia społeczne, składki emerytalne lub składki na fundusze opieki zdrowotnej.

Te obowiązkowe koszty pracodawcy znacznie różnią się w zależności od kraju i mogą istotnie zwiększyć całkowity koszt zatrudnienia ponad podstawowe wynagrodzenie.

W przypadku amerykańskich firm zatrudniających pracowników za granicą przestrzeganie lokalnych przepisów podatkowych i prawa pracy jest często jednym z najbardziej złożonych aspektów rekrutacji międzynarodowej.

3. Model zatrudnienia

Wybrany model zatrudnienia ma duży wpływ na całkowite koszty.

• Pracodawca formalny (EOR): Dodaje miesięczną opłatę za usługę, ale upraszcza obsługę wynagrodzeń, podatków i zgodności z przepisami
• Niezależni wykonawcy: Niższe koszty początkowe, ale większe ryzyko błędnej klasyfikacji pracownika
• Zagraniczny podmiot prawny: Wyższe koszty utworzenia i prowadzenia działalności, ale większa kontrola w dłuższej perspektywie

Właściwa opcja zależy od liczby zatrudnianych pracowników, długoterminowych planów ekspansji oraz wymaganego poziomu wsparcia w zakresie zgodności z przepisami.

4. Świadczenia pracownicze

W wielu krajach pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia ustawowych świadczeń, takich jak opieka zdrowotna, płatny urlop, składki emerytalne lub ochrona w przypadku rozwiązania umowy. Oprócz wymogów prawnych firmy mogą również być zmuszone do oferowania konkurencyjnych pakietów świadczeń, aby przyciągać i zatrzymywać pracowników z zagranicy.

5. Koszty wizowe i imigracyjne

Koszty sponsorowania wizy oraz wydatki imigracyjne mogą mieć zastosowanie, jeśli pracownik potrzebuje zezwolenia na pracę w konkretnym kraju.

Koszty te mogą obejmować:

• Opłaty za składanie dokumentów w urzędach
• Wynagrodzenie prawnika imigracyjnego
• Wnioski o zezwolenie na pracę
• Wsparcie w relokacji

Jednak wielu zagranicznych pracowników zdalnych pracujących w swoich krajach zamieszkania nie potrzebuje wiz pracowniczych do USA.

6. Koszt życia i konkurencyjność rynkowa

Koszt życia wpływa na oczekiwania płacowe, konkurencyjność procesu rekrutacji i wymagania dotyczące świadczeń w różnych krajach. Pracownicy mieszkający w regionach o wyższych kosztach życia zazwyczaj oczekują wyższego wynagrodzenia i lepszych pakietów świadczeń niż pracownicy na rynkach o niższych kosztach.

Jak firmy z USA mogą wypłacać wynagrodzenia zagranicznym pracownikom?

Firmy z USA mogą wypłacać wynagrodzenia zagranicznym pracownikom za pośrednictwem usług pracodawcy formalnego (EOR), bezpośredniej międzynarodowej obsługi wynagrodzeń, globalnych dostawców usług płacowych, przelewów bankowych lub platform płatności dla wykonawców.

Aby uniknąć problemów ze zgodnością z zagranicznym prawem pracy i lokalnymi przepisami podatkowymi, zalecam nawiązanie współpracy z usługą EOR lub skorzystanie z globalnej usługi płacowej, aby zapewnić zgodne z przepisami wypłaty dla zagranicznych pracowników.

1. Nawiąż współpracę z usługą EOR

Współpracując z usługą EOR, przekazujesz jej obsługę wynagrodzeń, zobowiązań podatkowych i zgodności z prawem w kraju zamieszkania pracownika. EOR będzie formalnie pełnić funkcję lokalnego pracodawcy, podczas gdy firma z USA nadal zachowa kontrolę nad zadaniami i obowiązkami zawodowymi zagranicznego pracownika. 

Na rynku dostępnych jest wiele usług EOR, w tym takich, które specjalizują się we wspieraniu różnych rynków talentów. Jeśli interesuje Cię zatrudnienie pracowników z Kanady, dobrym punktem wyjścia będzie nasza lista najlepszych kanadyjskich firm EOR. Jeśli natomiast chcesz zatrudniać pracowników po drugiej stronie Atlantyku, ta lista obejmuje najlepsze usługi EOR w Wielkiej Brytanii.

