Escolher software de processamento salarial torna-se rapidamente complicado; todos os fornecedores prometem precisão e automatização, mas as verdadeiras diferenças só surgem quando se analisa mais profundamente. Passei bastante tempo a avaliar estas ferramentas e sei como é fácil deixar-se convencer por demonstrações apelativas e não perceber o que realmente importa para a sua equipa.
Uma decisão errada significa ter de lidar com problemas de conformidade, colaboradores frustrados e uma migração penosa mais tarde. Este guia mostra-lhe exatamente o que deve procurar, questionar e testar antes de se comprometer.
11 aspetos a ter em conta ao escolher software de processamento salarial
Ao escolher software de processamento salarial, não está apenas a selecionar uma ferramenta; está a escolher um sistema central que afeta a conformidade, as finanças, a confiança dos colaboradores e a continuidade do negócio.
Vou partir do princípio de que conhece as principais funcionalidades do software de processamento salarial, por isso não as abordarei aqui.
Se estivesse a escolher novo software de processamento salarial para a minha organização, eis o que teria em conta:
1. Consegue suportar eficazmente vários tipos de colaboradores?
Pode acontecer que contrate uma combinação de colaboradores assalariados, colaboradores pagos à hora e também prestadores de serviços. Uma vez que os colaboradores são classificados com base no seu horário de trabalho, benefícios e tipo de função, o seu software de RH com processamento salarial tem de conseguir responder às necessidades específicas da sua força de trabalho.
Alguns sistemas destinam-se especificamente às necessidades de processamento salarial de colaboradores a tempo inteiro ou prestadores de serviços, enquanto outros oferecem opções flexíveis de categorização.
Além disso, alguns serviços incluem portais de autosserviço para que os colaboradores possam enviar informações fiscais e consultar as horas trabalhadas e os períodos de pagamento.
2. O software integra-se facilmente com outros sistemas?
O software de processamento salarial integra-se com sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS), software de contabilidade, sistemas de gestão de tempos e assiduidade, plataformas de entrega de declarações fiscais, software de gestão de benefícios, sistemas ERP, sistemas de depósito direto, ferramentas de conformidade, aplicações móveis e sistemas de gestão da aprendizagem.
Se optar por utilizar um sistema autónomo de processamento salarial, terá de conseguir partilhar informações com o seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) ou sistema de informação de recursos humanos (HRIS), sistema de contabilidade ou software de controlo de tempos. Nesse caso, vale a pena verificar até que ponto estas integrações serão fáceis de configurar.
3. Os impostos são calculados, retidos e entregues?
A gestão dos impostos sobre os salários é um verdadeiro desafio. Um sistema de processamento salarial fiável simplifica o processo de cálculo, retenção e entrega dos impostos, evitando erros dispendiosos.
Também deverá tratar sem problemas das penhoras salariais, garantindo a conformidade com as deduções ordenadas pelo tribunal para pensões de alimentos, dívidas fiscais ou outras obrigações.
Procure um fornecedor que não só retenha os montantes corretos, mas que também os entregue às entidades governamentais competentes.
Alguns aspetos a ter em conta:
- O fornecedor é um Agente de Declaração Registado junto do IRS?
- A precisão da entrega das declarações fiscais é «garantida», isto é, o fornecedor cobrirá os custos de eventuais erros?
4. Oferece depósito direto?
De acordo com um inquérito da American Payroll Association, 93% dos colaboradores recebem o pagamento através de depósito eletrónico. Assim, esta é uma funcionalidade essencial que procuraria numa solução de processamento salarial.
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5. Oferece opções flexíveis de processamento salarial?
Pode querer pagar aos colaboradores semanalmente, quinzenalmente, duas vezes por mês ou mensalmente, conforme necessário. Consequentemente, a possibilidade de processar salários de forma ilimitada e com várias frequências é útil.
Além disso, o pagamento a pedido é um benefício muito apreciado que proporciona aos trabalhadores maior flexibilidade financeira.
6. Suporta várias localizações?
Se a sua organização opera em diferentes territórios (ou se pensa que poderá fazê-lo no futuro, por exemplo, abrindo uma nova franquia de restaurante que necessite de processamento salarial), o software consegue calcular e distribuir os salários consoante o local onde cada funcionário trabalha?
7. Que capacidades de elaboração de relatórios oferece o sistema?
Os dados salariais são uma verdadeira mina de ouro para o planeamento financeiro, as auditorias de conformidade e a estratégia de gestão da força de trabalho. Informe-se sobre relatórios integrados, como resumos salariais, responsabilidades fiscais, deduções de benefícios e análises dos custos laborais. Verifique se os relatórios podem ser personalizados ou agendados automaticamente.
Informe-se também sobre a possibilidade de exportar os relatórios para CSV ou de os integrar diretamente com as suas ferramentas de contabilidade.
