A força motriz por detrás do RTO é uma busca pela colaboração

O seu escritório é um caldeirão de ideias colaborativas ou uma fonte de conflitos e tensão? A resposta a essa pergunta poderá determinar o futuro da abordagem empresarial à colaboração no escritório e ao trabalho a partir de casa.

A pressão para regressar aos ambientes de escritório é motivada principalmente pelo desejo de recuperar a essência da colaboração e da comunidade entre as equipas. Profundamente enraizadas na crença de que as ferramentas de colaboração virtual só permitem ir até certo ponto e de que as interações presenciais têm um valor especial, as ordens de regresso ao escritório têm proliferado em vários setores.

Porque estão as empresas a regressar ao escritório?

Um relatório da VTS, que analisou as respostas de mais de 400 líderes empresariais, destaca fortemente este movimento. A principal razão para impor o regresso ao escritório, indicada por 36% dos inquiridos, envolvia a procura de colaboração presencial e a promoção de um sentido de comunidade. 

De forma semelhante, o Índice do Local de Trabalho da Eptura, que incluiu a análise de mais de 2,6 milhões de secretárias em mais de 8 000 empresas e as respostas de 6 714 trabalhadores, concluiu que, quando questionados sobre o que mais valorizam em ir para o escritório, tanto os gestores seniores como os gestores intermédios classificam a colaboração com os colegas como o maior benefício.

Com base na minha própria experiência enquanto consultor que ajuda empresas a definir as suas estratégias de regresso ao escritório, observei esta convicção em primeira mão.

Os clientes com quem trabalhei expressam consistentemente um tema comum: existe uma “magia” inegável nas interações físicas que simplesmente não pode ser duplicada através de plataformas virtuais. 

Quer se trate da troca espontânea de ideias durante uma pausa para café ou de sessões dinâmicas de geração de ideias nas salas de reunião, estas experiências presenciais são vistas como vitais para estimular a criatividade e construir equipas fortes e coesas.

Esta convicção coletiva tem uma base sólida e é uma convicção que, de um modo geral, partilho e apoio. Há muito que os estudos apontam para os benefícios da presença física na criação de confiança, compreensão e um sentido partilhado de propósito entre os membros da equipa. 

Trata-se das nuances da comunicação não verbal, da energia de um espaço partilhado e dos momentos fortuitos de colaboração que muitas vezes conduzem a avanços e inovações.

A realidade sobre o valor do RTO: conflitos no meio da colaboração

Infelizmente, o regresso ao escritório, idealizado como um caminho para uma colaboração reforçada, desenrolou-se com o seu próprio conjunto de complexidades. Embora o aumento previsto dos esforços de colaboração se tenha concretizado, trouxe consigo um companheiro inesperado: o conflito. 

Esta realidade sugere que a dinâmica do trabalho no escritório envolve mais do que simplesmente facilitar o trabalho em equipa. Inclui também o desafio de lidar com questões interpessoais que são menos frequentes em contextos remotos.

Testemunhei este fenómeno em diferentes organizações. Os meus clientes, ansiosos por restabelecer o escritório como um centro de colaboração, viram-se a lidar com um aumento dos conflitos entre os membros das equipas. As questões variam entre simples mal-entendidos e divergências mais profundas, evidenciando as complexidades das interações humanas num espaço físico partilhado.

Para avaliar a dimensão desta questão para além do meu círculo profissional imediato, realizei um inquérito no LinkedIn, dirigido a um grupo diversificado de profissionais. Os resultados foram reveladores. 

Dos 302 inquiridos, 57% afirmaram ter experienciado mais problemas relacionados com pessoas enquanto trabalhavam no escritório. Em contrapartida, apenas 12% indicaram uma maior ocorrência deste tipo de problemas enquanto trabalhavam remotamente. 

É importante referir que 31% dos votantes não observaram qualquer diferença significativa na frequência dos problemas relacionados com pessoas entre os dois contextos.

Os dados sobre o RTO salientam uma conclusão fundamental: o regresso ao escritório não é apenas uma mudança logística, mas também uma transição cultural e social. 

O aumento da frequência de conflitos e de problemas relacionados com pessoas no contexto de escritório, conforme evidenciado pelas minhas experiências e pelos resultados do inquérito, aponta para a necessidade de uma compreensão mais profunda e de uma gestão proativa da dinâmica no local de trabalho. 

Isto sugere que, embora a co-localização física possa efetivamente promover a colaboração, exige também um foco renovado nas competências de comunicação, na resolução de conflitos e na inteligência emocional para manter relações positivas com os trabalhadores. 

