Jak wybrać oprogramowanie płacowe: przewodnik eksperta

Zakładam, że znasz najważniejsze funkcje oprogramowania płacowego, więc nie będę ich tutaj omawiać.

Gdybym wybierał nowe oprogramowanie płacowe dla swojej organizacji, zwróciłbym uwagę na następujące kwestie:

1. Czy skutecznie obsługuje różne typy pracowników?

Być może zatrudniasz zarówno pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie, jak i pracowników rozliczanych godzinowo oraz współpracowników. Ponieważ pracownicy są klasyfikowani na podstawie wymiaru czasu pracy, świadczeń i rodzaju wykonywanej pracy, Twoje oprogramowanie HR z funkcjami płacowymi musi być w stanie odpowiadać na konkretne potrzeby Twojej kadry.

Niektóre systemy są przeznaczone konkretnie do obsługi potrzeb płacowych pracowników pełnoetatowych lub współpracowników kontraktowych, podczas gdy inne oferują elastyczne opcje kategoryzacji.

Ponadto niektóre usługi obejmują portale samoobsługowe, za pośrednictwem których pracownicy mogą przesyłać informacje podatkowe oraz przeglądać liczbę przepracowanych godzin i okresy rozliczeniowe.

2. Czy oprogramowanie łatwo integruje się z innymi systemami?

Oprogramowanie płacowe integruje się z systemami HRMS, oprogramowaniem księgowym, systemami ewidencji czasu pracy i obecności, platformami do składania deklaracji podatkowych, oprogramowaniem do zarządzania świadczeniami, systemami ERP, systemami przelewów bezpośrednich, narzędziami do zapewniania zgodności, aplikacjami mobilnymi oraz systemami zarządzania nauczaniem.

Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z samodzielnego systemu płacowego, będzie on musiał wymieniać informacje z Twoim systemem HRMS lub HRIS, systemem księgowym albo oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy. W takim przypadku warto sprawdzić, jak łatwa będzie integracja z tymi systemami.

3. Czy podatki są obliczane, potrącane i odprowadzane?

Zarządzanie podatkami od wynagrodzeń jest prawdziwym problemem. Niezawodny system płacowy upraszcza proces obliczania, potrącania i odprowadzania podatków, zapobiegając kosztownym błędom.

Powinien również sprawnie obsługiwać potrącenia z wynagrodzeń, zapewniając zgodność z nakazanymi przez sąd odliczeniami na alimenty, zaległości podatkowe lub inne zobowiązania.

Poszukaj dostawcy, który nie tylko potrąca prawidłowe kwoty, lecz także składa deklaracje do właściwych organów rządowych.

Oto kilka kwestii, na które warto zwrócić uwagę:

• Czy dostawca jest zarejestrowanym agentem raportującym współpracującym z IRS?
• Czy dokładność składania deklaracji podatkowych jest „gwarantowana”, co oznacza, że dostawca pokryje koszty ewentualnych błędów?

4. Czy oferuje przelewy bezpośrednie?

Według badania przeprowadzonego przez American Payroll Association, 93% pracowników otrzymuje wynagrodzenie za pośrednictwem przelewu elektronicznego. Dlatego jest to kluczowa funkcja, na którą zwróciłbym uwagę w rozwiązaniu płacowym.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Czy oferuje elastyczne opcje wypłaty wynagrodzeń?

Możesz chcieć wypłacać pracownikom wynagrodzenie co tydzień, co dwa tygodnie, dwa razy w miesiącu lub co miesiąc, zależnie od potrzeb. Możliwość uruchamiania nieograniczonej liczby procesów płacowych z różną częstotliwością jest więc bardzo przydatna.

Ponadto wynagrodzenie na żądanie to bardzo cenione świadczenie dodatkowe, które zapewnia pracownikom większą elastyczność finansową.

6. Czy obsługuje wiele lokalizacji?

Jeśli Twoja organizacja działa na różnych terytoriach (lub myślisz, że w przyszłości może tak być, na przykład otwierając nową restaurację franczyzową, która potrzebuje obsługi płac), czy oprogramowanie może obliczać i wypłacać wynagrodzenia zgodnie z miejscem pracy każdego pracownika?

7. Jakie możliwości raportowania oferuje system?

Dane płacowe są kopalnią informacji przydatnych do planowania finansowego, audytów zgodności i opracowywania strategii dotyczącej pracowników. Zapytaj o wbudowane raporty, takie jak podsumowania płac, zobowiązania podatkowe, potrącenia na świadczenia i analizy kosztów pracy. Sprawdź, czy raporty można dostosowywać lub automatycznie planować. 