Falo por experiência própria: a capacidade de gerar relatórios claros e acionáveis pode poupar tempo e melhorar a tomada de decisões, pelo que é definitivamente algo a ter em conta, mesmo ao escolher software de processamento salarial para uma pequena empresa.
8. Os planos de preços são escaláveis?
Naturalmente, as necessidades de um software de processamento salarial destinado a apoiar uma pequena empresa local serão bastante diferentes das de uma organização multinacional de grande dimensão.
É provável que os fornecedores que avaliar disponham de várias opções de preços de sistemas de processamento salarial, consoante a dimensão e as necessidades da empresa.
Normalmente, os planos de subscrição incluem uma taxa fixa mensal e uma taxa mensal por funcionário. Um bom exemplo de um fornecedor de software de processamento salarial que segue este modelo é a Gusto, que cobra às empresas uma taxa fixa de $40 por mês, acrescida de $6 por cada funcionário. Assim, uma empresa com 100 funcionários pagaria $640 por mês.
Muitos planos de subscrição mensal incluem vários níveis, como os destinados a empresas em fase de arranque ou a grandes empresas, cada um oferecendo diferentes funcionalidades e serviços de processamento salarial. Os planos mais dispendiosos podem incluir assistência técnica adicional, apoio adicional de recursos humanos, várias localizações e um contabilista pessoal para preparar e entregar os impostos.
O modelo de subscrição mensal é preferido pelas empresas, independentemente da sua dimensão, devido ao baixo custo mensal e às opções de escalabilidade.
Em alternativa, uma solução de processamento salarial gratuita pode disponibilizar todas as funcionalidades essenciais de que necessita sem o custo elevado dos sistemas tradicionais, embora possa não incluir funcionalidades mais avançadas.
9. Qual é o nível de segurança?
O software de processamento salarial armazena informações sensíveis dos funcionários, pelo que é importante garantir que qualquer solução que esteja a considerar oferece as seguintes medidas de segurança:
- Conformidade com PCI
- MFA (autenticação multifator)
- Encriptação de dados
- Proteção por palavra-passe
- Permissões de acesso limitadas
10. Qual é a qualidade do serviço de apoio ao cliente?
Garantir que tudo corre bem ao gerir o processamento salarial por conta própria é fundamental, pelo que quaisquer problemas têm de ser resolvidos rapidamente. É por isso que presto sempre atenção ao nível de apoio ao cliente disponível e leio avaliações relacionadas com esse apoio.
Alguns fatores a avaliar:
- Artigos e vídeos úteis
- Linhas de apoio ao cliente
- Chat online
- Especialistas internos em processamento salarial.
11. É personalizável?
O software de processamento salarial que escolher tem de ser personalizável de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. É frequente ser possível adicionar atualizações ou funcionalidades ao software para acomodar horários, moedas ou definições fiscais específicos.
Também deverá procurar painéis de análise personalizáveis para relatórios de remunerações que possam ser adaptados a necessidades específicas.
Dica profissional
Um sistema excessivamente complexo pode desencorajar a adoção e reduzir a produtividade. Dar prioridade a interfaces fáceis de utilizar e a fluxos de trabalho intuitivos garante que as equipas conseguem tirar partido da tecnologia de forma eficaz. As melhores soluções oferecem configurabilidade, profundidade nas funcionalidades e facilidade de utilização, permitindo às organizações crescer sem sacrificar a eficiência e a eficácia. — Dara Brenner, Diretora de Produto, Employ
Opções de processamento salarial a considerar
Tendo em conta o que foi referido acima, apresentamos algumas opções de processamento salarial a considerar:
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Para saber mais, consulte a nossa seleção do melhor software de processamento salarial.
Processo em 5 passos para escolher software de processamento salarial
Por último, siga este processo em 5 passos para escolher o software certo.
Primeiro passo: Identificar as necessidades
Antes de iniciar a pesquisa de fornecedores, reserve algum tempo para compreender as necessidades específicas das partes interessadas, incluindo os membros da sua equipa de processamento salarial, líderes, gestores e colaboradores.
Perguntas que podem ajudar a identificar as suas necessidades:
- Quais são os desafios mais comuns enfrentados pelo departamento de recursos humanos/processamento salarial/contabilidade?
- Como irá cada parte interessada utilizar o novo software? Será que o software empresarial de processamento salarial se adequa melhor?
- Em que aspetos o sistema ou processo atual de RH fica aquém do esperado? O mapeamento de processos pode ajudar neste caso.
- Quais são as reclamações relacionadas com o processamento salarial mais frequentes?
- Como irá qualquer novo software que adquira integrar-se na sua infraestrutura tecnológica de RH?
- Quais são as políticas e os requisitos regulamentares da sua empresa relativamente à segurança dos dados, à diversidade de fornecedores, aos contratos com fornecedores, etc.?