Formação em etiqueta para novas normas

Para responder a estes desafios entre os nossos clientes, introduzimos programas de formação centrados nas normas e na etiqueta da colaboração no escritório para os funcionários.

Esta iniciativa teve como objetivo dotar os colaboradores das competências e conhecimentos necessários para lidar com as nuances das interações no espaço de trabalho físico.

Um inquérito realizado pela ResumeBuilder.com, que envolveu 1 548 líderes empresariais, revelou que estas questões são generalizadas no mundo empresarial americano e que já estão a ser tomadas medidas para lhes dar resposta.

O estudo concluiu que 45% das empresas já lançaram aulas de etiqueta e que 18% adicionais planeiam implementar este tipo de formação no próximo ano. A resposta a estas aulas tem sido extremamente positiva, com dois terços das organizações que as disponibilizam atualmente a reportarem elevados níveis de sucesso.

Quem precisa disto? 

Poderá pensar-se que apenas os segmentos mais jovens da força de trabalho, que passaram pouco tempo no escritório depois de concluírem a faculdade, necessitam de uma formação deste tipo. No entanto, não foi isso que os meus clientes constataram; e o mesmo cenário surgiu no inquérito da ResumeBuilder.com, no qual apenas 10% das empresas que planeavam ou já disponibilizavam estas aulas as direcionavam exclusivamente à Geração Z e aos recém-licenciados. 

Em vez disso, 60% destas empresas reconheceram a importância deste tipo de formação para toda a sua base de colaboradores, independentemente da idade ou do nível de experiência. 

A implementação de formação em etiqueta em resposta ao regresso ao escritório assinala um reconhecimento mais amplo, no mundo empresarial, de que as competências necessárias para uma colaboração presencial bem-sucedida evoluíram. Ou, pelo menos, de que todos perderam prática nessas competências durante o período de trabalho remoto imposto. 

À medida que a natureza do trabalho continua a transformar-se, estes programas de formação tornar-se-ão cada vez mais ferramentas essenciais para que as organizações garantam que as suas equipas conseguem interagir de forma produtiva e harmoniosa, independentemente do ambiente em que trabalham. 

Por exemplo, os modernos sistemas de gestão do escritório podem melhorar a colaboração ao centralizarem os recursos e as ferramentas de comunicação para todos os colaboradores.

Responder aos desafios da diversidade e da inclusão

Uma preocupação específica para várias organizações clientes minhas envolvia desafios significativos relacionados com queixas de colaboradores pertencentes a minorias. Estas queixas centravam-se frequentemente em experiências de microagressões, discriminação e num sentimento geral de exclusão no ambiente de escritório. 

Infelizmente, estas questões não são incidentes isolados, mas refletem uma tendência mais ampla amplamente observada durante as transições de regresso ao escritório.

Já antecipávamos alguns desafios de DEI, tendo em conta investigações anteriores. Por exemplo, um estudo realizado pelo Future Forum antes do regresso generalizado aos escritórios revelou uma disparidade acentuada entre as preferências dos trabalhadores negros do conhecimento e as dos seus homólogos brancos. Apenas 3% dos trabalhadores negros do conhecimento manifestaram o desejo de regressar ao trabalho presencial a tempo inteiro, em forte contraste com os 21% dos seus homólogos brancos. 

Em resposta a estes desafios, trabalhei com clientes para rever os seus programas de formação. O nosso objetivo era abordar e reduzir os casos de microagressões e discriminação no local de trabalho no contexto do trabalho híbrido. 

A formação centrou-se na sensibilização e no reconhecimento das microagressões, na compreensão do impacto dos preconceitos inconscientes e no desenvolvimento de estratégias de comunicação inclusiva, equilibrando as interações remotas e no escritório. 

Perspetivas da neurociência sobre o valor do RTO

Embora tenham melhorado significativamente os resultados, os programas de formação não eliminaram totalmente a realidade dos problemas entre as pessoas. Como resultado, verifica-se uma tendência crescente para reavaliar o tempo que os colaboradores passam no escritório. 

Esta mudança de perspetiva está alinhada com a investigação realizada pelo HabLab da Slalom e pela Wharton Neuroscience Initiative da Universidade da Pensilvânia.

Numa experiência, os colaboradores do HabLab assistiram a vários vídeos enquanto usavam dispositivos de monitorização cerebral. Uma observação fundamental foi que os colaboradores que se consideravam colegas próximos apresentavam padrões semelhantes de atividade cerebral e partilhavam sentimentos comparáveis relativamente ao seu ambiente de trabalho. 