Zapytaj również, czy raporty można eksportować do formatu CSV lub integrować bezpośrednio z narzędziami księgowymi. 

Uwierz mi, możliwość generowania przejrzystych, praktycznych raportów może oszczędzać czas i usprawniać podejmowanie decyzji, dlatego zdecydowanie warto zwrócić na nią uwagę, nawet jeśli wybierasz oprogramowanie płacowe dla małej firmy.

8. Czy plany cenowe są skalowalne?

Oczywiście wymagania dotyczące oprogramowania płacowego wspierającego małą lokalną firmę będą zupełnie inne niż wymagania dużej, międzynarodowej organizacji.

Oceniani przez Ciebie dostawcy prawdopodobnie będą oferować wiele opcji cenowych systemu płacowego zależnie od wielkości firmy i jej wymagań. 

Zazwyczaj plany subskrypcyjne obejmują miesięczną opłatę podstawową oraz miesięczną opłatę za każdego pracownika. Dobrym przykładem dostawcy oprogramowania płacowego stosującego ten model jest Gusto, który pobiera od firm opłatę podstawową w wysokości $40 miesięcznie oraz $6 za każdego pracownika. Firma zatrudniająca 100 pracowników zapłaci zatem $640 miesięcznie.  

Wiele miesięcznych planów subskrypcyjnych obejmuje kilka poziomów, takich jak plany dla startupów lub przedsiębiorstw, z których każdy oferuje inne funkcje i usługi płacowe. Droższe plany mogą obejmować dodatkową pomoc techniczną, dodatkowe wsparcie HR, obsługę wielu lokalizacji oraz osobistego księgowego przygotowującego i składającego deklaracje podatkowe. 

Miesięczny model subskrypcyjny jest preferowany przez firmy niezależnie od ich wielkości ze względu na niską miesięczną opłatę i możliwości skalowania.

Alternatywnie bezpłatne rozwiązanie płacowe może zapewnić wszystkie niezbędne funkcje bez wysokich kosztów tradycyjnych systemów, choć możesz nie mieć dostępu do bardziej zaawansowanych funkcji.

9. Jak bezpieczne jest to rozwiązanie?

Oprogramowanie płacowe przechowuje poufne informacje o pracownikach, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że rozważane rozwiązanie oferuje następujące środki bezpieczeństwa:

• Zgodność ze standardem PCI
• MFA (uwierzytelnianie wieloskładnikowe)
• Szyfrowanie danych
• Zabezpieczenia haseł
• Ograniczone uprawnienia dostępu

10. Jak dobra jest obsługa klienta?

Jeśli samodzielnie zarządzasz płacami, prawidłowe wykonanie wszystkich czynności jest niezwykle ważne, dlatego wszelkie problemy trzeba rozwiązywać szybko. Z tego powodu zawsze sprawdzam poziom dostępnego wsparcia klienta i czytam opinie dotyczące tego wsparcia.

Niektóre czynniki, które warto ocenić:

• Pomocne artykuły i filmy
• Linie wsparcia klienta
• Czat online
• Wewnętrzni eksperci ds. płac.

11. Czy można je dostosowywać?

Wybrane oprogramowanie płacowe musi dać się dostosować do unikalnych potrzeb Twojej firmy. Do oprogramowania często można dodawać aktualizacje lub rozszerzenia, aby uwzględnić nietypowe harmonogramy, waluty lub ustawienia podatkowe.

Warto również poszukać konfigurowalnych pulpitów analitycznych do raportowania wynagrodzeń, które można dostosować do konkretnych potrzeb.

Wskazówka eksperta

Nadmiernie złożony system może zniechęcać do jego wdrożenia i obniżać produktywność. Priorytetowe traktowanie przyjaznych dla użytkownika interfejsów i intuicyjnych przepływów pracy pozwala zespołom skutecznie wykorzystywać technologię. Najlepsze rozwiązania oferują możliwość konfiguracji, szeroki zakres funkcji oraz łatwość obsługi, umożliwiając organizacjom rozwój bez poświęcania wydajności i skuteczności. — Dara Brenner, dyrektor ds. produktu w Employ

