10 HRIS-funktioner du behöver känna till

Fördelar med HRIS

HRIS är viktiga delar av HR:s digitala omvandling. Även små nystartade företag kan dra nytta av ett grundläggande HRIS, och för större organisationer är det ett måste. Viktiga fördelar med att använda ett HRIS är bland annat:

• Centraliserade data: Tillhandahåller en enda plats för alla rekryteringsdatabassystem, vilket förbättrar åtkomst och organisation.
• Förbättrad effektivitet: Automatiserar HR-uppgifter som att registrera medarbetarinformation, vilket minskar manuellt arbete och sparar tid.
• Ökad noggrannhet: Minimerar mänskliga fel i lönehanteringen, närvaroregistreringen och dokumentationen.
• Bättre beslutsfattande: Tillhandahåller data och rapporter som underlag för strategier för talanghantering.
• Självbetjäning för medarbetare: Ger medarbetarna möjlighet att komma åt och hantera sin egen information, vilket minskar HR:s arbetsbelastning.
• Stöd för regelefterlevnad: Hjälper till att säkerställa att organisationen uppfyller juridiska och regulatoriska krav.
• Kostnadsbesparingar: Minskar administrativa kostnader genom att effektivisera HR-processer och minska pappersarbetet.
• Skalbarhet: Hjälper organisationer att anpassa sig till tillväxt med flexibla moduler.
• Förbättrat medarbetarengagemang: Ökar medarbetarnas nöjdhet genom enkel åtkomst till personlig information och HR-tjänster.

10 viktiga HRIS-funktioner

Nu ska vi titta på hur ett HRIS kan gynna ditt företag genom dessa 10 viktiga funktioner.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Grundläggande HR

Grundläggande HR syftar på de basfunktioner som HR-avdelningen utför och som rör medarbetarinformation:

• Personuppgifter
• Uppgifter om arbetsrollen
• Avtal
• Visum, arbetstillstånd och I-9-formulär (i USA).
• Historik över utbildningar och certifieringar.

Ett HRIS sparar tid för HR-specialister genom att lagra all medarbetarinformation på en central och lättillgänglig plats (din HR-databas) och sparar ännu mer tid genom att möjliggöra självbetjäning för medarbetare (medarbetarna kan uppdatera sina egna uppgifter, boka ledighet osv.).

En HRIS-analytiker (mer om detta senare) kan köra olika rapporter för att ge insikter om personalhantering, affärstrender och framtida behov genom att analysera grundläggande HR-data som demografi, personalomsättning, krav på arbetsroller och till och med kompetenser.

2. Schemaläggning av medarbetare

Ett HRIS gör det möjligt för chefer att skapa, justera och dela scheman samtidigt som hänsyn tas till medarbetarnas tillgänglighet, ledighet och arbetsrättsliga regler. 

Viktiga funktioner omfattar ofta verktyg för byte av arbetspass, varningar vid konflikter, uppdateringar i realtid och integrationer med system för tidsregistrering för att säkerställa korrekt schemaläggning och personalhantering.

3. Lönehantering

HRIS kan hjälpa till med lönehantering genom att automatisera beräkningar och säkerställa noggrannhet och efterlevnad.

Det integrerar data om arbetstid och närvaro, såsom arbetade timmar, övertid och avdrag, för att effektivisera löneberäkningar och skattehantering.

Dessutom minskar det antalet fel, stöder direkta insättningar och tillhandahåller detaljerade lönerapporter för effektiv ekonomisk hantering.

4. Förmånshantering 

HRIS-programvara ger medarbetare självbetjäningsalternativ för att granska sin förmånsinformation och effektiviserar perioder för öppet val av förmåner.

Arbetstagare kan göra godkända ändringar i sin förmånsinformation när livsförändringar inträffar.

Denna funktion gör det också möjligt för medarbetare att slå upp information om förmåner när de har frågor om sådant som:

• Sjukförsäkringsskydd
• Livförsäkring
• Invaliditetsförmåner
• Information om förmåner för anhöriga.

5. Utbildning och utveckling

HRIS-utbildningsmoduler hjälper till att skapa och distribuera obligatoriska utbildningar samt hålla reda på teammedlemmars kvalifikationer, certifieringar och färdigheter.

HRIS-utbildningsfunktioner möjliggör också snabb distribution av uppdaterade policyer och rutiner.

Lösningar som Lattice nedan gör det möjligt att skapa utvecklingsvägar för ledarskap och förenklar lanseringen av individuella karriärutvecklingsplaner som kopplas samman med kontinuerlig prestationshantering.

Dessutom kan verktyg integreras med ett (lärplattformssystem) för att samla tillgängliga utbildningar och utbildningshistorik på en enda lättillgänglig plats.

6. Prestationshantering

Behov inom prestationshantering, såsom målsättning, självutvärderingar och anonyma enkäter, är alla alternativ som finns tillgängliga via ett HRIS.

Dessa funktioner gör det möjligt för team att genomföra prestationsutvärderingar, dela feedback och sätta mål.

