Wymagania dotyczące oprogramowania HR: zrozumienie swoich potrzeb
Zrozumienie roli HR w małych firmach i dużych przedsiębiorstwach jest niezbędne podczas oceny kosztów oprogramowania HR, aby upewnić się, że rozwiązanie odpowiada budżetowi i celom firmy.
Aby sprostać tym zmieniającym się wymaganiom, oprogramowanie HR również się rozwija. Nie służy już tylko do zarządzania płacami — choć nadal jest to ważna podstawowa funkcja HR.
Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, wdrożenie oprogramowania HR jest ważne, aby zapewnić firmie utrzymanie pozycji konkurencyjnego pracodawcy w zmieniającym się środowisku pracy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kluczowe wymagania dotyczące oprogramowania HR
Każda firma będzie miała unikalne potrzeby dotyczące funkcji i możliwości rozwiązania HR. Istnieją jednak pewne wspólne elementy, jeśli chodzi o zapewnienie, że wybrane oprogramowanie HR zwiększy produktywność i satysfakcję w całej firmie.
Pytania wstępne dotyczące wyboru oprogramowania HR
Niezależnie od tego, jakiego rodzaju oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi potrzebujesz, zwróć uwagę na poniższe kwestie, aby uzyskać wszystkie korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi:
- Czy będzie ono łatwe w obsłudze zarówno dla specjalistów HR, jak i pracowników?
- Czy integruje się z innymi systemami oprogramowania HR?
- Czy jest skalowalne i elastyczne, jeśli potrzeby firmy się zmienią?
- Czy jest oparte na chmurze, czy hostowane lokalnie?
- Czy dostępna jest aplikacja mobilna?
- Czy spełnia standardy bezpieczeństwa danych, takie jak zgodność z RODO?
- Czy poprawi efektywność operacji związanych z zasobami ludzkimi (np. wyeliminuje arkusze kalkulacyjne)?
- Czy oferuje automatyzację typowych, czasochłonnych zadań?
Po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania możesz przejść do kolejnego etapu procesu wyboru i zacząć analizować poszczególne funkcje oprogramowania.
Najważniejsze cechy skutecznego oprogramowania HR
Oprogramowanie HR można dostosowywać do potrzeb firmy, a na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji odpowiadających konkretnym potrzebom biznesowym. Istnieją jednak funkcje, które naszym zdaniem są korzystne niemal w każdym przypadku:
- Portal samoobsługi pracownika: Zapewnienie pracownikom bezpośredniego dostępu do przeglądania ważnych dokumentów, sprawdzania grafiku, składania wniosków o urlop i śledzenia szkoleń oznacza, że będą kontaktować się z zespołem HR tylko w poważnych sprawach.
- Procesy rekrutacji i wdrażania pracowników: Poszukaj wbudowanych narzędzi, które pomagają standaryzować i usprawniać proces rekrutacji oraz wdrażania pracowników, w tym publikowanie ofert pracy, listy ofertowe, podpisy elektroniczne i listy kontrolne dla nowych pracowników — wszystko w jednym miejscu.
- Funkcje sztucznej inteligencji (AI): Bardziej zaawansowane narzędzia HR obejmują obecnie AI, aby pomagać w zadaniach takich jak selekcja CV, analiza predykcyjna dotycząca rotacji pracowników oraz spersonalizowane rekomendacje edukacyjne, pomagając podejmować trafniejsze i szybsze decyzje.
- Zarządzanie czasem: Zautomatyzowane zarządzanie czasem może usprawnić przepływ pracy, zwłaszcza gdy pracownicy mają bezpośredni dostęp. Wiele systemów HR obejmuje kalendarze zespołowe i alerty dotyczące obecności, które pomagają ograniczyć wpływ nieobecności.
- Zarządzanie zapisami do pakietów świadczeń: Samoobsługowe zapisy do pakietów świadczeń pozwalają pracownikom przeglądać, wybierać i aktualizować pakiety świadczeń bez konieczności kontaktowania się z działem HR, ograniczając wymianę dodatkowych wiadomości i zapewniając dotrzymanie terminów związanych ze świadczeniami.
- Możliwości rozwoju: W badaniu przeprowadzonym przez Quantum Workplace pracownicy wskazali możliwości rozwoju jako jeden z głównych powodów zaangażowania pracowników. Rozważ rozwiązanie HR ze zintegrowanym systemem zarządzania nauczaniem (LMS) lub modułem szkoleniowym, który pomoże pracownikom rozwijać umiejętności w czasie.
- Analiza i raportowanie: Oprogramowanie HR gromadzi wiele danych pracowników, ale nie chcesz eksportować ich do innego systemu, aby dowiedzieć się, co oznaczają. Najlepsze oprogramowanie HR obejmuje pulpity nawigacyjne danych i wbudowane funkcje analityczne.