Opcje systemów płacowych, które warto rozważyć

Mając powyższe na uwadze, oto kilka opcji systemów płacowych, które warto rozważyć:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Najlepsze rozwiązanie do zapobiegania błędom dzięki zaangażowaniu pracowników
2. 2. BambooHR — Najlepsze rozwiązanie do samoobsługi pracowników
3. 3. Deel Payroll — Najlepsze rozwiązanie do zgodnego z przepisami naliczania wynagrodzeń w ponad 150 krajach
4. 4. RemoFirst — Najlepszy wybór dla globalnych zespołów w ponad 170 krajach
5. 5. Paycor — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji zadań płacowych
6. 6. RemotePeople — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania globalnymi płacami
7. 7. Gusto — Najlepsze rozwiązanie do automatycznej obsługi deklaracji podatkowych
8. 8. Homebase — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zespołami pracującymi na godziny
9. 9. Employment Hero — Najlepsze dla kanadyjskich małych i średnich firm
10. 10. Paylocity — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania HR, płacami i integracjami w jednym miejscu

Więcej informacji znajdziesz na naszej liście najlepszych systemów płacowych.

5-etapowy proces wyboru systemu płacowego

Na koniec postępuj zgodnie z tym 5-etapowym procesem, aby wybrać odpowiedni system.

Krok pierwszy: określ potrzeby

Zanim rozpoczniesz analizę dostawców, poświęć czas na zrozumienie konkretnych potrzeb interesariuszy, w tym członków zespołu płacowego, liderów, menedżerów i regularnych pracowników.

Pytania, które pomogą Ci określić potrzeby:

• Jakie są najczęstsze wyzwania, z którymi mierzy się dział kadr, płac lub księgowości?
• W jaki sposób każdy interesariusz będzie korzystać z nowego systemu? Czy lepszym rozwiązaniem będzie system płacowy dla przedsiębiorstw?
• W jakim zakresie obecny system lub proces HR nie spełnia oczekiwań? (Mapowanie procesów może być tutaj pomocne).
• Jakie są najczęstsze skargi związane z płacami?
• W jaki sposób zakupiony system będzie pasować do stosowanego przez Ciebie zestawu technologii HR?
• Jakie zasady i wymogi regulacyjne obowiązują w Twojej firmie w zakresie bezpieczeństwa danych, różnorodności dostawców, umów z dostawcami itp.?
• Jak dobrze Twój zespół zna się na technologii? Wybrany system nie powinien być trudniejszy w konfiguracji i obsłudze, niż zespół jest w stanie sobie poradzić.
• Jaki jest Twój budżet?
• Jakiego zwrotu z inwestycji (ROI) oczekujesz?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci dokładnie określić, czego potrzebujesz od systemu HR, w tym jaki podtyp systemu płacowego będzie najprawdopodobniej najbardziej odpowiedni.

Zbierz opinie interesariuszy (działy IT i finansowy zawsze warto uwzględnić) i wykorzystaj ich uwagi do opracowania przypadków użycia oraz stworzenia macierzy porównującej to, co jest ważne dla każdej grupy interesariuszy.

Teraz będziesz w stanie pokierować rozmową z dostawcami i przekazać im listę funkcji niezbędnych oraz mile widzianych dla każdego użytkownika.

Krok drugi: Zbadaj dostawców

Nadszedł czas na przeprowadzenie badania rynku i zapoznanie się z wiodącymi firmami oferującymi rozwiązania płacowe dla Twojego przypadku użycia. Wiele stron internetowych (takich jak nasza!) tworzy zestawienia najlepszych rozwiązań programowych odpowiadających różnym potrzebom i przypadkom użycia.

Na przykład zespoły, które potrzebują dostępu do aplikacji lub przeglądarki z dowolnego miejsca, mogą porównać internetowe oprogramowanie płacowe, natomiast te, które chcą ograniczyć liczbę błędów ludzkich i zmniejszyć obciążenie administracyjne, mogą rozważyć narzędzia do automatyzacji obsługi płac.

Jeśli jednak zdecydujesz się całkowicie zlecić obsługę płac na zewnątrz, będziesz analizować zupełnie inny zestaw opcji dostawców usług płacowych. Zlecanie obsługi płac zewnętrznej firmie ma swoje zalety i wady, które musisz poznać.

Poświęć czas na przeanalizowanie strony internetowej każdego dostawcy i zanotuj wszelkie pytania, które się pojawią. Czy dostępne są studia przypadków i recenzje pokazujące główne zastosowanie narzędzia lub jego najważniejszą zaletę?

Możesz także dołączyć do społeczności internetowych lub skorzystać ze swojej sieci kontaktów, aby uzyskać rekomendacje. 

