Wdrażanie pracowników: kompletny przewodnik + szablon

Czym jest wdrażanie pracowników?

Wdrażanie pracownika to proces integrowania nowej osoby z organizacją. Obejmuje zapewnienie jej odpowiedniej ilości czasu, informacji, szkoleń i zasobów, aby mogła zrozumieć działalność firmy, swoją rolę w jej strukturze oraz nawiązać więzi ze współpracownikami.

Dlaczego wdrażanie pracowników jest ważne?

Wdrażanie pracowników jest ważne, ponieważ pomaga nowym członkom zespołu rozpocząć pracę w najlepszy możliwy sposób. Skuteczny proces wdrażania może:

Zwiększyć retencję pracowników

Odpowiednie wdrożenie ogranicza rotację, pomagając nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi i wspieranymi.

Według badań Brandon Hall Group firmy dysponujące skutecznym procesem wdrażania mogą zwiększyć retencję nowych pracowników o 82%.

Nie oszukujmy się — jeśli pierwszego dnia pojawiasz się w pracy, a wszyscy wyglądają na zaskoczonych twoim przybyciem, zaczynają bić dzwonki alarmowe. 

Zwiększyć produktywność

Skuteczne wdrażanie sprawia, że nowi pracownicy lepiej i szybciej poznają swoje role oraz obowiązki, a tym samym stają się produktywni w krótszym czasie.

To samo badanie Brandon Hall Group wykazało, że skuteczne wdrażanie może zwiększyć produktywność nowych pracowników o ponad 70%.

Przyczynić się do wzmocnienia marki pracodawcy

Gdy pracownicy czują się mile widziani, wspierani i odpowiednio przygotowani do osiągania sukcesów, chętniej polecają firmę w mediach społecznościowych i publikują pozytywne opinie na stronach takich jak Glassdoor.

Ile trwa wdrażanie pracownika?

Wdrażanie pracownika trwa zwykle około 90 dni w przypadku większości stanowisk, ale w przypadku bardziej złożonych ról lub stanowisk wyższego szczebla może wydłużyć się nawet do roku.

„Wiele organizacji błędnie traktuje wdrażanie jako jednorazowe wydarzenie, a nie ciągły proces — mówi konsultant ds. operacji personalnych Rita Wittek. — Koncentrują się głównie na dokumentacji i kwestiach organizacyjnych, zaniedbując kluczowe elementy związane z ludźmi, takie jak budowanie relacji i włączanie nowych pracowników w kulturę organizacyjną.”

Czas trwania zależy od takich czynników jak złożoność pracy, wielkość organizacji oraz poziom zapewnianego wsparcia.

Dobrze zorganizowany 30-, 60- i 90-dniowy program wdrażania zazwyczaj obejmuje etap przed rozpoczęciem pracy, wstępne zapoznanie z organizacją (w pierwszym tygodniu), a następnie bieżące wsparcie, szkolenia i spotkania kontrolne w ciągu pierwszych kilku miesięcy.

Typowe działania związane z wdrażaniem pracowników

Skuteczne wdrożenie wymaga zorganizowania wielu elementów. Poniżej przedstawiam przegląd różnych działań związanych z wdrażaniem na każdym etapie tego procesu.

Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy

• Wysyłanie powitalnych wiadomości e-mail lub pakietów powitalnych.
• Przekazanie niezbędnej dokumentacji (umów, formularzy podatkowych itp.).
• Udostępnienie harmonogramu pierwszego tygodnia.
• Utworzenie kont do poczty elektronicznej, oprogramowania i systemów.

Konfiguracja IT i szkolenia

• Przygotowanie stanowisk pracy, oprogramowania i niezbędnego wyposażenia.
• Wstępne szkolenie z obsługi wewnętrznych narzędzi, oprogramowania i systemów.
• Szkolenie z cyberbezpieczeństwa i ochrony danych.

Orientacja

• Przegląd firmy: misja, wizja i wartości.
• Wprowadzenie do zasad obowiązujących w firmie (HR, bezpieczeństwo itp.).
• Zwiedzanie biura (lub wirtualna wycieczka dla pracowników zdalnych).
• Spotkanie zapoznawcze z członkami zespołu lub kluczowymi współpracownikami.