Även om det är viktigt att ha engagerade utvärderingsmöten med personalen, kan vissa delar av prestationsutvärderingarna genomföras av en medarbetare på egen hand – ett effektivt sätt att  uppmuntra till ärlig reflektion och ökat deltagande.

Dessutom sparar detta tid och effektiviserar processen.

För ett mer heltäckande synsätt på personalhantering kan du utforska vår utvalda lista över HR-programvaruplattformar som sömlöst kan integreras med ditt HRIS.

7. Tidsregistrering och ledighetshantering

HRIS-programvara möjliggör enkel och korrekt tidsregistrering samt registrering av den mängd ledighet som tas ut.

Denna funktion möjliggör större självständighet. Teammedlemmar skickar själva in sina ledighetsansökningar för godkännande, och tid sparas genom att behovet av att mejla fram och tillbaka, ringa telefonsamtal och hantera förfrågningar personligen minskar.

8. Rekrytering 

Implementering av HRIS förändrar rekryteringen i grunden genom kandidatsökning och funktioner för kandidatspårning:

• Skapa jobbannonser och publicera dem automatiskt på flera jobbplattformar
• Tillämpa urvalskriterier på inkomna ansökningar
• Sammanställa CV:n och kandidatdata
• Följa kandidaternas utveckling genom rekryteringsprocessen
• Skapa en kandidatdatabas för framtida rekryteringar.

Funktioner i rekryteringsprogram gör HRIS-programvara särskilt fördelaktig för företag med hög personalomsättning, eftersom du kan förbättra dina rekryteringsrutiner och förväntningarna på medarbetarnas standard utan att behöva investera mycket tid och resurser.

9. Introduktion

Ett HRIS effektiviserar introduktionsprocessen genom att automatisera insamlingen av dokument och låta nyanställda fylla i formulär och dokument online.

Det underlättar enhetliga introduktionsprocesser, hjälper till att följa upp framsteg och säkerställer att alla nödvändiga uppgifter, såsom bakgrundskontroller och utbildning, slutförs i tid. 

Systemet ger också nyanställda tillgång till viktiga företagspolicyer och resurser, vilket förbättrar deras förståelse för sin roll och företagskulturen.

10. Efterlevnad

Ett HRIS hjälper organisationer att upprätthålla efterlevnad av HR-regler genom att tillhandahålla uppdateringar om regelförändringar, hålla organisationen informerad om nya krav och generera detaljerade rapporter för revisioner.

HRIS håller dessutom reda på certifieringar, utbildningar och juridisk dokumentation för att säkerställa att medarbetarna uppfyller nödvändiga kvalifikationer och säkerhetsstandarder.

Välja ett HRIS

HRIS-lösningar erbjuder alternativ baserade på ditt företags specifika behov. För att hjälpa dig att välja den bästa HRIS-lösningen för dig bör du överväga aspekter som HRIS-prissättning och ställa frågor som:

• Hur många medarbetare har ni? Kanske skulle ett HRIS för småföretag vara ett bättre alternativ?
• Vilka är era verksamhetsbehov, till exempel att spara tid på administrativa uppgifter och skapa en bättre medarbetarupplevelse? Detta hjälper dig att definiera din funktionslista
• Vilka är era tillväxtplaner?
• Vilken är er budget?
• Vilken avkastning på investeringen (ROI) förväntar ni er?
• Vem kommer att använda det nya verktyget? Behöver det omfatta flera jurisdiktioner?
• Vilka verktyg i er HR-teknikstack kommer programvaran antingen att ersätta eller behöva integreras med?

Du hittar en fullständig process i vår artikel om val av HR-programvara eller kan fördjupa dig i skillnaderna mellan HRIS-, HRMS- och HCM-system för att få en bättre uppfattning om vilken typ av HR-hanteringsprogramvara som bäst uppfyller dina behov. 

Genom att ta en HRIS-certifiering kan du dessutom få kunskaperna som krävs för att fullt ut utnyttja HRIS-systemens funktioner.

10 Lista över de bästa HRIS-systemen

Här är en lista över de bästa HRIS-systemen för att effektivisera dina centrala HR-funktioner, av de 30 alternativ jag granskade:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Bästa allt-i-ett-HRIS för internationella team
2. 2. Justworks — Bäst för integrerad tidsregistrering
3. 3. Factorial — Bäst för små företag
4. 4. Paycor — Bäst för kombinerad löne- och HR-hantering
5. 5. Leapsome — Bäst för prestations- och medarbetarutveckling
6. 6. Paylocity — Bäst för HR, lönehantering och integrationer på ett och samma ställe
7. 7. HiBob — Bäst med automatiserade verktyg för personalplanering
8. 8. Workable HR — Bäst för anpassningsbara medarbetarprofiler
9. 9. BambooHR® — Bästa HRIS i ett heltäckande HR-system
10. 10. RemoFirst — Bäst för globala team i fler än 170 länder

Viktigt tips: Om dina krav är komplexa eller om du fortfarande håller på att definiera dem kan du överväga att skapa en RFP för HRIS för att hjälpa dig att definiera kraven och få in bättre anbud från leverantörer.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För fler råd om HRIS-system och andra former av HR-programvara, prenumerera på vårt veckobrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.