É provável que esteja a gastar mais recursos do que o necessário no recrutamento. Naturalmente, é sempre preferível não ter de recorrer de todo ao mercado, e é aqui que entram em jogo as estratégias de retenção e desenvolvimento dos colaboradores.
No entanto, quando é necessário contratar novos talentos, pode poupar recursos ao simplificar o seu processo de recrutamento. Neste artigo, apresento-lhe 8 métodos para o fazer.
8 formas de simplificar o seu processo de recrutamento
Se está a aperfeiçoar as suas listas de verificação de processos, vai querer incluir os seguintes aspetos que pode implementar para simplificar o seu processo de recrutamento e torná-lo mais eficiente:
1. Planeamento eficaz
Dedicar algum tempo à criação de um plano de recrutamento, embora possa parecer algo demorado no início, trará benefícios a longo prazo.
Refiro-me a dedicar algum tempo a reunir-se com os líderes da empresa para falar sobre a situação da respetiva equipa e sobre a forma como os objetivos da empresa irão influenciar os recursos de que irão necessitar.
A partir daí, pode dar prioridade às funções para as quais está a recrutar com base em fatores como as necessidades atuais e futuras e os talentos que já tem disponíveis (seria possível formar alguém interessado numa mudança de carreira?).
Desta forma, terá uma compreensão clara das funções em aberto, do(s) candidato(s) ideal(is), dos recursos de que vai necessitar e todos (*tosse* os responsáveis pelo recrutamento) estarão cientes dos seus compromissos.
Um plano de recrutamento também o ajudará a criar um fluxograma do processo de recrutamento que o ajuda a mapear os membros da equipa envolvidos no recrutamento e as respetivas responsabilidades.
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2. Desenvolver descrições de funções claras
As descrições de funções claras parecem uma solução simples (e são-no), mas, por vezes, as empresas fornecem informação a menos ou a mais.
A chave para redigir excelentes descrições de funções consiste em utilizar uma linguagem simples e inclusiva e comunicar dois aspetos principais:
- Responsabilidades e resultados: Por que será responsável a pessoa contratada e de que forma contribuirá para a missão da empresa?
- Competências e atributos: Determine as competências e o nível de experiência pretendidos para os candidatos. Especifique quaisquer qualificações específicas do setor que considere que acrescentarão valor. Dê prioridade aos aspetos com base na função para a qual está a recrutar. Para funções de nível inicial, dê prioridade aos atributos e à ambição. Para funções de nível sénior, dê prioridade à experiência e às qualificações profissionais.
A qualidade das suas descrições de funções terá um impacto direto na qualidade dos seus candidatos, pelo que dedicar algum tempo a redigi-las corretamente tornará muito mais fácil analisar todas as candidaturas e criará mais eficiências nas fases seguintes.
Pode até utilizar o ChatGPT para obter ajuda.
3. Desenvolver métricas claras
Desenvolver e acompanhar algumas métricas de recrutamento claras é essencial para avaliar a eficácia e a eficiência do processo de recrutamento de uma organização.
Estas métricas ajudam a avaliar o desempenho das suas estratégias de recrutamento, a otimizar os procedimentos e a tomar decisões baseadas em dados para melhorar os resultados do recrutamento.
Por exemplo, dependendo da sua empresa e dos tipos de candidatos que procura, determinados canais de identificação de candidatos funcionarão melhor do que outros.
Para poupar tempo e dinheiro, acompanhe quais os canais que estão a atrair candidatos da melhor qualidade e aposte mais nesses canais.
4. Entrevistas estruturadas
As entrevistas são decisivas para a experiência do candidato e deve garantir que os candidatos não são sujeitos a mais entrevistas do que aquelas de que necessitam (poupando também tempo do lado organizacional).
Também deve garantir que as entrevistas são estruturadas para serem tão focadas e envolventes quanto possível, poupando, em última análise, tempo e recursos a ambas as partes. (A utilização de ferramentas de entrevistas por vídeo pode facilitar o contacto presencial com os candidatos se estiver a recrutar para uma função remota.)
Por último, deve também garantir que quaisquer avaliações que o candidato tenha de realizar não sejam demasiado exigentes, nem para ele nem para as equipas de recrutamento que terão de as analisar. Criar testes de avaliação dos colaboradores normalizados, que possa adaptar a diferentes candidatos, é uma solução óbvia neste caso.
Pode ler mais sobre como alcançar tudo isto no nosso guia para entrevistas focadas e envolventes.
Também pode introduzir automatização para ajudar a agendar entrevistas e garantir que ninguém fica à espera ou é esquecido.
5. Automatização
Mais de 80% dos recrutadores concordam que a automatização do recrutamento pode ajudar a aumentar a sua produtividade. Automatizar tarefas repetitivas no processo de recrutamento pode poupar muito tempo a si e à sua equipa.
Por exemplo, ferramentas de automatização da verificação de antecedentes, adicionar/atualizar ofertas de emprego em plataformas de emprego e enviar e-mails em massa a candidatos qualificados.