Szkolenie z zakresu zgodności i prawa

• Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa (w określonych branżach).
• Zasady dotyczące przeciwdziałania molestowaniu oraz różnorodności i inkluzji.
• Szkolenie z zakresu zgodności z przepisami prawa właściwymi dla danego kraju lub branży.

Szkolenie związane ze stanowiskiem

• Procesy i oczekiwania związane z konkretną rolą.
• Omówienie obowiązków i celów związanych ze stanowiskiem.
• Mentoring lub współpraca z bardziej doświadczonym współpracownikiem w celu uzyskania wskazówek.

Ustalanie oczekiwań i celów

• Początkowe spotkanie z przełożonym w celu omówienia krótko- i długoterminowych celów.
• Ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) warunkujących sukces na danym stanowisku.

Integracja społeczna

• Lunch zespołowy lub wirtualne spotkanie przy kawie.
• Wprowadzające wydarzenia towarzyskie pomagające nowemu pracownikowi zintegrować się z kulturą organizacyjną.
• Przedstawienie grup zrzeszających pracowników lub wewnętrznych sieci kontaktów.

Kontrole i informacje zwrotne

• Regularne spotkania kontrolne z przełożonym lub działem HR w ciągu pierwszych kilku tygodni lub miesięcy.
• Zbieranie informacji zwrotnych pomagających zoptymalizować proces wdrażania.
• Analiza postępów nowego pracownika i rozwiązywanie wszelkich problemów.

Praktyczna wskazówka

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie audytu stanowiska, aby ustalić, jakie zadania nowy pracownik będzie rzeczywiście wykonywać, zamiast opierać się na nieaktualnych obowiązkach lub na tym, „jak zawsze się to robiło”. Jeśli zatrudniasz pierwszego pracownika, zacznij od spisania zadań, na które samodzielnie brakuje Ci czasu lub umiejętności. Pomaga to doprecyzować rolę i zapewnia celowe wdrażanie nowej osoby. – Lindsay Mastrogiovanni, strateg ds. pracowników w firmie ConsciousHR

Proces wdrażania nowych pracowników

Wdrażanie trwa tylko pierwszy dzień lub tydzień, prawda? Nic bardziej mylnego!

„Wdrażanie nie kończy się wraz z końcem pierwszego dnia pracy — mówi Alice Ferretti z firmy HumansR. Zwykle pełne wdrożenie nowych pracowników w firmie zajmuje do 3 miesięcy. Obejmuje to pełne zapoznanie się z dodatkami i świadczeniami, nawiązanie relacji z osobami, z którymi regularnie pracują, a wreszcie poznanie swojej roli i obowiązków.”

Oznacza to, że początkowe wsparcie udzielane nowemu pracownikowi, choć może z czasem zostać ograniczone, powinno nadal być dostępne, a regularne sprawdzanie sytuacji nowej osoby może wiele zmienić.”

Choć żadne dwa procesy wdrażania nie będą wyglądać tak samo, a później przedstawię dość wyjątkowy przykład, większość organizacji uważa za przydatne podzielenie wdrażania na etapy, aby ułatwić opracowanie działań i mierzenie postępów na każdym z nich.

Preboarding

Preboarding to etap między zaakceptowaniem oferty pracy przez nowego pracownika a jego pierwszym dniem w pracy. Pomaga nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi i przygotowanymi, ułatwiając im przejście do firmy.

Typowe zadania związane z preboardingiem obejmują:

1. Dokumentacja: Wysyłanie i gromadzenie dokumentacji dla nowych pracowników, takiej jak umowy, formularze podatkowe i potwierdzenia zapoznania się z zasadami.
2. Komunikacja powitalna: Wysyłanie powitalnej wiadomości e-mail lub pakietu zawierającego informacje o firmie, przedstawienie zespołu i szczegóły dotyczące pierwszego dnia pracy.
3. Konfiguracja techniczna: Przygotowanie niezbędnych narzędzi, takich jak komputer służbowy, konto e-mail, dostęp do oprogramowania i stanowisko pracy.
4. Zasoby firmowe: Udostępnianie materiałów, takich jak podręcznik pracownika, zasady obowiązujące w firmie i schematy organizacyjne.
5. Przedstawienie zespołu: Przekazanie informacji o członkach zespołu, menedżerach i kluczowych osobach kontaktowych, aby pomóc nowemu pracownikowi poznać przyszłych współpracowników.

