A gestão da força de trabalho é uma parte vital da gestão do desempenho empresarial para qualquer organização.
Com as condições de mercado em rápida transformação, a turbulência regulamentar, o aumento da rotatividade dos trabalhadores, o crescente apoio aos sindicatos e uma força de trabalho cada vez mais diversificada e distribuída geograficamente, a gestão da força de trabalho está constantemente a tornar-se mais crucial — e mais complexa.
As aplicações de gestão da força de trabalho certas podem tornar esta tarefa complexa mais fácil e eficiente.
O que é a gestão da força de trabalho?
A gestão da força de trabalho (WFM) refere-se à prática de atribuir, acompanhar e otimizar estrategicamente o recurso mais importante de uma organização: as suas pessoas.
Uma gestão da força de trabalho bem-sucedida garante que os trabalhadores certos — com os conjuntos de competências adequados — estão disponíveis no momento certo para cumprir os requisitos das suas funções.
Embora cada organização tenha as suas próprias prioridades, a eficiência dos recursos é um objetivo partilhado pela maioria das empresas.
Porque é importante a gestão da força de trabalho?
Quer o seu local de trabalho seja um ambiente empresarial estabelecido, uma startup em crescimento ou uma empresa que emprega trabalhadores por turnos, a gestão da força de trabalho é uma parte indispensável da sua estratégia de gestão empresarial.
Uma gestão eficaz da força de trabalho, apoiada por software de otimização da força de trabalho, ajuda as organizações a manter a sua força de trabalho tão produtiva e económica quanto possível.
Políticas de gestão da força de trabalho inconsistentes e a aplicação insuficiente dessas políticas podem resultar em desafios, tais como:
- Falta de pessoal
- Trabalhadores redundantes
- Trabalhadores com competências insuficientes
- Aumento dos custos dos projetos
- Atrasos na entrega dos projetos
- Incumprimentos regulamentares
- Trabalho extraordinário evitável
- Incidentes de segurança no local de trabalho
- Trabalhadores pouco envolvidos
- Baixa motivação dos trabalhadores ou esgotamento
- Elevada rotatividade dos trabalhadores.
Assim, o planeamento da força de trabalho é um aspeto crucial da gestão de talentos, ajudando os profissionais de recursos humanos a:
- Otimizar a produtividade dos trabalhadores
- Garantir que os projetos dispõem dos recursos necessários de forma eficiente
- Simplificar a gestão do desempenho
- Desenvolver as competências dos trabalhadores conforme necessário
- Resolver antecipadamente os desafios relacionados com o pessoal
- Obter uma visão precisa dos custos laborais
- Reduzir o risco organizacional
- Promover a segurança no local de trabalho
- Cumprir as leis e os regulamentos laborais
- Implementar iniciativas de planeamento da sucessão
- Melhorar o envolvimento dos trabalhadores e reduzir a rotatividade.
O processo de gestão da força de trabalho
No seu cerne, o processo de gestão da força de trabalho consiste em identificar as principais prioridades estratégicas da organização e atribuir os recursos em conformidade. Isto exige antecipar potenciais desafios relacionados com os recursos humanos e tomar medidas para manter a eficiência e evitar responsabilidades.
O processo de gestão da força de trabalho inclui tarefas como:
- Alinhamento estratégico
- Previsão da procura
- Elaboração de horários dos colaboradores
- Registo de horas
- Acompanhamento da assiduidade
- Análise de dados
- Capacitação dos colaboradores
- Gestão de competências
- Gestão de pedidos de RH
- Gestão de salários
- Definição do âmbito e orçamentação de projetos
- Gestão de tarefas.
Há muito para abordar!
A boa notícia é que tudo isto pode ser simplificado e automatizado com a ajuda de software de gestão da força de trabalho.
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O que é o software de gestão da força de trabalho?
Uma solução de software de gestão da força de trabalho (WFM) é uma ferramenta que permite às organizações organizar as suas políticas relativas à força de trabalho e automatizar muitas das tarefas e processos do seu sistema de gestão da força de trabalho.