- Qual é o nível de familiaridade da sua equipa com a tecnologia? O software que selecionar não deverá ser mais complexo de configurar e utilizar do que aquilo que a sua equipa consegue gerir.
- Qual é o seu orçamento?
- Que retorno do investimento (ROI) espera obter?
Estas perguntas ajudarão a determinar exatamente o que necessita do seu software de RH, incluindo o subtipo de software de processamento salarial de que provavelmente mais precisa.
Obtenha informações junto das suas partes interessadas (as equipas de TI e finanças são sempre úteis) e utilize o feedback recebido para elaborar casos de utilização e criar uma matriz que compare o que é importante para cada grupo de partes interessadas.
Agora poderá liderar a conversa com os fornecedores e apresentar-lhes uma lista de funcionalidades essenciais e desejáveis para cada utilizador.
Segundo passo: Pesquisar fornecedores
Está na altura de fazer alguma pesquisa de mercado e familiarizar-se com as principais empresas de processamento salarial para o seu caso de utilização. Existem inúmeros sítios Web (como o nosso!) que se dedicam a listar as melhores opções de software para várias necessidades e casos de utilização.
Por exemplo, as equipas que necessitam de acesso a partir de qualquer lugar através da aplicação ou do navegador podem comparar software de processamento salarial em linha, enquanto as que procuram reduzir o erro humano e diminuir a carga administrativa podem considerar ferramentas de software de processamento salarial automatizado.
Por outro lado, se subcontratar totalmente o processamento salarial, irá pesquisar um conjunto completamente diferente de opções de fornecedores. Existem vantagens e desvantagens na subcontratação do processamento salarial a uma empresa externa que terá de compreender.
Dedique algum tempo a estudar o sítio Web de cada fornecedor e tome nota de quaisquer questões que surjam. Existem estudos de caso e avaliações que demonstrem a principal utilização ou o argumento de venda da ferramenta?
Também pode participar em comunidades em linha ou recorrer à sua rede de contactos para obter recomendações.
Algumas perguntas específicas a fazer aos fornecedores:
- Quais são os principais fornecedores para o seu caso de utilização?
- Quais são os mais bem avaliados na sua categoria?
- Qual é a funcionalidade mais bem avaliada de cada ferramenta?
- A ferramenta destina-se a pequenas e médias empresas ou é mais adequada para utilização empresarial?
- O que dizem as avaliações e os testemunhos dos clientes? Quais são as vantagens e desvantagens mais frequentemente referidas?
- Que tipo de integração inicial, formação, suporte e outros recursos oferece o fornecedor?
- Está disponível uma documentação abrangente?
- As funcionalidades da ferramenta respondem às suas necessidades?
- O software integra-se com as ferramentas de RH que já utiliza?
- A interface do utilizador é visualmente apelativa?
- A experiência do utilizador é positiva?
- É intuitivo navegar na ferramenta e fácil utilizá-la?
- Esta ferramenta é demasiado simples ou complexa para as suas necessidades de gestão de recursos humanos?
- Oferece a flexibilidade ou a possibilidade de personalização de que necessita?
- Oferece normas de segurança robustas e cumpre os regulamentos e as boas práticas de privacidade de dados? Está disponível uma opção no local?
- O preço enquadra-se no seu orçamento? A estrutura de preços é clara?
- O preço é justificável tendo em conta as capacidades do software? Determinadas funcionalidades essenciais estão disponíveis apenas nos escalões de preços mais caros?
- É disponibilizada uma demonstração ou um período de teste gratuito?
Terceiro passo: Criar uma lista restrita e entrar em contacto
Agora que identificou alguns fornecedores prováveis, está na altura de aprofundar a pesquisa e marcar algumas chamadas de demonstração.
- Envie a cada fornecedor um pedido de informações (RFI) para poder comparar as suas opções ponto por ponto
- Se quiser ser realmente meticuloso, envie a cada um dos fornecedores da sua lista restrita um pedido de proposta (RFP). Este deverá incluir informações essenciais sobre a sua empresa, as suas necessidades específicas, um questionário para o fornecedor e quaisquer regras específicas para a apresentação da proposta que este deverá seguir, como os prazos de entrega.
- Marque uma reunião com o representante comercial e coloque as suas questões.
Estas chamadas, que idealmente deverão incluir demonstrações do produto em funcionamento, também o ajudarão a conhecer melhor o fornecedor e a perceber se podem estabelecer uma boa parceria.
Para ajudar a comparar os fornecedores, utilize este prático modelo de avaliação.