Wprowadzenie

Wprowadzenie to początkowy etap wdrażania, który rozpoczyna się pierwszego dnia pracy nowego pracownika i trwa przez pierwszy tydzień. Koncentruje się na przedstawieniu mu firmy, jej kultury oraz podstawowych procedur operacyjnych.

Typowe zadania związane z wprowadzeniem obejmują:

1. Przegląd informacji o firmie: Przedstawienie historii, misji, wartości i celów firmy, aby pomóc nowemu pracownikowi zrozumieć jej tożsamość i cel.
2. Przedstawienie zespołu: Przedstawienie nowego pracownika członkom zespołu, menedżerom i kluczowym osobom, co pomaga budować poczucie przynależności.
3. Przegląd zasad: Omówienie zasad obowiązujących w firmie, procedur i kodeksu postępowania, w tym kwestii takich jak ubiór, godziny pracy i bezpieczeństwo w miejscu pracy.
4. Zwiedzanie biura: Zapewnienie możliwości zwiedzenia miejsca pracy (lub wirtualnego spaceru w przypadku pracowników zdalnych), aby zapoznać nowego pracownika z pomieszczeniami, salami konferencyjnymi i kluczowymi obszarami.
5. Świadczenia i wynagrodzenie: Wyjaśnienie świadczeń pracowniczych, struktury wynagrodzeń oraz sposobu uzyskiwania dostępu do powiązanych zasobów.
6. Przegląd roli zawodowej: Omówienie obowiązków nowego pracownika, struktury zespołu i oczekiwań dotyczących jego wyników.
7. Harmonogram szkoleń: Przedstawienie początkowych sesji szkoleniowych, zasobów i narzędzi, z których pracownik będzie korzystać na swoim stanowisku.

0–30 dni

W okresie od 0 do 30 dni wdrażania nacisk kładzie się na pomoc nowemu pracownikowi w odnalezieniu się na stanowisku, budowaniu relacji i rozpoczęciu wnoszenia wkładu w pracę zespołu. Ten okres ma kluczowe znaczenie dla stworzenia podstaw jego sukcesu.

Najważniejsze działania w tej fazie obejmują:

1. Szkolenie związane ze stanowiskiem: Zapewnienie szczegółowego szkolenia dotyczącego konkretnej roli nowego pracownika, w tym narzędzi, oprogramowania i procesów, z których będzie musiał korzystać.
2. Wyznaczanie celów: Omówienie z nowym pracownikiem, często wspólnie z jego menedżerem, celów krótkoterminowych i oczekiwań, aby zapewnić mu jasny kierunek działania w pierwszych miesiącach.
3. Regularne spotkania kontrolne: Planowanie częstych spotkań z menedżerami lub działem HR w celu odpowiadania na pytania, przekazywania informacji zwrotnych i zapewniania wsparcia podczas adaptacji.
4. Przydzielenie mentora lub opiekuna: Połączenie nowego pracownika z kolegą z zespołu lub mentorem, który zapewni wskazówki, odpowie na pytania i pomoże mu wdrożyć się w kulturę firmy.
5. Integracja z zespołem: Zachęcanie do udziału w spotkaniach zespołu, projektach i nieformalnych spotkaniach, aby pomóc nowemu pracownikowi budować relacje i zrozumieć dynamikę zespołu.
6. Informacje zwrotne i dostosowania: Przekazywanie informacji zwrotnych na temat wyników pracy i wprowadzanie niezbędnych zmian w szkoleniu lub zakresie obowiązków, aby wspierać postępy pracownika.

Celem tej fazy jest budowanie pewności siebie, doprecyzowanie oczekiwań i rozwijanie poczucia przynależności do zespołu.

30–60 dni

W okresie od 30 do 60 dni wdrażania nacisk przesuwa się na pogłębienie zrozumienia roli przez nowego pracownika, zwiększenie jego wkładu oraz dalszą integrację z zespołem i kulturą firmy.