Szczegółowe wymagania dotyczące różnych rodzajów oprogramowania HR
Choć możesz poszukiwać jedynie rozwiązania do zarządzania pracownikami w celu rozwiązania problemów w jednym z tych obszarów, podstawowe oprogramowanie HR zasadniczo dzieli się na cztery główne kategorie:
- Zarządzanie danymi HR (np. systemy informacji kadrowej, czyli HRIS)
- Oprogramowanie do obsługi płac, finansów i księgowości
- Oprogramowanie do rekrutacji, zatrudniania i wdrażania pracowników
- Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracowników
Każdy rodzaj oprogramowania ma inne wymagania. Jakie są jednak wymagania poszczególnych rodzajów i na co należy zwrócić uwagę przy wyborze podstawowego rozwiązania do zarządzania zasobami ludzkimi?
Wymagania dotyczące oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) to pakiet aplikacji, które obsługują różne procesy HR, w tym zatrudnianie, oceny wyników, utrzymywanie informacji o pracownikach i wiele innych zadań.
Rozwiązania HRMS znacznie się od siebie różnią — od podstawowego oprogramowania HRMS (znanego również jako oprogramowanie HRIS) po bardzo zaawansowane i złożone rozwiązania.
Ponieważ oprogramowanie HRMS jest tak zróżnicowane, przed jego oceną należy przygotować zapytanie ofertowe RFP dotyczące oprogramowania HR, które określi, czego firma od niego wymaga. Typowe funkcje oprogramowania HRMS obejmują:
- Obsługę płac
- Zarządzanie świadczeniami pracowniczymi
- Narzędzia do rekrutacji i zatrudniania
- Narzędzia do wdrażania i szkolenia pracowników
- System zarządzania nauczaniem (LMS)
- Przechowywanie danych pracowników
- Ewidencję obecności lub cyfrowe karty czasu pracy
- Wskaźniki i analizy HR
Najpierw przeanalizuj priorytety i cele swojej firmy. W jakich obszarach firma działa najefektywniej? A gdzie ma trudności z osiągnięciem efektywności? Skoncentruj się na obszarach, w których potrzebujesz wsparcia, i przygotuj listę wymagań, aby uwzględnić najważniejsze potrzebne funkcje.
Następnie przeanalizuj wymagania techniczne firmy. Ile rekordów pracowników trzeba będzie przechowywać? I ilu użytkowników będzie korzystać z oprogramowania HR?
Jeśli oprogramowanie HRMS ma obsługiwać określone języki lub pomagać w kwestiach związanych z konkretnymi przepisami, należy uwzględnić to na liście wymagań, a także w uzasadnieniu biznesowym.
Nie wszystkie rozwiązania HRMS obejmują w ramach podstawowej usługi takie funkcje jak zarządzanie płacami czy administracja świadczeniami, więc jeśli są one niezbędne, dodaj je do swojej listy.
Wymagania dotyczące oprogramowania do obsługi płac i świadczeń
Oprogramowanie do obsługi płac i świadczeń pracowniczych pomaga śledzić miesięczne koszty świadczeń, przetwarzać listy płac, obliczać i składać deklaracje podatkowe dotyczące wynagrodzeń oraz zarządzać powiązanymi zadaniami finansowymi.
W przypadku tego rodzaju oprogramowania poniższe pytania pomogą określić wymagania firmy:
- Ilu masz pracowników?
- Czy zatrudniasz pracowników sezonowych lub tymczasowych?
- Czy oferujesz świadczenia?
- Jakie doświadczenie ma administrator płac?
- Jakich przepisów musisz przestrzegać?
- Jakiego rodzaju analiz potrzebujesz?
- Czy wypłacasz nagrody lub premie za sprzedaż?
Aby ułatwić porównanie tych szczegółów u wielu dostawców, zalecam poproszenie o oferty dotyczące obsługi płac co najmniej 3 najlepszych kandydatów, aby uprościć ten proces.
Firmy często wymagają, aby oprogramowanie do obsługi płac i świadczeń oferowało następujące funkcje:
- Integrację z istniejącymi bazami danych HR
- Wsparcie w zakresie zgodności podatkowej
- Śledzenie urlopów i zwolnień chorobowych
- Samodzielny dostęp pracowników do pasków wynagrodzeń i formularzy podatkowych
- Automatyczne śledzenie uprawnień pracowników do świadczeń
Podczas skalowania systemów płacowych kluczowe znaczenie ma przeprowadzenie analizy ryzyka i przygotowanie specyfikacji wymagań przed wyborem dostawcy. Opracuj solidną kartę oceny, aby wybrać odpowiedniego partnera do swoich potrzeb.
Wymagania dotyczące oprogramowania rekrutacyjnego
Funkcje oprogramowania rekrutacyjnego często obejmują system śledzenia kandydatów (ATS), zarządzanie relacjami z kandydatami oraz oprogramowanie do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych.