Isto permite aos profissionais de recursos humanos mobilizar a sua força de trabalho de forma mais eficaz, gerir o tempo dos trabalhadores de forma mais produtiva e, em última análise, alcançar os seus objetivos organizacionais com menos complicações.
Quais são os benefícios do software de gestão da força de trabalho?
Alguns dos principais benefícios do software de gestão da força de trabalho incluem facilitar a simplificação da elaboração de horários por parte da gestão, gerir a assiduidade e o registo de horas, acompanhar a produtividade, otimizar a gestão do desempenho, realizar operações salariais, garantir a conformidade regulamentar e promover a segurança dos colaboradores.
Quando implementada e utilizada de forma eficaz, a solução certa de gestão da força de trabalho pode ajudar os empregadores a:
- Automatizar tarefas manuais para poupar tempo, eliminar estrangulamentos e reduzir erros.
- Recolher dados exatos e atualizados e tomar melhores decisões com base na análise de dados em tempo real.
- Implementar a gestão omnicanal da força de trabalho para oferecer maior acesso à sua força de trabalho híbrida ou móvel.
- Melhorar a eficiência entre equipas para aperfeiçoar a colaboração e o envolvimento dos colaboradores, eliminando simultaneamente os silos e reduzindo a redundância.
- Reduzir os custos operacionais (decorrentes do excesso de pessoal, de horas extraordinárias excessivas e da subcontratação) através de uma previsão e alocação de recursos mais exatas. As soluções WFM avançadas atualizam inclusivamente os orçamentos com base nas alterações aos horários.
- Otimizar a experiência do cliente através de um encaminhamento baseado em competências que associa os clientes ao especialista certo do centro de contacto
- Distribuir a carga administrativa através de portais de autosserviço para gestores e colaboradores que dão aos utilizadores acesso a determinadas funções
- Melhorar a precisão dos salários reconciliando automaticamente o registo de horas, as folgas remuneradas, as horas extraordinárias registadas, etc., reduzindo os casos de erro humano que podem resultar da introdução e dos cálculos manuais de dados.
- Identificar e resolver proativamente problemas de horários com antecedência, consultando dados de elaboração de horários dos colaboradores em tempo real e fazendo ajustes para evitar problemas como a falta de pessoal. O melhor software de gestão da força de trabalho permite inclusivamente aos gestores criar horários inteligentes através da filtragem por departamento, projeto, função ou localização.
- Manter registos exatos e detalhados que ajudem a demonstrar a conformidade regulamentar em caso de auditoria.
Quais são os tipos de software de gestão da força de trabalho?
Existe uma vasta gama de diferentes ferramentas de software WFM. Algumas são produtos autónomos que oferecem uma ou mais das funções indicadas abaixo, enquanto outras oferecem uma solução mais abrangente e integrada.
- Software de elaboração de horários
- Software de assiduidade
- Ferramentas de gestão de projetos (Kanban, etc.) e comunicação
- Software de registo de horas
- Soluções de gestão de ausências
- Software de processamento salarial
- Ferramentas de envolvimento dos colaboradores
- Ferramentas de gestão da relação com o cliente
- Soluções de gestão de pedidos de apoio e assistência ao cliente
- Software de acompanhamento de incidentes de segurança no local de trabalho.
As grandes organizações podem necessitar de software empresarial de gestão da força de trabalho concebido para coordenar estas funções em forças de trabalho complexas ou distribuídas.
Quais são as principais funcionalidades do software de gestão da força de trabalho?
As melhores soluções de software de gestão da força de trabalho permitem às empresas modernas organizar e acompanhar todas as atividades envolvidas na manutenção de uma força de trabalho eficiente, económica e produtiva.
Existem várias opções de preços de software de gestão da força de trabalho que permitem desbloquear mais utilizadores e/ou funcionalidades diferentes.
De seguida, apresentamos algumas das principais funcionalidades a procurar ao escolher um software de gestão da força de trabalho.
Previsão das necessidades de mão de obra
Uma solução WFM adequada deve ajudá-lo a identificar tendências e a prever fatores que afetam as necessidades e a disponibilidade de pessoal, como alterações nos calendários dos projetos, variações sazonais na disponibilidade dos trabalhadores, flutuações na procura dos consumidores/clientes, entre outros. Ao antecipar estes cenários, poderá planear melhor os seus orçamentos de mão de obra e distribuir o pessoal de forma mais eficiente.