Najważniejsze działania w tej fazie obejmują:

1. Zaawansowane szkolenie dotyczące stanowiska: Zapewnienie bardziej szczegółowego szkolenia dostosowanego do stanowiska w celu rozwijania umiejętności i wiedzy nowego pracownika. Może ono obejmować złożone zadania, narzędzia lub systemy związane z jego stanowiskiem.
2. Rozszerzenie zakresu obowiązków: Stopniowe przydzielanie bardziej wymagających zadań lub projektów, aby pomóc nowemu pracownikowi budować pewność siebie i prezentować swoje umiejętności.
3. Regularne spotkania kontrolne: Kontynuowanie regularnych spotkań z menedżerami w celu omawiania postępów, rozwiązywania problemów i przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej. Spotkania te pomagają zapewnić, że nowy pracownik czuje się wspierany i doceniany.
4. Budowanie sieci kontaktów: Zachęcanie nowego pracownika do spotkań ze współpracownikami z innych działów, aby lepiej zrozumiał szersze funkcjonowanie firmy i zbudował profesjonalną sieć kontaktów.
5. Przegląd i dostosowanie celów: Ponowne przeanalizowanie początkowych celów i dostosowanie ich na podstawie postępów nowego pracownika, tak aby były zgodne zarówno z celami indywidualnymi, jak i zespołowymi.
6. Integracja z kulturą organizacyjną: Zachęcanie do udziału w wydarzeniach firmowych, aktywnościach integracyjnych lub spotkaniach towarzyskich w celu wzmocnienia więzi z kulturą firmy.
7. Zbieranie opinii: Proszenie nowego pracownika o opinię na temat dotychczasowych doświadczeń związanych z wdrożeniem, aby wskazać obszary wymagające usprawnienia w tym procesie.

Ten okres ma kluczowe znaczenie dla budowania relacji, utrwalania zrozumienia swojej roli oraz zapewnienia, że nowy pracownik wie, gdzie znaleźć potrzebne informacje.

60–90 dni

W okresie od 60. do 90. dnia wdrożenia nacisk kładzie się na wzmacnianie samodzielności nowego pracownika, zapewnienie jego pełnej integracji z rolą oraz stworzenie podstaw do długoterminowego sukcesu w firmie.

Najważniejsze działania na tym etapie obejmują:

1. Większa samodzielność: Stopniowe umożliwianie nowemu pracownikowi przejmowania odpowiedzialności za projekty i zadania, co świadczy o zaufaniu do jego umiejętności i zdolności podejmowania decyzji.
2. Ocena wyników pracy: Przeprowadzenie formalnej oceny wyników pracy w celu przeanalizowania postępów, mocnych stron i obszarów wymagających poprawy u nowego pracownika. Ocena ta pomaga ujednolicić oczekiwania i wyznacza punkt odniesienia dla przyszłych wyników.
3. Bieżąca informacja zwrotna: Przekazywanie konstruktywnej i możliwej do zastosowania informacji zwrotnej, aby pomóc nowemu pracownikowi w dalszym rozwijaniu umiejętności i radzeniu sobie z napotkanymi wyzwaniami.
4. Rozmowy o rozwoju kariery: Rozpoczęcie rozmów na temat celów zawodowych nowego pracownika i potencjalnych możliwości rozwoju w firmie, aby wskazać mu dalszą ścieżkę.
5. Rozszerzanie sieci kontaktów: Zachęcanie do dalszego nawiązywania kontaktów z zespołami interdyscyplinarnymi, interesariuszami i innymi działami, aby pogłębić zrozumienie funkcjonowania firmy oraz własnej roli w szerszym kontekście.
6. Rozwijanie umiejętności: Identyfikowanie dodatkowych możliwości szkoleniowych lub rozwojowych na podstawie wyników pracy i przyszłych aspiracji zawodowych nowego pracownika.
7. Udział w projektach: Angażowanie nowego pracownika w bardziej złożone lub oparte na współpracy projekty, podkreślając jego integrację i gotowość do wnoszenia wkładu na wyższym poziomie.

Ten etap utrwala rolę nowego pracownika w firmie, wspiera jego rozwój zawodowy oraz zapewnia, że czuje się on w pełni zaangażowany i przygotowany do długoterminowego sukcesu.