Funkcje wspólne dla wielu typów oprogramowania rekrutacyjnego obejmują automatyczne publikowanie ofert pracy na stronach internetowych i w mediach społecznościowych, możliwość przyjmowania CV online oraz narzędzia do odrzucania niekwalifikujących się kandydatów i porównywania ze sobą kandydatów spełniających wymagania.
Według Business News Daily firmy powinny poszukiwać oprogramowania rekrutacyjnego, które spełnia następujące wymagania:
- Możliwość publikowania ofert na konkretnych portalach z ofertami pracy
- Interfejs dostosowany do urządzeń mobilnych
- Elastyczne ceny
- Sprawny proces składania aplikacji
- Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi zatrudniania
Jeśli cena jest czynnikiem ograniczającym inwestycję w oprogramowanie, najbardziej przystępne cenowo narzędzia do rekrutacji to zazwyczaj systemy rekrutacyjne dla małych firm.
Wymagania dotyczące oprogramowania do zarządzania wydajnością
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością pomaga firmom lepiej rozumieć wydajność pracowników. Jedną z głównych korzyści narzędzi do zarządzania wydajnością jest możliwość śledzenia i analizowania danych pracowników oraz oceny poszczególnych osób przez liderów firmy.
W przypadku tego typu oprogramowania najważniejsze wymagania obejmują:
- Łatwość obsługi
- Możliwość wyznaczania celów
- Funkcje śledzenia postępów
- Możliwość zapewniania stałej informacji zwrotnej
- Automatyczne przypomnienia o terminach ocen pracowniczych
- Łatwa komunikacja między pracownikami a menedżerami
Oczywiście warto również zadbać o to, aby oprogramowanie do zarządzania wydajnością było elastyczne, łatwe do dostosowania i kompatybilne z pozostałymi systemami. Istotna jest także cena systemów do zarządzania wydajnością, ponieważ potrzebujesz rozwiązania mieszczącego się w Twoim budżecie. To samo dotyczy każdego oprogramowania HR znajdującego się na Twojej krótkiej liście!
W dalszej części omówimy te wymagania oraz sposoby ich oceny.
Jak oceniać oprogramowanie HR
Jak ocenić elastyczność i możliwości dostosowania rozwiązania HR? Co należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu całkowitego kosztu rozwiązania HR? Przyjrzyjmy się temu.
Kompatybilność z istniejącymi systemami HR
Wdrożenie rozwiązania do zarządzania zasobami ludzkimi prawdopodobnie będzie oznaczać integrację z innymi używanymi obecnie systemami, takimi jak oprogramowanie ERP, do zarządzania finansami i CRM. Umożliwi to sprawniejsze udostępnianie informacji oraz uzyskanie znacznie pełniejszego obrazu analiz dotyczących firmy.
Dostawca powinien poinformować Cię, czy jego oprogramowanie jest kompatybilne z innymi używanymi przez Ciebie systemami, a także umożliwić przetestowanie go przed podjęciem decyzji o zakupie. Warto również potwierdzić, że dostawca zapewni bieżące wsparcie i aktualizacje gwarantujące kompatybilność z systemami, które możesz wdrożyć w przyszłości.
Elastyczność i możliwości dostosowania
Firmy nie stoją w miejscu, dlatego oprogramowanie HR również nie może stać w miejscu. Musi rozwijać się (lub kurczyć) wraz z Twoimi potrzebami. Szukając rozwiązania HR, zastanów się, jakich kluczowych funkcji i zakresu będziesz potrzebować w przyszłości. Jeśli oprogramowanie oferuje dodatkowe funkcje, których potrzebujesz, ile będzie kosztować ich wdrożenie, gdy nadejdzie odpowiedni czas?
Elastyczność ma kluczowe znaczenie. Twoje procesy HR mogą z czasem ewoluować, a system powinien umożliwiać dostosowanie się bez konieczności przeprowadzania całkowitej przebudowy. Potrzebujesz możliwości dostosowywania przepływów pracy i raportów do zmieniających się potrzeb.
Czynniki kosztowe, które należy wziąć pod uwagę
Koszt oprogramowania HR można obliczać na różne sposoby i warto o tym pamiętać podczas poszukiwań.
W przypadku wielu rodzajów oprogramowania firmy płacą miesięczną opłatę za użytkownika lub pracownika, oprócz podstawowej opłaty miesięcznej. Niektóre systemy mogą również pobierać opłatę wdrożeniową za skonfigurowanie oprogramowania zgodnie z wymaganiami systemu. Zrozumienie modeli cenowych systemów HRIS może pomóc w skutecznym zaplanowaniu budżetu na inwestycję w technologię HR.