Pytania dotyczące konkretnego dostawcy:

• Kim są najlepsi dostawcy dla Twojego przypadku użycia?
• Którzy z nich mają najwyższe oceny w swojej kategorii?
• Jaka funkcja każdego narzędzia ma najwyższą ocenę?
• Czy narzędzie jest przeznaczone dla małych i średnich firm, czy raczej do użytku w dużych przedsiębiorstwach?
• Co wynika z opinii i referencji klientów? Jakie zalety i wady są najczęściej zgłaszane?
• Jakie wdrożenie, szkolenia, wsparcie i inne zasoby oferuje dostawca?
• Czy dostępna jest szczegółowa dokumentacja?
• Czy funkcje narzędzia spełniają Twoje potrzeby?
• Czy oprogramowanie integruje się z używanymi już przez Ciebie narzędziami HR?
• Czy interfejs użytkownika jest atrakcyjny wizualnie?
• Czy korzystanie z narzędzia zapewnia pozytywne doświadczenia użytkownika? 
• Czy nawigacja jest intuicyjna, a narzędzie łatwe w obsłudze?
• Czy to narzędzie jest zbyt proste lub zbyt złożone w stosunku do potrzeb związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi? 
• Czy oferuje potrzebną elastyczność lub możliwość dostosowania?
• Czy oferuje solidne standardy bezpieczeństwa oraz jest zgodne z przepisami i dobrymi praktykami dotyczącymi ochrony danych? Czy dostępna jest opcja instalacji lokalnej?
• Czy cena mieści się w Twoim budżecie? Czy cennik jest przejrzysty? 
• Czy cena jest uzasadniona możliwościami oprogramowania? Czy niektóre kluczowe funkcje są dostępne wyłącznie w droższych planach cenowych? 
• Czy dostawca oferuje wersję demonstracyjną lub bezpłatny okres próbny?

Krok trzeci: Utwórz krótką listę i skontaktuj się z dostawcami

Teraz, gdy udało Ci się zidentyfikować kilku potencjalnych dostawców, nadszedł czas, aby dokładniej ich przeanalizować i umówić rozmowy demonstracyjne.

1. Wyślij każdemu dostawcy zapytanie o informacje (RFI), aby móc porównać poszczególne opcje punkt po punkcie.
2. Jeśli chcesz przeprowadzić naprawdę dokładną analizę, wyślij każdemu dostawcy z krótkiej listy zapytanie ofertowe (RFP). Powinno ono zawierać najważniejsze informacje o Twojej firmie, konkretnych potrzebach, kwestionariusz dla dostawcy oraz wszelkie szczegółowe zasady składania ofert, których należy przestrzegać, takie jak terminy składania.
3. Umów spotkanie z przedstawicielem handlowym i omów swoje pytania.

Te rozmowy, które powinny w miarę możliwości obejmować prezentacje produktu w działaniu, pomogą Ci również wyrobić sobie opinię o dostawcy i ocenić, czy możecie nawiązać dobrą współpracę.

Aby ułatwić porównanie dostawców, skorzystaj z tego praktycznego szablonu oceny.

Kluczowe pytanie

Na przykład zespoły, które potrzebują dostępu do przeglądarki z dowolnego miejsca, mogą porównać internetowe oprogramowanie płacowe, natomiast osoby chcące ograniczyć liczbę błędów ludzkich i zmniejszyć obciążenie administracyjne mogą rozważyć narzędzia do automatyzacji płac.“Czy możesz pokazać mi rzeczywisty przykład tego, jak wasz system pomógł firmie podobnej do naszej?”—To pytanie pozwala wyjść poza ogólne prezentacje i zobaczyć rzeczywisty wpływ rozwiązania. Poproś o studia przypadków lub referencje od firm o podobnej wielkości działających w Twojej branży oraz o informacje, jak oprogramowanie pomogło im rozwiązać konkretne problemy — niezależnie od tego, czy chodziło o wyzwania związane ze zgodnością, potrzeby integracji czy skalowalność.

Krok czwarty: Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Mając zebrane wszystkie powyższe dane, czas przygotować uzasadnienie biznesowe. Nie musi to być 10-stronicowy dokument — może to być równie prosta, jednostronicowa notatka (bo kto ma czas czytać 10 stron?).

 Osoby podejmujące decyzje szukają odpowiedzi na następujące pytania:

• Ile to kosztuje? 
• Jakie problemy rozwiąże to oprogramowanie?
• Co się stanie, jeśli nie zainwestujemy w to oprogramowanie?
• Ile czasu zajmie wdrożenie?
• Dlaczego musimy zainwestować właśnie teraz?
• Jaki jest zwrot z inwestycji w to oprogramowanie?