Ponad 90 dni

Po pierwszych 90 dniach nacisk przenosi się na długoterminową integrację, ciągły rozwój i zarządzanie wynikami pracy. W tym okresie:

1. Przejście do regularnych ocen wyników pracy: Nowy pracownik przechodzi od częstych spotkań kontrolnych do standardowego cyklu ocen wyników pracy obowiązującego w firmie, obejmującego wyznaczanie celów, bieżącą informację zwrotną i rozmowy o rozwoju kariery.
2. Rozwój umiejętności i szkolenia: Zapewniane są kolejne możliwości szkoleniowe w celu rozwijania umiejętności nowego pracownika oraz dostosowania ich do rozwoju kariery i długoterminowych celów firmy.
3. Pogłębiona integracja: Nowy pracownik w pełni uczestniczy w projektach zespołowych, współpracy między działami i inicjatywach firmowych, umacniając swoją rolę i wkład w organizację.

9 najlepszych praktyk wdrażania pracowników

Porozmawialiśmy z ekspertami ds. zasobów ludzkich, aby poznać najlepsze praktyki wdrażania pracowników, które pomagają zapewnić skuteczny i sprawny proces:

1. Zacznij przed pierwszym dniem pracy (wdrożenie wstępne)

„Organizacje nie doceniają znaczenia wdrożenia wstępnego — okresu poprzedzającego pierwszy dzień pracy nowego pracownika” — mówi Wittek. „Udostępnienie wcześniej materiałów, przedstawienie współpracowników i zapewnienie dostępu do narzędzi może znacznie zmniejszyć stres pierwszego dnia oraz pomóc nowym pracownikom poczuć się przygotowanymi i pewnymi siebie. Jeśli pracownik mieszka w pobliżu, można również zaprosić go na lunch lub piątkowe drinki przed rozpoczęciem pracy — wszędzie, gdzie pracowałem, takie zaproszenie zawsze było mile widziane”.

A jeśli zatrudniasz pracowników z zagranicy, etap wdrażania przed rozpoczęciem pracy staje się jeszcze ważniejszy.

„Przychodzi mi na myśl historia nowego dewelopera, którego wdrażaliśmy po przeprowadzce do innego kraju, aby do nas dołączył” — wspomina Tetiana Burda, dyrektorka administracyjna w firmie Syndicode. „Oprócz standardowej konfiguracji pomogliśmy mu znaleźć mieszkanie, zorganizować transport i wyszukać ciekawe miejsca do odwiedzenia w weekendy. Ten dodatkowy wysiłek przełożył się na jego zadowolenie i szybkość, z jaką przystosował się do naszej kultury pracy. Takie chwile przypominają mi, dlaczego wdrażanie jest tak ważne”.

2. Stwórz częściowo ustandaryzowany plan

Przygotuj częściowo ustandaryzowany plan na 30, 60 i 90 dni, określający zadania związane z danym stanowiskiem, szkolenia, cele i najważniejsze spotkania na każdym etapie procesu wdrażania.

Niektóre działania, np. prezentacje, będą musieli ukończyć wszyscy nowi pracownicy, ale oczywiście część z nich będzie zależeć od konkretnego stanowiska.

Wskazówka eksperta: Rita Wittek

Utwórz \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/employee-lifecycle/onboarding/new-hire-checklist/\u0022\u003echecklisty wdrożeniowe\u003c/a\u003e, aby zapewnić spójność procesu wdrażania wszystkich nowych pracowników.

3. Zautomatyzuj i usprawnij zadania administracyjne

„Mamy narzędzia do automatyzowania powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie wiadomości powitalnych, organizowanie modułów szkoleniowych czy cyfrowe podpisywanie umów przed pierwszym dniem pracy” — mówi Burda. „Ludzie często nie doceniają tego, ile problemów można wyeliminować dzięki prostej automatyzacji. Pozwala ona działowi HR skupić się na tym, co najważniejsze: relacjach międzyludzkich”.

Wykorzystaj oprogramowanie HR lub oprogramowanie do wdrażania pracowników, aby usprawnić powtarzalne zadania, takie jak dokumentacja, zapisywanie się do świadczeń i szkolenia.