Além disso, o software de automatização do recrutamento simplifica o processo de contratação, reduz as tarefas manuais e melhora a qualidade dos candidatos através de uma triagem eficiente e de informações baseadas em dados.
Eis as partes do processo de recrutamento que pode simplificar utilizando a automatização no seu software de contratação:
- Acompanhamento dos candidatos: Os sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) ajudam a recolher e acompanhar o processo de recrutamento. Por exemplo, uma funcionalidade essencial de um ATS consiste em notificar automaticamente os candidatos quando os faz avançar para o processo de entrevista ou em comunicar a decisão de contratação aos candidatos que não passaram à fase seguinte.
- Pesquisa de candidatos através das redes sociais: Automatizar publicações nas redes sociais pode ajudar a executar campanhas de recrutamento em redes sociais como o LinkedIn, o Facebook e o Instagram.
- Agendamento de entrevistas: Numa sondagem da Yello, 67% dos participantes afirmaram que demora entre 30 e 120 minutos a agendar apenas uma entrevista. Automatizar este processo pode poupar-lhe tempo valioso, que pode investir na pesquisa de mais potenciais candidatos para encontrar os melhores talentos.
6. Desenvolver uma base de dados de candidatos
Estima-se que cerca de 37,3% das pessoas estejam recetivas a novas oportunidades, mesmo sem as procurarem ativamente. Manter os candidatos registados numa base de dados de gestão de candidatos, mesmo que atualmente não sejam adequados, proporciona aos responsáveis pela contratação uma fonte de referência para preencher posições disponíveis no futuro.
Também pode adicionar à sua base de dados o feedback dos candidatos para compreender como pode melhorar a experiência dos candidatos.
Sincronize os dados anteriores e posteriores à contratação com um HRIS (sistema de informação de recursos humanos). O HRIS ajuda a gerar relatórios que oferecem informações aprofundadas sobre referências, requisições e outras métricas essenciais.
Da próxima vez que tiver uma vaga, evite processos demorados, como publicar anúncios de emprego e fazer uma pré-seleção. Aceda diretamente à sua base de dados e contacte os melhores candidatos.
Os ATS permitem-lhe criar facilmente uma base de dados de candidatos, tal como as soluções de bases de dados de candidatos e os CRMs de recrutamento.
7. Lançar um programa de referências
O custo médio do recrutamento pode chegar a 3 vezes a remuneração anual da posição. Uma contratação inadequada pode custar-lhe muito dinheiro, por isso contratar o candidato ideal é absolutamente essencial.
Os atuais colaboradores são uma excelente fonte para encontrar novos colaboradores. Os seus colaboradores podem ter na sua rede profissionais à procura de uma mudança ou progressão na carreira.
Uma vez que os seus atuais colaboradores compreendem a cultura da empresa, podem recomendar pessoas que se enquadrem culturalmente e que sejam qualificadas.
"Os candidatos recomendados pelos atuais membros da equipa da Grainger acabam frequentemente por ter um bom desempenho quando entram na empresa. Os atuais membros da equipa compreendem aquilo que é necessário e são frequentemente excelentes a identificar talento." - Randy Tosch, VP de Talento, Grainger
Também pode envolver os atuais colaboradores nas suas atividades de marketing de recrutamento, por exemplo, através de "vídeos sobre um dia na vida" ou simplesmente partilhando as suas publicações na rede deles.
8. Recorrer à subcontratação
Especialmente no caso de candidatos difíceis de encontrar, cuja pesquisa exige muito tempo, pode considerar subcontratar o recrutamento a profissionais externos, como uma empresa de externalização do processo de recrutamento (RPO), uma organização profissional de empregadores (PEO) ou, caso esteja a contratar internacionalmente, um empregador de registo (EOR).
Pode tirar partido das bases de candidatos que já possuem e aproveitar os seus recursos humanos e conhecimentos especializados para ajudar a contratar talento a todos os níveis. Dada a natureza de um empregador de registo, estas organizações podem ajudá-lo a aceder a talento internacional, atuando como empregador numa jurisdição onde não possui uma entidade legal.
Consulte a nossa seleção dos melhores PEO e dos melhores EOR para saber mais. Temos também listas detalhadas dos melhores empregadores de registo no Canadá e no Reino Unido.
Como se manter a par das tendências de contratação
Acompanhar as tendências mais recentes na contratação pode ser um desafio, especialmente à medida que novas tecnologias de recrutamento entram no mercado, alterando o trabalho dos recrutadores e o panorama da contratação como um todo.
Há algumas coisas que pode fazer para se manter a par dos desenvolvimentos mais recentes. Por exemplo, pode considerar frequentar um curso de recrutamento que o ajude a adaptar-se a qualquer novo desenvolvimento, analisando-o através da perspetiva da sua empresa e dos seus objetivos.
Outra forma é subscrever a newsletter da People Managing People. Isto não é apenas autopromoção descarada: estamos sempre a acompanhar as tecnologias, tendências e práticas mais recentes no recrutamento, seja através de entrevistas com especialistas em podcasts, de novos artigos ou das sessões dos nossos eventos mensais.