Rozwiązania przeznaczone dla większych firm częściej wymagają jednorazowego zakupu za ustaloną cenę, często zależną od wielkości przedsiębiorstwa. Pamiętaj również, że zwiększenie pojemności pamięci, wdrożenie dodatkowych funkcji i uzyskanie spersonalizowanego wsparcia od dostawcy oprogramowania prawdopodobnie będą wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Mniejsze firmy mogą uznać, że bezpłatne oprogramowanie lub oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym będzie lepiej dopasowane do ich potrzeb, ale takie rozwiązania mają ograniczenia. Oprogramowanie HR o otwartym kodzie źródłowym zapewnia dostęp wyłącznie do kodu oprogramowania, dlatego potrzebna będzie osoba posiadająca wiedzę programistyczną, aby przekształcić je w użyteczne rozwiązanie.
Niektórzy dostawcy mogą oferować bezpłatne lub niedrogie oprogramowanie HR, które jest przystępne cenowo na początku, ale obejmuje tylko bardzo podstawowe funkcje. W przypadku takich planów dodanie dodatkowych funkcji będzie wiązać się z większymi kosztami.
Aby dokładnie zapoznać się z kosztami technologii HR, przeczytaj nasz artykuł „Czy Twoja organizacja jest gotowa na technologię HR?”
Jak wdrożyć nowe oprogramowanie HR
Wprowadzenie nowego oprogramowania jest trudne. W rzeczywistości raport firmy McKinsey wykazał, że tylko 16% respondentów uznało transformacje cyfrowe w swoich firmach za udane. Jednak udane wdrożenie oprogramowania przynosi ogromne korzyści. Oprogramowanie HR może zwiększyć efektywność, obniżyć koszty oraz poprawić satysfakcję i retencję pracowników. Aby uzyskać te korzyści z oprogramowania HCM lub oprogramowania HR, kluczowe jest posiadanie solidnego planu.
More Articles
Wdrażanie oprogramowania HR
Po wybraniu oprogramowania HR nadchodzi czas na jego wdrożenie. PeopleGoal zaleca sześciotygodniowy cykl wdrożeniowy.
Obejmuje on czas na konfigurację kont i testy pilotażowe przeprowadzane przez dział HR przed udostępnieniem oprogramowania całej firmie.
Postępując zgodnie z dobrze zaplanowanym procesem i dokumentując każdy etap, możesz mieć pewność, że napotkasz jak najmniej problemów.
Zespół pilotażowy składający się z pracowników ze wszystkich szczebli firmy, o różnym poziomie wiedzy technicznej, pomoże Ci rozwiązywać problemy podczas wdrożenia.
Różne grupy pracowników będą miały odmienne wymagania wobec oprogramowania HR i napotkają różne problemy podczas korzystania z niego.
Uwzględnienie ich opinii pomoże sprawić, że Twoja cyfrowa transformacja HR zakończy się sukcesem.
Wprowadzanie oprogramowania HR w zespole
Po skonfigurowaniu oprogramowania, przetestowaniu go i rozwiązaniu wszelkich problemów zgłoszonych przez zespół pilotażowy nadchodzi czas, aby przedstawić je pozostałym pracownikom firmy.
W tym procesie dobra komunikacja ma kluczowe znaczenie dla stworzenia pozytywnych doświadczeń pracowników. Upewnij się, że Twoi pracownicy znają szczegóły uruchomienia i wiedzą, gdzie szukać wsparcia podczas korzystania z nowego rozwiązania HR.
Twój zespół powinien czuć entuzjazm związany z korzyściami oferowanymi przez nowe oprogramowanie HR. Czy ułatwi ono składanie wniosków urlopowych? A może pomoże chronić poufne informacje o pracownikach? Czy zagwarantuje pracownikom regularnie zaplanowane sesje rozwojowe, wspierając tym samym ich rozwój zawodowy?
Jeśli Twoi pracownicy dostrzegą korzyści dla siebie, osiągniesz wyższy poziom zaangażowania pracowników i uzyskasz większe poparcie całej firmy.
W szczególności dla zadowolenia pracowników ważne jest, aby wiedzieli oni, że ich słuchasz.
Jeśli pracownik uważa, że nie ma umiejętności niezbędnych do obsługi nowego oprogramowania, zapewnij mu dostosowane do jego potrzeb możliwości szkoleniowe.
Jeśli natomiast pracownik miał wcześniej złe doświadczenia z wdrażaniem oprogramowania, wysłuchaj jego obaw i zajmij się nimi.
Każdy pracownik zadowolony z Twojego rozwiązania HR będzie wpływać na innych, przyczyniając się do ogólnego wzrostu zadowolenia pracowników.
Co dalej?
Chcesz być na bieżąco ze wszystkim, co dotyczy oprogramowania HR? Koniecznie zapisz się do newslettera People Managing People, aby otrzymywać najnowsze trendy i informacje dotyczące technologii HR bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.