4. Pozwól nowym pracownikom opowiedzieć o sobie 

Każdy chce być zauważony i doceniany — mówi Reid Walsh, dyrektor ds. zasobów ludzkich w firmie NEOGOV. „Ułatw to, dając nowym pracownikom możliwość opowiedzenia o sobie:

• Stwórz formularz wdrożeniowy, w którym nowi pracownicy odpowiedzą na pytania dotyczące ich preferencji związanych z pracą (np. komunikacji przez e-mail, telefon, osobiście lub za pomocą narzędzia do czatu), cech osobowości, ulubionych rzeczy (zamówienie kawy, przekąski, filmy itp.) i innych kwestii.
• Co tydzień przedstawiaj zespołowi sylwetki nowych pracowników za pośrednictwem wiadomości e-mail, spotkań lub narzędzi do czatu.
• Zorganizuj ćwiczenie integracyjne, podczas którego cały dział rozwiąże test osobowości, taki jak StrengthsFinder lub Enneagram, a następnie podzieli się wynikami.
• Poproś nowych pracowników (i ich zespół) o przygotowanie i zaprezentowanie slajdów z punktami i zdjęciami dotyczącymi ich zainteresowań, hobby, rodziny i historii”.

5. Przydziel nowemu pracownikowi opiekuna w biurze

„Połączenie nowych pracowników z doświadczonym współpracownikiem, mentorem lub opiekunem może sprawić, że poczują się mile widziani już od pierwszego dnia” — mówi Walsh. „Możesz nawet skontaktować nowych pracowników z ich opiekunami wcześniej, aby pierwszego dnia zobaczyli znajomą twarz.

Opiekun w biurze może oprowadzić nową osobę po biurze i przedstawić ją innym członkom zespołu w ciągu pierwszych kilku dni, ale jego rola może trwać przez wiele tygodni. Przygotowanie pytań przełamujących lody lub tematów do rozmowy może pomóc przełamać pierwsze onieśmielenie podczas tych przedstawień.

Opiekunowie mogą również oferować cenne wsparcie w środowisku zdalnym, np. podczas cotygodniowych rozmów, aby odpowiadać na pytania, wyjaśniać role innych pracowników lub udostępniać ekran w celu zaprezentowania ważnych narzędzi”.

6. Podziel się zadaniami

Tworzenie planu wdrażania powinno być wspólnym wysiłkiem działów takich jak HR, IT i finanse, a także menedżerów, a czasami również członków kadry kierowniczej.

Podobnie jego realizacja również powinna być wspólnym wysiłkiem, a przy okazji stwarza możliwość rozwoju obecnych członków zespołu:

„Wielu specjalistów indywidualnych szuka możliwości prowadzenia projektów lub zarządzania nimi, a wdrażanie nowych członków zespołu to świetna okazja, aby powierzyć to zadanie osobie, która nie jest jeszcze menedżerem ani liderem, ale chce nim zostać” — mówi ekspertka HR Maggie Michaels DeCan. „Daje im to możliwość pokazania, że mogą podjąć się większej odpowiedzialności i pokierować ważnym zadaniem, jednocześnie zdejmując z lidera istotne, ale często pomijane obowiązki”.  

To oparte na współpracy podejście jest szczególnie ważne podczas opracowywania globalnych strategii wdrażania, które muszą uwzględniać różne strefy czasowe, uwarunkowania kulturowe i lokalne przepisy.

7. Regularne rozmowy kontrolne

Badania firmy Microsoft wykazały, że nowo zatrudnione osoby są 3,5 raza bardziej skłonne deklarować zadowolenie, jeśli ich menedżerowie aktywnie uczestniczą w procesie wdrażania, z czym zgadza się DeCan:

„Ostatecznie nic nie zastąpi sytuacji, w której menedżer ds. rekrutacji wpisuje sobie do kalendarza, by zajrzeć do nowo zatrudnionej osoby po jej pierwszym dniu pracy, a następnie skontaktować się z nią po pierwszym tygodniu i miesiącu, a później regularnie sprawdzać, jak sobie radzi, oraz pokazywać, że zależy mu na jej pomyślnym wdrożeniu.”

8. Rozpocznij rozmowy o rozwoju kariery

Zdaniem Sashy Robinson, wiceprezeski ds. pracowników w firmie Trainual, wdrażanie to idealny moment, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników poprzez rozpoczęcie rozmów o rozwoju kariery:

„Pracowników o wysokim potencjale można zidentyfikować na wczesnym etapie, umożliwiając im kontakt z kadrą kierowniczą i przedstawiając możliwości rozwoju. Zaplanowanie spotkań 1:1 z liderami zespołów podczas wdrażania daje nowo zatrudnionym osobom szansę na kontakt z najlepszymi i najbardziej utalentowanymi członkami zespołu oraz wyobrażenie sobie dostępnych ścieżek rozwoju. Połączenie tego z przejrzystą dokumentacją dotyczącą szczebli kariery, ścieżek rozwoju i oczekiwań wobec kadry kierowniczej pokazuje im, dokąd mogą dojść, i inspiruje ich do stawiania sobie ambitnych celów.”