Możesz nie znać odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów, jednak uzyskanie zgody na tym etapie zwiększy szanse na powodzenie.

Oto szablon uzasadnienia biznesowego, którego możesz użyć w przypadku oprogramowania do automatyzacji płac:

• Podsumowanie dla kadry kierowniczej: Krótki przegląd propozycji, najważniejsze korzyści z oprogramowania płacowego oraz wnioski.
• Obecna sytuacja i opis problemu: Opis obecnego stanu oraz konkretnych wyzwań lub problemów, które mają zostać rozwiązane.
• Proponowane rozwiązanie i korzyści: Szczegółowy opis proponowanego rozwiązania i oczekiwanych korzyści, w tym analiza kosztów i korzyści.
• Plan wdrożenia i ocena ryzyka: Strategia wdrożenia krok po kroku, harmonogram oraz podsumowanie potencjalnych zagrożeń wraz z planami ich ograniczania.
• Wnioski i rekomendacje: Zwięzłe podsumowanie uzasadnienia biznesowego wraz z końcowymi rekomendacjami dla osób podejmujących decyzje.

Krok piąty: Wdróż rozwiązanie i wprowadź użytkowników

Wybór odpowiedniego oprogramowania to dopiero połowa pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie na tym etapie większość wdrożeń zaczyna po cichu zmierzać w złym kierunku. Niekoniecznie dlatego, że oprogramowanie jest niewłaściwe, lecz dlatego, że plan wdrożenia nie został odpowiednio przygotowany.

Sprawne wdrożenie sprowadza się do trzech elementów: jasno określonej odpowiedzialności, konsekwentnej komunikacji oraz pętli informacji zwrotnej, która pozwala wychwycić problemy, zanim wpłyną one na rzeczywisty cykl wypłat. Oto jak podszedłbym do tego procesu:

• Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wdrożenie: Jedna osoba powinna odpowiadać za harmonogram wdrożenia, współpracę z dostawcą oraz komunikację wewnętrzną. Współodpowiedzialność często prowadzi do pomijania zadań.

• Wcześnie komunikuj zmianę: Powiedz zespołowi, co się zmieni, dlaczego oraz co to oznacza dla pracowników. Najbardziej zależy im na tym, czy zmiana wpłynie na ich wynagrodzenie, dlatego wyjaśnij tę kwestię bezpośrednio i jasno.

• Najpierw uruchom równoległe naliczanie płac: Nie uruchamiaj nowego systemu bez okresu przejściowego. Przeprowadź co najmniej jeden cykl wypłat jednocześnie w starym i nowym systemie, aby sprawdzić, czy wyniki są zgodne, zanim dokonasz przełączenia.

• Szkol według roli, a nie działu: Menedżerowie ds. płac, specjaliści HR oraz pracownicy korzystają z systemu w różny sposób. Szkolenie jednakowe dla wszystkich marnuje czas i pozostawia luki, ale upewnij się, że

• Uwzględnij okres zbierania informacji zwrotnych: Ustal konkretny czas po uruchomieniu systemu — sugerowałbym od czterech do sześciu tygodni — w którym użytkownicy będą mogli zgłaszać problemy. Ułatw zgłaszanie problemów, nie tworząc atmosfery napiętnowania.

Użyj tej tabeli, aby śledzić najważniejsze etapy wdrożenia przed pierwszym rzeczywistym cyklem wypłat:

Kamień milowy	Właściciel	Docelowa data	Status
Migracja danych ukończona	lider IT/ds. płac	[Data]	—
Równoległe naliczanie płac	kierownik ds. płac	[Data]	—
Szkolenie oparte na rolach przeprowadzone	lider HR	[Data]	—
Komunikat dla pracowników wysłany	HR/Komunikacja	[Data]	—
Zatwierdzenie uruchomienia produkcyjnego	właściciel wdrożenia	[Data]	—

Pod koniec tego kroku Twój zespół powinien z przekonaniem naliczać płace w nowym systemie, a Ty powinieneś mieć jasno określony kanał zgłaszania wszelkich pozostałych problemów. Pamiętaj, że celem nie jest idealne uruchomienie, lecz stabilne uruchomienie.

Następny krok: Sformalizuj wdrożenie

Teraz, gdy masz już ramy pozwalające wybrać odpowiednie narzędzie, warto zrozumieć, co właściwie kupujesz. Zapoznaj się z korzyściami oprogramowania płacowego, aby zobaczyć, jak właściwy system usprawnia wszystkie obszary operacji HR — od zgodności z przepisami i prognozowania przepływów pieniężnych po wdrażanie pracowników.