Jak wybrać oprogramowanie HR

Podczas wyboru oprogramowania weź pod uwagę następujące elementy:

1. Elastyczność planów

Elastyczność planów wpływa na zdolność oprogramowania do dostosowywania się do zmieniających się potrzeb organizacji — poprzez zmianę planu na wyższy lub niższy albo zakup dodatków. Ma to znaczenie, ponieważ Twój zespół może się powiększać lub zmieniać, a Ty będziesz potrzebować skalowalnego rozwiązania, które będzie się do tego dostosowywać.

Szukaj planów oferujących łatwe aktualizacje bez wysokich opłat lub rozwiązań, które łączą różne moduły systemu HR w podejściu obejmującym zakup poszczególnych elementów. Podczas prezentacji zapytaj dostawców o zasady zmiany planu oraz o to, czy koncentrują się bardziej na małych firmach, średnich przedsiębiorstwach czy dużych organizacjach.

2. Dostęp do danych i raportowanie

Dostęp do danych i raportowanie umożliwiają generowanie spostrzeżeń na podstawie danych pracowników oraz podejmowanie lepszych decyzji. Ma to kluczowe znaczenie zarówno dla zarządzania zasobami ludzkimi, jak i utrzymania zgodności z przepisami.

Upewnij się, że oprogramowanie oferuje konfigurowalne raporty oraz łatwe opcje eksportowania informacji o pracownikach. Przetestuj funkcje raportowania w okresie próbnym, aby ocenić ich łatwość obsługi.

3. Integracja z używanymi technologiami

Integracja z technologiami HR używanymi w Twojej organizacji zapewnia bezproblemową współpracę oprogramowania HR z istniejącymi narzędziami. Jest niezbędna do utrzymania produktywności i spójności danych, a także pomaga usprawnić procesy HR.

Sprawdź, czy oprogramowanie integruje się z Twoim oprogramowaniem płacowym (lub poszukaj oprogramowania HR z obsługą procesów płacowych), systemem CRM lub systemem śledzenia kandydatów (ATS) oraz innymi systemami opartymi na chmurze. Poproś o prezentacje integracji, aby zobaczyć ich działanie w praktyce.

4. Wdrożenie i wsparcie

Skuteczne usługi wdrożeniowe i wsparcie mogą ułatwić przejście na nowe oprogramowanie. Prowadzi to do lepszego wdrożenia nowej platformy HR oraz większego stopnia jej wykorzystania zarówno przez dział HR, jak i pracowników.

Oceń dostępność materiałów szkoleniowych, pomocy na żywo i forów społecznościowych. Podczas prezentacji zapytaj o średni czas odpowiedzi na pytania kierowane do działu wsparcia oraz o dostępność dedykowanych opiekunów klienta.

5. Opcje dostosowywania

Opcje dostosowywania pozwalają dopasować platformę HR do konkretnych potrzeb. Jest to ważne, aby mieć pewność, że narzędzie pasuje do kluczowych procesów HR. Szukaj narzędzi HR, które umożliwiają dostosowywanie pól, pulpitów nawigacyjnych i procesów, a także dostawców, którzy zapewniają wsparcie w tym zakresie.

6. Funkcje automatyzacji

Funkcje automatyzacji pomagają usprawnić powtarzalne zadania i przepływy pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o rekrutowanie najlepszych talentów, wdrażanie nowych pracowników, składanie przez pracowników wniosków urlopowych czy inne typowe zadania HR, automatyzacja może przynieść znaczące korzyści.

Automatyzacja pomaga pracownikom działu HR oszczędzać czas i ograniczać liczbę błędów. Upewnij się, że oprogramowanie automatyzuje kluczowe funkcje HR istotne dla Twojego zespołu, a podczas prezentacji lub bezpłatnego okresu próbnego przetestuj możliwości automatyzacji, aby sprawdzić ich wpływ.

Jak wybrać oprogramowanie HR: schemat działania w 5 krokach

Aby wybrać odpowiednie oprogramowanie HR, zacznij od określenia potrzeb i wyzwań swojej firmy. Pomoże Ci to zawęzić wybór rodzaju oprogramowania HR najlepiej dopasowanego do Twojej firmy — niezależnie od tego, czy będzie to system HCM lub HRIS, czy inny rodzaj rozwiązania HR SaaS.