2. Skorzystaj z globalnej usługi płacowej

Innym sposobem zarządzania płatnościami dla pracowników międzynarodowych jest skorzystanie z globalnej usługi płacowej. Te wyspecjalizowane usługi zapewniają również zgodność z przepisami podatkowymi i regulacjami dotyczącymi wynagrodzeń obowiązującymi w kraju zamieszkania zagranicznego pracownika. Obejmuje to dokładne obliczanie wynagrodzenia brutto, potrąceń podatkowych i wynagrodzenia netto w walucie właściwej dla zagranicznego pracownika.

Ponadto globalne usługi płacowe oferują inne korzyści, takie jak skonsolidowane raportowanie dla międzynarodowych firm oraz możliwość zarządzania różnymi świadczeniami pracowniczymi. Korzystając z globalnej usługi płacowej, firmy mogą ograniczyć ryzyko kar lub grzywien wynikających z nieprzestrzegania przepisów, należy jednak pamiętać, że usługi te nie przejmują odpowiedzialności prawnej w taki sam sposób jak usługi EOR, dlatego te obowiązki nadal pozostają po Twojej stronie.

6 Kwestie prawne związane z zatrudnianiem zagranicznych pracowników

Zatrudnianie zagranicznych pracowników obejmuje więcej niż tylko kwestie płac i wynagrodzeń. Firmy amerykańskie muszą również przestrzegać lokalnego prawa pracy, przepisów podatkowych, zasad klasyfikacji zatrudnienia oraz wymogów dotyczących zatrudniania obowiązujących w danym kraju. Do najważniejszych kwestii prawnych należą:

1. Zasady klasyfikacji zatrudnienia

Firmy muszą prawidłowo klasyfikować pracowników jako osoby zatrudnione lub niezależnych wykonawców zgodnie z lokalnym prawem pracy. Błędna klasyfikacja może skutkować grzywnami, koniecznością zapłaty zaległych podatków, karami oraz obowiązkiem zapewnienia świadczeń pracowniczych.

2. Zgodność z przepisami dotyczącymi płac i podatków

Zatrudnianie międzynarodowe często wymaga od pracodawców zarządzania:

• Lokalnymi podatkami od wynagrodzeń
• Potrąceniami podatku dochodowego
• Składkami na ubezpieczenia społeczne
• Obowiązkami emerytalnymi
• Raportowaniem płac wymaganym w danym kraju

Wymogi znacznie różnią się w zależności od kraju i mogą szybko stać się złożone, gdy zatrudnienie obejmuje wiele regionów.

3. Umowy o pracę

W wielu krajach prawo wymaga pisemnych umów o pracę określających wynagrodzenie, godziny pracy, warunki rozwiązania umowy, okresy wypowiedzenia oraz ustawowe świadczenia.

Lokalne wymogi dotyczące umów mogą również obejmować określony język, format lub ochronę pracowników wynikającą z przepisów prawa pracy danego kraju.

4. Wymogi dotyczące świadczeń pracowniczych

W niektórych krajach obowiązkowe są takie świadczenia jak:

• Płatny urlop
• Urlop chorobowy
• Składki na opiekę zdrowotną
• Składki emerytalne lub składki na fundusz emerytalny
• Urlop macierzyński i rodzicielski

Pracodawcy muszą dopilnować, aby ich pakiety świadczeń były zgodne z lokalnymi przepisami.

5. Przepisy dotyczące rozwiązania umowy i odpraw

Przepisy dotyczące rozwiązania stosunku pracy są często bardziej rygorystyczne poza Stanami Zjednoczonymi. W niektórych krajach pracodawcy mogą być zobowiązani do zapewnienia obowiązkowych okresów wypowiedzenia, wypłaty odprawy lub udokumentowania przyczyny przed rozwiązaniem umowy z pracownikiem.