Planeamento inteligente de horários
Qualquer ferramenta de software de gestão da força de trabalho que se preze deve incluir capacidades inteligentes de planeamento de horários, permitindo aos gestores escolher pessoal para turnos ou projetos com base em critérios como disponibilidade, competências, custo, experiência, preferência, localização, entre outros. As ferramentas de planeamento de turnos também devem oferecer acesso de autosserviço aos trabalhadores, permitindo-lhes trocar turnos entre si para garantir a cobertura total dos turnos. Algumas ferramentas podem também incluir funcionalidades que incorporam IA para a gestão da força de trabalho e o planeamento de horários.
Registo de tempos
Uma ferramenta de gestão da força de trabalho deve incluir, ou ser capaz de integrar, dispositivos e ferramentas de registo de tempos, como leitores de acesso, software de registo de tempos baseado na nuvem, quiosques, dispositivos de ponto de venda (POS), aplicações móveis ou folhas de ponto em linha, para recolher dados de registo de tempos e processá-los automaticamente, garantindo uma gestão precisa da folha de pagamentos. Outro benefício do software de registo de tempos são os alertas de horas extraordinárias, outra funcionalidade útil que proporciona aos empregadores maior controlo sobre a aprovação e a afetação de horas extraordinárias.
Gestão de assiduidade e ausências
O software de gestão da força de trabalho deve acompanhar a assiduidade dos trabalhadores, automatizar as aprovações de pedidos de ausência e reconciliar o absentismo dos trabalhadores com as políticas da empresa relativas a licenças e ausências (como as férias remuneradas (PTO)) e com a legislação governamental.
Análise de dados e relatórios
A maioria das ferramentas de gestão da força de trabalho proporciona aos utilizadores uma visão dos dados da força de trabalho em tempo real através de painéis personalizáveis. Isto facilita a identificação de potenciais problemas de planeamento ou de pessoal e a sua correção muito antes de se tornarem problemas.
As melhores ferramentas de gestão da força de trabalho e de análise da força de trabalho permitem também aos utilizadores gerar relatórios com parâmetros específicos, melhorando a inteligência empresarial e o planeamento da força de trabalho através da análise de dados históricos.
Gestão móvel da força de trabalho
As ferramentas WFM que oferecem acesso através de dispositivos móveis facilitam a gestão de horários e o preenchimento de turnos em qualquer lugar, ajudando a garantir uma cobertura de pessoal ideal mesmo em situações de emergência. Estes são apenas alguns dos muitos benefícios do software móvel de gestão da força de trabalho.
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Autosserviço dos trabalhadores
A sua plataforma ou ferramenta de gestão da força de trabalho deve, idealmente, disponibilizar um portal de autosserviço para os trabalhadores, permitindo-lhes introduzir rapidamente os seus próprios dados sempre que possível, libertando tempo da equipa de RH e reduzindo os erros.
Integrações poderosas com ferramentas empresariais
Qualquer que seja a solução WFM escolhida, esta deve ser capaz de funcionar em conjunto com o software de RH e as ferramentas empresariais que a sua organização já utiliza. Isto é especialmente importante se não dispuser de uma plataforma abrangente de gestão da força de trabalho e utilizar várias ferramentas especializadas.
O software adequado tornará o processo de implementação, acompanhamento e melhoria do seu sistema de gestão da força de trabalho muito mais eficiente e compensador.
Uma força de trabalho satisfeita é fundamental para uma empresa bem-sucedida
Uma gestão eficaz da força de trabalho procurará manter os funcionários satisfeitos, bem como responder às necessidades estratégicas da sua empresa.
As empresas que conseguirem dominar este aspeto das suas operações serão mais eficientes, inovadoras e resilientes.
A tecnologia é recomendada para todas as empresas, exceto as mais pequenas. Para começar, consulte a nossa seleção do melhor software de gestão da força de trabalho e as nossas recomendações de software de gestão de horários e assiduidade para gerir e otimizar eficazmente o tempo de trabalho e a assiduidade da sua força de trabalho.
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