9. Wykorzystuj dane do doskonalenia procesu

Wreszcie, korzystając z dostępnych narzędzi, można dość łatwo śledzić takie wskaźniki jak czas do osiągnięcia produktywności, odsetek ukończonych zadań i opinie pracowników, aby pomóc zidentyfikować wąskie gardła i obszary wymagające poprawy, a tym samym podejmować decyzje oparte na danych i udoskonalać proces.

• Czas do osiągnięcia produktywności: Mierzy, ile czasu potrzebuje nowo zatrudniona osoba, aby osiągnąć pełną produktywność. Śledź ten wskaźnik, wyznaczając kamienie milowe dla kluczowych zadań i monitorując, kiedy nowi pracownicy zaczynają wykonywać swoją pracę samodzielnie.
• Wskaźnik utrzymania nowo zatrudnionych pracowników: Odsetek nowo zatrudnionych osób, które pomyślnie przechodzą proces wdrażania (oczywiście wpływ na ten wskaźnik ma również jakość procesu rekrutacji).
• Zadowolenie nowo zatrudnionych osób: Ocenia doświadczenia nowo zatrudnionej osoby związane z wdrażaniem za pomocą ankiet dotyczących wdrażania lub formularzy opinii. Korzystaj z regularnych krótkich ankiet, aby zbierać informacje na temat ich doświadczeń, zaangażowania i napotkanych trudności.
• Odsetek ukończonych zadań związanych z wdrażaniem: Śledzi, czy nowo zatrudnione osoby wykonują przydzielone im zadania związane z wdrażaniem, takie jak moduły szkoleniowe i formalności.

Czas potrzebny na ukończenie wdrażania: Mierzy, ile czasu zajmuje cały proces wdrażania. Rejestruj czas od daty rozpoczęcia pracy przez nowo zatrudnioną osobę do ukończenia przez nią ostatniego zadania związanego z wdrażaniem, aby śledzić efektywność procesu.

Narzędzia do wdrażania

Choć wdrażanie w dużej mierze dotyczy ludzi, istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc zautomatyzować wdrażanie i sprawić, że proces będzie przyjemniejszy i skuteczniejszy.

• Oprogramowanie do wdrażania pracowników: Specjalistyczne narzędzia do wdrażania pracowników, które pomagają opracować uporządkowany proces wdrażania za pomocą spersonalizowanych list kontrolnych, automatyzacji zadań i mechanizmów zbierania opinii.
• Rozwiązanie do obiegu pracy HR: Automatyzuj wszystko — od wysyłania spersonalizowanych wiadomości powitalnych po śledzenie realizacji zadań i zapewnienie złożenia wszystkich dokumentów dotyczących zgodności.
• HRMS/HRIS: Platformy te oferują kompleksowe moduły wdrażania pracowników, które obsługują dokumentację, zapisy do programów świadczeń i zgodność z przepisami, jednocześnie śledząc postępy nowych pracowników. Więcej informacji znajdziesz w naszych zestawieniach najlepszych systemów HRMS i najlepszych systemów HRIS.
• Zarządzanie dokumentami: Systemy zarządzania dokumentami pomagają usprawnić formalności, umożliwiając nowym pracownikom elektroniczne podpisywanie i przesyłanie umów, zasad oraz innych niezbędnych dokumentów.
• Systemy zarządzania nauką: Systemy te pomagają ułatwiać szkolenia związane z konkretnym stanowiskiem i rozwój umiejętności, umożliwiając nowym pracownikom dostęp do treści edukacyjnych, ukończenie kursów, opracowanie spersonalizowanych planów i śledzenie postępów.
• Oprogramowanie do szkoleń pracowników: Oprogramowanie do zarządzania szkoleniami zawiera moduły do tworzenia, organizowania i udostępniania treści szkoleniowych oraz monitorowania, którzy pracownicy zapoznali się z materiałami i kiedy to zrobili.
• Narzędzia ankietowe: Pomagają zbierać opinie na temat procesu wdrażania i monitorować zaangażowanie nowych pracowników w celu identyfikowania obszarów wymagających poprawy. Sprawdź nasze zestawienie najlepszych narzędzi do ankiet pracowniczych.
• Oprogramowanie do administracji świadczeniami i naliczania wynagrodzeń: Połączone lub samodzielne oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń i systemy zarządzania świadczeniami umożliwiają nowym pracownikom wprowadzanie danych osobowych, wybór świadczeń i konfigurowanie preferencji dotyczących wynagrodzenia. Narzędzia te automatyzują zgodność procesu wdrażania z przepisami, usprawniają zapisy do programów świadczeń i oferują portale samoobsługowe zapewniające łatwy dostęp do informacji o wynagrodzeniu i świadczeniach.
• Szablon listy kontrolnej: Szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika od People Managing People.