Następnie możesz ocenić funkcje odpowiadające tym wymaganiom i przetestować je podczas prezentacji lub okresów próbnych. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci podjąć świadomą decyzję dotyczącą technologii HR:

Krok 1: Określ swoje potrzeby

Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu, aby stworzyć podstawy do wyboru najlepszego oprogramowania HR:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Zbierz opinie interesariuszy

Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak dział HR, dział płac i dział IT, aby uzyskać pełny obraz swoich potrzeb. Zorganizuj spotkania lub wyślij ankiety, aby zebrać ich opinie. Zapytaj, jakich funkcji brakuje im w obecnym systemie. Nadaj priorytet opiniom osób, które będą korzystać z oprogramowania codziennie.

Wymień i ustal priorytety problemów

Zidentyfikuj problemy występujące w obecnym systemie. Co spowalnia pracę Twojego zespołu HR? Utwórz listę i uszereguj problemy według ich wpływu na przepływ pracy. Typowe problemy mogą obejmować:

• Ręczne wprowadzanie danych: Czy zarządzanie bazą danych HR pochłania czas Twoich specjalistów HR?
• Brak integracji: Czy administracja świadczeniami i zapisy na nie, zarządzanie cyklem życia pracownika oraz planowanie zatrudnienia odbywają się w rozproszonych, niepowiązanych ze sobą technologiach HR?
• Ograniczone możliwości raportowania: Czy liderom HR trudno jest tworzyć raporty i monitorować takie kwestie jak zaangażowanie pracowników, retencja i wydajność pracowników?

Dopasuj wymagania do zasad i celów

Upewnij się, że Twoje wymagania są zgodne z wewnętrznymi zasadami i celami. Sprawdź, czy musisz spełnić określone protokoły bezpieczeństwa danych lub wymogi prawne. Dopasuj preferencje dotyczące dostawcy do budżetu i strategicznego kierunku swojej organizacji.

Odróżnij funkcje niezbędne od przydatnych

Rozróżnij funkcje niezbędne i przydatne, ale niekonieczne. Funkcje niezbędne są kluczowe dla działalności operacyjnej, na przykład obsługa płac i zarządzanie zatrudnieniem, administracja świadczeniami pracowniczymi lub zarządzanie danymi HR.

Elementy dodatkowe mogą obejmować funkcje poprawiające wygodę użytkowania lub wzmacniające doświadczenie pracowników. Mogą to być aplikacje mobilne, narzędzia do zarządzania wydajnością, system zarządzania nauką (LMS) lub portal samoobsługi pracowników.

Zadaj te pytania:

• Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
• Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
• Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
• Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?

Krok 2: Zbadaj dostawców

Przeprowadź analizę i porównanie dostawców oprogramowania HR, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojego zespołu:

Przeprowadź analizę dostawców

Zacznij od ogólnej analizy z wykorzystaniem witryn z recenzjami, rankingów i studiów przypadków. Poszukaj opinii na temat doświadczenia użytkownika i obsługi klienta. Zwróć uwagę na powtarzające się pochwały lub skargi. Dzięki temu uzyskasz szeroki obraz reputacji każdego dostawcy.

Porównuj na podstawie potrzeb

Dopasuj narzędzia do wielkości i potrzeb swojej firmy. Zastanów się, czy potrzebujesz integracji z obecnymi systemami, czy rozwiązania kompleksowego, takiego jak system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) lub system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS).

Zdecyduj, czy outsourcing będzie lepszym rozwiązaniem niż stworzenie modelu wewnętrznego. Jeśli obecny system przestał już odpowiadać Twoim potrzebom i musisz zaktualizować oprogramowanie HR, zastanów się, jak będzie wyglądać proces migracji lub wycofywania obecnego narzędzia HR.

Im mniejszy dział HR, tym lepiej korzystać z mniejszej liczby systemów, dlatego na początku warto rozważyć kompleksowy system HR, a następnie rozszerzać go o bardziej wyspecjalizowane narzędzia wraz z rozwojem potrzeb. Dlatego kluczowa jest możliwość dobrej integracji, najlepiej za pośrednictwem otwartych interfejsów API lub natywnych konektorów.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Założyciel, PropertySensorOpens new window

Zidentyfikuj kluczowe wyróżniki

Poszukaj wyróżników, takich jak wsparcie we wdrożeniu i doświadczenie użytkownika. Jeśli Twój zespół ma wyjątkowe potrzeby, weź pod uwagę elastyczność w przypadku niszowych zastosowań. Sprawdź, czy dostawcy oferują rozwiązania dopasowane do potrzeb, czy pakiety uniwersalne.