Pergunta decisiva
Por exemplo, as equipas que precisam de acesso baseado no navegador a partir de qualquer lugar podem comparar software de processamento salarial online, enquanto as que procuram reduzir o erro humano e diminuir os custos administrativos podem considerar ferramentas de software de processamento salarial automatizado.“Pode explicar-me, através de um exemplo real, como o seu sistema ajudou uma empresa como a nossa?”—Esta pergunta permite ultrapassar as demonstrações genéricas e obter uma visão do impacto no mundo real. Peça estudos de caso ou referências de empresas de dimensão semelhante à sua no setor e pergunte como o software as ajudou a resolver problemas específicos—sejam desafios de conformidade, necessidades de integração ou requisitos de escalabilidade.
Quarto passo: Apresente o caso de negócio
Com todos os dados acima reunidos, está na altura de preparar o seu caso de negócio. Não tem de ser um documento de 10 páginas; pode ser tão simples como um memorando de uma página (porque, afinal, quem tem tempo para ler 10 páginas?).
Os decisores procuram respostas para as seguintes perguntas:
- Quanto custa?
- Que problemas será o software capaz de resolver?
- Se não investirmos no software, o que acontecerá?
- Quanto tempo demorará a implementação?
- Porque precisamos de investir agora?
- Qual é o ROI da implementação deste software?
Pode não saber as respostas à questão do custo; no entanto, procurar obter aprovação nesta fase irá prepará-lo para o sucesso.
Eis um modelo de caso de negócio que pode utilizar para software de automatização do processamento salarial:
- Resumo executivo: Breve visão geral da proposta, dos principais benefícios do software de processamento salarial e das conclusões.
- Situação atual e descrição do problema: Descrição do estado atual e dos desafios ou problemas específicos que estão a ser abordados.
- Solução proposta e benefícios: Descrição detalhada da solução proposta e dos benefícios esperados, incluindo uma análise de custo-benefício.
- Plano de implementação e avaliação de riscos: Estratégia de implementação passo a passo, calendário e resumo dos potenciais riscos, com planos de mitigação.
- Conclusão e recomendações: Resumo conciso do caso de negócio, com recomendações finais para os decisores.
Quinto passo: Implemente e integre os utilizadores
Escolher o software certo é apenas metade do trabalho. Na minha experiência, é nesta fase que a maioria das implementações começa discretamente a correr mal. Isto nem sempre acontece porque o software é inadequado, mas porque o plano de implementação não está suficientemente preparado.
Uma implementação sem problemas resume-se a três coisas: responsabilidades claras, comunicação consistente e um ciclo de feedback que detete os problemas antes de estes afetarem um processamento salarial real. Eis como eu abordaria a situação:
- Designe um único responsável pela implementação: Uma pessoa deve ser responsável pelo calendário de implementação, pela coordenação com o fornecedor e pela comunicação interna. A responsabilidade partilhada conduz à não execução de tarefas.
- Comunique a mudança antecipadamente: Explique à sua equipa o que vai mudar, porquê e o que isso significa para os seus elementos. Os colaboradores preocupam-se sobretudo em saber se o seu salário será afetado, por isso aborde essa questão de forma direta e clara.
- Execute primeiro processamentos salariais em paralelo: Não entre em funcionamento sem preparação. Execute pelo menos um ciclo de pagamento nos sistemas antigo e novo, lado a lado, para verificar se os resultados coincidem antes de efetuar a transição.
- Dê formação por função, não por departamento: Os gestores de processamento salarial, os generalistas de RH e os colaboradores utilizam o sistema de formas diferentes. Uma formação igual para todos desperdiça tempo e deixa lacunas, mas certifique-se de que
- Crie um período para feedback: Defina um período específico após a entrada em funcionamento—sugiro quatro a seis semanas—durante o qual os utilizadores possam sinalizar problemas. Facilite a comunicação de problemas sem estigmatizar ninguém.
Utilize esta tabela para acompanhar os principais marcos da implementação antes do seu primeiro processamento salarial real:
| Marco | Responsável | Data prevista | Estado |
| Migração de dados concluída | Responsável de TI/folha de salários | [Data] | — |
| Processamento paralelo de salários | Gestor da folha de salários | [Data] | — |
| Formação baseada em funções ministrada | Responsável de RH | [Data] | — |
| Comunicação aos colaboradores enviada | RH/Comunicação | [Data] | — |
| Aprovação do arranque | Responsável pela implementação | [Data] | — |
No final desta etapa, a sua equipa deverá estar a processar os salários no novo sistema com confiança e deverá ter um canal claro para comunicar quaisquer problemas persistentes. Lembre-se: o objetivo não é um lançamento perfeito, mas sim um lançamento estável.
Próximo passo: oficialize a decisão
Agora que dispõe de um modelo para escolher a ferramenta certa, vale a pena compreender aquilo em que está realmente a investir. Explore as vantagens do software de processamento salarial para perceber como o sistema certo pode beneficiar todas as suas operações de RH, desde a conformidade e a previsão do fluxo de caixa até à integração de novos colaboradores.
