Så introducerar du självständiga uppdragstagare: HR-guide

• Efterlevnad
• Ökad produktivitet
• Att bygga starka arbetsrelationer
• Att skapa en enhetlig upplevelse.

En ordentlig introduktion hjälper uppdragstagare att förstå sina roller, knyter dem till företagets mål och säkerställer att de har de verktyg och den information som krävs för att lyckas från dag ett. 

Juridiska frågor och efterlevnad

När du upprättar ett avtal med en uppdragstagare måste du samla in alla nödvändiga juridiska dokument. Det är bäst att skapa en checklista över sådant som är relevant för uppdragstagarens lokala och nationella lagar samt för företagets lagar. 

När du samlar in och lagrar uppgifter om uppdragstagaren på ett säkert sätt kan du undvika juridiska problem kopplade till bestämmelser som EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) genom att hålla dina kunskaper om relevanta integritetslagar uppdaterade och kommunicera företagets policyer till uppdragstagaren.

Det finns en mängd juridiska frågor och efterlevnadsfrågor som bör behandlas med tydligt språk i avtalen med dina uppdragstagare. Där bör du också ange tydliga förväntningar på rollen och fastställa villkor för sådant som immateriella rättigheter, betalningsplan, företagets policyer och uppdragstagarens arbetsomfattning.

Klassificering av uppdragstagare kontra anställda

Att felklassificera anställda som självständiga uppdragstagare kan leda till betydande straffavgifter.

Enligt IRS måste företag ta hänsyn till beteendekontroll, ekonomisk kontroll och typen av relation när de fastställer en arbetstagares status. 

En korrekt klassificering av uppdragstagare kontra anställda säkerställer efterlevnad av arbetsrätt och skatteregler och skyddar företaget mot böter och rättsliga åtgärder.

Avtal och överenskommelser

Avtal med självständiga uppdragstagare bör tydligt definiera arbetsomfattning, betalningsvillkor, sekretess och konkurrensklausuler.

Om du skapar flera olika avtalstyper eller använder ett avtal för ett stort antal roller kan ett avtalshanteringssystem bli ett mycket värdefullt verktyg för att förenkla arbetet. Detta är också något som AI inom avtalshantering kan hjälpa till med.

Ett avtal kan till exempel ange att en grafisk designer ska skapa fem marknadsföringsmaterial per månad, med betalningar som görs varannan vecka när en faktura har mottagits. Genom att inkludera dessa detaljer blir det lättare att hantera förväntningar och ge båda parter juridiskt skydd.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Skattedokumentation

I USA måste självständiga uppdragstagare fylla i ett W-9-formulär, som innehåller nödvändiga skatteuppgifter. Ditt företag måste utfärda ett 1099-NEC-formulär i slutet av året för skatterapportering. 

Genom att säkerställa korrekt och snabb skattedokumentation kan du undvika komplikationer under skattesäsongen och säkerställa efterlevnad av IRS:s krav.

Så hanterar du introduktionen av självständiga uppdragstagare

När du har beslutat att gå vidare med en uppdragstagare måste den faktiska introduktionsprocessen anpassas efter relationen till uppdragstagaren. Nivån av stöd och engagemang som krävs från uppdragstagaren bör anpassas efter omfattningen och regelbundenheten i det arbete som personen ska utföra för företaget. 

Här är några vanliga steg att följa när du börjar introducera en ny uppdragstagare. 

Samla in nödvändig information

Samla in viktig information och dokument från uppdragstagare, såsom identifikation, kontaktuppgifter, bankinformation för betalningar och betalningsuppgifter i ett introduktionsformulär. 

Samla in de nödvändiga skatteblanketterna för introduktionshantering och dokumentation, och registrera informationen i ditt lönesystem för uppdragstagare för att säkerställa smidig administrativ hantering och betalningskonfiguration.

Relaterad läsning: Så löser du vanliga problem med lönehantering för uppdragstagare

Konfigurera betalningssystem

Betalningssystem och betalningsscheman kan variera från en uppdragstagare till en annan, särskilt om du betalar internationella uppdragstagare. 

Under introduktionen av en ny uppdragstagare ska du se till att löneteamet får de nödvändiga betalningsuppgifterna, inklusive önskade betalningsmetoder, såsom direktinsättning, kryptovaluta eller betalningsplattformar online. 

Beskriv faktureringsprocessen och ange när och hur uppdragstagaren ska skicka in fakturor. Du kan till exempel kräva att fakturor skickas in senast den 25:e varje månad för betalning den 1:a.

Ge tillgång till verktyg och system

Ge uppdragstagare tillgång till nödvändiga verktyg, program och system. Det kan omfatta projekthanteringsprogram som Asana eller Trello, kommunikationsplattformar som Slack och specifika verktyg som är kopplade till deras arbete.

Genom att se till att de har tillgång till dessa resurser från början kan de komma igång direkt.