Udokumentuj swoje ustalenia

Śledź wyniki swoich analiz, dokumentując ustalenia. Utwórz arkusz kalkulacyjny, aby porównać funkcje, ceny i zakres wsparcia. Pomoże Ci to podejmować świadome decyzje i zachować spójność działań zespołu.

Zadaj te pytania:

• W czym każde narzędzie sprawdza się najlepiej?
• Czy odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i wykorzystywanemu zestawowi narzędzi?
• Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
• Jak elastyczne jest narzędzie w przypadku niszowych wymagań?
• Jakie są kluczowe wyróżniki?

Najlepsze oprogramowanie HR do rozważenia

Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych opcji oprogramowania HR, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Najlepszy wybór dla narzędzi do samodzielnego wdrażania pracowników
2. 2. BambooHR — Najlepsze rozwiązanie do zaawansowanego raportowania i analiz
3. 3. Deel HR — Najlepszy do łączenia płac w systemie HRIS i zgodności z przepisami
4. 4. UKG — Najlepszy wybór w przypadku analiz dotyczących pracowników opartych na sztucznej inteligencji
5. 5. Paycor — Najlepszy wybór do obsługi płac w niszowych branżach
6. 6. HiBob — Najlepsze dla szybko rozwijających się firm
7. 7. Justworks — Najlepsze rozwiązanie z usługami PEO posiadającymi certyfikat IRS i akredytację ESAC
8. 8. Employment Hero — Najlepszy wybór do automatyzacji obsługi płac i zgodności z przepisami
9. 9. Breathe HR — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji HR w małych firmach w UK
10. 10. Paylocity — Najlepsze pod względem doświadczenia pracowników i integracji

Krok 3: Stwórz krótką listę i skontaktuj się z dostawcami

Po przeprowadzeniu analizy nadszedł czas, aby zawęzić listę dostawców i rozpocząć rozmowy z potencjalnymi partnerami:

Stwórz krótką listę dostawców

Na podstawie wcześniejszej analizy wybierz 2–4 dostawców, koncentrując się na tych, którzy najlepiej odpowiadają potrzebom i budżetowi Twojego zespołu. Ułatwi to zarządzanie opcjami i ich porównanie. Upewnij się, że każdy dostawca spełnia większość Twoich priorytetowych wymagań.

Wyślij zapytanie o informacje lub zapytanie ofertowe

Rozważ wysłanie zapytania ofertowego RFP lub zapytania o informacje RFI dotyczącego oprogramowania HR, aby uzyskać szczegółowe informacje od dostawców znajdujących się na krótkiej liście. Pomoże Ci to zrozumieć ofertę i możliwości każdego z nich, a także da im szansę dopasowania oferty do Twoich konkretnych potrzeb. Wykorzystaj ten etap, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i uzyskać szczegółowe informacje o cenach oraz funkcjach.

Umów prezentacje i zadawaj pytania

Umów prezentacje z dostawcami z krótkiej listy i przygotuj konkretne pytania. Wykorzystaj ten czas, aby zobaczyć oprogramowanie w działaniu i ocenić doświadczenia użytkownika. Zapytaj o konkretne funkcje i o to, jak rozwiązują one problemy, z którymi się borykasz.

Stosuj spójne kryteria oceny

Zastosuj te same kryteria oceny wobec wszystkich dostawców. Zapewni to sprawiedliwe porównanie i pomoże Ci wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb. Utwórz listę kontrolną lub kartę wyników, aby śledzić mocne i słabe strony każdego dostawcy.

Zadaj te pytania:

• Czy możesz przedstawić prawdziwą historię klienta podobnego do nas?
• Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
• Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
• W jaki sposób Wasze oprogramowanie radzi sobie z konkretnymi problemami, z którymi się borykamy?
• Czy są jakieś ukryte koszty, o których powinniśmy wiedzieć?

Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Przekształć analizę dostawców w solidne uzasadnienie biznesowe, które zespół kierowniczy zrozumie i poprze:

Podsumuj problemy i oczekiwane rezultaty

Zacznij od podsumowania problemów, z którymi boryka się Twój zespół, oraz ich wpływu na produktywność, wydajność lub efektywność działań HR. Podkreśl rezultaty, których oczekujesz od nowego oprogramowania, oraz to, w jaki sposób rozwiążą one opisane problemy. Posłuż się konkretnymi przykładami, aby pokazać oczekiwane korzyści i usprawnienia.

Przedstaw szacunkowe koszty i harmonogramy

Na podstawie analizy dostawców znajdź podstawowe szacunki kosztów i harmonogramy wdrożenia. Przedstaw te informacje w jasny sposób zespołowi kierowniczemu. Skorzystaj z przewodników po cenach oprogramowania HR, aby przedstawić zakres kosztów. Uwzględnij harmonogramy, aby pokazać, kiedy zaczną być widoczne korzyści.

Przedstaw zwrot z inwestycji i ryzyka

Wyjaśnij, jaki zwrot z inwestycji i wzrost efektywności przyniesie oprogramowanie. Podkreśl finansowe i operacyjne ryzyko związane z brakiem zmian oraz pokaż, w jaki sposób oprogramowanie zaoszczędzi czas i ograniczy liczbę błędów, poprawiając ogólną produktywność.

Zadaj te pytania:

• Jaki problem biznesowy to rozwiąże?
• Jakie są zagrożenia wynikające z bezczynności?
• Jakie będą korzyści finansowe i operacyjne?
• Jak szybko zobaczymy zwrot z inwestycji?
• Jakie wskaźniki będą świadczyć o sukcesie?

Krok 5: Wdrożenie i wprowadzenie użytkowników

Po wybraniu dostawcy oprogramowania HR zaplanuj sprawny proces wdrożenia dla swojego zespołu:

Przekaż plan wdrożenia

Jasno przedstaw plan wdrożenia wszystkim użytkownikom, nie tylko działowi HR. Udostępnij harmonogram i informacje o tym, co obejmuje każda faza, zwłaszcza jeśli migracja wymaga aktualizacji dokumentów lub danych pracowników.

Upewnij się, że wszyscy rozumieją swoją rolę w procesie zmiany. Korzystaj z wiadomości e-mail lub spotkań zespołowych, aby na bieżąco informować wszystkich, organizuj sesje pytań i odpowiedzi oraz usprawnij przejście na nowy system.

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz organizacji

Wyznacz wewnętrzne osoby odpowiedzialne za oprogramowanie i kontakty w jego sprawie. Mogą to być liderzy HR, członkowie kadry kierowniczej oraz menedżerowie średniego szczebla. Przy wyborze tych osób należy uwzględnić ich poziom wpływu i szeroki zakres kontaktów, tak aby każdy pracownik miał osobę, do której może się zwrócić.

Osoby te będą zarządzać wdrożeniem i odpowiadać na wszelkie pytania, dlatego zadbaj o ich przeszkolenie i przygotowanie do wspierania swoich zespołów. Pomoże to zapewnić płynne przejście.

Zadbaj o szkolenia i przyjęcie narzędzia

Upewnij się, że zespoły ukończą szkolenie i będą konsekwentnie korzystać z narzędzia. W miarę możliwości korzystaj z materiałów udostępnionych przez dostawcę i wyznacz terminy ukończenia szkoleń. Monitoruj wykorzystanie narzędzia i reaguj na wszelkie przejawy oporu lub pojawiające się problemy.

Stwórz mechanizmy zbierania informacji zwrotnych

W trakcie wdrożenia ustanów mechanizmy zbierania informacji zwrotnych, aby gromadzić opinie użytkowników i usprawniać procesy w czasie rzeczywistym. Regularne spotkania kontrolne z zespołem pomogą udoskonalić proces wdrożenia i zachęcić do powszechnego korzystania z narzędzia.

Zadaj te pytania:

• Jaki jest plan zarządzania zmianą?
• Kto odpowiada za wdrożenie?
• Jak będziesz monitorować początkowe sukcesy?
• Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
• Jak będziesz zarządzać opiniami użytkowników?

Co dalej?

Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w wyborze odpowiedniego oprogramowania HR dla swojej firmy, warto ponownie przeanalizować listę wymagań dotyczących oprogramowania HR, aby sprawdzić, gdzie możesz zawęzić dostępne opcje. Możesz również przygotować zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania HR, aby uzyskać od potencjalnych dostawców więcej informacji o ich ofercie.