A jeśli czujesz się nieco przytłoczony liczbą opcji, możemy również udzielić Ci porad dotyczących wyboru oprogramowania do wdrażania pracowników .

Ciekawe studium przypadku wdrażania pracowników: Zappos

Zappos to internetowy sprzedawca odzieży, którego interesujący proces wdrażania pracowników koncentruje się na wartościach i kulturze, a w szczególności na obsłudze klienta.

W praktyce oznacza to, że WSZYSCY nowi pracownicy, nawet inżynierowie, muszą spędzić pierwsze 4 tygodnie w zespole ds. lojalności klientów, odpowiadając na pytania klientów. 

Gdy się nad tym zastanowić, jest to naprawdę niezwykła inwestycja, ale Zappos uważa, że warto ją ponieść, aby wszyscy w organizacji rozumieli swoich klientów i wiedzieli, że zaangażowanie w obsługę klienta stanowi podstawę działalności firmy.

Okres pracy w obsłudze klienta uzupełniają sesje dotyczące historii firmy, filozofii obsługi klienta, kultury, procesów oraz sesje pytań i odpowiedzi z kadrą kierowniczą. 

Firma wykorzystuje również grywalizację i dodaje odrobinę zabawy dzięki poszukiwaniom skarbów, zrzutom jajek i spotkaniom integracyjnym przy drinkach (do dzielenia się wszystkimi tymi wydarzeniami w mediach społecznościowych zachęca się, aby pomóc wzmocnić markę pracodawcy).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Po tym okresie, aby wyeliminować osoby wątpiące w tę wizję, Zappos oferuje nowemu pracownikowi 4000 USD za odejście z pracy — jest to test jego zaangażowania w wizję i kulturę firmy.

Jeśli pracownik zdecyduje się zostać, odbywa się przyjęcie z okazji ukończenia wdrażania, a następnie przechodzi on do dalszych szkoleń w swoich zespołach.

Proces wdrażania pracowników w Zappos odzwierciedla wartości organizacji związane z obsługą klienta i dobrą zabawą, zapewniając prawidłowe wdrożenie nowych pracowników na poziomie firmy i zespołu.

Romantyczna strona wdrażania pracowników

Jeśli się nad tym zastanowić, wdrażanie pracowników jest w dużej mierze okresem miesiąca miodowego w relacji pracownika z firmą. 

Uznaliście, że na tyle się lubicie, aby spróbować wspólnie działać, i cieszycie się na myśl o lepszym poznaniu się.

Wdrażanie pracowników odzwierciedla kulturę organizacyjną, więc nie ma powodu do nieśmiałości! Istnieje wiele sposobów, aby znalazło to odzwierciedlenie w procesie.

Na przykład Google nadal wysyła nowym pracownikom, nazywanym „Nooglers”, słynną czapkę Noogler.

Proces wdrażania będzie z czasem ewoluować w zależności od wskaźników sukcesu i opinii nowych pracowników. 

Warto mieć pewną strukturę ze standardowymi elementami, ale jednocześnie pozostawić miejsce na dostosowanie jej do danego stanowiska.

Możesz skorzystać z naszego szablonu na 30, 60 i 90 dni, aby rozpocząć projektowanie własnego.

Szablon wdrażania w ciągu 30, 60 i 90 dni

Pobierz nasz szablon wdrażania!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Więcej informacji na temat wdrażania i innych strategii zarządzania talentami znajdziesz w naszym newsletterze. Zapisz się do newslettera dla liderów HR i biznesu, w którym dzielimy się wiedzą i najlepszymi praktykami, aby pomóc Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.