6. Ryzyko powstania stałego zakładu

Zatrudnianie pracowników za granicą może czasami prowadzić do powstania „stałego zakładu”, potencjalnie narażając firmę na lokalne zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych oraz wymogi dotyczące rejestracji działalności gospodarczej.

Ponieważ przepisy dotyczące zatrudnienia międzynarodowego znacznie różnią się w poszczególnych jurysdykcjach, wiele firm korzysta z usług dostawców będących formalnym pracodawcą (EOR) lub globalnych partnerów zatrudnienia, aby pomóc w zarządzaniu obowiązkami związanymi ze zgodnością z przepisami.

7 Typowych błędów przy zatrudnianiu zagranicznych pracowników

Zatrudnianie międzynarodowe może wiązać się z wyzwaniami operacyjnymi i związanymi ze zgodnością z przepisami, które wiele firm lekceważy, szczególnie przy pierwszej ekspansji do wielu krajów. Do typowych błędów należą:

1. Wybór niewłaściwego modelu zatrudnienia: Niektóre firmy korzystają z usług wykonawców, gdy potrzebują pracowników zatrudnionych na pełny etat, podczas gdy inne zbyt wcześnie zakładają zagraniczne podmioty zamiast skorzystać z usług EOR.
2. Zakładanie, że amerykańskie przepisy prawa pracy obowiązują wszędzie: Przepisy prawa pracy, zasady rozwiązywania stosunku pracy, wymogi dotyczące płatnych urlopów i ochrona pracowników znacznie różnią się w zależności od kraju.
3. Skupianie się wyłącznie na kosztach wynagrodzeń: Podatki pracodawcy, świadczenia ustawowe, administracja płacowa, opłaty EOR i koszty związane ze zgodnością z przepisami mogą znacząco zwiększyć całkowite koszty zatrudnienia.
4. Zatrudnianie wykonawców do długoterminowych ról: Długoterminowe umowy z wykonawcami mogą stwarzać ryzyko błędnej klasyfikacji pracowników, jeśli wykonawcy pracują jak pracownicy zatrudnieni na pełny etat.
5. Zbyt szybka ekspansja międzynarodowa: Zarządzanie płacami, podatkami, świadczeniami i zgodnością z przepisami w wielu krajach może stać się trudne bez odpowiednich systemów i procesów.
6. Ignorowanie lokalnych oczekiwań dotyczących wynagrodzeń: Wskaźniki wynagrodzeń i oczekiwania pracowników dotyczące świadczeń znacznie różnią się w zależności od regionu i branży.
7. Odkładanie planowania zgodności z przepisami: Oczekiwanie z zajęciem się płacami, umowami, podatkami i wymogami prawa pracy do czasu zatrudnienia pracowników może później prowadzić do problemów prawnych i operacyjnych.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zatrudniania pracowników zagranicznych

Oto odpowiedzi na popularne pytania, które również mogą Cię nurtować:

Współpracuj z usługą EOR, aby z łatwością zatrudniać zagranicznych pracowników

Zatrudnianie pracowników z zagranicy oferuje firmom z USA kilka strategicznych korzyści, w tym dostęp do globalnej puli talentów, większą różnorodność kulturową oraz ekspansję na nowe rynki.

Jednak administracyjne i prawne wyzwania związane z międzynarodowym zatrudnieniem mogą być przytłaczające. Moim zdaniem właśnie dlatego warto poważnie rozważyć współpracę z usługą EOR. Dzięki temu obowiązki te zostaną zdjęte z barków Twojej firmy, a Ty zyskasz pewność, że Twoje globalne działania będą nadal zgodne z przepisami.

Usługi EOR dostosowane do kraju

Czy interesuje Cię zatrudnianie talentów w konkretnym kraju? Jeśli tak, zapoznaj się z moimi zestawieniami najlepszych usług EOR dla następujących krajów:

• Hiszpania
• Brazylia
• Indie
• Indonezja
• Filipiny

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat rekrutacji

Aby być na bieżąco z najnowszymi informacjami dotyczącymi zarządzania personelem, zapisz się do naszego newslettera dla liderów i menedżerów. Otrzymasz bezpośrednio na swoją skrzynkę informacje i oferty dostosowane do potrzeb liderów i specjalistów HR.