Integrera uppdragstagare i ditt team

När du går igenom ditt 30-, 60- och 90-dagarsprogram blir det allt viktigare att uppdragstagarna hittar en rytm i sitt arbete med de team och chefer som de rapporterar till. 

För att säkerställa att processen går smidigt har vi beskrivit några sätt som du kan hjälpa dem på i bilden nedan. 

Utbildning och utveckling

Den inledande utbildningen och introduktionen som hjälper uppdragstagare att komma igång bör omfatta sessioner om följande:  

• Företagsspecifik programvara
• Översikt över processer
• Presentationer av viktiga teammedlemmar. 

Målet är att skapa grunden för ett framgångsrikt samarbete.

Utvärdera uppdragstagares prestationer

Du bör fastställa prestationsmått och KPI:er för uppdragstagare, precis som för andra anställda, även om måtten kan vara något annorlunda. 

Du kan till exempel sätta upp mål för hur lång tid projekt ska ta att slutföra, poäng för arbetets kvalitet och hur väl tidsfrister följs.

Tydliga mått ger en grund för att utvärdera prestationer och säkerställa att uppdragstagarna uppfyller dina standarder.

Genomför prestationsutvärderingar

Genomför regelbundna prestationsutvärderingar för att ge konstruktiv återkoppling. Dessa utvärderingar kan genomföras kvartalsvis eller halvårsvis, beroende på avtalets längd och omfattning. 

Diskutera prestationer, förbättringsområden och sätt upp mål för framtida prestationer.

Hantera problem och frågor

Om en uppdragstagares prestationer brister bör du ha ett öppet samtal för att identifiera grundorsaken och ta fram en förbättringsplan, om du anser att personen tillför värde till verksamheten och vill fortsätta samarbeta med honom eller henne. 

I slutändan är en av fördelarna med att arbeta med uppdragstagare möjligheten att kontinuerligt ompröva behovet av att arbeta med dem och att avsluta relationen på ett naturligt och smidigt sätt, i stället för att genomföra en uppsägning på grund av arbetsbrist. 

Bästa praxis för en smidig introduktionsprocess

Det viktigaste du behöver göra när du utvecklar en anpassad introduktionsprocess för en uppdragstagare är att skapa en introduktionschecklista som hämtar inspiration från dina mer standardiserade introduktionsprocesser för anställda. 

Utöver checklistan finns här ett par andra saker att tänka på.

Använd teknik och tjänster för introduktionen

Använd verktyg och programvara för att effektivisera introduktionsprocessen. Plattformar som Gusto för lönehantering och HR, DocuSign för avtal och Trello för uppgiftshantering kan förenkla administrativa uppgifter och förbättra effektiviteten.

Det finns verktyg som är särskilt utformade för att hjälpa dig med detta, från programvara för introduktion till verktyg för prestationshantering. 

Om du samarbetar med en välrenommerad aktör som står som formell arbetsgivare eller en global HR-tjänst bör de också kunna hjälpa dig med introduktionsuppgifter. 

Beslutet att välja programvara eller en tjänsteleverantör, varav många använder ledande programvaruverktyg, måste fattas utifrån budget, vilka HR-tjänster du vill lägga ut och hur ofta du behöver dem. 

Skapa en väg för kontinuerliga förbättringar

Förbättra kontinuerligt introduktionsprocessen utifrån återkoppling och förändrade behov. Be regelbundet uppdragstagare om återkoppling på deras introduktionsupplevelse och gör justeringar när det behövs. 

Saker förändras hela tiden, och i takt med att antalet oberoende uppdragstagare ökar förändras reglerna kring hälsoförmåner och ersättning lika snabbt som konkurrenssituationen för rekrytering. 

Viktiga lärdomar

• En effektiv introduktion av oberoende uppdragstagare säkerställer tydlighet, efterlevnad och effektivitet. Denna strukturerade process hjälper uppdragstagarna att förstå sina roller, anpassar dem till företagets mål och ger dem de verktyg och den information de behöver för att lyckas från dag ett.
• Introduktion av uppdragstagare innebär att samla in nödvändiga juridiska dokument, säkerställa efterlevnad av dataskyddslagar och tydligt beskriva förväntningarna i uppdragsavtal. Detta bidrar till att förebygga juridiska problem och skyddar både företaget och uppdragstagaren.
• Introduktionen bör omfatta att presentera uppdragstagarna för teammedlemmarna, etablera kommunikationskanaler och dela företagets kultur. Att fastställa prestationsmått och genomföra regelbundna uppföljningar säkerställer dessutom att uppdragstagarna uppfyller kraven och bidrar effektivt till verksamheten.

Vill du hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna och bästa metoderna för att anlita oberoende uppdragstagare? Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för att få de senaste insikterna från experter på rekrytering och medarbetarupplevelse.