Notavelmente, a investigação concluiu que estes padrões de atividade cerebral se mantinham consistentes, quer os colaboradores interagissem presencialmente, quer virtualmente. 

Segundo Natalie Richardson, diretora do HabLab da Slalom, “Através da nossa investigação, provámos que é possível criar amizades virtuais tão fortes no cérebro como as amizades presenciais.” 

Esta afirmação oferece uma promessa significativa às organizações que enfrentam as complexidades dos ambientes de trabalho híbridos e remotos. Põe em causa a ideia convencional de que as relações profissionais fortes e significativas exigem uma presença física.

O cérebro precisa de uma pausa

Os investigadores também esclareceram o impacto de ajustes aparentemente menores num ambiente de trabalho virtual.

Os colaboradores da HabLab receberam auscultadores de monitorização cerebral para usarem durante o dia de trabalho. O estudo centrou-se em dois cenários: dias com reuniões consecutivas com duração igual ou superior a 30 minutos e dias em que os colaboradores tinham a opção de fazer pelo menos uma pausa de 10 minutos entre reuniões. 

Sem surpresa, os investigadores descobriram sinais de atividade cerebral significativamente mais elevados, associados a níveis de stress mais baixos e a uma maior capacidade de pensamento criativo nos dias em que os colaboradores faziam pausas regulares. Isto sublinha a importância de estruturar o dia de trabalho virtual de modo a incluir pausas, melhorando tanto o bem-estar dos colaboradores como a produtividade.

A tecnologia ao resgate

Outro estudo, uma colaboração entre a Jabra e o Laboratório Comportamental da London School of Economics, analisou em profundidade o impacto da tecnologia na qualidade das reuniões. 

A investigação revelou que a utilização de auscultadores profissionais e câmaras Web por participantes remotos melhorou significativamente a qualidade percecionada das reuniões. É de salientar que as equipas remotas registaram um aumento de 22% nos níveis de confiança relativamente a outros participantes remotos que utilizavam equipamento profissional semelhante. 

Entretanto, os participantes presenciais em reuniões híbridas avaliaram os participantes remotos como sendo 32% mais expressivos e como dando contributos de qualidade 25% superior quando utilizavam equipamento profissional. 

O estudo também destacou que os participantes na sala avaliaram os participantes remotos que utilizavam tecnologia profissional de áudio e vídeo como tendo quase o dobro do nível de envolvimento (84%) em comparação com os participantes remotos que utilizavam equipamento normal de computadores portáteis. 

Quando tanto os participantes na sala como os participantes remotos utilizavam tecnologia, os participantes remotos reportaram um aumento de 56% na qualidade dos contributos dos participantes presentes na sala de reuniões, juntamente com uma avaliação de confiança 11% superior.

Estas conclusões apontam para uma conclusão clara: a chave para uma colaboração remota bem-sucedida reside na utilização estratégica da tecnologia e na adoção de práticas de trabalho virtual eficazes. 

Ao investir no software de videoconferência adequado e ao ter em consideração a estrutura e o ritmo das interações virtuais, as organizações podem melhorar significativamente a eficácia e a satisfação associadas à colaboração remota.  

A importância do espaço físico

Isso não significa que os escritórios não tenham utilidade para o trabalho presencial. Embora a maioria dos meus clientes tenha adotado um modelo que privilegia o trabalho híbrido, dois optaram por um modelo totalmente remoto. Ainda assim, até estes clientes disponibilizam espaços de escritório para as equipas que querem reunir-se ocasionalmente para criar laços de equipa e participar em discussões estratégicas. Neste caso, pode utilizar uma plataforma de gestão de espaços de escritório para reservar espaço conforme necessário, em vez de instalar secretárias permanentes para utilização diária.

A investigação confirma estas vantagens. Por exemplo, a Atlassian — uma empresa que privilegia o trabalho virtual — tem alguns escritórios espalhados pelo mundo e incentiva as equipas a reunirem-se nesses espaços várias vezes por ano, com foco na formação de equipas e na criação de laços. 

A investigação da empresa conclui que estes encontros reforçam a ligação entre os membros da equipa em 27%, mantendo-se este aumento durante 4-5 meses. Em média, os novos colaboradores obtêm o maior reforço na ligação à equipa após um encontro presencial. Estes dados estão alinhados com conclusões semelhantes dos meus outros clientes.

Participe na conversa

Saiba como outros líderes de RH estão a ultrapassar os desafios relacionados com o trabalho remoto e híbrido, juntando-se à comunidade People Managing People. Encontrará um grupo de profissionais colaborativos e inovadores que enfrentam diariamente os mesmos problemas que si e trabalham em conjunto para encontrar soluções.